¿Te preguntas cómo crear un tablero Kanban en Excel?
Un tablero Kanban te ofrece una visión completa de tu flujo de trabajo y puede ayudarte a mejorar la productividad del equipo. Y lo más importante, te evita gastar dinero en notas adhesivas. 💸
Y aunque es posible crear un tablero Kanban en Excel, veamos si realmente te conviene hacerlo.
En este artículo, analizaremos qué es Kanban, los pasos para crear un tablero Kanban en Excel y algunas plantillas útiles. También repasaremos sus limitaciones y destacaremos una alternativa mejor a los tableros Kanban de MS Excel.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es una representación visual de tareas con diferentes columnas que representan cada paso del flujo de trabajo.
⭐ Plantilla destacada
¿Te cuesta manejar los desordenados tableros de Excel? La plantilla Kanban gratuita de ClickUp te ayuda a organizar las tareas de forma visual y a realizar el seguimiento del progreso sin esfuerzo. ¡Pruébala ahora!
Te permite supervisar el progreso e identificar rápidamente qué tareas están atascadas, en espera o necesitan ayuda. Los tableros Kanban se pueden utilizar para la gestión de proyectos, el seguimiento de los flujos de trabajo y la agilización de la comunicación. Al utilizar un tablero Kanban, los equipos pueden colaborar fácilmente y de forma eficaz para alcanzar los resultados deseados.
Con vistas personalizables, funciones sencillas de arrastrar y soltar, y actualizaciones en tiempo real, los tableros Kanban ayudan a los equipos a mantenerse organizados y al día con su trabajo. Además, con su función de alertas integrada, puedes enviar fácilmente notificaciones a los miembros del equipo cuando las tareas vencen, están completas o se mueven.
Y lo que hace que el sistema Kanban sea único es que te obliga a completar la tarea en cuestión antes de pasar a la siguiente.
De esta manera, no te ahogarás en una larga lista de «tareas pendientes» o «en curso».
En su lugar, ¡tendrás una lista de tareas terminadas más larga! 📄
Las ventajas del método Kanban también son muy interesantes. Entre ellas se incluyen:
- Fomenta la transparencia en el trabajo mediante la visualización del flujo de trabajo y los procesos.
- Permite la mejora continua y la colaboración.
- Mantén tu carga de trabajo bajo control con los límites de trabajo en curso o WIP.
- Es flexible y se adapta a todo tipo de sectores y flujos de trabajo, incluyendo el desarrollo de software, la gestión de inventarios, etc.
¿Quieres aprender a utilizar Kanban para la gestión de proyectos?
Lee nuestra guía definitiva sobre gestión de proyectos Kanban .
¡Vamos a aprender a crear un tablero Kanban!
4 pasos para crear un tablero Kanban en Excel
Si quieres implementar Kanban en Excel, aquí tienes cuatro sencillos pasos para crear un tablero Kanban en Microsoft Excel:
Paso 1: Prepara tu libro de Excel
Abre un nuevo archivo de Excel para realizar el ajuste de tu libro de trabajo y añade dos hojas o pestañas de Excel.
Nombra la primera hoja «Tablero Kanban» y la segunda «Tarjetas Kanban».
Paso 2: Crear columnas de flujo de trabajo
Un tablero Kanban típico tiene tres fases en un flujo de trabajo: «Pendiente», «En curso» y «Terminada».
Relacionado:
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Crea tres secciones en la pestaña «Tablero Kanban» y asegúrate de que tengan el mismo ancho y suficiente espacio para añadir tus tarjetas Kanban.
Por ejemplo, hemos creado la sección «Tareas pendientes» con un ancho de tres columnas de Excel.
Combina la primera fila de las tres columnas seleccionadas y asigna a la celda el nombre «Tareas pendientes».
Repite el proceso para crear las secciones «En curso» y «Terminada».
A continuación, aplica un formato (del color que prefieras) entre cada sección para separar los estados. Tu hoja Kanban o pestaña «Tablero Kanban» debería tener un aspecto similar al siguiente:
Recuerda que siempre puedes añadir más columnas de estado del trabajo, dependiendo de tu flujo de trabajo.
Paso 3: Crear tarjetas Kanban o tarjetas de tareas
Ahora que tu tablero Kanban está listo, necesitas tarjetas Kanban.
Esas son las tarjetas que moverás de «pendientes» a «terminadas» y te sentirás fantástico por haberlo conseguido.
Para crearlos, ve a la pestaña «Tarjetas Kanban» de tu hoja de Excel (es la segunda pestaña que has creado) y crea tres tarjetas de tareas.
Asegúrate de que tengan el mismo ancho (tres columnas de Excel) que las secciones de estado del flujo de trabajo de la pestaña «Tablero Kanban». Esto te facilitará copiar y pegar las tarjetas de tareas en tu tablero Kanban.
En este ejemplo, cada tarjeta de tarea tendrá:
- Un ancho de tres columnas de Excel
- Y una longitud de ocho filas de Excel.
Una vez que hayas realizado la selección de las celdas necesarias para una tarjeta, haz clic en la opción «Combinar horizontalmente», como se muestra a continuación.
Rellena las tarjetas de tareas con diferentes colores; eso lo dejamos a tu elección.
De esta manera:
- Se pueden representar «tareas estándar» (un tipo de tarjeta que contiene tareas de prioridad baja-media).
- El segundo puede denotar «otras tareas» (un tipo de tarjeta que contiene tareas personales pendientes o tareas no planificadas).
Haz que la tercera tarjeta de tarea sea roja para indicar que tiene alta prioridad.
Una vez terminado, determina qué campos deseas añadir a tus tarjetas.
En nuestro ejemplo, añadiremos estos cinco campos:
- Título de la tarea
- Espacio para la descripción de tareas
- Fecha límite
- Duración estimada
- Persona asignada
¿Cómo se añaden estos campos?
Solo tienes que escribirlo en cada tarjeta y ya está.
Paso 4: Empieza a utilizar el tablero Kanban
¡Ya está todo listo!
Lo único pendiente es empezar a utilizar el tablero Kanban que ha creado con un intento correcto en Excel.
¿Cómo se utiliza?
En función de tu tarea, copia y pega la tarjeta Kanban necesaria en la columna del estado del flujo de trabajo correcta en la pestaña del tablero Kanban. A continuación, rellena los datos pertinentes en la plantilla de tarjeta de tarea en blanco.
Edita las tarjetas cada vez que necesites añadir una nueva tarea al tablero de tareas.
Para moverlos de una columna de estado a la siguiente, solo tienes que cortarlos y pegarlos.
Eso es todo. ¡Por fin has aprendido a crear un tablero Kanban en Excel! 🙌
¡Uf! Cansado, ¿verdad?
Sin embargo, hay una forma de evitar por completo la creación de un tablero Kanban en Excel desde cero.
¡Puedes utilizar una plantilla de tablero Kanban de Excel!
3 plantillas gratuitas de tableros Kanban para Excel
Aquí tienes tres plantillas de tableros Kanban descargables que te ayudarán a empezar de inmediato:
1. Plantilla de diagrama de flujo acumulativo Kanban
Aquí tienes una excelente plantilla Kanban de Excel para visualizar el progreso de los proyectos.
El diagrama de flujo acumulativo puede ayudarte a identificar cualquier posible obstáculo en el proyecto. También puede servirte como plantilla de Excel para el panel de control Kanban.
2. Plantilla de tablero Kanban personal
Aquí tienes otra opción para descargar una plantilla de Excel Kanban inspirada en las notas adhesivas.
Utiliza esta plantilla sencilla y atractiva para gestionar tus tareas personales de forma eficiente.
3. Plantilla de tarjeta Kanban de retirada Excel
Ideal para un proceso de fabricación, esta plantilla te ayuda a visualizar el movimiento de un producto dentro de un sistema de inventario.
Puedes buscar en Google «plantilla Kanban Excel» para encontrar más opciones en la web, incluida una plantilla Kanban Excel automatizada, una plantilla de gestión de proyectos ágil y mucho más.
3 limitaciones de los tableros Kanban en Excel
Aunque se pueden crear tableros Kanban en Excel, utilizar Excel para crear tableros Kanban tiene sus inconvenientes. Estos son algunos de ellos: 1. Excel no está optimizado para tableros Kanban: aunque se puede crear un tablero Kanban en Excel, no es la mejor ni la más eficiente forma de hacerlo. Excel nunca se diseñó para crear y gestionar tableros Kanban, por lo que resulta torpe y difícil de usar. 2. Dificultad para gestionar las tareas: con un tablero Kanban de Excel, es difícil realizar el seguimiento de las tareas y su progreso. También es difícil mover las tareas en el tablero. 3. Visualización limitada: con un tablero basado en Excel, no podrás tener una buena visión general de cómo es tu flujo de trabajo. Esto se debe a que no es fácil visualizar el progreso de las tareas y su estado. 4. Requiere mucho tiempo: configurar un tablero Kanban en Excel puede llevar mucho tiempo, especialmente si quieres hacerlo personalizado para tu proyecto. Esto requiere transferir manualmente la información de otros documentos al tablero.
Una solución mejor: crea tableros Kanban con ClickUp
ClickUp es tu compañero de confianza en lo que respecta a la gestión de proyectos. Y nos referimos a todo el proceso, de principio a fin.
Desde la lluvia de ideas para un proyecto hasta completar múltiples proyectos y tareas a tiempo, ClickUp te acompaña en cada paso del camino.
Y lo más importante, ¡ClickUp es la única herramienta Kanban que necesitarás!
La vista Tablero Kanban de ClickUp es la vista Kanban definitiva. Puedes utilizarla para implementar el método Kanban con su cómoda interfaz de arrastrar y soltar.
Para añadir la vista Tablero, solo tienes que hacer clic en + en la barra de vistas de tareas y encontrarás la opción para hacerlo.
Utiliza la vista Tablero para:
- Visualiza tu flujo de trabajo
- Vea todos sus tableros Kanban en un solo lugar.
- Personaliza los estados del flujo de trabajo según tu sector.
- Crea y asigna tareas rápidamente.
- Establecer prioridades
- Realizar cambios masivos
- Y mucho más.
La vista Tablero de ClickUp también te permite establecer un límite de trabajo en curso o WIP.
¿Qué es eso?
El límite de trabajo en curso (WIP) es fundamental en el método Kanban. Establece una restricción en el número de elementos de trabajo que pueden existir en cada columna o fase Kanban.
De esta manera, no sobrecargarás a tu equipo con trabajo, lo que podría afectar su productividad o calidad.
¡Incluso puedes añadir imágenes de portada a tus tarjetas de tareas para que sean más bonitas!
Pero espera... ¡la vista Tablero es solo una de las muchas vistas que ofrece ClickUp!
También obtendrá:
- Vista Lista: ofrece una vista general de alto nivel de todas tus tareas con opciones flexibles de clasificación, agrupación y filtrado.
- Vista de diagrama de Gantt: te permite planificar y programar proyectos, gestionar dependencias de tareas, ver hitos, etc.
- Vista de calendario: te permite planificar, programar y gestionar recursos en un calendario. También puedes sincronizar el calendario con Outlook, Google y Apple.
- Vista Tabla: te permite convertir tu trabajo en un formato de tabla, lo que lo convierte en la alternativa perfecta a Excel. Ideal para ver datos extensos de una sola vez.
Tableros Kanban de ClickUp para equipos
Los tableros Kanban de ClickUp pueden ayudar a tu equipo a gestionar las tareas de forma más eficaz y eficiente. Prueba esta plantilla de tablero Kanban de ClickUp para tu próximo proyecto en equipo. Es fácil de personalizar y te permite añadir tareas, ajustar fechas límite, organizar tareas en columnas y ver el progreso de cada tarea.
También puedes asignar tareas individuales a los miembros del equipo o columnas enteras de tareas a la vez. ¡Empieza a organizarte hoy mismo con los tableros Kanban!
¡Ayuda a tu equipo a destacar con los tableros Kanban de ClickUp!
Crear tableros Kanban personales en Excel puede ser útil si no te importa todo el trabajo manual que conlleva. 🙄
Lo más importante es que, en Excel, no estás trabajando con un tablero Kanban.
Simplemente estás realizando el trabajo con una hoja de cálculo.
¿Por qué hacerlo cuando tienes potentes herramientas especializadas en línea para tableros Kanban, como ClickUp?
Tanto si eres gestor de proyectos, propietario de una empresa o simplemente un empleado, utiliza ClickUp para crear tableros Kanban, gestionar recursos, ver cargas de trabajo, realizar automatizaciones de tareas y mucho más.
¡Todo ello gratis!
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