Es Monday por la mañana y estás en medio de una sesión de brainstorming para resolver el problema que lleva semanas afectando a tu proyecto. De repente, se te ocurre una idea. 💡🙌🏼
En el calor del momento, activas el micrófono y empiezas a explicar la solución, con muchos gestos, hasta que el jefe de tu equipo dice: «Eh, es una idea». 💀
En lugar de dejar que tu mente se sature, ¿qué pasaría si pudieras esbozar rápidamente tu visión?
Y lo que es aún mejor, ¿qué pasaría si pudieras presentar y colaborar en tu maqueta con el equipo sin perder el ritmo? Esa es la realidad de introducir el software de pizarra digital en tu proceso de gestión de proyectos. 🏆
De hecho, cuando la gente oye el término «gestión de proyectos con pizarras blancas», probablemente se imagina una variante de este escenario concreto. Y aunque es totalmente válido (y muy común), este ejemplo solo muestra una pequeña parte de las infinitas ventajas que ofrece esta metodología.
No es ningún secreto que la gestión de proyectos con pizarras blancas es la próxima gran novedad y no parece que vaya a perder fuerza en un futuro próximo.
Pero si crees que ya dominas esta metodología de proyectos porque por fin has colgado esa mini pizarra blanca en tu cocina, piénsalo de nuevo, amigo mío.
Te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de proyectos con pizarras blancas, incluyendo qué es, cómo se puede alinear con tu flujo de trabajo y las plantillas que necesitas para aprovechar al máximo sus ventajas.
¿Qué es la gestión de proyectos con pizarras blancas?
Las pizarras digitales adoptan un enfoque colaborativo, creativo y eficiente para la gestión de proyectos que probablemente te hayas estado perdiendo. Además, ni siquiera tienes que ser gestor de proyectos para beneficiarte del software de pizarras digitales. ¡Son tan versátiles!
Representar y gestionar visualmente casi cualquier proyecto es una de las mayores ventajas de la gestión de proyectos con pizarras blancas, ya que ayuda a encontrar conexiones que quizá no se habían detectado antes. También resulta más atractivo y accesible para personas que abordan su trabajo de formas diferentes.
La naturaleza colaborativa del software de pizarra también supone una gran ventaja para los equipos ágiles que realizan la mayor parte de su trabajo de forma asíncrona, ya que se mantiene automáticamente actualizado con la información más reciente. En este caso, ¡puede considerar su pizarra como su propio documento vivo!
Tanto si tu equipo trabaja por sprints como si se está preparando para planificar la próxima conferencia de la empresa, la gestión de proyectos con pizarras blancas está ahí para ayudarte. Antes de tu próxima iniciativa, ten una pizarra blanca a mano cuando:
- Creación de un plan para tu proyecto
- Lista y asignación de los recursos de su proyecto
- Mantén el contacto con tu equipo y ofrece comentarios sobre prácticamente cualquier tema.
- Consulte las últimas actualizaciones con acceso a su flujo de trabajo.
- Manténgase al día en el seguimiento y dentro del presupuesto.
- Presentación a las partes interesadas
Desde tareas clave hasta hitos, e incluso tu propia hoja de ruta, todo puede estar en tu pizarra de principio a fin, ¡lo que la hace parecer realmente infinita! Te lo mostraremos. 🤗
Planifica y gestiona tu proyecto en una pizarra digital.
Las pizarras virtuales permiten a los equipos dar rienda suelta a su creatividad en los procesos cotidianos, pero independientemente de si gestionas proyectos en el sector de la construcción, la tecnología, el inmobiliario o, en realidad, cualquier otro sector, el ciclo de vida de tu proyecto seguirá generalmente las mismas cinco fases:
- Lluvia de ideas y estrategia
- Definición del alcance y planificación
- Inicio del proyecto (ejecución)
- Seguimiento de resultados
- Retrospectiva del proyecto
Tu tablero será una constante en el ciclo de vida de tu proyecto, por lo que es clave invertir tu tiempo en una herramienta rica en funciones y funcionalidades. Las notas adhesivas, el texto, los conectores y las numerosas capacidades de integración son clave para completar cada paso del proceso del proyecto, pero el acceso a plantillas personalizables para tu caso de uso específico será el verdadero factor que marcará la diferencia en tu experiencia con la pizarra.
Las plantillas de pizarra son el secreto para ahorrar tiempo en todo, desde la creación de mapas conceptuales hasta el seguimiento de los siguientes pasos. Aplican diagramas preformateados, estructuras organizadas y gráficos directamente a su tablero y son recursos esenciales para reducir el margen de error en las primeras fases de su proyecto.
Diseñada pensando en los gestores de proyectos y creada para ser personalizada para equipos de todos los sectores, la amplia biblioteca de plantillas de ClickUp ofrece multitud de plantillas para diagramas de flujo, mapas, brainwriting, reuniones de puesta al día y planificación, con el fin de optimizar sus flujos de trabajo y agilizar sus plazos de entrega utilizando pizarras blancas.
Con la plantilla adecuada a mano, puedes avanzar a la siguiente fase de tu proyecto en ClickUp sin tener que salir de la pizarra que has creado.
Pero veamos cómo es realmente.
Fase 1: Aborda tu estrategia con pizarras blancas para la gestión de proyectos.
Antes de que exista el proyecto, hay un problema que resolver y un grupo de personas que pueden beneficiarse de él (tu público objetivo). 💜
En la fase de lluvia de ideas, la pizarra de gestión de proyectos es el tablero de visión de lo que está por venir, cargado con la investigación clave, su propuesta de valor, las metas inmediatas, las expectativas y mucho más. Básicamente, ¡todo lo que necesita para crear una estrategia de proyecto!
Aunque siempre puedes empezar con un lienzo en blanco e ir añadiendo tu trabajo sobre la marcha, es probable que te pierdas algunas de las funciones clave que hacen que las pizarras blancas destaquen. Además, mirar una pantalla en blanco puede resultar intimidante al principio. En su lugar, te sugerimos que empieces con una plantilla personalizable (¡o dos!) para adelantarte unos pasos en tu proceso de lluvia de ideas.
Las plantillas prediseñadas, como la plantilla Mood Board Pizarra de ClickUp, actúan como un trampolín para tu proceso creativo. Sus figuras codificadas por colores y su naturaleza visual son ideales para que los equipos empiecen a pensar en los elementos más importantes, como:
- Cómo conectarán los clientes con su marca
- Cómo realizarás el seguimiento del progreso del proyecto a lo largo del tiempo.
- Opciones de marca, estilo y detalles que marcan la diferencia.
- La meta a largo plazo de tu proyecto, es decir, cómo determinarás si es un éxito.
¡Pero esta plantilla es solo el primer paso! Cuanto más contexto añadas a tu Pizarra en esta fase, más valiosa será en el futuro. Desde aquí, puedes incrustar medios, imágenes e incluso sitios web de terceros en tu Pizarra para poner en marcha tu sesión de diseño creativo.
Cuando te llegue la inspiración, tu pizarra estará lista con herramientas de dibujo, figuras y notas adhesivas que puedes arrastrar y soltar para capturar maquetas, esquemas y mucho más. Así, cuando pases a la segunda fase de tu proyecto, podrás seguir construyendo sobre el trabajo que ya has hecho para planificar tus próximos pasos, literalmente. 🗺
Fase 2: Planificación de proyectos como un profesional
Con la información ya acumulada en tu tablero, es hora de empezar a profundizar en la fase de planificación. 🤓
Esta fase del proceso se centra principalmente en cómo equilibrar el presupuesto y el tiempo de cara al futuro y, básicamente, en cómo elaborar un plan para el proyecto. ¡Todo lo que las pizarras digitales están destinadas a hacer!
Al examinar las mejores ideas de tus sesiones de brainstorming, puedes arrastrar, copiar o dibujar conexiones entre los objetos de tu tablero para definir un cronograma realista para tu proyecto. Este es también el momento en el que salen a la luz las dependencias iniciales de las tareas y los miembros del equipo interfuncional comienzan a unirse a tu tablero. Pero con las numerosas funciones de colaboración de Whiteboards, coordinar al equipo nunca ha sido tan fácil. 😎
Los cursores en vivo te permiten ver quién está en tu tablero, qué están haciendo y trabajar junto a ellos sin solapamientos, lo que supone una gran ventaja cuando trabajas constantemente con nuevos comentarios, haces menciones a otros para que los revisen y estructuras tus mejores ideas.
Esta es también la fase en la que se utilizan las tarjetas Doc. Incorpora e interactúa con tus documentos ClickUp directamente desde tu Pizarra, ya sea con el menú fijado en la pantalla o con un práctico atajo de teclado para acceder a tu trabajo aún más rápido. 🔥
A medida que te alejas de tu tablero de inspiración, puedes avanzar de forma constructiva desde el mismo tablero con técnicas como los mapas mentales para trazar un plan de ataque aproximado. Para nosotros, aplicar la plantilla de mapas de historias de usuario de ClickUp es el siguiente paso natural.
La fase de planificación es muy importante y esta plantilla lo tiene en cuenta. Por sí sola, esta plantilla de pizarra desglosa el recorrido del usuario con su producto en pequeñas partes. Estas partes más pequeñas pueden ayudarle a tomar decisiones clave sobre su hoja de ruta y facilitar el proceso de los requisitos, el alcance y el flujo de tareas de su proyecto en el futuro.
Disponer de una plantilla de pizarra lista para presentar con numerosas opciones de formato, investigación y documentos integrados, y conectores claros supone un gran cambio en la planificación de proyectos. Estas funciones marcan la diferencia entre tener un plan de acción listo para la aprobación inmediata de las partes interesadas o necesitar tiempo adicional para preparar algo presentable.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de guiones gráficos!
Fase 3: Empezar con buen pie
La fase inicial es donde ClickUp Pizarras se lleva la palma en esta metodología de gestión de proyectos. Pero no te fíes solo de nuestra palabra. ¡Compruébalo tú mismo!
En esta fase del juego, ya ha terminado la investigación, identificado a su público, creado una hoja de ruta y determinado qué habilidades se necesitan para llevar a cabo el proyecto: ¡está listo para ejecutarlo!
Al observar la hoja de ruta y los flujos de usuarios representados en su tablero, podrá ver los objetos que representan las tareas y los hitos clave de su proyecto. Y como utiliza las pizarras de ClickUp, también podrá convertir esas figuras y notas adhesivas de su tablero en tareas de ClickUp conectadas a su flujo de trabajo. 🏆
Incluso cuando se distribuye el trabajo entre los equipos, todo se vincula a la pizarra. En este caso, la pizarra se convierte en el punto de encuentro central del entorno de trabajo, donde los miembros pueden reunirse en cualquier momento, especialmente durante las reuniones semanales de revisión.
Dado que cualquier texto, nota y figura se puede convertir directamente en un elemento en su cronograma, los miembros pueden seguir los pasos siguientes inmediatamente después de cualquier reunión o idea innovadora.
La posibilidad de asignar y actualizar tus tareas desde cualquier paso del ciclo de vida de tu proyecto es lo que hace que ClickUp Whiteboards sea una herramienta tan potente y lo que hace que esta metodología sea tan eficiente para cualquier equipo.
Fase 4: Seguimiento del progreso sobre la marcha
A estas alturas, ya nos has oído alabar las pizarras blancas por proporcionar a los equipos una fuente de información fiable a la que pueden recurrir: un documento vivo (y muy visual) enlazado a tu flujo de trabajo, integrado en tus documentos de ClickUp y que se actualiza automáticamente con la información más reciente a medida que avanza tu cronograma.
Dado que la pizarra nunca se queda sin espacio y nunca hay que borrar nada, la fase de supervisión y control de tu proyecto es más fácil de seguir que nunca. Los gestores de proyectos pueden consultar fácilmente la pizarra para localizar las tareas y los hitos completados, o incluso la investigación inicial y los KPI, para determinar el éxito del proyecto de un vistazo o abordar cualquier problema.
Sin embargo, tus resultados no se limitan solo a tu pizarra. Gracias al comando de barra inclinada /whiteboards, puedes ver y editar una pizarra totalmente funcional desde cualquier documento de ClickUp. Así, puedes realizar ediciones, actualizaciones y colaborar con el equipo en tu pizarra, desde un documento. 🤯
Pero la cuestión es que no todos los programas de pizarra te permiten hacer eso, solo ClickUp. 🔥
Piénsalo. Todo tu trabajo se encuentra en tu entorno de trabajo de ClickUp. Y como puedes integrar e interactuar con cualquier tarea o documento de ClickUp en tu pizarra, puedes ver el progreso en tiempo real sin tener que mover un dedo.
Además, en Internet se pueden encontrar herramientas de dibujo virtuales para crear diagramas y maquetas, pero una vez terminados esos bocetos, pierden prácticamente todo su valor. Solo cuando puedes actuar, realizar el seguimiento y gestionar el trabajo en tu pizarra, esta se convierte en una parte viva de tu proceso.
Para recrear las ventajas de las pizarras blancas de ClickUp en otro software, se necesitaría una atención constante, actualizaciones manuales y mensajes de ida y vuelta para mantenerlas. Y, sinceramente, ese no es el uso más productivo del tiempo de ningún gestor de proyectos. En su lugar, podrías invertir una parte de ese tiempo en ClickUp y obtener algo aún más significativo y sustancial para tu proyecto a largo plazo.
Porque no se trata solo de las creaciones en tu pizarra, ¡sino de lo que tu herramienta de gestión de proyectos en pizarra puede hacer con ellas!
Fase 5: Retrospectivas para ganar
Es tentador dejar los proyectos en el pasado una vez completados, pero no descuides una retrospectiva bien gestionada.
Como se suele decir, la retrospectiva es 20/20, y las retrospectivas están ahí para ayudar a los equipos de producto a mejorar continuamente mediante la revisión de los aspectos más destacados y los escollos de proyectos anteriores. En tu pizarra Sprint Retrospective Brainstorm de ClickUp, puedes recopilar fácilmente comentarios sobre prácticas pasadas para aplicarlos en futuras iteraciones.
Las herramientas retrospectivas como esta hacen que sus retrospectivas sean más impactantes, ya que permiten añadir datos, medios, documentos y herramientas de trabajo de terceros a su pizarra. Además, hacen que todos se responsabilicen de realizar ajustes positivos en los próximos proyectos, convirtiendo sus aportaciones en elementos concretos.
Haz magia en la gestión de proyectos con las pizarras blancas de ClickUp.
El verdadero poder de la gestión de proyectos con pizarras blancas cobra vida cuando eres capaz de conectar a la perfección tus ideas con tu flujo de trabajo, ¡una función que ClickUp Whiteboards ha perfeccionado!
La colaboración y la creatividad adquieren un significado completamente nuevo gracias a las posibilidades de integración de las pizarras blancas, los conectores precisos, la edición en tiempo real y, por supuesto, la capacidad de convertir cualquier elemento del tablero en una tarea ejecutable. Con una lista cada vez mayor de funciones y planes aún más ambiciosos para el futuro, las pizarras blancas de ClickUp son el punto de partida obvio para todo lo relacionado con la gestión de proyectos.
Importa tu trabajo desde prácticamente cualquier lugar en tan solo 60 segundos y elimina pestañas y herramientas innecesarias de tu proceso. Además, ClickUp se integra con más de 1000 herramientas para que tu experiencia sea lo más fluida posible.