La gestión presupuestaria tiene mala fama: la gente la asocia con aburridas hojas de cálculo y largos informes de gastos. Pero la gestión de los presupuestos de los proyectos es en realidad un arte y, para quienes trabajan en agencias, es esencial para el modelo de negocio de su empresa.
Un buen presupuesto para un proyecto es más que solo dólares y centavos: es contexto. Es una herramienta que ayuda a contar la historia de lo que está haciendo su equipo y lo bien que lo está haciendo.
Este enfoque de la gestión del presupuesto de proyectos le ayuda a ver, en tiempo real, qué funciona y qué no. Sea cual sea el método de presupuestación de proyectos que prefiera, debe ayudarle a crear un presupuesto de proyecto que dé resultados. Estos son los pasos que debe seguir para establecer y realizar el seguimiento de cada presupuesto de proyecto del que se encargue.
¿Qué es un presupuesto de proyecto?
El presupuesto de un proyecto es un plan financiero que describe los costes estimados de todas las actividades necesarias para completar con éxito el proyecto. Incluye todos los recursos necesarios para un proyecto, como materiales, equipos, mano de obra y otros gastos.
El presupuesto de gestión de proyectos no es «20 000 dólares». Es un desglose claro de cómo se gastarán esos 20 000 dólares y por qué se gastarán de esa manera.
En teoría, un nuevo empleado debería poder entrar en su oficina o agencia y ejecutar el presupuesto que usted ha creado sin necesidad de más orientación. Por desgracia, gestionar los presupuestos de los proyectos no es precisamente fácil sin el enfoque y las herramientas adecuadas.
¿Qué debe incluirse en el presupuesto de un proyecto?
Como punto de partida, su presupuesto debe incluir tres cosas:
- Costes totales del proyecto: mano de obra, materiales y equipamiento.
- Cómo se asignarán los recursos: Las asignaciones presupuestarias de los proyectos suelen dividirse por entregables.
- Cronograma del proyecto : desglosa cuándo se prevé gastar el dinero asociado a cada entrega del proyecto.
En breve entraremos en más detalles sobre cómo incorporar cada uno de estos componentes a su presupuesto.
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Controle los costes de su proyecto con la plantilla de presupuesto de proyecto con WBS de ClickUp. Planifique los gastos, realice el seguimiento del gasto y mantenga su presupuesto bajo control con facilidad.
¿Por qué es importante gestionar el presupuesto de un proyecto?
Dado que su presupuesto incluye información contextual sobre su proyecto, puede utilizarlo para orientar y realizar el seguimiento del equipo. Una buena gestión del presupuesto puede ayudarle a:
- Control del alcance del proyecto: Todos los gestores de proyectos de agencias han tenido que lidiar con ese cliente que no deja de cambiar sus expectativas. La gestión activa del presupuesto le permite ver si estas modificaciones se ajustan al alcance original del proyecto o si es necesario mantener una conversación para redefinir las expectativas.
- Control de los costes del proyecto: El seguimiento de los gastos a medida que avanza el proyecto le permitirá detectar los excesos antes de llegar a un punto en el que no disponga de suficiente dinero para terminarlo. Los cambios en los costes suelen estar fuera de su control (o del de su equipo), pero la forma de abordarlos sí está bajo su control, si los detecta a tiempo.
- Seguimiento del progreso: cuando las partidas presupuestarias del proyecto están vinculadas a los resultados, es fácil ver en qué punto se encuentra cada tarea. Si no ha gastado el dinero, por ejemplo, en las fuentes que necesita para la página web, sabrá que la fase de diseño no ha sido completada.
- Planificación de proyectos futuros: Observar el progreso del presupuesto de su proyecto le ayudará a realizar una estimación más sólida para su próximo proyecto. Podrá ver en qué aspectos sus previsiones no se ajustan a la realidad y mejorar sus habilidades de previsión.
Cómo gestionar el presupuesto de un proyecto en 7 pasos
Ahora que sabe lo compleja que es la gestión del presupuesto de un proyecto, es posible que se sienta un poco intimidado. ¡No se preocupe! Con un poco de planificación, cualquiera puede destacar en la gestión de los presupuestos de los proyectos. Repasemos paso a paso cómo elaborar y gestionar un presupuesto.
1. Elabore un esquema del proyecto paso a paso
Lo primero que debe hacer es elaborar un plan de proyecto completo en colaboración con su equipo de proyecto y todas las partes interesadas. En este momento aún no dispondrá de números con los que trabajar, ¡pero no se preocupe!
Un buen presupuesto de proyecto requiere que conozcas todo el alcance del proyecto y cada uno de los resultados de los que tu equipo será responsable.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de informes de gastos!
💡 Consejo profesional: La vista de cronograma de ClickUp le ofrece una panorámica ideal para ayudarle a planificar el presupuesto de su proyecto.
El hecho de que lo llamemos «esquema» no significa que sea algo rudimentario. Tendrás que desglosar cada entrega en una progresión de pasos para poder ver todos los recursos necesarios.
Supongamos que su proyecto es un paquete de publicidad en redes sociales. Para gestionar los presupuestos del proyecto, necesitará que los miembros del equipo:
- Concebir la campaña
- Redactar y realizar la edición del texto
- Seleccionar y comprar imágenes de archivo
- Ejecutar la campaña
- Realice el seguimiento y la elaboración de informes sobre el rendimiento
Reúna a los miembros de su equipo para revisar las subtareas de cada entrega. Ellos crean habitualmente este tipo de entregas, por lo que saben todo lo que conlleva la elaboración del producto final.
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2. Lista todos los recursos necesarios
El tiempo es dinero, al igual que los recursos como los autónomos, la formación y la investigación. Cada paso que dé su equipo requerirá al menos uno de estos elementos.
En cada subtarea, haga una lista de todos los recursos necesarios. Estos son algunos recursos comunes de los proyectos:
- Miembros del equipo: ¿Cuántos empleados internos trabajarán en el proyecto y durante cuánto tiempo? ¿Necesitará contratar también a autónomos?
- Equipos y licencias: ¿Necesitará acceder a algún equipo físico o herramienta en línea? ¿Los comprará directamente o pagará una cuota de licencia? En este último caso, ¿por cuánto tiempo?
- Formación: ¿Qué habilidades tendrán que aprender sus empleados que aún no poseen? ¿Qué recursos utilizarán para aprender esas habilidades y cuánto tiempo les llevará?
- Investigación: ¿Necesitará adquirir estudios de investigación del sector o estudios piloto para saber cómo responderá su público objetivo?
- Viajes y alojamiento: ¿Alguien tiene previsto volar hasta la ubicación del cliente, organizar almuerzos de negocios o solicitar un servicio de transporte compartido para realizar tareas relacionadas con el proyecto?
- Servicios profesionales: ¿Contratará consultores u otros expertos para que le orienten en su proyecto?
Es posible que tenga otros gastos, como los relacionados con las compras y la tecnología de la información, vinculados al presupuesto de su proyecto, pero la lista anterior cubre los recursos más comunes que necesitan equipos como el suyo.
💡 Consejo profesional: Haga una lista de todos los recursos necesarios en colaboración con las partes interesadas en las pizarras virtuales de ClickUp.
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3. Asigne un coste a cada recurso
Una vez que haya desglosado su proyecto en todos los recursos que necesitará, es hora de calcular cuánto costarán todos estos recursos.
Hay cuatro formas de estimar el presupuesto de un proyecto. Lea las descripciones de los métodos a continuación y elija uno en función de la estructura de su agencia y las herramientas disponibles.
Proceso 1: El enfoque descendente
Si ya dispone del importe asignado al proyecto, su trabajo consiste en determinar qué puede lograr con el dinero que tiene. Asigne una cantidad determinada a cada entrega en función de los recursos que requiera cada paso. A continuación, los gestores de proyectos deben asignar todas las subtareas.
La elaboración de presupuestos con un enfoque descendente puede requerir que reduzca el alcance del proyecto y piense en formas más rentables de alcanzar sus objetivos.
Proceso 2: El enfoque ascendente
Asigna un importe en dólares a cada recurso que hayas enumerado en el último paso y, a continuación, suma todo para obtener el presupuesto final del proyecto. Tendrás que estimar las horas de trabajo, las tarifas de los autónomos y los costes de las herramientas para obtener una cifra precisa. Pide ayuda a tu equipo (o a los gestores de proyectos) si no estás seguro de lo que es razonable para un elemento determinado.
💡 Consejo profesional: Pruebe la vista Carga de trabajo para planificar y utilizar los recursos de forma eficaz.
Proceso 3: Análogo
Busque un proyecto anterior similar al que está presupuestando ahora y utilice los costes reales de ese proyecto como estimaciones de lo que necesitará para este proyecto. Este método solo funciona si 1) los costes de su proyecto anterior incluían comparaciones entre los costes estimados y los reales, así como notas sobre cualquier gasto inesperado, y 2) los dos proyectos son prácticamente idénticos en cuanto a su alcance.
Proceso 4: El enfoque de tres puntos
Este método le pide que elabore tres presupuestos diferentes y luego calcule su promedio. Deberá calcular:
- El presupuesto en el mejor de los casos: cada paso se completa en el menor tiempo posible y todos los recursos necesarios se pueden encontrar al precio más bajo posible.
- El peor escenario presupuestario: te retrasas y tienes que pagar horas extras o recargos por urgencia, tienes que comprar equipos más caros, etc.
- Presupuesto para el escenario más probable: la gente cumple en general con el calendario, aunque algunos pasos tardan un poco más de lo planificado, y no se consiguen los precios más bajos, pero tampoco se pagan tarifas excesivas.
Tome estos tres números y calcule su promedio para obtener su presupuesto total. Considere dar mayor peso a uno de ellos, dependiendo del escenario que considere más probable.
Si no sabe qué método de estimación presupuestaria elegir, ¡no se preocupe! Siempre puede combinarlos. Por ejemplo, puede utilizar estimaciones ascendentes para elaborar el presupuesto de su proyecto con el método de los tres puntos.
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4. Añada una contingencia
Las contingencias son el fondo «oh, no» para el caso de que realmente se produzca el peor escenario presupuestario. Es una parte esencial de su plan de gestión de riesgos de costes.
Por lo general, el fondo de contingencia suele ser entre el 5 % y el 10 % del presupuesto total del proyecto. Es posible que no tenga que recurrir a su fondo de contingencia a menudo, ¡lo cual es estupendo!
Pero todos los presupuestos de proyectos deberían tenerlos, por si acaso. La gestión de los presupuestos de proyectos resulta un poco menos estresante cuando sabes que tienes una copia de seguridad.
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5. Documente su presupuesto
Una vez que tenga todos los entregables y los números adjuntos a ellos, es el momento de elaborar un documento presupuestario oficial. Nos encanta utilizar ClickUp para la elaboración de presupuestos de proyectos (¡y a continuación compartimos algunas plantillas útiles!).
💡 Consejo profesional: ClickUp Docs le ayuda a documentar el presupuesto de su proyecto de forma segura y colaborativa.
Si aún no utiliza ClickUp, le recomendamos que utilice un software de gestión de proyectos gratuito en lugar de una hoja de cálculo. Una buena app facilita la organización y actualización de toda la información que necesita incluir.
Y, hablando de eso, su documento de presupuesto del proyecto debe incluir:
- Cada entrega (y todas las subtareas de cada una), junto con las fechas límite finales y los plazos internos.
- Enumere debajo de cada subtarea todos los elementos necesarios y su coste previsto.
- Cuando espera gastar el dinero para cada recurso en función del calendario de su proyecto.
- Un espacio para enumerar los costes reales y las fechas de gasto, de modo que pueda actualizar su presupuesto a medida que avanza el proyecto.
- Quién es responsable de cada elemento: ¿Quién recopilará los recibos de viaje? ¿Quién supervisará las facturas de los autónomos?
Una vez que tenga toda esa información, sume los costes totales de cada entrega o hito para calcular el presupuesto previsto para el proyecto.
Y, como último paso, pida a los miembros de su equipo que trabajan en el proyecto que revisen el presupuesto (de nuevo) para asegurarse de que no se le ha pasado nada por alto. Es mucho mejor detectar un error en esta fase que a mitad del proceso de elaboración del presupuesto del proyecto.
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Con ClickUp, puedes convertir fácilmente tus metas en tareas viables, lo que te permite alcanzarlas paso a paso. Además, nuestros paneles de control sin código proporcionan representaciones visuales claras de tu progreso, mostrando tus avances y ofreciéndote más control y visibilidad sobre tu trabajo. Porque «esperar lo mejor» no es una estrategia fiable.
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6. Consiga que aprueben el presupuesto de su proyecto
Puede presentar su presupuesto a un cliente o simplemente enviarlo a su jefe u otras partes interesadas. Adapte su solicitud al público.
Pero asegúrese de incluir detalles que muestren cómo su presupuesto conducirá a los resultados deseados del proyecto, y cómo cualquier disminución en la financiación requerirá cambios en el alcance. El trabajo que ha terminado en los pasos anteriores le facilitará justificar su solicitud de presupuesto para el proyecto.
7. Supervise (y ajuste) su presupuesto
Su presupuesto solo le ayudará a realizar un seguimiento de su progreso y a controlar los costes y el alcance si lo mantiene actualizado. No es necesario que actualice su presupuesto inmediatamente después de cada compra, pero debe reservar tiempo para añadir gastos y evaluar si se está desviando demasiado de los costes estimados.
La frecuencia óptima de actualización variará en función de la duración de cada fase y/o del tiempo transcurrido entre cada entrega. Es posible que un presupuesto que incluya un gran gasto en publicidad en redes sociales deba actualizarse cada pocos días, mientras que el presupuesto de un proyecto para un sitio web de 200 páginas puede revisarse semanalmente o cada dos semanas.
💡 Consejo profesional: los campos personalizados de ClickUp te ayudan a identificar rápidamente las variaciones entre los gastos del proyecto y el presupuesto.
Si detecta discrepancias importantes entre el presupuesto y el gasto real, pase al modo de mitigación. En primer lugar, averigüe qué ha fallado. ¿Se le pasó por alto una subtarea que le llevó a su colaborador externo un día entero completar? ¿El cliente modificó su plan de proyecto a mitad del trabajo, por lo que tuvo que volver atrás?
Siempre que identifique un error, compruebe si se ha repetido en otras fases y entregables. Por último, compruebe si su contingencia cubrirá el exceso inesperado. Si no es así, ¿puede reasignar recursos o encontrar una forma de utilizar menos recursos para otras subtareas que su equipo aún no haya comenzado?
¿O necesita discutir otras opciones?
Estas conversaciones pueden involucrar a sus jefes o al cliente, y no son agradables. Pero cuanto antes las tenga, más probabilidades tendrá de encontrar una solución que, al menos, funcione para todos, aunque no sea la ideal.
Asegúrate de que cualquier cambio quede registrado en el presupuesto del proyecto junto con notas para que puedas recordar qué salió mal y planear el gasto con precisión en el futuro.
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7 plantillas para gestionar los presupuestos de los proyectos de gestión de proyectos
A estas alturas, ya sabe que la gestión del presupuesto de un proyecto es compleja, así que ¿por qué no facilitarse la vida con una plantilla? Ahorrará tiempo con toda la configuración y tendrá acceso a los excelentes paneles de ClickUp, que le ayudarán a visualizar el presupuesto y el progreso de su proyecto.
Aquí tienes siete de nuestras plantillas gratuitas favoritas de ClickUp para presupuestos de proyectos, con las que te convertirás en un experto en gestión presupuestaria en muy poco tiempo:
1. Plantilla de esquema de proyecto de ClickUp
Dado que el proceso presupuestario comienza con un esquema completo del proyecto, ¿por qué no empezar su proceso con la plantilla de esquema de proyecto de ClickUp? Tiene espacio para que añada todo lo que necesita para la planificación previa al presupuesto:
- Antecedentes del proyecto
- Introducción al proyecto
- Objetivos
- Restricciones y supuestos
- Cronograma
- Resultados clave
- Presupuesto e inversiones
Esta no será la única plantilla que necesitará para elaborar el presupuesto de un proyecto, pero sí será la primera plantilla que deberá utilizar durante el proceso de elaboración del presupuesto.
Ideal para: Crear un plan de proyecto completo en el que basar los cálculos del presupuesto del proyecto.
2. Plantilla de matriz de recursos de proyectos de ClickUp
Las estimaciones de costes requieren matemáticas... muchas matemáticas. La plantilla de matriz de recursos del proyecto de ClickUp le guía a través de esos cálculos indicándole dónde colocar los números y calculando los importes finales con campos de fórmula.
Úsela para estimar los costes de todo tipo de recursos (mano de obra, equipos, gastos generales, herramientas SaaS y materias primas), así que no dude en utilizarla incluso para los proyectos más improbables. Las vistas de esta plantilla incluyen:
- Guía de inicio
- Tablero Kanban
- Formulario de introducción de recursos
- Lista de recursos
- Tabla de costes
- Cronograma
Estas funciones facilitan la introducción de estimaciones de costes, la planificación de la gestión de proyectos y la visualización del estado del presupuesto en cualquier momento del cronograma presupuestario.
Ideal para: Calcular de manera eficiente todos los costes de recursos para la preparación del presupuesto de su proyecto.
3. Plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp
La plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp está diseñada para ayudarle a mantenerse dentro del presupuesto y seguir el plan de seguimiento.
Con esta plantilla, podrás:
- Organice las tareas en fases secuenciales.
- Priorice las tareas según las limitaciones presupuestarias.
- Realice un seguimiento del progreso y los costes en tiempo real.
Clasifique y añada nueve atributos, como «Presupuesto restante», «Presupuesto del proyecto», «Fase del proyecto», «Dentro del presupuesto» y «Notas».
La vista de calendario del proyecto le permite planificar el cronograma y los hitos del proyecto. La vista de presupuesto le ayuda a gestionar y realizar el seguimiento de los gastos asociados al proyecto.
Ideal para: Gestionar con facilidad los presupuestos y la rentabilidad de los proyectos.
4. Plantilla de análisis de costes de ClickUp
Con la plantilla de análisis de costes de ClickUp, puede evaluar de forma rápida y precisa el impacto de los costes en el éxito de un proyecto mediante su seguimiento y análisis en un solo lugar.
Abra seis vistas diferentes en distintas configuraciones de ClickUp, como las variables de coste, las variables de beneficio, el perfil de costes del año actual, el análisis y la guía de inicio, para poder analizar la información de un solo vistazo.
La plantilla ofrece a los gestores de proyectos una forma optimizada de realizar el seguimiento de los gastos e identificar áreas de ahorro potencial.
Ideal para: Analizar los costes de los proyectos para identificar el margen de mejora de la eficiencia.
5. Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp
Si desea un sistema de seguimiento más avanzado y detallado que la plantilla de entregables del proyecto, utilice la plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp.
- Incluye vistas predefinidas de lista, Kanban y vista Gantt para que puedas organizar tu lista de tareas pendientes y ver tu cronograma de un vistazo.
- La lista preguardada solo requiere que añadas detalles, por lo que no tendrás que crear tu proyecto desde cero.
- Hay seis Campos personalizados en ClickUp, entre los que se incluyen el presupuesto, el gasto y el presupuesto restante.
Puede establecer fechas límite y prioridades, lo que puede ayudar a orientar los ajustes presupuestarios si son necesarios.
Ideal para: realizar el seguimiento y gestionar todas las solicitudes y aprobaciones de proyectos.
6. Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp
Si tiene que gestionar muchos presupuestos de proyectos, utilice la plantilla de gestión de costes de proyectos de ClickUp para obtener una vista general de todo. Esta plantilla incluye seis estados (que abarcan desde proyectos nuevos hasta presupuestos en evolución y proyectos completados) y seis vistas:
- Lista de proyectos
- Tabla de costes del proyecto
- Proceso de aprobación Tablero
- Guía de inicio
- Calendario
- Formulario de solicitud de costes del proyecto
Es la plantilla de gestión de presupuestos de proyectos definitiva, y le permitirá organizarse de forma increíble.
Ideal para: Seguimiento y visualización del presupuesto de proyectos en múltiples proyectos.
7. Plantilla de entregables de proyectos de ClickUp
A estas alturas, ya sabe lo importante que es desglosar el presupuesto del proyecto por entregables (y luego por subtareas). La plantilla de entregables del proyecto de ClickUp incluye campos personalizados para el presupuesto, el presupuesto restante y los gastos hasta el momento.
Ofrece seis vistas, incluida una vista Gantt y una lista de presupuestos de proyectos, y automatización que publicará un comentario cuando cualquier campo personalizado cambie por parte de un jefe de equipo o gestor de proyectos.
En otras palabras, esta plantilla es un gestor de presupuestos en tiempo real listo para usar en agencias. La gestión de los presupuestos de los proyectos será muy sencilla con esta plantilla a su lado.
Ideal para: Seguimiento en tiempo real de los presupuestos de los proyectos por entregables.
Gestión de presupuestos de proyectos: buenas prácticas para el éxito
- Sea realista: utilice los datos de proyectos anteriores y las opiniones de los miembros del equipo para crear un presupuesto realista y viable. Cree un documento (o utilice la plantilla Project Post Mortem de ClickUp ) para llevar un registro de sus opiniones. Esto le ayudará a estimar los costes con precisión y a alinearlos con las metas del proyecto.
- Destacar las limitaciones: definir los límites presupuestarios generales y las limitaciones específicas para cada tarea con el fin de garantizar un uso eficiente de los recursos.
- Mantenga la transparencia de los costes: divida el proyecto en tareas más pequeñas y calcule los costes de cada una, incluyendo mano de obra, materiales y gastos generales. Esta transparencia ayuda al seguimiento de los posibles ahorros o excesos.
- Tenga una reserva para imprevistos: al planificar el proyecto, reserve entre el 10 % y el 20 % del presupuesto total para gastos inesperados, a fin de mantener la estabilidad financiera.
- Supervise y modifique según sea necesario: Compare periódicamente los gastos reales con el presupuesto para identificar las variaciones con antelación. Además, actualice periódicamente las previsiones presupuestarias para reflejar los cambios en el alcance del proyecto o los costes inesperados, asegurando la alineación con el progreso del proyecto.
- Comuníquese en exceso: mantenga líneas de comunicación abiertas con las partes interesadas en relación con el estado del presupuesto, los gastos previstos y cualquier ajuste necesario. Esto fomenta la transparencia y ayuda a gestionar las expectativas. Celebre reuniones frecuentes con ellos para revisar el presupuesto, validar las hipótesis y confirmar las estimaciones.
- Defina bien el alcance: un alcance bien definido evita desviaciones que pueden provocar sobrecostes. Implemente también un proceso formal de control de cambios para gestionar cualquier modificación en el alcance del proyecto que pueda afectar al presupuesto.
- Aproveche la tecnología: utilice software de gestión de proyectos como ClickUp para optimizar el seguimiento y la elaboración de informes sobre los gastos presupuestarios, mejorando la precisión y la eficiencia.
Al seguir estas buenas prácticas, los gestores de proyectos pueden gestionar eficazmente sus presupuestos, garantizando que los proyectos se completen a tiempo y dentro de las limitaciones financieras, al tiempo que se mantienen los estándares de calidad.
Simplifique la gestión del presupuesto de proyectos con ClickUp.
El éxito en la gestión del presupuesto significa el éxito del proyecto, así que dedique tiempo a crear un proceso de presupuestación del proyecto minucioso y bien pensado. Sin embargo, eso no es todo.
El éxito se consigue gestionando los presupuestos de los proyectos a lo largo de todo el proyecto para garantizar que no haya variaciones significativas. Cuando hay mucho que hacer, esto puede llevar mucho tiempo. Por eso los gestores de proyectos confían en herramientas especializadas como ClickUp.
Combine sus conocimientos con nuestras excelentes herramientas, disponibles en varios precios convenientes, para elaborar presupuestos que conduzcan al éxito de sus proyectos.
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