Seamos sinceros:
Planificar eventos es difícil.
Está la planificación, la venta de entradas, la distribución de los asientos, la participación de los asistentes al evento y muchas cosas más. Como organizador de eventos, ocuparse de todo esto puede ser como intentar que tu perro deje de morderte los zapatos. Es imposible
Sin embargo, un software de gestión de eventos de calidad puede realmente agilizarle las cosas. En este artículo, vamos a destacar cómo el software gratuito/a de gestión de eventos puede ayudarle a organizar sus eventos sin problemas.
¡Que empiece el evento!
¿Cómo elegir el mejor software de gestión de eventos?
Antes de pasar a nuestra lista de herramientas de planificación de eventos, debe saber qué busca en una herramienta o solución de software de gestión de eventos.
Más información sobre gestión de proyectos de eventos aquí .
Estas son algunas de las preguntas que puede hacerse para tomar la decisión correcta:
- ¿Le permite este software gratuito para eventos colaborar con múltiples partes interesadas en el evento, como asistentes, patrocinadores y proveedores?
- ¿Es la tecnología para eventos adecuada para un evento presencial o no presencial?evento virtual¿o para ambos?
- ¿Es necesario que la herramienta de planificación de eventos incorpore herramientas de marketing que le ayuden a usted o a su expositor a atraer más visitantes?
- ¿Es el software de planificación de eventos fácil de usar para todos los niveles de organizadores de eventos?
- ¿Permite el programa hacer un seguimiento de sus progresos y logros?
- ¿Es compatible la app con las redes sociales u otros formularios de marketing en redes sociales?
- Y lo más importante, ¿es una herramienta de gestión de eventos "todo en uno" capaz de reunir toda la información relacionada con el evento en un solo lugar?
Tómate un minuto y piénsalo bien. 🤔
Esto te ayudará a encontrar la herramienta adecuada para el trabajo.
La que tiene todas las funciones que necesitas y nada más.
¿Tienes tus respuestas?
Muy bien, vamos a ver algunos programas de gestión y planificación de eventos.
Top 7 Free Software de Gestión de Eventos
Aquí están los siete mejores software gratuito/a de gestión de eventos que puedes conseguir hoy mismo:
1. ClickUp
En primer lugar se encuentra ClickUp, uno de los con mayor valoración software de gestión de proyectos.
Con ClickUp, puede agilizar todos los procesos de planificación de eventos y gestión de asistentes. ¡Free!
Funciones clave de ClickUp
A. Programar eventos y tareas con Vista del Calendario Tener dos acompañantes en una boda podría dar lugar a un episodio televisivo divertidísimo.
Pero, ¿para planificar un evento?
Es una pesadilla
Evite estas situaciones embarazosas y planificación e itinerario actualizado con la vista Calendario de ClickUp.
Utilícela para plan , programar, e incluso gestionar recursos para su evento y visualizarlo en un calendario .
Arrastre y suelte tareas para programarlas en la vista Calendario de ClickUp.
ClickUp también le permite integrar sus favoritos apps de Calendario como por ejemplo Calendario de Google , Outlook, Calendario de Apple etc.
También puede consultar
/ref/ https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310399909143-Add-a-Cronograma-view Vista del cronograma /%href/
para correlacionar todo tu evento y asignar tareas desde el mismo lugar.
B. Terminar las cosas juntos utilizando Múltiples personas asignadas Tanto si se trata de idear temas para eventos como de limpiar después de la fiesta, algunas cosas necesitan que un equipo dé un paso al frente.
Para este tipo de tareas, ClickUp dispone de la herramienta Asignados múltiples. Utilícelo para asignar tareas a más de una persona e incluso a todo un equipo.
¡Que empiece el trabajo en equipo!
Asigna fácilmente tareas a múltiples personas en ClickUp.
C. Sugerir cambios con Revisión Puedes sobrevivir a una avalancha.
Pero no puedes sobrevivir a escribir mal el nombre de tu invitado en la tarjeta de invitación.
Asegúrese de que el material de su evento esté 100% libre de errores y tenga un aspecto perfecto con las funciones de Revisión de ClickUp.
Utilícela para añadir marcadores claros en las maquetas de diseño y asegurarse de que tiene la mejor invitación de la ciudad. 🎉
Añade comentarios para colaborar en imágenes, gifs y mucho más con la herramienta Revisión de ClickUp.
D. No te pierdas ninguna tarea importante con Recordatorios **y Prioridades Imagínese que se olvida de recoger la tira del evento.
O sustituir esas servilletas amarillas que el cliente odiaba.
Anula el plan del fin de semana. Suspira.
Si lo prefiere, puede configurar recordatorios en ClickUp y evitar estos contratiempos desde el principio.
Añade fácilmente fechas límite a los recordatorios.
Y ya sabes lo que dicen de la gestión eficaz... todo consiste en establecer bien las prioridades.
Pues tenemos justo lo que necesitas.
Clasifique sus tareas según su prioridad: urgente, alta, normal o baja. De este modo, su equipo sabrá exactamente cómo planificar sus días.
E. Ahorra tiempo con las plantillas para equipos ClickUp tiene varias plantillas prediseñadas plantillas para planificar eventos para todo tipo de equipos, incluyendo gestión de eventos , CRM , diseño , finanzas y mucho más.
Utilice uno de ellos para crear al instante un sistema de gestión de eventos o flujo de trabajo para su próximo evento y ahorrar un tiempo valioso. ⌚
Utilice las plantillas ya preparadas de ClickUp o cree otras nuevas para guardar sus proyectos y tareas más utilizados.
Siempre puede crear su propio proceso de planificación y Plantilla para su futura reutilización.
No olvide utilizar Estados de tarea personalizados para que su flujo de trabajo sea lo más personalizado posible.
Ventajas de ClickUp
- Convierta los comentarios en simples tareas asignándolas
- Seguimiento del tiempo de las diferentes tareas dentro de ClickUp conControl de tiempo nativo Documente los procesos de sus eventos conDocumentos Organice seminarios web, conferencias y eventos corporativos virtuales, básicamente cualquier tipo de evento en línea con la funciónZoom integración
- UtilizarCampos personalizados para calcular fórmulas fáciles y avanzadas para los presupuestos
- Integrar conZendesk oHubSpot para crear unsistema de tickets junto con su gestión de eventos
- UtiliceTareas periódicas para personalizar lo que desea repetir
- Visualice los conceptos de su evento y haga un plan sólido utilizandoMapas mentales* UtiliceModo Offline para continuar con la gestión de eventos aunque no haya conexión a Internet
- ClickUpapp, aplicación móvil está disponible tanto para usuarios de iOS como de Android
Contras de ClickUp
- No puede exportar paneles de control
Pero no se preocupe
Nuestro equipo trabaja casi 24×7 para garantizar que siempre atendemos sus sugerencias y resolvemos sus dudas.
Eche un vistazo a nuestro hoja de ruta de desarrollo para ver lo que nos espera
Precios de ClickUp
ClickUp tiene tres opciones de precios:
- Plan Free Forever (el mejor para uso personal)
- Plan Unlimited (ideal para equipos pequeños (7 $/miembro al mes))
- Plan Business (el mejor para equipos medianos (12 $/miembro al mes)
- Plan Business Plus (ideal para equipos múltiples (19 $/miembro al mes)
Valoración de los usuarios de ClickUp
- Capterra: 4.7/5 (más de 2000 opiniones)
- G2: 4.7/5 (2300+ opiniones)
Utilice Plantilla de planificación de fiestas de ClickUp ¡para tu próximo evento! Descargar esta plantilla
2. Tablas sociales
Otro programa gratuito/a de gestión de eventos es Social Tables. Su especialidad es la diagramación de eventos, que permite organizar los asientos del lugar de celebración.
Ningún asistente a un evento se quedará sin asiento
Social Tabla también es ideal para captar clientes potenciales directamente desde el sitio web del evento. El software cuenta incluso con una app, para agilizar el registro en el evento.
¿Entonces es perfecto?
Claro, si no te importa la falta de tareas pendientes, plazos o integraciones con herramientas de comunicación como Zoom gmail, etc.
Ah, y tampoco tienen app para Android.
os sentimos, usuarios de Android.
Funciones clave de las Tablas Sociales
- Permite subir planos en PDF
- Te permite realizar diagramas personalizados de eventos en 3D
- Permite gestionar a los invitados y sus datos
Ventajas de las Tablas Sociales
- Soporta la colaboración en equipo en tiempo real y actualizaciones sobre los registros de los asistentes
- Permite ver los análisis para descubrir los picos de asistencia a los eventos
- Permite a los clientes ver en tiempo real las ediciones realizadas en los diagramas de los eventos
Contras de las Tablas Sociales
- La versión gratuita sólo permite un evento activo a la vez y un plano de planta por evento
- No tiene modo offline
- No es ideal para la gestión de tareas
Las Tablas Sociales ofrecen dos opciones de precios:
- Essential (gratuito/a): 150 asientos para asistentes, una cuenta de usuario y colaboración en tiempo real
- Profesional (199 $/mes): 250 asientos para asistentes, compatibilidad con correo electrónico y dos eventos activos
Valoración de usuarios de Social Tables
- Capterra: 4.5/5 (26 opiniones)
- G2: 4.4/5 (más de 100 opiniones)
3. Albaricoque salvaje
A continuación, Wild Apricot.
¿A alguien se le antoja un albaricoque ahora?
Bueno, antojos aparte, Wild Apricot es un software de registro de eventos en línea y un buen competidor en esta lista de herramientas gratuitas de gestión de eventos.
Proporciona las herramientas adecuadas para la participación de los asistentes antes, durante y después del evento.
Sin embargo, para ser un software de gestión de eventos, Wild Apricot no tiene forma de asignar tareas a los miembros de tu equipo.
Por suerte, a diferencia de Social Tables, el software cuenta con una app, aplicación móvil de eventos para dispositivos iOS y Android. Pero hay una pega.
La app, aplicación móvil para eventos no es gratuita/a. 🤷
Principales funciones de Wild Apricot
- Permite personalizar los formularios de inscripción
- Permite la automatización de la promoción de eventos por correo electrónico
- Permite el seguimiento y el cobro de las cuotas de inscripción
Ventajas de Wild Apricot
- (Elaboración de) informes automáticos sobre los ingresos del evento
- Base de datos de miembros en línea
- Herramientas de marketing de eventos como creadores de sitios web rápidos con plantillas aptas para móviles
Contras de Wild Apricot
- No hay procesamiento de pagos en línea en la versión gratuita
- No permite programar ni asignar tareas
- No hay app, aplicación para Windows o Mac
Precios de Wild Apricot
Wild Apricot tiene seis opciones de precios:
- Free: incluye 50 contactos, importación de bases de datos y registro de invitados
- Personal (40 $/mes): incluye 100 contactos, venta de entradas en línea y recordatorios automatizados
- Grupo (50 $/mes): incluye 50 contactos, alojamiento del sitio web del evento en AWS, app, administrador y miembros
- Comunidad (90 $/mes): incluye 500 contactos, integración con WordPress y facturas automáticas por correo electrónico
- Profesional (160 $/mes): incluye 2000 contactos, precios de tienda online sólo para miembros, arrastrar y soltar para la creación de sitios web
- Red (290 $/mes): incluye 5.000 contactos, generador automático de facturas y registro en lista de espera
Valoración de los usuarios de Wild Apricot
- Capterra: 4.5/5 (más de 500 opiniones)
- G2: 4.1/5 (26 opiniones)
4. Ticket Tailor
El número cuatro de la lista es Ticket Tailor.
Se presenta como una app de gestión de eventos para la venta de entradas.
Esta app de venta de entradas para eventos es una de las mejores que encontrarás en el mercado de software de gestión de eventos cuando se trata de vender entradas para eventos gratuitos/a y de pago.
Ya sea estás recaudando fondos una conferencia académica o una fiesta, puedes vender entradas para todos estos eventos en Ticket Tailor.
Desgraciadamente, no tiene nada que envidiar a los demás programas de planificación.
No puedes planificar un evento o diseñar un flujo de trabajo con él. Puede gestionar las entradas de los eventos y los asistentes diarios, pero eso es todo.
Así que si buscas más, puede que tengas que buscar una alternativa.
Ticket Tailor funciones clave
- Taquilla integrada que puedes integrar en tu sitio web
- Automatización personalizable del envío de entradas por correo electrónico
- App de escaneo de entradas para la gestión del día del evento
Ventajas de Ticket Tailor
- Múltiples opciones de pago para los compradores de entradas
- Soporta toneladas de integraciones, incluyendo MailChimp, Zapier y Google Analytics
- Te permite vender entradas protegidas por contraseña para grupos especiales o VIPs
Ticket Tailor contras
- No tiene app para móviles (tienen una aplicación de check-in aparte llamada Tazotix)
- Tienes que pagar una cuota por cada entrada vendida después de las cinco primeras entradas
- Sólo permite la venta de entradas en línea en páginas de Facebook con más de 2000 "me gusta
Precio de Ticket Tailor
Ticket Tailor tiene tres opciones de precios:
- Eventos gratuitos: incluye entradas gratuitas/a para cualquier evento gratuito
- Prepago (0,26 $/entrada): incluye pagos sin conexión, sección de contacto con los organizadores del evento y formulario de pago personalizable
- Pago por adelantado (0,65 $/entrada): incluye un número ilimitado de tipos de entradas, panel de análisis y un número ilimitado de eventos
Valoración de los usuarios de Ticket Tailor
- Capterra: 4.9/5 (más de 300 opiniones)
- G2: 4.9/5 (50+ opiniones)
5. Pod de planificación
Planning Pod es un excelente software de gestión de eventos. Sus funciones clave ayudan a gestionar el lugar de celebración y a planificar el espacio.
Tanto si se trata de atraer a los asistentes, gestionar el registro de entrada, gestionar las inscripciones o procesar los pagos en línea, Planning Pod pretende simplificarlo todo.
Sin embargo, lo que realmente nos molesta es la versión gratuita de Planning Pod.
Que no existe.
Lo sabemos. Lo sabemos.
Se supone que esta es una lista de herramientas gratuitas.
Pero la herramienta es bastante conocida, ¡así que no podíamos dejarla fuera!
Por desgracia, hay más problemas.
Su plan básico sólo admite dos eventos a la vez.
Así que si eres un organizador de eventos principiante con sólo dos eventos, Planning Pod puede funcionar para ti. Para grandes organizadores o profesionales de eventos, su búsqueda de la solución de gestión de eventos adecuada podría no terminar aquí.
Funciones clave de Planning Pod
- Proporciona un constructor de páginas web de eventos
- Gestión de espacios para bodas, restaurantes, clubs de golf, etc.
- Ofrece elaboración de informes y paneles de productividad
Profesionales de Planning Pod
- Ofrece promoción en redes sociales para marketing y permite planificar eventos virtuales
- Tiene compatibilidad con el correo electrónico y el chat
- Ofrece formularios integrados de inscripción y confirmación de asistencia en línea
Contras de Planning Pod
- Técnicamente, sólo tienes 14 días de prueba gratuita; no hay plan Free
- No hay compatibilidad de integración para los paquetes Essential o Planner
- Muy caro para ser sólo un planificador de eventos y un software de registro de eventos en línea
Precios de Planning Pod
Planning Pod tiene tres opciones de precios:
- Essential ($19/mes): incluye usuarios ilimitados, registro en línea y lista de asistentes
- Planificador (39 $/mes): incluye procesamiento de pago de facturas, itinerarios y calendarios
- Business (69 $/mes): incluye presupuestos, encuestas y CRM
Valoración de los usuarios de Planning Pod
- Capterra: 4.3/5 (más de 20 opiniones)
- G2: 4.1/5 (10+ opiniones)
6. nTask
A continuación, tenemos nTask
- una herramienta de gestión de proyectos que va más allá del típico software de gestión de eventos.
Con listas de tareas pendientes y listas de control, esta herramienta garantiza que cualquier persona que quiera asistir a sus eventos no pase desapercibida ni se quede sin asiento
Gestione actividades de la vida real, eventos corporativos o de PYMES y reuniones con funcionarios importantes de toda la jerarquía de la organización.
nTask está disponible para usuarios de plataformas Android e iOS.
Características clave de nTask
- Cree eventos como tareas o listas de pendientes, o hágalos parte de la lista de control de un proyecto importante
- Evite riesgos mediante una función integrada de gestión de riesgos
- Gestione a los invitados y sus datos
nTask pros
- Crear asistentes, personas asignadas y check-ins a través de módulos específicos
- Configuración de reuniones en todos los Tableros a través de la función de reuniones
- Permite cronometrar actividades mediante el sistema de gestión del tiempo
contras de nTask
- No se pueden ordenar alfabéticamente las tareas y notas
- Las reuniones no se pueden editar después de su publicación
- Puede ser un poco difícil de usar
Precios de las tareas
- Premium (3 $/usuario/mes): ofrece un número selecto de funciones
- Business ($8/usuario/mes): funciones ilimitadas y se puede facturar anualmente
- Empresa y MNC (Ventas por contacto): soluciones con funciones personalizadas, rótulo blanco y mucho más
Valoración de usuarios de nTask
- Capterra: 4.2/5 (90+ opiniones)
- G2: 4.4/5 (15+ opiniones)
7. EnEvento
EnEvento
está formada por profesionales de los eventos y especialistas en audio y vídeo que buscan ampliar los límites de los seminarios web y la tecnología de eventos.
Como software global de planificación de eventos, el software de InEvent es capaz de agregar datos fundamentales para medir el ROI, controlar a los proveedores y gestionar los presupuestos.
InEvent también dispone de apps móviles para iOS y Android, por no mencionar la posibilidad de celebrar su reunión virtual con su equipo en un ajuste de lugar de trabajo.
Dado que InEvent es compatible con grandes empresas, solo ofrecen una prueba gratuita de 30 días.
Características clave de InEvent
- Puede tener una sala de control, sesiones RTMP simultáneas, patrocinar ferias y salas de videoconferencia.
- Gestione su información con CRM, integración y gestión de datos.
- Obtenga informes precisos y detallados de toda la organización.
Profesionales del evento
- Mensajes de chat privados 1-1.
- Analítica de elaboración de informes en el vestíbulo virtual.
- Estudio en directo disponible.
Consejos para eventos
- Sólo 10 créditos gratuitos/a de prueba.
Precios en eventos
- Básico (US$ 2990/año): incluye la participación en directo en eventos de InEvent y la interactividad de vídeo.
- Express (3990 USD/año): incluye registro y participación en directo en un solo paquete.
- Avanzado (póngase en contacto con el equipo de ventas): incluye personalización de la marca, transmisión RTMP y transmisión simulada en directo.
- Completo (póngase en contacto con el departamento de ventas): incluye integraciones, compatibilidad con API, vídeo Full HD y compatibilidad con gestores de proyectos.
Valoración del usuario de InEvent
- Capterra: 4.5/5 (20+ opiniones)
- G2: 4,5/5 (más de 100 opiniones)
Haga que cada evento sea memorable con ClickUp
Los organizadores de eventos ya tienen mucho trabajo.
Cada momento puede parecer a un milímetro del caos.
Por eso necesitan una herramienta de planificación de eventos o un sistema de gestión de eventos software gratuito/a de gestión de proyectos que puede poner en piloto automático los procesos relacionados con eventos importantes.
Aquí es donde entra ClickUp.
Es increíblemente potente y se adapta a todo tipo de sectores. Además, es altamente personalizable para ayudarte en los puntos en los que te estás quedando atrás.
¿Es seguimiento distribución de la carga de trabajo entre los miembros de su tripulación? Ajuste de una flujo de trabajo ? Asignación de tareas al equipo del evento?
ClickUp puede ayudarle a hacerlo todo en una única plataforma.
Así que obtenga ClickUp gratis/a hoy mismo y organice un intento correcto tras otro. Para siempre. 🤝