lista de comprobación de 9 puntos de gestión de proyectos para directivos

En ClickUp, todo gira en torno a los procesos y la productividad.

Como gestores de proyectos, sabemos que también son dos de sus metas.

Para ayudarle con sus planificación del proyecto puede utilizar esta lista de control para cada parte del proceso. Utilícela con equipos de proyecto o compártala con otros PM de su organización.

Incluso puede añadir una lista de control como esta a ClickUp (más sobre esto en un segundo).

Como la gestor de proyectos sus responsabilidades incluyen tener un plan para elaborar el plan del proyecto .

En primer lugar, he aquí lo esencial para cualquier plan perfecto gestión de proyectos lista de control.

Lista de control para la gestión de proyectos

• Establecer la visión, las metas y los objetivos
• Reúnase con las partes interesadas y otros gestores de proyectos para presentar unapropuesta de proyecto* Reunir especificaciones y requisitos para el equipo del proyecto
• Realice lapropuesta de empresa* Elabore el presupuesto del proyecto
• Asigne sus recursos
• Crear un calendario
• Ajuste susplan de comunicación Supervise su progreso ## *1. Ajuste la Visión, las Metas y los Objetivos

Uno de los fundamentos de la gestión de proyectos es el ajuste metas y objetivos para su proyecto.

Con sus metas y objetivos, intente responder a estas dos preguntas de alto nivel:

• ¿Qué estás tratando de hacer?
• ¿Qué problema está resolviendo?

Estas preguntas te ayudarán a definir el proyecto

/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/46421/resultados-del-proyecto/ entregables /%href/

y determine cómo resuelven el problema que desea solucionar.

Ajuste de metas alcanzables como gestor de proyectos

El ajuste de metas alcanzables es parte integrante de los procesos de alta dirección. Muchos equipos emplean el uso de Metas SMART .

• Específicos
• Medibles
• Alcanzable
• Realista
• Limitado en el tiempo.

Con ClickUp, los gestores de proyectos pueden utilizar Metas para fijar objetivos para todo su equipo y, a continuación, establecer metas como tareas que deben completar.

A partir de ahí, también puede establecer un declaración de visión y determinar el esfuerzo que requiere el equipo para que las partes interesadas y los trabajadores estén a bordo para completarlo. Las metas también ayudan a que todos entiendan lo que puede hacer el proyecto. Incluya puntos como:

• ¿Cuál es el caso de negocio y cómo ayuda este proyecto a los objetivos generales de la empresa?
• ¿Cuál es el beneficio del proyecto?
• ¿Cuáles son los recursos necesarios?

Puede elaborarse una lista de control de la gestión de proyectos que ayude a alcanzar los hitos y los objetivos metas del proyecto .

más información Metas en ClickUp .

Metas ClickUp

Bonus: Gestión de proyectos web

2. Reunión con las partes interesadas y otros gestores de proyectos

Se trata de las personas personalmente implicadas en el progreso y los resultados finales del proyecto. Tienen expectativas en cuanto a los métodos de planificación del proyecto y a usted, como gestor del proyecto, le corresponde cumplirlas. Una vez más, una lista de control de gestión de proyectos viene al rescate Partes interesadas del proyecto pueden ser:

• Clientes
• Proveedores
• Dirección interna
• Responsables de otros departamentos
• Colaboradores individuales del proyecto

**Más información

Más información https://clickup.com/es-ES/blog/37143/terminos-de-gestion-de-proyectos/ Términos de gestión de proyectos **Términos de gestión de proyectos

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3. Reunir especificaciones y requisitos para el equipo del proyecto

El siguiente paso de la lista de control para la gestión de proyectos es reunir las especificaciones y requisitos del proyecto. Esto dependerá del tipo de proyecto en el que esté trabajando.

En general, las especificaciones y los requisitos deben incluir algunos criterios orientados a los resultados:

• Factores de éxito del proyecto (¿cómo sabe si la construcción ha sido satisfactoria?)
• Factores de fracaso del proyecto (¿cómo saber si la compilación ha sido insatisfactoria?)
• Especificaciones de la prueba (por ejemplo, cómo se administrará)
• (elaboración de) informes sobre la prueba y los factores de intento correctos.

4. Hacer el plan del proyecto

Has terminado tu investigación, comprender los requisitos y ya está listo para hacer un plan de trabajo .

Su inclinación natural puede ser saltar directamente a hacer un cronograma y programar las tareas.

Pero antes de crear el calendario del proyecto, hay que tener en cuenta qué pasos concretos hay que terminar.

Desde escribir el código hasta pedir las piezas o crear la señalización, las partes y piezas variarán en función de su proyecto específico. No hay dos listas de control de gestión de proyectos iguales, y este paso es crucial para usted y para el intento correcto de su proyecto.

No se olvide de la gestión de riesgos y cómo gestionará cualquier problema o solicitudes de cambio que surjan. También querrá definir el alcance del proyecto en tu plan de gestión de proyectos para que nada se salga de lo previsto. Siempre habrá sorpresas, pero siempre que se comprometa con la comunicación del proyecto, ejecución del proyecto y utilizan la herramienta de gestión de proyectos ClickUp, ¡usted y su equipo de proyecto estarán listos para el intento correcto!

Consideración de las dependencias al planificar un proyecto

Para este elemento de (la) lista de control, tenga en cuenta también las dependencias: qué tareas deben completarse antes de que puedan comenzar otras. Ordene sus tareas y ajuste las dependencias de las tareas para gestionar los hitos y ahorrar tiempo.

En ClickUp, cree una Carpeta para su proyecto y luego inicie una Lista de las diferentes partes. Tal vez tenga diferentes Listas basadas en los lenguajes de código utilizados. Puede que tenga una para el front-end y otra para el back-end. El diseño y la redacción también funcionan Sea cual sea el grupo de tareas que tengas, una Lista puede ayudarte a mantenerlo unido.

A continuación, cree tareas individuales para cada uno de los elementos que deben terminarse. No ajuste las fechas límite Pero puede añadir cualquier detalle o archivo relevante. ClickUp proporciona un editor de texto enriquecido para ayudarte a enfatizar ciertos puntos, copiar código o incluso citar secciones con cursiva.

5. Crear el presupuesto del proyecto

Una vez que haya terminado con el plan del proyecto ha llegado el momento de lo esencial: el presupuesto.

Se trata de una estimación temporal de lo que costará el proyecto.

Esperemos que los interesados te hayan dado algún tipo de número con el que trabajar.

Pero un consejo: no lo mires.

Piensa en lo que te costaría terminar el proyecto lo mejor posible y dentro de su alcance, y luego reflexiona sobre el número.

Así sabrás qué recortar y qué mantener. Empieza con la estimación grande y luego ve bajando hasta una iteración más específica.

Costes directos e indirectos

Cada presupuesto tendrá costes directos e indirectos.

Los costes directos incluyen la mano de obra, el hardware, software de gestión de proyectos y cualquier coste relacionado con la investigación (como viajes o grupos de discusión).

Puede que no sea necesario tener en cuenta los costes indirectos (dependiendo del proyecto). Tienen ramificaciones que van más allá del proyecto, como el alquiler de espacio o material de oficina. También podrían utilizarse y beneficiar a otros proyectos.

En Función Campos personalizados de ClickUp puede crear columnas de tareas exclusivas para gestionar su presupuesto o cualquier otro valor numérico.

Incluso puede determinar todos los costes, calcular sus campos de presupuesto en informes para encontrar su suma, media o intervalo. Esta es la manera perfecta de gestionar los costes y obtener una perspectiva de la eficiencia general de su proyecto para que pueda crear un plan de recursos para su proyecto.

6. Asigne sus recursos

¿Quién trabajará en qué?

Esta es la parte en la que empiezas a asignar trabajo o asignar tareas a miembros concretos del equipo. Piensa en las habilidades de cada persona, su experiencia previa y sus roles y responsabilidades dentro de la empresa.

Muchas veces, es un hecho que un determinado miembro del equipo trabajará en un proyecto. Otras veces, puede que esté creando un equipo especializado en el que cada uno de estos factores será más importante.

Asignación de recursos y equipos

Además del personal, puede que tenga que pensar en los horarios y el equipo. ¿Necesita pedir más piezas? ¿Cuál es su inventario actual y ¿es suficiente para terminar el trabajo? ¿Qué software adicional necesita?

Estas consideraciones forman parte de

/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/8919/asignacion-de-recursos/ asignación de recursos /%href/

. Te encargas de alinear los horarios con el número de personas que tienes.

Puede significar pedir contrataciones adicionales o contratar a otros proveedores para terminar el proyecto a tiempo.

7. Crear un calendario

Una vez determinadas las tareas pendientes y los recursos necesarios para llevarlas a cabo, puede crear un calendario y un cronograma para sus proyectos.

Esto implica estimar la cantidad de tiempo que llevará cada tarea y, a continuación, trazarlas para obtener una fecha de finalización del proyecto razonablemente estimada.

Puede que quieras pedir a colaboradores específicos que calculen el tiempo por ti, o revisar el calendario del proyecto una vez que tengas algunas estimaciones.

En ClickUp, tiene muchas opciones para el tiempo y los horarios:

• Ajuste de las fechas de inicio y vencimiento
• Lista del tiempo estimado
• /%href/ https://clickup.com/project-time-tracking** Utilice el control de tiempo nativo o la integración que prefiera /%href/
• %href/* https://clickup.com/features/dependencies Ajuste de dependencias /%href/
• Vista en un Calendario o (diagrama de) Gantt

8. Ajuste su plan de comunicación

En este plan, creará hitos del proyecto para realizar comprobaciones y actualizaciones. Esto puede hacerse mediante reuniones diarias, como en la gestión ágil de proyectos, reuniones semanales o reuniones de seguimiento reuniones de lanzamiento del proyecto .

Piense también en cómo mantendrá informados de forma clara a los interesados, los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas, ya que es probable que estén trabajando en varios proyectos a la vez.

Bonus: Echa un vistazo a nuestro top **10 plantillas de inicio de proyecto para reuniones Parte del plan de comunicación consistirá en cómo cada una de las fases del proyecto .

ClickUp permite adjuntar archivos, conectarse a Google Drive/Dropbox e incluso incrustar hojas de cálculo u otros documentos directamente dentro de ClickUp. ClickUp puede ser la app que sustituya a todas ellas para la gestión documental, eliminando las fricciones de otras herramientas.

Comunicación con conversaciones en ClickUp

Las conversaciones en ClickUp mejoran su capacidad de comunicación. Añada una conversación a una carpeta o lista y mencione a su colega o a un miembro del equipo del proyecto. Aparecerá una notificación en su sección de notificaciones y podrá responder allí mismo. Las conversaciones son ideales para hacer preguntas rápidas.

También puedes considerar las presentaciones formales como actualizaciones.

Asegúrate de planificar bien tus proyectos, utiliza estas herramientas plantillas de planificación de proyectos como punto de partida, y asegúrese de contar tanto con un plan de comunicación como con un plan de acción registro de riesgos antes de empezar con la lista de control de su proyecto.

Recuerde: El éxito de un proyecto comienza con una visión del mismo en la que todas las partes interesadas estén firmemente comprometidas y comprendan los objetivos estructura de desglose del trabajo ( EDT ), los indicadores clave de rendimiento (KPI) y el cronograma del proyecto.

más información sobre la eficacia de los proyectos comunicación en equipo &

comunicación en equipo https://clickup.com/es-ES/blog/62545/estructura-del-proyecto-software/ herramientas de estructura de desglose del trabajo /%href/

.

9. Controle su progreso

¿Va por el buen camino?

¿Ha cumplido el plazo?

Estas preguntas son importantes al iniciar el proyecto. Piense en los resultados que necesita y aplíquelos al calendario del proyecto. Además, tenga en cuenta lecciones aprendidas sobre proyectos anteriores que haya gestionado, y asegúrese de que su equipo dispone de toda la información pertinente sobre el proyecto. Cuantos más detalles pueda facilitar por adelantado, mejor

Existen varias formas de supervisar el progreso de su proyecto en ClickUp.

Los gráficos de) Gantt en ClickUp le darán una visión general de los proyectos que van por buen camino, los que están atrasados y el Ruta crítica para mostrarle los elementos más importantes pendientes. Elaboración de informes en ClickUp también le mostrarán quién está trabajando en qué, cuántas tareas se han completado y mucho más.

También puede utilizar Metas en ClickUp para supervisar el progreso de su proyecto. Establezca un objetivo y, a continuación, añada una carpeta, una lista o tareas como metas. Podrá ver cuánto ha progresado.

Otra función que puede ayudarle a controlar el progreso es Carteras . Esta función te permite obtener una panorámica de alto nivel de lo que está ocurriendo en tu Teams al permitirte enlazar listas seleccionadas en un lugar cohesionado. Puedes personalizar las vistas de tus Portfolios, e incluso compartirlas con otros para que todo el mundo esté en la misma página a medida que avanza el calendario de tu proyecto.

Ventajas ***Ejemplos de gestión de proyectos*

Conclusión

Ahora que hemos repasado los nueve pasos críticos de una lista de control de gestión de proyectos, hay otra función muy útil de la herramienta de gestión de proyectos que le puede ayudar.

Sí, le hemos mostrado cómo ClickUp puede ayudarle -desde las fechas límite hasta la elaboración de informes sobre el progreso y el rendimiento del proyecto-, pero también hay otra parte del proceso.

Puede crear un archivo lista de control de tareas en ClickUp que incluye cada parte de este proceso. Cada vez que desee iniciar un proyecto, puede tener una lista de control guardada que le ayude a realizar cada paso.

Es un plan para empezar proyectos.

Aquí tienes uno que he creado para esto:

Para hacerlo aún más fácil, puede guardar plantillas de listas de control como plantilla de gestión de proyectos y vuelva a cargarlas cuando esté listo para utilizarlas en su próximo proyecto.

ClickUp simplifica la planificación de proyectos y aumenta la productividad de los gestores de proyectos.

Lleve todo su trabajo a un solo lugar y empiece a ahorrar un día a la semana con ClickUp ¡!