Cómo planificar una conferencia virtual

Así que quieres organizar una conferencia virtual. ¡Genial!

Los eventos virtuales están experimentando un gran auge y es probable que usted mismo haya asistido al menos a una docena de ellos. Sí, esas happy hours de WFH y las clases de yoga en directo siguen contando.

Los eventos en línea son una solución rentable e inclusiva para quienes tienen restricciones para viajar y para quienes no tienen acceso a Internet probablemente se mantendrán mucho después de que el mundo vuelva a entrar en tiempos "precedentes".

Pero por dónde empezar ? ¿Y cómo haces tu reunión virtual sea un intento correcto ?

te escuchamos, ¡nosotros también hemos pasado por eso! ClickUp celebró recientemente su propia conferencia web a gran escala, LevelUp gestionado íntegramente en el propio ClickUp Pero tanto si estás planeando la conferencia definitiva sobre productividad como la fiesta del bebé Zoom de tu hermana, hay cinco pasos esenciales para planificar el evento virtual de sus sueños.

5 pasos para el intento correcto virtual

A la hora de resumir la lista de control de cualquier evento virtual, hay unos cuantos pasos que muchos planes de éxito tienen en común.

Así que abróchese el cinturón y Extensión de Chrome ClickUp listo para algunas notas, porque estamos aquí para compartir esos pasos con usted derecho ... ahora!

NBA/ Tenor

Paso 1: Elija su evento

Antes de empezar a planificar, tienes que determinar el tipo de evento virtual que vas a organizar. ¿Tal vez sea una conferencia, o un seminario web? ¿Y cuál es la diferencia? Hay cuatro tipos principales de eventos virtuales en los que probablemente se encuadre su evento.

Una conferencia virtual es ideal para un evento virtual a gran escala de mayor duración con un detallado agenda de la conferencia que cada asistente puede elegir para organizar su jornada. Una conferencia virtual suele celebrarse en tiempo real y es el tipo de evento perfecto para generar contactos y establecer contactos en línea.

Un Webinar es más corto que una conferencia y es un evento virtual independiente que sirve al propósito de una clase o un "cómo hacerlo" Un webinar no ofrece muchas oportunidades de establecer contactos, ya que este tipo de evento suele grabarse para reproducirse cuando el asistente lo desee, pero suele incluir una sesión de preguntas y respuestas, siempre y cuando el evento se celebre en tiempo real.

Los eventos híbridos internos y externos son eventos que se celebran en línea y en persona, al mismo tiempo.

*Entre ellos: bodas virtuales y fiestas de compromiso

Muchas reuniones, fiestas de fin de año y eventos de equipo también se celebran en este formato Si el evento se limita únicamente a los miembros del equipo de una empresa, se trata de un evento híbrido interno. Pero si se invita a la fiesta a clientes potenciales, usuarios u otras empresas, se considera un evento híbrido externo -¡y una gran oportunidad para establecer contactos!_

Paso 2: Elige tu plataforma de conferencias virtuales

Una vez que haya decidido qué tipo de evento virtual se adapta mejor a sus objetivos, piense en cómo retransmitirá el evento.

Hay un montón de plataformas de streaming para todos los presupuestos, así que antes de comprometerse con una opción basada únicamente en el precio, considere primero la meta y el alcance de su evento.

Pregúntese:

• ¿Cuál es el objetivo de su evento? Vuelva al tipo de evento virtual y anote las cualidades que le hicieron elegir el formato que más le convenía y por qué
• ¿Cuántos asistentes espera? ¿Serán miles de invitados o diez de sus amigos más íntimos?
• **Si la participación del público es una parte importante de su evento, busque plataformas que permitan a los miembros chatear, levantar la mano o hablar con sus compañeros. Si tu evento consiste en un tutorial de diez minutos sobre cómo maquillarse las cejas en casa, quizá debas buscar una plataforma que te permita retransmitir en directo y grabar para más tarde

Si te planteas estas preguntas, puede que surjan otras que no están en esta lista. Y eso es bueno Como mínimo, estas tres preguntas te ayudarán a orientar tu mente en la dirección correcta para elegir la plataforma de streaming que mejor se adapte a tus necesidades.

Disney/ GIPHY

Algunas de nuestras mejores selecciones de plataformas de streaming:

A medida que crece el mundo de los eventos virtuales, también lo hace el número de plataformas de streaming entre las que puedes elegir Escoge con cuidado, ya que ésta será básicamente tu sede virtual, y recuerda que no tienes por qué conformarte Algunos de nuestros favoritos son:

• Brandlive : Brandlive es único en el sentido de que ofrece tres productos de streaming diferentes en función del tipo de evento de conferencia virtual que esté planeando. Sus productos incluyen Allhands, Streams y Showrooms, lo que le permite elegir la experiencia adaptada a la categoría de su evento virtual: desde reuniones de trabajo cotidianas hasta lanzamientos virtuales de productos. De este modo, te aseguras de que dispones de las funciones que necesitas
• HeySummit : Esta plataforma de streaming también te ayudará a crear una página de aterrizaje para el sitio web de tu conferencia antes del evento, para hacer un seguimiento de las inscripciones y empezar a comercializar tu conferencia. Si planea una serie de charlas o sesiones con varios ponentes, puede que le interese HeySummit.
• AirMeet : Una plataforma similar creada para cumbres y talleres virtuales. Hace hincapié en el aspecto social de celebrar un evento o seminario web en línea y promete una rica experiencia de creación de redes.
• Zoom : Ah, lo de siempre. Zoom se ha convertido en un nombre familiar en el último año y es probable que hayas llegado al límite de los 40 minutos alguna vez, pero con sus opciones de pago, Zoom puede albergar eventos de todos los tamaños. Su función de sesiones en grupo ofrece oportunidades de establecer contactos a asistentes y organizadores, y la posibilidad de utilizar dispositivos móviles permite a los usuarios participar desde cualquier lugar.

Paso 3: Mantenga el interés de su público

Uno de los principales retos de las conferencias virtuales es que el evento es, de hecho, virtual.

Durante una conferencia presencial bien organizada, en una sala se respira cierta energía, cuando el día transcurre exactamente como se había previsto y todo el mundo está entusiasmado.

Pero no se preocupe, esta sensación sigue siendo posible con los eventos en línea.

Sólo tiene que ser un poco más creativo a la hora de mantener a los asistentes pegados a su contenido.

A la hora de estructurar su evento, divida la forma de transmitir la información y considere la posibilidad de utilizar una combinación de contenidos en directo y pregrabados.

Especialmente en eventos más largos, como conferencias o cumbres, el contenido mixto ofrece a los presentadores un breve descanso de la charla y puede actuar como plan de contingencia n en caso de que se produzca un error tecnológico o de sincronización.

La mezcla de contenidos también agita la forma en que los asistentes asimilan la información y puede ayudarles a recordar ideas importantes y momentos clave de la jornada

Esto podría significar la incorporación de vídeos realizados por su empresa, que sean relevantes para el tema de su evento, o incluso un gran gif. ¿Y a quién no le gusta un buen gif?

Pop TV/ GIPHY consejo profesional:_ Comparta y discuta las ideas de contenido con su equipo a lo largo del proceso de planificacin ¡almacenándolas en ClickUp! Incrustar vídeos de YouTube, URLs de Vimeo, archivos de Google Drive y grabaciones de pantalla directamente en descripciones de tareas y comentarios para que nunca esté a más de unos segundos del contenido que necesita.

¿Otra forma de mantener a la gente atenta? Elige un anfitrión o ponentes relevantes que puedan mantener la agenda en movimiento.

Un orador sólido puede ayudar a atraer más ventas de entradas a su evento y mantener a sus invitados atentos Especialmente personalidades invitadas especializadas en el tema de tu evento o expertos del sector, que sean nombres conocidos en la empresa, o que sean oradores públicos profesionales que sepan llenar cualquier espacio muerto inesperado.

Al igual que Amy Poehler y Tina Fey han presentado los Globos de Oro cuatro veces y cómo ClickUp contrató al psicólogo organizacional de renombre mundial, Adam Grant, para que se encargara de la organización de los Globos de Oro Orador principal de LevelUp 2021. 😉

Incluso con un gran orador o anfitrión, considere estas opciones para llenar su agenda con oportunidades significativas para flexibilizar sus conocimientos:

• Ofrezca sesiones o mesas redondas durante el día para que los asistentes aprendan de un moderador y debatan juntos. Es una forma estupenda de que los invitados se conozcan entre sí y establezcan contactos por ambas partes
• Si es posible, habilite funciones de chat en su plataforma para que los asistentes puedan interactuar y establecer contactos entre ellos en cualquier momento. vive un poco
• Deje tiempo para preguntas y respuestas en directo al final de cada sección. La conferencia virtual parecerá más personal y sus invitados se sentirán más comprometidos si saben que forman parte de la conversación. Pida a otro miembro de su equipo que supervise el chat del evento para que ninguna pregunta quede sin respuesta

Paso 4: Gestione todas las partes móviles en un solo lugar

Huelga decir que una conferencia virtual de cualquier tamaño requiere MUCHÍSIMO trabajo de planificación y, si ha llegado a esta fase del juego, es probable que ya lo esté sintiendo. Mantenga un seguimiento de sus progresos en el cronograma de su evento virtual organizando sus tareas pendientes en una base de datos en línea plataforma de gestión de proyectos .

AKA, debe utilizar ClickUp .

ClickUp es el pegamento que mantendrá unido el plan de su evento virtual y una de sus claves es su capacidad de personalización. Es decir, cada miembro del equipo puede trabajar como quiera.

¿Cómo utilizamos nuestra propia plataforma para planificar LevelUp? He aquí algunas pequeñas cosas imprescindibles que tienen un gran impacto:

• Crear un únicoLista para todo lo relacionado con su próxima conferencia y añada Campos personalizados a su páginatareas de cada departamento para mostrar con qué partes interesadas y organizadores está relacionada la tarea
• Encuentre rápidamente las tareas que se le han asignado en cada Lista confiltros yModo Me. Encuentra tus tareas más inmediatas y urgentes eliminando cualquier distracción y fijándote en las tareas que pertenecen a determinados organizadores de eventos o sólo a ti
• UtilicePanel de control para ver fácilmente un resumen sin filtrar de lo cerca que estás de completar tu proyecto. Básicamente, esta es la vista de pájaro de cómo van las cosas. Utiliza Dashboard en reuniones para (elaboración de) informes a las partes interesadasgestores de proyectos* ¡Organice sus reuniones directamente en ClickUp! Convierta cualquier reunión en una reunión de Zoom con la funciónIntegración de Zoom en su tarea de ClickUp

Paso 5: Comercializar el sh*t fuera de él

¡Ya casi está! Ya lo tienes:

✅ El tipo de evento

✅ El servicio de streaming

✅ La agenda

✅ La herramienta definitiva de gestión de proyectos. clickUp.

Ha llegado la hora de sentar los culos virtuales en esos asientos virtuales implantando un sistema integral de estrategia de marketing para dar en el clavo metas .

Las conferencias virtuales le ofrecen la flexibilidad de atraer a públicos de todo el mundo, ¡siempre que sepa cómo llegar a ellos! ClickUp puede ayudarle a gestionar sus publicaciones en redes sociales, vídeos para el canal de YouTube de su empresa, correo electrónico y estrategias de relaciones públicas, y mucho más .

Utilice Campos personalizados para acceder rápidamente a entradas, Formularios, Docs, URLs, e incluso información básica para revisión o referencia. Estos permanecen con sus tareas y subtareas en cada fase de su proceso de plan y ¡el cielo es el límite cuando se trata de todo lo que los Campos personalizados pueden contener! Así que diviértete con ello. 🤓

Si tu estrategia de marketing incluye añadir un estado VIP en tu lista de invitados, tratos con influencers para promocionar su evento, o patrocinios, entonces es el momento de utilizar Centro de plantillas de ClickUp .

Cree o aplique una plantilla prediseñada plantilla de planificación de eventos del Centro de plantillas de ClickUp

Elija una de las plantillas prediseñadas de ClickUp plantillas diseñadas para planificar eventos o cree las suyas propias para cubrir rápidamente todas las bases necesarias para tareas periódicas.

Preparados, listos, ¡YA!

Recuerda, ¡esto es sólo el principio!

Estos pueden ser los cinco pasos esenciales para planificar su próximo evento de conferencia virtual pero las posibilidades son infinitas y el mercado de eventos en línea no hace más que crecer Así que ClickUp pendiente de la parte organizativa y deja volar tu creatividad

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