El método Kanban es uno de los métodos de gestión de proyectos de más rápido crecimiento. Empresas como la BBC, Pixar y Spotify han utilizado esta metodología de gestión de proyectos.
¡La metodología Kanban es fácil de aprender!
¿Qué es el método Kanban y cómo se puede implementar?
En este artículo, analizaremos esta metodología de gestión de proyectos, sus principios clave, sus procesos básicos y sus ventajas e inconvenientes. También contaremos con la colaboración de varios expertos que nos darán su opinión sobre cómo implementan los tableros Kanban en sus proyectos.
Como bonus, también destacaremos el mejor software de gestión de proyectos Kanban para implementar esta metodología.
¿Qué es la gestión de proyectos Kanban?
Kanban es un método de gestión de proyectos basado en lo visual que se basa en la metodología ágil.
¿Qué es el método ágil?
La gestión ágil de proyectos es un método de gestión de proyectos en el que se divide el proyecto en ciclos de desarrollo más pequeños que duran entre 1 y 4 semanas.
Una vez completado cada ciclo, se presentan las versiones del producto a los clientes y se recaba su opinión al respecto, que se incorpora al siguiente ciclo.
¿En qué se diferencia Agile de la gestión de proyectos convencional?
El proceso tradicional de desarrollo de software implica:
- Creación de un plan de proyecto
- Entrega del producto final
La metodología ágil divide un proyecto en ciclos más pequeños, lo que te permite:
- Realiza cambios rápidamente y mejora los resultados sección por sección, en lugar de esperar hasta el final del proyecto.
- Incorpora a los clientes en todo el proceso de desarrollo.
¿Qué es el método Kanban?
En el método Kanban, las tareas de tu proyecto se visualizan como notas adhesivas (conocidas como tarjetas Kanban) en un tablero (conocido como tablero Kanban).
(fuente de la imagen: easyprojects.net )
Como todo se visualiza en tarjetas, puedes ver el trabajo que tiene tu equipo en tiempo real. También puedes vislumbrar posibles cuellos de botella, lo que te ayudará a solucionarlos antes de que causen interrupciones.
¿De dónde viene Kanban?
En la década de 1940, Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota, desarrolló un sistema de producción «justo a tiempo» basado en la comunicación visual, similar al Kanban actual.
Cómo la metodología Kanban transformó Toyota:
- Eliminó todo el trabajo innecesario y se centró en lo que era necesario.
- Hizo que el proceso de producción fuera más eficiente.
- Aumentó la productividad de los equipos.
Gracias a estas ventajas, hoy en día miles de gestores de proyectos utilizan Kanban.
Los cuatro componentes clave de la metodología de gestión de proyectos Kanban
1. Tablero Kanban
Los equipos Kanban tienen una gran dependencia de un tablero Kanban.
Un tablero Kanban es un tablero físico o digital que se utiliza para:
- Visualiza todo el trabajo del proyecto.
- Optimiza el flujo de trabajo del equipo.
Un tablero Kanban básico se divide en tres columnas:
- Tareas pendientes: tareas que deben realizarse.
- Trabajo en curso: tareas en las que se está trabajando actualmente
- Terminada: Tareas completadas.
En función de tu flujo de trabajo, puedes tener tantas columnas como necesites para adaptarte a los procesos únicos de tu equipo con un tablero Kanban en línea.
Hemos recopilado una lista de 20 ejemplos de tableros Kanban para que tengas más ideas.
2. Tarjetas Kanban
Según la metodología Kanban, cada elemento de trabajo o tarea debe representarse como una tarjeta independiente en el tablero.
Una tarjeta Kanban puede visualizarse como una nota adhesiva física o virtual que se puede mover a otra columna a medida que avanza el trabajo.
Una tarjeta Kanban contiene información sobre un elemento de trabajo concreto, como por ejemplo:
- Breve descripción de la tarea
- ¿Quién es responsable de la tarea?
- Duración estimada de la tarea
Si utilizas software Kanban, estas tarjetas pueden incluir otra información valiosa sobre las tareas, como subtareas, comentarios e información técnica.
3. Punto de confirmación
La columna «Tareas pendientes» contiene tareas o sugerencias de clientes en las que es necesario trabajar.
Un punto de compromiso es el momento en el que un elemento de trabajo o una tarea se selecciona de la columna «Pendiente» y el equipo comienza a trabajar en él.
¿Por qué necesitas puntos de confirmación?
Los puntos de compromiso dan a tu equipo y a tus clientes una idea sobre:
- Cuando comenzó el trabajo en la tarea
- La duración estimada de entrega
Básicamente, son «hitos» que ayudan a tu equipo a reconocer cuándo se han puesto en marcha las cosas.
4. Punto de entrega
El punto de entrega es el momento en que el producto se entrega al cliente.
La meta de todo equipo Kanban es trasladar las tarjetas del punto de compromiso al de entrega lo más rápido posible.
Los principios básicos de la gestión de proyectos Kanban
Hay cinco principios que definen la metodología de gestión de proyectos Kanban. Veámoslos todos:
1. Visualiza el flujo de trabajo
En Kanban, verlo es todo. 👀
De hecho, «Kanban» en japonés significa literalmente «señal visual».
Esto es lo que visualiza el método Kanban:
- Todas las tareas presentes en el proyecto
- Flujo de trabajo de una fase a otra
Al visualizar tu flujo de trabajo, podrás ver los pasos necesarios para transformar tu proyecto de una simple idea a un producto terminado.
Este enfoque visual ayuda al gestor de proyectos Kanban a ver en qué está trabajando cada miembro del equipo.
2. Limita la carga de trabajo
Se espera que los miembros del equipo Kanban trabajen a un ritmo rápido, pero eso no significa que tengan que trabajar en un millón de tareas a la vez.
¿Cuál es la mejor manera de evitarlo?
Limita la cantidad de trabajo que tu equipo puede asumir a la vez.
Por eso, la mayoría de los equipos Kanban tienen un límite específico en cuanto al número de cosas en las que pueden realizar trabajo a la vez.
3. Prioriza los flujos de proyectos
A diferencia de cualquier otra metodología de gestión de proyectos, Kanban se centra en gestionar proyectos, no personas.
El método Kanban se basa en crear y mantener un flujo de trabajo fluido.
Si el trabajo fluye sin problemas de una fase de producción a la siguiente, el equipo puede terminar el proyecto más rápido. De esta manera, se pone menos énfasis en los miembros individuales del equipo y más en el flujo de trabajo general del proyecto.
4. Haz que los procesos sean transparentes
Para adoptar Kanban, tu equipo debe definir claramente todos los procesos involucrados en el proyecto.
Si defines todos los procesos, tu equipo nunca se quedará atascado, ya que sabrá qué hacer.
Solo cuando se cumplan todas esas condiciones, tu equipo podrá decir que la tarea está completada.
5. Mantén los bucles de retroalimentación
La metodología Kanban anima a los miembros del equipo a dar su opinión.
Alexis Nicole White, gestora de proyectos sénior certificada (PMP) y scrum master (SMC), además de consultora de ejecución de proyectos en ANW Media & Consulting, utiliza los tableros Kanban con el mismo fin.
«Hemos utilizado tableros Kanban para supervisar el progreso en nuestros entornos ágiles. Durante nuestras reuniones diarias de puesta al día, utilizamos el tablero como un flujo de trabajo visual del estado de nuestras tareas. Podemos revisar el trabajo en curso, discutir cualquier impedimento e identificar los elementos que deben tomarse en los siguientes pasos», afirmó.
Al igual que los equipos Scrum, los equipos Kanban celebran reuniones breves de 15 minutos para debatir:
- Lo que cada miembro del equipo había terminado el día anterior.
- En qué van a realizar el trabajo hoy
- Los problemas a los que se han enfrentado
Al ser abierto y transparente, el equipo Kanban puede garantizar que todos sepan lo que está sucediendo en un proyecto. Y cuando todo el equipo recibe más información sobre el proyecto, puede esforzarse por lograr una mejora continua.
Nota: El gestor de proyectos Kanban organiza esta reunión, de forma muy similar al rol del Scrum Master en la organización de las reuniones diarias.
¡Echa un vistazo a estos ejemplos de gestión de proyectos!
Los tres procesos de gestión de proyectos Kanban
A diferencia de otras metodologías ágiles de gestión de proyectos, Kanban es increíblemente sencillo de usar.
A continuación te explicamos cómo:
1. Empieza con tres columnas
El primer paso de cualquier proceso Kanban es configurar las columnas.
Si utilizas una herramienta Kanban en línea, puedes usar las columnas predeterminadas (Pendiente, En curso, Terminada) para organizar tu flujo de trabajo o crear otras personalizadas.
2. Añade tarjetas Kanban al tablero
Ahora, crea una lista de tareas para el proyecto. Una vez que hayas determinado en qué tareas trabajará tu equipo, es hora de escribirlas en notas adhesivas o tarjetas Kanban.
A continuación, puedes fijar estas tarjetas en las columnas correspondientes.
3. Establece un límite de WIP
Por desgracia, tu equipo no puede simplemente meter demasiadas tarjetas en la columna «Trabajo en curso».
Si lo dejas pendiente, ¡vas a morder más de lo que puedes masticar!
El gestor de proyectos Kanban debe ahora añadir un límite al número de tareas que pueden estar en la misma columna.
Esto también permite a los miembros de tu equipo centrarse en una tarea, en lugar de estar pasando de una tarea a otra.
4. Trabajo, avanza, repite
En Kanban, la meta principal es mover las tareas de la columna «Pendiente» a la columna final «Terminada». Tan pronto como un miembro del equipo toma una tarea de la columna «Pendiente», la tarjeta de la tarea se traslada a la siguiente columna.
Y una vez completada, se traslada a la última columna, «Terminada».
Las cinco ventajas de la gestión de proyectos Kanban
1. Mayor concentración
Muchos equipos creen que multitarea = mayor productividad.
Es decir, si realizas más tareas al mismo tiempo, debes tener una alta productividad, ¿no?
¡Pero no siempre es así!
¡La multitarea puede perjudicar tu rendimiento y tu cerebro!
El proceso Kanban elimina la multitarea y te permite centrarte en una sola tarea a la vez. Como resultado, puedes completar la tarea de forma más eficiente.
Concentrarte en una sola tarea evita que tu cerebro se sobrecargue, por lo que, cuando completes una tarea, tendrás la energía necesaria para abordar la siguiente.
2. Mayor flexibilidad
¡Un plan de proyecto Kanban es probablemente más flexible y ágil que cualquier otro método!
El equipo Kanban se centra únicamente en el trabajo en curso.
Una vez que los miembros del equipo completan una tarjeta, pasan a la siguiente que les espera.
De esta manera, el gestor de proyectos Kanban puede reorganizar las prioridades sin perturbar al equipo.
Los miembros del equipo se centran únicamente en cuál es la siguiente tarjeta. No les preocupan los cambios en el cronograma del proyecto. ¡Ahora puedes cambiar las cosas sin problemas!
3. Mayor transparencia
El principio básico del marco Kanban es visualizar todas las tareas en un tablero.
Cada miembro del equipo puede ver cómo va el proyecto y quién está trabajando en qué, lo que garantiza que no haya secretos entre los miembros del equipo.
Alan Zucker, director fundador de Project Management Essentials, explica cómo la mayor transparencia ayuda a sus proyectos.
«Al crear transparencia en los elementos de trabajo, limitar el trabajo en curso y crear un sistema de tracción, podemos gestionar de forma más eficaz todo tipo de trabajo. Los tableros Kanban funcionan muy bien para realizar el seguimiento del flujo de trabajo a través de procesos complejos y de múltiples pasos», afirma.
Zucker añade: «Dado que los Kanban son tan visuales, es fácil ver rápidamente qué trabajo está en curso, su estado y qué está por venir. Los gestores de programas pueden añadir carriles horizontales para realizar un seguimiento sencillo del estado de todos los proyectos que gestionan. Los gestores de proyectos y los equipos de proyecto pueden utilizar Kanban para realizar un seguimiento de los entregables y las tareas».
4. Reducción de la duración del ciclo
La duración del ciclo es la cantidad de tiempo que lleva una tarea en el flujo de trabajo de tu proyecto. Básicamente, es el tiempo que transcurre desde el momento en que se inicia el trabajo hasta el momento en que se termina.
Cuanto más corta sea la duración del ciclo, más rápido podrá tu equipo ofrecer valor a tus clientes.
Dado que Kanban es una metodología basada en Agile, está diseñada para gestionar fácilmente los comentarios de los clientes y ofrecer rápidamente resultados que satisfagan a tus clientes.
5. Menos cuellos de botella
Otra forma de reducir la duración del ciclo es eliminar los cuellos de botella del proyecto.
Y establecer límites de WIP ayuda a conseguirlo.
Dado que hay un límite en el número de tareas en las que pueden trabajar varios miembros del equipo a la vez, no se verán sobrecargados de trabajo.
Esto reducirá las posibilidades de que un cuello de botella obstaculice tu progreso, ya que todo el mundo se centra en tareas específicas en lugar de intentar realizar multitarea.
Heather Welch, gestora de recursos en Ukelele Tabs, aconseja que, dado que los tableros Kanban son «fáciles e intuitivos de usar gracias a su función de arrastrar y soltar, aproveches al máximo el factor visual de los tableros Kanban. Detecta cualquier cuello de botella dentro del tablero y pregunta a tu equipo cómo se puede mejorar y qué necesitan para realizar dicha tarea mucho más rápido».
Las dos limitaciones de la gestión de proyectos Kanban
Aunque el sistema Kanban es muy eficaz en comparación con otros métodos de gestión de proyectos, es cierto que tiene algunas desventajas.
Afortunadamente, estos problemas se pueden resolver con la ayuda de un software especializado en gestión de proyectos como ClickUp.
1. Riesgo de una mala priorización
Cuando tu equipo se acostumbre al marco Kanban, es posible que se obsesione con intentar pasar tantas tareas como sea posible a la columna «Completadas».
Pero... ¡No todas las tareas son iguales!
Algunas tareas son más importantes que otras, y cuando se utiliza Kanban, eso puede pasarse por alto.
Solución ClickUp: Prioridades
Utiliza las prioridades de ClickUp para priorizar fácilmente las tareas de tu proyecto.
De esta manera, tu equipo sabrá la importancia de cada tarea y cuáles deben abordarse primero.
2. Posibles problemas de comunicación en el equipo
Kanban se centra en el flujo de trabajo en lugar del equipo.
Los equipos Kanban no tienen tiempo para supervisar cuidadosamente el trabajo de todos para mantener el flujo.
Por eso tu equipo Kanban necesita comunicarse de forma eficaz para garantizar que todo salga según el plan. Sin comunicación, te enfrentarás a un montón de problemas.
Solución ClickUp: Comentarios
Ahí es donde entran en juego los comentarios de ClickUp.
Cada tarea de ClickUp tiene una sección de comentarios para:
- Uso compartido de tus expectativas con el equipo
- Hacer preguntas a tu gestor de gestión de proyectos
- Envío de documentos importantes
Incluso puedes asignar tareas a los miembros de tu equipo con la función Comentarios asignados.
Con un comentario asignado, puedes convertir instantáneamente un comentario en una tarea y, a continuación, asignarla a los miembros de tu equipo para que no se olviden de actuar al respecto.
El mejor tablero Kanban para 2022
ClickUp no solo te ayuda con tu flujo de trabajo Kanban.
Con la vista Tablero de ClickUp, también puedes utilizarlo como un tablero Kanban en línea.
¿Qué es la vista Tablero de ClickUp?
Esta vista visualiza las tareas de tu proyecto como un tablero Kanban o Scrum interactivo. ¡Es muy práctico poder ver todas tus tareas en un solo lugar!
Cinco razones por las que la vista Tablero es perfecta para el enfoque de estilo Kanban:
1. Arrastrar y soltar para cuando tienes prisa
Al igual que en un tablero físico, puedes arrastrar y soltar tus tareas de ClickUp en las columnas correctas. ¡Con ClickUp, puedes mover una tarjeta Kanban en un abrir y cerrar de ojos!
2. Estados de proyecto personalizados que se adaptan a cada flujo de trabajo
En la vista Tablero, el «estado» es el nombre de la columna Kanban.
ClickUp te permite crear tantos estados personalizados como necesites.
Puedes personalizar tu tablero Kanban en función del tipo de proyecto.
Para aumentar la visibilidad de los estados, puedes asignar un código de color a cada uno de ellos.
Una vez que hayas creado tus estados personalizados para un proyecto concreto, puedes guardarlos como plantilla para tus múltiples proyectos de tableros Kanban. ¡Así no tendrás que perder tiempo configurándolos para cada nuevo proyecto!
3. Ordena y filtra para organizar tus tareas
Las columnas de la vista Kanban no solo están organizadas de izquierda a derecha como un tablero Kanban normal.
Puedes ordenar las columnas individualmente para resaltar las tareas importantes en la parte superior de la columna, de modo que tu equipo sepa qué debe completar primero.
También puedes mejorar tu gestión de tareas organizándolas según su estado, nombre, fecha de inicio y mucho más.
Estos son algunos de los filtros que ofrece ClickUp:
- Fecha límite : Identifica las tareas que deben completarse en un futuro próximo.
- Persona asignada : Ver las tareas asignadas a un miembro concreto del equipo Scrum.
- Control de tiempo : Organiza las tareas en función del tiempo dedicado a ellas.
4. No pierdas nunca el seguimiento de una tarea con las etiquetas
¿Necesitas aún más funciones que te ayuden con la gestión de tareas?
Las etiquetas pueden facilitarte mucho la vida.
Puedes clasificarlo al instante para que sea más reconocible.
Ahora ya no tendrás que esforzarte por encontrar una tarea del proyecto.
5. Múltiples vistas para todos
Es bastante raro encontrar un software Kanban que se adapte a todo tu equipo.
Afortunadamente, las vistas múltiples de ClickUp permiten a los miembros de tu equipo organizar sus tareas como quieran. ¡Incluso pueden cambiar entre vistas en la misma tarea!
Echemos un vistazo a las vistas que ofrece ClickUp:
- Vista Lista: organiza todo tu trabajo en una pequeña y ordenada lista de tareas. ¡Ideal para aquellos que solo quieren hacer su trabajo!
- Vista Equipo: te permite ver todas las tareas de los miembros de tu equipo en formato de boletín de notas.
- Vista de calendario: vea y realice la edición de su agenda diaria/semanal/mensual.
- Vista Gantt: Visualiza tu plan de proyecto como un diagrama de Gantt.
- Modo «Yo»: Vista solo las tareas que te han sido asignadas.
Echa un vistazo a las diferencias entre Kanban y los gráficos de Gantt.
Conclusión
¡Kanban no es ciencia espacial!
Es una metodología de gestión de proyectos muy fácil de usar.
Tanto si utilizas un tablero Kanban personal para gestionar tareas como si gestionas varios proyectos simultáneamente, se trata de una metodología que puede ayudarte a terminar tu trabajo.
Para implementar Kanban de forma eficaz, necesitas un software de gestión Kanban.
ClickUp tiene todas las funciones que necesitas para gestionar tu flujo de trabajo Kanban y crear un tablero Kanban. Te ayudará a mantener a tu equipo informado, mover tareas con facilidad y adaptarte rápidamente a los cambios del proyecto.
¡Regístrate hoy mismo de forma gratuita y asegúrate de que tu proceso de gestión de proyectos nunca sea disfuncional!