Nadie quiere llegar tarde a una reunión o entregar una tarea fuera de plazo. Estas cosas sientan mal y tienen un efecto negativo en las personas que nos rodean. A menudo, estos contratiempos no son intencionados, sino el resultado de una mala gestión del tiempo.
Aunque no se puede pasar de ser poco fiable a ultra-dependiente de la noche a la mañana, cambiar las técnicas de gestión del tiempo ayuda mucho a ser más feliz, más productivo y a sentirse más realizado en el trabajo.
Lo que realmente necesitas son las técnicas de gestión del tiempo adecuadas. Es hora de decir adiós a sentirse abrumado y hola a sentirse organizado, centrado y capaz. ✨
Entremos en materia.
¿Por qué son importantes las técnicas de gestión del tiempo?
Todos necesitamos métodos que nos ayuden a gestionar el tiempo de forma eficaz. Ya sea en casa o en el trabajo, las técnicas de gestión del tiempo son imprescindibles si quieres acabar con tu lista de tareas pendientes.
La gestión del tiempo en el trabajo es especialmente importante. Cuando te enfrentas a múltiples tareas, a personas que dependen de ti y a plazos en los que el tiempo es un factor crítico, necesitas una forma de mantener la concentración y la productividad.
Esto es aún más importante cuando trabajas en equipo.
Ventajas de las técnicas de gestión eficaz del tiempo para equipos
Ser capaz de tener tu lista de tareas pendientes terminada a tiempo no sólo te afecta a ti. También es una gran ventaja para el resto del equipo. Lo contrario también es cierto: retrasarse puede tener un efecto dominó en el resto del equipo o del proyecto.
Ya sea mejorando el equilibrio entre la vida laboral y personal, priorizando tareas o utilizando algunos métodos sencillos para bloquear el tiempo, los efectos positivos de una gestión adecuada del tiempo son muy beneficiosos.
Teams with go-to strategies for managing their time enjoy benefits like:
- Realización de un trabajo de mayor calidad y más centrado en las tareas urgentes
- Sensación de confianza y fiabilidad en su agenda diaria
- Un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal
- Menos procrastinación gracias a un bloqueo eficaz del tiempo
- Relaciones de trabajo más sólidas en todas sus tareas
- Mayores niveles de productividad para priorizar tareas
- Menor probabilidad de quemar tus niveles de energía en el trabajo profundo
Cuando su equipo puede priorizar todas las tareas, tenerlo todo terminado y trabajar de forma productiva, se convierten en un activo importante para su organización. Si usted o los miembros de su equipo tienen dificultades para mantener la productividad o se están quedando atrás, considere la posibilidad de probar
herramientas de gestión del tiempo
.
El software adecuado, combinado con algunas técnicas eficaces de gestión del tiempo, puede marcar la diferencia.
15 de las técnicas de gestión del tiempo más eficaces
Existen muchas técnicas de gestión del tiempo. Para algunas personas, marcar las tareas en bloques de tiempo funciona; para otras, se trata de abordar primero la tarea más difícil.
Para ayudarte a encontrar los consejos y herramientas adecuados para ti, aquí tienes algunas de las estrategias de gestión del tiempo más eficaces que existen.
1. Establece metas SMART
Sin una meta real en mente, es fácil distraerse, procrastinar y luego tener que apresurarse para terminar la tarea antes de la fecha límite. El ajuste de metas SMART te ayuda a entender en qué debes centrarte, para que puedas trabajar a través de las tareas de una manera lógica. 🎯
Establece metas teniendo en cuenta la estrategia SMART:
- Específicos: Saber qué meta o resultado quieres conseguir
- Mensurable: Ser capaz de seguir el progreso de la meta
- Alcanzable: Lograrlo con los recursos que tiene (o a los que puede acceder)
- Relevante: Le ayuda a alcanzar una meta o prioridad general
- Limitado: Tener un plazo realista que pueda cumplir
Ajuste de una fecha límite en la vista Lista de ClickUp
Es fácil crear metas dentro de ClickUp.
le ayudan a establecer metas SMART en las que puede visualizar el progreso. También puede utilizar ClickUp para
añadir fechas límite a las tareas
para que puedas ver de un vistazo lo que está pasando con tus tareas y metas.
2. Prueba a bloquear el tiempo para trabajar en tus tareas más importantes
La mayoría de nosotros tenemos una idea aproximada del tiempo que puede llevarnos una tarea. Aprovéchate de ello y utiliza
para ayudarte a ser productivo y organizado.
El bloqueo del tiempo funciona asignando bloques de tiempo a tareas específicas. Durante este tiempo específico, trabajas sólo en esa tarea y evitas distracciones de otras áreas. Es una forma estupenda de mantener la concentración, evitar la procrastinación y conseguir la mejor mentalidad para el trabajo en profundidad. 👀
Mucha gente encuentra útil bloquear el tiempo cuando realmente necesita periodos de trabajo profundo. Puedes programar tiempo en tu Calendario para centrarte en una tarea difícil, y luego llenar otras áreas a su alrededor con tareas menos difíciles.
Realice un seguimiento de las reuniones o eventos actuales, pasados y futuros con la plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp
Centrarse en el trabajo en profundidad también le ayuda a trabajar con sus niveles de energía: tenga un bloque de tiempo dedicado cuando esté con más energía y deje las tareas administrativas o más pequeñas para cuando se sienta cansado o necesite un descanso.
Aquí en ClickUp, tenemos un montón de útiles
plantillas de bloqueo de tiempo
. Encontrará plantillas que le ayudarán a
planificar tus días, semanas y meses
con vistas de Calendario y de Lista que se adaptan mejor a su forma de ver la agenda.
3. Cómete esa rana
Eat that frog es una estrategia de gestión del tiempo que consiste en priorizar. Con esta técnica, te centras primero en las tareas más importantes o exigentes y no pasas a ninguna otra hasta que esté completada.
Si eres de los que dejan las cosas para más tarde, ésta puede ser tu estrategia. Al obligarte a abordar primero la tarea más valiosa, no podrás evitarla.
En lugar de eso, gastas tus niveles de energía más valiosos para completarla primero, y luego obtienes la satisfacción de saber que ya has terminado el trabajo más duro y puedes relajarte mentalmente el resto del día haciendo tareas más sencillas. 🏖️
Ajuste de prioridades en ClickUp para distinguir mejor lo que hay que hacer ahora mismo y lo que puede esperar
Atajo hacia el intento correcto utilizando este método
Función de prioridades de ClickUp
. Revise su lista de tareas y asígneles un indicador de prioridad. Asigne una única tarea de su programa diario como urgente y conviértala en su "rana" para el día de trabajo.
4. Prueba la matriz Eisenhower
En
fue introducida por el Presidente Dwight Eisenhower como una forma de categorizar las tareas para comprender su importancia. Hoy en día sigue siendo una popular técnica de gestión del tiempo, ya que te ayuda a visualizar lo que más importa.
Este método de gestión del tiempo consiste en dividir las tareas en estos cuadrantes:
- Urgentes e importantes
- No urgentes pero importantes
- Urgente pero no importante
- No urgente y no importante
Considerar si su tarea es urgente y/o importante le ayuda a darse cuenta de si debe priorizarla o no. Las tareas urgentes deben terminarse antes, sobre todo si también son importantes.
Trabaje con las tareas por orden de urgencia, y sepa que es poco probable que las termine todas. Este ejercicio también puede ayudarte a identificar dónde necesitas delegar o pedir más recursos. 🙌
Ordena fácilmente las listas de tareas con la plantilla de matriz Eisenhower de ClickUp
Cree su propia
puede llevar mucho tiempo, pero por suerte ya hemos creado una potente
Plantilla de matriz ClickUp Eisenhower
para acelerar el proceso. Añádala a su lista de tareas pendientes y estará en camino hacia una mejor gestión del tiempo y de las tareas.
5. Intenta hacer las cosas terminadas (GTD)
Nuestras mentes están constantemente ocupadas, lo que puede dificultar saber en qué trabajar a continuación. El popular libro de David Allen
/de David Allen https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/ Terminadas las cosas /%href/
(GTD) te ayuda a procesar tus metas y tareas para que puedas encontrar una forma de avanzar.
El proceso GTD se desarrolla en cinco pasos:
- Captar ideas y tareas
- Aclara y procesa si son procesables
- Organízalas en realizables y no realizables y, a continuación, agrúpalas por tareas
- Reflexiona para asegurarte de que tu lista sigue siendo relevante
- Comprométete con tu lista de tareas pendientes y termina las cosas
La plantilla "Haz las cosas" (GTD), basada en el sistema GTD de David Allen, te ayuda a organizar tareas y proyectos registrándolos y dividiéndolos en elementos de trabajo procesables
Se trata de un sistema de gestión del tiempo con muchos procesos que requiere mantenimiento, pero puede ser una forma valiosa de ayudarte a priorizar y avanzar si es algo con lo que tienes problemas.
Utiliza tu
para ayudarte a trabajar en el proceso GTD. Cuando hayas terminado, convierte fácilmente tus notas en tareas, añádelas a tu lista de tareas pendientes y priorízalas según corresponda. ✅
O utiliza
software para hacer las cosas terminadas
con Campos personalizados predefinidos para clasificar los elementos de trabajo en diferentes contextos. Priorice las tareas en función del contexto, la fecha límite, el esfuerzo necesario, etc., al tiempo que agiliza el proceso con documentos de colaboración accesibles para el equipo.
Bonus: Consulte nuestra lista completa de
de productos https://clickup.com/es-ES/blog/71483/plantillas-gtd/ plantillas GTD /%href/
6. Utilizar un Tablero Kanban
Para ser realmente eficaz en la gestión de proyectos, necesitas saber exactamente en qué fase se encuentran tus tareas. Ahí es donde entra en juego el enfoque Kanban. Con un Tablero Kanban, puedes visualizar en qué fase se encuentran tus
están en proceso, para que puedas gestionar de forma proactiva los obstáculos y los retos. 🤩
Un Tablero Kanban tiene diferentes columnas que se relacionan con el estado del proyecto, como:
- No iniciado
- **Iniciado
- En curso
- **En revisión
- **Listo
Arrastre y suelte cualquier tarea en la siguiente columna para actualizar automáticamente su estado con la vista Tablero tipo Kanban de ClickUp
En su Tablero, puede asignar tareas a cada sección o arrastrar y soltar una tarea específica en la columna correcta. De este modo, podrá ver de un vistazo en qué punto se encuentra, identificar los obstáculos y comprobar con los miembros del equipo si van por el buen camino.
Añada un tablero Kanban a su flujo de trabajo si desea una mejor vista de lo que está sucediendo con sus proyectos. Utilice uno de nuestros
e introduzca sus datos, o personalícelo aún más para crear una forma completamente a medida de gestionar todas las tareas y el tiempo.
7. Controle su tiempo
Puede que pienses que eres superproductivo o que sepas que te estás quedando atrás, pero la única forma de medirlo realmente es hacer un seguimiento de tu tiempo. El seguimiento del tiempo te proporciona datos valiosos que puedes utilizar para mejorar tu forma de trabajar.
A lo largo del día trabajas en tareas importantes, pero también se cuelan pequeñas tareas y distracciones. El seguimiento de tu tiempo te ayuda a ver cuánto tiempo pasas consultando las redes sociales, respondiendo correos electrónicos, ayudando a compañeros de trabajo y todas las demás tareas que quizá no tengas en cuenta. 📚
Realice el seguimiento del tiempo, establezca estimaciones, añada notas y vea informes de su tiempo desde cualquier lugar con el cronómetro global de ClickUp
Si ya es usuario de ClickUp, no necesita una herramienta de cronómetro dedicada que le ayude a ver la cantidad de tiempo que dedica a cada tarea.
Nuestro
Función de seguimiento de tiempo de proyectos de ClickUp
le ofrece una forma rápida y sencilla de realizar un seguimiento de su tiempo, crear
[plantillas de control de tiempo](https://clickup.com/es-ES/blog/49290/plantillas-de-control-de-tiempo/ https://clickup.com/es-ES/blog/49290/plantillas-de-control-de-tiempo/)
, ajuste duración estimada y ver (elaboración de) informes sobre cómo está empleando su tiempo. También puedes utilizar nuestro
para introducir una nueva forma de ver el tiempo invertido en tu equipo.
8. Aplicar el principio de Pareto
Hay una regla popular que dice que el 80% de tus resultados proceden del 20% de tus esfuerzos. Esto se conoce como análisis de Pareto o principio de Pareto, y es otra forma de enfocar tus hábitos de gestión del tiempo.
Comprender que sólo una pequeña minoría de tu trabajo te hace avanzar te anima a identificar esas tareas que cambian el juego. Cuando las encuentras, sabes que debes concentrarte en esas tareas para obtener los mejores resultados. Los consejos de gestión del tiempo, como el principio de Pareto, te ayudan a mantener la concentración y evitar distracciones en el trabajo profundo. 👀
La función Tareas en Listas Múltiples (TIML) de ClickUp permite a los desarrolladores conectar tareas con otros equipos de la organización
ClickUp es un lugar útil no sólo para registrar su lista de tareas, sino también para priorizar sus tareas importantes. Nuestro
está repleta de opciones personalizables para ayudarte a visualizar lo que es relevante, marcar tus tareas más valiosas y marcarlas cuando hayas terminado.
9. Limitar el cambio de contexto
Aunque algunas personas afirman que se les da muy bien la multitarea, normalmente se necesitan periodos de concentración profunda para alcanzar las metas. El cambio de contexto, en el que saltas de una tarea a otra, introduce momentos de procrastinación y baja productividad.
A algunas personas les ocurre con más frecuencia de lo que creen, así que
que te ayuden a limitar el cambio de contexto tienen un valor incalculable. Encuentra formas de mantenerte en la zona y limitar el cambio de contexto.
Incruste documentos de ClickUp directamente en las Pizarras para acceder a documentos importantes del proyecto, a la investigación y al contexto sin salir de su Pizarra
Coloque el teléfono en otro lugar, desactive las notificaciones, cierre ventanas y aplicaciones y no esté disponible para los demás. Crea el tipo de entorno que promueve el trabajo en profundidad. ✨
ClickUp puede ayudarte a mantener la concentración y limitar los cambios de contexto. Recupere la concentración
abrir tareas en modo de pantalla completa para evitar distracciones, y trabajar sin conexión para que puedas permanecer en modo de concentración durante más tiempo.
10. Aprende a decir no
Ésta no es sólo una técnica de gestión del tiempo para el trabajo, sino que se aplica a toda tu vida. Aprende a decir que no para no acabar abrumado e incapaz de completar nada.
Siempre hay más trabajo pendiente, y siempre hay un compañero que necesita tu ayuda sólo cinco minutos. Siempre hay más reuniones, más proyectos y más oportunidades relacionadas con el trabajo. Aprende a decir no, a proteger tu tiempo y a dar tu energía a las tareas que más importan. 🙌
No siempre es fácil decir que no, sobre todo a tu jefe o a alguien a quien quieres ayudar pero para quien no tienes tiempo. Prueba a decir "Me encantaría ayudar, pero no puedo hasta X fecha" o "Claro que puedo recoger eso, pero ¿qué debería dejar en su lugar?"
Estas respuestas refuerzan el valor de tu tiempo y dan a la persona que realiza la tarea la oportunidad de volver a priorizar su propia lista de tareas.
11. Bandeja de entrada cero
Algunas personas utilizan su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes. Aunque a veces funciona, para otros la bandeja de entrada puede ser una fuente de terror. Peticiones de información que compiten entre sí, distracciones interminables y conversaciones que simplemente no necesitan tu atención.
Para ayudar a combatir la procrastinación, intenta conseguir
.
Controla tus notificaciones en ClickUp para recibir sólo las actualizaciones o menciones más importantes para ti
Bandeja de entrada cero es cuando vacías tu bandeja de entrada al final del día y te propones mantenerla así. Comience el día revisando su bandeja de entrada y clasifique cada elemento.
Si se trata de una tarea pequeña, hazla de inmediato y luego borra o archiva el correo electrónico. Para otras tareas que necesitan una respuesta pero no inmediata, archívalas en una carpeta para ocuparte de ellas más tarde. De este modo, tu bandeja de entrada parecerá organizada e intencionada, y no un lugar en el que siempre estás luchando por ponerte al día. 🌻
12. Utiliza la técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro, creada por Francesco Cirillo, sigue siendo una de las formas más populares de hacer las cosas y mantener la productividad. Esta herramienta de gestión del tiempo consiste en trabajar en bloques de tiempo y hacer descansos antes de volver a lo que se estaba haciendo.
Esta técnica de gestión del tiempo promueve la necesidad de pausas y tiempo para descansar entre tareas y puede ayudarle a evitar la procrastinación.
Realice un seguimiento automático de su técnica Pomodoro con la aplicación Pomodone + integración con ClickUp
Con la técnica Pomodoro, trabajas durante 25 minutos y luego haces una pausa de 3-5 minutos. Después de haberlo terminado cuatro veces, se toma un descanso más largo de 15-30 minutos para descansar, relajarse y sentirse renovado. A continuación, puedes optar por continuar con esta técnica de gestión del tiempo a lo largo del día o pasar a trabajar en algo diferente.
Si sigues el método habitual
no te funciona, prueba con el timeboxing. Sigue un principio similar de trabajo en bloques de tiempo, pero eres libre de asignar límites de tiempo y la duración de tus descansos.
Gracias a nuestro
integración con la app Pomodone
utilizar la técnica Pomodoro mientras trabajas en ClickUp es aún más fácil. Utilice la integración para realizar un seguimiento de su tiempo entre tareas, tomar descansos naturales y ver informes sobre cómo está trabajando. 👀
13. Utilice el método de planificación rápida
Para las personas que quieren salir de su zona de confort y considerar un enfoque más global para la gestión del tiempo, Tony Robbins'
Método de planificación rápida
(RPM).
Este enfoque le anima a explorar sus deseos, propósitos y requisitos, de modo que pueda actuar para hacerlos realidad. RPM significa:
- Orientación a resultados
- Orientado a un propósito
- Plan de acción masivo
Es una técnica que le indica la forma en que las tareas encajan en su plan de acción global
. Con el tiempo, puede ayudarte a priorizar las tareas y proyectos que te dirigen hacia tu destino y a decir no o delegar las tareas que no lo hacen. 👋
14. Prueba a organizar las tareas por lotes
Si trabajas con muchas tareas pequeñas, la agrupación de tareas por lotes podría revolucionar tu productividad y ayudarte a hacer más cosas. La agrupación de tareas consiste en agrupar tareas similares y, a continuación, realizarlas todas a la vez. ⚒️
Utilice las Pizarras ClickUp para asignar tareas, etiquetar a las personas asignadas y todo lo necesario para poner en marcha su próxima colaboración
La asignación de tareas por lotes es un antídoto útil si es propenso a cambiar de contexto. En lugar de cambiar entre las tareas diarias por capricho, puede asignar tareas específicas a un periodo de tiempo y entrar en la zona.
Esto no sólo funciona con las tareas: prueba a agrupar las llamadas telefónicas o a programar todas tus reuniones para un mismo día de la semana. Esto es ideal para equipos de ventas que intentan atender un número determinado de llamadas telefónicas o correos electrónicos al mismo tiempo.
15. Utilizar la inteligencia artificial (IA)
Cada día aparecen cientos de apps de IA. Aunque esto puede resultar abrumador, también presenta una oportunidad interesante: ¿qué se puede automatizar, acelerar o mejorar con la ayuda de la inteligencia artificial?
Hay apps basadas en IA que te ayudan a generar imágenes, redactar contenidos, resumir videollamadas y mucho más. Aunque la IA aún no es perfecta, estas aplicaciones contribuyen en gran medida a eliminar tareas de tu lista de tareas pendientes. Con estas pequeñas tareas fuera de tu lista, eres libre de centrarte en las áreas que tienen más impacto.
Las funciones de IA de ClickUp facilitan a los equipos de marketing la elaboración rápida de importantes
documentos como un caso práctico
Herramientas y funciones basadas en IA como
le ayudará a llevar su productividad a nuevos niveles. Cree elementos de acción, resuma notas de reuniones, edite textos, dé formato a contenidos y aporte ideas con la ayuda de la inteligencia artificial.
En lugar de pasar horas pensando en la línea de asunto de correo electrónico perfecta, pídele a nuestra IA que haga su magia y te ofrezca algunas opciones. Solo estamos al principio, y hay mucho más potencial por delante para los equipos que inviertan en el poder de la IA. 🤩
Prepárate para el intento correcto con estos consejos de gestión del tiempo
Cambiar la forma en que piensas y utilizas el tiempo no sucede en un instante. Tómate algo de tiempo para considerar estas técnicas de gestión del tiempo, averiguar cuáles pueden funcionarte y experimentar.
No darás con el enfoque adecuado enseguida, pero siempre aprenderás algo nuevo sobre ti mismo.
Si estás listo para convertir tus nuevos hábitos de gestión del tiempo en una tendencia hacia una mayor productividad,
pruebe ClickUp gratis, gratuito/a
.
ClickUp no es sólo un lugar para realizar un seguimiento de su tiempo o marcar la prioridad de sus metas, es el hub de productividad definitivo. Gestiona tu trabajo, colabora con los miembros de tu equipo y adopta un enfoque más organizado del trabajo.