Tradicionalmente, los gestores de proyectos han buscado enfoques estratégicos que puedan adoptar para facilitar el trabajo. Cualquier enfoque que reduzca el tiempo necesario para completar un proyecto siempre se ha considerado un aspecto positivo.
El objetivo final de este tipo de enfoques siempre ha sido completar el proyecto a tiempo, reducir los costes del proyecto y eliminar gastos innecesarios.
Entre estos enfoques de gestión de proyectos, dividir el trabajo en tareas más pequeñas parece ser una técnica común que siempre ha desempeñado un rol clave en la promoción de la productividad de los proyectos. Dividir el trabajo en tareas más pequeñas lo hace más manejable y accesible.
¿Qué es una plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS)?
Una estructura de desglose del trabajo es una representación visual de los elementos jerárquicos de un proyecto con la meta final de lograr diversos resultados del proyecto. Este útil diagrama permite a los gestores de proyectos visualizar los aspectos más críticos de su proyecto mientras trabajan para alcanzar las metas deseadas.
La disponibilidad de plantillas de estructura de desglose del trabajo es un aspecto muy positivo, ya que garantiza que los gestores de proyectos no tengan que dedicar tiempo a preparar sus propias plantillas WBS. Como gestor de proyectos, puede obtener rápidamente una plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo que se adapte a los requisitos de su proyecto.
Una plantilla de estructura de desglose del trabajo es una representación jerárquica o visual de todos los pasos necesarios que debe seguir para llevar a cabo las tareas establecidas en su proyecto. Esto significa que no tendrá que dedicar tiempo a elaborar una lista con todos los hitos fundamentales necesarios para su proyecto.
6 plantillas gratuitas de estructura de desglose del trabajo en Excel, Sheets y ClickUp
No basta con aprender sobre las plantillas de estructura de desglose del trabajo. Es necesario conocer más detalles sobre las posibles plantillas de desglose del trabajo y los ejemplos que se pueden tener en cuenta para el proyecto. De esta manera, será más fácil decidir qué plantillas se deben tener en cuenta para los próximos proyectos.
A continuación, se incluyen algunas plantillas y ejemplos relacionados con la estructura de desglose del trabajo que debería tener en cuenta.
1. Plantilla de pizarra para estructura de desglose del trabajo de ClickUp
A los equipos de producto les encantará esta plantilla de pizarra de estructura de desglose del trabajo de ClickUp, que permite visualizar fácilmente el alcance de un proyecto dividiendo el trabajo en pequeños entregables. ¡Esto facilita el seguimiento de los entregables del proyecto en cada fase!
Además, nuestra función de pizarra blanca es fácil de editar, añadir o eliminar aspectos visuales para adaptarse a las necesidades específicas de tus equipos. ¡No pierdas nunca de vista todas las piezas móviles de tu próximo proyecto!
2. Plantilla de estructura de desglose del trabajo de ClickUp
La plantilla de estructura de desglose del trabajo (WBS) de ClickUp es una solución eficaz para gestionar proyectos complejos con facilidad. Con esta plantilla, puede dividir las tareas en secciones tangibles, optimizar la colaboración del equipo y realizar el seguimiento del progreso del proyecto con actualizaciones en tiempo real. Todo ello en un formato intuitivo y fácil de usar que no requiere conocimientos de código ni de software especial.
Al utilizar la plantilla WBS, se asegura de que su proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Le ayuda a definir y organizar los entregables y las metas del proyecto, mejora la comunicación del equipo, proporciona claridad en los roles y aumenta la eficiencia general de su proyecto.
3. Plantilla de presupuesto de proyecto ClickUp (con estructura de desglose del trabajo)
Con la plantilla de estructura de desglose del trabajo del presupuesto del proyecto de ClickUp, puedes mantenerte al tanto de todos los elementos variables de tu proyecto y, lo que es más importante, de tu presupuesto. Como ya sabes, realizar el seguimiento de un proyecto complejo es todo un reto.
Incluso los mejores gestores de proyectos pierden de vista elementos esenciales, pero con los presupuestos fijados, los pequeños errores pueden resultar extremadamente costosos. Afortunadamente, esta plantilla de presupuesto de proyecto (WBS) le ayuda a realizar el seguimiento de los resultados del proyecto en cada fase de una manera más manejable.
4. Plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp
Gestionar la carga de trabajo de su equipo es fundamental para determinar si tendrá éxito en su proyecto. Es importante que su equipo tenga asignadas tareas y responsabilidades en todo momento. Esto garantizará la máxima productividad de todos sus trabajadores, lo que es un logro muy positivo para cualquier organización.
Con la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp, puedes gestionar de forma eficiente la carga de trabajo de tu equipo, asignar a tu equipo según su capacidad y planificar los próximos proyectos. Esta plantilla te permite ver el trabajo asignado a cada persona, lo cual es un aspecto muy útil en cualquier gestión de proyectos.
5. Plantilla de plan de acción de ClickUp
El aspecto más crítico de la gestión de cualquier proyecto es el plan de acción. Un plan de acción es un plan detallado que describe todos los pasos y acciones necesarios para alcanzar metas específicas. Esto significa que un plan de acción contiene todos los pasos o actividades necesarios que deben realizarse para alcanzar una meta específica.
La plantilla del plan de acción es una forma eficaz de gestionar todas las actividades y roles necesarios que debe llevar a cabo en su proyecto. Es importante que mantenga su atención centrada en las metas del proyecto.
Con la plantilla de plan de acción de ClickUp, será más fácil comprender los resultados del proyecto y tomar las decisiones correctas.
6. Plantilla de Hojas de cálculo de Google y Excel WBS de Vertex42
Esta estructura de desglose del trabajo en Excel de Vertex42 es una forma estupenda de organizar proyectos complejos. Proporciona una panorámica del proyecto, lo que le permite identificar y gestionar las tareas y las dependencias de forma más eficiente.
La plantilla utiliza una estructura jerárquica, con sangrados para las subtareas, de modo que sea fácil realizar el seguimiento de lo pendiente.
3 tipos de ejemplos de estructuras de desglose del trabajo para la gestión de proyectos
Aquí es donde entra en juego la estructura de desglose del trabajo, que facilita el proceso de dividir proyectos complejos en tareas sencillas y viables. En concreto, una estructura de desglose del trabajo es una herramienta diseñada para ayudar a implementar la tarea del proyecto mediante la integración del alcance, el coste y las bases de referencia del calendario del proyecto.
El objetivo final de esta herramienta es garantizar la alineación de todos los planes del proyecto. Tradicionalmente, existen tres tipos de estructuras de desglose del trabajo:
1. Estructura de desglose del trabajo basada en entregables
En una estructura de desglose del trabajo basada en entregables, existe una relación clara entre los entregables o resultados del proyecto y el alcance del mismo. Esto significa que el trabajo que se debe realizar desempeña un rol fundamental en el registro del resultado deseado.
Por ejemplo, en la construcción de una casa, existe una relación directa entre los cimientos y la excavación. La plantilla de pizarra para el alcance del proyecto de ClickUp es una forma estupenda de dar visibilidad a todo el equipo sobre el alcance de todo el proyecto.
2. Estructura de desglose del trabajo basada en fases
En una estructura de desglose del trabajo basada en fases, no existe una relación directa entre un entregable y otro. Aunque se deben completar múltiples elementos para que el proyecto funcione según lo previsto, es esencial destacar que cada elemento no afecta al otro entregable en todo el proceso. Un proyecto se puede gestionar fácilmente por fases, con un tiempo significativo entre cada una de ellas.
3. Estructura de desglose del trabajo basada en el tiempo
A lo largo de los años, los gestores de proyectos han utilizado estructuras de desglose del trabajo basadas en el tiempo en la gestión de proyectos. Sin embargo, se ha prestado muy poca atención a este enfoque, ya que no se centra en los resultados, sino en el factor tiempo.
Sin embargo, se trata de una estructura de desglose del trabajo esencial. El equipo del proyecto puede utilizar este enfoque para planificar y detallar la fase del proyecto que se está considerando.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de estructura de desglose del trabajo?
Como ya sabe, los proyectos complejos requieren enfoques estratégicos para evitar posibles riesgos en entornos dinámicos. Por eso es esencial formular o elegir una buena plantilla de estructura de desglose del trabajo para aumentar las posibilidades de cumplir con los objetivos del proyecto. Es difícil encontrar una buena plantilla de EDT en el mercado. Sin embargo, hay algunos aspectos que hacen que una plantilla de estructura de desglose del trabajo sea buena.
Está orientada a los resultados.
Como gestor de proyectos, su objetivo final es obtener resultados positivos en su proyecto. Su éxito se basará en los resultados que registre en su proyecto. Por lo tanto, su estructura de desglose del trabajo debe ser fundamentalmente un sistema orientado a los resultados.
Esto significa que la representación visual de su proyecto debe centrarse en los resultados del proyecto, más que en las actividades específicas necesarias para alcanzar dichos resultados. Por lo general, es esencial describir los elementos utilizando sustantivos en lugar de verbos en su plantilla de EDT.
La plantilla tiene elementos mutuamente excluyentes.
Siempre es un reto, pero debe asegurarse de que los entregables de su proyecto no se solapen. Su plantilla de estructura de desglose del trabajo debe garantizar que cada nivel sea mutuamente excluyente.
No es conveniente que los distintos entregables del proyecto se solapen, ya que esto podría afectar negativamente al proyecto en su conjunto, especialmente en lo que respecta a la gestión de riesgos. En cualquier gestión de proyectos, es fundamental aplicar la exclusividad mutua para reducir los malentendidos y la duplicación del trabajo.
Muestra elementos jerárquicos.
Cada proyecto debe seguir un enfoque cronológico definido en el que la jerarquía es esencial. Cada «elemento secundario» del diagrama de flujo final del proyecto debe tener una relación jerárquica con su tarea «principal».
Esto significa que, al añadir todos los elementos «secundarios» necesarios, hay más posibilidades de obtener una imagen clara del elemento «principal» o del resultado final del proyecto.
Sigue la regla del 100 %.
Tradicionalmente, las estructuras de desglose del trabajo pueden adoptar diversas formas. Algunas son personalizadas para satisfacer los requisitos específicos de un proyecto concreto, mientras que otras son genéricas.
Sin embargo, aunque cada estructura de desglose del trabajo parece ser un poco diferente, es esencial indicar que todas siguen la regla del 100 %. Esto significa que cada nivel de la estructura de desglose del trabajo debe constituir el 100 % del nivel principal y, al mismo tiempo, tener al menos dos elementos «secundarios».
Las responsabilidades del equipo están claramente definidas.
Asignar tareas de proyecto es una de las tareas más complejas de la gestión de proyectos. Los gestores de proyectos se han esforzado por asignar tareas y responsabilidades a los distintos miembros del equipo.
Esto explica por qué algunas funciones y responsabilidades se solapan, lo que conduce a una baja productividad. Una buena plantilla de EDT debe asignar las funciones a un equipo o a una persona concretos, lo que evitará solapamientos y otros aspectos indeseados del proyecto.
Hay tres niveles de detalle.
Una plantilla detallada de la EDT es fundamental, ya que garantiza que se hayan abordado minuciosamente todos los aspectos del proyecto. No es conveniente que una estructura de desglose del trabajo contenga información escasa. Es necesario contar con todos los detalles necesarios para ayudar a ejecutar las tareas del proyecto.
Por eso encontrará muchas plantillas de estructura de desglose del trabajo con tres niveles de detalle. Por ejemplo, algunas ramas de la EDT estarán más subdivididas que otras, lo que significa que el alcance de su proyecto será muy detallado.
Cuándo utilizar una plantilla de EDT
Una plantilla WBS puede parecer un lujo para la mayoría de los profesionales de la gestión de proyectos. Estas personas pueden pensar que un proyecto grande puede funcionar sin añadir aspectos innecesarios a sus operaciones. Sin embargo, una plantilla de estructura de desglose del trabajo resulta útil en diversos aspectos de la gestión de proyectos. A continuación se indican algunas de las áreas fundamentales en las que el rol de una plantilla de estructura de desglose del trabajo es indiscutible.
1. Establecer las dependencias del proyecto
En la gestión de proyectos, es esencial comprender las dependencias del proyecto, lo que facilita a los gestores de proyectos tomar las decisiones correctas. Por lo general, hay muchas dependencias en cada proyecto.
Por eso gestionar un proyecto complejo es todo un reto, especialmente cuando al gestor del proyecto le resulta difícil comprender las diversas dependencias y cómo se relacionan entre sí.
Una estructura de desglose del trabajo establece una relación entre las distintas dependencias del proyecto. Como gestor de proyectos, usted desea comprender claramente todos los elementos de su proyecto, y la EDT le ayuda a conseguirlo.
2. Estimación del coste del proyecto
El coste es un aspecto fundamental de todo proyecto. Como gestor de proyectos, debe disponer de un presupuesto preciso de lo que probablemente consumirá el proyecto.
Los retos surgen cuando el coste estimado del proyecto supera lo que se había planificado. Es un problema que todos los gestores de proyectos líderes quieren evitar. Sin embargo, con una plantilla de estructura de desglose del trabajo, se obtiene información detallada sobre el coste de varios proyectos.
Puede estimar fácilmente todos los costes que requerirá su proyecto para alcanzar los objetivos previstos. Las estimaciones de costes reales le permiten completar su proyecto de principio a fin sin los retos habituales en materia de costes a los que se enfrentan los gestores de proyectos.
3. Determinación del cronograma y los plazos del proyecto
Además de los costes del proyecto, establecer los cronogramas de la gestión de proyectos siempre ha sido un reto importante para los gestores de proyectos. Todos los gestores de proyectos quieren disponer de tiempo suficiente para llevar a cabo sus proyectos. Sin embargo, no siempre es así. Todos los proyectos deben completarse en un plazo determinado para ayudar a las distintas partes interesadas.
Como gestor de proyectos, una plantilla de estructura de desglose del trabajo es tu herramienta de referencia para determinar los cronogramas y plazos del proyecto. Con esta plantilla, será más fácil establecer el tiempo que llevará completar cada tarea dentro del proyecto.
Esto ayudará a garantizar que el proyecto se complete dentro del plazo establecido en beneficio de las distintas partes interesadas en el proyecto.
4. Identificar los riesgos del proyecto
Cada proyecto se lleva a cabo en un entorno dinámico, por lo que es probable que cambien diversos aspectos fundamentales, lo que afectará a los resultados del proyecto. Como gestor de proyectos, debe ser consciente de los posibles riesgos e incertidumbres del proyecto para abordar estos retos a medida que surjan.
Una plantilla WBS no solo constituye los elementos del proyecto y cómo se relacionan entre sí. También destaca los posibles riesgos e incertidumbres a los que pueden enfrentarse los gestores de proyectos. Necesitas esta plantilla básica porque te ayudará a detectar los posibles riesgos del proyecto y a abordarlos antes de que puedan perjudicar los resultados del mismo.
5. Seguimiento del progreso de tu proyecto
Como gestor de proyectos, usted desea comprender el progreso diario de su proyecto. Comprender el progreso de su proyecto es fundamental, especialmente para analizar si su proyecto se ajusta al cronograma y al presupuesto estipulados. Con una plantilla de EDT, comprenderá rápidamente cada paso de su proyecto y podrá realizar los ajustes necesarios para cumplir con los requisitos de cronograma y presupuesto cuando sea necesario.
Organice sus proyectos en una plantilla de estructura de desglose del trabajo.
Como gestor de proyectos, usted desea tomar las decisiones correctas en su próximo proyecto. Por lo tanto, debe asegurarse de contar con una estructura de desglose del trabajo clara y concisa que le ayude en la gestión del tiempo, el control del proyecto y la asignación de tareas.
En ClickUp, puedes obtener plantillas de estructura de desglose del trabajo diseñadas para satisfacer las necesidades de tu proyecto. Regístrate hoy mismo en ClickUp de forma gratuita y empieza a gestionar tu proyecto de forma eficaz.