¿Dónde comienza y dónde termina un proyecto? Con un patrocinador del proyecto.
Cualquier cosa, desde la construcción del puente Golden Gate hasta la organización de una fiesta de cumpleaños, puede considerarse un proyecto. Sea cual sea la naturaleza del proyecto, este implica a numerosas partes interesadas a lo largo de su ciclo de vida.
De todos ellos, diríamos que el más importante es el patrocinador del proyecto. Veamos por qué.
¿Qué es un patrocinador de proyectos?
Un patrocinador de proyectos inicia el proyecto y aprueba los resultados. Es una parte interesada de la empresa responsable de planificar y llevar a cabo un proyecto con éxito. A menudo pertenece al equipo directivo superior, con una influencia y autoridad significativas, aunque no tenga ninguna responsabilidad directiva directa sobre el proyecto en sí.
En el caso de una organización de servicios, un patrocinador de proyectos puede pertenecer a una entidad externa, normalmente el cliente. Un patrocinador de proyectos es una persona interna dentro de una organización de productos, a veces conocida como propietario del proyecto.
Patrocinador del proyecto frente a gestor del proyecto
Dado que tanto el patrocinador como el gestor del proyecto desempeñan roles de liderazgo, a menudo se confunden entre sí. Aclaremos primero las diferencias.
| Patrocinador del proyecto | Gerente de proyectos de gestión de proyectos |
| Líder sénior de la organización | Líder del proyecto, normalmente con menos antigüedad que el patrocinador del proyecto. |
| Puede ser interno o externo. | Normalmente, dentro de la organización que lleva a cabo el proyecto. |
| Responsable de las actividades estratégicas y los resultados. | Responsable de la gestión diaria del proyecto. |
| Inicia el proyecto | Ejecuta el proyecto |
| Aprueba el proyecto. | Aprueba las tareas dentro del proyecto. |
Aunque el patrocinador del proyecto difiere del gestor del proyecto en aspectos concretos, su colaboración es fundamental para el éxito del proyecto.
Un patrocinador define las metas y el alcance del proyecto, mientras que un gestor de proyectos se encarga de ejecutarlo. Realizan un seguimiento de las métricas del proyecto, como el tiempo de comercialización o la satisfacción del cliente.
Por otro lado, el gestor de proyectos realiza el seguimiento de las métricas a nivel de proyecto, como la productividad de los desarrolladores y la calidad del código, que contribuyen a las métricas empresariales de alto nivel.
Un patrocinador aprueba el presupuesto, el cronograma, etc., pero el gestor de proyectos decide si necesita recursos adicionales y realiza las solicitudes correspondientes.
El patrocinador y el gestor son responsables conjuntamente de la gestión de proyectos. Para que un proyecto tenga éxito, es necesario que trabajen juntos y comprendan las prioridades de cada uno.
Patrocinador del proyecto frente a parte interesada del proyecto
«Parte interesada» es un término genérico que se utiliza para referirse a cualquier persona involucrada en el proyecto. Puede ser un miembro del equipo, un supervisor, un gerente, un socio, un proveedor, un cliente, una autoridad gubernamental o cualquier intermediario.
En ese sentido, un patrocinador de proyectos también es una parte interesada en el proyecto. Sin embargo, no todas las partes interesadas son patrocinadores.
Roles de un patrocinador de proyectos
Liderazgo empresarial
El patrocinio de un proyecto es mucho más que simplemente financiarlo. El patrocinador del proyecto actúa como enlace entre el ámbito empresarial y el tecnológico. Ofrece información y orientación desde una perspectiva empresarial. Orienta al equipo de ejecución sobre el cliente, la organización, la estrategia empresarial y los planes de comercialización.
Supongamos que una empresa minorista acude a una empresa tecnológica para desarrollar una solución de punto de venta (POS). El patrocinador del proyecto, un alto directivo de la empresa minorista, informará a la empresa tecnológica sobre los usuarios del producto, el flujo de trabajo, los requisitos de integración, etc.
Aunque es posible que no especifiquen los requisitos técnicos, son responsables de garantizar que el producto satisfaga las necesidades de la empresa.
Facilitar el flujo de información
A lo largo del proyecto, garantizan un flujo fluido de información entre las partes interesadas. Conectan a los miembros del equipo con los recursos y expertos que necesitan.
Por ejemplo, pueden poner en contacto al equipo de investigación de usuarios con el público objetivo adecuado para realizar encuestas o supervisar el comportamiento.
Supervisión de proyectos de proyectos
Un patrocinador de proyectos es responsable de establecer objetivos e identificar métricas de éxito. Una vez que el equipo del proyecto presenta el plan, revisan el alcance y aprueban el inicio.
De vez en cuando, realizan revisiones y retrospectivas con el equipo del proyecto para asegurarse de que todo va según lo previsto. También se encargan de eliminar activamente los obstáculos que surgen por el camino. Son responsables del rendimiento del proyecto.
Toma de decisiones de alto nivel
Toman decisiones de alto nivel sobre los presupuestos y la dirección del proyecto. También son responsables de aprobar las grandes solicitudes del equipo del proyecto en cuanto a recursos adicionales, extensiones de plazos, etc.
Los gestores de proyectos pueden crear árboles de decisión para ayudar a los patrocinadores a tomar decisiones importantes, describiendo las implicaciones de dichas decisiones.
Validación final
Un patrocinador de proyectos tiene la autoridad para aprobar los resultados del proyecto. Verifica si el resultado cumple con los requisitos técnicos y comerciales. Un proyecto necesita la aprobación de su patrocinador para su cierre y los pagos.
Varios de estos roles y responsabilidades pueden solaparse con los de la gestión de proyectos o cualquier otra parte interesada. Por lo tanto, primero aclararemos las diferencias.
La importancia de contar con un patrocinador del proyecto
El rol de un patrocinador de proyectos no es tan común como el de un gestor de proyectos. Dada la naturaleza estratégica del rol del patrocinador de proyectos, a menudo se pasa por alto.
En algunos casos, también está mal definido. El rol de patrocinador de un proyecto recae sobre un alto directivo que ya tiene otras responsabilidades. Esto solo dificulta el éxito del proyecto. A continuación te explicamos por qué.
Alineación empresarial: tanto si está desarrollando tecnología como diseñando un nuevo logotipo, los patrocinadores de proyectos son importantes para garantizar que el proyecto satisfaga las necesidades de la empresa.
Gestión de relaciones: un patrocinador de proyectos mantiene relaciones saludables con las partes interesadas clave, como el cliente, los proveedores y las autoridades gubernamentales. Facilitan una colaboración eficaz en los proyectos.
Aprobaciones y financiación: se encargan de aprobar presupuestos, liberar fondos y negociar solicitudes adicionales, si las hubiera.
Resolución de conflictos: cuando hay una gran diferencia de opiniones, el patrocinador del proyecto crea consenso y toma decisiones difíciles. Por ejemplo, si hay ambigüedad en la definición de una función, lo que causa confusión entre los equipos técnicos, el patrocinador del proyecto ayuda a aclararla. Desempeña un rol crucial para garantizar que el proyecto no se estanque.
Defender la causa: defienden el proyecto y su propósito ante los altos directivos y el consejo de administración, lo que aporta visibilidad y compromiso por parte de las partes interesadas clave. Se aseguran de que el proyecto obtenga el reconocimiento que merece.
Responsabilidades de un patrocinador de proyectos durante las distintas fases de un proyecto
Ahora que conocemos el rol y el propósito generales de un patrocinador de proyectos, veamos cuáles son sus responsabilidades a lo largo de las distintas fases del proyecto: inicio, planificación, ejecución y cierre del proyecto.
Inicio del proyecto
Las responsabilidades del patrocinador del proyecto al iniciar el proyecto incluyen:
- Definición de los objetivos y el alcance del proyecto
- Firma del acta constitutiva del proyecto
- Explicación de los requisitos de la empresa y los resultados esperados
- Transferencia de información de alto nivel al equipo del proyecto sobre la empresa y el cliente.
En ocasiones, designan al director de la gestión de proyectos y le orientan en la contratación y la incorporación de los miembros del equipo.
Planificación de proyectos
Una vez iniciado el proyecto, el patrocinador actúa como promotor del mismo. Ya no participa en las actividades concretas, sino que dirige la fase de planificación del proyecto y lo impulsa hasta su ejecución.
- Proporcione los datos necesarios para planificar el proyecto.
- Establezca una base de referencia para las métricas.
- Asegúrese de que el plan del proyecto esté en consonancia con el plan Business.
- Revisar solicitudes y dar aprobaciones
Ejecución de proyectos
En este caso, el rol del patrocinador del proyecto es aún más limitado. Sin embargo, trabaja en estrecha colaboración con el gestor del proyecto para garantizar una ejecución fluida.
- Supervise el progreso de vez en cuando.
- Realice un seguimiento de las métricas del proyecto y proporcione comentarios.
- Asegúrese de que el proyecto avanza en la dirección correcta y al ritmo adecuado.
- Evaluar y aprobar las solicitudes del equipo del proyecto para obtener recursos o presupuestos adicionales.
- Resuelva los conflictos entre las partes interesadas, si los hubiera.
Cierre del proyecto
El patrocinador del proyecto cierra el proyecto. Es responsable de:
- Evaluación de los resultados del proyecto en función de los requisitos de la empresa
- Medición de los resultados de los proyectos
- Aprobación de la entrega
- Aprobación del cierre formal del proyecto y los pagos
Formas de trabajar eficazmente con los patrocinadores de proyectos
Todos los gestores de proyectos trabajan con patrocinadores de forma regular, al menos una vez al mes, si no semanalmente. Sin embargo, su relación no es sencilla.
El gestor del proyecto colabora con el patrocinador del proyecto en el uso compartido de la información, la comprensión de los requisitos de la empresa y la resolución de problemas. El rol de los patrocinadores de proyectos es preparar al gestor del proyecto para el éxito.
Sin embargo, los patrocinadores de proyectos son altos directivos con más autoridad que el gestor. El gestor del proyecto presenta el progreso, los resultados y los datos para su revisión. El gestor del proyecto informa al patrocinador en esta capacidad, aunque no se trate de una relación entre jefe y subordinado.
Navegar por esta relación puede resultar complejo. A continuación se indican algunas formas en que los gestores de proyectos pueden trabajar eficazmente con los patrocinadores de proyectos.
Organizar el proyecto
En primer lugar, el patrocinador del proyecto necesita visibilidad. Necesita saber cómo se ejecutará el proyecto. Utilice un software de gestión de proyectos completo, como ClickUp, para organizar el proyecto. Con ClickUp, puede:
- Divida el proyecto en tareas y subtareas.
- Redacte descripciones para cada tarea con el fin de aclarar los requisitos a los miembros de su equipo; el patrocinador puede validarlas, si es necesario.
- Establezca las fechas de inicio y de finalización de cada tarea.
- Incluya prioridades, dependencias y etiquetas.
Si es una agencia independiente o un profesional autónomo, es probable que su cliente sea el patrocinador del proyecto. En tales casos, pruebe un software de gestión de proyectos para pequeñas empresas para organizarse.
Presente sus planes
Utilice ClickUp para realizar la previsión de los requisitos del proyecto. A continuación, presente sus planes al patrocinador del proyecto y obtenga su aprobación. Una vez que haya configurado el proyecto en ClickUp, utilice la vista Gantt para visualizarlo a lo largo del tiempo.
Utilice ClickUp Pizarra para explicar temas complejos. Utilice ClickUp Mapas mentales para crear rutas lógicas y mostrar flujos de trabajo.
Consolide los recursos
Un patrocinador de proyectos espera que los conocimientos que ha compartido con el director de proyectos y el equipo inicial se transfieran cuidadosamente a todos los miembros del equipo y partes interesadas. Para garantizarlo:
- Publique el acta constitutiva del proyecto en ClickUp Docs.
- Establezca los objetivos del proyecto como metas de ClickUp y conecte las tareas para que todos puedan acceder a ellas.
Facilite la comunicación
Ningún patrocinador de proyectos quiere que se pierda información. Utilice la gestión de proyectos de ClickUp para crear transparencia y claridad en la comunicación.
- Proporcione al patrocinador acceso al entorno de trabajo de ClickUp para que tenga una visibilidad completa.
- Utilice los comentarios debajo de cada tarea para debatir problemas contextualmente.
- Asigne elementos al patrocinador cuando necesite aclaraciones sobre cualquier tema.
- Utilice la vista Chat de ClickUp para colaborar en tiempo real.
Active las notificaciones en la app o por correo electrónico para que el patrocinador del proyecto nunca se pierda ninguna actualización.
Fortalezca la documentación de gestión de proyectos.
A todos los patrocinadores de proyectos les encanta la buena documentación. Utilice ClickUp Docs para redactar documentación bien formateada para cada función. Conéctela a las tareas para no perderla nunca entre la paja.
Realice la automatización de la elaboración de informes
Mantenga informado al patrocinador de su proyecto sobre su progreso incluso antes de que lo solicite. Utilice los paneles de ClickUp para realizar la elaboración de informes en tiempo real con datos sobre:
- Progreso del proyecto en relación con las metas
- Gráficos de burn up y burn down
- Control de tiempo frente a estimaciones
- Identificar cuellos de botella en los flujos de trabajo
- Carga de trabajo y asignación de recursos
Si el patrocinador de su proyecto solicita informes específicos, cree gráficos personalizados para lo que necesite directamente en su herramienta de gestión de proyectos.
Dependiendo del grado de implicación del patrocinador del proyecto, este necesitará recibir actualizaciones con diferentes niveles de detalle de forma regular. Personalice el nivel de detalle y la frecuencia de las actualizaciones con ClickUp. Proporcione a su cuenta de invitado acceso para que pueda ajustar sus actualizaciones por sí mismo.
Colabore sin problemas con el patrocinador de su proyecto con ClickUp.
Un patrocinador del proyecto le acompañará de principio a fin. Utilice ClickUp para iniciar el proyecto con confianza, ejecutarlo de manera eficiente y terminarlo con orgullo.
Por lo general, los gestores de proyectos dedican una cantidad excesiva de tiempo a la elaboración de informes mensuales para los patrocinadores de proyectos. Elimine el trabajo duplicado. Gestione los proyectos de forma eficaz y colabore con el patrocinador, todo en un solo lugar, ¡en ClickUp!
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