¿Qué tienen en común las conferencias de trabajo, las bodas y la fiesta de cumpleaños de su perro?
empezaron con una plantilla flexible de planificación de eventos.. Planificación de eventos no es tarea fácil. Como en la gestión de cualquier proyecto complejo, hay un montón de piezas móviles que deben encajar a la perfección para que un evento tenga éxito, ¡incluso los virtuales!
Ya se trate de asegurar el lugar, el catering, la gestión del presupuesto o enviar las invitaciones, necesitarás algo más que una lista de comprobación para organizarlo todo sin que te salgan canas. 👴🏼
Las mejores plantillas te ayudarán a ejecutar todos estos elementos y algunos más. Con múltiples vistas, estados de tareas y funciones personalizables integradas, la plantilla perfecta te aliviará el trabajo durante el proceso de planificación para que puedas disfrutar del evento cuando llegue
¡Y estamos aquí para ayudarte! Con 10 plantillas detalladas de planificación de eventos para todo, desde happy hours virtuales a su próxima conferencia de empresa .
¿Por qué es importante planificar eventos?
Los eventos bien planificados pueden hacer maravillas por su reputación, la moral de la empresa, el compromiso con la comunidad y mucho más
¿Y un evento mal planificado? Puede perjudicar más que beneficiar a todos los implicados.
Los eventos son una forma estupenda de conectar con la comunidad, retribuir a los empleados, fomentar la creación de redes y atraer más negocio. Son una extensión de su empresa y cada pequeño detalle refleja los valores fundamentales y la filosofía de su marca en su conjunto.
Sin presiones, ¿verdad? 😅
Pero esto no es para asustarte Es para recordarte que los mejores eventos salen del corazón, y por muy estresante que pueda ser el proceso de planificación, se supone que los eventos deben ser divertidos. Demostrar que dedicas tiempo y esfuerzo a crear una experiencia significativa para un grupo de personas que aprecias es un gesto realmente impactante.
Puede ser tan grande como un conferencia virtual o tan pequeña como un almuerzo de equipo con servicio de catering, pero su próxima ocasión requerirá una gestión de proyectos de eventos proceso.
10 plantillas gratuitas de planificación de eventos para 2024
Con las listas de invitados, los proveedores, las entradas, los oradores y la distribución de los asientos que hay que supervisar, necesitará plantillas potentes y fáciles de usar software de planificación de eventos para gestionar su progreso, mantenerse al tanto de las tareas y visualizar las fechas críticas en un calendario personalizable.
La plantilla perfecta mejorará las características de su herramienta de planificación de eventos con elementos pre-construidos y personalizables como calendarios, listas, estados de tareas y vistas de flujo de trabajo. por no mencionar que la plantilla ideal también será 100% gratuita_.
Aquí tienes 10 de nuestras plantillas de planificación de eventos favoritas para ClickUp, Microsoft Office , y Excel que marcan todas las casillas. 📦
1. Plantilla de resumen de eventos de ClickUp
La plantilla de resumen de eventos de ClickUp le ayudará a alinear a todas las partes interesadas y a poner en marcha la planificación de su evento.
En Plantilla de resumen de proyecto de evento de ClickUp ayuda a los equipos de eventos a planificar, seguir y organizar proyectos. Con esta plantilla, su equipo de eventos puede crear un esquema de proyecto rápida y eficazmente.
La plantilla incluye tareas para cada fase del evento, desde la planificación previa hasta la evaluación posterior. Cada tarea y subtarea está estructurada con asignados, fechas de entrega y horas estimadas para el seguimiento del esfuerzo. La plantilla garantiza una planificación exhaustiva de cada fase del acto, sin omitir pasos clave ni puntos de comunicación.
Además, podrá asignar responsabilidades y fijar plazos para cada tarea. Es la forma perfecta de garantizar que todas las tareas Descargar esta plantilla
2. Plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp
Plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp
Mientras que la plantilla anterior es un excelente recurso para los planificadores de eventos que hacen malabares con múltiples eventos, esta Plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp se ha creado para quienes planifican grandes eventos independientes, como acontecimientos deportivos, festivales de música, conferencias, etc.
Con 16 estados de tarea personalizados y cuatro tipos de vista de proyecto incluidos, esta plantilla Carpeta tiene todo lo necesario para ejecutar eventos de tamaño medio con Listas separadas para gestionar sus proveedores globales listas de control, confirmaciones de asistencia y presupuestos.
Además, al más puro estilo ClickUp, esta plantilla aplica automáticamente una Guía de inicio para cubrir los entresijos y las tareas imprescindibles para que esta plantilla brille de verdad. Descargar esta plantilla
3. Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp
Plantilla de planificación de presupuesto de eventos de ClickUp
Es casi espeluznante lo fácil que es gastarse el presupuesto de tu evento. 👻🥲
Sobre todo cuando estás deseando retribuir a tu equipo o planificando varios eventos a la vez, ¡las facturas empiezan a volar! En Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp puede parecer un rollo, pero en realidad es una parte esencial (y muy satisfactoria) de la organización de tu próximo evento.
Esta plantilla te ayuda a mantener el control de tus gastos estableciendo fechas de vencimiento, definiendo acciones clave y gestionando el proceso de selección del lugar de celebración mediante listas predefinidas.
También puedes controlar los próximos gastos con tres estados personalizados para las compras que queden Por hacer, En curso o Completadas. 💸 Descargar esta plantilla
4. Plantilla de gestión de eventos de ClickUp
Plantilla de gestión de eventos de ClickUp
En Plantilla de gestión de eventos de ClickUp es el paso previo a su plantilla de Planificación de Eventos (ver recomendación #1). 🤪
Con Listas de eventos separadas, tres estados personalizados, Etiquetas y seis vistas de flujo de trabajo incluidas en esta Carpeta, puedes organizar varios eventos a la vez, ¡y entregarlos dentro del presupuesto!
Campos personalizados son donde esta plantilla realmente golpea su paso con ocho categorías para filtrar, ordenar y agrupar tareas por diversos elementos relacionados con el presupuesto. Incluso puede añadir datos como porcentajes de progreso, estados de pago y ubicación a la vista del flujo de trabajo para obtener más información de un vistazo. Descargar esta plantilla
5. Plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp
Plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp
Repite conmigo: esta es la lista de comprobación definitiva para planificar un evento
Ya has cerrado tus tareas, finalizado las facturas, enviado las invitaciones, y ahora, ¡estás listo para asistir al evento por el que has trabajado tan duro! Este Plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp es la lista de comprobación para el día del evento que lo cubre todo, en serio, todo.
En tu documento encontrarás páginas separadas por categorías, entre las que se incluyen Información general, Detalles de organización, Lista de invitaciones y Lista de invitados Lista de proveedores . ¿Necesita una página más? No hay problema Copie páginas fácilmente, añada otras nuevas o cree subpáginas para personalizar aún más su plantilla en una jerarquía visual organizada.
En cada página, el formato se crea automáticamente para ayudarle a distribuir y acceder a la información imprescindible lo más rápidamente posible. Con listas de comprobación que puede tachar una vez completadas (incluso desde su dispositivo móvil), tablas preconstruidas para su lista de invitados y consejos de Slash Command, este ClickUp Doc es la guía definitiva para calmar los nervios de la organización de eventos. Descargar esta plantilla
6. Plantilla de seguimiento de planificación de eventos de Microsoft Office
vía Microsoft Office Esta Plantilla de Eventos le ayuda a estar al tanto de la información de eventos en un Excel con diferentes hojas de trabajo para los parámetros del proyecto, los detalles del proyecto y los totales del proyecto. Cada hoja de trabajo tiene una tabla o gráfico modificable para determinar cuántos recursos o cuánto de su presupuesto ya ha utilizado por evento.
Se trata de una plantilla ideal para comparar los resultados de varios proyectos en caso de que tengas que presentar los resultados a las partes interesadas o reevaluar tu presupuesto. Es menos herramienta de gestión de tareas y más bien un atajo para comparar rápidamente los grandes totales con los costes iniciales previstos, incluidos el tiempo, el personal, el presupuesto global y la logística. Descargar esta plantilla
7. Plantilla de planificación de eventos y fiestas para Excel
vía Plantillas de Office en línea Si prefieres ver toda la información de tu evento organizada en una hoja de cálculo, esta Plantilla de planificación de eventos y fiestas para Excel es perfecta para ti. Mejor para eventos de tamaño pequeño a mediano, esta plantilla de hoja de cálculo única está dividida en secciones para añadir información sobre invitados, arreglos musicales, decoraciones, suministros, notas y mucho más. Cada sección tiene una serie de columnas relacionadas para indicar si un elemento se ha completado o no, así como un desglose acumulativo del presupuesto y los costes previstos. Descargar esta plantilla
8. Plantilla Word de Planificador de Eventos de Microsoft Office
vía Microsoft Office
¿No te gustan las hojas de cálculo? No hay problema Esta plantilla de planificador de eventos para Microsoft Word te ayudará a conseguir la misma estructura en un documento con formato. Se trata de una plantilla fácil de configurar y editar para cada evento de tu calendario y se utiliza mejor para seguimiento de hitos o actualizaciones clave en el proceso de planificación del evento. Al presentar el progreso del evento a los gestores o a las partes interesadas, puede utilizar esta plantilla para expresar en qué punto se encuentra de su proceso de planificación cronograma del proyecto y las principales tareas pendientes. Descargar esta plantilla
9. Plantilla de marketing de eventos de ClickUp
Descargar esta plantilla
Este Plantilla de marketing de eventos de ClickUp proporciona una visión clara de las metas y objetivos de su evento, así como una estructura organizada para el seguimiento de los detalles del evento, como el público objetivo, calendario del acto gestión presupuestaria, etc. Puede asignar tareas a miembros concretos del equipo y supervisar el progreso en una interfaz de fácil navegación.
Además, la plantilla de planificación de eventos de ClickUp incluye funciones como recordatorios, etiquetas y campos personalizados para garantizar que su evento se desarrolle sin contratiempos. Con todos los detalles esenciales de la planificación de eventos en un solo lugar, puede estar seguro de que su evento será un éxito. Descargar esta plantilla
10. Plantilla Excel de Calendario de Eventos de Cinco Días
a través de Microsoft Office
Este evento de cinco días Plantilla del programa de Microsoft es tan útil para los invitados como para el organizador del evento. Las conferencias y los eventos de networking suelen durar varios días y pueden contar con docenas de ponentes, almuerzos programados, actividades... y descansos mínimos.
Esta plantilla gratuita de planificación de eventos puede tenerse a mano durante el evento y ser utilizada por los organizadores para asegurarse de que cada elemento comienza y termina como se espera. Y para los invitados, esta plantilla puede editarse a lo largo del evento o utilizarse con antelación para planificar cada día en torno a sus ponentes o sesiones más esperados. Descargar esta plantilla
¿Qué buscar en una plantilla de planificación de eventos?
Durante el proceso de planificación de un evento, una plantilla de planificación de eventos puede cambiar las reglas del juego. Agiliza el flujo de trabajo, mantiene todo organizado y garantiza que no se pase por alto ningún detalle. Pero no todas las plantillas son iguales. Esto es lo que debe buscar al elegir una plantilla de planificación de eventos:
Comprehensiveness: Una buena plantilla de planificación de eventos debe cubrir todos los aspectos de la organización del evento. Esto incluye detalles como el presupuesto, la programación, la selección del lugar, la gestión de la lista de invitados, el marketing y el análisis posterior al evento. Si una plantilla no aborda un área clave de la organización de un evento, es posible que te deje desorientado en el último minuto.
Personalización: Cada evento es único, por lo que su plantilla de planificación de eventos debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a sus necesidades específicas. Busque plantillas que le permitan añadir, eliminar o modificar secciones según sea necesario.
Facilidad de uso: Una plantilla de planificación de eventos debe simplificar tu trabajo, no complicarlo. Debe ser fácil de entender y navegar, con un diseño claro e intuitivo. Si pasas más tiempo averiguando cómo utilizar la plantilla que planificando tu evento, no es la herramienta adecuada para ti.
Funciones de colaboración: Si trabajas en equipo, querrás una plantilla que permita la colaboración. Esto significa que varias personas pueden ver y editar la plantilla simultáneamente, lo que facilita la coordinación de esfuerzos y mantiene a todos en la misma página.
Accesibilidad: Tu plantilla de planificación de eventos debe ser accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente importante si usted o los miembros de su equipo están a menudo en movimiento. Busca plantillas basadas en la nube a las que se pueda acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Escalabilidad: Por último, considere si la plantilla puede manejar el tamaño y la complejidad de su evento. Por ejemplo, si estás organizando una conferencia grande de varios días, necesitarás una plantilla más sólida que si estás organizando una reunión pequeña e informal.
Planifique un evento exitoso con plantillas gratuitas de planificación de eventos
La planificación eficaz de un evento empieza por software gratuito de gestión de proyectos que puede seguir el ritmo de tu proceso, establecer los detalles importantes de tu evento y ayudarte a comunicar las actualizaciones a todos los implicados.
Piensa en tu plantilla ideal de planificación de eventos como una estructura que se superpone a tu herramienta de gestión de proyectos para que tú y el equipo tengáis un punto de partida claro desde el principio.
Las plantillas son algo más que un recurso "plug and play" para comprobar tu trabajo. Para sacarles el máximo partido, las plantillas de planificación de eventos deben ofrecer asistencia durante todas las tareas relacionadas con el evento, con funciones dinámicas como la automatización del flujo de trabajo, estados de tareas personalizables y vistas de proyecto flexibles.
Además, la planificación de eventos es un trabajo colaborativo. Por lo tanto, una plantilla que no se pueda sincronizar en varios dispositivos o compartir con colaboradores fuera de tu espacio de trabajo provocará algunos obstáculos en el camino.
TL;DR, la planificación de eventos puede ser estresante. Pero con la plantilla adecuada... hay esperanza. 💜
Las mejores plantillas son personalizables, completamente gratuitas y están vinculadas a un software de gestión de eventos diseñado para centralizar el trabajo, reunir al equipo y mantener las cosas en movimiento.
Como ClickUp . 🙂
ClickUp es la plataforma de productividad todo en uno para que los planificadores de eventos, los equipos y las partes interesadas realicen lluvias de ideas, actúen sobre sus ideas y den vida a los eventos utilizando un único Espacio de trabajo colaborativo. Con un amplio conjunto de funciones completamente personalizables 15 vistas de flujo de trabajo únicas y más de 1.000 integraciones clickUp ayuda a los equipos a acceder al trabajo en todas las aplicaciones y a agilizar cualquier proceso.
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