Hemos avanzado mucho desde los tiempos en que la gente fichaba con tarjetas y llevaba hojas de horas en papel.
Hoy en día, contamos con cronómetros automáticos en nuestros ordenadores.
Y en algún momento, la gente descubrió el control de tiempo con Excel.
Pero, ¿cómo se hace?
En este artículo, le mostraremos cómo crear una hoja de control de tiempo en Excel, destacaremos algunas plantillas y exploraremos las desventajas del control de tiempo en Excel. También destacaremos una herramienta alternativa inteligente para facilitar el control de tiempo.
¿Quién está listo para destacar en la creación de una hoja de control de tiempo en Excel?
¿Cómo crear una hoja de horas en Excel?
Si es propietario de una empresa o gestor de proyectos, querrá saber en qué emplea su tiempo su equipo, especialmente si dirige un equipo remoto.
Después de todo, los datos de tiempo son fundamentales para RR. HH., proveedores de nóminas, facturación a clientes, etc.
Afortunadamente, el control de tiempo es algo que se puede hacer con una hoja de cálculo de Excel.
Veamos cómo crear una hoja de horas en Excel...
Paso 1: Configura el formato de tu hoja de cálculo
Abra un nuevo archivo de Excel.
Para crear una hoja de horas en Excel que sea legible, debe aplicar un formato a las celdas de la hoja de cálculo para que sean más anchas.
¿Cómo?
Seleccione la columna A y arrastre su borde hasta el ancho deseado.
A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en la columna A, seleccione Copiar, resalte el intervalo de columnas de la B a la L y pulse Ctrl+V para pegar el formato.
Esto copiará el formato en todas las columnas que haya seleccionado (B-L).
Paso 2: Añadir el título de la hoja de horas
Seleccione el intervalo de celdas A1–L1.
A continuación, seleccione Combinar y centrar en la barra de herramientas. Lo encontrará en la pestaña Inicio.
Escriba el nombre de su empresa en la celda A1.
Alinee al centro y aplica el formato al texto de la celda (el nombre de la empresa) como desee.
Juega con la fuente, el tamaño y el color. 🌈
No olvide ponerlo en negrita. ¡El nombre de su empresa debe destacar!
Después de haberle dado un toque de color al título de su empresa, su hoja de cálculo podría tener un aspecto similar al siguiente:
Paso 3: Añada los rótulos necesarios
Ahora es el momento de añadir todos los rótulos a su hoja de horas de Excel.
¿De qué otra forma sabrán los empleados dónde añadir sus entradas de tiempo y otros datos?
Empiece a añadir rótulos como empleado, gerente, departamento, etc.
Para este ejemplo de hoja de horas de un empleado, añadamos:
- Empleado a A2
- Gerente a A4
- Departamento a F2
- Hoja de horas trabajadas Mes a F4
Para todos estos rótulos, seleccione Ajustar texto.
Es el icono con «abc con una flecha» en la barra de herramientas.
Esto ajustará las palabras en una celda, sin importar la longitud del nombre del rótulo.
Terminada?
Tu hoja de Excel debería tener un aspecto similar al siguiente:
En las celdas que siguen a cada rótulo, cree una línea para que los empleados y gerentes puedan escribir.
Y en caso de que decida que debe ser una hoja de horas imprimible, la línea indicará dónde escribir.
Para crear la línea, resalte las celdas B2 a D2 y, a continuación, realice la selección de Borde inferior en la barra de herramientas.
Aparecerá una línea para el rótulo Empleado.
A continuación, combine las celdas.
Repita este proceso para todos los demás rótulos que haya añadido.
Paso 4: Añadir rótulos relacionados con el tiempo
El paso anterior incluía detalles más relacionados con el empleado. ¡Ahora es el momento de añadir rótulos relacionados con el tiempo!
Son cosas diferentes, ¿no crees?
Así que combinemos las celdas A6 a L6 para formar una pequeña división entre los datos de los empleados y el siguiente conjunto de rótulos relacionados con el tiempo.
Puede añadir los rótulos relacionados con el tiempo en la fila 7 para crear títulos para cada columna.
Añadir:
- Día a A7
- Fecha a B7
- Hora de inicio en C7 y E7
- Tiempo fuera a D7 y F7
- Total de horas para G7
- Horas extras a H7
- Horas por enfermedad a I7
- Horas de vacaciones a J7
Estos son solo algunos de los rótulos comunes que creemos que podrían servirle.
Pero puede añadir o eliminar rótulos que se adapten mejor a su organización, como horas normales, horas festivas, horas de los empleados, horas facturables, etc.
Si observa que Hora de inicio y Hora de finalización se añaden dos veces en dos celdas diferentes. (C7, D7, E7 y F7)
Eso es para la pausa para comer. 🍲
Siempre puede realizar cambios en función de las necesidades de su organización.
¡Añada una o dos pausas para el café, o incluso más!
Nunca se toma demasiado café. ☕
Una vez añadidos todos los rótulos relacionados con el tiempo, obtendrá una hoja de cálculo con el siguiente aspecto:
Algo no está bien, ¿verdad?
Sí, el formato.
Vamos a solucionarlo.
En primer lugar, rellene la fila con el color que prefiera. Para ello, resalte las celdas A7 a J7, seleccione la opción Color de relleno en la barra de herramientas y, a continuación, elija un color.
A continuación, marque el texto de las celdas resaltadas como negrita, céntrelos y alinéelos en el centro. No olvide seleccionar Ajustar texto como antes para asegurarse de que el texto se muestre dentro de la celda sin desbordarse a otras celdas.
A continuación, vaya a la herramienta de bordes y realice una selección de Todos los bordes en el menú desplegable para colocar cajas alrededor de los rótulos.
¿Qué queda?
¡Tienes que añadir los días de la semana!
Para esta hoja de horas semanal, añada Monday a domingo empezando por la celda A8 y terminando en la celda A14. Puede empezar la semana cualquier día que desee.
Una vez que haya terminado de introducir los días de la semana, aplique un formato para que la hoja sea más legible.
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Seleccione el intervalo de filas 8-14 y arrastre el borde inferior de cualquier fila para ampliar todas las celdas.
- Mantenga resaltado el mismo intervalo de filas y seleccione Centrar texto y Alinear al centro.
- Aplicar Todos los bordes
Paso 5: Toques finales
Si observa que su hoja de cálculo de Excel tiene cuadrículas y celdas adicionales con bordes que su hoja de horas no necesita, elimínelas.
Eliminar los elementos innecesarios le ayudará a obtener una hoja de horas semanal en Excel con un aspecto más limpio.
Por último, realice los cambios finales en la fuente, el tamaño, la alineación y el color, ¡y ya está!
¡Enhorabuena, ha completado con éxito la creación de una hoja de horas en Excel! 🎉
Tu hoja de cálculo con la hoja de horas puede tener un aspecto similar al siguiente:
¡Empiece ya a registrar sus entradas de tiempo para controlar la productividad y las nóminas!
Sin embargo, también hay una forma fácil de hacerlo que no implica crear una hoja de cálculo de Excel para el control de tiempo a partir de una hoja de cálculo en blanco.
¡Ah, el poder secreto de las plantillas!
Hemos realizado una selección cuidadosa de algunas plantillas de Excel para el control de tiempo, para que no tengas que buscarlas.
Relacionado: Software de control de tiempo
3 plantillas de control de tiempo en Excel
Lo mejor de las plantillas de Excel para el control de tiempo es que le permiten ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.
Pero las plantillas con fórmulas son aún mejores.
Algunas de las plantillas de Excel para hojas de cálculo de control de tiempo pueden realizar cálculos por usted basándose en una o dos fórmulas de hojas de horas de Excel.
Ya están incluidos en las celdas de la hoja de cálculo, por lo que no es necesario añadirlos.
Aquí tiene tres opciones de plantillas de control de tiempo en Excel:
1. Plantilla de hoja de horas mensual
Se trata de una plantilla de Excel gratuita para el control de tiempo con varias pestañas dedicadas a cada empleado.
Esto lo convierte en una plantilla de hoja de horas organizada para empleados que facilita enormemente el cálculo del salario total de varios empleados.
Descargue esta plantilla de hoja de horas mensual.
2. Plantilla de hoja de horas quincenal
Se trata de un archivo de plantilla de hoja de horas de Excel que contiene tres plantillas. Obtendrá una plantilla de hoja de horas semanal, otra mensual y otra quincenal.
Descargue esta plantilla de calculadora de hojas de horas en Excel.
3. Plantilla de hoja de horas diaria
Esta plantilla de Excel para el control de tiempo está diseñada con rótulos como información del empleado, tarifa salarial, total de horas trabajadas y mucho más. Además, es una plantilla de hoja de horas muy sencilla con la que empezar.
Puede personalizar o añadir rótulos según sus necesidades para hacer menciones de otros detalles, como la tarifa por hora, la tarifa de facturación, las horas extras, la fecha de inicio del período de pago, etc.
Descargue esta plantilla de hoja de horas diaria.
Estas son solo algunas opciones.
Encontrará otras opciones, como plantillas de Excel para la productividad de los empleados, la actividad de 24 horas y el control de tiempo para proyectos.
Sin embargo, hay un problema.
Tarde o temprano, se encontrará con estos límites del control de tiempo con plantillas de Excel.
Para más información, echa un vistazo a estas plantillas de hojas de horas.
3 inconvenientes del control de tiempo con Excel
El control de tiempo en Excel parece un método bastante sencillo, pero también está muy desfasado.
¿Por qué?
¡Porque existen sistemas automáticos de cronómetros y nóminas!
Estas son algunas de las deficiencias del control de tiempo en Excel:
1. Esfuerzo manual innecesario
Cada hora de trabajo que realice el seguimiento debe introducirse manualmente.
Esa es la única forma en que funciona Excel.
Pasará una eternidad introduciendo datos de tiempo.
Y eso cada vez que inicie y cierre sesión.
¡SIEMPRE!
Luego viene la suma, la resta y la multiplicación para hallar el total de horas de trabajo...
Espero que te gusten los números, porque vas a tener que lidiar con ellos mucho.
Además, el control de tiempo manual está sujeto a errores humanos.
Piénselo.
Tendrá que confiar en su memoria para recordar el tiempo que ha dedicado al trabajo.
También tendrás que acordarte de rellenar los datos de la hoja de horas todos los días, o afectará a tu salario. Se burla
En el peor de los casos, comete un error de cálculo, introduce minutos incorrectos o accidentalmente estropea una fórmula de Excel en una plantilla.
¿Ya está entrando en pánico?
Debería hacerlo, ya que esto podría dar lugar a graves errores de cálculo y costosos errores en las nóminas.
Y, como resultado, ¡el coste de su proyecto podría dispararse inesperadamente!
¿Qué le parece ahora el seguimiento del tiempo en Excel?
2. No se puede integrar con su herramienta de gestión de proyectos
Las herramientas de Microsoft no son las más fáciles de usar.
Es como ese vecino que tiene problemas con todos los del bloque.
Porque cuando se hace una lista de herramientas de Microsoft que se pueden integrar fácilmente, Excel podría ocupar el último lugar.
Así que no espere tener datos útiles o prácticos listos para usted en su software de gestión de proyectos.
MS Excel va por libre. 🙄
3. No se pueden generar informes automáticos
Microsoft Excel es una herramienta de hojas de cálculo con funciones como tablas dinámicas, formato condicional y validación de datos.
Sin embargo, no incluye funciones para el control de tiempo.
No puede realizar el seguimiento del tiempo automáticamente, ni generar un informe utilizando las entradas de datos de tiempo.
Puede que tenga gráficos y fórmulas, pero ¿para qué sirve?
A menos que introduzcas y proceses los datos manualmente, no habrá informes que analizar.
Esto no es lo ideal.
Una hoja de Excel para el control de tiempo muestra grandes volúmenes de datos en una sola hoja de cálculo, lo que dificulta ver patrones o extraer información valiosa.
La conclusión es: necesita la elaboración de informes.
Y Excel no generará ninguno.
Consulte nuestra guía detallada sobre gestión de proyectos en Excel .
Pero la pregunta es: ¿y ahora qué?
La respuesta a esa pregunta es ClickUp, una de las herramientas de productividad mejor valoradas del mundo, muy apreciada por equipos de todos los tamaños en todo el mundo.
Bonificación: plantillas para bloquear tiempo
Disfrute del control de tiempo sin esfuerzo en ClickUp.
El control de tiempo nativo de ClickUp es todo lo que siempre has necesitado.
¿Por qué?
Lo primero es lo primero: está integrado.
Esto significa que no necesitará la ayuda de ninguna aplicación de terceros.
Con nuestro cronómetro nativo, podrá:
- Realice un seguimiento automático de la duración de las tareas.
- Cambie entre tareas para continuar con el seguimiento del tiempo.
- Realice entradas de tiempo manuales.
- Marque el tiempo como facturable.
- ¡Y mucho más!
Uso de la función nativa de control de tiempo en ClickUp
Incluso puede añadir más detalles a las entradas de tiempo registradas añadiendo rótulos y notas.
Aprenda cómo utilizar el control de tiempo para terminar los proyectos más rápido.
¿Sabías que puedes iniciar nuestro cronómetro para una tarea en un ordenador y detenerlo en otro? 🤯
Sí.
Nuestro cronómetro global puede hacerlo.
Lo único que debe asegurarse es de haber iniciado sesión en los dispositivos que utiliza.
Además de nuestro fantástico cronómetro global, nos enorgullecemos de las capacidades de ClickUp para la elaboración de informes de tiempo.
Puede obtener todo tipo de datos utilizando widgets de control de tiempo.
Algunas de ellas son:
- Informes de elaboración de informes de tiempo: vea todas las entradas de tiempo y agrúpelas utilizando varios filtros.
- Informes facturables: obtenga rápidamente la vista de un informe con solo las horas facturables.
- Hoja de horas trabajadas: vea el tiempo registrado para una semana, un mes o cualquier intervalo personalizado determinado.
- Control de tiempo: vea el tiempo total que ha registrado cada empleado o miembro del entorno de trabajo de ClickUp.
- ¡Y mucho más!
Elaboración de informes de tiempo en ClickUp
Aquí tiene una idea aún mejor.
Solo tiene que utilizar los widgets para crear su propio panel de control de control de tiempo en ClickUp. 😎
También tiene la libertad de integrar ClickUp con su aplicación de control de tiempo favorita, como Time Doctor, Harvest o Everhour, etc.
De esta manera, obtendrá una solución completa, personalizada según sus necesidades, y no solo lo que nosotros creemos que es mejor para usted. 😇
Incluso puede acceder a una hoja de horas de Excel ya existente aquí mismo, en ClickUp, con nuestra vista Embed.
De esta manera, no perderá ninguno de los datos registrados en Excel al cambiar al control de tiempo de ClickUp.
Pero espere, tenemos más cosas preparadas para usted.
Aquí tienes un resumen de las funciones de ClickUp para que te hagas una idea:
- Gestiona tus correos electrónicos directamente desde ClickUp con ClickApp Correo electrónico.
- Realice un seguimiento del tiempo que una tarea ha estado en un estado específico con el tiempo en estado.
- Establezca expectativas sobre la finalización de sus tareas con duraciones estimadas.
- Elija cómo desea ver su trabajo con múltiples vistas.
- Lleve su trabajo en el bolsillo con las aplicaciones móviles de ClickUp para dispositivos Android e iOS.
- Cree plantillas para listas de control, tareas, documentos, etc.
- Incorpore otros sitios web y aplicaciones como Documentos de Google, Google Spreadsheet, Figma, etc. a sus paneles con los widgets Embed.
¡Diga adiós al control de tiempo con Excel!
Por supuesto, el método de la hoja de cálculo de Excel puede ayudarle a realizar el seguimiento de sus datos de tiempo.
Pero es demasiado lento y arriesgado.
No hay precisión en el tiempo ni en los datos, los errores son inevitables y los problemas con las nóminas pueden ser algo con lo que no quiera lidiar a final de mes.
Lo mejor sería automatizar el proceso con una herramienta de control de tiempo.
¡Como ClickUp!
¿Por qué?
Porque es una solución completa.
ClickUp puede realizar el seguimiento del tiempo y de los proyectos mientras genera informes sobre ambos.
¿Listo para realizar el seguimiento del tiempo automáticamente? Entonces únete a ClickUp hoy mismo y despídete de rellenar hojas de horas una celda tras otra. 👋
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