Así que quieres organizar una conferencia virtual. ¡Genial!
Los eventos virtuales están experimentando un gran auge y probablemente tú mismo hayas asistido al menos a una docena de ellos; sí, esas happy hours desde casa y las clases de yoga en directo por streaming también cuentan.
Los eventos en línea son una solución rentable e inclusiva para quienes se enfrentan a restricciones de viaje, y es probable que sigan existiendo mucho después de que el mundo vuelva a la normalidad.
Pero, ¿por dónde empezar? ¿Y cómo conseguir que tu reunión virtual sea un éxito?
¡Te entendemos, nosotros también hemos pasado por eso!
ClickUp celebró recientemente su propia conferencia web a gran escala, LevelUp, gestionada íntegramente en ClickUp. Pero tanto si estás planificando la conferencia definitiva sobre productividad como la fiesta de bienvenida al bebé de tu hermana en Zoom, hay cinco pasos esenciales para planificar el evento virtual de tus sueños.
5 pasos para el éxito virtual
Cuando se resume la lista de control para cualquier evento virtual, hay algunos pasos que muchos planes exitosos tienen en común.
Así que abróchate el cinturón y prepara tu extensión de Chrome ClickUp para tomar notas, porque estamos aquí para compartir esos pasos contigo... ¡ahora mismo!
Paso 1: Elige tu evento
Antes de empezar a planificar, debes establecer el tipo de evento virtual que vas a organizar. ¿Se trata de una conferencia o de un seminario web? ¿Y cuál es la diferencia? Hay cuatro tipos principales de eventos virtuales en los que probablemente se encuadrará tu evento.
Una conferencia virtual es ideal para un evento virtual a gran escala y de larga duración, con una Agenda detallada entre la que cada asistente puede elegir para organizar su jornada. Las conferencias virtuales suelen celebrarse en tiempo real y son el tipo de evento perfecto para generar contactos y establecer redes online.
Un seminario web es más breve que una conferencia y es un evento virtual independiente que tiene la finalidad de impartir una clase o enseñar cómo hacer algo. Un seminario web no ofrece muchas oportunidades para establecer contactos, ya que este tipo de eventos suelen grabarse para que los asistentes puedan verlos cuando quieran, pero suelen incluir una sesión de preguntas y respuestas si el evento se celebra en tiempo real.
Los eventos híbridos internos y externos son eventos que se celebran online y en persona al mismo tiempo.
Entra: bodas virtuales y fiestas de compromiso.
¡Muchas reuniones, fiestas navideñas y eventos de equipo también se celebran en este formato! Si el evento se limita a los miembros del equipo de una empresa, se trata de un evento híbrido interno. Pero si se invita a la fiesta a clientes potenciales, usuarios u otras empresas, se considera un evento híbrido externo, ¡y una gran oportunidad para establecer contactos!
Paso 2: Elige tu plataforma de conferencias virtuales
Una vez que hayas decidido qué tipo de evento virtual se adapta mejor a tus necesidades, piensa en cómo vas a retransmitirlo.
Existen numerosas plataformas de streaming para todos los presupuestos, por lo que, antes de confirmar una opción basándose únicamente en el precio, considere primero la meta y el alcance de su evento.
Pregúntese:
- ¿Cuál es el objetivo de tu evento? Vuelve al tipo de evento virtual y toma nota de las cualidades que te llevaron a elegir el formato que mejor se adapta a tus necesidades y por qué.
- ¿Cuántos asistentes esperas? ¿Habrá miles de invitados o solo diez de tus amigos más cercanos?
- ¿Qué funciones son imprescindibles? Si la participación del público es una parte importante de tu evento, busca plataformas que permitan a los miembros chatear, levantar la mano o hablar con sus compañeros. Si tu evento es un tutorial de diez minutos sobre cómo peinar y teñir las cejas en casa, quizá te convenga más una plataforma que te permita retransmitir en directo y grabar para verlo más tarde.
Al hacerte estas preguntas, es posible que te surjan otras nuevas que no aparecen en la lista. ¡Y eso es bueno! Como mínimo, estas tres preguntas te ayudarán a orientar tu mente en la dirección correcta para elegir la plataforma de streaming que mejor se adapte a tus necesidades.
Algunas de nuestras plataformas de streaming favoritas:
A medida que crece el mundo de los eventos virtuales, también lo hace la oferta de plataformas de streaming entre las que puedes elegir. Elige con cuidado, ya que este será tu espacio virtual, y recuerda que no hay necesidad de conformarse. Algunos de nuestros favoritos son:
- Brandlive: Brandlive es único, ya que ofrece tres productos de streaming diferentes en función del tipo de conferencia virtual que esté planificando. Sus productos incluyen Allhands, Streams y Showrooms, lo que le permite elegir la experiencia que mejor se adapte a la categoría de su evento virtual, desde reuniones de trabajo cotidianas hasta lanzamientos de productos virtuales. ¡Esto le garantiza que obtendrá las funciones que necesita!
- HeySummit: esta plataforma de streaming también te ayudará a crear una página de destino para el sitio web de tu conferencia antes del evento, con el fin de realizar el seguimiento de las inscripciones y empezar a promocionar tu conferencia. Si estás planificando una serie de charlas o sesiones con varios ponentes, puede que te interese considerar HeySummit.
- AirMeet: una plataforma similar creada para cumbres y talleres virtuales. Hace hincapié en el aspecto social de celebrar un evento o seminario web en línea y promete una rica experiencia de networking.
- Zoom: Ah, el probado y verdadero. Zoom se ha convertido en un nombre muy conocido en el último año y es probable que hayas alcanzado el límite de 40 minutos una o dos veces, pero con sus opciones de pago, Zoom puede albergar eventos de todos los tamaños. Su función de sesiones paralelas ofrece oportunidades de networking para los asistentes y organizadores, y la capacidad de los dispositivos móviles permite a los usuarios participar desde cualquier lugar.
Paso 3: Mantén el interés de tu público
Uno de los principales retos de las conferencias virtuales es que el evento es, de hecho, virtual.
Hay una energía especial que se genera en una sala durante una conferencia presencial bien organizada, cuando el día transcurre exactamente como lo habías imaginado y todo el mundo está entusiasmado.
Pero no te preocupes, esta sensación sigue siendo posible con los eventos online.
Solo tienes que ser un poco más creativo a la hora de mantener a los asistentes interesados en tu contenido.
A la hora de estructurar su evento, divida la forma en que transmite la información y considere la posibilidad de utilizar una combinación de contenido en directo y pregrabado.
Especialmente en eventos más largos, como conferencias o cumbres, el contenido mixto ofrece a los ponentes un breve descanso y puede servir como plan de contingencia en caso de que se produzca un error tecnológico o un problema de sincronización.
El contenido mixto también cambia la forma en que los asistentes absorben la información y puede ayudarles a recordar ideas importantes y momentos clave del día.
Esto podría significar incorporar vídeos realizados por su empresa que sean relevantes para el tema de su evento, o incluso un buen gif. ¿A quién no le gusta un buen gif?
Consejo profesional: ¡ Comparte y debate ideas de contenido con tu equipo durante todo el proceso de planificación almacenándolas en ClickUp! Incorpora vídeos de YouTube, URL de Vimeo, archivos de Google Drive y grabaciones de pantalla directamente en las descripciones de las tareas y los comentarios para tener siempre a mano el contenido que necesitas.
¿Otra forma de mantener la atención de los asistentes? Elige un moderador o ponentes relevantes que puedan mantener el ritmo de la Agenda.
Un ponente sólido puede ayudarte a aumentar las ventas de entradas para tu evento y mantener a tus invitados en vilo. Especialmente las personalidades invitadas que se especializan en el tema de tu evento o los expertos del sector, que son nombres conocidos en la empresa o que son ponentes públicos profesionales que saben cómo llenar cualquier espacio muerto inesperado.
Al igual que Amy Poehler y Tina Fey han presentado cuatro veces los Globos de Oro y ClickUp ha contado con el psicólogo organizacional de renombre mundial Adam Grant como ponente principal de LevelUp 2021. 😉
Incluso con un ponente o presentador excelente, ten en cuenta estas opciones para llenar tu agenda con oportunidades significativas que te permitan demostrar tus conocimientos:
- Ofrezca sesiones paralelas o mesas redondas durante el día para que los asistentes aprendan de un moderador y debatan juntos. Es una forma estupenda de que sus invitados se conozcan entre sí y establezcan contactos en ambos lados.
- Si es posible, habilita las funciones para chatear en tu plataforma para que los asistentes puedan chatear y establecer contactos entre ellos en cualquier momento. Vive un poco
- Deja tiempo para preguntas y respuestas en directo al final de cada sesión. La conferencia virtual resultará más personal y tus invitados se sentirán más involucrados si saben que forman parte de la conversación. Pide a otro miembro de tu equipo que supervise el chat del evento para que ninguna pregunta quede sin respuesta.
Paso 4: Gestiona todos los elementos móviles en un solo lugar.
No hace falta decir que una conferencia virtual, sea del tamaño que sea, requiere MUCHA planificación, y si has llegado a esta fase del proceso, probablemente ya lo estés sintiendo. Realiza un seguimiento de tu progreso en el cronograma de tu evento virtual organizando tus tareas pendientes en una plataforma de gestión de proyectos en línea.
Es decir, deberías usar ClickUp.
ClickUp es el pegamento que mantendrá unida la planificación de tu evento virtual y una de sus ventajas clave es su capacidad de personalización. Esto significa que todos los miembros del equipo pueden trabajar como quieran.
¿Cómo utilizamos nuestra propia plataforma para planear LevelUp? Aquí tienes algunas pequeñas cosas imprescindibles que tienen un gran impacto:
- Crea una lista única para todo lo relacionado con tu próxima conferencia y añade Campos personalizados a tus tareas para cada departamento, a fin de indicar a qué partes interesadas y organizadores se refiere la tarea.
- Encuentre rápidamente las tareas que se le han asignado en cada lista con filtros y el modo «Yo». Encuentre sus tareas inmediatas y más urgentes eliminando cualquier distracción y centrándose en las tareas que pertenecen a determinados organizadores de eventos o solo a usted.
- Utiliza el panel para ver fácilmente un resumen sin filtrar de lo cerca que estás de completar tu proyecto. Básicamente, se trata de una vista general de cómo van las cosas. Utiliza el panel en las reuniones cuando realices la elaboración de informes para las partes interesadas o para los gestores de proyectos.
- ¡Organiza tus reuniones directamente en ClickUp! Convierte cualquier reunión en una reunión de Zoom con la integración de Zoom en tu tarea de ClickUp.
Paso 5: Hazle toda la publicidad posible.
¡Ya casi lo tienes! Tienes:
✅ El tipo de evento
✅ El servicio de streaming
✅ La agenda
✅ La herramienta definitiva para la gestión de proyectos. Ejem, ejem, ClickUp.
Ahora es el momento de llenar esos asientos virtuales implementando una estrategia de marketing integral para alcanzar sus metas.
Las conferencias virtuales te ofrecen la flexibilidad de atraer a audiencias de todo el mundo, ¡siempre y cuando sepas cómo llegar a ellas! ClickUp puede ayudarte a gestionar tus publicaciones en redes sociales, vídeos en el canal de YouTube de tu empresa, marketing por correo electrónico, estrategias de relaciones públicas y mucho más.
Utiliza los campos personalizados para acceder rápidamente a publicaciones, formularios, documentos, URL e incluso información básica para su revisión o referencia. Estos campos permanecen junto a tus tareas y subtareas en cada fase del proceso de planificación, y las posibilidades son infinitas en lo que respecta a todo lo que pueden contener los campos personalizados. Así que diviértete con ellos. 🤓
Si su estrategia de marketing incluye añadir un estado VIP a su lista de invitados, acuerdos con influencers para promocionar su evento o patrocinios, entonces es el momento de utilizar el Centro de plantillas de ClickUp.
Crea o aplica una plantilla de planificación de eventos prediseñada del Centro de plantillas de ClickUp.
Elige una de las plantillas prediseñadas de ClickUp para la planificación de eventos o crea la tuya propia para cubrir rápidamente todas las bases necesarias para las tareas periódicas.
¡Preparados, listos, ya!
Recuerda, ¡esto es solo el principio!
Estos pueden ser los cinco pasos esenciales para planear tu próximo evento de conferencia virtual, pero las posibilidades son infinitas y el mercado de los eventos online no deja de crecer. Deja que ClickUp se encargue de la parte organizativa y da rienda suelta a tu creatividad.
