¿Te has quedado sin personal, te has excedido del presupuesto y te preocupa tener una reunión con los plazos a mitad de un proyecto? 👀
Si es así, le alegrará saber que hay una forma de reducir las posibilidades de que eso vuelva a suceder. Introduzca la planificación de la capacidad.
También conocida como planificación de la demanda o previsión de la demanda, la planificación de la capacidad es un elemento fundamental de la gestión de proyectos. Cuando se realiza correctamente, puede ahorrar mucho tiempo, energía y gastos a lo largo del proyecto.
En esta guía, definiremos diferentes tipos de estrategias de planificación de la capacidad y le proporcionaremos un proceso para que pueda empezar, con ejemplos y plantillas que le facilitarán el trabajo. Aplique estos principios a su próximo proyecto y compruebe lo fácil que resulta verlo fluir!
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La meta de la planificación de la capacidad es estimar los recursos necesarios para completar un proyecto concreto en un plazo determinado.
Una planificación eficaz de la capacidad tiene en cuenta:
- Cuánto trabajo pendiente hay y cuánto tiempo es probable que lleve
- Los conocimientos y habilidades necesarios para realizar ese trabajo pendiente
- Los miembros del equipo que están disponibles para hacer trabajo en el proyecto
- El tiempo que los equipos pueden dedicarle
- Cualquier material, equipo o software que sea necesario
- Los límites del presupuesto del proyecto
La planificación de la capacidad es, en esencia, una ecuación entre la oferta y la demanda. En otras palabras, ¿dispondrá de los recursos que necesita cuando los necesite? ⚖️
Si no es así, tendrá que planear cómo obtenerlos en el momento adecuado. Por ejemplo, tal vez necesite aumentar su plantilla o pedir prestados recursos de otro departamento para ayudar de forma temporal. Por otro lado, si tiene exceso de capacidad, puede redirigirla a otras iniciativas.
La planificación de la capacidad de los recursos es solo el primer paso de la gestión de recursos. Una vez que su planificación esté terminada, deberá asignar esos recursos a la parte concreta del proyecto en la que sean más adecuados.
A continuación, supervisará la utilización de los recursos del proyecto para comprobar si sus estimaciones eran correctas. Si esos recursos se están utilizando en exceso o de forma insuficiente, o si sus necesidades de capacidad cambian, podrá realizar rápidamente los ajustes necesarios para mejorar la asignación de recursos.
Ventajas de la planificación de la capacidad
Cuando se planifica bien la capacidad, todo el proyecto se beneficia de múltiples maneras:
- Mejora de la gestión de la cadena de suministro: una buena planificación de los recursos garantiza que no tendrá que hacer frente a la escasez de materias primas o equipos. Dispondrá de lo necesario para continuar con la producción según su plan de proyecto
- *equipos más productivos: una planificación bien meditada de la capacidad de la plantilla facilita la gestión de la carga de trabajo. Conoces la capacidad y las habilidades de tu equipo, por lo que puedes asegurarte de que todos trabajen a su nivel óptimo, lo que resulta en altos niveles de satisfacción del equipo y mucho menos agotamiento
- Menos ineficiencias en los procesos: unas dependencias claras entre proyectos y una buena planificación de los recursos le ayudan a asignar los recursos suficientes a los lugares adecuados. Esto evita los cuellos de botella que hacen perder tiempo y reducen su capacidad de producción
- Reducción de los desabastecimientos: con una buena plan de capacidad de productos, siempre podrá ofrecer a los clientes lo que quieren cuando lo quieren, lo que garantiza que gasten su dinero en su empresa y no en la de la competencia
- Mejor toma de decisiones: cuando se cuenta con un plan claro de gestión de requisitos y una buena gestión de la capacidad, se pueden tomar decisiones informadas en cada paso del camino, incluso cuando las cosas cambian o se desea ampliar la escala
- Procesos reutilizables: una vez que haya probado una estrategia de planificación de la capacidad y sepa que funciona, puede reutilizar ese plan como plantilla para proyectos futuros, de modo que no tenga que empezar desde cero cada vez
- Mayor rentabilidad: con todos sus procesos optimizados y unas buenas tasas de utilización de sus recursos, se reducen los costes, lo que mejora sus resultados finales
- Partes interesadas satisfechas: cuando todo funciona correctamente y aumentan los beneficios, es probable que las partes interesadas estén satisfechas
Utilice ClickUp para establecer un orden claro de operaciones añadiendo dependencias de «bloque» o «espera» entre tareas
Como probablemente ya habrá deducido, una planificación de la capacidad de intento correcto no es cuestión de conjeturas. Requiere datos reales y planificación de escenarios, además de quizás una pizca de instinto. Afortunadamente, existen plantillas y estrategias de planificación de la capacidad probadas y contrastadas que pueden resultar de ayuda, respaldadas por una amplia gama de herramientas de planificación de la capacidad.
Estrategias de planificación de la capacidad
Hay varias formas de abordar la planificación de la capacidad. Cada método tiene sus pros y sus contras y se adapta a diferentes tipos de empresas y perfiles de riesgo. Veamos qué nos ofrecen.
Estrategia de retraso
La planificación de la capacidad con retraso es la más conservadora de las estrategias. Su objetivo es satisfacer la demanda real dentro de un período determinado, y nada más.
La ventaja de esta estrategia en tiempo real es que no se desperdician recursos, ya que solo se paga por lo que se necesita. Sin embargo, si la demanda de los clientes cambia (por ejemplo, si tienes un restaurante y hay una afluencia repentina de clientes), es probable que se produzca un retraso antes de que puedas aumentar tu capacidad para reunir a esa demanda.
Los clientes no suelen ser conocidos por su paciencia, por lo que es posible que acudan a la competencia en lugar de esperar a que usted se ponga al día. Por lo tanto, podría perder dinero a corto plazo y, posiblemente, a largo plazo si les gusta lo que ofrece la competencia.
Esta estrategia suele ser utilizada por empresas que venden productos o servicios de alto valor o aquellas que saben que la fidelidad de sus clientes está asegurada.
Estrategia principal
La planificación de la capacidad anticipada es mucho más prospectiva. En este caso, planifica sus necesidades de capacidad basándose en la demanda futura prevista para un periodo determinado. Esto le ayuda a aprovechar cualquier pico de ventas que se avecine, por ejemplo, durante determinadas fiestas o épocas del año. 📊
Sin embargo, también conlleva muchos más riesgos. Si su previsión de demanda para ese periodo resulta ser demasiado optimista, puede acabar con un exceso de existencias que no podrá vender o con miembros sin nada que hacer que solo le supondrán un gasto.
Muchas empresas minoristas utilizan esta estrategia para planear los periodos de alta demanda bien establecidos que son estacionales, como las vacaciones.
Estrategia de emparejamiento
La planificación de la capacidad se sitúa entre estos dos extremos. Su objetivo es encontrar un término medio mediante un seguimiento exhaustivo de las fluctuaciones del mercado y una plan regular de la capacidad. También implica la planificación de contingencias en torno a los recursos disponibles, para que sepa exactamente qué hacer si las cosas cambian.
Por ejemplo, si la demanda aumenta, puede aumentar su capacidad solo ligeramente al principio, pero tener otros recursos disponibles en caso de que sean necesarios. Esto le permite aprovechar las oportunidades sin una confirmación de recursos con demasiada antelación.
Esta estrategia no es tan arriesgada como el enfoque de retraso y sigue permitiendo la escalabilidad. Por este motivo, es una buena estrategia para muchas empresas. ✅
Cómo implementar un proceso de planificación de la capacidad
Una planificación eficaz de la capacidad requiere trabajo en una serie de pasos para asegurarse de que se han cubierto todas las bases.
Es posible realizar la planificación de la capacidad en Excel, y sin duda es mucho mejor que intentar hacerlo manualmente con papel y calculadora. Sin embargo, una hoja de cálculo de Excel no es el mejor software de planificación de la capacidad disponible.
Hay muchos recursos buenos sobre planificación de capacidad en línea, y uno de los mejores es ClickUp.
ClickUp es una herramienta integral de gestión de proyectos y productividad diseñada para ayudarte con tu planificación de la capacidad. Veamos cómo puedes utilizarla para implementar los pasos del proceso.
Paso 1: Comprenda los requisitos de su proyecto
Recuerde que su meta es asegurarse de que dispone de todos los recursos necesarios para completar con éxito el proyecto. Por lo tanto, es importante empezar por examinar exactamente lo que hay que hacer.
Lo ideal es que disponga de un documento sobre el alcance del proyecto o un acta fundacional del proyecto. Si no es así, documente todos los pasos del proyecto lo mejor que pueda, junto con los plazos, las prioridades y las dependencias. Puede utilizar un documento de ClickUp, una pizarra de ClickUp o un gráfico de (diagrama de) Gantt. 📝
Paso 2: Calcule la capacidad que necesita
Utilice su plan de proyecto para estimar la cantidad de tiempo necesario para completar cada paso del proyecto. Para ello, utilice sus conocimientos y experiencia, además de cualquier dato histórico que tenga disponible, y no dude en consultar a otras personas que también puedan ayudarle. A continuación, sume las horas estimadas para obtener el total.
Si se requieren habilidades específicas para los diferentes pasos, resáltelas, ya que deberán asignarse a personas concretas. Identifique a las personas que le gustaría tener en su equipo, especialmente aquellas con las habilidades especializadas que necesita. Además, haga una lista de los materiales o equipos que pueda necesitar. 💻
Paso 3: Comprueba la capacidad actual de tu equipo
La vista Carga de trabajo de ClickUp está diseñada para ayudarte a garantizar que todos los miembros de tu equipo trabajen de forma óptima.
La función de vista Carga de trabajo utiliza las tareas que asignas y tus plazos estimados para mostrarte exactamente cuánto trabajo tiene (o no tiene) cada miembro del equipo. 🏖️
La carga de trabajo de un miembro del equipo se muestra como un gráfico de barras en relación con su capacidad (el tiempo del que dispone para trabajar) durante una semana, dos semanas o un mes (usted elige el periodo de tiempo). Puede ver fácilmente cuánto tiempo le queda para asumir trabajo adicional. Y si desea profundizar en los detalles, solo tiene que hacer clic para ver las tareas específicas en las que está ocupado.
Paso 4: Tenga en cuenta la diferencia
Ahora que sabes de cuánto ancho de banda dispone tu equipo para trabajar en tu nuevo proyecto, puedes calcular las deficiencias de capacidad. Por ejemplo, supongamos que el proyecto requiere 200 horas de un tipo específico de trabajo a la semana, pero tu equipo solo tiene 100 horas de capacidad disponible. En ese caso, tendrás que contratar a trabajadores temporales o autónomos para las 100 horas adicionales. 🙋♀️
Paso 5: Supervisar continuamente la capacidad
Las estimaciones son esenciales para empezar con la planificación de la capacidad, pero las cosas cambian y la vida real no siempre sale según el plan. Algunas tareas pueden llevar más tiempo del previsto, puede haber desviaciones en el alcance o los miembros del equipo pueden enfermar.
Mantén una estrecha vigilancia sobre cómo avanzan las cosas para poder ajustar tu planificación de la capacidad sobre la marcha. Utiliza el panel personalizable de ClickUp para ver análisis en tiempo real y generar rápidamente informes cuando los necesites, de modo que siempre sepas lo que está pasando y puedas responder rápidamente a cualquier señal de alerta. 🚩
Si desea profundizar en el aprendizaje de cómo optimizar su planificación de la capacidad, inscríbase de forma gratuita en el curso de ClickUp University sobre cómo maximizar la planificación de la capacidad con la vista Carga de trabajo.
Ejemplos y plantillas de plan de capacidad
Veamos cómo estas estrategias y procesos pueden traducirse en situaciones de la vida real, utilizando la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp.
Ejemplo de estrategia de retraso
Riley es el director de producción de una pequeña empresa que fabrica bolsos exclusivos hechos a mano. Saben cuántos bolsos se venden al mes a través de su tienda online y planifican en consecuencia. 👜
Un día, la empresa tiene un golpe de suerte y una influencer descubre sus productos. Ella promociona su bolso favorito en sus canales de YouTube y TikTok, y de repente, todo el mundo quiere uno. Los pedidos se acumulan y la empresa pronto se queda sin existencias.
La empresa aprovecha esta oportunidad y crea una lista de espera para las bolsas, que publicita a través de sus canales. Riley realiza la planificación de la capacidad dentro de la plantilla de carga de trabajo y se da cuenta de que deben añadir tres fabricantes de bolsas cualificados adicionales al equipo de cuatro personas. Esto aumentará sus niveles de existencias lo suficiente como para satisfacer la nueva demanda.
Llevará algún tiempo contratar a los nuevos miembros y alcanzar la velocidad máxima de producción, pero la estrategia de retraso funciona en este caso porque se trata de un producto exclusivo, y la lista de espera, que ha tenido mucha publicidad, lo hace parecer aún más exclusivo. Los clientes están dispuestos a esperar y se emocionan cuando finalmente reciben sus bolsos.
Ejemplo de estrategia principal
Alex es el director de proyectos de una empresa de marketing. La empresa acaba de ganar el contrato para producir material de marketing para una gran empresa, que comenzará en dos meses, y también hay otro posible contrato en perspectiva.
Cuando Alex utiliza la plantilla para la planificación de la capacidad, se da cuenta de que es imposible que su equipo actual, formado por seis personas, pueda hacer frente al trabajo adicional que suponen estos dos contratos sin tener que hacer muchas horas extras. 🕜
Así, mientras se ultima el primer contrato y antes de que se confirme el segundo, entrevistan y contratan a cuatro nuevos empleados. Cuando el primer contrato entra oficialmente en vigor, los nuevos empleados ya están al día y listos para empezar.
Alex está asumiendo cierto riesgo, ya que los contratos aún no son definitivos y es posible que algo salga mal, pero apuestan por la probabilidad de que ambos se lleven a cabo. La empresa también podrá utilizar el hecho de que ya cuenta con un equipo capaz de hacer frente al trabajo como argumento de venta para el segundo contrato.
Por supuesto, si no consiguen el segundo contrato, tendrán exceso de capacidad en su equipo. Entonces, tendrán que buscar rápidamente más empresas o despedir a algunos empleados.
Ejemplo de estrategia de coincidencia
Jamie gestiona un equipo de ocho agentes de un centro de llamadas que trabajan por turnos para una empresa minorista. 🎧
La empresa está a punto de lanzar una oferta especial que probablemente despertará mucho interés. Es posible que reciban muchas llamadas adicionales en el centro de contacto, pero también hay mucha información disponible en su sitio web y otros canales.
Jamie utiliza la plantilla de carga de trabajo y calcula que cada agente tiene cierta capacidad, pero que si reciben demasiadas llamadas, necesitarán ayuda adicional. En lugar de contratar personal extra, pidieron a algunos de los miembros del equipo del turno alternativo que estuvieran disponibles.
La estrategia de emparejamiento permite a Jamie ser cautelosa con sus decisiones, recurriendo a ayuda adicional solo cuando es necesario. No habrá gastos innecesarios si no se necesitan miembros adicionales en el equipo. Sin embargo, si necesitan incorporar miembros adicionales al equipo, el aumento del equipo de ventas derivado de las consultas telefónicas adicionales debería ser suficiente para compensar el coste.
Domina el plan de capacidad para ayudar a que su empresa prospere
La planificación de la capacidad le ayuda a comprender exactamente cuánto trabajo puede gestionar su equipo. Compara la capacidad actual con la demanda prevista y determina si es necesario contratar miembros adicionales. Esto garantiza la eficiencia, la productividad y una mejor toma de decisiones, lo que se traduce en mayores beneficios. 🙌
El método de retraso es la estrategia de planificación de la capacidad más conservadora, que solo aumenta los recursos cuando existe una demanda demostrada. El método de adelanto es proactivo, con riesgos y recompensas potencialmente mayores, mientras que la estrategia de equilibrio busca encontrar un término medio entre estos dos extremos. Cada estrategia trabaja para diferentes tipos de empresas y situaciones, pero la clave está en una buena planificación.
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