¿Te acuerdas de «mostrar y contar»? ¿De aquel día en que por fin pudiste llevar tu pececito al colegio y presentárselo a tus compañeros de primer curso? ¡Qué tiempos aquellos! 😌
Como profesionales, ahora nos enfrentamos a situaciones similares a la hora de presentar ideas, hacer lluvias de ideas y ejecutar proyectos en equipo.
Desde entonces hemos aprendido que mostrar es más eficaz que simplemente contar, y hemos ideado formas diversas y atractivas de transmitir nuestras ideas. Esto supone una gran ventaja para las personas que procesan la información de manera diferente, incluido el 65 % de nuestra población que se identifica como aprendiz visual.
Entra: tableros Kanban.
Los tableros Kanban son un enfoque de gestión de proyectos ágil y muy visual que ayuda a los equipos a optimizar su flujo de trabajo, fomentar la transparencia, identificar cuellos de botella y cambiar de rumbo rápidamente si es necesario. Aunque la meta es empezar a ahorrar tiempo lo antes posible, crear uno desde cero puede llevar mucho tiempo e incluso resultar contraproducente hasta cierto punto; ahí es donde las plantillas resultan útiles. 🤓
Los equipos trabajan más rápido y de forma más eficiente con las plantillas de tablero Kanban adecuadas, adaptadas a sus necesidades específicas, pero ¿quién tiene tiempo para probar una por una todas las plantillas Kanban que inundan los resultados de búsqueda de Google? Nosotros sí. 🙋🏼♀️
Considera este artículo como tu curso intensivo sobre todo lo relacionado con Kanban, incluyendo su estructura, preguntas frecuentes, consejos, ventajas y, por supuesto, 11 plantillas Kanban gratuitas para alcanzar tus metas de flujo de trabajo.
¿Qué es una plantilla de tablero Kanban?
Las plantillas de tableros Kanban son tableros personalizables y prediseñados que agilizan las fases de preparación y configuración necesarias para crear tu tablero, de modo que puedas empezar a ahorrar tiempo en un abrir y cerrar de ojos. Básicamente, son tableros Kanban listos para usar en los que solo hay que rellenar los espacios en blanco y que puedes ajustar o editar según sea necesario.
Y dado que el método Kanban se puede utilizar en diversos departamentos y sectores, una plantilla bien estructurada garantiza que tu equipo lo utilice de la forma más eficiente posible. Aun así, esto es solo la punta del iceberg en lo que respecta a las ventajas de una plantilla flexible de tablero Kanban.
Ventajas de utilizar plantillas de tableros Kanban
Las plantillas de tableros Kanban no solo te ahorran tiempo, sino que te ayudan a empezar con buen pie gracias a una interfaz limpia y bien cuidada, lo que garantiza que tu tablero esté siempre listo para presentarlo —incluso con poca antelación— a las partes interesadas, los responsables u otros departamentos.
Además, fomentan la innovación en cuanto a personalización, automatizaciones y estados de tareas más eficaces. Dado que el enfoque Kanban puede resultar beneficioso para una amplia variedad de casos de uso, contar con una plantilla específica puede servirte de guía inicial, mostrándote qué estados, límites de trabajo en curso y automatizaciones suelen ser útiles para tu sector.
Además, hay una plantilla para cada nivel de habilidad. Si eres nuevo en los tableros Kanban, hay muchas plantillas aptas para principiantes que te facilitarán la introducción a esta metodología ágil. O, si llevas años utilizando tableros y necesitas una nueva perspectiva o buscas formas de innovar en tu proceso Kanban, las plantillas son una forma excelente de enseñarte cómo mejorar tu tablero.
La idea principal es que las plantillas de tableros Kanban están ahí para ayudarte. Deja que una plantilla bien diseñada haga el trabajo pesado por ti, para que puedas centrarte en tu proyecto y en el equipo que lo lleva adelante.
Extra: ¡Plantillas de guiones gráficos!
11 plantillas gratuitas de tableros Kanban
Estamos hablando de algo gordo: ¡veamos estas potentes plantillas en acción! Aquí tienes 11 de nuestras plantillas favoritas de tableros Kanban para ClickUp, OneNote y Excel, y cómo pueden llevar a tu equipo al siguiente nivel.
1. Plantilla de tablero Kanban
Aplica la plantilla «Tablero Kanban simple de ClickUp» a tu entorno de trabajo de ClickUp y empieza a optimizar tu ciclo de lanzamiento en un abrir y cerrar de ojos. Esta carpeta incluye cinco estados entre los que dividir tus tareas, así como un documento de ayuda con consejos y una descripción detallada de cada función. Incluso ofrece recursos adicionales para configurar la automatización de tareas, crear listas de control para tareas más pequeñas e integraciones sugeridas para que tu transición a la vista Tablero en ClickUp sea aún más fluida.
Los estados de las tareas son lo suficientemente versátiles como para adaptarse a casi cualquier flujo de trabajo, especialmente si necesitas realizar modificaciones o recibir comentarios sobre tus tareas, desde el marketing hasta el desarrollo de productos, pasando por la edición de blogs o el diseño gráfico. Aunque se trata de una plantilla de nivel intermedio, su documento de ayuda paso a paso es sencillo y fácil de seguir, independientemente de tu experiencia con Kanban.
2. Plantilla de tablero Kanban para gestión ágil
La plantilla de tablero Kanban de gestión ágil de ClickUp te ayuda a configurar un flujo de trabajo complejo rápidamente.
El enfoque ágil puede parecer abrumador al principio, pero esta plantilla crea un espacio en ClickUp con todo lo que necesitas para implementar un flujo de trabajo ágil básico en cuestión de minutos.
Para los equipos ágiles que trabajan en sprints, tienes la opción de habilitar 13 ClickApps diferentes para personalizar cómo organizas tu backlog, gestionas las cargas de trabajo y colaboras con tu equipo. Entre ellas se incluyen límites de trabajo en curso, hitos, dependencias, puntos de sprint y mucho más.
Con 30 estados personalizados, un campo personalizado, ocho etiquetas, seis vistas y cuatro automatizaciones, esta plantilla cuenta con todas las funciones necesarias para proporcionar retroalimentación, reorientar recursos y empezar a obtener resultados más rápidamente.
3. Plantilla de tablero Kanban «Sprints sencillos»
¡Da tus primeros pasos en el mundo de los sprints con la plantilla «Simple Sprints Kanban Board» de ClickUp! Menos compleja y más adecuada para usuarios de nivel intermedio que la anterior plantilla de gestión ágil, esta plantilla añade un espacio a tu entorno de trabajo de ClickUp con nueve estados, nueve ClickApps y vistas Tablero y Lista preconfiguradas.
Esta plantilla cubre todos los conceptos básicos de los sprints para que los equipos ágiles lancen productos más rápido y ofrece un documento útil que te muestra cómo adaptar esta plantilla a tu flujo de trabajo y sacar el máximo partido a tu barra de herramientas multitarea.
4. Plantilla de tablero Kanban para gestión de cuentas
Si eres responsable de oficina, asesor financiero, trabajas en el equipo de ventas o simplemente eres una persona que intenta controlar su presupuesto, esta plantilla es para ti.
La plantilla de tablero Kanban para gestores de cuentas de ClickUp realiza el seguimiento de todo, desde la última actividad de un usuario hasta las renovaciones de cuentas, los contactos y los riesgos. Esta carpeta añade 19 estados útiles —¡cuéntalos!—, entre los que se incluyen Cultivo, Pendiente de renovación, Baja, Incorporación y muchos más, perfectos para clientes potenciales y para mantener las relaciones con los clientes actuales.
Esta es también una plantilla ideal para conectar con nuevos clientes, con siete tipos de vista para fomentar la interacción con los clientes potenciales y una vista de formulario para registrar a nuevos clientes en una encuesta cuyas respuestas se pueden convertir en tareas de ClickUp listas para actuar. ¿Y hemos mencionado que esta plantilla cuenta con numerosos campos personalizados? Con 10 entre los que elegir, dispones de aún más formas de ordenar, filtrar y agrupar tu tablero Kanban.
5. Plantilla de tablero Kanban para solicitudes del equipo
Los tableros Kanban son una herramienta popular de gestión de proyectos ágil, pero cuentan con la confianza y el uso de equipos de todos los departamentos, ¡incluido RR. HH.!
La plantilla «Team Requests Kanban Board» de ClickUp es una herramienta fundamental para los responsables de RR. HH., TI y de oficina encargados de realizar el seguimiento y organizar las solicitudes de sus equipos remotos.
Esta carpeta añade cuatro vistas a tu entorno de trabajo, incluyendo un tablero Kanban independiente para los diferentes tipos de solicitudes que recibes y un formulario de solicitud interna con respuestas que se pueden convertir directamente en tareas de ClickUp que aparecerán en tu tablero. Además, los cinco estados garantizan que ninguna solicitud se quede sin atender.
6. Plantilla de tablero Kanban para producción de vídeo
La plantilla de tablero Kanban para producción de vídeo de ClickUp es un ejemplo perfecto de lo versátiles que pueden ser los tableros Kanban. Planifica tu calendario de rodaje, desde la preproducción hasta la posproducción, con esta plantilla apta para principiantes. Visualiza tu calendario en una lista o desplaza las tareas a lo largo del proceso de producción arrastrándolas y soltándolas en tu tablero Kanban.
Además, esta plantilla básica de tablero Kanban incluye un documento de ayuda para mejorar tu organización y llevar tus proyectos creativos a buen puerto sin esfuerzo.
7. Plantilla de tablero Kanban para gestión de proyectos
Si todas estas plantillas te parecen estupendas, pero quizá un poco complicadas para tu nivel de experiencia con Kanban hasta ahora, esta es tu plantilla.
Tanto si estás gestionando un proyecto como organizando tus tareas semanales, esta plantilla de tablero de gestión de proyectos de ClickUp, ideal para principiantes, cubre todos los conceptos básicos de Kanban. Empieza con un tablero ya dividido en cinco estados que se pueden aplicar a prácticamente cualquier flujo de trabajo: Abierto, En curso, Revisión, Bloqueado y Cerrada.
8. Plantilla de tablero Kanban para seguimiento de campañas
Esta es la plantilla con la que tu equipo de marketing siempre ha soñado. ✨
Entre hacer malabarismos con diferentes herramientas, gestionar múltiples campañas, ajustarse al presupuesto y lidiar con la presión por el rendimiento, es fácil sentirse abrumado por tu flujo de trabajo de marketing, pero la plantilla de seguimiento y análisis de campañas de ClickUp está diseñada para llevar un control de todos esos elementos en movimiento.
Esta plantilla incluye 10 Campos personalizados para que puedas añadir todo el detalle necesario a cada tarea y visualizar tus campañas de la forma que mejor te convenga. Con múltiples campañas y tareas funcionando en tándem, tu tablero Kanban garantiza que nadie asuma más trabajo del que puede manejar. Más allá de tu tablero, encontrarás tus campañas programadas en una vista de Calendario clara y una lista de todas las campañas para evitar solapamientos.
9. Plantilla de hoja de ruta de Kanban
El desarrollo de productos no tiene un enfoque único válido para todos. Cada empresa tiene sus propios requisitos, y depende de cada equipo trazar su propio camino. Mejora tu proceso con esta herramienta Kanban. La plantilla de hoja de ruta Kanban de ClickUp te permite gestionar tus tareas y objetivos, priorizar los elementos críticos y, finalmente, obtener una perspectiva clara de tus actividades de desarrollo.
10. Plantilla de flujo acumulativo Kanban para Excel
Ya hemos mencionado que los tableros Kanban pueden tener formas y tamaños muy diversos, ¡y esta plantilla de Excel es un gran ejemplo de ello! A los equipos les encantan los tableros Kanban porque se centran en un flujo continuo y constante de trabajo para terminar los proyectos a tiempo, tarea a tarea. Con los límites de trabajo en curso, los equipos pueden controlar el número de tareas en las que están trabajando, asegurándose de no abarcar más de lo que pueden asumir. Esta plantilla de tablero Kanban de Excel se centra en ese aspecto de los tableros Kanban.
Solo tienes que introducir la fecha asociada a tu tarea o proceso y el número de tareas en curso permitidas al día para ver cómo se muestra tu flujo de trabajo en un gráfico de flujo acumulativo visual en Excel, con colores asociados a cada tarea.
¡Este tablero Kanban de Excel es una herramienta fantástica para personas que aprenden mejor de forma visual y necesitan ver cómo se comparan las tareas entre sí cada día!
¿Eres fiel a tus flujos de trabajo basados en Excel? ¡Tenemos la herramienta perfecta para ti! Aprende a
11. Plantilla de tablero Kanban de OneNote
Al igual que puedes estructurar tu tablero Kanban en Excel o en una pizarra digital, ¡también puedes crear un tablero en OneNote! Crea columnas para gestionar tu flujo de trabajo en la oficina o en casa con la flexibilidad de añadir tantas columnas, colores y detalles como necesites.
Más recursos de plantillas de gestión de proyectos:
Buenas prácticas para el tablero Kanban
Con sus orígenes en la fabricación de automóviles en la década de 1940, los tableros Kanban se han adaptado y expandido para beneficiar a equipos de todos los sectores con un marco sencillo pero flexible para visualizar los flujos de trabajo.
Los equipos vuelven a los tableros Kanban porque son sencillos, intuitivos y coherentes. Son lo suficientemente flexibles como para adaptarse a casi cualquier caso de uso, y una vez que hayas aprendido a interpretar un tablero Kanban, básicamente podrás leerlos todos.
Si se utilizan correctamente, los tableros Kanban crean un flujo de trabajo fluido y continuo, fomentan la transparencia y definen claramente los propietarios de cada tarea.
Aunque no se limitan a un único «aspecto», los tableros Kanban suelen empezar con al menos tres columnas —o estados— que representan las fases hasta la finalización, y tarjetas de tareas que se desplazan por el tablero hasta que el proyecto es terminado.
Pero, ¿cómo son realmente? ¡Pues vamos a crear uno!
¿Cómo se utilizan los tableros Kanban? Con ejemplos de tableros Kanban
Puedes crear tu tablero en la vida real sobre una superficie como un corcho o una pizarra personal, o con la ayuda de un software Kanban dinámico diseñado para este enfoque. Pero tanto si prefieres el tablero en tu escritorio como en la pantalla, sigue leyendo mientras desglosamos las características distintivas que todo tablero Kanban eficiente debe tener:
1. Columnas
Las columnas de tu tablero Kanban representan los estados por los que debe pasar cada tarea antes de que se pueda considerar finalizada. Si acabas de empezar con el método Kanban, empieza por algo sencillo con tres columnas similares a Pendiente, En curso y Terminada, pero lo ideal es que intentes tener el mismo número de columnas que de pasos en tu flujo de trabajo.
Esta es también tu primera oportunidad para personalizar el tablero y adaptarlo al proceso de tu equipo.
Si tu equipo trabaja habitualmente con un conjunto diferente de estados personalizados o fases adicionales para la investigación, el desarrollo o los comentarios, solo tienes que añadir más columnas para representar esos pasos en tu flujo de trabajo.
Agrupa las tareas por estado, personas asignadas, prioridad y mucho más con la vista Tablero de ClickUp, intuitiva y flexible, similar a Kanban.
2. Tareas
Aquí es donde debes introducir todas las tareas relacionadas con tu proyecto; sí, todas y cada una de ellas. Esta es una de las formas en que los tableros Kanban fomentan la transparencia.
Clasifica las tareas según su estado actual para tener una idea más clara del estado general de tu proyecto: cuántas tareas quedan por empezar, el número de tareas en curso y las tareas completadas.
Las tareas —o tarjetas de tareas— se desplazan por el tablero de izquierda a derecha, comenzando en el estado Pendiente hasta que se completan y llegan a la columna Terminada.
Tus columnas se llenarán rápidamente, pero querrás que tu tablero se mantenga limpio y claro para que cualquiera pueda leerlo fácilmente en cualquier momento. Al echar un vistazo a tu tablero, querrás ver toda la información básica de las tareas, incluyendo el nombre, las personas asignadas, la fecha límite y la imagen (si procede).
Consejo de experto: si utilizas un software de gestión de tareas flexible como ClickUp, ¡no hace falta que selecciones qué información de las tareas quieres compartir! Él lo hace por ti. 😎
Añade a tus tareas enlaces, campos personalizados, prioridades, descripciones detalladas, varias personas asignadas, observadores y mucho más a cada tarea, todo ello sin dejar de mantener tu tablero organizado y con un aspecto impecable.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que resulta en decisiones omitidas y retrasos en la ejecución. Ya sea enviando notas de seguimiento o utilizando hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficaz.
La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse coordinado.
3. Límites del trabajo en curso
Esta es una de las formas clave en que los tableros Kanban mantienen un flujo de trabajo constante. Para evitar que los miembros tengan que hacer malabarismos con varias tareas a la vez, los límites de trabajo en curso (WIP) restringen el número de tareas que pueden pasar de Pendiente a En curso al mismo tiempo.
4. Carriles
Mientras que las columnas añaden una estructura vertical a tu tablero, los carriles dividen el tablero horizontalmente para ayudarte a visualizar múltiples flujos de trabajo en un solo tablero. Si gestionas varios proyectos o supervisas a distintos miembros del equipo, los carriles crean secciones en tu tablero para mostrar qué tareas pertenecen a qué miembro del equipo o proyecto.
Si eres un usuario de hojas de cálculo, puedes pensar en los carriles como filas que contienen únicamente las tareas relacionadas con una categoría específica de información.
¡Tachán!
Una vez que hayas añadido esta información, ¡tu equipo estará listo para ponerse manos a la obra con el método Kanban! Suena bastante sencillo, pero el inconveniente de crear tu tablero desde cero es que cada uno de estos cuatro pasos requiere bastante planificación previa, tiempo y esfuerzo. Especialmente si eres nuevo en los tableros Kanban o te enfrentas a flujos de trabajo complicados, es fácil olvidarse de tareas e información clave.
Pero eso no es todo. Sin una plantilla o un software de gestión de proyectos flexible, el mantenimiento que supone mantener tu tablero actualizado puede entorpecer el proyecto más de lo que te ayuda.
Por eso muchos gestores de proyectos recurren a las plantillas como solución lista para usar, con el fin de empezar a utilizar los tableros Kanban lo antes posible.
Gestiona tu próximo proyecto con una plantilla de Kanban
Aunque hay montones de plantillas disponibles en cualquier búsqueda de Google, no todos los tableros Kanban son iguales.
Dado que tienen el poder de optimizar procesos en todos los departamentos y sectores, es importante elegir una plantilla que ya se adapte a tus necesidades. De esta forma, podrás inspirarte en los estados y automatizaciones que ofrece y utilizarlos como punto de partida para que tú y tu equipo llevéis vuestro enfoque Kanban aún más lejos.
¿Nuestra sugerencia? Elige una plantilla creada por y para un potente software de gestión del trabajo como ClickUp.
Dado que tus tareas, tu trabajo, tu equipo y tus procesos ya existen en tu entorno de trabajo, ¡tus tableros Kanban también estarán ahí! Esto no solo te ahorra tiempo a la hora de configurar tu flujo de trabajo, sino que también te ayuda a avanzar en el proceso en un tablero que se actualiza automáticamente a medida que trabajas.
¿Pero sabes qué es lo mejor? ¡Es gratuito! 💸
Accede a montones de plantillas de tableros Kanban, además de 100 MB de almacenamiento, tareas y miembros ilimitados, más de 1000 integraciones, documentos colaborativos y mucho más , gratis y para siempre en ClickUp. 🦄