Guía definitiva para la gestión de proyectos de eventos

"¿Por qué no hay platos veganos?" la banda se queja del micrófono y la iluminación hay un invitado que dice que ha confirmado su asistencia, pero no lo encuentro en la lista

¡Imagínate tener que lidiar con todos esos problemas mientras gestionas todo un evento!

Eso es precisamente lo que tienen que hacer los gestores de proyectos de eventos, así que no es de extrañar que necesiten un poco de ayuda para gestionarlo todo.

En este artículo, vamos a cubrir todo lo que necesita saber acerca de la gestión de proyectos de eventos, y vamos a destacar ocho consejos que los planificadores de eventos pueden tomar prestados de los gestores de proyectos, junto con la mejor app para eventos que te ayudará a hacerlo todo .

que empiece la fiesta 🥳

¿Qué es la gestión de proyectos de eventos?

La gestión de proyectos de eventos consiste en planificar, organizar y llevar a cabo la gestión de los mismos mantenimiento de un evento con éxito .

Estos eventos pueden ser eventos de alfombra roja, fiestas, convenciones, ferias comerciales y cualquier otra cosa que se pueda celebrar.

Aunque los eventos siempre parecen divertidos y llevaderos, se necesita mucho trabajo para llegar a ese punto.

El proceso de planificar un evento requiere presupuesto, programación, reservas, coordinación del transporte y, lo más importante, ¡buena comida!

Al fin y al cabo, no querrá que sus invitados se sientan así:

¿Cuáles son los principales componentes de la planificación de eventos para la gestión de proyectos?

La fecha del evento y el número de invitados son los dos factores más importantes a la hora de planificarlo. Aunque se trate de un evento pequeño, contar con un número estimado de invitados puede ayudar a planificar el catering, los planes de evacuación y mucho más.

He aquí algunos otros componentes cruciales que deben incluirse en el plan del evento:

• El evento: elige un tipo de evento y un tema específicos
• El lugar: selecciona una ubicación que se adapte al evento, los invitados y el tema
• Presupuesto: calcula todos los gastos del evento y elabora un presupuestopresupuesto para el proyecto *Patrocinadores: los eventos especiales pueden resultar caros, y atraer apatrocinadores puede ayudarte a gestionar todos esos costes
• Voluntarios: seleccionar un equipo cualificado y organizar contratos, roles,itinerariosy reuniones
• Comercialización: aquí tendrá que atraer a la gente al evento. Pendiente del correo electrónico, las redes sociales o los anuncios impresos
• Entretenimiento: selecciona un grupo de música, un orador principal, bailarines o cualquier tipo de espectáculo para entretener a los invitados
• Producción: si el evento se va a retransmitir en directo, tendrás que organizar las grabaciones audiovisuales y la emisión
• Equipamiento: asegúrate de que el wifi, los micrófonos, la iluminación, los proyectores, las pantallas y los cables funcionan correctamente
• Asistentes: proporciona información sobre el evento, como procesos de pago, datos de contacto e indicaciones para llegar a cada asistente. También debes dar pases de acceso para evitar que se cuelen los que se cuelan en la fiesta

¿Cuáles son las similitudes entre la gestión de proyectos y la gestión de eventos?

He aquí tres similitudes entre la gestión de eventos y la gestión de proyectos:

1. Ambos utilizan hitos para el seguimiento del progreso

Tanto los gestores de eventos como los de proyectos utilizan hitos del proyecto para garantizar que todo se entrega a tiempo.

¿Qué son los hitos?

Los hitos son básicamente puntos de control que indican cuándo se han completado eventos o tareas importantes. En la gestión de proyectos, puede tratarse de la finalización de un proyecto plan del proyecto .

Dado que los eventos tienen muchas partes móviles, los hitos ayudan a los organizadores a asegurarse de que todo va según lo previsto.

He aquí algunos hitos de la planificación de eventos hitos en la gestión de proyectos :

• Selección del lugar de celebración
• Envío de invitaciones
• Apertura del evento
• Evaluación posterior

2. Ambos utilizan listas de tareas para organizarse

Las listas de tareas son simples listas pendientes que suelen contener metas a corto plazo. Una vez completadas estas metas, te acercas un paso más a tus hitos.

Los gestores de proyectos y los organizadores de eventos utilizan listas de tareas para asegurarse de que no queda ninguna sin hacer. Imagínate que te olvidas de organizar la música y dejas así a tus invitados:

He aquí un ejemplo de lista de tareas para planificar un evento:

• Reunión con el cliente
• Visitar algunos locales
• Ajustar el presupuesto
• Determinar las fechas del evento
• Crear el sitio web del evento
• Organizar a los artistas
• Organizar a los patrocinadores
• Crear una lista de control in situ
• Encuesta posterior al evento

3. Ambos requieren la colaboración de varios equipos

La gestión de proyectos depende del esfuerzo combinado del equipo de proyectos, el equipo financiero, el equipo de marketing, el equipo de producción y un largo etcétera para entregar un proyecto a tiempo.

Del mismo modo, para crear un evento correcto, se necesita:

• El equipo financiero para elaborar presupuestos precisos
• El equipo de gestión de las relaciones con los clientes para determinar qué quieren los invitados
• El equipo de ventas para gestionar los pagos y las entradas
• El sitioequipo de marketing para promocionar el evento

Si no quiere que su evento pase a la historia (o al océano) como uno de los peores eventos de la historia, necesita la colaboración de todos

¿Qué hace un gestor de proyectos de eventos?

Los gestores de proyectos de eventos tienen que gestionar el evento desde su concepción inicial hasta que se completa con éxito.

Un planificador de eventos es básicamente un superhéroe, ya que tiene que hacer frente a cosas que están fuera de su control, como condiciones meteorológicas adversas repentinas, retrasos en los vuelos y cortes de electricidad.

Además de sus funciones de superhéroe, el organizador de eventos tiene otras responsabilidades:

• Definir hitos, calendarios y plazos del proyecto
• Organizar un evento que cumpla los objetivos de la empresametas y objetivos* Selección del lugar de celebración, la decoración, el catering y el entretenimiento 🎸
• Negociar contratos con proveedores y clientes
• Mantener los presupuestos del evento
• Resolver los problemas de los clientes que surjan durante el evento. Por ejemplo, invitados que se quejan del contenido del cómico

ojalá nos hubiera contratado el director del evento

8 consejos que los organizadores de eventos pueden tomar prestados de los gestores de proyectos

Un organizador de eventos tiene funciones similares a las de un gestor de proyectos. La única diferencia es que un organizador de eventos debe tener más paciencia, ya que tiene que mantener a la gente alimentada, caliente, contenta y entretenida

Para evitar que su paciencia se agote, aquí tiene ocho consejos que puede tomar prestados de los gestores de proyectos:

Consejo 1: elabore un plan de proyecto

Lo primero que tienes que hacer es idear un evento.

Esto incluye determinar qué tipo de evento va a organizar, cuáles son los objetivos del evento, las limitaciones de tiempo específicas y un desglose detallado de las tareas y los miembros del equipo implicados.

A. Metas

Puedes establecer una meta tangible, como conseguir que 500 invitados asistan al evento, o metas intangibles, como concienciar sobre la sostenibilidad medioambiental. salvar el planeta 🌳

Elijas lo que elijas, tendrás que utilizar una herramienta como ClickUp, para medir tu progreso hacia esas metas.

¿Qué es ClickUp?

ClickUp es uno de los sitios web de de mayor valoración software de productividad y gestión de eventos utilizado por equipos altamente productivos en pequeñas y grandes empresas.

Con funciones como Documentos que le permiten crear hermosos programas de eventos a útiles Recordatorios que te aseguran que nunca te olvidarás de recoger la tarta, ClickUp es el más lleno de eventos herramienta de gestión de proyectos que existe.

Ahora, volvamos a cómo ClickUp puede ayudarle a ajustar Metas de eventos. Metas en ClickUp son objetivos de alto nivel que pueden desglosarse en metas más pequeñas Objetivos. Cada vez que completas un Objetivo, te acercas más a la consecución de tu meta.

ClickUp también muestra el progreso de tus metas en porcentajes, para que sepas exactamente en qué punto te encuentras.

¿Interesado en el ajuste de metas en equipo? Aquí tienes más información cómo utilizar ClickUp para establecer metas para su equipo. B. Restricciones

Al planificar un evento, es probable que te encuentres con algunas limitaciones.

Puede tratarse de limitaciones presupuestarias, un local pequeño, un plazo difícil de cumplir o un número limitado de miembros del equipo.

Es crucial identificar estas limitaciones para poder organizar el evento teniendo en cuenta esas limitaciones.

Un gran organizador de eventos utilizará las limitaciones como una oportunidad para ser creativo Por ejemplo, si dispones de un espacio limitado, puedes abrir las puertas laterales para crear una zona de carpa adicional. 🎪

ClickUp puede ayudarle a gestionar estas limitaciones utilizando gráficos de gestión de proyectos , plantillas para planificar eventos y vistas:Vista del (diagrama de) Gantt ? Documentos en ClickUp son el lugar perfecto para crear cualquier documento digital que se puede compartir con los miembros del equipo y partes interesadas internas .

A veces no es necesaria una reunión cara a cara. Por eso ClickUp cuenta con un servicio de Integración de Zoom ¡que le permite acceder rápidamente a las llamadas de Zoom sin tener que salir de ClickUp!

Pero, si prefiere las reuniones de la vieja escuela, simplemente ajuste tareas periódicas para tus reuniones semanales, para que nunca te olvides de ellas:

Consejo 4: siga siempre el progreso

Los profesionales de eventos son conscientes de la importancia de hacer un seguimiento del progreso hacia las tareas y los plazos del proyecto.

El seguimiento del progreso ayudará a su equipo de eventos a determinar cuánto trabajo queda y si se cumplirán los plazos. Además, le ayudará a mantener a sus clientes informados de cualquier retraso.

ClickUp facilita enormemente el seguimiento del progreso.

Con Estados personalizados , puedes añadir diferentes fases a tu proyecto de evento, como 'logística', 'invitaciones' y 'día del evento' De esta manera, puedes crear un flujo de trabajo de eventos que funcione para ti.

¿Necesita seguir de cerca el progreso de su evento corporativo de alto nivel? Paneles de control le ofrecen una panorámica de alto nivel de su evento. Aquí, puede supervisar el progreso del proyecto el rendimiento de los empleados y los cuellos de botella en el flujo de trabajo.

También puede añadir Widgets de Sprints como Gráficos de Burnups , Gráficos desplegables , Diagramas de flujo acumulativo , y Gráficos de velocidad a tu Panel para asegurarte de que organizas el mejor evento de etiqueta:

Consejo 5: demuestre liderazgo y confianza

Mostrar excelentes dotes de liderazgo y confianza le ayudará a mantener motivado a su equipo.

Esto es especialmente importante en la gestión de riesgos.

¿Qué queremos decir?

En los eventos siempre ocurren muchas cosas, y a veces pueden salir mal. Por ejemplo, puede producirse un incendio o una pelea.

Sea cual sea el desastre, no puedes tener a tus invitados y a tu equipo corriendo arriba y abajo como pollos sin cabeza.

El truco está en mantener la calma y la serenidad para que tu equipo pueda seguirte.

¿No sabe cómo manejar el ajetreo de la gestión de proyectos? Aquí tienes 3 consejos de gestión de proyectos para directivos de empresas ocupadas .

**Consejo 6: sea flexible

Ser un gestor de eventos flexible significa que podrás hacer frente a cualquier retraso, atasco y otros desafíos.

Y ser un compañero de equipo flexible significa que escucharás las opiniones de los demás para obtener los mejores resultados. Esto es increíblemente importante para la gestión de eventos, ya que cualquier cosa puede cambiar en el último minuto y no tendrás más remedio que adaptarte.

Pero con una herramienta flexible de gestión de proyectos, como ClickUp, podrá hacer frente a todo lo que se le presente.

ClickUp tiene toneladas de vistas flexibles para cada departamento de su organización:

• Vista Lista: vea sus tareas en una lista sofisticada y filtre, ordene y agrupe columnas fácilmente
• Vista Tablero: ¿Tienes un equipo ágil de gestión de eventos? Utilice esta vista para mover las tareas a través de suflujo de trabajo ágil Vista Equipo*: ver en qué está trabajando todo el mundo, qué se ha terminado y quién tiene espacio para más en su plato
• Vista Carga de trabajo: gestione la capacidad de trabajo de su equipo para que nadie se queme
• Vista de cronograma: visualice su calendario para un evento próximo

Arrastrar y soltar en programar tareas en la vista Cronograma de ClickUp.

Consejo 7: obtenga un buen producto final

¿Recuerda cuando mencionamos que un gestor de proyectos de eventos tiene que supervisar los eventos desde su concepción hasta su finalización?

Sí, pues los gestores de proyectos tienen que hacer lo mismo. Quizá sea un truco que los gestores de proyectos aprendieron de los planificadores de eventos 😉

No importa si se produjo un pequeño incendio en la cocina o si hubo que sustituir a uno de los DJ en el último momento. Lo único que importa es el intento correcto y la calidad del evento.

El resultado del evento es lo que tus invitados se llevarán consigo durante semanas y meses después del evento.

Una forma fantástica de asegurarse de que sus futuros eventos tengan aún más éxito es recabar la opinión de sus invitados y empleados. Vista del Formulario de ClickUp le permite crear hermosos Formularios personalizados. Estos Formularios pueden ser compartidos a través de un enlace o integrados en páginas. Las respuestas a los Formularios se convierten automáticamente en tareas y se pueden mover a través de un flujo de trabajo cuando esté listo.

**Consejo 8: informe

El informe sólo se realiza una vez finalizado el evento.

Todos los artistas están volando de vuelta a su ciudad, las fotos del evento están en todas las redes sociales y se están procesando los pedidos.

Ahora tendrás que programar una reunión con el equipo del proyecto y los clientes para hablar de lo que ha ido bien y lo que se puede mejorar.

Para facilitar este proceso, pida a sus empleados que tomen nota de cualquier problema que encuentren a lo largo del proceso de planificación del evento.
Hablando de tomar notas, Bloc de notas de ClickUp es un espacio en línea gratuito para que su equipo de eventos anote ideas y problemas en tiempo real. Incluso puede convertir tus notas en tareas para la sesión informativa.

¿Pensabas que este era el final del evento? bueno, prepárate para la fiesta de después porque aún no hemos terminado

Aquí tienes más formas en las que ClickUp puede ayudarte a gestionar tus eventos:

• Plantillas: utilizanPlantilla de gestión de eventos,Plantilla de planificación de fiestasy Plantilla de planificación de eventos para organizar eventos coherentes
• Revisión y anotaciones : colabora en los anuncios del evento y trabaja junto a los clientes para acelerar la aprobación de los contratos
• Mapas mentales : haz una lluvia de ideas sobre temas de eventos y correlaciona el flujo de trabajo de tu evento
• Prioridades de tareas: etiquetar las tareas como urgentes, de alta, normal o baja prioridad para que el equipo del evento complete las tareas en el orden correcto
• ClickApp Correo electrónico: manténgase en contacto con una parte interesada que prefiera el correo electrónico enviando y recibiendo correos electrónicos directamente desde las tareas de ClickUp

El evento final 🎭

Aunque los eventos son muy divertidos, conseguir que todo funcione a la perfección ¡es un evento totalmente diferente!

Por suerte, los eventos herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarle a gestionarlo todo sin convertir el evento en un circo.

Pero, si quieres que tus eventos sean un intento correcto, necesitas utilizar un completo software de planificación de eventos como ClickUp.

ClickUp tiene funciones como dependencias de la tarea precisa

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y potentes aplicaciones móviles que le ayudarán a organizar eventos con éxito. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo y descubra una herramienta que puede ayudarle a organizar el evento de su vida