lista de comprobación de 9 puntos de gestión de proyectos para directivos

En ClickUp, nos centramos en los procesos y la productividad.

Como gestores de proyectos, sabemos que esos son también dos de sus metas.

Para ayudarle con la planificación de proyectos, puede utilizar esta lista de control para cada parte del proceso. Úsela con los equipos de proyecto o realice un uso compartido con otros gestores de proyectos de su organización.

Incluso puede añadir una lista de control como esta a ClickUp (más información al respecto en un momento).

Como gestor de proyectos, entre sus responsabilidades se incluye tener un plan para elaborar el plan del proyecto.

En primer lugar, estos son los elementos esenciales de cualquier lista de control perfecta para la gestión de proyectos.

Lista de control para la gestión de proyectos

1. Ajuste la visión, las metas y los objetivos

Uno de los fundamentos de la gestión de proyectos es establecer metas y objetivos para su proyecto.

Con tus metas y objetivos, intenta responder a estas dos preguntas generales:

Estas preguntas le ayudarán a definir los resultados del proyecto y a determinar cómo resuelven el problema que desea solucionar.

Establecer metas alcanzables como gestor de proyectos

Establecer metas alcanzables es una parte integral de los procesos de alta dirección. Muchos equipos emplean el uso de metas SMART.

Con ClickUp, los gestores de proyectos pueden utilizar Metas para establecer metas para todo su equipo y, a continuación, fijar objetivos como tareas que deben completar.

A partir de ahí, también puede establecer una declaración de visión y determinar el esfuerzo que debe realizar el equipo para que las partes interesadas y los trabajadores se comprometan a completarlo. Las metas también ayudan a todos a comprender lo que el proyecto puede lograr. Incluya puntos como:

Se puede implementar una lista de control para la gestión de proyectos con el fin de ayudar a alcanzar los hitos y las metas del proyecto.

Más información sobre Metas en ClickUp .

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2. Realice una reunión con las partes interesadas y otros gestores de proyectos.

Estas son las personas que se han involucrado personalmente en el progreso y los resultados finales del proyecto. Tienen expectativas respecto a los métodos de planificación del proyecto y es su trabajo como gestor de proyectos cumplirlas. Una vez más, ¡una lista de control para la gestión de proyectos viene al rescate!

Las partes interesadas en el proyecto podrían incluir:

¡Más información sobre términos relacionados con la gestión de proyectos!

3. Recopile las especificaciones y los requisitos para el equipo del proyecto.

El siguiente paso en su lista de control para la gestión de proyectos es recopilar las especificaciones y los requisitos de su proyecto. Esto dependerá del tipo de proyecto en el que esté trabajando.

En general, sus especificaciones y requisitos deben incluir algunos criterios orientados a los resultados:

4. Elabore el plan del proyecto

Ha terminado la investigación, comprende los requisitos y ahora está listo para elaborar un plan de trabajo.

Es posible que su inclinación natural sea pasar directamente a crear un cronograma y programar las tareas.

Pero antes de crear el calendario del proyecto, debe considerar qué pasos específicos están pendientes.

Desde escribir código hasta realizar pedidos de piezas o crear señalización, los componentes y elementos variarán en función de su proyecto específico. No hay dos listas de control de gestión de proyectos iguales, y este paso es crucial para usted y para el éxito de su proyecto.

No te olvides de la gestión de riesgos y de cómo vas a manejar cualquier problema difícil o solicitud de cambio que surja. También te conviene definir el alcance del proyecto en tu plan de gestión de proyectos para que nada se salga de los rieles. Siempre habrá sorpresas, pero mientras te comprometas con la comunicación y la ejecución del proyecto, y uses la herramienta de gestión de proyectos ClickUp, ¡tú y tu equipo de proyecto estarán listos para el éxito!

Consideración de las dependencias en la planificación de proyectos

Para este elemento de la lista de control, tenga en cuenta también las dependencias, es decir, las tareas que deben completarse antes de que puedan comenzar otras tareas. Ordene sus tareas y establezca dependencias entre ellas para gestionar los hitos y ahorrar tiempo.

En ClickUp, cree una carpeta para su proyecto y, a continuación, inicie una lista con las diferentes partes. Quizás tenga diferentes listas basadas en los lenguajes de código utilizados. Puede que tenga una para el front-end y otra para el back-end. ¡El diseño y la redacción también cuentan! Sea cual sea el grupo de tareas que tenga, una lista puede ayudarle a mantenerlo todo organizado.

A continuación, cree tareas individuales para cada uno de los elementos que deben completarse. ¡No establezca fechas límite! Pero puede añadir cualquier detalle o archivo relevante. ClickUp proporciona un editor de texto enriquecido para ayudarle a resaltar ciertos puntos, copiar código o incluso citar secciones en cursiva.

5. Cree el presupuesto del proyecto

Una vez que haya terminado con el plan del proyecto, es hora de pasar a lo esencial: el presupuesto.

Se trata de una estimación basada en el tiempo de lo que costará todo el proyecto.

Con suerte, las partes interesadas le habrán proporcionado algún tipo de número con el que trabajar.

Pero aquí va un consejo: no la mires.

Piense en lo que se necesitaría para terminar el proyecto de la mejor manera posible y dentro del alcance, y luego reflexione sobre el número.

Así sabrás qué eliminar y qué conservar. Empieza con una estimación general y ve reduciéndola hasta obtener una versión más específica.

Costes directos e indirectos

Cada presupuesto tendrá costes directos e indirectos.

Los costes directos incluyen mano de obra, hardware, software de gestión de proyectos y cualquier coste relacionado con la investigación (como viajes o grupos de discusión).

Es posible que no sea necesario tener en cuenta los costes indirectos (dependiendo del proyecto). Estos tienen ramificaciones más allá de su proyecto, como el alquiler de espacio de oficina o los suministros de oficina. Estos también podrían utilizarse y beneficiar a otros proyectos.

Con la función Campos personalizados de ClickUp, puedes crear columnas de tareas únicas para gestionar tu presupuesto o cualquier otro valor numérico.

Incluso puede determinar todos los costes, calcular sus campos presupuestarios en informes para encontrar su suma, promedio o intervalo. Esta es la forma perfecta de gestionar los costes y obtener una perspectiva de la eficiencia general de su proyecto, de modo que pueda crear un plan de recursos para su proyecto.

6. Asigne sus recursos

¿Quién realizará el trabajo en qué?

Esta es la parte en la que comienza a asignar el trabajo o las tareas a miembros específicos del equipo. Piense en las habilidades de cada persona, su experiencia previa y sus roles y responsabilidades dentro de la empresa.

Muchas veces, se da por sentado que un determinado miembro del equipo trabajará en un proyecto. Otras veces, es posible que esté creando un equipo especializado en el que cada uno de estos factores será más importante.

Asignación de recursos y equipos

Además del personal, es posible que tenga que pensar en los horarios y el equipo. ¿Necesita hacer un pedido de más piezas? ¿Cuál es su inventario actual y es suficiente para terminar el trabajo? ¿Qué software adicional necesita?

Estas consideraciones forman parte de la asignación de recursos. Usted es el responsable de ajustar los calendarios al número de personas con las que cuenta.

Esto puede significar solicitar contrataciones adicionales o contratar a otros proveedores para terminar el proyecto a tiempo.

7. Cree un calendario

Después de determinar qué tareas son pendientes y los recursos que necesita para realizarlas, puede crear un calendario y un cronograma para sus proyectos.

Esto implica estimar la cantidad de tiempo que llevará cada tarea y luego trazarlas para obtener una fecha de finalización del proyecto razonablemente estimada.

Es posible que desee que colaboradores específicos calculen la duración estimada por usted o que revise el calendario del proyecto una vez que tenga algunas estimaciones.

En ClickUp, tienes muchas opciones para el tiempo y los horarios:

8. Establezca su plan de comunicación

En este plan, creará hitos del proyecto para realizar comprobaciones y actualizaciones. Esto podría hacerse mediante reuniones diarias, como en la gestión de proyectos ágil, reuniones semanales o reuniones de inicio del proyecto.

Además, piense en cómo mantendrá informados de forma clara a los interesados, patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas, ya que es probable que estén trabajando en varios proyectos a la vez.

Bonificación: echa un vistazo a nuestras 10 mejores plantillas para reuniones de inicio de proyectos

Parte del plan de comunicación consistirá en cómo documentar cada una de las fases del proyecto.

ClickUp te permite adjuntar archivos, tener una conexión con Google Drive/Dropbox e incluso incrustar hojas de cálculo u otros documentos directamente en ClickUp. ClickUp puede ser la aplicación que sustituya a todas las demás para la gestión de documentos, eliminando la fricción de otras herramientas.

Comuníquese con Conversaciones en ClickUp

Las conversaciones en ClickUp mejoran tu capacidad de comunicación. Añade una conversación a una carpeta o lista y realiza una mención a tu compañero o miembro del equipo del proyecto. Aparecerá una notificación en su sección de notificaciones y podrán responder directamente desde allí. Las conversaciones son ideales para preguntas rápidas.

También puede considerar la posibilidad de realizar presentaciones formales como actualizaciones.

Asegúrese de planificar bien sus proyectos, utilice estas plantillas de planificación de proyectos como punto de partida y asegúrese de contar con un plan de comunicaciones y un registro de riesgos antes de comenzar con su lista de control del proyecto.

Recuerde: un proyecto exitoso comienza con una visión del proyecto en la que todas las partes interesadas estén firmemente comprometidas y comprendan la estructura de desglose del trabajo ( WBS ), los indicadores clave de rendimiento (KPI) y el cronograma del proyecto.

Más información sobre herramientas eficaces para la comunicación en equipos de proyectos y la estructura de desglose del trabajo .

9. Supervisa tu progreso

¿Va en buen seguimiento?

¿Cumpliste con el plazo?

Estas son preguntas importantes al comenzar su proyecto. Piense en los resultados que necesita y aplíquelos al calendario de su proyecto. Además, tenga en cuenta las lecciones aprendidas en proyectos anteriores que haya gestionado y asegúrese de que toda la información pertinente del proyecto esté disponible para su equipo. Cuantos más detalles pueda proporcionar por adelantado, mejor.

Hay varias formas de supervisar el progreso de tu proyecto en ClickUp.

Los diagramas de Gantt de ClickUp te ofrecerán una visión general de los proyectos que van por buen camino, los que se han retrasado y la ruta crítica para mostrarte los elementos más importantes que hay que realizar.

Los informes de ClickUp también le mostrarán quién está trabajando en qué, cuántas tareas se han completado y mucho más.

También puede utilizar Metas en ClickUp para supervisar el progreso de su proyecto. Establezca un objetivo y, a continuación, añada una carpeta, una lista o tareas como objetivos. Podrá ver cuánto ha avanzado.

Otra función que puede ayudarte a supervisar el progreso es Portfolios. Esta función te permite obtener una vista general de alto nivel de lo que está sucediendo en tu equipo, ya que te permite enlazar listas seleccionadas en un lugar cohesionado. Puedes personalizar las vistas de tu portafolio e incluso realizar un uso compartido de ellas para que todos estén al tanto de la evolución de tu proyecto.

Bonificación: Ejemplos de gestión de proyectos

Conclusión

Ahora que hemos repasado los nueve pasos fundamentales de una lista de control para la gestión de proyectos, aún queda otra útil función de la herramienta de gestión de proyectos que puede ayudarle.

Sí, le hemos mostrado cómo ClickUp puede ayudarle, desde las fechas límite hasta la elaboración de informes sobre el progreso y el rendimiento de los proyectos, pero también hay otra parte del proceso.

Puede crear una lista de control de tareas en ClickUp que incluya cada parte de este proceso. Cada vez que desee comenzar un proyecto, puede tener una lista de control guardada que le ayude a realizar cada paso.

Es un plan de proyecto para iniciar proyectos.

Aquí tienes una que he creado para ello:

Para que sea aún más fácil, puede guardar las plantillas de listas de control como plantillas de gestión de proyectos y volver a cargarlas cuando esté listo para utilizarlas en su próximo proyecto.

ClickUp hace que la planificación de proyectos sea más sencilla y productiva para los gestores de proyectos.

Reúna todo su trabajo en un solo lugar y empiece a ahorrar un día a la semana con ClickUp.