¿Recuerdas «mostrar y contar»? ¿El día en que por fin pudiste llevar tu pez mascota al colegio y presentarlo a tus compañeros de primer grado? Qué tiempos aquellos. 😌
Como profesionales, ahora nos enfrentamos a situaciones similares a la hora de presentar ideas, intercambiar opiniones y ejecutar proyectos con el grupo.
Desde entonces, hemos aprendido que «mostrar» es más poderoso que simplemente «decir», y hemos ideado formas diversas y atractivas de transmitir nuestras ideas. Esto supone una gran ventaja para las personas que procesan la información de forma diferente, incluido el 65 % de nuestra población que se identifica como aprendices visuales.
Entra: tableros Kanban.
Los tableros Kanban son un método de gestión de proyectos ágil y muy visual que ayuda a los equipos a optimizar su flujo de trabajo, promover la transparencia, identificar cuellos de botella y cambiar rápidamente de rumbo si es necesario. Aunque el objetivo es empezar a ahorrar tiempo lo antes posible, configurar uno desde cero puede llevar mucho tiempo e incluso resultar contraproducente en cierto modo, y ahí es donde las plantillas resultan útiles. 🤓
Los equipos funcionan de forma más rápida y eficiente con las plantillas de tableros Kanban adecuadas y adaptadas a sus necesidades específicas, pero ¿quién tiene tiempo para probar todas las plantillas Kanban que aparecen en Google? Nosotros sí. 🙋🏼♀️
Considere este artículo como su curso intensivo sobre todo lo relacionado con Kanban, incluyendo su estructura, preguntas frecuentes, consejos, ventajas y, por supuesto, 11 plantillas Kanban gratuitas para alcanzar sus metas de flujo de trabajo.
¿Qué es una plantilla de tablero Kanban?
Las plantillas de tableros Kanban son tableros personalizables y predefinidos que agilizan las fases de preparación y configuración necesarias para crear tu tablero, de modo que puedas empezar a ahorrar tiempo en un abrir y cerrar de ojos. Básicamente, son tableros Kanban listos para usar, en los que solo hay que rellenar los espacios en blanco y que puedes modificar o editar según sea necesario.
Y dado que el método Kanban se puede utilizar en diferentes departamentos y sectores, una plantilla bien estructurada garantiza que tu equipo lo utilice de la forma más eficiente posible. Sin embargo, esto es solo una pequeña parte de las ventajas que ofrece una plantilla flexible para tableros Kanban.
Ventajas de utilizar plantillas de tableros Kanban
Las plantillas de tableros Kanban no solo te ayudan a ahorrar tiempo, sino que también te permiten empezar con buen pie gracias a una interfaz limpia y bien mantenida, lo que garantiza que tu tablero esté siempre listo para presentarlo, incluso con poca antelación, a las partes interesadas, los gerentes u otros departamentos.
También inspiran innovación en cuanto a personalización, automatizaciones y estados de tareas más eficaces. Dado que el enfoque Kanban puede beneficiar a una amplia gama de casos de uso, contar con una plantilla específica puede servirte de ayuda, mostrándote qué estados, límites de trabajo en curso y automatizaciones suelen ser útiles para tu sector.
Además, hay una plantilla para cada nivel de habilidad. Si eres nuevo en los tableros Kanban, hay muchas plantillas fáciles de usar para principiantes que te facilitarán la introducción a esta metodología ágil. O, si llevas años utilizando tableros y necesitas una nueva perspectiva o buscas formas de innovar tu proceso Kanban, las plantillas son una forma excelente de enseñarte cómo mejorar tu tablero.
La conclusión principal es que las plantillas de tableros Kanban están ahí para ayudarte. Deja que una plantilla bien diseñada haga el trabajo pesado por ti para que puedas centrarte en tu proyecto y en el equipo que lo lleva adelante.
Bonificación: ¡Plantillas de guion gráfico!
11 plantillas gratuitas de tableros Kanban
Estamos hablando de algo importante, ¡veamos estas potentes plantillas en acción! Aquí tienes 11 de nuestras plantillas favoritas de tableros Kanban para ClickUp, OneNote y Excel, y cómo pueden llevar a tu equipo al siguiente nivel.
1. Plantilla de tablero Kanban
Aplica la plantilla ClickUp Simple Kanban Board a tu entorno de trabajo de ClickUp y empieza a optimizar tu ciclo de lanzamiento en un abrir y cerrar de ojos. Esta carpeta incluye cinco estados entre los que dividir tus tareas y un documento de ayuda con consejos y un desglose de todas las funciones. Incluso ofrece recursos adicionales para configurar la automatización de tareas, crear listas de control para tareas más pequeñas y sugerencias de integraciones para que tu transición a la vista Tablero en ClickUp sea aún más fluida.
Los estados de las tareas son lo suficientemente versátiles como para adaptarse a casi cualquier flujo de trabajo, especialmente si necesitas ediciones o comentarios sobre tus tareas, desde marketing hasta desarrollo de productos, pasando por la edición de blogs o el diseño gráfico. Aunque se trata de una plantilla de nivel más intermedio, su documento de ayuda paso a paso es sencillo y fácil de seguir, independientemente de tu experiencia con Kanban.
2. Plantilla de tablero Kanban para gestión ágil
La plantilla Agile Management Kanban Board de ClickUp te ayuda a configurar rápidamente un flujo de trabajo complejo.
El enfoque ágil puede resultar abrumador al principio, pero esta plantilla crea un espacio en ClickUp con todo lo que necesitas para implementar un flujo de trabajo ágil básico en cuestión de minutos.
Los equipos ágiles que trabajan en sprints tienen la opción de habilitar 13 ClickApps diferentes para personalizar la forma en que organizan su backlog, gestionan las cargas de trabajo y colaboran con su equipo. Entre ellas se incluyen límites de trabajo en curso, hitos, dependencias, puntos de sprint y mucho más.
Con 30 estados personalizados, un campo personalizado, ocho etiquetas, seis vistas y cuatro automatizaciones, esta plantilla incluye todas las funciones necesarias para proporcionar comentarios, pivotar recursos y empezar a obtener resultados más rápidamente.
3. Plantilla sencilla de tablero Kanban para sprints
¡Sumérgete en el mundo de los sprints con la plantilla Simple Sprints Kanban Board de ClickUp! Menos compleja y más fácil de usar para usuarios intermedios que la anterior plantilla Agile Management, esta plantilla aplica un espacio a tu entorno de trabajo de ClickUp con nueve estados, nueve ClickApps y vistas preestablecidas de tablero y vista Lista.
Esta plantilla cubre todos los conceptos básicos de los sprints para que los equipos ágiles puedan entregar productos más rápidamente y ofrece un útil documento que le muestra cómo alinear esta plantilla con su flujo de trabajo y sacar el máximo partido a su barra de herramientas multitarea.
4. Plantilla de tablero Kanban para gestión de cuentas
Si eres gerente de oficina, asesor financiero, trabajas en el equipo de ventas o simplemente eres una persona que intenta controlar su presupuesto, esta plantilla es para ti.
La plantilla del tablero Kanban para gestores de cuentas de ClickUp realiza el seguimiento de todo, desde la última actividad de un usuario hasta las renovaciones de cuentas, los contactos y los riesgos. Esta carpeta añade 19 estados útiles, ¡cuéntalos!, entre los que se incluyen Cultivando, Pendiente de renovación, Perdido, Incorporación y muchos más, perfectos para clientes potenciales y para mantener las relaciones con los clientes actuales.
También es una plantilla ideal para conectar con nuevos clientes, con siete tipos de vista para fomentar la interacción con los clientes potenciales y una vista de formulario para registrar nuevos clientes en una encuesta con respuestas que se pueden convertir en tareas de ClickUp. ¿Hemos mencionado que esta plantilla tiene muchos campos personalizados? Con 10 entre los que elegir, tienes aún más formas de ordenar, filtrar y agrupar tu tablero Kanban.
5. Plantilla de tablero Kanban para solicitudes del equipo
Los tableros Kanban son una herramienta popular de gestión de proyectos ágil, pero realmente son utilizados y gozan de la confianza de equipos de todos los departamentos, ¡incluido el de RR. HH.!
La plantilla «Team Requests Kanban Board» (Tablero Kanban de solicitudes del equipo) de ClickUp es una herramienta fundamental para los responsables de RR. HH., TI y oficina encargados de realizar el seguimiento y organizar las solicitudes de su equipo remoto.
Esta carpeta añade cuatro vistas a tu entorno de trabajo, incluyendo un tablero Kanban independiente para los diferentes tipos de solicitudes que se reciben y un formulario de solicitud interna con respuestas que se pueden convertir directamente en tareas de ClickUp que aparecen en tu tablero. Además, cinco estados garantizan que ninguna solicitud se quede sin atender.
6. Plantilla de tablero Kanban para producción de vídeo
La plantilla del tablero Kanban para producción de vídeo de ClickUp es un ejemplo perfecto de lo versátiles que pueden ser los tableros Kanban. Planifica tu calendario de rodaje desde la preproducción hasta la posproducción con esta plantilla fácil de usar para principiantes. Visualiza tu calendario en una lista o mueve las tareas por el proceso de producción arrastrándolas y soltándolas en tu tablero Kanban.
Además, esta plantilla básica de tablero Kanban incluye un documento de ayuda para mejorar tu organización y llevar tus proyectos creativos a buen puerto sin esfuerzo.
7. Plantilla de tablero Kanban para gestión de proyectos
Si todas estas plantillas te parecen estupendas, pero quizá demasiado complicadas para tu nivel de experiencia con Kanban hasta ahora, esta es tu plantilla.
Tanto si gestionas un proyecto como si organizas tus tareas semanales, esta plantilla de tablero de gestión de proyectos para principiantes de ClickUp cubre todos los aspectos básicos de Kanban. Empieza con un tablero ya dividido en cinco estados que se pueden aplicar a prácticamente cualquier flujo de trabajo: Abierto, En curso, Revisión, Bloqueado y Cerrada.
8. Plantilla de tablero Kanban para seguimiento de campañas
Esta es la plantilla con la que tu equipo de marketing siempre ha soñado. ✨
Entre el malabarismo con diferentes herramientas, múltiples campañas, el cumplimiento del presupuesto y la presión por el rendimiento, es fácil sentirse abrumado por el flujo de trabajo de marketing, pero la plantilla de seguimiento y análisis de campañas de ClickUp está diseñada para realizar el seguimiento de todas esas partes móviles.
Esta plantilla incluye 10 Campos personalizados para que puedas añadir todos los detalles necesarios a cada tarea y visualizar tus campañas de la forma que mejor te convenga. Con múltiples campañas y tareas trabajando en tándem, tu tablero Kanban garantiza que nadie tenga que asumir más trabajo del que puede manejar. Más allá de tu tablero, encontrarás tus campañas programadas en una vista de Calendario clara y una lista de todas las campañas para evitar solapamientos.
9. Plantilla de hoja de ruta Kanban
El desarrollo de productos no tiene un enfoque único para todos. Cada empresa tiene sus propios requisitos y cada equipo debe trazar su propio camino. Mejora tu proceso con esta herramienta Kanban. La plantilla Kanban Roadmap de ClickUp te permite gestionar tus tareas y objetivos, priorizar los elementos críticos y, finalmente, obtener una perspectiva clara de tus actividades de desarrollo.
10. Plantilla de flujo acumulativo Kanban para Excel
Ya hemos mencionado que los tableros Kanban pueden tener diferentes formas y tamaños, ¡y esta plantilla de Excel es un buen ejemplo de ello! A los equipos les encantan los tableros Kanban porque se centran en un flujo de trabajo continuo y constante para terminar los proyectos a tiempo, tarea a tarea. Con los límites de trabajo en curso, los equipos pueden controlar el número de tareas en las que están trabajando, asegurándose de no abarcar más trabajo del que pueden asumir. Esta plantilla de tablero Kanban de Excel se centra en ese aspecto de los tableros Kanban.
Solo tienes que introducir la fecha asociada a tu tarea o proceso y el número de trabajos en curso permitidos al día para ver tu flujo de trabajo reflejado en un gráfico de flujo acumulativo visual en Excel con colores asociados a cada tarea.
Este tablero Kanban de Excel es una herramienta ideal para personas con un estilo de aprendizaje muy visual que necesitan ver cómo se acumulan las tareas cada día.
¿Confías ciegamente en tus flujos de trabajo basados en Excel? ¡Tenemos la herramienta perfecta para ti! Aprende a
11. Plantilla de tablero Kanban de OneNote
Al igual que puedes estructurar tu tablero Kanban en Excel o en una pizarra digital, también puedes crear un tablero en OneNote. Crea columnas para gestionar tu flujo de trabajo en la oficina o en casa con la flexibilidad de añadir tantas columnas, colores y detalles como necesites.
Más recursos de plantillas para la gestión de proyectos:
Buenas prácticas para el tablero Kanban
Con sus raíces en la fabricación de automóviles durante la década de 1940, los tableros Kanban se han adaptado y expandido para beneficiar a equipos de todos los sectores con un marco sencillo pero flexible para visualizar los flujos de trabajo.
Los equipos vuelven a los tableros Kanban porque son sencillos, intuitivos y coherentes. Son lo suficientemente flexibles como para tener compatibilidad con casi cualquier caso de uso y, una vez que aprendes a interpretar un tablero Kanban, básicamente puedes leerlos todos.
Si se utilizan correctamente, los tableros Kanban crean un flujo de trabajo fluido y continuo, promueven la transparencia y definen claramente los propietarios de cada tarea.
Aunque no se limitan a un solo «aspecto», los tableros Kanban suelen comenzar con al menos tres columnas (o estados) que representan las fases hasta su completación, y tarjetas de tareas que se mueven por el tablero hasta que el proyecto es terminado.
Pero, ¿cómo son realmente? ¡Vamos a crear uno!
¿Cómo se utilizan los tableros Kanban? Con ejemplos de tableros Kanban.
Puedes crear tu tablero en la vida real en una superficie como un corcho o una pizarra personal, o con la ayuda de un software Kanban dinámico diseñado para este enfoque. Pero tanto si prefieres el tablero en tu escritorio como en la pantalla, sigue leyendo mientras desglosamos las características distintivas que todo tablero Kanban eficiente debe tener:
1. Columnas
Las columnas de tu tablero Kanban representan los estados por los que debe pasar cada tarea antes de que se pueda considerar terminada. Si acabas de empezar con el método Kanban, hazlo sencillo con tres columnas similares a Pendiente, En curso y Terminada, pero lo ideal es que intentes tener el mismo número de columnas que pasos hay en tu flujo de trabajo.
Esta es también tu primera oportunidad para personalizar el tablero y adaptarlo al proceso de tu equipo.
Si tu equipo trabaja habitualmente con un conjunto diferente de estados personalizados o fases adicionales para la investigación, el desarrollo o los comentarios, solo tienes que añadir más columnas para representar esos pasos en tu flujo de trabajo.
Agrupa las tareas por estado, personas asignadas, prioridad y mucho más con la vista Tablero intuitiva y flexible de ClickUp, similar a Kanban.
2. Tareas
Aquí es donde se introducen todas las tareas relacionadas con el proyecto, sí, todas y cada una de ellas. Esta es una de las formas en que los tableros Kanban promueven la transparencia.
Clasifica las tareas según su estado actual para tener una idea más clara del estado general de tu proyecto: cuántas tareas quedan por empezar, el número de tareas en curso y las tareas completadas.
Las tareas, o tarjetas de tareas, se mueven por el tablero de izquierda a derecha, comenzando en el estado Pendiente hasta que se completan y llegan a la columna Terminada.
Tus columnas se llenarán rápidamente, pero querrás que tu tablero se mantenga limpio y claro para que cualquiera pueda leerlo fácilmente en cualquier momento. Al examinar tu tablero, querrás ver toda la información básica de las tareas, incluyendo el nombre, las personas asignadas, la fecha límite y la imagen (si corresponde).
Consejo profesional: si utilizas un software de gestión de tareas flexible como ClickUp, no es necesario que selecciones qué información de las tareas quieres compartir. Él lo hace por ti. 😎
Añade enlaces, campos personalizados, prioridades, descripciones detalladas, múltiples personas asignadas, observadores y mucho más a cada tarea, manteniendo tu tablero organizado y presentable.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de las tareas pendientes, lo que da lugar a decisiones erróneas y retrasos en la ejecución. Tanto si envías notas de seguimiento como si utilizas hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficaz.
La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse coordinado.
3. Límites de trabajo en curso
Esta es una de las formas clave en que los tableros Kanban mantienen un flujo de trabajo constante. Para evitar que los miembros tengan que hacer malabarismos con varias tareas a la vez, los límites de trabajo en curso (WIP) restringen el número de tareas que pueden pasar de Pendientes a En curso al mismo tiempo.
4. Carriles
Mientras que las columnas añaden una estructura vertical a tu tablero, los carriles dividen el tablero horizontalmente para ayudarte a visualizar múltiples flujos de trabajo en un solo tablero. Si gestionas varios proyectos o supervisas a varios miembros del equipo, los carriles crean secciones en tu tablero para mostrar qué tareas pertenecen a qué miembro del equipo o proyecto.
Si eres usuario de hojas de cálculo, puedes pensar en los carriles como filas que contienen solo las tareas relacionadas con una categoría específica de información.
¡Tachán!
Una vez que hayas añadido esta información, tu equipo estará listo para ponerse en marcha utilizando el enfoque Kanban. Suena bastante sencillo, pero el inconveniente de crear tu tablero desde cero es que cada uno de estos cuatro pasos requiere bastante previsión, tiempo y esfuerzo. Especialmente si eres nuevo en los tableros Kanban o si te enfrentas a flujos de trabajo complicados, es fácil olvidar tareas e información clave.
Pero eso no es todo. Sin una plantilla o un software de gestión de proyectos flexible, el mantenimiento necesario para mantener tu tablero actualizado puede obstaculizar el proyecto más de lo que te ayuda.
Por eso muchos gestores de proyectos recurren a las plantillas como solución lista para usar y poder empezar a utilizar los tableros Kanban lo antes posible.
Gestiona tu próximo proyecto con una plantilla Kanban.
Aunque hay montones de plantillas disponibles en Google, no todos los tableros Kanban son iguales.
Dado que tienen el poder de optimizar los procesos en todos los departamentos e industrias, es importante elegir una plantilla que ya se adapte a tus necesidades. De esta manera, puedes inspirarte en los estados y automatizaciones que proporciona y servir de trampolín para que tú y tu equipo llevéis vuestro enfoque Kanban aún más lejos.
¿Nuestra sugerencia?
Elige una plantilla creada por y para un potente software de gestión del trabajo como ClickUp. Dado que tus tareas, tu trabajo, tu equipo y tus procesos ya existen en tu entorno de trabajo, ¡tus tableros Kanban también lo harán! Esto no solo te ahorrará tiempo a la hora de configurar tu flujo de trabajo, sino que te ayudará a avanzar en el proceso en un tablero que se actualiza automáticamente mientras trabajas.
¿Y lo mejor de todo? ¡Es gratuito! 💸
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