Muchos cocineros estropean el caldo.
Este viejo dicho es muy cierto en la gestión de proyectos. Un proyecto tarda más en completarse si los miembros del equipo multifuncional no tienen claros sus roles y responsabilidades. En algunos casos, puede que no se consiga o que se tarde más en completarlo.
Una plantilla RACI evita el problema de «demasiados cocineros». Describe claramente quién realiza la tarea X, quién opina al respecto y quién toma la decisión final sobre el trabajo. Como resultado, los miembros del equipo del proyecto conocen sus roles, lo que evita confusiones y pérdidas de tiempo.
En este artículo, compartiremos 11 de nuestras plantillas RACI favoritas y cómo utilizarlas para organizar tus proyectos. Pero primero, veamos qué es una matriz RACI.
¿Qué es una plantilla gráfica RACI?
Un gráfico RACI (o matriz RACI) es un gráfico que establece los roles de los miembros del equipo en relación con las tareas del proyecto. Utiliza las letras R, A, C e I para identificar los roles y las líneas de responsabilidad. RACI significa:
- Responsable (R): Indica la persona responsable de realizar una tarea y que se encarga directamente de llevarla a cabo.
- Responsable (A): representa al supervisor que supervisa la tarea. Esta persona en una matriz RACI no participa directamente en la tarea, sino que gestiona y se asegura de que el trabajo se complete correctamente.
- Consultado (C): Describe a la persona o grupo que proporciona información sobre un entregable concreto. Se les consulta por su experiencia en una tarea específica para ayudar al Responsable a completar un trabajo con éxito.
- Informado (I): Representa a una persona o un grupo que debe estar al tanto del progreso de las tareas y las decisiones que se toman en un proyecto.
Un gráfico RACI identifica y define quién es responsable de qué para evitar confusiones, malentendidos y pérdidas de tiempo en un proyecto. Los miembros del equipo pueden utilizarlo como guía para completar el proyecto correctamente y a tiempo.
11 plantillas gratuitas de gráficos RACI
Aunque los gráficos RACI son útiles para cualquier proyecto, las plantillas RACI se crean de forma diferente.
Afortunadamente, hemos seleccionado entre docenas de plantillas y hemos recopilado las 11 mejores que mejor se adaptan a las necesidades de los gestores de proyectos. Las plantillas que se muestran a continuación son gratuitas y cuentan con las funciones imprescindibles para satisfacer sus necesidades en materia de gráficos RACI, independientemente de su sector.
¿Listo? ¡Vamos allá!
1. Plantilla de matriz RACI de ClickUp
Un gráfico RACI debe definir claramente los roles y responsabilidades en un proyecto; esta plantilla lo consigue. Se trata de un gráfico matricial RACI que identifica y describe los roles de los miembros del equipo en un proyecto. Esto garantiza que se describa claramente quién completa, revisa o es consultado en relación con una tarea concreta.
La plantilla de matriz RACI de ClickUp se puede personalizar fácilmente para adaptarse a sus necesidades específicas. Es muy sencillo actualizar el contenido y añadir filas y columnas a su gusto. Y lo que es aún mejor, la función de arrastrar y soltar en algunas secciones hace que la plantilla sea fácil de usar para los principiantes y muy fácil de personalizar.
Realiza la edición de la plantilla en tiempo real para que los diferentes grupos y todos los miembros del equipo puedan acceder a las actualizaciones a medida que se producen. Esto ahorra tiempo al exportar el gráfico RACI y realizar su uso compartido con departamentos individuales o miembros del grupo.
Además, puedes codificar por colores las tareas para diferenciarlas de las demás. Por ejemplo, puedes codificar por colores las tareas en riesgo o llamar la atención sobre aquellas con plazos ajustados. Todos los cambios realizados en la plantilla se guardarán en la nube, lo que te permitirá reanudar la personalización cuando te resulte más conveniente.
Esta plantilla gratuita de matriz RACI es, sin duda, de un nivel superior gracias a sus funciones únicas. Además del gráfico RACI, la plantilla cuenta con áreas para establecer expectativas, incluir notas adicionales y describir las herramientas necesarias para completar las tareas.
Esta plantilla te garantiza que no se te escape ningún detalle para que los roles y responsabilidades queden claros en tu proyecto.
2. Plantilla de planificación RACI de ClickUp
Optimice la planificación de sus proyectos con la plantilla de planificación RACI de ClickUp. Esta plantilla de documento supone un gran cambio, ya que ofrece un gráfico claro para definir los roles y responsabilidades del equipo en relación con las tareas del proyecto. Adopte el marco RACI (responsable, responsable, consultado e informado) para que todos estén en sintonía, garantizando la responsabilidad y la alineación con las metas de la organización.
La plantilla de planificación RACI de ClickUp le permite:
- Asigna responsabilidades claras a cada miembro del equipo.
- Identifica los riesgos potenciales y las áreas de mejora.
- Garantiza la responsabilidad en todas las áreas del proyecto.
Organízate y planifica de forma más eficaz en equipo. Empieza a utilizar la plantilla hoy mismo y toma el control de la gestión de proyectos.
3. Plantilla de matriz RACI para Excel
Esta plantilla de Excel para matrices RACI es muy fácil de personalizar. Es muy sencillo codificar por colores su gráfico, ya que el proceso está automatizado, lo que hace que la plantilla sea fácil de usar incluso para principiantes. Asignar las siglas R, A, C e I es muy sencillo: solo hay que elegir entre las opciones de un menú desplegable.
Excel es una de las mejores plataformas para crear diagramas RACI. ¿Por qué? Porque ofrece numerosas opciones de edición y permite la creación de reglas específicas para cada parte del gráfico. Como resultado, puede utilizar esta plantilla para otras variantes del modelo RACI, como DRASCI (impulsor, responsable, rendidor de cuentas, apoyo, consultado, informado) y RASI (responsable, rendidor de cuentas, apoyo, informado).
Asegúrate de tener Microsoft Excel en tu sistema antes de descargar esta plantilla.
4. Plantilla gráfica RACI para Excel
Con esta plantilla de gráfico RACI, puede esbozar rápidamente una tarea y la persona o departamento asignado a ella. A continuación, crea una lista de cada tarea en el gráfico y identifica a la persona responsable, a cargo, consultada o informada para cada trabajo.
Y lo que es aún mejor, la plantilla es totalmente personalizable con Microsoft Excel para adaptarse a sus necesidades. Así que, independientemente de su sector o de la naturaleza del proyecto, le ayudará a definir claramente los roles y responsabilidades para garantizar que los miembros del equipo comprendan su papel en la realización satisfactoria de las tareas.
Esta plantilla gratuita está disponible en dos formatos: PDF y hoja de Excel. Elige el que más te convenga y empieza a crear un gráfico RACI bien organizado y adaptado a las necesidades de tu empresa.
5. Plantilla RACI de Hojas de cálculo de Google
Esta plantilla le permite enumerar las tareas por orden de ejecución, de modo que las más urgentes se realicen primero, seguidas de las menos urgentes. Esto puede ayudar a evitar incumplir los plazos.
Como su nombre indica, esta plantilla tiene el formato de una hoja de cálculo de Google. El uso de Google guarda el contenido en la nube para permitir la edición de la plantilla en tiempo real y que varias personas puedan acceder al gráfico RACI. Además, la edición en tiempo real garantiza que los participantes tengan acceso instantáneo a las actualizaciones a medida que se producen, lo que evita retrasos en el proyecto.
Al estar basada en tecnología de la nube, esta plantilla para crear matrices RACI simplifica el uso compartido del gráfico entre los miembros del equipo. Compártelo a través de un enlace y controla fácilmente el acceso aprovechando las funciones de las Hojas de cálculo de Google.
A diferencia de las plantillas de Excel, que pueden perderse fácilmente, esta plantilla está disponible en la nube: puede acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de un dispositivo móvil o de escritorio con conexión a Internet.
6. Plantilla de matriz RACI para distribución de tareas en Hojas de cálculo de Google
Gracias a la tecnología en la nube de Google, esta plantilla permite que varias personas accedan a ella y la modifiquen según sea necesario. Esto permite a los miembros del equipo colaborar en tiempo real. La plantilla es gratuita y fácil de compartir después de personalizarla para adaptarla a las necesidades de su proyecto.
Crea una lista fácil de las tareas y las personas responsables de cada trabajo para que todos estén en sintonía. Además, todas las actualizaciones se sincronizan en la nube para eliminar la preocupación de perder una plantilla personalizada, como por ejemplo, borrar accidentalmente documentos, hojas de cálculo de Excel o archivos PDF.
7. Plantilla de gráfico RACI para Hojas de cálculo de Google de PM Training
Una plantilla RACI debe mostrar claramente las tareas y definir quién es responsable de qué. Pues bien, esta plantilla ofrece eso y va más allá de los elementos básicos de un gráfico RACI. Por ejemplo, además de las funciones de una matriz RACI típica, los miembros del equipo pueden indicar si están listos para comenzar una tarea.
Cuenta con una sección para registrar el progreso del trabajo y proporcionar más información sobre la rapidez y eficiencia con la que un equipo o una persona está realizando la tarea asignada. También proporciona más claridad sobre el estado del trabajo al mostrar las tareas que están:
- En curso
- Completada
- En espera
- No ha comenzado
- Necesita revisión
- Vencido
Esto agiliza la gestión de proyectos al ayudarte a garantizar la máxima productividad y que las tareas se completen a tiempo. También cuenta con secciones para añadir notas a cada tarea asignada, lo que permite a los gestores de proyectos comentar el rendimiento del trabajo.
Dado que la plantilla se encuentra en la nube, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente al gráfico RACI y colaborar en el proyecto sin problemas. La edición en tiempo real garantiza que todos los participantes tengan acceso a las actualizaciones del proyecto en tiempo real para comenzar las tareas asignadas lo más rápido posible.
8. Plantilla sencilla de gráfico RACI para Excel de Template Lab
Esta plantilla RACI hace honor a su nombre. Se trata de una matriz de roles y responsabilidades con un formato sencillo que requiere una edición mínima. Muestra claramente dónde enumerar las tareas y los roles que ha asignado a personas concretas. Esto ayuda a personalizar rápidamente la plantilla según sus necesidades y a iniciar un proyecto lo antes posible.
La plantilla le permite enumerar las tareas en el orden de ejecución para que los equipos den prioridad a los trabajos urgentes. ¿El resultado? Se asegura de completar los hitos dentro de un plazo predeterminado.
9. Plantilla gráfica de cuadro RACI para la gestión de proyectos en Excel de Template Lab
Si tu proyecto es grande y tiene muchos entregables, esta plantilla de gráfico RACI es la más adecuada para ti. Te permite crear una lista de decenas de tareas y asignarlas a equipos o departamentos específicos que participan en un proyecto. Puedes comentar fácilmente cada trabajo para proporcionar comentarios o información adicional.
10. Plantilla gráfica de responsabilidades clave de Excel Excel por Template Lab
¿Buscas una plantilla de gráfica RACI para el equipo de ventas? No busques más, porque esta plantilla tiene todo lo que necesitas para crear una matriz RACI para proyectos de ventas. Podrás definir fácilmente las actividades y roles que has asignado a personas concretas. La plantilla te muestra exactamente a quién asignar un rol de ventas específico, lo que facilita la creación de una matriz RACI que se adapte a tus necesidades.
Si quieres crear una plantilla RACI para proyectos de ventas, esta te indicará el camino a seguir. Úsala para crear una matriz que describa claramente quién es responsable, quién rinde cuentas, quién está informado y quién es consultado en un proyecto.
11. Plantilla básica de gráfico RACI para Excel de Template Lab
Esta es una plantilla de gráfico RACI sencilla, ideal para familias que desean organizar los roles y las responsabilidades. Te permite crear una lista de tareas que deben realizar cada uno de los miembros, al tiempo que se describe quién es el responsable, quién es el encargado, a quién se consulta y a quién se informa sobre un trabajo concreto.
Si quieres una plantilla RACI para usar en casa, esta es la que más te conviene. Tiene todos los elementos básicos que necesitas para garantizar que las tareas se organicen, asignen y realicen correctamente.
Cómo utilizar una plantilla de gráfico RACI
A continuación, le mostramos cómo utilizar una plantilla de gráfico RACI en cuatro sencillos pasos básicos:
Paso 1: Identifica y elabora una lista de todas las tareas del proyecto.
Dependiendo de la plantilla que utilices, enumera todos los trabajos del proyecto en la columna «tareas» o «actividad». Algunas plantillas te permiten registrar las tareas en una fila. La lista puede ser una secuencia de tareas de mayor a menor prioridad para garantizar que las más importantes se realicen primero.
También puedes clasificar las tareas por fases para mantener todo organizado. La forma de crear la lista depende del formato que más te convenga.
Paso 2: Realice una lista de todas las personas que participan en el proyecto.
A continuación, añade a todos los miembros del equipo a la plantilla RACI, incluso si trabajan indirectamente en el proyecto. Puedes enumerarlos por sus nombres o por sus títulos. Recomendamos la segunda opción para que el gráfico RACI siga siendo útil para las personas que no conocen los nombres de todos los participantes en el plan del proyecto. Esto ayuda a agilizar la comunicación en equipo.
Paso 3: Asigna las siglas R, A, C e I a cada tarea.
Cada tarea que incluyas en la plantilla debe tener al menos una de estas letras (R, A, C o I). La R representa a la persona que participará activamente en las tareas del proyecto. En resumen, una persona etiquetada con la R es la encargada de realizar la tarea.
A continuación, la persona responsable de la tarea debe etiquetarse con una A. Esta persona supervisa la tarea y se asegura de que la persona etiquetada con una R complete el proyecto correctamente y a tiempo.
A continuación, la persona consultada por su experiencia para ayudar a R a completar una tarea debe etiquetarse como C. Esta persona ofrece asesoramiento o información adicional sobre una tarea. No todas las tareas de su gráfico RACI tendrán una C.
Por último, cualquier persona que deba estar al tanto del progreso de la tarea se etiqueta con una «I», que representa a una persona a la que los miembros del equipo o los líderes deben informar. Puede ser un director general, un patrocinador o altos cargos de una organización.
Paso 4: Usa el gráfico RACI
Después de personalizar y rellenar la plantilla, comparte el documento final con los miembros del equipo del proyecto. Una matriz RACI es más útil si todos los participantes en un proyecto comprenden claramente sus roles. Dependiendo de tu plantilla, puedes compartir el gráfico final como un enlace, PDF, documento de Word, HTML o hoja de cálculo de Excel.
Más recursos de plantillas para la gestión de proyectos:
Ahorre tiempo y establezca las responsabilidades del proyecto con las plantillas RACI.
Utilizar una plantilla para crear un gráfico RACI es muy útil y le ahorra tiempo, ya que no tiene que reinventar la rueda para cada solicitud de proyecto. En lugar de empezar desde cero, ya tendrá preparada la estructura lista para personalizar.
La plantilla RACI de ClickUp es flexible y se adapta a cualquier tamaño de equipo y requisito de proyecto. Incluye todos los elementos básicos necesarios para crear una matriz personalizada que mejore la productividad de tu equipo en cada fase del proyecto. Si colaboras con otros departamentos y partes interesadas, la plantilla de ClickUp es imprescindible en tu caja de herramientas de proyectos. ¿Y lo mejor de todo? ¡ClickUp es gratis para siempre!