Ya sea para solicitar el reembolso de gastos o gestionar el presupuesto de un proyecto, los informes de gastos son fundamentales en cualquier tipo de empresa.
Aun así, redactarlos no es precisamente divertido.
De hecho, puede ser un proceso tedioso y que requiere mucho tiempo, especialmente si los crea desde cero cada vez. Por suerte, existe una solución fácil y gratuita a la que puede recurrir cualquier equipo.
Las plantillas de informes de gastos agilizan y facilitan el proceso de presentación de informes de gastos, y evitan errores gracias a sus esquemas profesionales predefinidos. Además, puede acceder a un número de plantillas personalizables y detalladas gratis.
Para celebrar las plantillas de informes de gastos, vamos a hablar de las principales cualidades que debe buscar en su próxima plantilla de informe de gastos y acceder a 10 de nuestros favoritos para Excel, Hojas de cálculo de Google y ClickUp. Exploraremos sus mejores funciones y le mostraremos cómo sacarles el máximo partido a tiempo para su próximo gran gasto. ?
¿Qué es una plantilla de informe de gastos?
⭐ Plantilla destacada
¿Te ahogas entre recibos y hojas de cálculo desordenadas? Simplifica el seguimiento de tus gastos con la plantilla gratuita para informes de gastos de ClickUp: se acabó el caos, ahora todo es claridad.
Un informe de gastos es un documento que utilizan las empresas para realizar el seguimiento de los gastos. Una plantilla de informe de gastos es un formulario predefinido que facilita el proceso de creación de informes de la empresa. ?️
Los informes de gastos se crean con mayor frecuencia cuando un empleado incurre en gastos en nombre de la empresa. En ellos se especifica el coste de cada elemento o servicio para garantizar un reembolso preciso. ¡Pero también pueden servir para otros fines! Muchos equipos utilizan los informes de gastos para presentar declaraciones de impuestos, evaluar el impacto de los proyectos o simplemente controlar el presupuesto.
Algunas de las ventajas de utilizar una plantilla de informe de gastos son:
- Eficiencia: como solo tienes que introducir los valores de cada nuevo gasto, puedes crear informes de forma rápida y eficiente.
- Resultados profesionales: la plantilla se encarga de todo, así que solo tendrá que preocuparse por los números. Podrá elegir la plantilla de informe de gastos que mejor se adapte a su marca y al nivel de formalidad que prefiera su empresa.
- Directrices: Si nunca ha redactado un informe de gastos, una plantilla le garantizará que no olvide ninguna información importante.
- Mejora de la comunicación: con un informe de gastos detallado, los revisores y otras partes interesadas obtienen una visión clara de dónde se destina realmente el presupuesto aprobado.
- Funciones adicionales: las plantillas digitales tienen varias funciones de incrustación, integraciones y características para añadir recibos y otros archivos multimedia útiles como adjuntos a sus informes.
Qué buscar en una plantilla de informe de gastos
Una plantilla de informe de gastos de alta calidad debe...
- Ten un esquema claro: debe ser limpio, organizado y fácil de leer.
- Incluye todas las secciones necesarias: debe proporcionar suficiente espacio y secciones para añadir todos los detalles importantes.
- Proporcione instrucciones suficientes: es necesario definir con precisión dónde va su información y qué archivos son adjuntos.
- Permita cierta flexibilidad: debe poder personalizar la plantilla para reflejar sus prácticas, políticas y marca.
- Acceda desde múltiples dispositivos: podrá realizar la edición de la plantilla sobre la marcha desde su ordenador portátil o teléfono móvil.
- Mejore la colaboración en el equipo : ya sea a través de comentarios o del uso compartido de archivos, una plantilla de alta calidad debe permitirle comunicarse con sus compañeros de trabajo.
10 plantillas de informes de gastos para usar
La elaboración de informes de gastos es sencilla cuando se cuenta con la plantilla adecuada que le sirva de guía. Con un marco bien estructurado y categorías predefinidas, puede documentar sus gastos y asegurarse de que todas las cuentas estén perfectamente equilibradas.
¿Necesita ayuda para encontrar una? Nosotros le ayudamos.
Siga con nosotros mientras desglosamos las 10 mejores plantillas de informes de gastos para ClickUp, Excel, Word y Hojas de cálculo de Google.
Y lo mejor de todo es que son gratuitas. Así podrás gestionar los gastos de tu empresa sin arruinarte. ?
1. Plantilla de informe de gastos de ClickUp
Empecemos con algo sencillo pero eficaz. La plantilla de informe de gastos de ClickUp recoge toda la información clave de cualquier gasto en un diseño limpio y colorido. ?
Esta plantilla, fácil de usar para principiantes, se ha creado en ClickUp Docs, la herramienta de edición de documentos dinámica e integrada de ClickUp, diferente a cualquier otra que hayas utilizado antes. En este documento ya preparado, encontrarás formatos, tiras y estilos preestablecidos para que el proceso de completar y compartir tus informes de gastos sea más fácil que nunca.
Con secciones detalladas para definir el miembro involucrado, el presupuesto, los gastos y mucho más, esta plantilla tiene todo lo que necesitas para documentar adecuadamente todos los gastos relacionados con cualquier equipo o proyecto. La sección Desglose de gastos incluye una tabla en la que puedes crear una lista con todos los gastos junto con la fecha, la descripción y las subcategorías, como comida y viajes.
Después de enumerar los gastos comerciales y calcular la suma total, el remitente puede añadir fotos de sus recibos y describirlos directamente en la plantilla. Una vez que haya llegado al final de la plantilla, verá un espacio final para que los revisores aprueben y firmen el informe. Además, al igual que con cualquier plantilla de ClickUp, puede personalizar todas y cada una de las partes del documento para que se adapte a su marca y sus procesos.
2. Plantilla de informe de gastos mensual de ClickUp
La plantilla de informe de gastos mensual de ClickUp tiene muchas similitudes con la plantilla anterior de ClickUp Documento, pero está diseñada para gestionar los gastos relacionados con el trabajo de un empleado a lo largo de un mes, lo que proporciona una solución práctica para la elaboración de informes periódicos y sistemáticos.
En la parte superior de esta plantilla, verá secciones designadas para añadir el logotipo, el nombre y la información de contacto de su empresa. Más abajo en la página, verá secciones para definir el propósito y el período de gasto. A continuación, el remitente puede indicar su nombre, posición, ID, número de la Seguridad Social y otros datos en la sección Información del empleado para garantizar el reembolso adecuado.
Hay dos tablas en las que pueden enumerar sus gastos. La primera es un resumen general con los costes totales de cada categoría, incluyendo transporte, alojamiento y comida. La segunda y última tabla le permite detallar y desglosar los gastos con mayor precisión. Si el gasto está relacionado con una cuenta de empresa determinada, tendrá espacio para especificarlo en esta sección.
3. Plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp
Si organizas viajes de empresa con frecuencia, la plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp te facilitará considerablemente el proceso con un documento con formato predefinido para controlar los gastos relacionados con los viajes de cada empleado. ?
Esta plantilla completa consta de ocho páginas en total. La primera página, que es la principal, contiene información básica sobre la organización, el remitente y el destinatario. Las cinco páginas siguientes representan diferentes tipos de gastos, entre los que se incluyen:
- Alojamiento
- Transporte y combustible
- Comidas
- Entretenimiento
- Varios
Cada página contiene tablas para crear una lista de todos los costes y proporcionar detalles sobre cada transacción. Desde allí, el empleado puede navegar a la subpágina Archivos adjuntos de recibos predefinida para justificar sus gastos con la documentación adecuada.
Por último, en la página Resumen de gastos del viaje , encontrará la lista definitiva de gastos por tipo y el importe total del reembolso que se le debe a su empleado.
Para una experiencia aún más fluida, utilice la tabla de contenido situada en la parte izquierda del documento. Utilice el interruptor de la tabla de contenido fija para mostrar el contenido de la página a la derecha.
4. Plantilla de gastos y informes empresariales de ClickUp
Aunque las plantillas de estilo Doc son sin duda las más populares entre las plantillas de informes de gastos, ¡no son la única forma de crear uno! Veamos cómo puedes organizar gastos y presupuestos más complejos utilizando la plantilla de gastos y informes empresariales de ClickUp. Esta plantilla a nivel de lista incluye un montón de funciones listas para usar, como Campos personalizados, tareas predefinidas y múltiples vistas que te ayudarán a gestionar tus informes de gastos desde todos los ángulos.
Recopile y almacene datos de forma ordenada en su entorno de trabajo mientras obtiene información valiosa sobre los hábitos de gasto de su empresa o equipo utilizando esta plantilla personalizable. Esta plantilla incluye diferentes recursos para gestionar los gastos desde su recepción hasta su cumplimiento, entre los que se incluyen:
- Vista de formulario: un formulario de registro de gastos que puede compartir con los empleados a través de una sencilla URL para recopilar información sobre sus gastos. Una vez completado el envío crea automáticamente una tarea.
- Vista Lista: una lista maestra interactiva de gastos, organizada por tipo de gasto de forma predeterminada, por defecto. Puede encontrar la información esencial sobre cada gasto en las columnas de la derecha.
- Vista Tablero: un tablero de gastos estilo Kanban organizado por estado. Arrastra y suelta tareas por el tablero para cambiar su estado mientras se aprueban.
- Docs: un documento de informe de gastos empresariales similar a las plantillas anteriores que se encuentran en la lista.
Puede personalizar todos los aspectos de esta plantilla para que se adapte a los pasos de su proceso, aplicar filtros y cambiar los criterios de agrupación u ordenación.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de propuestas presupuestarias!
5. Plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp
Aunque las vistas múltiples, los campos personalizados y los estados de tareas personalizables parecen impresionantes para cualquier informe de gastos, es posible que su pequeña empresa no necesite todas esas funciones adicionales para mantener su eficiencia. La siguiente plantilla lo entiende y mantiene las cosas breves y sencillas para facilitar la elaboración de informes precisos y puntuales. ?
Esta plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp es una herramienta muy útil diseñada precisamente para ese fin. Es fácil de usar para todo el mundo, incluso si eres nuevo en ClickUp o no tienes muchos conocimientos tecnológicos.
Otra plantilla de estilo Doc, este recurso comparte una estructura familiar. Comienza con el nombre de la empresa, el logotipo y la Descripción general del informante, una sección dedicada a la información del remitente. En la sección Detalles de los gastos, desglosará cada gasto, cuándo se produjo y cuánto le costó a la empresa.
Después de la sección designada para los recibos, viene el segmento de autorización final. La persona que apruebe la transacción rellenará estas áreas y proporcionará su nombre, fecha, firma y más.
6. Plantilla de gestión financiera e informe de gastos de ClickUp
La plantilla de gestión financiera de ClickUp es tu ventanilla única para todo lo relacionado con las finanzas. Centraliza los datos financieros y proporciona un fácil acceso a la información crítica y a la documentación de los proyectos en un espacio organizado dentro de la plataforma. También te permite asignar tareas y realizar un seguimiento de su progreso mediante múltiples vistas, campos personalizados y estados de tareas personalizados.
En esta plantilla de nivel Space, encontrará carpetas separadas para organizar los gastos relacionados con las ventas, los gastos y los productos y servicios. Dentro de cada carpeta, encontrará listas separadas con múltiples vistas para los reembolsos relacionados, un calendario de pagos, listas de precios y mucho más.
Esta plantilla también incluye cuatro automatizaciones predefinidas para eliminar el trabajo tedioso asociado al proceso de reembolso. Por ejemplo, cuando cambia un campo personalizado, el estado de la tarea se actualiza automáticamente. También puede introducir automatizaciones personalizadas para adaptarse a su flujo de trabajo específico y a las dependencias de las tareas.
? Más información: ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo y cómo implementarla con ClickUp?
7. Plantilla de lista de gastos de viaje en Excel de Vertex42
Si prefiere seguir utilizando sus hojas de cálculo de toda la vida, ¡tenemos lo que necesita! Esta plantilla de informe de gastos de viaje en Excel es una opción fiable y familiar para gestionar los gastos relacionados con los viajes. ?️
Empezando por el periodo de elaboración de informes, introduce toda la información necesaria en las celdas designadas, como el propósito, el nombre y el departamento. Las siguientes secciones muestran la lista de todas las fechas de viaje y el importe de cada categoría de gastos por día. También hay una sección dedicada al desglose de los gastos.
No olvide adjuntar los recibos como prueba, ya que la plantilla no tiene una sección para ellos. ?
Al tratarse de un documento de Excel, esta plantilla no ofrece compatibilidad con la colaboración en tiempo real ni el acceso móvil. Mientras que ClickUp ofrece una plataforma unificada que va más allá del seguimiento de gastos, Excel es una herramienta de hojas de cálculo independiente.
8. Plantilla de informe de gastos anual en Word de ExcelTemplates
En un año pueden pasar muchas cosas: viajes de negocios, cenas con clientes, eventos de team building... ?
Un sistema sólido de seguimiento de gastos anuales es fundamental si quieres tener una visión clara y detallada de dónde van tus gastos anuales.
Para eso sirve precisamente la plantilla de informe de gastos anual para Word. Es una herramienta sencilla pero muy valiosa para llevar un registro preciso de los gastos anuales.
Al igual que en cualquier documento de Word, escriba y formatee el texto que desee. En primer lugar, indique su nombre, título, ID y departamento en la parte superior. Calcule sus gastos para cada mes del año y, a continuación, súmelos por trimestres. Introduzca los números en la tabla proporcionada, clasificándolos por tipo de gasto.
Para cualquier comentario especial o aclaración, consulte la sección Comentarios adicionales. Termine con el nombre, la fecha y la firma del aprobador para validar el documento. ✒️
Si aún prefiere utilizar Word, esta plantilla básica de informe de gastos le servirá. Sin embargo, dado que fue diseñado principalmente para la edición de texto, este programa ofrece una funcionalidad limitada en comparación con Excel y ClickUp.
9. Plantilla de informe de gastos de empleados en Excel de ExcelTemplates
La plantilla de informe de gastos de empleados para Excel es una forma sencilla de documentar, clasificar y analizar sus ingresos y gastos mensuales. ?
Está diseñada principalmente para uso personal. Incluye categorías de gastos como vivienda y servicios públicos, que normalmente no cubre la empresa. No obstante, gracias a su flexibilidad, puede adaptar la plantilla a diversos contextos relacionados con los negocios. Su texto de marcador de posición ofrece un buen punto de partida para crear su propio contenido.
En la pestaña de resumen principal, el empleado debe crear una lista de sus fuentes de ingresos en la sección verde y de sus gastos en la sección azul. Las columnas representan los meses. La plantilla también cuenta con pestañas separadas para cada mes, lo que le permite profundizar más. Cada categoría de ingresos o gastos puede tener varias subcategorías.
10. Plantilla de informe de gastos en Hojas de cálculo de Google
A estas alturas, todo el mundo sabe para qué sirve una plantilla de informe de gastos. Así que vayamos al grano: ¿qué hace que esta sencilla plantilla de informe de gastos para Hojas de cálculo de Google sea única?
Para empezar, es posiblemente la plantilla de informe de gastos semanal más detallada de esta lista. Ofrece numerosos ejemplos para cada categoría, lo que le permite detallar con precisión los gastos semanales. Gracias a las fórmulas predefinidas, todas las sumas se calculan automáticamente. No solo ahorrará tiempo y esfuerzo, sino que también evitará hacer cálculos matemáticos, ¡lo cual siempre es una ventaja! ?
Al igual que ClickUp, las Hojas de cálculo de Google son una plataforma basada en la nube que guarda automáticamente su progreso y lo almacena de forma segura en línea en la nube. Puede acceder al documento desde cualquier dispositivo e incluso realizar la edición del informe con otras personas en tiempo real.
Las 10 mejores plantillas de gastos: panorámica
Sabemos que estás muy ocupado, por lo que hemos resumido los puntos clave para ti en la siguiente tabla:
| Plantilla | Qué ofrece |
| Plantilla de informe de gastos de ClickUp | Simplifica el seguimiento de los gastos con un diseño limpio y llamativo. |
| Plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp | Le ayuda en la elaboración de informes sobre los gastos de su empresa mensualmente. |
| Plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp | Garantiza el reembolso justo a cada empleado de su organización. |
| Plantilla de gastos y informes empresariales de ClickUp | Proporciona un marco completo para gestionar los gastos y el trabajo relacionado. |
| Plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp | Ofrece a las pequeñas empresas una forma sencilla de documentar los gastos relacionados con la empresa. |
| Plantilla de gestión financiera de ClickUp | Centraliza toda tu información financiera, lo que te permite gestionarla con facilidad. |
| Plantilla de informe de gastos de viaje en Excel de Vertex42 | Le permite registrar los gastos de viajes de negocios en forma de hoja de cálculo. |
| Plantilla de informe de gastos anual en Word de ExcelTemplates | Facilita la creación de informes de gastos de fin de año, independientemente de la cantidad de datos. |
| Plantilla de informe de gastos de empleados en Excel de ExcelTemplates | Permite a los empleados documentar fácilmente sus ingresos y gastos mensuales. |
| Plantilla de informe de gastos en Hojas de cálculo de Google | Almacena todo tu trabajo en la nube y te permite crear informes de gastos de forma colaborativa. |
Incorporar estas plantillas a su flujo de trabajo también garantiza un proceso de cierre de proyectos sin complicaciones. Le permite cerrar los registros financieros y las aprobaciones de forma rápida y precisa. ?
Simplifique el seguimiento de gastos con las plantillas de ClickUp.
Aproveche las numerosas ventajas que ofrecen estas plantillas de informes de gastos. Documente todos sus gastos y otros datos financieros en un solo lugar, analícelos y obtenga una panorámica sistemática de la situación financiera de su empresa.
Para comprender completamente los gastos relacionados con tu empresa y tus proyectos, no te equivocarás con ninguna de las plantillas de informes de gastos de ClickUp. No solo tendrás acceso a un montón de funciones completas y dinámicas sin ningún coste, sino que podrás sacar mucho más partido a tu plantilla con más de 1000 integraciones y una amplia biblioteca de plantillas para cualquier caso de uso.
Regístrese hoy mismo en ClickUp para llevar la elaboración de informes de gastos a nuevas cotas. ⛰️