La gestión de programas requiere un alto nivel de habilidad en lo que respecta a la comunicación, la planificación y la ejecución. Aunque seas un crack y puedas hacerlo por tu cuenta, contar con el soporte de plantillas te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo, de modo que puedas centrarte en el éxito de tu organización y menos en tareas que pueden automatizarse.
Aquí le mostraremos cómo las plantillas de gestión de programas pueden ayudarle a ser más eficiente y qué debe buscar en estas herramientas. También compartiremos algunas de nuestras plantillas favoritas de planes de gestión de programas para que pueda empezar. ?
Empecemos a facilitar tu esfuerzo en la gestión de proyectos, ¿te parece?
¿Qué es una plantilla de gestión de programas?
La gestión de programas es similar a la gestión de proyectos, con algunas diferencias clave. En la gestión de proyectos, te centras en producir resultados más pequeños de un proyecto específico. En la gestión de programas, manejas docenas de proyectos interconectados y complejos que conforman un sistema más grande.
El objetivo de un plan de gestión de programas es proporcionar soporte a la organización o empresa a través de múltiples vías. Estos roles exigen un mayor nivel de liderazgo, coordinación y comunicación.
Ahí es donde entran en juego las herramientas de gestión de proyectos, como las plantillas. Una plantilla de gestión de proyectos es una herramienta que simplifica los distintos pasos de la gestión de proyectos interrelacionados. Pueden ayudarle a crear planes de proyectos individuales, identificar las interdependencias entre proyectos y crear hojas de ruta para la planificación de proyectos.
Algunas plantillas también pueden ayudarte a realizar el seguimiento del proceso del programa, redactar propuestas de programas y llevar a cabo auditorías de los procedimientos existentes. ✅
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de gestión de programas?
¿Está listo para utilizar una plantilla de gestión de programas que le facilite la planificación de procesos?
Esto es lo que hace que una plantilla de gestión de programas sea excelente:
- Panorámica y visibilidad del alcance del proyecto: un aspecto clave de la gestión de proyectos es conocer su meta final. Busque plantillas en las que pueda esbozar el plan del proyecto y los objetivos principales.
- Herramientas para identificar elementos clave y dependencias: la gestión de programas depende en gran medida de la identificación de posibles limitaciones. Busque plantillas que ofrezcan funciones para la estructura organizativa y hojas de ruta que le permitan mantener el programa según lo previsto.
- Funcionalidad de cronograma: los programas se componen de varios proyectos con fechas límite de entrega. Realice el seguimiento del progreso con una plantilla para crear un cronograma y un plazo para las metas del programa.
- Apoyo a la colaboración: para ser un gestor de programas exitoso, es necesario compaginar varios proyectos, a veces entre distintos departamentos. Una buena plantilla ofrecerá una colaboración fluida entre los miembros del equipo y las partes interesadas, ya sea un software de gestión de proyectos o herramientas de planificación de proyectos.
- Paneles personalizables: las vistas personalizadas ofrecen información sobre pasos específicos del programa, facilitan el seguimiento del proceso y le permiten controlar los permisos en diversas fases del plan de gestión del programa.
10 plantillas gratuitas para la gestión de programas
Con las plantillas de gestión de proyectos, puedes ahorrar tiempo tanto si estás definiendo el alcance de varios proyectos como si buscas formas de optimizar tus procesos. Hay un montón de plantillas entre las que elegir, por lo que puedes seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.
Desde plantillas que le ayudan a realizar el seguimiento de los flujos de trabajo hasta otras que le permiten analizar todos sus procesos existentes, hay una forma de hacer su trabajo más rápido y eficaz. Y con las herramientas de mejora de procesos y de mapeo de procesos, puede crear hojas de ruta para los programas y realizar el seguimiento del progreso desde el inicio hasta el final.
Aquí tienes una lista con nuestras 10 plantillas favoritas que puedes usar ahora mismo. ✨
1. Plantilla de gestión de programas ClickUp
La plantilla de gestión de proyectos de ClickUp facilita el seguimiento de múltiples proyectos y su relación con una meta de programa más amplia. Cree rápidamente carpetas para diferentes proyectos y asigne tareas, plazos e hitos para cada uno de ellos en el cronograma del proyecto.
Cree vistas de problemas y riesgos para identificar posibles obstáculos y abordar los problemas a medida que surjan, con el fin de evitar que el programa se descarrile. De este modo, podrá controlar los entregables de su proyecto con esta plantilla de diagrama de Gantt y obtener una visión global del progreso de su proyecto.
Accede a la vista Tablero de esta plantilla de plan de proyecto para obtener una visión general de lo que está completado, lo que está en progreso y lo que está por venir. ✍️
2. Plantilla de informe del estado del programa ClickUp
Con la plantilla de informe de estado del programa de ClickUp, proporcionar actualizaciones sobre la situación del programa y los proyectos individuales nunca ha sido tan fácil. Cree una visión general del programa con un diseño visualmente atractivo, con gráficos, diagramas y tablas que destaquen la información más importante.
Rellene la sección de la plantilla del gráfico del estado del programa para identificar el estado de los proyectos individuales que componen el programa más amplio. Marque con el color verde los proyectos que van por buen camino, utilice el amarillo para identificar los proyectos que tienen problemas y marque con el rojo los proyectos que necesitan atención inmediata para volver a cumplir el calendario.
Cree un diagrama de Gantt para visualizar toda la hoja de ruta del programa y utilice gráficos para identificar los controles del proyecto y la asignación de recursos. Un gestor de programas también puede profundizar en los riesgos del proyecto con una tabla en la que se destaquen los problemas identificados y los elementos que se deben tomar.
3. Plantilla de seguimiento de programas de ClickUp
Uno de los aspectos más difíciles de la gestión de proyectos es mantener una vista clara de todo lo que está sucediendo. Con varios proyectos en curso y diversos miembros del equipo, es fácil que se pasen cosas por alto. Pero eso se acabó gracias a la plantilla Program Tracker de ClickUp.
Esta plantilla de plan de cronograma ofrece visibilidad de cada proyecto, al tiempo que identifica su prioridad.
Un gestor de programas puede utilizar las diferentes vistas para determinar los cronogramas de los proyectos de cada departamento y destacar la capacidad de trabajo de cada miembro del equipo. Empieza por definir el programa en la vista Lista de proyectos.
Cree y asigne tareas a los distintos miembros del equipo del proyecto, y añada fechas límite que se pueden utilizar para crear un cronograma para cada proyecto. En la vista Cronograma, agrupe sus actividades por departamento y filtre según la fase del proyecto para realizar el seguimiento del progreso del programa.
Utilice la vista Carga de trabajo para ver cómo se distribuye el trabajo entre los empleados. Utilice esta información de la estructura de desglose del trabajo para reasignar tareas, reasignar cargas de trabajo y ajustar el cronograma para mantener el programa en el camino hacia el éxito. ?
4. Plantilla de resumen de programas de ClickUp
¿Necesita una forma de proporcionar actualizaciones rápidas del programa y una sinopsis concisa? Utilice la plantilla de resumen del programa de ClickUp. Utilice esta plantilla de informe de progreso de una página para ofrecer a las partes interesadas o a los miembros del equipo, siempre tan ocupados, información sobre el estado del proyecto, sin que tengan que leer interminables páginas de un informe.
Incluye información como una panorámica general del progreso, una breve mención de los problemas y sus soluciones propuestas, y los aspectos más destacados de los siguientes pasos.
5. Plantilla de propuesta de programa de ClickUp
La gestión de programas no consiste solo en realizar un seguimiento y gestionar el progreso de proyectos interconectados. Un aspecto clave de la gestión de proyectos es identificar nuevos proyectos y programas que puedan respaldar las principales metas del proyecto de la organización.
Esto facilita al gestor de programas presentar ideas a la alta dirección con la plantilla de propuesta de programa de ClickUp.
Comience por completar los detalles básicos de su propuesta, como la descripción del programa junto con los objetivos propuestos, la metodología, el diseño y el presupuesto.
Con una interfaz visualmente atractiva y detalles concisos, la oficina de gestión de proyectos (PMO) seguro que dará el visto bueno. ?
6. Plantilla de carta de programa de ClickUp
Otra forma estupenda de ofrecer una panorámica rápida del programa es utilizar la plantilla de carta del programa de ClickUp. Utilice esta plantilla de carta de planificación de proyectos para esbozar el plan de gestión de proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Comience por definir la organización del programa, incluyendo el título del programa, el plan de comunicación y el calendario del proyecto, con las fechas de inicio y de finalización. Los gestores de proyectos pueden utilizar esto para profundizar en los miembros individuales del equipo que desempeñarán un rol en el programa y los objetivos.
Con esta plantilla gratuita de gestión de proyectos, puede esbozar las métricas que utilizará para determinar el éxito de un proyecto, el alcance del trabajo y cualquier iniciativa y plan de acción.
Guarde esta carpeta en una ubicación de fácil acceso dentro de su entorno de trabajo de ClickUp. De esta manera , el gestor de proyectos , sus empleados y las partes interesadas podrán consultarla mientras trabajan en el programa, asegurándose de que conocen los objetivos y los hitos que deben alcanzar.
Optimice la gestión de sus programas con la gestión de proyectos mediante IA!
7. Plantilla de tablero de incremento de programa de ClickUp
Los incrementos de programa establecen un cronograma y unos objetivos para los equipos ágiles que forman parte de un tren de lanzamiento ágil más amplio. Utilice la plantilla de tablero de incrementos de programa de ClickUp si desea añadir automatización a este paso crítico de la planificación.
La vista de pizarra está diseñada para la colaboración, por lo que el gestor de proyectos puede utilizarla para ayudar al equipo a intercambiar ideas y realizar el seguimiento de las aportaciones de todas las partes interesadas durante el proceso.
Comience por definir las fases de su plan de programa y, a continuación, identifique a los miembros del equipo del programa. Asigne la capacidad y la carga a los distintos miembros del equipo y departamentos en función de la disponibilidad para realizar el seguimiento de los flujos de trabajo.
A continuación, añade hitos y actividades a la lista de tareas para tener una visión general de las responsabilidades de cada uno. ?️
8. Plantilla de programa de auditoría de ClickUp
Facilita el trabajo de tu equipo de auditoría con una plantilla de plan de gestión de programas centrada en la gestión de recursos. Con la plantilla de programa de auditoría de ClickUp, realiza el seguimiento de los activos fijos para garantizar el cumplimiento de las normas de la empresa.
Utilice la vista de resumen para esbozar las metas principales del programa de auditoría en la plantilla de gestión de proyectos.
A continuación, puede utilizar la vista «Por procedimiento» para ver en qué fase del proceso de auditoría se encuentra cada elemento. Cambie a la vista «Resultados de auditoría» para ordenar las tareas según su puntuación de auditoría.
Cuando esté listo para crear una lista de tareas pendientes para el plan de acción, acceda a la vista Lista de tareas pendientes para ver un desglose rápido en tiempo real de todos los elementos que deben abordarse. La vista Tablero facilita el seguimiento de todos los proyectos en una sola vista, para que pueda elaborar el plan de proyecto definitivo para su proceso de auditoría.
9. Plantilla de procesos eficientes de ClickUp
Ser gestor de programas significa que debe ser eficiente y adaptable para satisfacer las demandas de entornos empresariales en constante evolución. La plantilla de procesos eficientes de ClickUp está diseñada para aumentar la productividad y optimizar los procesos del plan de gestión de programas.
Desde la realización de análisis hasta la creación de elementos para la gestión del cambio, esta plantilla le convertirá en un líder más eficaz.
Para empezar, describa todas las actividades del proceso que deben optimizarse. Utilice la vista Lista de descripción general del proceso para crear tareas para cada una de ellas. Rellene los campos personalizados de la plantilla de gestión de proyectos, incluyendo la descripción del proceso, el nivel de esfuerzo, el rol y los plazos.
Para los procesos que requieren un trabajo adicional, crea subtareas para dividirlos en tareas más fáciles de gestionar en la plantilla de gestión de proyectos.
La vista del diagrama de Gantt traza rápidamente todas tus entradas en un gráfico para visualizar el calendario del proyecto. Esta vista también destaca las dependencias para que puedas identificar cualquier posible obstáculo o área en la que el programa se pueda atascar en las distintas fases del proyecto.
¿Busca una forma de colaborar en los procesos de planificación de ideas? Cambie a la vista de pizarra del diagrama SIPOC. Si es una persona visual, utilice la vista de pizarra del mapa de procesos para obtener una visión gráfica de su mapeo de procesos. ?️
10. Plantilla de auditoría de procesos de ClickUp
Analice y mejore sus procesos con la plantilla de auditoría de procesos de ClickUp. Basada en la metodología Soft Software, la plantilla se centra en los sistemas y el pensamiento realista a la hora de realizar una auditoría. Un campo personalizado para archivos le permite cargar documentos y hojas de cálculo del proyecto para respaldar su investigación y sus conclusiones.
Utilice esta plantilla para completar una revisión completa de sus procesos o incorpórela a su sistema de auditoría para llevar a cabo actualizaciones y revisiones periódicas de los procedimientos y garantizar así su optimización. La plantilla de gestión de proyectos tiene cinco pestañas, cada una de ellas diseñada para ofrecer información sobre sus procesos, cómo se pueden mejorar y los elementos que se deben tomar para realizar esos cambios.
En la pestaña «Concepción del modelo», cree un marco para el proceso de auditoría. Aquí puede añadir tareas, como describir el proceso existente, identificar deficiencias, crear una propuesta de cambios y comparar modelos con situaciones reales en su plan de proyecto.
En la pestaña Análisis de procesos, profundice en los detalles esenciales de su proceso actual. Esto puede incluir la visibilidad de sus procesos para los miembros del equipo, los recursos necesarios y los procedimientos de supervisión.
Acceda a la pestaña Análisis CATWOE para utilizar el marco de resolución de problemas e identificar áreas de mejora en sus procesos. CATWOE son las siglas de Clientes, Actores, Visión del mundo, Propietarios y Entorno.
Al evaluar cada una de ellas, podrá establecer metas y procesos de programa que se adapten mejor a su organización y a sus clientes.
Por último, la pestaña «Gestión del cambio» es ideal para destacar cualquier idea descubierta durante la auditoría del proceso y establecer los siguientes pasos. Dependiendo de la magnitud del cambio necesario, puede dividir estas tareas en diferentes fases o simplemente crear una o dos tareas para abordar los problemas.
Mejore la gestión de sus programas con las plantillas de seguimiento de programas.
La gestión de programas es una carrera desafiante y gratificante. Tendrás que aprovechar tus habilidades de comunicación y flexionar tu perspicacia en la planificación para desarrollar programas que respalden las metas de tu organización.
Desde la lluvia de ideas hasta el control de tiempo y la finalización del proyecto, debe estar al tanto de todo para cumplir con el plan del proyecto.
Obtenga soporte de herramientas como las plantillas de gestión de programas de esta lista, que pueden ayudarle en todo, desde la creación de calendarios hasta la auditoría del progreso.
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