Una parte clave de cualquier estrategia de gestión de proyectos es mantenerse al día sobre el estado del proyecto y progreso en cualquier momento.
Esto es fundamental para que los gestores de proyectos, las partes interesadas y los miembros del equipo puedan hacer frente a los cuellos de botella, alinearse con las metas y planificar con eficacia. El tipo de proyecto y sus requisitos determinarán qué detalles son más útiles en cada actualización.
Además, no hay una única forma de recibir las actualizaciones del proyecto Tenga en cuenta las preferencias de su equipo, software actual de gestión de proyectos , cronograma del proyecto y los canales de comunicación más utilizados a la hora de crear un proceso estandarizado de actualización de proyectos. Pero tanto si es un gestor de proyectos experimentado como si es nuevo en el rol, siempre sugerimos empezar con una plantilla de actualización de proyectos.
Las plantillas proporcionan una base flexible y preparada para desarrollar su proceso de actualización de proyectos. No sólo le ayudan a ahorrar tiempo con la posibilidad de conectar y reproducir los detalles del proyecto sobre la marcha, pero también pueden reducir el riesgo de error. 🙌🏼
El gran número de plantillas de actualización de proyectos a tu disposición puede hacer que el proceso de decisión sea largo y abrumador. Pero estamos aquí para ayudarle a evitarlo por completo Utilice este artículo como guía para encontrar la mejor plantilla de actualización de proyectos para su equipo.
Le guiaremos a través de las ventajas de utilizar plantillas en cualquier proyecto, las valiosas funciones que debe buscar y desglosaremos 10 de nuestras plantillas de actualización de proyectos favoritas para ClickUp y Word.
¿Qué es una plantilla de actualización de proyectos?
Una plantilla de actualización de proyectos es un recurso prediseñado para ayudar al gestor de proyectos a establecer su proceso de actualización de proyectos, vista hito del proyecto progreso, y comunicarlos a las partes interesadas. Estas herramientas también deben ser colaborativas y dar a los miembros del equipo la posibilidad de ver, editar, compartir y chatear con sus compañeros y directivos.
Dibuja conexiones y enlaza objetos para crear hojas de ruta o flujos de trabajo a partir de tus ideas junto a tu equipo en las Pizarras ClickUp
Las plantillas de actualización de proyectos vienen en muchos formatos, como documentos formateados, pizarras preconstruidas pero la plantilla adecuada para tu equipo dependerá de la complejidad del proyecto y de sus requisitos específicos. Aun así, la plantilla de actualización del proyecto debe incluir secciones claras para cierta información clave, independientemente del tipo de proyecto que se esté llevando a cabo. Esta información incluye
- Turesumen del proyecto y metas
- Cronograma del proyecto
- Hitos clave
- Posibles riesgos y desafíos
Y mucho más Disponer de estos elementos le ahorra un tiempo importante y garantiza que los gestores de proyectos cubren las bases correctas en cada actualización. Esto reduce el margen de error al estandarizar la frecuencia y el proceso de su proyecto o proyecto gestión de programas actualizaciones. También establece las expectativas para cada actualización y proporciona una coherencia en la que las partes interesadas del proyecto pueden confiar.
Además, las mejores plantillas de actualización de proyectos son personalizables. De modo que si necesita añadir, editar o eliminar algún componente, puede hacerlo sin perder la integridad de la plantilla en el proceso
¿En qué consiste una buena plantilla de actualización de proyectos?
Antes de invertir por completo en la primera plantilla de actualización de proyectos que se auto-llene en su barra de búsqueda, hay algunos factores importantes a considerar. No todas las plantillas incluyen las mismas funciones, características y complejidad que la siguiente, por lo que es importante tener en cuenta sus requisitos únicos, herramienta de gestión de proyectos el equipo debe tener en cuenta las necesidades, los recursos y las necesidades del proyecto antes de introducir cualquier plantilla.
Visualice las actualizaciones de su proyecto con más de 15 vistas en ClickUp, incluyendo Lista, Tablero y Calendario
Éstos son algunos aspectos no negociables que debe buscar en la mejor plantilla de actualización de proyectos para su equipo:
- Relevancia para el tipo de proyectos en los que trabaja su equipo, con las secciones adecuadas incluidas
- Facilidad de uso para navegar, utilizar correctamente y actualizar la plantilla rápidamente
- Orientado al detalle con múltiples vistas, secciones o tablas para abordar las metas del proyecto, el progreso, los riesgos, los hitos del proyecto, etc
- Muy visual para comunicar fácilmente las actualizaciones del proyecto de múltiples maneras. Esto hace que sus actualizaciones sean más atractivas y claras a la hora de presentar información de alto nivel a las partes interesadas
- Personalizable para adaptar la plantilla a las necesidades y requisitos de las partes interesadas y guardarla para repetir el proceso en futuros proyectos
- Accesible para todos los implicados. Tanto si la plantilla se integra con su herramienta de análisis o software de gestión de proyectos preferidos, como si está integrada directamente en la plataforma, esto garantiza que la información de la plantilla sea fiable en todo momento
- Automatizaciones para eliminar la carga de trabajo que supone el flujo de trabajo de un proyecto y mantener informado al equipo con los datos, el plan o la lista de tareas más recientes
Y mucho más Su lista de control personal podría ser aún más larga y específica para incluir integraciones, funciones y características específicas de su equipo u organización. Dicho esto, esta lista le servirá de trampolín perfecto para iniciar su búsqueda si es la primera vez que utiliza una plantilla
10 plantillas de actualización de proyectos
Estas funciones se pueden empaquetar de muchas maneras diferentes, dependiendo de la herramienta de gestión de proyectos que utilices o incluso de la propia plantilla Estas 10 plantillas de actualización de proyectos son excelentes ejemplos de ello, ¡y hay una para prácticamente cualquier tipo de proyecto! Eche un vistazo a los desgloses de cada plantilla de actualización de proyectos para encontrar la que mejor se adapte a su equipo.
1. Plantilla de actualización de proyectos de ClickUp
Plantilla de Pizarra de Actualización de Proyecto de ClickUp
Si está buscando la forma más rápida y colaborativa de recopilar actualizaciones de proyectos no busque más allá de la dinámica software de pizarra digital ¡! Empezar con un lienzo en blanco puede resultar intimidante, pero con plantillas para superponer a tu pizarra, sabrás exactamente por dónde empezar y hacia dónde te diriges. Plantilla de actualización de proyectos de ClickUp es la herramienta perfecta para probar el uso de Pizarras ClickUp en cualquier proyecto.
Visualiza el estado general del proyecto, aborda las tareas abiertas elementos de acción anticiparse a los retos e invitar a los actores clave a trabajar con usted, todo ello desde una sola Pizarra Esta plantilla le proporciona la estructura necesaria para tomar notas rápidas sobre cualquier novedad importante que los interesados deseen conocer. Y como todo está en tu Pizarra, también tienes el poder de convertir el texto directamente en tareas procesables, perfectas para actuar en los siguientes pasos sin perder el ritmo. Consulta nuestra guía sobre la pizarra blanca todo sobre las Pizarras ClickUp Para llevar sus proyectos más lejos y más rápido
2. Plantilla de informe de actualización de proyecto de ClickUp
Plantilla de informe de estado del proyecto de ClickUp
Si le ha encantado la plantilla de actualización de proyectos de ClickUp y está listo para dar un paso más, le tenemos cubierto. Plantilla de informe de estado del proyecto de ClickUp aplica una estructura más detallada a su Pizarra para resumir el estado de su proyecto organizando las actualizaciones en seis secciones:
- Información general
- Detalles del progreso
- Soporte y recursos necesarios
- Aspectos destacados y puntos clave
- Lo que hay que mejorar y lo que ha ido bien
- Pasos siguientes
Una ventaja de esta plantilla de Pizarra es que puede personalizarse para adaptarse prácticamente a cualquier proyecto, independientemente de su tamaño o complejidad. Y gracias a las opciones personalizables de privacidad y permisos, su Pizarra puede ser editada, vista o compartida por todo el equipo para mantener a los miembros y partes interesadas alineados en todo momento, incluso si está trabajando de forma asíncrona. Además, ClickUp ofrece más de 1.000 integraciones y flexibilidad para incrustar medios y enlaces, Documentos de ClickUp y mucho más, para que las partes interesadas puedan ver el panorama general en cada actualización sin tener que abandonar la Pizarra del proyecto.
3. Plantilla de actualización de proyecto de servicios profesionales de ClickUp
Plantilla de actualización de proyectos de servicios profesionales de ClickUp
Los roles y sectores que requieren formación, requisitos o licencias específicas pueden hacer que incluso las actualizaciones rutinarias de proyectos resulten más complicadas. En Plantilla de actualización de proyectos de servicios profesionales de ClickUp ayuda a los gestores de proyectos de este campo a simplificar este proceso con una plantilla de tarea preconstruida para asegurarte de que cubres todos los detalles clave.
Este
/ref/ https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6309918176535-Task-templates plantilla de tareas /%href/
puede aplicarse a cualquier
/ref/ https://clickup.com/hierarchy-guide Lista en su entorno de trabajo /%href/
y adaptada a cualquier proyecto específico que esté llevando a cabo su equipo de servicios profesionales. La descripción de la tarea actúa como una lista de control de las actualizaciones de alto nivel que las partes interesadas quieren conocer. Comenzando por la parte superior, se le llevará a través de un resumen ejecutivo para identificar a los actores clave, cronograma, riesgos, y más de su proyecto. A partir de ahí, puede actualizar la descripción de la tarea para comunicar qué áreas de su proyecto están en seguimiento, en riesgo o no se cumplirán. Estas áreas incluyen:
- El estado general del proyecto
- El estado del flujo de trabajo
- Riesgos identificados en la implementación
- Las horas del consultor
Y como esta plantilla es personalizable, puede añadir subtareas, listas de control, adjuntos y comentarios para mantener las actualizaciones del proyecto organizadas y tan completas como sea necesario. ¿Nuestra sugerencia? Añade esta plantilla de tareas a cada proyecto y ajusta una fecha límite periódica semanal o mensualmente para mantener tus actualizaciones coherentes y fiables para las partes interesadas. 🤓
4. Plantilla de actualización del programa por ClickUp
Plantilla de actualización de programas de ClickUp
¡Llegamos con otra plantilla de tareas! El Plantilla de actualización del programa por ClickUp está menos adaptada a los servicios profesionales, pero es igual de útil para redactar y enviar actualizaciones eficaces de prácticamente cualquier programa o proyecto.
Esta plantilla de tareas incluye seis subtareas prefabricadas que le guiarán a lo largo del proceso de redacción actualización del programa correos electrónicos. Empezando por el titular y desglosando cada sección hasta la declaración final, cada subtarea viene acompañada de una breve descripción para que puedas consultarla mientras escribes.
Con una Guía de introducción y múltiples
/ref/ https://help.clickup.com/hc/en-us Documentos de ayuda /%href/
enlazado en la tarea principal, ¡esta plantilla es tanto un recurso de aprendizaje como una plantilla! Su objetivo es enseñarle a personalizar su plantilla de tareas y aplicarla a futuros programas para agilizar su trabajo.
5. Plantilla de informe ejecutivo de actualización de proyecto de ClickUp
Plantilla de informe ejecutivo del estado del proyecto de ClickUp
Una vez que domine las plantillas de tareas, la función Plantilla de informe ejecutivo del estado del proyecto de ClickUp está lista para ayudarle a profundizar en el rico conjunto de funciones de gestión de proyectos de ClickUp. Esta plantilla de Lista es una herramienta imprescindible para recopilar informes ejecutivos sobre el estado de los proyectos y mantener a las partes interesadas en la misma página.
Esta plantilla incluye cuatro estados de tarea personalizados para comunicar el progreso de las tareas individuales y los hitos del proyecto. Además, 11 Campos personalizados para mantener la información relevante fácilmente accesible dentro de cada tarea como:
- Fase del proyecto
- Presupuesto previsto y restante
- Gasto actual
- Responsable del proyecto
- Calendario
También encontrará siete vistas de flujo de trabajo para gestionar diferentes aspectos de su proyecto. Utilice Vista Tablero de ClickUp para supervisar las fases y los departamentos de los proyectos, vista Tabla para gestionar los presupuestos, vista Lista para visualizar los elementos de acción y los estados de los proyectos, y una Guía de introducción para ayudarle a utilizar esta plantilla al máximo.
Especialmente si gestionando varios proyectos a la vez esta plantilla le ayudará a llevar un seguimiento de sus actualizaciones sin sudar la gota gorda.
6. Plantilla de informe mensual de actualización de proyectos de ClickUp
Plantilla de informe de estado mensual de ClickUp
En Plantilla de informe mensual del estado del proyecto por ClickUp le guía a través del progreso de un proyecto en el transcurso de un mes y se puede comparar con el plan del proyecto para determinar si el proyecto va por buen camino, va retrasado o va adelantado. Esta plantilla de ClickUp Doc es mucho más que un informe sobre el estado de un proyecto: tiene un formato con secciones para añadir:
- Detalles del proyecto
- Proyecciones mensuales
- Actualizaciones generales
- Elementos del proyecto
- Riesgos potenciales
- Agradecimientos
Dentro de cada sección, encontrará descripciones, tablas personalizables, listas de control e indicaciones para que este documento sea valioso y presentable para las partes interesadas en cualquier momento.
**Consejo profesional: Cree un documento de informes para cada proyecto y añada
subpáginas anidadas
cada mes utilizando esta plantilla para llevar un seguimiento organizado de tus progresos mes a mes
7. Plantilla de informe semanal de actualización de estado por ClickUp
Plantilla de informe de estado semanal de ClickUp
En el caso de proyectos complejos o de rápida ejecución, una actualización mensual puede no ser suficiente. Además, las actualizaciones de los proyectos no son sólo para los principales interesados: los miembros pueden proporcionar semanalmente a los gestores de proyectos información actualizada sobre los progresos realizados. Ahí es donde el Plantilla de informe de estado semanal de ClickUp ¡es muy útil!
Otro documento de ClickUp para principiantes, esta plantilla incluye dos páginas: una para recopilar un informe semanal del estado del proyecto y otra con consejos para personalizar el documento de arriba a abajo.
En el documento del informe semanal de estado, encontrará secciones con formato para la descripción general del proyecto, los principales logros, el desglose de actividades y los próximos pasos. Se trata de un recurso excelente para que los gestores de proyectos y los miembros se pongan rápidamente de acuerdo sobre la carga de trabajo semanal, el progreso y las prioridades.
8. Plantilla de informe de actualización de proyectos múltiples de ClickUp
Plantilla de informe de estado de varios proyectos de ClickUp
Si está haciendo malabares con varios proyectos a la vez, este Plantilla de informe de estado de varios proyectos de ClickUp le ofrece tranquilidad. Esta plantilla incluye cinco páginas separadas para cuatro proyectos, pero siempre puede duplicar o eliminar páginas para adaptarlas al número de proyectos que tenga entre manos en un momento dado.
En el informe principal sobre el estado del proyecto, verá una tabla con formato que le servirá de base panel del proyecto . Desde allí podrá determinar la salud del proyecto, las prioridades, la fase del proyecto, el coste, la calidad y el cronograma de cada proyecto. Y dentro de cada página de proyecto, tendrá la posibilidad de añadir aún más información, además de crear tareas, gestionar su tiempo y calcular costes.
9. Plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp
Plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp
Una parte importante de la entrega de actualizaciones de proyectos de alta calidad es saber si sus proyectos van por buen camino. En Plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp puede ayudarte a hacer exactamente eso. Esta plantilla aplica una Lista pre-construida a su entorno de trabajo con múltiples vistas para gestionar diferentes aspectos de su proyecto, incluyendo:
- Una Lista para ver qué tareas están en preparación, en producción, en vivo o en condición crítica
- Un (diagrama de) Gantt personalizable para supervisar el cronograma y los hitos de su proyecto
- Dos Tableros Kanban para visualizar el progreso de las tareas y la carga de trabajo de su equipo
Dentro de cada tarea y desde su vista Lista, también encontrará cuatro Campos personalizados para añadir detalles como la fase del proyecto, la duración y la fecha de completada.
¿Preparado para más recursos de seguimiento de proyectos? Le ofrecemos 10 de nuestros favoritos
plantillas de seguimiento de proyectos
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10. Plantilla de actualización de proyecto para Word
Plantilla de estado del proyecto para Word
Para todos nuestros amigos de Microsoft 365, también tenemos una plantilla para ti Este Plantilla de informe de actualización de proyecto para Microsoft Word simplifica las cosas y es fácil de editar. Con tablas preformateadas para detalles y métricas, ayuda a a los gestores y a las partes interesadas clave captar rápidamente las principales conclusiones. Si sigues avanzando por la página, encontrarás varias secciones para cubrir tus:
- Resumen del proyecto
- Resumen de estado
- Panorámica del proyecto
- Panorámica del presupuesto
- Historial de riesgos y problemas
- Conclusiones y recomendaciones
¿Otra ventaja de esta plantilla? La tematización puede personalizarse para adaptarla a su marca y es compatible con imágenes, vídeos y transiciones para que la plantilla resulte más atractiva.
Manténgase al día sobre los proyectos con plantillas de actualización de proyectos
Si ha llegado a este punto, lo entiende ¡las plantillas de actualización de proyectos son imprescindibles! Estos recursos se han diseñado para que su proceso de gestión de proyectos sea más eficaz, sencillo y sin errores. Tus partes interesadas también te lo agradecerán. 😎
Con tantos tipos de plantillas gratuitas y eficaces a tu alcance, no hay razón para no darle a "descargar" ¡Pero si estás indeciso sobre cuál probar primero, te sugerimos que empieces con una plantilla personalizable de ClickUp!
ClickUp es la única plataforma de productividad lo suficientemente potente como para reunir todo su trabajo a través de aplicaciones en un espacio de trabajo altamente visual, lo que es clave para ofrecer las mejores actualizaciones de proyectos, ¡incluso en un momento!
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