Imagínese que se dispone a pasar un día en la playa y le sorprende una tormenta inesperada.
¿No habría sido mejor conocer el tiempo de antemano?
Del mismo modo, al embarcarse en nuevos proyectos, tener una previsión clara de los posibles resultados puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Aquí es donde entra en juego la ciencia de la previsión de proyectos.
Al igual que los meteorólogos utilizan datos y patrones para predecir el tiempo, los gestores de proyectos utilizan herramientas de previsión de proyectos para anticipar el futuro de sus tareas. Comprender estos resultados previstos no sólo ayuda a planificar con eficacia, sino que también desarrolla estrategias proactivas para sortear las incertidumbres que inevitablemente surgen.
La previsión de proyectos no consiste en tener una bola de cristal para ver el futuro. Se trata más bien de equiparse a sí mismo o a su equipo de proyecto con los conocimientos y herramientas adecuados para adaptarse y prosperar en medio de lo desconocido.
Profundicemos en esta fascinante ciencia y descubramos cómo puede convertirse en su arma secreta para el intento correcto de un proyecto.
¿Qué es la previsión de proyectos?
La previsión de proyectos, o previsión de la gestión de proyectos, consiste en hacer predicciones o suposiciones sobre lo que es probable que ocurra basándose en datos, conocimientos y experiencia. Se trata de una previsión de los posibles resultados del proyecto.
En la previsión de la gestión de proyectos hay que tener en cuenta tres elementos principales:
- Duración
- Coste
- Calidad
Analicemos estas áreas de previsión de proyectos con un poco más de detalle.
Duración
El primer factor que hay que tener en cuenta es la duración del proyecto. Saber cuánto puede durar un proyecto permite planificar los recursos con eficacia. Además, puede dar a su cliente o contacto interno una buena estimación de cuándo estará completado el proyecto. ⌚
Facilite la comprensión del cronograma de su proyecto con un diagrama de red, el diagrama de) Gantt de ClickUp u otro método
Calcule la duración del proyecto basándose en iteraciones anteriores, en sus propios conocimientos, en la experiencia compartida o preguntando a otros miembros del equipo. A partir de ahí, divida el proyecto en elementos o grupos de tareas más pequeños para poder controlar y gestionar el tiempo de forma más eficaz y crear un calendario preciso
.
Una buena forma de hacerlo es utilizar una herramienta de gestión de proyectos. Esto le ayudará a comprender en qué punto se encuentra respecto al intento correcto del proyecto que puso en marcha en un principio.
Coste del proyecto
Una vez que haya establecido una idea aproximada de la duración de su tarea o proyecto, tiene que pensar en el coste. Ser capaz de prever o predecir con precisión el coste de un proyecto significa que puede presupuestar de manera más eficaz y evitar la necesidad de volver a su cliente para pedir fondos adicionales o asumir el golpe e impactar en su rentabilidad. 💰
Es sencillo añadir valores monetarios a las tareas para mantener el seguimiento de los presupuestos de los proyectos
Tenga en cuenta todos los recursos que necesita su proyecto y cuáles son sus costes reales. Esto incluye empleados, contratistas, materiales y herramientas. Utiliza los datos históricos de que dispongas para elaborar un presupuesto preciso
y, a continuación, controlar los gastos para mantener los costes lo más cerca posible del presupuesto previsto.
Calidad
El último aspecto a tener en cuenta es la calidad. Todos queremos que cada proyecto que completamos sea lo mejor posible, pero a veces las limitaciones de tiempo, presupuesto o recursos nos obligan a hacer ajustes.
Comprender la calidad probable de su proyecto final le permite ser transparente con los clientes acerca de dónde están sus prioridades en la meta final de alcanzar el intento correcto del proyecto. ✔️
Los gestores de proyectos tienen que pensar si se trata de un proyecto en el que la calidad debe preservarse a toda costa o si, por el contrario, tendrán que ahorrar dinero en materiales o contratistas para dar prioridad a la finalización del proyecto en un plazo estricto.
Pendiente de ello, necesitará tener una buena idea de la variedad de materiales y recursos a los que puede acceder, cuánto cuestan y cuándo estarán disponibles.
Importancia de la previsión de proyectos en la gestión de proyectos
La previsión de proyectos le da una idea más clara de los retos a los que puede enfrentarse en el camino, para que pueda planificar con antelación y hacer realidad la entrega de un proyecto con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.
Otras ventajas de utilizar métodos de previsión en la gestión de proyectos son:
- Dar mayor claridad a los miembros del equipo, contratistas y clientes
- Previsión de posibles resultados en función de puntos de decisión clave
- Consideración del potencial riesgos del proyecto y tomar pasos para reducirlos
- Ser capaz de formar el mejor equipo posible
- Planificar posibles retos o bloqueos basándose en experiencias anteriores
- Responder con rapidez y confianza a problemas inesperados
- Realizar proyectos más cercanos a los iniciales alcance del proyecto
- Aumentar las posibilidades de que su proyecto cumpla los plazos y se considere un intento correcto
La plantilla de alcance del trabajo de ClickUp puede ayudarle a esbozar todos los detalles de un proyecto
La previsión de la gestión de proyectos puede llevar mucho tiempo, pero merece la pena. Sin una previsión del proyecto (o múltiples previsiones) no tiene ni idea de cuánto tiempo puede llevar, qué recursos necesitará o cuál podría ser el resultado final.
Con una previsión precisa, el equipo y el cliente final tienen una visión clara de los requisitos y resultados previstos.
Ejemplo práctico de previsión para la gestión de proyectos
Comprender la importancia de la previsión de proyectos y saber cómo ponerla en práctica son dos cosas distintas. He aquí un ejemplo de previsión de gestión de proyectos en acción para que pueda ver de qué se trata.
Un cliente se ha puesto en contacto con su empresa y le ha pedido que trabaje con él en un nuevo proyecto de construcción comercial. Ya habéis trabajado juntos antes, así que sabes que para ellos la calidad de un proyecto es muy importante, y que están dispuestos a invertir más presupuesto para tener el mejor equipo posible en el proyecto. 👷
Construir tu plan de previsión
Una vez que hayas obtenido toda la información necesaria para establecer tu
de su proyecto.
Pendiente de ello:
- En qué consiste el proyecto: Pide a tu cliente un informe detallado y trabaja en una estrategia que cumpla todos sus requisitos, incluida la investigación de posibles emplazamientos, la recomendación de materiales respetuosos con el medio ambiente y la gestión de contratistas in situ
- a qué miembros del equipo asignarás al proyecto: Intenta asignar al director de proyecto y al equipo favoritos de tu cliente, si puedes, y compleméntalos con tus mejores colaboradores para tareas o roles específicos.
- Cuánto durará cada paso del proyecto: Divide el proyecto en secciones y utiliza la experiencia de tu equipo para predecir cuánto durará cada una. Utilízalo para construir un calendario del proyecto que te ofrezca una vista clara de todo el proceso.
- **Sobre la base de lo anterior, discute con el cliente el presupuesto del proyecto y los costes probables. Preséntales las posibles opciones de precios y pídeles que acepten un presupuesto fijo, con un margen para posibles gastos excesivos
Establezca un orden claro de operaciones añadiendo dependencias de "bloqueo" o "espera" entre tareas y mantenga a su equipo al tanto de en qué debe trabajar primero
Estos no son todos los pasos necesarios para gestionar un proyecto con éxito, pero sí para crear una previsión de proyecto precisa. Una vez completada la previsión, puedes compartirla con tu cliente para crear un proceso más transparente.
10 de los mejores consejos de previsión de proyectos para equipos de proyecto
Utilice estos consejos de expertos en previsión para la gestión de proyectos la próxima vez que necesite conocer el camino a seguir en un proyecto.
1. Ajuste las metas del proyecto
Como parte del proceso de planificación del proyecto, establezca metas SMART. Cree metas para los resultados del proyecto que sean específicas, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetas a plazos. No sólo sus objetivos estarán mejor definidos, sino que también sabrá qué métricas deben utilizarse para su seguimiento.
Realice un seguimiento de sus metas hasta los KPI más esenciales y obtenga automáticamente vistas detalladas de su progreso
Utilice un
app de seguimiento de metas
como
para ajustar, asignar, seguir y celebrar la consecución de sus objetivos. Una vez que tenga metas específicas, puede utilizarlas para guiar el proceso de previsión de su proyecto. Saber que quieres alcanzar X en la fecha Y te permite trabajar hacia atrás para construir un calendario realista y, a continuación, estimar la disponibilidad de recursos y los costes probables. 🎯
2. Revisar datos históricos
Para realizar una previsión precisa de un proyecto, lo ideal es utilizar datos reales del mismo. El mejor lugar para encontrarlos está escondido en su trabajo anterior en proyectos similares o a través de los datos que la empresa en general posee sobre recursos, tareas o costes.
Con los datos adecuados, sus predicciones serán instantáneamente más precisas. Si se trata de un proyecto completamente nuevo, es posible que no disponga de muchos datos que pueda utilizar para fundamentar sus predicciones. Si ese es el caso, mira a ver si puedes recopilar información de otros equipos o los resultados de otros proyectos en tu nicho. 📈
3. Crea varias predicciones
Es tentador querer ofrecer una predicción verdadera en la que puedas poner todo tu corazón. En realidad, a menudo no es así, y hacer varias predicciones es una buena forma de demostrar tu experiencia.
Cree varias previsiones que contemplen distintos resultados posibles con estimaciones de costes, entregables, plazos y equipos de proyecto ligeramente diferentes en función de lo que haya disponible. Contar con más de un posible camino a seguir te presenta opciones cuando te encuentras con un obstáculo y muestra a los clientes que crees que hay más de una forma de llegar a un intento correcto. 📊
4. Control de tiempo
Para poder ofrecer un cronograma realista de tus proyectos, primero tienes que saber cuánto tiempo lleva cada tarea. Es un paso crucial en la previsión de proyectos.
Utilice
Control de tiempo de proyectos de ClickUp
de ClickUp para obtener una vista precisa de la duración real de cada tarea o actividad del proyecto. Realice un seguimiento de su tiempo, establezca estimaciones y consulte los informes que muestran cómo emplean su tiempo los miembros de su equipo.
Controle el tiempo, establezca estimaciones, añada notas y vea informes de su tiempo desde cualquier lugar con el cronómetro global de ClickUp
Si desea aumentar la productividad de su equipo, utilice
técnicas de gestión del tiempo
y utilice nuestro
plantillas de gestión del tiempo
para reducir las pérdidas de tiempo y trabajar de forma más eficaz. ⏰
5. Dejar tiempo para que las tareas se superen
Aunque el seguimiento de su tiempo le da una visión de cuánto tiempo lleva realmente cada actividad, no puede basar cada decisión en que cada iteración de esa tarea lleve el mismo tiempo. En lugar de eso, deja tiempo en la duración del proyecto para que las actividades se prolonguen más de lo previsto.
Dar un respiro a su equipo significa que pueden trabajar a un ritmo constante y hacer su mejor trabajo, sin la presión de completar cada tarea como si no hubiera nada más en su lista de tareas pendientes. Este tiempo extra también significa que es más probable que te mantengas al día con el cronograma de tu proyecto y puedas informar a tus clientes de un estado "a tiempo". ✅
6. Conviértete en un experto en gestión de recursos
Es difícil planificar los recursos de un proyecto si no dominas la gestión de personas y recursos. Es necesario conocer la disponibilidad de recursos, los costes, la programación y la gestión de personal para crear las previsiones de proyecto más precisas.
La asignación y previsión de recursos es una parte clave de la planificación
por lo que es una habilidad que merece la pena desarrollar. Una vez que tengas en cuenta los puntos fuertes, las habilidades, los horarios, las posibles vacaciones o los periodos de agotamiento de los miembros de tu equipo, podrás elaborar predicciones que reflejen el verdadero impacto de cada talento único de tu equipo.
Utilice la vista del Calendario de ClickUp para ver sus tareas por semana y por mes
Utilice
Vista del Calendario de ClickUp
para visualizar la disponibilidad y la carga de trabajo de su equipo de un vistazo. Cree sólidos calendarios de previsión en función de su disponibilidad y vea las tareas del proyecto, los cronogramas y el espacio potencial no utilizado en una vista de una semana o un mes. 📅
7. Revise sus primeras previsiones de proyecto
Las previsiones del proyecto no son inamovibles; de hecho, conviene revisarlas a medida que el proyecto progresa más allá de las fases iniciales. Si comprueba sus previsiones a lo largo de todo el proyecto, podrá actuar de forma proactiva si se da cuenta de que se está desviando del rumbo.
Localice fácilmente los puntos críticos de su proyecto con ClickUp Milestones y utilice los iconos de diamante en negrita para que todo el mundo se centre en los objetivos clave
Incorpore hitos a su proceso de previsión y acuerde realizar comprobaciones en puntos clave para supervisar el progreso. Decida si su trayectoria actual sigue alineada con su predicción más probable o si ha empezado a desviarse hacia otra. 📝
8. Comparte tu previsión de proyecto con los demás
Tener un conocimiento interno de los resultados probables del proyecto y de las rutas a seguir siempre es útil, pero lo que es aún más impactante es compartirlo con los demás. No guarde las previsiones de su proyecto en secreto; compártalas con las partes interesadas y el equipo del proyecto en general como parte de su estrategia
para que sepan lo que está pasando.
Cree de forma colaborativa sus informes de proyecto en ClickUp Docs y compártalos después con las partes interesadas internas y externas
Al igual que en todas las áreas de la gestión de proyectos, la apertura y la transparencia mejoran la comunicación entre el equipo y las partes interesadas
y confianza. Comparte tus previsiones y pronósticos con las partes interesadas para que se sientan más seguras de tu capacidad no solo para cumplir, sino también para supervisar los cambios y tomar medidas cuando sea necesario. 🙌
9. Utiliza herramientas de previsión de proyectos
Todo equipo fuerte necesita una
software de gestión de proyectos
para mejorar sus competencias y agilizar las tareas necesarias para llevar a cabo intentos correctos. Invierta en programas que no sólo le permitan gestionar proyectos, sino también hacer previsiones, como ClickUp.
ClickUp está repleto de funciones diseñadas pensando en los equipos de proyecto y en la previsión. Utilice
para gestionar su lista de tareas pendientes y las actividades del proyecto, y sobre todo el proyecto de principio a fin con
.
Visualice y realice un seguimiento de las estimaciones de tiempo en las tareas de ClickUp para una mejor gestión de los recursos
Ajuste las expectativas y comprenda cuánto tiempo lleva cada tarea con
. Utilice un
plantilla de gestión de programas
o la plantilla
Plantilla de planificación de proyectos de ClickUp
para construir un cronograma visual para seguir su progreso. Manténgase en contacto con los miembros del equipo en tiempo real con
y utiliza
para visualizar su progreso en varios proyectos a la vez. ⚒️
10. Evalúa la precisión de tus previsiones
Una vez completado el proyecto, es una buena práctica comparar lo que ha ocurrido realmente con las estimaciones originales. Esto proporciona a su equipo y a las partes interesadas un punto de referencia y comparación útil y le permite identificar oportunidades para mejorar sus previsiones o flujos de trabajo para el futuro.
Evalúe el rendimiento del proyecto y compárelo con sus previsiones. Establezca si ha cumplido sus metas, si sus cronogramas se han retrasado y si ha cumplido el presupuesto establecido.
Utilice estos nuevos datos para agilizar los flujos de trabajo, introducir
y mejorar la precisión de sus previsiones futuras. 👀
Mejore el intento correcto de su proyecto con técnicas de previsión de gestión de proyectos
Las previsiones precisas de proyectos permiten a su equipo trabajar al máximo sin presiones innecesarias, y a sus clientes y partes interesadas comprender lo que es probable que suceda a lo largo del cronograma de su proyecto. Utilice los consejos anteriores para mejorar su enfoque de la previsión de la gestión de proyectos, de modo que pueda ofrecer previsiones precisas, basadas en datos y estratégicas para futuros proyectos.
Si busca una herramienta que no sólo le facilite la previsión de proyectos, sino que también agilice todo su proceso de gestión de proyectos,
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