El método Kanban es uno de los de más rápido crecimiento gestión de proyectos métodos. Empresas como la BBC, Pixar y Spotify han utilizado esta metodología de gestión de proyectos
El sitio Kanban ¡es fácil de aprender!
¿Qué es el método Kanban y cómo se aplica?
En este artículo, echaremos un vistazo a esta metodología de gestión de proyectos, sus principios clave, sus procesos básicos y sus pros y contras. También contaremos con la participación de varios colaboradores expertos que nos explicarán cómo aplican los Tableros Kanban en sus proyectos.
Como extra, también destacaremos el mejor software de gestión de proyectos Kanban para implementar esta metodología
¿Qué es la gestión de proyectos Kanban?
Kanban es una
visual-first gestión de proyectos
basado en la metodología Agile.
¿Qué es el método Agile?
Gestión ágil de proyectos
es un método de gestión de proyectos en el que el proyecto se divide en ciclos de desarrollo más pequeños que duran entre 1 y 4 semanas.
Una vez completado cada ciclo, se presentan versiones del producto a los clientes y se reciben sus comentarios, que se incorporan al siguiente ciclo.
¿En qué se diferencia Agile de la gestión de proyectos habitual?
El proceso tradicional de desarrollo de software implica:
- Crear un plan de proyecto
- Entrega del producto final
La metodología ágil divide un proyecto en ciclos más pequeños, para que pueda:
- Hacer cambios rápidamente y mejorar los entregables sección por sección en lugar de esperar hasta el final del proyecto
- Incorporar a los clientes en todo el proceso de desarrollo
¿Qué es el método Kanban?
En el método Kanban, las tareas de su proyecto se visualizan como notas adhesivas (conocidas como tarjetas Kanban) en un tablero (conocido como tablero Kanban).
(fuente de la imagen:
)
Como todo se visualiza en tarjetas, puede ver qué trabajo tiene su equipo en tiempo real. También puedes echar un vistazo a los posibles cuellos de botella, lo que te ayudará a solucionarlos antes de que causen interrupciones.
¿De dónde viene Kanban?
En la década de 1940, un ingeniero de Toyota, Taiichi Ohno, desarrolló un sistema de producción "justo a tiempo", basado en la comunicación visual, algo parecido a lo que es Kanban hoy en día.
Cómo la metodología Kanban transformó Toyota:
- Eliminó todo el trabajo inútil y se centró en lo necesario
- Aumentó la eficacia del proceso de producción
- Aumentó la productividad de los equipos
Gracias a estas ventajas, miles de gestores de proyectos utilizan Kanban hoy en día
Los cuatro componentes clave de la metodología de gestión de proyectos Kanban
1. Tablero Kanban
Los equipos Kanban dependen en gran medida de un Tablero Kanban.
Un Tablero Kanban
es un Tablero físico o digital que se utiliza para:
- Visualizar todo el trabajo del proyecto
- Optimizar el flujo de trabajo del equipo
Un Tablero Kanban básico se divide en tres columnas:
- Pendiente: Tareas que hay que recoger
- Trabajo en curso: Tareas en las que se está trabajando actualmente
- Tareas Terminadas: Tareas completadas
En función de su flujo de trabajo, puede tener tantas columnas como desee para acomodar sus
procesos únicos de su equipo
con un Tablero Kanban en línea.
hemos recopilado una lista de 20 ejemplos de Tableros Kanban para más ideas
2. Tarjetas Kanban
Según la metodología Kanban, cada elemento de trabajo o tarea debe representarse como una tarjeta separada en el tablero.
Una tarjeta Kanban puede visualizarse como una nota adhesiva física o virtual que puede moverse a otra columna a medida que el trabajo progresa.
Una tarjeta Kanban contiene información sobre un elemento de trabajo en particular, como por ejemplo:
- Breve descripción de la tarea
- Quién es responsable de la tarea
- Duración estimada de la tarea
Si utiliza Software Kanban estas tarjetas pueden incluir otra información valiosa sobre la tarea, como por ejemplo
subtareas
,
comentarios
e información técnica.
3. Punto de confirmación
La columna "Pendiente" contiene tareas o sugerencias de clientes en las que hay que trabajar.
un punto de compromiso_ es el momento en que un elemento de trabajo o una tarea se recogen de la columna 'Pendiente' y son trabajados por el equipo.
¿Por qué se necesitan puntos de compromiso?
Los puntos de compromiso dan a su equipo y a sus clientes una idea de:
- Cuándo se empezó a trabajar en la tarea
- La duración estimada de la entrega
En esencia, son hitos que ayudan a tu equipo a reconocer cuándo se ha empezado a trabajar.
4. Punto de entrega
El punto de entrega es el momento en que el producto se entrega al cliente.
La meta de todo equipo Kanban es pasar las tarjetas del punto de confirmación al de entrega lo más rápido posible.
Principios básicos de la gestión de proyectos Kanban
Hay cinco principios que definen la metodología de gestión de proyectos Kanban. Echemos un vistazo a todos ellos:
1. Visualizar el flujo de trabajo
En Kanban, ver lo es todo. 👀
De hecho, ¡'Kanban' en japonés significa literalmente 'señal visual'!
Esto es lo que visualiza el método Kanban:
- Todas las tareas presentes en el proyecto
- Flujo de trabajo de una fase a otra
Al visualizar tu flujo de trabajo, puedes ver los pasos necesarios para transformar tu proyecto de una simple idea a un producto acabado
Este enfoque visual ayuda al gestor de proyectos Kanban a ver en qué está trabajando cada miembro del equipo.
2. Limitar la carga de trabajo
Se espera que los miembros del equipo Kanban trabajen a un ritmo rápido, pero eso no significa que tengan que trabajar en un millón de tareas ¡a la vez!
¿La mejor manera de evitarlo?
Limita la cantidad de trabajo que tu equipo puede realizar a la vez.
Por eso la mayoría de los equipos Kanban tienen un límite específico en el número de cosas en las que pueden trabajar a la vez.
3. Priorizar los flujos del proyecto
A diferencia de cualquier otra metodología de gestión de proyectos, Kanban se trata de gestionar proyectos - no personas.
El método Kanban se basa en crear y mantener un flujo de trabajo fluido.
Si el trabajo fluye sin problemas de una fase de producción a la siguiente, el equipo puede terminar el proyecto más rápidamente. De este modo, se pone menos énfasis en los miembros individuales del equipo y más en el flujo de trabajo general del proyecto.
4. Haz que los procesos sean transparentes
Para adoptar Kanban, tu equipo necesita definir claramente todos los procesos implicados en el proyecto.
Si define todos los procesos, su equipo nunca se atascará, ya que sabrá lo que tiene que hacer.
Sólo cuando se cumplan todas esas condiciones, su equipo podrá decir que ha completado la tarea.
5. Mantener los bucles de retroalimentación
La metodología Kanban anima a los miembros del equipo a hablar claro
Alexis Nicole White, gestor de proyectos senior certificado (PMP) y scrum master (SMC) y consultor de entrega de proyectos en ANW Media & Consulting utiliza Tableros Kanban con el mismo fin.
"Hemos utilizado tableros Kanban para supervisar el progreso en nuestros entornos ágiles. Durante nuestras reuniones diarias de puesta al día, aprovechamos el Tablero como un flujo de trabajo visual del estado de nuestra tarea. Podemos revisar el trabajo en curso, debatir cualquier impedimento e identificar elementos de acción para los siguientes pasos", explica.
Como Equipos Scrum equipos de Scrum /%href/ Equipos de Kanban celebran breves reuniones de 15 minutos para debatir:
- Lo que cada miembro del equipo había terminado el día anterior
- En qué van a trabajar hoy
- Los problemas a los que se han enfrentado
Al ser abierto y transparente, el equipo Kanban puede asegurarse de que todo el mundo sabe lo que está pasando en un proyecto. Y cuando todo el equipo sepa más sobre el proyecto, podrá esforzarse por mejorar continuamente.
Nota: El gestor de proyectos Kanban organiza esta reunión, de forma muy similar al rol del Scrum Master en la organización de los scrums diarios.
Check out these ejemplos de gestión de proyectos !
Los tres procesos de gestión de proyectos Kanban
A diferencia de otras metodologías ágiles de gestión de proyectos, Kanban es increíblemente simple de usar.
He aquí cómo:
1. Comience con tres columnas
El primer paso de cualquier proceso Kanban es el ajuste de columnas.
Si está utilizando una herramienta Kanban en línea, puede utilizar las columnas predeterminadas (Pendiente, en curso, Terminada) para organizar su flujo de trabajo o crear columnas personalizadas.
2. Añadir tarjetas Kanban al Tablero
Ahora, crea una lista de tareas para el proyecto. Una vez que sepas en qué tareas va a trabajar tu equipo, es hora de escribirlas en notas adhesivas o tarjetas Kanban.
A continuación, puedes fijar estas tarjetas en las columnas correspondientes.
3. Ajuste del límite de WIP
Por desgracia, su equipo no puede meter demasiadas tarjetas en la columna "Trabajo en curso".
Si lo hace, ¡morderá más de lo que puede masticar!
El gestor de proyectos Kanban debe añadir ahora un límite al número de tareas que pueden estar en la misma columna.
Esto también permite a los miembros de su equipo para centrarse en una tarea, en lugar de barajar de ida y vuelta entre tareas.
4. Trabajar, mover, repetir
En Kanban, la meta principal es mover las tareas de la columna "Pendiente" a la columna final "Terminada". En cuanto un miembro del equipo recoge una tarea de la columna "Por hacer", la tarjeta de tarea se desplaza a la columna siguiente.
Y una vez completada, se traslada a la última columna "Terminada".
Las cinco ventajas de la gestión de proyectos Kanban
1. Mayor enfoque
Muchos equipos creen que multitarea = mayor productividad
si haces más tareas al mismo tiempo, debes ser productivo, ¿no?
Pero no siempre es así
La multitarea puede perjudicar tu rendimiento y cerebro El proceso Kanban elimina la multitarea y te permite centrarte en una tarea a la vez. Como resultado, puede completar la tarea de forma más eficiente.
Concentrarse en una tarea impide que el cerebro se ponga a trabajar a toda máquina, de modo que cuando completes una tarea, tendrás la energía necesaria para emprender la siguiente
2. Mayor flexibilidad
Un plan de proyecto Kanban es probablemente más flexible y ágil que cualquier otro método
El equipo Kanban sólo se centra en el trabajo que está actualmente en curso.
Una vez que los miembros del equipo completan una tarjeta, pasan a la siguiente que les está esperando.
De este modo, el proyecto Kanban puede cambiar las prioridades sin perturbar al equipo .
Los miembros del equipo sólo se centran en cuál es la siguiente tarjeta. No les preocupan los cambios en la cronograma del proyecto . Ahora puedes cambiar las cosas sin problemas
3. Mayor transparencia
El principio básico del marco Kanban es visualizar todas las tareas en un tablero.
Cada miembro del equipo puede ver lo que está pasando con el proyecto y ver quién está trabajando en qué - asegurándose de que no hay secretos entre los miembros del equipo.
Alan Zucker, capital fundador de Aspectos esenciales de la gestión de proyectos informa de cómo una mayor transparencia ayuda a sus proyectos.
"Al crear transparencia en los elementos de trabajo, limitar el trabajo en curso y crear un sistema pull, podemos gestionar con más eficacia todos los formularios de trabajo. Los Tableros Kanban funcionan muy bien para el seguimiento del flujo de trabajo a través de procesos complejos de varios pasos", afirma.
Zucker añade además: "Como los Kanban son tan visuales, es fácil ver rápidamente qué trabajo está en curso, su estado y lo que está por venir. Los gestores de programas pueden añadir líneas horizontales para seguir fácilmente el estado de todos los proyectos que gestionan. Los gestores y equipos de proyectos pueden utilizar Kanban para el seguimiento de entregas y tareas"
4. Duración del ciclo reducida
Duración del ciclo es la cantidad de tiempo que tarda una tarea en el flujo de trabajo de su proyecto. Esencialmente, es el tiempo que transcurre entre el momento en que comienza el trabajo y el momento en que finaliza.
cuanto más corto sea el _tiempo de ciclo , más rápido podrá su equipo ofrecer valor a sus clientes.
Dado que Kanban es una metodología ágil, está construida para gestionar fácilmente los comentarios de los clientes y ofrecer rápidamente resultados que satisfagan a sus clientes
5. Menos cuellos de botella
otra forma de reducir _el tiempo de ciclo _es eliminando los cuellos de botella del proyecto
Y ajustar los límites de WIP ayuda a ello.
Como hay un límite en el número de tareas en las que pueden trabajar varios miembros del equipo a la vez, no van a estar sobrecargados de trabajo.
Esto reducirá las posibilidades de que se produzcan cuellos de botella que obstaculicen el progreso, ya que todos se centrarán en tareas específicas en lugar de intentar multitareas.
Heather Welch, gestora de recursos en Pestañas de Ukelele aconseja que, dado que los Tableros Kanban son "fáciles e intuitivos de usar gracias a su función de arrastrar y soltar, aprovecha al máximo el factor visual de los Tableros Kanban. Detecte cualquier cuello de botella dentro del tablero y pregunte a su equipo cómo puede hacerlo mejor y qué necesitan para realizar dicha tarea mucho más rápido"
Los dos límites de la gestión de proyectos Kanban
Si bien el sistema Kanban es super eficaz en comparación con otros métodos de gestión de proyectos hay que reconocer que tiene algunas desventajas.
Afortunadamente, estos problemas pueden resolverse con la ayuda de un software especializado de gestión de proyectos como ClickUp ¡!
1. Riesgo de una mala priorización
Cuando su equipo se acostumbra al marco Kanban, pueden obsesionarse con tratar de empujar tantas tareas como puedan en la columna "Completada".
Pero... ¡No todas las tareas son iguales!
Algunas tareas son más importantes que otras, y cuando se utiliza Kanban, esto puede pasarse por alto.
Solución ClickUp: Prioridades Utilice Prioridades de ClickUp para priorizar fácilmente las tareas de su proyecto.
De este modo, su equipo sabrá lo importante que es cada tarea y cuáles deben intentarse primero.
2. Posibles problemas de comunicación del equipo
Kanban se centra en el flujo de trabajo en lugar de en el equipo.
Los equipos Kanban no tienen tiempo de supervisar cuidadosamente el trabajo de todos para mantener el flujo.
Por eso tu equipo Kanban necesita comunicarse eficazmente para asegurarse de que todo va según lo planeado. Sin comunicación, te enfrentarás a montones de problemas.
Solución ClickUp: Comentarios Aquí es donde entran en juego los comentarios de ClickUp.
Cada tarea tiene en ClickUp tiene una sección de comentarios para:
- Compartir sus expectativas con el equipo
- Hacer preguntas a su gestor de proyectos
- Enviar documentos importantes
Incluso puede asignar tareas a los miembros de su equipo con el botón Comentarios asignados función.
Con un comentario asignado, puedes convertir instantáneamente un comentario en una tarea y asignarla a los miembros de tu equipo para que no se olviden de llevarla a cabo
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El Mejor Tablero Kanban Para 2022
ClickUp no sólo le ayuda con su flujo de trabajo Kanban.
Con la vista Tablero de ClickUp, ¡también puede utilizarlo como tablero Kanban en línea!
¿Qué es la vista Tablero de ClickUp?
Esta vista visualiza las tareas de su proyecto como un tablero interactivo Kanban o Tablero Scrum . ¡Es muy práctico para ver todas tus tareas en un solo lugar!
Cinco razones por las que la vista Tablero es perfecta para el enfoque de estilo Kanban:
1. Arrastrar y soltar para cuando tienes prisa
Al igual que en un Tablero físico, puede arrastrar y soltar sus tareas de ClickUp en las columnas correctas. Con ClickUp, puede mover una tarjeta Kanban en un abrir y cerrar de ojos
2. Estados de proyecto personalizados que se adaptan a cada flujo de trabajo
En la vista Tablero, el 'estado' es el nombre de la columna Kanban.
ClickUp le permite crear tantos estados personalizados como necesite.
Puede personalizar su Tablero Kanban en función del tipo de proyecto.
Para que los estados sean más visibles, puede codificarlos por colores.
Una vez que haya creado sus estados personalizados para un proyecto en particular, puede guardarlos como archivo plantilla para sus múltiples proyectos de Tablero Kanban . Ahora ya no tendrás que perder tiempo ajustándolas para cada nuevo proyecto
3. Ordena y filtra para organizar tus tareas
Las columnas de la vista Kanban no sólo se organizan de izquierda a derecha como un tablero Kanban ordinario.
Puede ordenar las columnas individualmente para destacar las tareas importantes en la parte superior de la columna para que su equipo sepa qué completar primero.
¡También puede up su juego de gestión de tareas por organizing sus tareas en función de su estado, nombre de la tarea, fecha de inicio, y mucho más!
Estos son algunos de los filtros que ofrece ClickUp:
- Fecha límite : Identificar las tareas que deben completarse en un futuro próximo
- Persona asignada : Ver las tareas asignadas a un determinado miembro del equipo Scrum
- Control de tiempo de seguimiento : Ordenar las tareas en función del tiempo que se les ha dedicado
4. Nunca pierda el seguimiento de una tarea con Etiquetas ¿Necesita aún más funciones que le ayuden con _la gestión de tareas _?
Las etiquetas pueden hacerte la vida mucho más fácil.
Puedes categorizarlo al instante para hacerlo más reconocible.
Ahora ya no tendrá que pelearse para encontrar una tarea del proyecto.
5. Múltiples vistas para todos
Es bastante raro encontrar un software Kanban que pueda atender a su todo el equipo.
Por suerte, las múltiples vistas de ClickUp permiten a los miembros de su equipo organizar sus tareas como quieran. Incluso pueden cambiar de vista en la misma tarea
Echemos un vistazo a las vistas que ofrece ClickUp:
- Vista Lista: Ordena todo tu trabajo en una pequeña lista de tareas. Ideal para quienes sólo quieren tener las cosas terminadas
- /%href/ https://docs.clickup.com/en/articles/914665-box-view** Vista Equipo: /%href/ Te permite ver todas las tareas de los miembros de tu equipo en un formato de tarjeta de informes
- %href/* https://docs.clickup.com/en/articles/1595475-calendar-view vista Calendario:/%href/ /%href/ Vea y edite su calendario diario/semanal/mensual
- /%href/* vISTA GANTT:/%HREF/ *https://docs.clickup.com/en/articles/2560143-gantt-view (diagrama de) Gantt View: (Vista Gantt) /%href/ Vea su plan de proyecto como un gráfico de Gantt
- Modo Yo: Ver las tareas asignadas sólo a usted
Comprueba las diferencias entre Kanban y los gráficos de Gantt .
Conclusión
Kanban no es ciencia espacial
Es una metodología de gestión de proyectos súper sencilla.
Tanto si utiliza un Tablero Kanban personal para la gestión de tareas como si gestiona varios proyectos simultáneamente, es una metodología que puede ayudarle a terminar su trabajo.
Para eficientemente implementar Kanban, necesitas un software de gestión Kanban.
ClickUp tiene todas las funciones que necesita para gestionar su flujo de trabajo Kanban y crear un Tablero Kanban. Le ayudará a mantener a su equipo informado, a mover las tareas con facilidad y a adaptarse rápidamente a los cambios del proyecto. Regístrate gratis, gratuito/a y asegúrese de que su proceso de gestión de proyectos nunca funcione mal