La gestión presupuestaria tiene mala fama: La gente la asocia con aburridas hojas de cálculo y largos informes informes de gastos . Pero la gestión de los presupuestos de los proyectos es en realidad todo un arte y, para quienes trabajan en agencias, es esencial para el modelo de negocio de su empresa.
Un buen presupuesto de proyecto es algo más que dólares y céntimos: es contexto. Es una herramienta que ayuda a contar lo que está haciendo el equipo y lo bien que lo está haciendo.
Este enfoque de la gestión de presupuestos de proyectos le ayuda a ver, en tiempo real, lo que funciona y lo que no. También te proporciona números concretos para evaluar tu proceso y mejorar tus habilidades presupuestarias con el tiempo. Estos son los pasos que debes seguir para ajustar y hacer un seguimiento del presupuesto de cada proyecto del que estés a cargo.
¿Qué es el presupuesto de un proyecto?
Un presupuesto de proyecto es un plan financiero que describe los costes estimados de todas las actividades necesarias para completar un proyecto específico. Incluye todos los recursos necesarios para completar un proyecto, como materiales, equipos, mano de obra y otros gastos.
El presupuesto de un proyecto no son "20.000 dólares" Es un desglose claro de cómo gastará esos 20.000 dólares y por qué los gastará de esa manera.
En teoría, un nuevo empleado debería ser capaz de entrar en tu agencia y ejecutar el presupuesto que has creado sin más orientación. Por desgracia, no es precisamente fácil sin el enfoque y las herramientas adecuadas.
¿Qué debe incluirse en el presupuesto de un proyecto?
Creación de informes presupuestarios con paneles en ClickUp
Como punto de partida, su presupuesto debe incluir tres cosas:
- Costes totales del proyecto: Mano de obra, materiales y equipos
- **Cómose asignarán los recursos: Las asignaciones presupuestarias de los proyectos se suelen dividir por entregables
- /%href/ /blog?p=53864 Cronograma de un proyecto /%href/ : Aquí se desglosa cuándo se espera gastar el dinero asociado a cadaentregable del proyecto En breve explicaremos con más detalle cómo incorporar cada uno de estos componentes a su presupuesto.
¿Por qué es importante gestionar el presupuesto de un proyecto?
Dado que el presupuesto incluye información contextual sobre el proyecto, puede utilizarse para orientar y hacer un seguimiento del equipo. Una buena gestión del presupuesto puede ayudarle con:
- **Alcance del proyecto Control: Todos los gestores de proyectos de agencias se han enfrentado alguna vez a ese cliente que no para de cambiar sus expectativas. La gestión activa del presupuesto le permite ver si estas modificaciones se ajustan al presupuesto originalalcance del proyecto o si es necesario mantener un debate para restablecer las expectativas.
- **Control de costes del proyecto :Seguimiento de sus gastos sobre la marcha te permitirá detectar los excesos antes de llegar a un punto en el que no tengas dinero suficiente para terminar el proyecto. Los cambios en los costes están a menudo fuera de tu control (o del de tu equipo), pero la forma de abordarlos sí está bajo tu control, si los detectas a tiempo.
- Seguimiento del progreso: Cuando los elementos del presupuesto del proyecto están vinculados a los entregables, es fácil ver en qué punto se encuentra cada tarea. Si no has gastado el dinero para, por ejemplo, las fuentes que necesitas para la página web, sabrás que la fase de diseño no está completada.
- Planificar futuros proyectos: Observar el progreso del presupuesto de tu proyecto te ayudará a hacer una estimación más sólida para tu próximo proyecto. Podrás ver dónde tus previsiones no se ajustan a la realidad y mejorar tus habilidades de previsión.
Cómo gestionar el presupuesto de un proyecto en 7 pasos
Ahora que ya sabes lo compleja que es la gestión de presupuestos de proyectos, puede que te sientas un poco intimidado. No se preocupe Con un poco de plan, cualquiera puede elaborar y gestionar presupuestos de proyectos. Repasemos paso a paso cómo elaborar y gestionar un presupuesto.
1. Haz un presupuesto paso a paso esquema del proyecto Querrá empezar con un
plan de proyecto completo elaborado en colaboración con el equipo del proyecto y las partes interesadas. En este punto ni siquiera tendrás números con los que trabajar, ¡y no pasa nada! Un buen presupuesto de proyecto requiere que conozcas todo el alcance del proyecto y cada uno de los entregables de los que tu equipo será responsable.
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La vista Cronograma en ClickUp
El hecho de que llamemos a esto un "esquema" no significa que sea esquelético. Tendrá que desglosar cada entregable en un progreso paso a paso para que pueda ver todos los recursos que serán necesarios.
Digamos que tu proyecto es un paquete de publicidad en redes sociales. Necesitarás miembros del equipo:
- Conceptualizar la campaña
- Redactar y editar el texto
- Seleccionar y comprar imágenes de archivo
- Ejecutar la campaña
- Seguimiento y elaboración de informes de resultados
Haz que los miembros de tu equipo revisen las subtareas de cada producto. Ellos son los que crean habitualmente esos entregables, así que saben todo lo que conlleva la elaboración del producto final.
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2. Lista de todos los recursos necesarios
El tiempo es oro, y también lo son recursos como los trabajadores autónomos, la formación y la investigación. Cada paso que dé tu equipo requerirá al menos una de estas cosas.
En cada subtarea, haz una lista de todos los recursos necesarios. He aquí algunos recursos habituales en los proyectos:
- Miembros del equipo: ¿Cuántos empleados internos trabajarán en el proyecto y durante cuánto tiempo? ¿Necesitará contratar también a trabajadores autónomos?
- Equipos y licencias: ¿Necesitará acceso a equipos físicos o herramientas en línea? ¿Los comprará directamente o pagará una licencia? En este último caso, ¿durante cuánto tiempo?
- Formación: ¿Qué conocimientos tendrán que aprender tus empleados que no tengan ya? ¿Qué recursos utilizarán para aprenderlos y cuánto tiempo les llevará?
- Investigación: ¿Necesitará adquirir estudios del sector o estudios piloto para saber a qué responderá su público objetivo?
- Viajes y hospitalidad: ¿Alguien tiene previsto volar a la ubicación de un cliente, organizar almuerzos de negocios o compartir coche para realizar tareas relacionadas con el proyecto?
- Servicios profesionales: ¿Va a traer aconsultores u otros expertos para guiar su proyecto?
Utilice el registro de riesgos de ClickUp para ver qué tareas o subtareas corren el riesgo de retrasarse o quedar incompletas
Es posible que tenga otros gastos, como adquisiciones y TI, ligados al presupuesto de su proyecto, pero la lista anterior cubre los recursos más comunes necesarios para equipos como el suyo.
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3. Asignar un coste a cada recurso
Una vez que hayas desglosado tu proyecto en cada uno de los recursos que necesitarás, es hora de calcular cuánto costarán todos estos recursos.
Hay cuatro formas de hacer una estimación del presupuesto de un proyecto. Lee las descripciones de los métodos que aparecen a continuación y elige uno en función de la estructura de tu agencia y de las herramientas disponibles.
Proceso 1: El enfoque descendente
Si ya tienes la cantidad de dinero asignada al proyecto, tu trabajo consiste en determinar qué puedes conseguir con el dinero que tienes. Asigne una cantidad determinada a cada entregable en función de la intensidad de recursos de cada paso. A continuación, los gestores de proyectos deben asignar todas las subtareas.
Presupuestar con un enfoque descendente puede obligarle a recortar los alcance del proyecto y piense en formas más rentables de cumplir sus objetivos.
Proceso 2: El enfoque ascendente
Asigna una cantidad de dinero a cada uno de los recursos que has enumerado en el último paso y, a continuación, súmalo todo para obtener el presupuesto final del proyecto. Tendrás que calcular las horas de trabajo, las tarifas de los autónomos y los costes de las herramientas para obtener un número exacto. Pide ayuda a tu equipo (o a los jefes de proyecto) si no estás seguro de lo que es razonable para un elemento determinado.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Proceso 3: Análogo
Busque un proyecto anterior que sea similar al que está presupuestando ahora y utilice los costes reales de ese proyecto como estimación de lo que necesitará para este proyecto. Este método sólo funciona si 1) los costes de tu proyecto anterior incluyen comparaciones entre los costes estimados y los reales y notas de cualquier gasto inesperado y 2) los dos proyectos son prácticamente idénticos en cuanto a su alcance.
Proceso 4: El enfoque de los tres puntos
Este método te pide que hagas tres presupuestos diferentes y luego los promedies. Tendrás que calcular:
- Un presupuesto en el mejor de los casos: Cada paso se completa en el menor tiempo posible y todos los recursos necesarios se pueden encontrar al precio justo más bajo.
- En el peor de los casos: Te retrasas y tienes que pagar horas extra o tasas de urgencia, tienes que comprar equipos más caros, etc.
- El presupuesto más probable: La gente cumple los plazos, aunque algunos pasos llevan un poco más de tiempo de lo previsto, y no se consiguen los precios más bajos, pero tampoco se pagan tasas excesivas.
Saca la media de estos tres números para calcular tu presupuesto total. Considera la posibilidad de ponderar una más que las otras, en función del escenario que creas más probable.
Si dudas entre los métodos de estimación del presupuesto del proyecto, ¡no te preocupes! Siempre puedes combinarlos. Por ejemplo, puedes utilizar estimaciones ascendentes para elaborar el presupuesto del proyecto según el método de los tres puntos.
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4. Añadir una contingencia
Los imprevistos son el fondo "oh, no" para el caso de que te encuentres con el presupuesto más desfavorable. Es una parte esencial de tu plan de gestión de riesgos .
Normalmente, el fondo para imprevistos será del 5-10% del presupuesto total del proyecto. Es posible que no tengas que recurrir a menudo al fondo para imprevistos, ¡lo cual es estupendo!
Pero todo presupuesto de proyecto debe contar con ellos, por si acaso.
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5. Documente su presupuesto
Una vez que tengas todos tus entregables y los números adjuntos a ellos, es hora de hacer un documento presupuestario oficial. Nos encanta utilizar ClickUp para presupuestar proyectos (y hemos compartido algunas plantillas útiles a continuación).
Si no utiliza ClickUp (todavía), le recomendamos que utilice un programa gratuito, de gestión de proyectos en lugar de una hoja de cálculo. Una buena app facilita la organización y actualización de toda la información que necesitas incluir.
Y hablando de eso, el documento del presupuesto de tu proyecto debe incluir:
- Cada entregable (y todas las subtareas de cada uno), junto con las fechas límite finales más los plazos internos.
- Elementos debajo de cada subtarea con todos los recursos necesarios y su coste previsto.
- Cuándo se prevé gastar el dinero de cada recurso en función del calendario del proyecto.
- Un espacio para enumerar los costes reales y las fechas de gasto, de modo que pueda actualizar su presupuesto a medida que se desarrolla el proyecto.
- Quién es el responsable de cada elemento: ¿Quién recopilará los recibos de viaje? ¿Quién supervisará las facturas de los autónomos?
Cuando tengas toda esa información, suma los costes totales de cada entrega o hito para calcular el presupuesto previsto del proyecto.
Obtenga al instante el progreso basado en hitos, tareas, tiempo, actividad y mucho más.
Y como último paso, pida a los miembros de su equipo que trabajan en el proyecto que revisen el presupuesto (de nuevo) para asegurarse de que no se le ha pasado nada por alto. Es mucho mejor detectar un error en esta fase que a mitad del proceso de presupuestación del proyecto.
6. Consigue que te aprueben el presupuesto del proyecto
Puedes presentar tu presupuesto a un cliente o simplemente a tu jefe o a otras partes interesadas. Adapta tu petición a la audiencia.
Pero asegúrate de incluir detalles que muestren cómo tu presupuesto conducirá a los resultados deseados del proyecto, y cómo cualquier disminución de la financiación requerirá cambios en el alcance. El trabajo que hayas terminado en los pasos anteriores te facilitará la tarea de justificar tu solicitud de presupuesto para el proyecto.
Convierta comentarios en tareas de ClickUp o asígnelos al equipo para convertir instantáneamente sus pensamientos en elementos de acción
7. Controle (y ajuste) su presupuesto
Su presupuesto sólo puede ayudarle a seguir su progreso y a controlar los costes y el alcance si lo mantiene actualizado. No es necesario que actualice su presupuesto justo después de cada compra, pero debe reservar tiempo para añadir gastos y valorar si se está desviando demasiado de los costes estimados.
La frecuencia óptima de actualización variará en función de la duración de cada fase y/o del tiempo transcurrido entre cada entrega. Un presupuesto que incluya mucho gasto en publicidad en redes sociales puede necesitar actualizarse cada pocos días; un presupuesto de proyecto para un sitio web de 200 páginas puede estar bien con un control semanal o quincenal.
Si detecta desajustes importantes entre el gasto presupuestado y el real, pase al modo de mitigación. En primer lugar, averigüe qué ha fallado. ¿Olvidó una subtarea que su freelancer tardó un día entero en completar? ¿El cliente le ha echado la bronca? su plan de proyecto a mitad del entregable, así que tuvo que dar marcha atrás?
Es sencillo añadir valores monetarios a las tareas para mantener el seguimiento de los presupuestos de los proyectos
Siempre que detecte un error, compruebe si se ha repetido en otras fases y entregables. Por último, comprueba si tu contingencia cubrirá el sobrecoste inesperado. Si no es así, ¿puede reasignar recursos ¿o encontrar una manera de utilizar menos recursos para otras subtareas que su equipo aún no ha comenzado?
¿O necesitas discutir otras opciones?
Estas discusiones pueden implicar a tus jefes o al cliente, y no es divertido tenerlas. Pero cuanto antes las tengas, más probabilidades tendrás de encontrar una solución que al menos funcione para todos, aunque no sea la ideal.
Asegúrate de que cualquier cambio quede registrado en el presupuesto del proyecto, junto con las notas correspondientes, para que puedas recordar lo que salió mal y planificar con precisión los gastos en el futuro.
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5 Plantillas para la gestión de presupuestos de proyectos
A estas alturas, ya sabes que los presupuestos son complejos, así que ¿por qué no facilitarte la vida con una plantilla? Así ahorrarás tiempo con toda tu configuración y accede a Los excelentes paneles de ClickUp para ayudarle a visualizar el presupuesto y el progreso de su proyecto.
Aquí tiene cinco de nuestras plantillas ClickUp gratuitas favoritas que le convertirán en un profesional de la gestión de presupuestos en un abrir y cerrar de ojos:
1. Plantilla de esquema de proyecto ClickUp
Esta plantilla de documento de ClickUp facilita la descripción de proyectos de principio a fin
Dado que el proceso presupuestario comienza con un esbozo completo del proyecto, ¿por qué no empezar con Plantilla de esquema de proyecto de ClickUp ? Tiene espacio para que añada todo lo necesario para planificar el presupuesto:
- Antecedentes del proyecto
- Introducción del proyecto
- Objetivos
- Limitaciones e hipótesis
- Cronograma
- Resultados clave
- Presupuesto e inversiones
Ésta no será la única plantilla que necesitará para elaborar el presupuesto de un proyecto, pero será la primera plantilla que deberá utilizar durante el proceso de presupuestación.
Descargar esta plantilla
2. Plantilla ClickUp de matriz de recursos para proyectos
Manténgase dentro del presupuesto con esta plantilla de matriz de recursos para proyectos de ClickUp
Las estimaciones de costes requieren matemáticas... muchas matemáticas.
Plantilla de matriz de recursos para proyectos de ClickUp
le guía a través de estos cálculos indicándole dónde colocar los números y calculando los números finales con campos de fórmula .
Utilícela para estimar los costes de todo tipo de recursos (mano de obra, equipos, gastos generales, herramientas SaaS y materias primas), así que no tenga miedo de utilizarla incluso para los proyectos más inverosímiles. Las vistas de esta plantilla incluyen:
- Guía de introducción
- Tablero Kanban
- Formulario de entrada de recursos
- Lista de recursos
- Tabla de costes
- Cronograma
Estas funciones facilitan la introducción de estimaciones de costes y el plan del proyecto gestión de recursos y ver en qué punto del cronograma presupuestario se encuentra su presupuesto.
Descargar esta plantilla
3. Plantilla de entregables de proyecto ClickUp
Obtenga una vista de pájaro de todos sus entregables, propietarios asignados, cronogramas y presupuesto para no perder el rumbo
A estas alturas, ya sabe lo importante que es desglosar el presupuesto del proyecto por entregables (y luego por subtareas). Plantilla de entregables del proyecto de ClickUp incluye campos personalizados para el presupuesto, el presupuesto restante y los gastos realizados hasta el momento.
Ofrece seis vistas -incluidas una vista Gantt y una Lista de presupuestos de proyectos- y una automatización que publicará un comentario cuando cambie cualquier campo personalizado de un jefe de equipo o gestor de proyectos.
En otras palabras, esta plantilla es un gestor de presupuestos preparado para agencias. Gestionar presupuestos será pan comido con esta plantilla a tu lado.
Descargar esta plantilla
4. Plantilla ClickUp de solicitud y aprobación de proyectos
Esta plantilla de ClickUp ayuda a desglosar el proceso de aprobación en fases específicas
Si desea un rastreador más avanzado y detallado que la plantilla de Entregables del proyecto, diríjase a Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp .
- Viene con vistas Gantt, Kanban y Lista predefinidas para que pueda organizar su lista de tareas pendientes y ver su cronograma de un vistazo.
- La Lista preconstruida sólo requiere que añadas detalles, por lo que no estás construyendo tu proyecto desde cero.
- Hay seisCampos personalizados en ClickUpincluyendo presupuesto, gastado y presupuesto restante.
Puede establecer fechas límite y prioridades, lo que puede ayudar a orientar los ajustes presupuestarios en caso de que sean necesarios.
Descargar esta plantilla
5. Plantilla ClickUp de gestión de proyectos
Obtenga una vista de nivel superior de todo su presupuesto y gestiónelo todo con esta plantilla ClickUp
Si tiene que gestionar muchos presupuestos de proyectos, utilice
Plantilla de gestión de costes de proyectos de ClickUp
para tener una vista general de todo. Esta plantilla viene con seis estados (para cubrir todo, desde nuevos proyectos hasta presupuestos en evolución y proyectos completados) y seis vistas:
- Lista de proyectos
- Tabla de costes del proyecto
- Tablero del proceso de aprobación
- Guía de inicio
- Calendario
- Formulario de solicitud de costes del proyecto
Se trata de la plantilla de gestión de proyectos por excelencia, con la que podrás organizarte a las mil maravillas.
Descargar esta plantilla
Gestión de presupuestos de proyectos: Buenas prácticas para el éxito
Una vez entregado todo y pagadas todas las facturas, es hora de revisar el presupuesto y tomar nota de los cambios realizados durante el proyecto. Puede esperar que las lecciones que aprenda se apliquen a proyectos similares en el futuro.
Ya hemos hablado de cómo cada presupuesto cuenta la historia del trabajo de tu equipo. Uno claro y detallado te ayuda a recordar los pormenores de un proyecto aunque no llegues a revisarlo de inmediato.
Podrás ver los elementos que añadiste a posteriori, las tareas del proyecto que requirieron más recursos de los previstos y los ajustes que hiciste a mitad de camino para mantener a todo el mundo dentro del presupuesto. Crea un documento (o utiliza
Plantilla Post Mortem de proyectos de ClickUp
) para hacer un seguimiento de tus impresiones.
Revise esta información antes de empezar cada presupuesto para no cometer el mismo error dos veces. El éxito de la gestión de proyectos significa el éxito del proyecto... así que tómese su tiempo para crear un proceso de presupuestación de proyectos minucioso y bien pensado.
Combine sus conocimientos con nuestras magníficas herramientas en múltiples precios convenientes construir presupuestos que lleven a proyectos correctos. Empiece a utilizar ClickUp ¡Hoy!