La gestión presupuestaria tiene mala fama: La gente la asocia con aburridas hojas de cálculo y largos informes informes de gastos . Pero gestionar los presupuestos de los proyectos es en realidad un arte y, para quienes trabajan en agencias, algo esencial para el modelo de negocio de su empresa.
Un buen presupuesto de proyecto es algo más que dólares y céntimos: es contexto. Es una herramienta que ayuda a contar lo que está haciendo el equipo y lo bien que lo está haciendo.
Este enfoque de la gestión de presupuestos de proyectos le ayuda a ver, en tiempo real, lo que funciona y lo que no. También te proporciona números concretos para evaluar tu proceso y mejorar tus habilidades presupuestarias con el tiempo. Estos son los pasos que debes seguir para ajustar y hacer un seguimiento del presupuesto de cada proyecto del que estés a cargo.
¿Qué es el presupuesto de un proyecto?
Un presupuesto de proyecto es un plan financiero que describe los costes estimados de todas las actividades necesarias para completar un proyecto específico. Incluye todos los recursos necesarios para completar un proyecto, como materiales, equipos, mano de obra y otros gastos.
El presupuesto de un proyecto no son "20.000 dólares" Es un desglose claro de cómo gastará esos 20.000 dólares y por qué los gastará de esa manera.
En teoría, un nuevo empleado debería ser capaz de entrar en tu agencia y ejecutar el presupuesto que has creado sin más orientación. Por desgracia, no es precisamente fácil sin el enfoque y las herramientas adecuadas.
¿Qué debe incluirse en el presupuesto de un proyecto?
Creación de informes presupuestarios con paneles en ClickUp
Como punto de partida, su presupuesto debe incluir tres cosas:
- Costes totales del proyecto: Mano de obra, materiales y equipos
- **Cómose asignarán los recursos: Las asignaciones presupuestarias de los proyectos se suelen dividir por entregables
- Cronograma de un proyecto : Aquí se desglosa cuándo se espera gastar el dinero asociado a cada uno de los proyectosentregable del proyecto En breve explicaremos con más detalle cómo incorporar cada uno de estos componentes al presupuesto.
¿Por qué es importante gestionar el presupuesto de un proyecto?
Dado que el presupuesto incluye información contextual sobre el proyecto, puede utilizarse para orientar y hacer un seguimiento del equipo. Una buena gestión del presupuesto puede ayudarle con:
- [Alcance del proyecto](https://clickup.com/es-ES/blog/9436/alcance-del-proyecto/) le guía a través de estos cálculos indicándole dónde colocar los números y calculando los números finales con campos de fórmula .
Utilícela para estimar los costes de todo tipo de recursos (mano de obra, equipos, gastos generales, herramientas SaaS y materias primas), así que no tenga miedo de utilizarla incluso para los proyectos más inverosímiles. Las vistas de esta plantilla incluyen:
- Guía de introducción
- Tablero Kanban
- Formulario de entrada de recursos
- Lista de recursos
- Tabla de costes
- Cronograma
Estas funciones facilitan la introducción de estimaciones de costes y el plan del proyecto gestión de recursos y ver en qué punto del cronograma presupuestario se encuentra su presupuesto. Descargar esta plantilla
3. Plantilla de entregables del proyecto ClickUp
Obtenga una vista de pájaro de todos sus entregables, propietarios asignados, cronogramas y presupuesto para no perder el rumbo
A estas alturas, ya sabe lo importante que es desglosar el presupuesto del proyecto por entregables (y luego por subtareas). Plantilla de entregables del proyecto de ClickUp incluye campos personalizados para el presupuesto, el presupuesto restante y los gastos realizados hasta el momento.
Ofrece seis vistas -incluidas una vista Gantt y una Lista de presupuestos de proyectos- y una automatización que publicará un comentario cuando cambie cualquier campo personalizado de un jefe de equipo o gestor de proyectos.
En otras palabras, esta plantilla es un gestor de presupuestos preparado para agencias. Gestionar presupuestos será pan comido con esta plantilla a tu lado. Descargar esta plantilla
4. Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos ClickUp
Esta plantilla de ClickUp ayuda a desglosar el proceso de aprobación en fases específicas
Si desea un rastreador más avanzado y detallado que la plantilla de Entregables del proyecto, diríjase a Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp .
- Viene con vistas Gantt, Kanban y Lista predefinidas para que pueda organizar su lista de tareas pendientes y ver su cronograma de un vistazo.
- La Lista preconstruida sólo requiere que añadas detalles, por lo que no estás construyendo tu proyecto desde cero.
- Hay seisCampos personalizados en ClickUpincluyendo presupuesto, gastado y presupuesto restante.
Puede establecer fechas límite y prioridades, lo que puede ayudar a orientar los ajustes presupuestarios en caso de que sean necesarios. Descargar esta plantilla
5. Plantilla ClickUp de gestión de costes de proyectos
Obtenga una vista de nivel superior de todo su presupuesto y gestiónelo todo con esta plantilla ClickUp
Si tiene que gestionar muchos presupuestos de proyectos, utilice Plantilla de gestión de costes de proyectos de ClickUp para una vista general de todo. Esta plantilla viene con seis estados (para cubrir todo, desde nuevos proyectos hasta presupuestos en evolución y proyectos completados) y seis vistas:
- Lista de proyectos
- Tabla de costes del proyecto
- Tablero del proceso de aprobación
- Guía de inicio
- Calendario
- Formulario de solicitud de costes de proyectos
Se trata de la plantilla de gestión de proyectos por excelencia, con la que podrás organizarte a las mil maravillas. Descargar esta plantilla
Gestión de presupuestos de proyectos: Buenas prácticas para el éxito
Una vez que se haya entregado todo y se hayan pagado todas las facturas, es hora de volver a revisar el presupuesto y tomar nota de los cambios que se hayan hecho durante el proyecto. Puede esperar que las lecciones que aprenda se apliquen a proyectos similares en el futuro.
Ya hemos hablado de cómo cada presupuesto cuenta la historia del trabajo de tu equipo. Uno claro y detallado te ayuda a recordar los pormenores de un proyecto aunque no llegues a revisarlo de inmediato.
Podrás ver los elementos que añadiste a posteriori, las tareas del proyecto que requirieron más recursos de los previstos y los ajustes que hiciste a mitad de camino para mantener a todo el mundo dentro del presupuesto. Crea un documento (o utiliza Plantilla post mortem de proyectos de ClickUp ) para hacer un seguimiento de tus impresiones.
Revise esta información antes de empezar cada presupuesto para no cometer el mismo error dos veces. El éxito de la gestión de proyectos se traduce en el éxito del proyecto... así que tómese su tiempo para crear un proceso de presupuestación de proyectos que sea minucioso y reflexivo.
Combine sus conocimientos con nuestras magníficas herramientas para elaborar presupuestos que conduzcan a proyectos correctos Cómo empezar con ClickUp hoy mismo!