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La gestión de proyectos es el desarrollo y la ejecución de un plan relacionado con un proyecto específico que se está llevando a cabo. Se puede dividir en fases claras por las que tú y tu equipo pasaréis a medida que avancéis en el proyecto desde el inicio hasta su finalización.
Las fases de la gestión de proyectos son procesos sistemáticos y paso a paso que deben seguir tanto los gestores como los líderes para garantizar que el proyecto se ejecute correctamente y pueda desarrollar resultados positivos en el futuro.
La eficiencia básica del proyecto reside en unas pocas fases adecuadas para que la gestión de proyectos de la organización sea sólida y competente. Estas fases pueden utilizarse como directrices preliminares para comprender el informe de progreso de un proyecto determinado.
Si quieres asegurarte de que tu plan sigue su curso, ¡debes seguir las cinco fases de la gestión de proyectos!
Las cinco fases de la gestión de proyectos
Según el Project Management Institute (también conocido como PMI), la gestión de proyectos es el conjunto de conocimientos, técnicas, habilidades y herramientas que amplían el intervalo de participación y actividades de una determinada organización para alcanzar la meta de ese proyecto en particular.
Por lo general, el proceso de control y dirección de un proyecto se divide en cinco fases básicas desde el inicio hasta el final. Tanto si tu plan es lanzar una nueva empresa como crear un plan de marketing, todos los equipos de gestión pasan por estas cinco fases.
Veamos estas cinco fases:
- Inicio y concepción del proyecto
- Planificación de proyectos
- Ejecución del proyecto
- Supervisión, control y ejecución del proyecto
- Cierre del proyecto
Los requisitos de las fases de un proyecto: opinión crítica
Cada proyecto tiene sus propias exigencias y una ruta determinada que hay que seguir. Las fases del ciclo de vida del proyecto permiten al equipo de gestión abordar cada proyecto de forma independiente y llevarlo a cabo con éxito. Además, estas fases garantizan un procedimiento operativo sistemático y mantienen el rendimiento de todas las personas involucradas en el proyecto.
Cada proyecto tiene sus propias exigencias y una ruta determinada que hay que seguir. Las fases del ciclo de vida del proyecto permiten al equipo de gestión tratar cada proyecto de forma independiente y llevarlo a cabo con éxito. Además, estas fases garantizan un procedimiento operativo sistemático y mantienen el rendimiento de todas las personas involucradas en el proyecto.
Sé lo que estás pensando: «¿Es realmente importante?»
¡La respuesta es sí! Estas cinco fases son importantes porque ayudan a:
- Realiza una alineación estratégica para ofrecer el valor real de tu empresa o proyecto
- Aporta un liderazgo auténtico y una dirección adecuada a tu proyecto
- Proporcione un enfoque y unos objetivos claros en relación con su gestión
- Planifica de forma realista con respecto a tu meta
- Controla la calidad de los resultados generales
¡Aprendamos estas cinco fases y cómo pueden ayudarte a que tu proyecto sea un intento correcto!
Paso 1: Iniciación
Una iniciación concreta mostrará el camino para llevar a cabo el intento correcto y también sentará las bases de todas las demás fases de su ciclo de vida. En primer lugar, examine cuidadosamente el concepto y las ideas de su proyecto para determinar si el concepto es beneficioso o no para la organización.
En esta fase, el equipo responsable de la toma de decisiones identificará una forma realista de completar todo el proyecto. Esta fase también se conoce como inicio formal, que comienza con un problema del mandato del proyecto. Por lo general, describe el propósito y el objetivo principal del proyecto y también autoriza el presupuesto del mismo.
Esta fase comienza con:
- Un caso de negocio adecuado: justifica la necesidad real de un proyecto y establece una estimación de los beneficios potenciales
- Estudio de viabilidad: evalúa los diferentes recursos necesarios para evaluar los retos del proyecto y determinar la puesta en marcha esencial en relación con los beneficios de la organización
La iniciación de un proyecto suele requerir algunos componentes clave para elaborar un Documento de Iniciación del Proyecto (PID), entre los que se incluyen los siguientes:
- Caso empresarial
- Metas y alcance de tu proyecto
- Organización de proyectos
- Riesgos del proyecto
- Opiniones de las partes interesadas en el proyecto
- Marco de elaboración de informes y control, y más
Una vez que hayas terminado todo esto, ¡es hora de planificar tu proyecto!
Paso 2: Planificación
La fase de planificación se centra principalmente en el plan para las metas, el presupuesto y el tiempo de un proyecto determinado. Se trata de una hoja de ruta que te ayuda a avanzar y a guiar al equipo adecuadamente. Durante esta fase, el gestor de proyectos puede aportar las habilidades de los empleados para mejorar la productividad de una organización.
La fase de planificación del proyecto incluye:
- Identificar las necesidades exactas
- Definición del propósito y el alcance
- Finalizar el cronograma para entregar el resultado completo
- Organizar un calendario para el flujo adecuado de una organización
- Organizar y evaluar los requisitos
La fase de planificación es fundamental para la gestión de proyectos. Durante esta fase, tu equipo recibirá una hoja de ruta adecuada con lo que requiere el proyecto para alcanzar el éxito como equipo
¿Y ahora qué? ¡Por fin ha llegado el momento de ponerse manos a la obra!
Paso 3: Ejecución
Cuando el equipo está completamente listo para ejecutar o lanzar los resultados, la fase de ejecución del proyecto te ayuda a controlar y gestionar cada proyecto. Utiliza los estados de tu proyecto para mantener el flujo de trabajo de forma adecuada y organizada. El gestor de proyectos deberá aprovechar las habilidades de gestión y sociales para motivar al equipo, mejorar el nivel de rendimiento y mucho más.
La gestión de proyectos puede necesitar lo siguiente para la fase de ejecución:
- Creación de responsabilidades y tareas individuales
- Asignación de tareas entre los miembros del equipo
- Ejecución de las tareas
- Actualiza el informe de progreso de tu proyecto
- Proporcionar servicios o productos entregables dentro de los plazos establecidos
Algunos expertos afirman que la ejecución y la promoción pertenecen a la misma fase, una tras otra.
Después de completar esta fase, debes ayudar a tu equipo de marketing a mostrar el trabajo que has realizado. Esto puede incluir la creación de un paquete promocional de tus servicios o productos para una feria comercial. Ahora tu equipo de marketing necesita recopilar información relacionada con los productos, precios e incluso fotografías de los productos para promocionarlos ante los clientes.
¿Y ahora qué? Ya has terminado, ¿verdad?
¡Espera! ¡Aún quedan dos fases más!
Paso 4: Supervisar y controlar
En esta fase, el gestor puede medir el rendimiento, el progreso y hacer frente a varios problemas que puedan surgir. La fase de supervisión y control es un hito del proyecto para la gestión general del mismo.
Existen diferentes indicadores clave de rendimiento (KPI) para supervisar el proyecto, como mantener un presupuesto bien planificado, cumplir con el cronograma prometido, entregar el producto dentro del plazo establecido y mucho más.
Lo más significativo es que esta fase es fácilmente medible y la utilizan de forma coherente tanto la dirección como las partes interesadas.
Paso 5: Cierre del proyecto
Hemos llegado a la fase final de la gestión de proyectos, en la que puede evaluar el éxito de su proyecto completado. Esta evaluación proporciona una lección y evalúa el proceso general para mejorar su próximo proyecto con mayor eficiencia. Es la fase final del ciclo de vida de la gestión de su proyecto.
[Un patrón de flujo de trabajo paso a paso para la gestión de proyectos]
Con todos estos procedimientos, la gestión de proyectos puede resultar realmente agitada. Aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión de proyectos. Te ayudan a planificar tu proyecto con facilidad. ClickUp es una de esas herramientas que puede ser de gran ayuda.
Es una herramienta de gestión de proyectos con documentos, recordatorios, metas, calendarios e incluso una bandeja de entrada. Con funciones totalmente personalizables y patentadas, ClickUp funciona para equipos de todos los tamaños y sectores, lo que permite a cualquier equipo utilizar la misma app, aplicación, para planificar, organizar y colaborar.
La creación de vistas personalizadas que puedes guardar y compartir con cualquier persona, así como gráficos de carga de trabajo que muestran en qué están trabajando las personas, facilitan la gestión de cualquier proyecto.
El proceso de gestión de proyectos varía de una organización a otra; sin embargo, estos son los componentes tradicionales de un proyecto exitoso. Los equipos de gestión de todo el mundo siguen estas cinco fases de gestión de proyectos para completar sus proyectos con grandes beneficios.
La gestión de proyectos no tiene por qué ser abrumadora, independientemente de su magnitud, siempre y cuando se sigan las cinco fases de la gestión de proyectos.