¿Qué es un patrocinador de proyecto? Funciones y responsabilidades de los patrocinadores de proyectos

¿Dónde empieza y dónde acaba un proyecto? Con el patrocinador del proyecto.

Cualquier cosa, desde la construcción del puente Golden Gate hasta la celebración de una fiesta de cumpleaños, puede considerarse un proyecto. Cualquiera que sea la naturaleza del proyecto, implica a numerosas partes interesadas a lo largo de su ciclo de vida.

De todos ellos, diríamos que el más importante es el patrocinador del proyecto. Veamos cómo.

¿Qué es el patrocinador de un proyecto?

Un patrocinador de proyecto inicia el proyecto y aprueba entregables . Es una parte interesada de la empresa responsable de planificar y ejecutar un proyecto con éxito. Suelen pertenecer al equipo directivo, con gran influencia y autoridad, aunque no tengan ninguna responsabilidad directa en la gestión del proyecto.

En una organización de servicios, el patrocinador del proyecto puede pertenecer a una entidad externa, normalmente el cliente. En una organización de productos, el patrocinador del proyecto es interno y a veces se le conoce como propietario del proyecto.

Patrocinador del proyecto frente a gestor del proyecto

Dado que tanto el patrocinador del proyecto como el gestor del proyecto son roles de liderazgo, a menudo se confunden entre sí. Aclaremos primero las diferencias.

Diferencia entre un patrocinador de proyecto y un gestor de proyecto

Aunque el patrocinador del proyecto difiere del gestor del proyecto en distintos aspectos, su colaboración es fundamental para el intento correcto del proyecto.

El patrocinador define las metas y el alcance del proyecto, mientras que el gestor lo ejecuta. Hacen un seguimiento métricas del proyecto como el tiempo de comercialización o la satisfacción del cliente.

Por otro lado, el gestor de proyectos realiza un seguimiento de métricas a nivel de proyecto, como la productividad de los desarrolladores y la calidad del código, que contribuyen a las métricas de alto nivel de la empresa.

El patrocinador aprueba el presupuesto, los cronogramas, etc., pero el director del proyecto decide si necesita recursos adicionales y los solicita.

Juntos, el patrocinador y el gestor son responsables de la gestión de proyectos. El intento correcto de un proyecto requiere que trabajen juntos para comprender las prioridades de cada uno.

Patrocinador del proyecto frente a parte interesada en el proyecto

el término "parte interesada" engloba a todas las personas implicadas en el proyecto. Puede tratarse de un miembro del equipo, un supervisor, un directivo, un socio, un vendedor, un cliente, una autoridad gubernamental o cualquier intermediario.

En ese sentido, un patrocinador de proyecto es también un parte interesada del proyecto . Sin embargo, no todas las partes interesadas son patrocinadores.

Roles del patrocinador de un proyecto

Dirección de la empresa

El patrocinio de un proyecto es algo más que pagar por él. El patrocinador del proyecto actúa como enlace entre la empresa y la tecnología. Ofrece información y orientación desde una perspectiva empresarial. Orientará al equipo de ejecución sobre el cliente, la organización, la estrategia empresarial y los planes de salida al mercado.

Supongamos que una empresa minorista acude a una empresa tecnológica para desarrollar una solución de punto de venta (TPV). El patrocinador del proyecto, un alto cargo de la empresa minorista, informará a la empresa tecnológica sobre los usuarios del producto, el flujo de trabajo, los requisitos de integración, etc.

Aunque no especifique los requisitos técnicos, es responsable de garantizar que el producto satisface las necesidades de la empresa.

Facilitar el flujo de información

ClickUp Docs para gestionar planes de investigación de usuarios y encuestas

A lo largo del proyecto, garantizan un flujo de información fluido entre las partes interesadas. Conectan a los miembros del equipo con los recursos y expertos que necesitan.

Por ejemplo, pueden conectar al equipo de investigación de usuarios con el público objetivo adecuado para realizar encuestas o supervisar el comportamiento.

Supervisión del proyecto

El patrocinador de un proyecto es responsable de ajustar los objetivos e identificar las métricas del intento correcto. Una vez que el equipo del proyecto regresa con el plan, revisan el alcance y aprueban la puesta en marcha.

De vez en cuando, llevan a cabo revisiones y retrospectivas con el equipo del proyecto para asegurarse de que siguen por el buen camino. También eliminan activamente los obstáculos del camino. Son responsables del rendimiento del proyecto.

Toma de decisiones de alto nivel

Pizarra ClickUp para hacer una lluvia de ideas sobre el árbol de decisión

Toman decisiones de alto nivel sobre los presupuestos y la dirección del proyecto. También son responsables de aprobar las grandes peticiones del equipo del proyecto en cuanto a recursos adicionales, extensiones de plazos, etc.

Los gestores de proyectos pueden construir árboles de decisión para ayudar a los patrocinadores a tomar decisiones importantes, describiendo las implicaciones de las mismas.

Validación final

Un patrocinador de proyecto tiene autoridad para aprobar los resultados del proyecto . Verifican si el producto final cumple los requisitos técnicos y empresariales. Un proyecto necesita el visto bueno de su patrocinador para el cierre y los pagos.

Varios de estos roles y responsabilidades pueden solaparse con los de un director de proyecto o cualquier otra parte interesada. Así pues, aclaremos primero las diferencias.

Importancia de contar con un patrocinador del proyecto

El rol de patrocinador de un proyecto no es tan habitual como el de gestor de proyectos. Teniendo en cuenta la naturaleza estratégica del rol del patrocinador del proyecto, a menudo se pasa por alto.

En algunos casos, tampoco está bien definido. El rol de patrocinador de un proyecto se añade al de un alto dirigente que ya tiene otras responsabilidades. Esto no hace sino obstaculizar el intento correcto del proyecto. He aquí cómo.

Alineación con la empresa: Tanto si se trata de crear tecnología como de diseñar un nuevo logotipo, los patrocinadores de proyectos son importantes para garantizar que el proyecto satisface las necesidades de la empresa.

Gestión de relaciones: Un patrocinador de proyecto mantiene relaciones saludables con partes interesadas clave, como el cliente, los proveedores y las autoridades gubernamentales. Permiten colaboración en el proyecto .

Aprobaciones y financiación: Se encargan de aprobar presupuestos, liberar fondos y negociar solicitudes adicionales, si las hubiera.

Resolución de conflictos: Cuando hay una diferencia de opinión de alto nivel, un patrocinador de proyecto crea consenso y toma decisiones difíciles. Por ejemplo, si hay ambigüedad en la definición de una función, lo que causa confusión entre los equipos técnicos, el patrocinador del proyecto ayuda a aclararla. Su rol es crucial para que el proyecto no se estanque.

Defender la causa: Defienden el proyecto y su propósito entre los altos directivos y el Tablero, aportando visibilidad y compromiso de las partes interesadas clave. Garantizan que el proyecto reciba el reconocimiento que merece.

Responsabilidades del patrocinador de un proyecto en las distintas fases del mismo

Ahora que conocemos el rol general y el propósito del patrocinador de un proyecto, veamos cuáles son sus responsabilidades en las distintas fases del proyecto: Iniciación, planificación, ejecución, y cierre del proyecto .

Inicio del proyecto

Entre las responsabilidades del patrocinador del proyecto en la iniciación del proyecto se incluyen:

• Definirobjetivos del proyecto y el alcance
• Firmar la carta del proyecto
• Explicar los requisitos de la empresa y los resultados esperados
• Transmitir al equipo del proyecto información de alto nivel sobre la empresa y el cliente

A veces, nombran al director del proyecto y le guían en la contratación y la incorporación de los miembros del equipo.

Planificación del proyecto

Proporcione al patrocinador del proyecto una vista clara y organizada del plan del proyecto

Una vez iniciado el proyecto, el patrocinador actúa como campeón del proyecto. Ya no participa en las actividades esenciales. Dirigen el plan del proyecto y conducirlo hasta su ejecución.

• Proporcionar la información necesaria para planificar el proyecto
• Ajustar la línea de base de las métricas
• Garantizar que el plan del proyecto esté en consonancia con el plan Business de la empresa
• Revisar las solicitudes y dar el visto bueno

Ejecución del proyecto

En este caso, el rol del patrocinador del proyecto es aún más limitado. Sin embargo, colabora estrechamente con el gestor del proyecto para garantizar una ejecución sin contratiempos.

• Supervisar el progreso de vez en cuando
• Hacer un seguimiento de las métricas del proyecto y proporcionar información de retorno
• Asegurarse de que el proyecto avanza en la dirección correcta al ritmo adecuado
• Evaluar y aprobar las solicitudes de recursos o presupuestos adicionales del equipo del proyecto
• Resolver los conflictos entre las partes interesadas, si los hubiera

Cierre del proyecto

El patrocinador del proyecto lo cierra. Es responsable de:

• Evaluar los resultados del proyecto en función de los requisitos de la empresa
• Medir los resultados del proyecto
• Dar el visto bueno a la entrega
• Aprobar el cierre formal del proyecto y los pagos

Formas de trabajar eficazmente con los patrocinadores del proyecto

Todo gestor de proyectos trabaja con los patrocinadores con regularidad, al menos mensualmente, si no semanalmente. Sin embargo, su relación no es sencilla.

El gestor de proyectos colabora con el patrocinador del proyecto en el uso compartido de la información, la comprensión de los requisitos de la empresa y la resolución de problemas. El rol de los patrocinadores es preparar al gestor del proyecto para el intento correcto.

Sin embargo, los patrocinadores del proyecto son líderes de alto nivel con más autoridad que el gestor. El director del proyecto presenta el progreso, los resultados y los datos para su revisión. El director del proyecto informa al patrocinador en calidad de tal, aunque no se trate de una relación de subordinación.

Navegar por esta relación puede ser complejo. He aquí algunas formas en que los gestores de proyectos pueden trabajar eficazmente con los patrocinadores de proyectos.

Organizar el proyecto

Cree tareas y subtareas con ClickUp

Ante todo, el patrocinador del proyecto necesita visibilidad. Necesita saber cómo se ejecutará el proyecto. Utilice un completo software de gestión de proyectos como ClickUp para organizar el proyecto. Con ClickUp, puede:

• Dividir el proyecto en tareas y subtareas
• Escribir descripciones de cada tarea para aclarar los requisitos a los miembros de su equipo; el patrocinador puede validarlas, si es necesario
• Ajustar las fechas de inicio y finalización de cada tarea
• Incluir prioridades, dependencias y etiquetas

Si eres una agencia independiente o un autónomo, es probable que tu cliente sea el patrocinador de tu proyecto. En estos casos, intenta software de gestión de proyectos para pequeñas empresas para organizarse.

Presente sus planes

Utilice ClickUp para previsión de las necesidades del proyecto . A continuación, presente sus planes al patrocinador del proyecto y obtenga su aprobación. Una vez que haya ajustado el proyecto en ClickUp, utilice la vista de (diagrama de) Gantt para visualizarlo a lo largo del tiempo.

Utilice ClickUp Pizarra para explicar temas complejos. Utilice los mapas mentales de ClickUp para crear rutas lógicas y demostrar flujos de trabajo.

Consolidar recursos

El patrocinador de un proyecto espera que los conocimientos que ha compartido con el gestor del proyecto y el equipo inicial se transfieran cuidadosamente a todos los miembros del equipo/partes interesadas. Para garantizarlo:

• Coloque los estatutos del proyecto en ClickUp Docs
• Ajuste los objetivos del proyecto comoMetas de ClickUp y conecte las tareas para que todo el mundo pueda acceder a ellas

Facilitar la comunicación

Ningún patrocinador de proyecto quiere que la información se pierda. Utilice ClickUp gestión de proyectos para crear transparencia y claridad en la comunicación.

• Dar al patrocinador acceso al entorno de trabajo de ClickUp para una visibilidad completa
• Utilice los comentarios debajo de cada tarea para discutir los problemas contextualmente
• Asigne elementos de acción al patrocinador cuando necesite aclaraciones sobre cualquier tema
• Utilice la funciónChat ClickUp vista para colaborar en tiempo real

Active las notificaciones en la app o por correo electrónico para que el patrocinador del proyecto nunca se pierda una actualización.

Refuerce la documentación de gestión de proyectos

A todos los patrocinadores de proyectos les encanta la buena documentación. Utilice Documentos de ClickUp para escribir documentación bien formateada para cada función. Conéctelos a las tareas, así nunca los perderá en el pajar.

Automatización de (elaboración de) informes

Panel de ClickUp para la elaboración de informes

Mantenga informado al patrocinador de su proyecto sobre su progreso incluso antes de que se lo pida. Utilice los paneles de ClickUp para la elaboración de informes en tiempo real con informes para:

• Progreso del proyecto con respecto a las metas
• Gráficos de avance y retroceso
• Control de tiempo frente a estimaciones
• Identificación de cuellos de botella en los flujos de trabajo
• Carga de trabajo y asignación de recursos

Si el patrocinador de su proyecto solicita informes específicos, elabore gráficos personalizados para lo que necesite dentro de su herramienta de gestión de proyectos.

Dependiendo del grado de implicación del patrocinador del proyecto, necesitará actualizaciones periódicas con distintos detalles. Personalice la granularidad y la frecuencia de las actualizaciones con ClickUp. Dé acceso a su cuenta de invitado para que ajuste sus actualizaciones por sí mismo.

Colabore a la perfección con su patrocinador de proyecto con ClickUp

El patrocinador de un proyecto le acompañará desde el principio hasta el final. Utilice ClickUp para iniciar el proyecto con confianza, ejecutarlo con eficacia y terminarlo con orgullo.

Normalmente, los gestores de proyectos dedican una cantidad de tiempo desmesurada a la (elaboración de) informes mensuales para los patrocinadores de los proyectos. Elimine el trabajo duplicado. Gestione eficazmente los proyectos y colabore con el patrocinador, todo en un solo lugar, en ClickUp Pruebe ClickUp gratis, gratuito/a ahora.