La mente humana es algo poderoso.
Pero a veces, ¡puede quedarse en blanco de repente!
Como olvidarse de anotar los alimentos que faltan en la despensa o los cambios que el cliente quiere hacer en el proyecto al final del día.
Aunque nuestro cerebro puede hacer mucho, a veces confiar en nuestra memoria no siempre es la mejor manera de llevar la cuenta de nuestras tareas.
Por eso una lista de tareas en Excel puede ser útil.
Te ayuda a dividir tus tareas en diferentes secciones en una única hoja de cálculo, que puedes consultar en cualquier momento.
En este artículo, vamos a cubrir los seis pasos para crear una lista de tareas pendientes en Excel y también discutir una alternativa mejor que puede manejar los requisitos más complejos de la manera más fácil.
¡A rodar!
¿Qué es una lista de tareas en Excel?
Una lista de tareas pendientes en Microsoft Excel le ayuda a organizar sus tareas más esenciales en forma de tabla. Viene con filas y columnas para añadir una nueva tarea, fechas y otras notas específicas.
Básicamente, te permite reunir todas tus tareas pendientes en una sola hoja de cálculo.
Tanto si estás preparando una lista de comprobación para la mudanza como una lista de tareas para un proyecto, una lista de tareas en Excel puede simplificar tu proceso de trabajo y almacenar toda tu información.
Aunque existen otras potentes aplicaciones para crear listas de tareas, la gente utiliza Excel porque:
- Forma parte de laMicrosoft Office Suite con la que la gente está familiarizada
- Ofrece potentes reglas de formato condicional y validación de datos para análisis y cálculos
- Incluye una serie de herramientas de generación de informes comomatricesy tablas dinámicas, lo que facilita la personalización de los datos
De hecho, puedes crear listas de tareas de Excel para una amplia gama de actividades, incluida la gestión de proyectos, incorporación de clientes itinerario de viaje, inventario y gestión de eventos .
Sin más preámbulos, vamos a aprender a crear una lista de tareas pendientes en Excel.
6 sencillos pasos para hacer una lista de tareas en Excel
He aquí una sencilla guía paso a paso sobre cómo hacer una lista de tareas en Excel.
Paso 1: Abrir un nuevo archivo de Excel
Para abrir un nuevo archivo, haz clic en la aplicación Excel, y te encontrarás en la página Home de Excel. Haz doble clic en el Libro en blanco para abrir una nueva hoja de cálculo Excel.
Si ya estás en una hoja de Excel y quieres abrir un nuevo archivo:
- Haz clic en la pestaña Archivo, que te llevará a la vista trasera. Aquí puedes crear, guardar, abrir, imprimir y compartir documentos
- Selecciona Nuevo y haz clic en Libro en blanco
¿Quieres una ruta aún más rápida?
Pulsa Ctrl+N después de abrir Excel para crear un Libro en blanco.
Su nuevo libro de trabajo está ahora listo para usted.
Paso 2: Añadir encabezados de columna
En nuestra lista de tareas de Excel, queremos realizar un seguimiento de las tareas y mantener un ojo en el progreso mediante la adición de los encabezados de columna: Fecha, Nombre de la tarea, Objetivo, Estado y Comentarios. Puedes introducir los encabezados de columna en la fila superior de la hoja de cálculo.
Estos encabezados de columna permitirán que cualquiera que vea tu hoja de cálculo se haga una idea general de toda la información que contiene.
Paso 3: Introducir los detalles de la tarea
Introduzca los detalles de la tarea debajo de cada encabezado de columna para organizar la información como desee.
En nuestra tabla de lista de tareas pendientes, hemos recopilado toda la información relevante que queremos controlar:
- Fecha: menciona las fechas concretas
- Nombre de la tarea: contiene el nombre de nuestras tareas
- Objetivo: el número de tareas que queremos completar
- Estado: refleja el progreso de nuestro trabajo
También puedes fijar la alineación de tu tabla seleccionando las celdas que desees y haciendo clic en el icono de alineación central de la pestaña Inicio.
Paso 4: Aplicar filtros
¿Demasiadas tareas pendientes?
Utilice la opción Filtro de Excel para recuperar los datos que coincidan con determinados criterios.
Todo lo que tienes que hacer es seleccionar cualquier celda dentro del rango de tus datos (A1-E11) > Seleccionar Datos > y luego seleccionar Filtro.
Verás que aparecen listas desplegables en la cabecera de cada columna, como se muestra en la siguiente imagen.
Haga clic en la flecha desplegable de la columna a la que desea aplicar un filtro.
Como se muestra en la siguiente tabla de nuestra lista de tareas, queremos aplicar el filtro a la columnaEstado, por lo que hemos seleccionado el rango de celdas de D1-D11.
A continuación, en el menú Filtro que aparece, puedes desmarcar las casillas junto a los datos que no quieres ver y pulsar OK. También puedes desmarcarlos todos rápidamente pulsando en Seleccionar todo
En nuestra lista de tareas pendientes, queremos ver sólo las tareas Abrir, así que aplicamos el filtro para esos datos.
Después de guardar este archivo de Excel, el filtro aparecerá automáticamente la próxima vez que abra el archivo.
Paso 5: Ordenar los datos
Puede utilizar la opción Ordenar de Excel para visualizar rápidamente y comprender mejor sus datos.
Queremos ordenar los datos de la columna Objetivo, así que seleccionaremos el rango de celdas C1-C11\. Haz clic en la pestaña Datos y selecciona Ordenar
Aparecerá un cuadro de diálogo Advertencia de ordenación preguntando si quieresAmpliar la selección_o_Continuar con la selección actual. Puedes elegir esta última opción y hacer clic en Ordenar.
Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar donde deberá introducir los:
- La columna por la que desea Ordenar
- los valores de las celdas que desea ordenar
- Orden en que desea ordenar los datos
Para nuestra tabla, hemos elegido la columna Objetivo y hemos mantenido el orden de menor a mayor.
Paso 6: Editar y personalizar la lista de tareas pendientes
Puede editar campos, añadir columnas, utilizar colores y fuentes para personalizar su lista de tareas pendientes como desee.
Como en nuestra tabla, hemos resaltado la columna Estado para que cualquiera que la vea pueda entender rápidamente el progreso de tus tareas.
Y ¡voilá! ✨
Hemos creado una sencilla lista de tareas en Excel que puede ayudarte a controlar todas tus tareas.
Quieres ahorrar más tiempo?
Crea una plantilla a partir de tu libro de trabajo existente para mantener las mismas opciones de formato que utilizas generalmente al hacer tus listas de tareas pendientes.
O puedes utilizar cualquier plantilla de Excel de listas de tareas para empezar al instante.
10 Plantillas Excel de Listas de Tareas
Las plantillas pueden ayudarte a mantener la coherencia de tus libros de trabajo, especialmente cuando están relacionados con un proyecto o cliente concreto. Por ejemplo, un Excel diario plantilla de lista de tareas mejora la eficacia y te permite terminar antes tus tareas.
Estas son algunas plantillas de listas de tareas de Excel que pueden ayudar a mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo:
1. Plantilla Excel de lista de tareas para la gestión de proyectos
Descargar plantilla de lista de tareas de gestión de proyectos .
2. Excel
lista de inventario plantilla
Descargar plantillas de listas de inventario .
3. Excel plantilla de lista de elementos de acción
Descargar plantilla de lista de elementos de acción .
4. Excel plantilla simple lista de tareas pendientes
Descargar plantilla sencilla de lista de tareas .
5. Plantilla de lista de comprobación de pago de facturas en Excel
Descargar plantilla de lista de comprobación para el pago de facturas .
6. Excel plantilla de lista de tareas semanales
Descargar plantilla de tareas semanales .
7. Plantilla de lista de tareas priorizadas en Excel
Descargar plantilla de lista de tareas priorizadas .
8. Excel plantilla de lista de tareas
Descargar plantilla de lista de tareas .
9. Plantilla Excel de lista de tareas pendientes con plazos
Descargar lista de tareas pendientes con plazos .
10. Excel plantilla de lista de tareas del proyecto
Descargar plantilla de lista de tareas del proyecto .
Sin embargo, no siempre encontrará una plantilla que satisfaga sus necesidades específicas.
Además, la gestión de datos en Excel es propensa al error humano.
Cada vez que un usuario copia y pega información de una hoja de cálculo a otra, aumenta el riesgo de que aparezcan nuevos errores en los sucesivos informes.
Antes de apostar por las listas de tareas de Excel, hay que tener en cuenta algunas limitaciones.
3 Principales desventajas de las listas de tareas en Excel
Aunque su uso está muy extendido, las hojas de cálculo de Excel no siempre son la mejor opción para crear sus listas de tareas pendientes.
Aquí están las tres desventajas comunes de usar Excel para las listas de tareas pendientes:
1. Falta de propiedad
Cuando varias personas trabajan en la misma hoja de cálculo, no puedes saber quién la está editando.
Puedes acabar repitiendo una tarea en vano si una persona se olvida de actualizar la columna Estado del trabajo en las listas de tareas compartidas después de haberla realizado.
Además, la gente puede alterar fácilmente los detalles de la tarea, los valores y otras entradas en las listas de tareas pendientes (intencionadamente o no). No sabrás a quién responsabilizar del error o del cambio
2. Plantillas inflexibles
No todas las plantillas de tareas de Excel que encuentras en Internet son fiables. Algunas son extremadamente difíciles de manipular o personalizar.
Te pasarás una eternidad en Internet para encontrar una que te sirva.
3. Trabajo manual
Hacer listas de tareas en Excel implica una cantidad significativa de trabajo manual.
Puede llevarte bastante tiempo rellenar tus tareas pendientes y crear un sistema organizado.
Esto no nos gusta porque toneladas de herramientas de gestión de proyectos pueden ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo creando y gestionando tus tareas pendientes.
Además, la complejidad aumenta con el incremento del tamaño de los datos de su archivo Excel. Naturalmente, querrás un sustituto que agilice tus tareas pendientes para hacerles un seguimiento y reducir el monótono trabajo manual que conllevan.
Y, sinceramente, Excel no es aplicación de listas de tareas .
Para gestionar las tareas pendientes, necesitas una herramienta diseñada específicamente para ello.
Como ClickUp uno de los productividad mejor valorada y de gestión de proyectos que te permite crear y gestionar tareas pendientes con facilidad.
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- Cómo crear un gráfico desplegable en Excel
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- Cómo crear un cuadro de mando en Excel
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Crear listas de tareas sin esfuerzo con ClickUp
ClickUp puede ayudarle a crear listas de tareas inteligentes para organizar sus tareas.
Desde añadir Fechas de vencimiento hasta establecer Prioridades, las completas funciones de ClickUp le permiten crear y conquistar todas sus tareas pendientes
¿Cómo?
Con una sola palabra: ¡Listas de control! Listas de comprobación de ClickUp le ofrecen la oportunidad perfecta de organizar la información de sus tareas para que nunca se le escape ni el más mínimo detalle.
Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en Añadir junto a Tareas pendientes (puede encontrarlo dentro de cualquier tarea de ClickUp), y luego seleccionar Lista de comprobación. Puede asignar un nombre a su Lista de comprobación y empezar a añadir los elementos de acción. Es muy fácil
Organice fácilmente la información de las tareas para que nunca se le escape nada con Checklists in ClickUp
Las listas de comprobación de ClickUp proporcionan a sus tareas un esquema claro. Además de anotar los detalles esenciales, también dispone de subtareas para desglosar aún más sus tareas.
También puede organizar y reorganizar los elementos de la lista de comprobación con la sencilla función de arrastrar y soltar.
Reorganice su Lista de ClickUp arrastrando y soltando sus elementos
¿Le preocupa que algunas tareas se pasen por alto?
Con ClickUp, puede añadir asignados a sus tareas específicas para que las lleven a cabo.
Gestione los elementos de su lista de comprobación asignándoselos a usted mismo o a su equipo en ClickUp
También le permite reutilizar sus **Plantillas de listas de comprobación para aumentar la eficacia de su trabajo.
Para elegir una plantilla:
- Haz clic en Añadir en la sección Tareas pendientes de cualquier tarea
- Haga clic en Lista de comprobación para ver las opciones
- Elija una plantilla y seleccione Usar plantilla
Utilice las plantillas de listas de comprobación de ClickUp para ser eficiente con las diferentes tareas recurrentes
¿Todavía tiene problemas con Excel? No se preocupe.
/ref/ https://clickup.com/features/table-view Vista de tabla de ClickUp /%href/
puede ayudarte a seguir adelante.
Pero nuestra vista Tabla no es una mera matriz de filas y columnas.
Puedes visualizar tus datos con claridad y crear campos personalizados para registrar casi cualquier cosa, desde el progreso de las tareas hasta los archivos adjuntos, pasando por más de 15 tipos de campos.
Además, puede importar fácilmente los detalles de sus proyectos en curso a ClickUp con nuestras opciones de importación de Excel y CSV
Pero eso no es todo
Aquí tiene otras funciones de ClickUp que le harán olvidar Excel en un instante:
- Asignar tareas: asigne tareas a uno o varios destinatarios para acelerar su ritmo de trabajo
- Etiquetas personalizadas: organice eficazmente los detalles de sus tareas añadiendo etiquetas
- Dependencias de tareas: ayude a sus compañeros de equipo a entender sus tareas pendientes en relación con otras tareas estableciendoDependencias *Tareas recurrentes: ahorra tiempo y esfuerzo racionalizando las tareas repetitivas
- Sincronización con Google Calendar: sincroniza fácilmente tus eventos de Google Calendar con el calendario de GoogleVista del calendario de ClickUp. Cualquier actualización en su calendario de Google se reflejará automáticamente en ClickUp también
- Búsqueda inteligente: busque fácilmente documentos y otros elementos que haya creado, actualizado o cerrado recientemente
- **Estados personalizados: indique el estado de sus tareas para que el equipo sepa en qué fase del flujo de trabajo se encuentran
- **Bloc de notas: anota ideas rápidamente con nuestro bloc de notas digital portátil
- Vista Embed: despeja tu pantalla y añade las aplicaciones o sitios web junto a tus tareas
- Gantt Gráficos: seguimiento del progreso del trabajo, las personas asignadas, y las dependencias con un simple arrastrar y soltar funcionalidad (echa un vistazo a estoGuía de dependencias de Excel)
Controle sus listas de tareas pendientes con ClickUp
Excel puede ser una opción decente para planificar las tareas diarias y las listas de tareas sencillas. Sin embargo, cuando se trabaja con varios compañeros de equipo y tareas, Excel puede no ser ideal para lo que se necesita. La colaboración no es fácil, hay demasiado trabajo manual y no hay responsabilidad de equipo.
Por eso necesitas una herramienta de listas de tareas sólida que te ayude a gestionar las tareas, controlar los plazos, seguir el progreso del trabajo y fomentar la colaboración en equipo.
Afortunadamente, ClickUp ofrece todo esto y mucho más.
Puede crear tareas pendientes, establecer recordatorios, realizar un seguimiento de los objetivos y consultar informes detallados. Cámbiate gratis a ClickUp y deje de malgastar toda su capacidad intelectual en simples listas de tareas