Excel es una herramienta versátil, sin duda alguna.
Una de sus grandes ventajas es que le permite crear y gestionar una estructura de desglose del trabajo (WBS) como un profesional. En esta guía, le explicamos exactamente cómo hacerlo.
Además, descubrirá las mejores plantillas para ahorrar tiempo al planear y organizar las tareas de su proyecto.
Pero primero, veamos qué es una estructura de desglose del trabajo en Excel.
¿Qué es una estructura de desglose del trabajo?
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es una representación jerárquica de las tareas, subtareas y paquetes de trabajo necesarios para completar un proyecto. Ayuda a los gestores de proyectos a visualizar el alcance del trabajo, asignar recursos y supervisar el progreso.
Una estructura de desglose del trabajo en Excel se crea y gestiona con Microsoft Excel y también le ofrece una panorámica del calendario del proyecto. Permite a los equipos ver las tareas de su proyecto y cómo fluye el flujo de un proceso hacia otro, todo ello en un archivo de Excel si la plantilla WBS se crea en Microsoft.
Además, una plantilla de EDT clara y concisa le ayudará a comunicar las metas y las expectativas del proyecto de forma más eficaz a los miembros de su equipo, las partes interesadas y los clientes. Independientemente de la fase del proyecto en la que se encuentre, un diagrama de árbol o una estructura de árbol de EDT le proporcionará información más detallada para gestionar mejor las tareas dentro de esa descarga de Excel.
Creación de una estructura de desglose del trabajo en Excel
Saber cómo crear una estructura de desglose del trabajo o una plantilla WBS ayuda enormemente a todo el equipo del proyecto a gestionar partes más pequeñas y fáciles de digerir del proyecto. Las estructuras de desglose del trabajo bien diseñadas le ayudan a estimar el alcance del proyecto, el cronograma del proyecto y los costes generales con mayor precisión.
Esto le ayudará a tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar recursos y gestionar riesgos.
Al crear una estructura de desglose del trabajo clara y completa, podrá comunicar las metas y las expectativas del proyecto de forma más eficaz a los miembros de su equipo, las partes interesadas y los clientes, lo que puede conducir a una mejor colaboración y a mejores resultados.
A continuación, le mostramos un proceso de cinco pasos para crear una estructura de desglose del trabajo para su próximo proyecto.
Paso 1: Configure la hoja de cálculo
Comience abriendo un nuevo libro de Excel. Cambie el nombre de la primera hoja de cálculo a «WBS» haciendo clic con el botón derecho del ratón en la pestaña situada en la parte inferior de la pantalla y seleccionando «Cambiar nombre». En la primera fila de la hoja de cálculo, cree encabezados para las siguientes columnas:
- Código WBS: identificador único para cada tarea de la estructura.
- Nombre de la tarea: el nombre o la descripción de cada tarea.
- Nivel: el nivel jerárquico de la tarea (por ejemplo, tareas principales, subtareas).
- Predecesor: el código WBS de cualquier tarea que deba completarse antes de la tarea actual.
- Fecha de inicio: la fecha de inicio planificada de la tarea.
- Fecha de finalización: la fecha de finalización planificada de la tarea.
- Duración: la duración estimada de la tarea, que suele medirse en días.
- Recursos: el personal, el equipo o los materiales necesarios para completar la tarea.
Formatee la fila del encabezado con texto en negrita o color de fondo para diferenciarla visualmente de las filas de datos.
Paso 2: Introduzca tareas y subtareas
En primer lugar, haga una lista de las tareas principales de su proyecto en la columna «Nombre de la tarea». Asigne un código WBS único (o numeración WBS) a cada tarea principal, normalmente utilizando un sistema de numeración [por ejemplo, 1.0, 2.0, 3.0].
A continuación, introduzca las subtareas debajo de cada tarea principal, asignando de nuevo el número WBS adecuado.
Por ejemplo, las subtareas de la tarea principal «1. 0» podrían etiquetarse como «1. 1», «1. 2» y «1. 3». Para separar visualmente las subtareas de las tareas principales, utilice el botón «Sangría» de la barra de herramientas o pulse «Ctrl + Alt + Tab» mientras la celda está seleccionada.
Si su proyecto requiere un desglose más detallado, añada niveles adicionales de subtareas siguiendo los mismos patrones de número y sangría.
MUEVA FÁCILMENTE TAREAS Y SUBTAREAS DESDE LA VISTA TABLA DE CLICKUPPuede crear tareas en cualquier parte de su entorno de trabajo y luego transferirlas a otras listas dentro del mismo entorno de trabajo. Esta función le permite crear un plan de proyecto en una sola lista y luego mover las tareas a otras listas para representar las diferentes fases del proyecto. Además, puede transferir las tareas asignadas a otros equipos a sus respectivas listas.
Paso 3: Asignar niveles y predecesores
Asigne un nivel a cada tarea de la estructura de desglose del trabajo en función de su posición en la jerarquía. Por ejemplo, a las tareas principales se les asignaría el nivel 1, a sus subtareas inmediatas el nivel 2, y así sucesivamente.
A continuación, identifique todas las tareas que deben completarse antes de que pueda comenzar una tarea determinada. Estas son las tareas predecesoras.
Introduzca el código WBS de las tareas predecesoras en la columna Predecesor para cada tarea relevante. Si una tarea tiene varias predecesoras, separe los códigos WBS con comas.
Paso 4: Introduzca las fechas y duraciones
Para cada tarea, introduzca la fecha de inicio planificada en la columna Fecha de inicio. Puede introducir las fechas manualmente o utilizar el selector de fechas de Excel seleccionando la celda y haciendo clic en el icono del Calendario que aparece.
A continuación, introduzca la duración estimada de cada tarea en la columna Duración. Para calcular automáticamente las fechas de finalización en función de las fechas de inicio y las duraciones, utilice las funciones de fecha de Excel.
Por ejemplo, en la columna Fecha de finalización, escriba =Celdadefecha_inicio + Celdaduración – 1 (sustituya «Celdadefecha_inicio» y «Celdaduración» por las referencias de celda correspondientes) y pulse Intro. Copie esta fórmula en la columna para aplicarla a todas las tareas.
La vista Calendario ofrece varias opciones para adaptar el calendario a los requisitos específicos de su equipo. Para empezar a personalizarlo, vaya a la vista Calendario y seleccione «Mostrar» en la esquina superior derecha de la pantalla. Allí podrá mostrar u ocultar fácilmente las fechas de inicio y fecha límite o los campos personalizados para que toda la estructura de desglose del trabajo resulte más comprensible para su equipo.
UNA MEJOR VISIÓN DE LAS FECHAS LIMITE IMPORTANTES La vista Calendario de ClickUp ofrece varias opciones para adaptar el calendario a las necesidades específicas de su equipo. Para empezar a personalizarlo, vaya a la vista Calendario y seleccione «Mostrar» en la esquina superior derecha de la pantalla. Allí podrá mostrar u ocultar fácilmente las fechas de inicio y de fecha límite o los campos personalizados para que toda la estructura de desglose del trabajo resulte más fácil de entender para su equipo.
Paso 5: Asignar recursos
En este último paso, identifique los recursos necesarios para cada tarea y crea una lista en la columna Recursos. Los recursos pueden incluir personal, equipos o materiales necesarios para completar la tarea.
Puede enumerar los recursos como descripciones de texto simples o, si tiene una hoja de recursos separada, hacer referencia a las celdas correspondientes. Después de completar estos pasos, su WBS de Excel estará lista.
Recuerde guardar su trabajo con regularidad y considere la posibilidad de utilizar la validación de datos, el formato condicional u otras funciones integradas en Excel para mejorar la organización y la presentación de su EDT.
VISTA DE Carga de trabajo de ClickUpVea cuánto trabajo se ha asignado a cada miembro del equipo para un período de tiempo específico. Puede elegir ver una o dos semanas o un mes completo. Al utilizar la vista Carga de trabajo de ClickUp, puede ver si algún miembro del equipo está sobrecargado o si hay margen para asignar más trabajo. La carga de trabajo de cada persona se compara con su capacidad asignada, lo que le permite tomar decisiones más informadas sobre la distribución del trabajo.
Plantillas de estructura de desglose del trabajo en Excel
Si frecuenta estos lares, sabrá que nos encantan las plantillas porque nos permiten ahorrar recursos. No tiene que empezar desde cero, puede terminar sus proyectos en menos tiempo y son reutilizables.
¿Qué más se puede pedir?
Echa un vistazo a tres plantillas de EDT que te ayudarán a crear una en Excel:
1. Plantilla de estructura de desglose del trabajo de Vertex Excel
Una plantilla sencilla con columnas preformateadas y datos de muestra. Esta plantilla de Excel de diagrama de Gantt tiene una fórmula para generar números WBS según el nivel elegido. En Excel, introduzca manualmente el número de nivel o utilice una lista desplegable creada por la validación de datos.
2. Plantilla WBS para diagramas de Gantt de Vertex Excel
Esta plantilla es una opción más avanzada que incluye un diagrama de Gantt para visualizar los cronogramas del proyecto. Con esta plantilla, podrá crear fácilmente un diagrama de Gantt con las funciones básicas que necesita. La hoja de cálculo se divide en filas que representan diferentes tareas. Solo tiene que especificar la fecha de inicio y la duración de cada tarea. Fácil, ¿verdad?
2. Plantilla WBS para presupuesto de proyectos de Vertex Excel
Utilice esta plantilla de presupuesto de proyectos para una gran variedad de proyectos. Por ejemplo, puede utilizarla para reformas en el hogar, trabajos por contrato, pequeños proyectos de servicio comunitario e incluso grandes proyectos de TI. Probablemente no necesite invertir en un software de presupuesto de proyectos complejo o costoso, a menos que se trate de un proyecto de varios años y varios millones de dólares.
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Nos encanta Excel, por eso probablemente tengamos un montón de tutoriales adicionales sobre Excel en el blog. Mejora tus habilidades de gestión de proyectos con nuestros otros tutoriales de Excel:
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Cree una base de datos en Excel.
Si necesita crear una base de datos sencilla, Excel le ayudará en esa tarea. Considere la posibilidad de utilizarlo para crear un práctico panel de control de KPI.
Si utiliza Excel para importaciones y exportaciones temporales, pruebe ClickUp. Tendrá acceso gratuito a útiles automatizaciones, registros de cambios y una larga lista de potentes integraciones, por lo que le resultará fácil conectarlo con su flujo de trabajo actual, sin los quebraderos de cabeza técnicos que ello conlleva.
Cómo crear una base de datos en Excel (con plantillas y ejemplos)
Crear un panel en Excel
Un panel es un conjunto de datos centralizados en un lugar fácil de leer. Excel es ideal para ello si lo que está en seguimiento es sencillo, como los números de progreso de un proyecto o una lista de tareas.
Sin embargo, para obtener un panel más sofisticado, con recordatorios automáticos, widgets configurables y funciones colaborativas, es mucho mejor utilizar herramientas más versátiles.
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Cree una hoja de horas en Excel.
Si prefiere hacerlo manualmente, pruebe nuestra guía de plantillas de hojas de horas de Excel. Por otro lado, si prefiere trabajar de una forma más automatizada y organizada para llevar a cabo el seguimiento del tiempo, especialmente en el caso de múltiples proyectos, necesitará una herramienta más robusta que esté equipada para gestionarlo todo. 💪
Cómo crear una hoja de horas en Excel (guía con plantillas) y cómo calcular el tiempo en Excel
Limitaciones del uso de Excel para una estructura de desglose del trabajo
Excel es útil, pero eso no significa que no tenga límites. Tenga en cuenta lo siguiente antes de confiar únicamente en Excel para crear gráficos WBS o una estructura de árbol:
- Colaboración limitada: Excel no ofrece compatibilidad con la colaboración en tiempo real, lo que dificulta que los miembros del equipo trabajen juntos en una estructura de desglose del trabajo.
- Falta de herramientas de visualización nativas: como herramienta, no cuenta con herramientas de visualización de EDT integradas, lo que requiere esfuerzo manual y tiempo para crear una EDT atractiva y fácil de entender.
- No está diseñado para la gestión de proyectos y tareas: Excel es un software de hojas de cálculo de uso general, no diseñado específicamente para la gestión de proyectos, por lo que carece de ciertas funciones cruciales para una gestión de proyectos satisfactoria, como las dependencias entre tareas, la programación automática y el seguimiento del progreso.
Aunque Excel puede ser perfecto para proyectos sencillos, puede que no sea la mejor opción para proyectos más complejos que requieren funciones avanzadas.
Un enfoque superior para crear una estructura de desglose del trabajo
La función de mapas mentales de ClickUp es perfecta para crear y gestionar estructuras de desglose del trabajo. Lo mejor de ClickUp es que te permite visualizar fácilmente la estructura de tu proyecto con una sencilla función de arrastrar y soltar. Además, es ideal para la colaboración en equipo, ya que permite colaborar en tiempo real.
Pero eso no es todo: ClickUp también ofrece otras funciones esenciales para la gestión de proyectos, como diagramas de Gantt, dependencias entre tareas y seguimiento del progreso.
Si tiene curiosidad por obtener más información, eche un vistazo a ClickUp mapas mentales.