Si alguna vez se ha sentido abrumado por la tediosa tarea de gestionar manualmente proveedores, vendedores y su información crucial, esta guía es para usted Desgranaremos el poder y la simplicidad del uso de plantillas de listas de proveedores para agilizar las operaciones de su negocio y elevar su eficiencia a nuevas alturas.
En el rápido y dinámico mundo de los negocios, es indispensable disponer de una lista de proveedores bien organizada y actualizada. Sin embargo, hacer un seguimiento de una miríada de proveedores, sus datos de contacto, catálogos de productos y métricas de rendimiento puede resultar abrumador.
Tanto si se trata de una pequeña empresa emergente como de una empresa consolidada, la gestión eficaz de los proveedores es crucial para el buen funcionamiento de las operaciones, la gestión fluida de la cadena de suministro y la ejecución satisfactoria de los proyectos
¿Qué es una plantilla de lista de proveedores?
Una plantilla de lista de proveedores registra y organiza todas las empresas a las que paga para que produzcan trabajo, proporcionen suministros u ofrezcan servicios en su nombre. Dependiendo de sus necesidades, las mejores plantillas de proveedores pueden ayudarle a lograr objetivos como:
- Clasificar a los proveedores potenciales en categorías estandarizadas, como sus precios y su capacidad para trabajar con usted
- Crear un formulario de acuerdo más estandarizado para proveedores nuevos y actuales
- Evaluar a los proveedores actuales en función del trabajo previo realizado para su organización
- Estandarizar las auditorías de proveedores para crear un entorno justo y predecible para ellos
- Organizar los contactos de los proveedores en una única hoja de referencia
- Simplificar la gestión de eventos mediante un recurso central para la planificación de eventos y la gestión de proveedores
Imagine cuánto más fácil le resultará ejecución del proyecto se convierte cuando ha estandarizado todos esos recursos en una plantilla de lista de proveedores, especialmente para trabajos que dependen de la asociación con proveedores. Al igual que Plantillas SOP este nivel de estandarización ahorra tiempo a todos y permite establecer asociaciones más estratégicas.
Pero, por supuesto, eso solo es cierto si encuentra la plantilla de lista de proveedores adecuada para su organización.
¿En qué consiste una buena plantilla de lista de proveedores?
Las mejores plantillas de listas de proveedores comparten algunas características comunes:
- Facilidad de uso: El tiempo innecesario de incorporación le resta productividad, por lo que cualquier miembro de su equipo debería poder utilizar o actualizar la plantilla de inmediato
- Integración: Las plantillas que no se integran con su sistema de gestión del trabajo y su sistema de gestión de la información deben ser fáciles de usarherramientas de priorización corren el riesgo de vivir aisladas donde nadie pueda encontrarlas y de ser difíciles de actualizar
- Flexibilidad: Las mejores plantillas de listas de proveedores son más que simples hojas de cálculo y deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustar su formato a la información que contienen
- Personalización: Busque plantillas que le permitan actualizar y personalizar campos y columnas individuales para que se adapten a su situación y organización
- Minimalismo: Cuanta menos información innecesaria incluya la plantilla, más fácil le resultará a usted y a su equipo encontrar rápidamente la información que necesitan
Una plantilla de lista de proveedores es tan buena como el trabajo que elimina su diseño. Al evaluar las plantillas de listas de proveedores, busque esas características para asegurarse de que su aplicación mejorará su productividad.
10 plantillas de listas de proveedores para usar en 2024
No hay dos plantillas de listas de proveedores iguales. Cada plantilla de lista de proveedores a continuación cubre la gama de información que pueda necesitar, desde acuerdos estándar hasta plantillas de tareas de auditoría, listas de contactos y plantillas de gestión de eventos.
Pero tienen algo en común: se centran en ayudarle a realizar una tarea específica relacionada con la gestión de proveedores de forma más eficaz cada vez que se presenta. Por eso nos encantan y por eso las hemos elegido para esta lista.
1. Plantilla de lista de comprobación de gestión de proveedores de ClickUp
Haga que la gestión de compras y proveedores sea más fácil que nunca con la plantilla de lista de comprobación de Clickup
¿Quiere evaluar la viabilidad de varios proveedores para asociarse con su empresa? En Plantilla de lista de comprobación para la gestión de proveedores de ClickUp está aquí para ayudarle.
Esta plantilla de lista de proveedores es una sencilla hoja de cálculo diseñada para ayudarle a evaluar diferentes proveedores en función de criterios estándar, como la estructura organizativa, la viabilidad, la logística, la puntualidad y la capacidad de respuesta. Puntúe a cada proveedor según estos criterios utilizando una escala del 1 al 5 y, a continuación, páselos por las distintas fases de revisión antes de cerrar el trato.
Lo mejor de esta plantilla de lista de proveedores es su capacidad de personalización. Por ejemplo, puede sustituir dinámicamente los distintos criterios en función de lo que sea más importante para su organización y sus procesos individuales. También funciona como una plantilla de lista de contactos de proveedores, lo que le permite añadir un correo electrónico, un número de contacto y un sitio web para cada proveedor con el fin de agilizar el seguimiento.
De hecho, le permite profundizar aún más. Puede solicitar a los miembros de su equipo que envíen sus opiniones sobre un proveedor determinado a través del formulario de evaluación de proveedores. A continuación, la plantilla calcula estas cifras para ofrecer una visión global de todos los socios potenciales. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de contrato de proveedor ClickUp
Simplifique sus negociaciones con proveedores con una plantilla de acuerdo estándar
Todos los proveedores con los que trabaje necesitan un acuerdo formal. El acuerdo debe describir el alcance del trabajo, los plazos, las condiciones de pago y otros detalles importantes. Lo mejor del Plantilla de contrato de proveedor de ClickUp es que no tiene que crear ninguno de estos elementos desde cero.
En su lugar, puede utilizar un formulario estándar para especificar las condiciones de sus relaciones comerciales. Añade una marca específica de la empresa en la parte superior, ajusta la plantilla para que coincida con el servicio que quieres contratar y ya puedes empezar.
La flexibilidad es la clave del éxito. Por ejemplo, puede ajustar la plantilla de la lista de proveedores para tener en cuenta situaciones en las que necesitará contratar a diferentes proveedores, como patrocinadores en una feria comercial. A partir de ahí, la duplicación sólo requiere ajustes individuales mínimos.
No deje que la complejidad de los contratos con proveedores le impida mejorar la eficacia de sus relaciones con ellos. Utilice la plantilla de contrato de proveedor para empezar con buen pie con cada socio que contrate. Descargar esta plantilla
3. Lista maestra de proveedores ClickUp
Cree una lista maestra de socios actuales y potenciales con esta plantilla de ClickUp
Aunque las dos primeras plantillas son esenciales para las compras, también es necesario gestionar las relaciones actuales con los proveedores. Ahí es donde la plantilla Plantilla de lista maestra de proveedores de ClickUP viene en.
La lista maestra de proveedores comienza con un formulario de proveedores en el que se introduce información general, como el nombre y los datos de contacto. A partir de ahí, la lista de contactos de proveedores rellena su lista maestra de socios potenciales y futuros en una sencilla vista de tabla. Por supuesto, puede realizar ajustes en esa vista a medida que cambie la información del proveedor.
Tampoco es necesario que trate a todos los proveedores de su lista maestra de proveedores por igual. Si tiene proveedores aprobados o preferidos, márquelos como prioritarios y aparecerán en la vista Proveedores prioritarios.
¿Busca socios de una ubicación específica? La vista Ubicación del proveedor puede ayudarle basándose en la información de la dirección postal que introduzca.
La plantilla de la lista de proveedores también incluye Campos personalizados para que pueda organizar sus listas de proveedores utilizando categorías como Calidad del servicio y Tipo de suministros. Por último, puede asignar un estado a cada proveedor en función de su relación con usted, incluyendo Proveedores Nuevos, En Curso, Completos o Desvinculados.
Al igual que con cualquier otra función de ClickUp, puede personalizar esta plantilla de proveedores para adaptarla a las necesidades específicas de su empresa. Descargar esta plantilla
4. Plantilla ClickUp Vendor Retro
Evalúe sus relaciones con los proveedores con la plantilla Vendor Retro de ClickUp
La evaluación de proveedores es tan importante para las relaciones anteriores y actuales como para la contratación de nuevos proveedores de servicios. En Plantilla ClickUp Retro para proveedores facilita enormemente la realización de estas evaluaciones.
Con esta plantilla de lista de proveedores, podrá evaluar fácilmente los servicios que un proveedor determinado ha prestado a su organización. Además de proporcionar una visión general básica del acuerdo, relaciona la declaración original de trabajo y los servicios prometidos entregables prometidos con los resultados reales obtenidos.
Utilice esta plantilla para:
- Crear estudios de casos de relaciones con proveedores para futuras referencias
- Negociar mejores condiciones antes de una renovación basándose en resultados reales
- Mostrar a nuevos socios potenciales cómo es una relación satisfactoria con un proveedor para su proceso de compra
- Mantener un registro del trabajo que un proveedor ha realizado para ellos
Su retro de proveedores puede convertirse en una pieza cualitativa crucial para evaluar a sus proveedores y gastar los recursos de su organización sabiamente. Descargar esta plantilla
5. Plantilla de tareas de auditoría de proveedores ClickUp
Organice toda la información de auditoría de proveedores en una tarea de ClickUp
Especialmente útil para empresas que dependen de múltiples y habituales proveedores, la plantilla Plantilla de tareas de auditoría de proveedores de ClickUp se convertirá en un recurso inestimable. Garantiza que sus proveedores cumplen las normas de calidad de su organización y merecen ocupar un lugar en su cadena de suministro.
Utilice esta plantilla de lista de proveedores para estandarizar el proceso de auditoría de sus proveedores. Siga y documente el plan de auditoría para poder dedicar menos tiempo al progreso y más a la evaluación cualitativa que necesita para optimizar las relaciones con los proveedores.
Las organizaciones de sectores con mucha regulación pueden personalizar la plantilla para adaptarla a las necesidades de su campo. Es posible realizar auditorías de conformidad, de procesos y de productos como objetivos de seguimiento una vez que instale esta plantilla de tareas y asigne los propietarios de tareas adecuados dentro de ClickUp. Descargar esta plantilla
6. Plantilla ClickUp Espacio de Adquisiciones
Cree un directorio completo de todos los datos de sus proveedores con la plantilla de adquisiciones de Clickup para tenerlos en un solo lugar
En Plantilla de contratación ClickUp es compleja, pero cada pieza de esa complejidad tiene su lugar y sigue siendo fácil de usar. Entre sus características se incluyen:
- Un directorio de listas maestras de proveedores que incluye información de contacto básica en una lista de contactos de proveedores, además de campos personalizados, como Riesgo del proveedor y Nivel del proveedor
- Un centro de almacenamiento para todos los procedimientos operativos estándar de aprovisionamiento que el equipo puede encontrar y consultar fácilmente
- Una vista personalizada para proveedores de misión crítica, para que siempre pueda ver sus proveedores de servicios y productos más importantes
- Una vista de lista para que el equipo de aprovisionamiento realice un seguimiento de las tareas importantes relacionadas con la gestión de proveedores
- Estados personalizados de las tareas y los proveedores, como Necesita aclaración, Abierto, En curso y Pendiente de firma
Dado que se integra en ClickUp, esta plantilla de lista de proveedores también se combina a la perfección con su sistema de gestión de proveedores plantillas de pedidos de compra y Plantillas de petición de oferta . Se convierte en el eje central de todo su equipo de compras, facilitando considerablemente la cadena de gestión de proveedores y vendedores. Descargar esta plantilla
7. Ejecución ClickUp de la Plantilla Mostrar Carpeta
Gestione eventos complicados y relaciones con proveedores con la plantilla Run of Show de ClickUp
Organizar un evento requiere una relación especial con los proveedores para que ese evento sea un éxito. En Plantilla ClickUp Run of Show simplifica ese proceso.
Aunque no se trata estrictamente de una lista de proveedores, esta plantilla le ayudará a organizar su evento de la forma más fluida posible, lo que incluye trabajar con los proveedores que necesite para llevarlo a cabo.
Además del esquema del evento, la plantilla de la lista de proveedores incluye vistas personalizadas para las tareas de los proveedores que incluyen a todos los socios del evento, junto con las tareas que tendrán que completar. Una vista de Logística de materiales se conecta directamente a ella, para situaciones en las que los materiales proceden de fuentes externas.
Estas funciones aumentan cuando se utiliza ClickUp como herramienta de gestión software de planificación de eventos . Su equipo puede realizar un seguimiento de las tareas y colaborar en el mismo espacio, y la plantilla de ejecución del espectáculo también se conecta directamente a otras plantillas de proveedores de esta lista. Descargar esta plantilla
8. ClickUp Plantilla de documento de planificación de eventos
Tenga siempre a mano un resumen de su evento con esta práctica plantilla de planificación de eventos de Clickup
Hablando de planificación de eventos, si buscas una visión más general de los proveedores de tu evento, la plantilla Plantilla de planificación de eventos de ClickUp puede ser su mejor opción.
Es un documento sencillo que incluye una lista de proveedores en forma narrativa, como el proveedor del lugar, el catering, el entretenimiento, etc.
La plantilla la mantiene en un espacio central que es fácil de compartir con cualquiera que participe en la planificación del evento. Incluso puede crear listas de comprobación sencillas para el contacto y la gestión de los proveedores, con el fin de agilizar la planificación y ejecución del evento.
Este es sólo uno de los muchos plantillas de planificación de eventos que puede utilizar para aumentar la eficacia. Es más adecuado para eventos más pequeños en los que mantener una visión de conjunto es más sencillo o planificación virtual de conferencias donde los proveedores desempeñan un papel menos importante en el desarrollo general del evento. Descargar esta plantilla
9. Plantilla de lista de contactos de empresa ClickUp
Genere una sencilla pero completa lista de contactos de empresa con todos los detalles que necesite
A veces, sólo necesita una plantilla básica de lista de contactos de proveedores para mantener su libreta de direcciones virtual actualizada y precisa. Eso es exactamente lo que la Plantilla de lista de contactos de empresa de ClickUp hace.
Es una alternativa eficaz a las listas de contactos estáticas. Además de almacenar y acceder fácilmente a la información de contacto, obtendrá una única fuente de verdad a la que podrán remitirse todos los miembros del equipo. Las opciones de personalización mejoran aún más la plantilla, incluyendo:
- Atributos personalizados que permiten añadir campos, como tipo de proveedor y punto de contacto principal
- Estados, como empleado nuevo, fijo y en período de prueba, que coinciden con los tipos de proveedores con los que trabaja
- Campos de fecha que le ayudan a controlar el origen y la duración de sus relaciones con los proveedores
Si está subcontratando partes de su organización a proveedores, esta lista puede ayudarle a racionalizar sus asociaciones. Incluso puede servir como lista de proveedores preferidos o aprobados. Su simplicidad intencionada puede beneficiar a todos los participantes en el proceso de gestión de proveedores, desde los altos directivos hasta los que trabajan sobre el terreno. Descargar esta plantilla
10. Plantilla Excel de Lista de Proveedores por Spreadsheet.com
A través de Hoja de cálculo.com Por último, pero no por ello menos importante, la plantilla de lista de proveedores de Excel de Spreadsheet.com ofrece otra forma de gestionar fácilmente sus relaciones con los proveedores.
Cada línea de la plantilla corresponde a un proveedor concreto, con campos personalizados, como los Productos o Servicios que suministran, la Información de Contacto y el Valor Medio de los Pedidos, lo que facilita la personalización y clasificación según el tipo de proveedor. Además, puede adjuntar a la plantilla artículos de inventario y facturas individuales para conectar a sus proveedores con los productos que suministran.
Creada en Microsoft Excel, esta plantilla es relativamente estática e inflexible en comparación con algunas de las alternativas de ClickUp que se enumeran a continuación. Aun así, es útil herramienta de gestión de proveedores para cualquier empresa que busque una plantilla rudimentaria de lista de contactos de proveedores, una plantilla de lista de precios de proveedores o una lista de proveedores aprobados. Descargar esta plantilla
¿Listo para agilizar la gestión de sus proveedores?
Incluso los mejores proveedores se convierten en un quebradero de cabeza cuando no dispone de una forma sencilla de gestionar sus relaciones. No deje que llegue a ese punto. En su lugar, deje que la plantilla de lista de proveedores haga el trabajo pesado para agilizar y mejorar su gestión de proveedores.
Pero no se detenga ahí. Puede que se haya dado cuenta de que la mayoría de las plantillas anteriores van directamente a ClickUp. Hay una razón para ello. Registrarse en ClickUp y obtendrá un completo sistema de gestión del trabajo diseñado para resolver sus necesidades. Gestión de proyectos, colaboración en tiempo real, seguimiento de procedimientos normalizados de trabajo o gestión de proveedores: lo que sea, ClickUp puede ayudarle