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¿Alguna vez ha mirado su lista de tareas pendientes y ha pensado «¿podríamos adelantar la planificación del programa y pasar directamente a la parte en la que celebramos el éxito?».
Le entendemos y comprendemos por qué la gestión de programas parece requerir más tiempo del que aporta. Si está invirtiendo tiempo, dinero y recursos de forma inadecuada, es muy probable que esto ocurra. Pero no dejaremos que suceda.
En su lugar, le mostraremos cómo replantearse su enfoque para ampliar y gestionar sus programas.
A menudo confundida con la gestión de proyectos, la gestión de programas tiene una distinción estratégica y merece su momento. Entonces, ¿cómo distinguimos un programa de un proyecto? ¿Qué programas tiene sentido llevar a cabo? ¿Cuál es el valor de los programas para una organización, su personal y sus clientes?
¡Usted tiene preguntas y nosotros tenemos las respuestas! Analicemos en qué se diferencian los programas de los proyectos, cuál es el rol de un gestor de programas y cuáles son los elementos tecnológicos esenciales para el éxito de la gestión de programas.
¿Qué es la gestión de programas?
La gestión de programas consiste en diseñar estrategias y coordinar programas para llevar a cabo iniciativas y generar cambios en una organización. Un programa es un conjunto de proyectos, procesos y actividades relacionados que se gestionan como un grupo para alcanzar un objetivo común.
Te estás preguntando: «Si sustituyo la palabra "programa" por "proyecto" en tu definición, también significa lo mismo... te toca mover ficha».
Si tratamos los programas igual que los proyectos, ya hemos creado nuestro primer obstáculo. He aquí el motivo:
Usted (el gestor de proyectos) es el capitán de un barco (el proyecto) que supervisa las operaciones y llega al destino a tiempo. A su alrededor hay otros barcos (proyectos) con sus capitanes (gestores de proyectos). ¿Sería factible que gestionara todos los barcos, sus operaciones y sus horarios? Probablemente no.
¡Pruebe nuestras plantillas de gestión de programas!
Gestión de programas frente a gestión de proyectos
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de programas y la gestión de proyectos? Un proyecto se centra en la ruta y los recursos necesarios para alcanzar el objetivo. Un programa va más allá de las responsabilidades tradicionales de un proyecto y se centra en lo que ocurre después de que los proyectos alcancen su objetivo. Los beneficios, la transformación y el cambio en la organización. ✨
El ciclo de vida de un programa
Teniendo esto en cuenta, ¿cómo es el ciclo de vida de un programa? Para empezar, hay tres fases principales que hay que tener en cuenta, entre ellas:
- Fase de conceptualización del programa. Las partes interesadas y los ejecutivos se reúnen para elaborar un resumen del programa que abarque la visión, el alcance, los objetivos mínimos, la estimación del presupuesto, la gestión de recursos y los beneficios. El resumen se entrega al gestor del programa para que identifique los colaboradores del programa, las dependencias del proyecto, los factores de riesgo, la programación y los requisitos técnicos.
- Fase de ejecución del programa. «Ejecución» tiene un doble significado. El primer significado es los resultados de la ejecución llevados a cabo por los equipos del proyecto. El segundo significado es el periodo de transición, en el que se produce la integración y el cambio en la organización.
- Fase de cierre del programa. Los programas duran mientras la organización se beneficia de su valor. Pero antes de que se ponga en marcha sin ayuda, debe pasar por múltiples comprobaciones e instrucciones para mantenerse. Los equipos del proyecto se disuelven, se evalúan los ahorros de costes y la información del programa se guarda como activo de la organización para futuras mejoras (u otros programas).
Veamos algunos ejemplos de programas relevantes para cualquier sector:
- Programa de puerta de enlace de procesos para proporcionar compatibilidad con problemas complejos de ingeniería de software.
- Programa de talento y cultura para elevar las carreras de los empleados al siguiente nivel.
- Programa de incorporación de clientes para formar a los directores del equipo de ventas.
- Programa de accesibilidad para orientar el sistema de diseño de productos.
- Programa de crecimiento para crear y formar equipos internacionales.
No es escalable que estas iniciativas empresariales existan en un solo proyecto. ¿Recuerdas nuestra analogía del barco?
En esencia, un programa implica más funciones que las que abarca un proyecto puntual, por lo que requiere personal especializado que se encargue del desarrollo y la gestión continua del programa.
Los gestores de programas han entrado en el chat.
¿Qué hace un gestor de programas?
El núcleo de todo ecosistema de programas es el gestor de programas. Sus prioridades diarias incluyen:
- Haga preguntas aclaratorias para delimitar los problemas de la empresa y definir qué se considera un éxito.
- Proporcione una navegación de alto nivel para ayudar a los equipos de proyecto a tomar decisiones informadas.
- Gestione el ritmo del programa para que se obtengan resultados medibles de forma regular.
- Céntrese en el estado general de un programa.
A menudo, un gestor de programas no tiene autoridad directa sobre los gestores de proyectos y los colaboradores del programa. Si lo piensa bien, un programa incluye todo tipo de equipos: marketing, ventas, contratación, atención al cliente, TI, recursos humanos, etc. Estos equipos se especializan en su campo, y el gestor de programas proporciona la estrategia a largo plazo para mantener a todos los equipos alineados con los objetivos y resultados del programa.
La cuestión es que es posible que un gestor de programas no tenga todas las respuestas de inmediato. Si se enfrenta a algo que nunca se ha hecho antes en su sector u organización, el nivel de ambigüedad es extraordinario. Y los programas son principalmente vagos al principio. He aquí un ejemplo real de un programa:
El programa SparkShorts está diseñado para descubrir nuevos narradores, explorar nuevas técnicas narrativas y experimentar con nuevos flujos de trabajo de producción. Estas películas son diferentes a todo lo que hemos hecho hasta ahora en Pixar, ya que brindan la oportunidad de liberar el potencial de los artistas individuales y sus enfoques cinematográficos innovadores a una escala menor que la normal.
El programa SparkShorts está diseñado para descubrir nuevos narradores, explorar nuevas técnicas narrativas y experimentar con nuevos flujos de trabajo de producción. Estas películas son diferentes a todo lo que hemos hecho hasta ahora en Pixar, ya que ofrecen la oportunidad de liberar el potencial de los artistas individuales y sus enfoques cinematográficos creativos a una escala menor que la normal.
La primera frase por sí sola está llena de preguntas. No, todas las preguntas: ¿Cómo descubrimos a los narradores? ¿Cuáles son nuestros criterios para un narrador? ¿Cuál es el alcance de estos experimentos? ¿Estos nuevos flujos de trabajo requerirán la ayuda de nuestro equipo central?
Los gestores de programas comienzan con lo que saben y van formando una imagen del resto sobre la marcha. Dado que no se involucran en todos los detalles de cada proyecto (de nuevo, piense en nuestra analogía del barco), confían en los gestores de proyectos para que les proporcionen apoyo táctico. A alto nivel, los gestores de programas:
- Practique metodologías ágiles dentro del ecosistema del programa para alcanzar las metas de la empresa.
- Aplique principios, procesos y conocimientos especializados para obtener resultados.
- Conviértase en un líder intelectual para resolver consultas complejas y mitigar riesgos.
- Cree el presupuesto, el alcance y los estándares de calidad del programa.
- Alinee o realinee los resultados del proyecto con los resultados del programa.
- Utilice métricas para informar y comprometer regularmente a las partes interesadas.
- Gestión de las interdependencias entre proyectos.
- Elimine los esfuerzos duplicados o innecesarios.
- Examine las propuestas de programas entrantes.
- Mantenga la documentación del programa.
¿Qué tal algunos ejemplos más de programas? ⬇️
Consejos para una gestión de programas exitosa
Tanto para las empresas emergentes como para las consolidadas, los pasos necesarios para convertir las ideas en resultados organizativos reales pueden parecer abrumadores. ¿Cuánto, cuándo y cómo se pone en marcha un programa? A continuación, le ofrecemos tres consejos que puede aplicar hoy mismo para crear programas exitosos y eficaces.
Consejo n.º 1: Anime a los equipos a expresar sus opiniones desde el principio y con frecuencia.
La calidad de nuestras habilidades humanas nos convierte en mejores profesionales y líderes.
Vuelva a leer esa frase.
Anteriormente hemos establecido que algunos gestores de programas no tienen autoridad directa sobre los equipos. Sin embargo, sí son responsables del progreso y los resultados del programa. Animar a los equipos a expresar su opinión desde el principio y con frecuencia tiene muchas ventajas:
- Se señalan los cuellos de botella inminentes y se resuelven de manera eficaz.
- Las perspectivas diversas dan lugar a soluciones creativas para problemas complejos.
- Los miembros reciben comentarios prácticos para mejorar.
- La confianza se construye de forma orgánica.
El éxito de un programa depende del trabajo en equipo. Es fundamental comunicar esto desde el primer día del ciclo de vida del programa, pero nunca es demasiado tarde para empezar. Así que, si busca consejos prácticos para crear un equipo de trabajo eficaz, ¡tenemos lo que necesita!
Consejo n.º 2: evalúe exhaustivamente la idea del programa
No tome unas pocas palabras intercambiadas sobre una idea de programa como luz verde. Definir el programa es la fase más crítica del ciclo de vida del mismo, ya que la energía, el dinero y los recursos de su organización se gastarán en este gran esfuerzo. Así que, antes de redactar un correo electrónico con su equipo ideal en copia, tómese un tiempo para pensar en lo que se obtendrá de este programa.
- ¿A qué áreas de negocio afectará el programa? ( Recursos Humanos, Excelencia en Calidad, Marketing, etc.)
- ¿Cuáles son las posibles amenazas y consecuencias? (Interrupción de los servicios de la organización, desviación del alcance, desinformación, etc.)
- ¿Qué afectará a nuestros sistemas, servicios, herramientas y tecnología?
- ¿A quién va dirigido el objetivo?
Consejo n.º 3: utilice el mejor software de gestión de programas de su clase.
¿Cómo es el mejor software de su clase? ¿Planes de precios competitivos y fiabilidad de la plataforma? Por supuesto, pero para una gestión de programas satisfactoria, también necesitará:
- Potente integración con otras herramientas para reunir los datos en un solo lugar.
- Sólida función de dependencia de tareas y proyectos.
- Vista completa del trabajo de la empresa
Analicemos el n.º 3: vista de 360º del trabajo de la empresa. ¿Sabe cuántas horas perdemos a la semana cambiando de contexto y alternando entre múltiples herramientas? Qatalog y los investigadores del Ellis Idea Lab de la Universidad de Cornell hicieron los cálculos y esto es lo que descubrieron en el lugar de trabajo moderno:
El número de horas que perdemos a la semana tratando de encontrar información atrapada en aplicaciones.
La proporción de personas que afirman que les lleva mucho tiempo encontrar la información necesaria para realizar su trabajo.
⅔
El número de personas que afirman no estar seguras de que todos los departamentos utilicen las mismas aplicaciones en línea.
¿Te sientes identificado?
Si siente que le pesa un poco, ¡cambiemos las cosas!
Entiendo que pueda sentir fatiga tecnológica después de probar Monday, Asana, Jira y otros. Las primeras semanas son estupendas, pero de repente los equipos se enfrentan a prioridades contrapuestas y los proyectos se estancan.
3 funciones de ClickUp que necesita para la gestión de programas
ClickUp es el software de gestión de programas que sus equipos querrán usar todos los días. Con ClickUp, ellos tienen el control para optimizar su productividad mientras trabajan en colaboración para alcanzar las iniciativas del programa. Aquí hay tres funciones imprescindibles de ClickUp para ejecutar su programa:
1. Metas de ClickUp para vincular cada tarea a los resultados del programa.
«Las metas de ClickUp ayudan a que todos y cada uno de los miembros del departamento se centren en lo que realmente importa, lo cual es fundamental cuando se lanza un nuevo producto».
Darya HYPERVSN
2. Paneles de ClickUp para mostrar la historia de los datos
«El uso de ClickUp nos ha ayudado mucho, especialmente a ahorrar tiempo. Antes utilizábamos un sistema en el que, al final de la semana, todos los miembros del equipo enviaban informes semanales por correo electrónico, que se analizaban durante el fin de semana. Pero con ClickUp, estamos eliminando gradualmente los informes redundantes, lo que nos permite ahorrar tiempo, que ahora se destina a actividades más productivas».
Caso práctico de eHealth4Everyone
3. Más de 15 vistas personalizables para visualizar tareas y flujos de trabajo.
«Aunque estas funciones parecen muy insignificantes a simple vista, desempeñan un rol muy importante a la hora de cubrir nuestras necesidades, dado que nuestros equipos trabajan de forma remota. Con tres vistas diferentes en ClickUp, nuestros clientes y gerentes tienen una visión de 360 grados de lo que está sucediendo a nivel básico, lo que les permite centrarse más en la estrategia y el pensamiento creativo en comparación con el fango de la gestión de tareas y equipos».
Joshua Rozario Mindshare Digital
Ejemplos de gestión de programas en ClickUp
A menudo nos preguntan si en ClickUp utilizamos ClickUp para gestionar nuestros programas. Sinceramente, es una de nuestras preguntas favoritas, porque es un recordatorio de lo eficaz que es la plataforma a la hora de gestionar tanto las tareas rutinarias como las más complejas, lo que nos permite crecer.
Todo nuestro trabajo está interconectado. Trabajamos a partir de las mismas listas de proyectos y tomamos decisiones informadas como equipo. Todos tienen acceso a información centralizada para realizar su trabajo.
A continuación, le mostramos algunos de los programas de ClickUp que se han puesto en marcha y que han requerido la participación de muchos gestores de programas y toda la cerveza fría disponible para que fueran un éxito. Equipo, ¿me pueden ayudar?
ClickUp amplía su equipo sénior en EMEA con un aumento de la demanda europea del 233 %.
No hemos perdido tiempo en configurar nuestro equipo directivo principal para EMEA, incorporando a personas con un talento excepcional que impulsan los resultados sin perder de vista nuestro valor fundamental: «diviértete, encuentra la alegría y sé tú mismo».
Ya contamos con una sólida base de empleados en la región, con miembros del equipo repartidos por toda Europa. Contratamos a los mejores para cada puesto y aprovechamos ClickUp para garantizar que nuestros equipos sean hiperproductivos aunque no trabajen en la misma ubicación. Estamos profundamente comprometidos con desarrollar la empresa basándonos en la colaboración, la cultura y la comunidad.
No hemos perdido tiempo en formar nuestro equipo directivo principal para EMEA, incorporando a personas con un talento excepcional que impulsan los resultados sin perder de vista nuestro valor fundamental: «diviértete, encuentra la alegría y sé tú mismo».
Ya contamos con una sólida base de empleados en la región, con miembros del equipo repartidos por toda Europa. Contratamos a los mejores para cada puesto y aprovechamos ClickUp para garantizar que nuestros equipos sean hiperproductivos aunque no trabajen en la misma ubicación. Estamos profundamente comprometidos con desarrollar la empresa basándonos en la colaboración, la cultura y la comunidad.
ClickUp University, una plataforma de aprendizaje en línea gratuita.
Nuestro objetivo con ClickUp University (CUU) es sencillo: ayudar a nuestra comunidad a alcanzar sus metas más rápidamente, ahorrar tiempo, seguir creciendo un 1 % cada día en su campo y eliminar las frustraciones innecesarias causadas por la ineficiencia en el trabajo.
Tanto si es nuevo en ClickUp como si lleva años con nosotros, CUU le ayudará a adquirir los conocimientos y la experiencia práctica que necesita para crear su flujo de trabajo ideal y aumentar su productividad.
Aprenderá a utilizar ClickUp, a personalizarlo para adaptarlo a las necesidades de su proyecto y a sus preferencias de flujo de trabajo, y se convertirá en un gurú de ClickUp que ahorra tiempo y es súper productivo.
Nuestro objetivo con ClickUp University (CUU) es sencillo: ayudar a nuestra comunidad a alcanzar sus metas más rápidamente, ahorrar tiempo, seguir creciendo un 1 % cada día en su campo y eliminar las frustraciones innecesarias causadas por la ineficiencia en el trabajo.
Tanto si es nuevo en ClickUp como si lleva años con nosotros, CUU le ayudará a adquirir los conocimientos y la experiencia práctica que necesita para crear su flujo de trabajo ideal y aumentar su productividad.
Aprenderá a utilizar ClickUp, a personalizarlo para adaptarlo a las necesidades de su proyecto y a sus preferencias de flujo de trabajo, y se convertirá en un gurú de ClickUp que ahorra tiempo y es súper productivo.
LevelUp by ClickUp (edición 2021)
En el caso de LevelUp, aunque todo estaba terminado internamente, necesitábamos integrar el proceso de uso de terceros externos, como productoras y servicios de transmisión en vivo. Por eso, creamos listas específicas, que fueron la clave para toda la organización de este evento.
Creamos una lista maestra y hicimos públicas ciertas tareas a nuestros socios. Invitamos a invitados y permitimos a nuestros socios coordinarse en las tareas. Eso nos permitió avanzar más rápido que utilizando múltiples herramientas, incluido el correo electrónico. ¿Se imagina revisar miles de correos electrónicos? ClickUp nos resolvió todo eso.
En el caso de LevelUp, aunque todo estaba terminado internamente, necesitábamos integrar el proceso de uso de terceros externos, como productoras y servicios de transmisión en vivo. Por eso, creamos listas específicas, que fueron la clave para toda la organización de este evento.
Creamos una lista maestra y hicimos públicas ciertas tareas a nuestros socios. Invitamos a invitados y permitimos a nuestros socios coordinarse en las tareas. Eso nos permitió avanzar más rápido que utilizando múltiples herramientas, incluido el correo electrónico. ¿Se imagina revisar miles de correos electrónicos? ClickUp nos resolvió todo eso.
El éxito de nuestros programas no habría sido posible sin el diverso grupo de gestores y equipos de programas que se encargan de comunicar las solicitudes y realizar el uso compartido de comentarios de forma rápida y eficiente. Y queremos lo mismo para usted. 🤝
Alcance sus mayores metas organizativas con ClickUp.
ClickUp es un software todopoderoso que te permite coordinar tus grandes ideas, ver el progreso en tiempo real y gestionar tus proyectos con total visibilidad. Con ClickUp y la gestión de proyectos, podrás formar un equipo saludable y altamente funcional desde el primer día.
Nuestro equipo está aquí para ayudarte si tienes un caso de uso específico y necesitas soporte para llevarlo a cabo. Sinceramente, podemos hablar de programas todo el día y nos encanta conocer a otras personas a las que también les gusta hacerlo. 👋