El lugar de trabajo moderno se está ahogando en sus propias conexiones.
Aunque los trabajadores del conocimiento están más enlazados digitalmente que nunca, cada vez están más alejados de los flujos de trabajo productivos y de la auténtica colaboración en equipo.
Hemos realizado una encuesta sobre la comunicación en los equipos para identificar las tendencias clave que darán forma a la comunicación en el lugar de trabajo en 2025. Nuestra investigación revela cómo la sobrecarga de comunicación, desde la saturación de la bandeja de entrada hasta el coste cognitivo que supone el cambio constante de aplicaciones, erosiona silenciosamente la productividad.
⏰ Resumen de 60 segundos
La brecha de comunicación en el lugar de trabajo es real.
Nuestros datos muestran que casi el 40 % de los profesionales se sienten obligados a hacer un seguimiento de los elementos a tomar inmediatamente después de cada reunión. Sin embargo, con los canales de comunicación actuales divididos entre el correo electrónico (42 %) y la mensajería instantánea (41 %), estos elementos suelen estar dispersos por todo el lugar de trabajo.
Aquí hay otra estadística preocupante del sector que pone estos hallazgos en contexto: más del 60 % del tiempo de un equipo se dedica a buscar contexto, información y elementos pendientes.
⚠️ Esto pone de manifiesto un problema sistémico más profundo: el trabajo no funciona.
Los trabajadores del conocimiento se ven obligados a compensar esta situación creando soluciones personales, lo que conlleva costes de tiempo ocultos y posibles desajustes.
Esto sustenta el tema de nuestra investigación. A medida que investigamos e identificamos las deficiencias en la comunicación, abordaremos las tendencias clave que están transformando el lugar de trabajo moderno y su impacto en los trabajadores del conocimiento.
Nuestros datos revelan tres temas centrales:
1️⃣ Panorama de comunicación interna fragmentado: los equipos pierden horas valiosas saltando entre diferentes herramientas, lo que crea bolsillos de información dispersos en múltiples plataformas desconectadas.
2️⃣ Sobrecarga cognitiva por exceso de comunicación: El aluvión constante de mensajes y notificaciones obliga a los trabajadores a cambiar repetidamente su atención, lo que reduce su concentración y puede provocar agotamiento.
3️⃣ Recuperación de información y seguimiento de acciones ineficaces: las decisiones y tareas clave quedan sepultadas en interminables hilos de chat, lo que provoca trabajo redundante, malentendidos y incumplimiento de plazos.
Metodología y datos demográficos de la encuesta
ClickUp Insights realiza cada mes una encuesta a miles de trabajadores del conocimiento y entusiastas de la productividad para ofrecerte las últimas tendencias en el ámbito laboral a nivel mundial.
Nuestra investigación profundiza en cómo los profesionales gestionan su tiempo, afrontan las exigencias del lugar de trabajo y aplican estrategias de productividad. Mediante el análisis de las respuestas de participantes de todo el mundo, buscamos descubrir los retos y patrones universales en materia de productividad, con el fin de ayudar a las organizaciones y a las personas a tomar decisiones más informadas en su vida laboral diaria.
5 costes ocultos de la sobrecarga de comunicación digital
Las brechas de comunicación no solo afectan a la productividad, sino que también transforman el funcionamiento de los equipos.
Nuestro estudio revela cinco retos críticos a los que se enfrentan los equipos modernos y ofrece soluciones prácticas que pueden transformar la forma en que sus equipos colaboran y obtienen resultados.
1. El mito de los mensajes: más no siempre es mejor
📮ClickUp Insight: Los trabajadores del conocimiento envían una media de 25 mensajes al día en busca de información, y casi 1 de cada 5 empleados envía más de 50 mensajes.
El volumen diario de mensajes puede variar drásticamente entre los equipos, ya que el 20 % de los miembros del equipo envían hasta 50 mensajes al día para obtener la ubicación de información esencial.
Los resultados de nuestra encuesta revelan una amplia gama de patrones de mensajería, lo que pone de manifiesto la ineficacia de los métodos actuales de recuperación de información:
- El 43 % de los empleados son comunicadores de bajo volumen, ya que envían menos de 10 mensajes.
- El 20 % de los trabajadores son grandes comunicadores y envían más de 50 mensajes.
- El 23 % de los profesionales envía un número moderado de mensajes, entre 11 y 50.
- Un grupo más reducido, el 14 % de los equipos, envía una media de 21-30 mensajes al día.
Conclusiones clave
📌 Los patrones de mensajes dispares indican un acceso inconsistente a la información en toda la organización.
📌 El elevado volumen de mensajes sugiere una ineficiencia en la recuperación de información, el uso compartido de información, las actualizaciones y los anuncios, así como en el seguimiento de tareas, que podrían optimizarse.
📌 Las estrategias de comunicación unificadas pueden ayudar a reducir el volumen innecesario de mensajes al hacer que los documentos, los datos y el contexto sean accesibles en un solo lugar.
2. Cuando las respuestas rápidas acaban con la productividad: un punto de control
📮ClickUp Insight: El 60 % de los trabajadores responde a los mensajes instantáneos en menos de 10 minutos, pero cada interrupción cuesta hasta 23 minutos de tiempo de concentración, lo que crea una paradoja de productividad.
Aunque las respuestas rápidas mantienen el ritmo del trabajo, el coste oculto de las interrupciones constantes resta concentración y eficiencia.
Los trabajadores pierden la friolera de 23 minutos de tiempo de concentración después de cada interrupción.
Esto respalda la necesidad de soluciones de comunicación más inteligentes que preserven tanto la capacidad de respuesta como la concentración. Hemos descubierto que:
- Más del 60 % de los trabajadores son comunicadores rápidos, que responden en menos de 10 minutos.
- El 15 % de los trabajadores tarda varias horas en responder.
- Mientras que otro 15 % tarda en responder, tardando más de 8 horas.
Si la respuesta rápida es un atributo clave de la cultura de su empresa, es hora de considerar un enfoque basado en resultados vinculado a metas y KPI claros.
Conclusiones clave
📌 La cultura de respuesta rápida crea interrupciones continuas en la productividad a lo largo de la jornada laboral.
📌 El tiempo de recuperación de la concentración supera significativamente el tiempo real dedicado a responder mensajes.
📌 Las funciones de comunicación centralizadas, como el chat integrado, permiten a los profesionales mantener el contexto relevante y reducir los cambios de plataforma disruptivos, lo que contribuye a mejorar la satisfacción de los empleados a nivel organizativo.
3. Perdidos en el silo: recuperar la productividad
📮ClickUp Insight: El 83 % de los trabajadores del conocimiento dependen principalmente del correo electrónico y el chat para la comunicación del equipo, lo que dispersa información vital a través de canales desconectados y limita la colaboración eficaz.
Los equipos pierden más de la mitad de su jornada laboral cambiando de herramientas y buscando información, mientras que la comunicación sigue siendo fragmentada.
Esta fragmentación, que implica mensajes dispersos en múltiples canales, obstaculiza la productividad y la innovación. Nuestros datos subrayan la gravedad de este problema:
- El 42 % de los miembros del equipo sigue dependiendo en gran medida del correo electrónico para comunicarse, a pesar de su naturaleza aislada.
- El 41 % de los miembros del equipo utiliza la mensajería instantánea como canal principal, pero este medio a menudo carece de la estructura y la organización necesarias para proyectos complejos.
- El 17 % prefiere una combinación de llamadas de voz, videollamadas y herramientas de gestión de proyectos para obtener la información que necesita.
Conclusiones clave
📌 Un panorama de comunicación fragmentado supone un importante obstáculo para la productividad, ya que los equipos deben dividir su tiempo entre el correo electrónico, la mensajería instantánea y las llamadas.
📌 Los métodos de comunicación tradicionales siguen dominando las interacciones en el lugar de trabajo, lo que a menudo crea silos en lugar de alineación.
📌 Una plataforma centralizada aborda estos retos mediante la integración de la gestión de proyectos, la colaboración y la comunicación.
4. Sobreconexión frente a hiperconexión: marcar los límites
📮ClickUp Insight: El 17 % de los trabajadores del conocimiento son «superconectores» que gestionan más de 15 relaciones laborales diarias, mientras que la mayoría mantiene una media de cerca de 6 conexiones principales.
Los trabajadores del conocimiento se enfrentan a unas exigencias de colaboración abrumadoras, y muchos de ellos gestionan más de 15 conexiones diarias en el lugar de trabajo.
Manejar múltiples relaciones y conversaciones simultáneamente en el trabajo dificulta mucho más la gestión del contexto y el mantenimiento de flujos de trabajo productivos. Esta constante dispersión de la atención conduce a un aumento de la carga cognitiva e incluso al agotamiento a largo plazo.
Esto es lo que hemos descubierto:
- Un tercio de las personas realiza su trabajo en estrecha colaboración con solo 1-3 compañeros al día.
- 1 de cada 5 miembros del equipo gestiona entre 4 y 6 relaciones laborales diarias.
- El 17 % son superconectores, que coordinan a más de 15 compañeros de equipo cada día.
Conclusiones clave
📌 El alto volumen de comunicación genera una carga cognitiva significativa, ya que los trabajadores gestionan múltiples conversaciones simultáneamente.
📌 Los costes del cambio de contexto se multiplican a medida que los trabajadores navegan entre conversaciones y hilos en múltiples herramientas.
📌 Las soluciones inteligentes para los entornos de trabajo, como la búsqueda integrada, la documentación centralizada y un AI Knowledge Manager, pueden ayudar a mantener el contexto, reducir la sobrecarga cognitiva y aumentar el compromiso general de los empleados.
5. Del chat a la tarea: cerrando la brecha
📮ClickUp Insight: Aproximadamente el 92 % de los trabajadores del conocimiento corren el riesgo de perder decisiones importantes debido a la dispersión de la documentación, y solo el 8 % utiliza herramientas de gestión de proyectos para realizar el seguimiento de los elementos pendientes.
Existe una enorme brecha entre el debate y la acción, lo que genera importantes ineficiencias en la forma en que los equipos realizan el seguimiento y ejecutan el trabajo.
Hemos descubierto que la mayoría de los equipos dedican un tiempo valioso a documentar manualmente los elementos pendientes o corren el riesgo de perder decisiones importantes entre el chat, el correo electrónico y otras herramientas.
- Casi el 40 % de los profesionales realiza un seguimiento manual de las acciones, un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
- El 14 % de los encuestados no considera necesario realizar el seguimiento de los elementos pendientes.
- Más del 38 % de los trabajadores del conocimiento dependen de métodos de seguimiento inconsistentes, lo que puede dar lugar a malentendidos y incumplimientos de plazos.
- Solo el 8 % utiliza herramientas de gestión de proyectos para realizar el seguimiento de los elementos pendientes.
Conclusiones clave
📌 Los procesos de conversión manuales crean trabajo redundante y aumentan el riesgo de que se pasen por alto elementos pendientes.
📌 Los métodos de seguimiento inconsistentes provocan la pérdida de información y reducen la responsabilidad.
📌 Las herramientas del entorno de trabajo unificado con herramientas integradas para convertir conversaciones en tareas eliminan el trabajo duplicado al permitir acciones instantáneas a partir de hilos de conversación.
Nuestras 4 recomendaciones estratégicas
Si cada interrupción reduce nuestro tiempo de concentración en 23 minutos, la pérdida de productividad en una jornada laboral cualquiera es enorme.
Como hemos visto, los principales retos de comunicación en el lugar de trabajo incluyen la falta de contexto, los seguimientos redundantes y la sobrecarga cognitiva como resultado del uso de múltiples herramientas.
Las organizaciones necesitan una estrategia viable para salvar estas brechas de comunicación de manera eficaz. A continuación, presentamos cuatro recomendaciones estratégicas basadas en los resultados de nuestra encuesta para ayudar a su organización a alcanzar y mantener una productividad de primer nivel:
✅ Solucione los problemas de chat y mensajes
La comunicación suele estar aislada y separada de los flujos de trabajo reales. Integre los Mensajes en sus flujos de trabajo.
✅ Incorpore la IA
Elimine tareas repetitivas como seguimientos, creación de resúmenes y asignación de acciones mediante la automatización y los asistentes de IA integrados.
✅ Haga que el contexto esté disponible al instante
Invierta en flujos de trabajo basados en IA y potentes funciones de búsqueda en el entorno de trabajo que unen documentos, tareas y personas.
✅ Aprovecha la responsabilidad integrada
Cree flujos de trabajo que asignen propiedad desde el principio para no pasar por alto ninguna tarea o elemento.
¿Cómo puede ayudar ClickUp?
Seamos realistas. El trabajo no funciona.
Nuestros proyectos, documentación y comunicación están dispersos en herramientas desconectadas que merman la productividad.
Por eso ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo , combina la gestión de proyectos con IA, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por IA, para ayudarte a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Aquí tienes tres formas en las que ClickUp te ayuda a romper los silos en la comunicación del equipo:
🏁 Conversaciones inteligentes
Pida a ClickUp Brain que resuma los chats, redacte nuevas respuestas y se ponga al día con las actualizaciones de los hilos de comentarios.
La IA también impulsa la búsqueda conectada de ClickUp, que conecta a la perfección el conocimiento con sus flujos de trabajo. Sus tareas, documentos, chats y personas ahora están enlazados en un solo lugar.
🏁 Fácil integración
¿Prefieres el correo electrónico o Slack?
Aproveche las más de 1000 integraciones de ClickUp para conectarse a sus herramientas preferidas y convertir correos electrónicos y mensajes en tareas rastreables con un solo clic. Ahora, todos sus flujos de trabajo están unificados y se sincronizan a la perfección entre las distintas herramientas.
🏁 Contexto instantáneo
Con ClickUp Chat, el trabajo y el chat están conectados.
Envíe mensajes directos a sus compañeros, enlaze hilos de chat con tareas específicas, realice videollamadas y llamadas de audio, y cree elementos de acción directamente desde sus conversaciones utilizando el chat integrado de ClickUp. Nunca se pierde el contexto.
Próximos pasos
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