Estrategias para elaborar un plan claro de gestión de las partes interesadas

Todos los proyectos tienen partes interesadas, y la forma en que construya las relaciones con estas personas puede determinar el éxito o el fracaso de su proyecto. Las relaciones sólidas ayudan a generar confianza y permiten a su equipo utilizar su experiencia para alcanzar las metas del proyecto, mientras que las relaciones deficientes pueden dar lugar a conflictos y a clientes insatisfechos.

La gestión de las relaciones con las partes interesadas requiere tiempo, esfuerzo e intención. Haz que toda la experiencia sea más fluida con la ayuda de un plan de gestión de las partes interesadas.

En esta guía, abordaremos los conceptos básicos de la gestión de las partes interesadas, por qué es importante y cómo crear su propio plan de gestión de las partes interesadas.

Vamos a ello.

¿Qué es la gestión de las partes interesadas en la gestión de proyectos?

Las partes interesadas son las personas con las que trabajas (o para las que trabajas) durante un proyecto. Son personas fundamentales para el éxito del proyecto y a las que se debe mantener informadas sobre el progreso del proyecto en todo momento.

La gestión de las partes interesadas es el arte y el proceso de establecer y mantener una buena relación con estas personas a lo largo del proyecto para poder lograr los mejores resultados. 🏆

Sin embargo, la gestión de proyectos no consiste solo en hacer una lista de todas las personas relacionadas con el proyecto. Se trata de un proceso que implica clasificar y priorizar a las partes interesadas, así como adaptar la forma de comunicarse con cada una de ellas.

El objetivo es crear una experiencia fluida, eficiente y eficaz para las partes interesadas del proyecto.

Tipos de partes interesadas

¿Qué es una parte interesada en la gestión de proyectos? Cuando pensamos en las partes interesadas clave, a menudo pensamos en el cliente principal y en cualquier otro beneficiario, pero, en realidad, la lista de partes interesadas en un proyecto va mucho más allá.

Una parte interesada es cualquier persona que se vea afectada directa o indirectamente por su proyecto y cualquier persona que tenga un gran interés en que este tenga éxito, como un inversor o una agencia gubernamental. Esto significa que puede haber partes interesadas internas y externas en su plan de gestión de proyectos.

Las partes interesadas suelen ser personas influyentes, con poder de decisión o intereses económicos en el proyecto, y desempeñan un rol único dentro del equipo del proyecto, como el cliente principal o un socio esencial. 🤝

Los tipos más comunes de partes interesadas en un proyecto son:

Esta lista no es exhaustiva. Es posible que en su proyecto haya partes interesadas internas que ocupen otros roles o tengan responsabilidades específicas. Al inicio de un proyecto, dedique tiempo a identificar a las partes interesadas desde todos los ángulos, con cuidado de no pasar por alto a nadie.

¿Por qué es importante la gestión de las partes interesadas?

Los proyectos suelen tener muchas partes interesadas internas y externas, y hacer el seguimiento de todas ellas y de todo lo que ocurre con el proyecto en sí mismo se convierte rápidamente en un reto si no se dispone de una buena forma de gestionarlo todo.

La gestión de las partes interesadas es esencial, ya que le permite organizarse, priorizar a sus partes interesadas y dar a su proyecto las mejores posibilidades de éxito. Una gestión eficaz de las partes interesadas le ayuda a:

Por las razones anteriores y otras más, gestionar eficazmente a las partes interesadas es crucial para el éxito de un proyecto. Sin un proceso de gestión de las partes interesadas, es casi imposible mantener a las personas adecuadas informadas, en el momento adecuado, sobre los detalles adecuados.

La mejor manera de lograrlo es con un plan estratégico de gestión de las partes interesadas. 📄

Cómo crear un plan de gestión de las partes interesadas

Un buen plan estratégico de gestión de las partes interesadas le proporciona el marco que necesita para gestionarlas de la forma más eficaz. A continuación, le mostramos un proceso de siete pasos para crear su propio plan estratégico, de modo que pueda trabajar más estrechamente con las partes interesadas y mantenerlas comprometidas con su trabajo.

1. Identifique a las partes interesadas

Antes de poder involucrar a las partes interesadas, primero debe saber quiénes son. El primer paso para cualquier plan exitoso es identificar a las partes interesadas externas o internas. 🕵️

Piense en el alcance y los objetivos de su proyecto, y tome nota de cualquier persona que le venga a la mente como posible parte interesada. Los gestores de proyectos también deben incluir cualquier entrada de la lista anterior, además de otros miembros del público, profesionales u organismos, o socios que participen en las métricas generales de éxito del proyecto.

En la fase de identificación de las partes interesadas, no es necesario que la lista sea muy detallada. A medida que avance en el proceso, clasificará y priorizará a las partes interesadas. Por ahora, la meta es simplemente elaborar una lista inicial.

2. Cree una base de datos con sus partes interesadas

Una vez que tenga una lista de las partes interesadas del proyecto, puede empezar a formarse una idea más detallada de quiénes son y cuáles son sus roles y responsabilidades. Ahora es el momento ideal para empezar a elaborar una lista o un registro de las partes interesadas, que podrá utilizar más adelante para comunicarse con ellas y conseguir su participación.

Reúna información detallada sobre sus partes interesadas, incluyendo la empresa u organización para la que trabajan, su título, su rol dentro del proyecto, cómo contactar con ellos y cualquier nota esencial, como una relación existente o cualquier problema conocido. 📝

Utilice la plantilla de lista de partes interesadas de ClickUp para organizar la información de las partes interesadas de una manera sencilla y visual. La plantilla le ayuda a diferenciar fácilmente entre las partes interesadas internas y externas, o a personalizar los rótulos para crear sus propias categorías. Vea el nombre, el rol, los canales de comunicación y los datos de contacto de una parte interesada de un solo vistazo.

Esta plantilla es increíblemente útil no solo para organizar sus datos, sino también para los miembros de su equipo cuando necesitan identificar rápidamente o ponerse en contacto con los gestores o responsables de proyectos.

3. Clasifique y priorice a sus partes interesadas

Aunque debemos crear la mejor experiencia posible para cada parte interesada, no todas las partes interesadas son iguales. Los diferentes grupos de partes interesadas requieren estilos de gestión y comunicación ligeramente diferentes, por lo que es esencial identificar quiénes son.

Utilice un proceso de mapeo de partes interesadas para identificar a las más importantes. La plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp le ayuda a hacerlo de forma colaborativa con una cuadrícula de poder/interés fácil de usar.

Coloque a todas las partes interesadas en la cuadrícula de la plantilla de la matriz según su nivel de poder (o nivel de influencia) y su nivel de interés. Esta estrategia de análisis de las partes interesadas le permitirá comprender a qué grupos debe prestar especial atención y a cuáles basta con mantenerlos informados sobre el progreso. 👀

En el caso de las partes interesadas con gran poder e interés (como los patrocinadores del proyecto y los clientes), hay que gestionarlas de cerca y mantenerlas satisfechas e informadas en todo momento. Pero el análisis de las partes interesadas también puede ayudarle a identificar a aquellas con poco interés y poder (como los grupos comunitarios o los miembros del público).

Estas personas pueden requerir un nivel de compromiso reducido y se les puede mantener informadas ocasionalmente y supervisarlas de forma ligera.

4. Desarrollar un plan de comunicación con las partes interesadas

Una vez que haya priorizado a las partes interesadas, lo siguiente que necesita es un plan sobre cómo se va a comunicar e interactuar con ellas a lo largo del proceso. Es el momento de crear un plan estratégico de comunicación con las partes interesadas.

Tenga en cuenta a todas las partes interesadas en su proyecto y elabore un plan de divulgación personalizado para cada una de ellas. Su plan de comunicación y participación de las partes interesadas debe abarcar:

En su plan de acción de comunicación, puede especificar que proporcionará comunicaciones semanales a su cliente a través de Slack o correo electrónico, o mediante reuniones periódicas sobre el proyecto. En el caso de los miembros de la comunidad, puede enviarles actualizaciones mensuales o trimestrales sobre el proyecto por correo electrónico. 📧

Crear un plan personalizado para cada grupo de partes interesadas puede parecer abrumador al principio, pero dedicarle tiempo y esfuerzo al inicio facilita mantener la responsabilidad y la coherencia a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

5. Asigne recursos a su plan

Tener un plan es fantástico, pero también necesitas los recursos adecuados para poder llevarlo a cabo. Piensa en los recursos que necesitas y, a continuación, asígnalos a tu plan de proyecto y a los miembros del equipo según corresponda.

Algunos elementos de su plan de comunicación con las partes interesadas requerirán más recursos que otros, pero siempre necesitará el tiempo y la energía de un miembro del equipo para llevarlo a cabo. Otros recursos potenciales incluyen un presupuesto para herramientas de comunicación y diseño, materiales impresos, eventos de prensa, fotografía promocional y más. 📷

Si ya utiliza ClickUp o está pensando en dar el paso, hay muchas plantillas que le ayudarán con la gestión de recursos. Utilice la plantilla de asignación de recursos de ClickUp para organizar las solicitudes de recursos y obtener una panorámica clara de los recursos acordados y asignados.

6. Comparta su plan con las partes interesadas

Una vez que esté satisfecho con su plan de participación y esté seguro de que es realista, es el momento de compartirlo con las partes interesadas. Puede que esto no parezca un paso obvio, pero es uno que puede ayudar enormemente a gestionar las expectativas de las partes interesadas.

Comparte tu plan de comunicación para mejorar la participación de las partes interesadas y ayudarles a comprender el proceso, tu cronograma de comunicaciones y lo que pueden esperar. Piensa en tu plan como una hoja de ruta sobre cómo los gestores de proyectos se mantienen en contacto entre sí durante el proyecto.

Si ambas partes conocen el plan, podrá gestionar las expectativas y, al mismo tiempo, sentirse motivado para seguir siendo responsable y mantener el rumbo.

Al compartir su plan y los documentos de mapeo de las partes interesadas, también facilita el establecimiento de una relación con ellas. Involucrar a las partes interesadas puede ser difícil, especialmente si están ocupadas, por lo que ser abierto y transparente con ellas desde el principio puede generar confianza y crear un vínculo más fuerte que facilite el trabajo conjunto. 🤩

7. Supervise y adapte su plan

Incluso los mejores planes para las partes interesadas pueden cambiar, y los suyos también deberían cambiar en ocasiones si está gestionando correctamente a las partes interesadas. A medida que avanza el ciclo de vida del proyecto, pueden surgir nuevos retos y oportunidades, por lo que tiene mucho sentido cambiar su plan para adaptarse a ellos.

Trabaje en la gestión de las partes interesadas y sus relaciones con ellas a lo largo del proyecto. Compruebe periódicamente que su plan es eficaz. Es posible que descubra que las actualizaciones previstas son demasiado frecuentes y que esto está provocando que las partes interesadas pierdan interés.

Es posible que los canales de comunicación que ha elegido no encajen con su plan de gestión de las partes interesadas. Realice un seguimiento proactivo para poder realizar ajustes que mejoren los resultados. ⚒️

Consejos para el plan de gestión de las partes interesadas

Saber que necesita un plan y comprender la mejor manera de llevarlo a cabo son dos cosas diferentes. Encuentre formas de hacer que un plan de gestión de las partes interesadas sea aún más eficaz y exitoso con estos cinco consejos útiles.

1. Haga que su plan sea más fácil de usar para los usuarios

Su plan de gestión de las partes interesadas no es solo un documento interno que le sirve de guía, sino que también será utilizado por todo el equipo del proyecto y, tal vez, por las partes interesadas. Esto significa que debe ser fácil de entender, con un lenguaje claro y conciso.

Evite utilizar un lenguaje demasiado técnico y utilice diagramas, cronogramas, tablas e imágenes relevantes para dividir el texto y proporcionar elementos visuales útiles, lo que hará que la experiencia sea más fácil de usar para los usuarios. ✨

2. Plan para lo inesperado

No podemos planificar todas las eventualidades, pero sí podemos anticipar algunos de los problemas más probables. Asegúrate de que tu plan incluya una función de gestión de riesgos que tenga en cuenta los posibles obstáculos y complicaciones, junto con ideas sobre cómo los abordarás. ⚒️

Es posible que planifique publicar actualizaciones según un calendario específico, pero los retrasos y obstáculos del proyecto pueden hacer que estas se retrasen. Tenga en cuenta los momentos en los que esto podría ocurrir e incluya un margen en su calendario para no quedarse siempre un paso atrás si surge algún problema.

3. Sea abierto y transparente

La transparencia genera confianza, y eso es algo que usted desea que sus partes interesadas tengan en abundancia. Sea abierto y transparente durante todo el proyecto para que las partes interesadas clave lo apoyen y confíen en que usted hará su mejor trabajo.

Sea sincero sobre los plazos, los cronogramas y los hitos para poder gestionar las expectativas. Admita cuando haya cometido un error y pida disculpas por cualquier impacto que esto pueda haber tenido en los demás. Asuma su responsabilidad y la de los demás, y gestione su proyecto con transparencia y confianza para lograr un plan de gestión de las partes interesadas verdaderamente exitoso. 🤝

4. Esté disponible para sus partes interesadas

Aunque no es necesario que estés disponible para tus partes interesadas cada minuto del día, estas deben sentir que tienen una buena relación contigo y que pueden ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta. Establece desde el principio quién estará disponible para hablar del proyecto y cuándo, de modo que puedas mantener las líneas de comunicación abiertas y adecuadas. 📞

Asigne a un miembro del equipo para que sea la persona de contacto de cada una de las partes interesadas clave, o alguien para cada grupo de partes interesadas si está llevando a cabo un proyecto a gran escala. Proporcione a las partes interesadas los datos de contacto del miembro del equipo responsable y hágales saber cuál es la mejor manera de mantenerse en contacto entre las actualizaciones oficiales.

Establecer una comunicación les da tranquilidad y le ofrece otra forma de mantener su compromiso mediante un plan eficaz de gestión de las partes interesadas.

5. Utilice herramientas para facilitar la gestión de las partes interesadas

Gestionar a las partes interesadas y el resto del proceso del proyecto sin las herramientas adecuadas puede ser todo un reto. Por suerte, hemos creado el mejor software de gestión de proyectos que existe: ClickUp.

ClickUp es el hub ideal para todas sus necesidades de gestión de proyectos. Organice personas, recursos, presupuestos y tareas. Cree y supervise gráficos de gestión de proyectos, cronogramas, listas de tareas pendientes y dependencias.

Reúnete para intercambiar ideas o resolver problemas con Pizarras y colabora en Docs para crear documentación del proyecto para todo el equipo. Personaliza tu panel y consulta el estado de tu proyecto al instante, lo que te permitirá realizar el trabajo de forma proactiva y estratégica. ✨

Cree un enfoque ganador para la gestión de las partes interesadas

La gestión de las partes interesadas es fundamental para el proceso de planificación de su proyecto, especialmente si está trabajando en un proyecto grande o importante, o en uno que abarca un largo periodo de tiempo, o si su proyecto involucra a algunos clientes de alta prioridad. Utilice estos consejos para comprender el proceso y elaborar un plan de gestión de las partes interesadas que mantenga a todos informados de principio a fin.

Si llevar a cabo proyectos con éxito está en su lista de tareas pendientes, considere la posibilidad de utilizar ClickUp como su plataforma de gestión de proyectos. ClickUp no solo cuenta con plantillas específicas que le ayudarán a optimizar el proceso de gestión de las partes interesadas, sino que también ofrece numerosas funciones y plantillas integradas que le ayudarán en todas las áreas de la gestión de proyectos y la productividad.

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