¿Le bombardean constantemente con notificaciones por correo electrónico? No importa si es de día, de noche, martes, sábado o domingo. Recibe docenas, si no cientos, de mensajes y siente cómo aumenta su nivel de estrés con cada nueva incorporación a su bandeja de entrada.
Cierra los ojos y espera que algunos desaparezcan por arte de magia. Pero eso no ocurre: siguen ahí. Y, como el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación más utilizadas en todo el mundo, una bandeja de entrada llena parece ser un mal necesario.
Aunque no puedes dejar de recibir correos electrónicos, puedes asegurarte de que no te abrumen ni te frustren aplicando un enfoque inteligente: el método Bandeja de entrada cero.
En este artículo, te presentaremos esta ingeniosa estrategia de gestión del correo electrónico, hablaremos de sus ventajas y te daremos consejos sobre cómo aplicarla para mantener una o varias bandejas de entrada despejadas 📨
¿Qué es el método de productividad Bandeja de entrada cero?
Bandeja de entrada cero es un método de gestión del correo electrónico estrategia de gestión del correo electrónico que pasa por mantener la bandeja de entrada vacía o casi vacía. 📥
Esto no significa que debas eliminar todos los correos electrónicos. La meta final de Bandeja de entrada cero es mejorar tus hábitos de gestión del correo electrónico y optimizar tus flujos de trabajo para evitar que acabes con una bandeja de entrada de correo electrónico desbordada.
El enfoque se basa en la premisa de que un espacio despejado mejora la concentración, la productividad y la organización. Te ayuda a priorizar y a reducir los tiempos de respuesta sin estresarte por el número de correos electrónicos que llegan a tu bandeja de entrada.
Ventajas del método Bandeja de entrada cero
Mantener la bandeja de entrada del correo electrónico lo más vacía posible puede ser un reto, pero muchos estarán de acuerdo en que merece la pena. Echa un vistazo a los beneficios potenciales del concepto Bandeja de entrada cero:
- Mejora de la productividad: Una bandeja de entrada ordenada le permite identificar los correos electrónicos esenciales y urgentes y minimizar las distracciones
- Reducción de los niveles de estrés: Una bandeja de entrada repleta de correos electrónicos puede desencadenar estrés y ansiedad. Bandeja de entrada cero te ayuda a mantener el estrés a raya manteniendo tu bandeja de entrada limpia y ordenada
- **Mejor gestióngestión del tiempo -nunca te costará encontrar un correo electrónico concreto.
Digamos que trabajas en el equipo de ventas . Puede crear rótulos de correo electrónico como Prospectos, Ofertas, Seguimientos, Contratos, Promociones o Internas. De ese modo, categorizarás tu trabajo, reducirás el desorden digital y te asegurarás una navegación fluida por la gestión del correo electrónico. ⛵
También puedes optar por otros métodos de rótulo. Por ejemplo, puedes clasificar tus correos electrónicos en función de los nombres de los clientes, los meses del año o cualquier otro criterio que se adapte a tu flujo de trabajo.
3. Asigne tiempo para revisar sus correos electrónicos a diario
¿Eres un revisor obsesivo del correo electrónico? No eres el único: muchas personas actualizan constantemente su bandeja de entrada para ver si han recibido un nuevo correo electrónico. Aunque es una táctica excelente para ver los correos electrónicos en cuanto llegan a la bandeja de entrada, es perjudicial para la concentración. Frecuente cambio de contexto reduce la productividad y aumenta el estrés.
Una forma eficaz de combatirlo es reservar franjas horarias específicas para revisar el correo electrónico, que se convertiría en una tarea más de tu agenda lista de tareas pendientes . Dependiendo del tráfico de correo electrónico que recibas, del rol que desempeñes en tu trabajo y de tu estilo de trabajo, asigna varios huecos a lo largo del día para revisar tus correos electrónicos y priorizar y gestionar lo que sea urgente e importante. Es una buena estrategia para garantizar interrupciones mínimas en tu flujo de trabajo. ✅
4. Utiliza la regla de los tres minutos
Si has recibido un correo electrónico y puedes responder inmediatamente en tres minutos o menos, ¡hazlo! Así eliminarás de tu lista tareas más sencillas pero importantes y evitarás que se acumulen los correos electrónicos.
Esto no significa que debas ignorar todos los correos electrónicos que requieran más de tres minutos de tu tiempo. En esos casos, determina su urgencia para determinar los pasos a seguir. Es posible que tengas que atenderlo de inmediato. O puede que quieras dejarlo para más tarde o dejar que tu compañero de trabajo se ocupe de él si la situación del equipo lo permite.
5. Delegar si es posible
Si estás trabajando en equipo puedes organizar tu correo electrónico con la función ayuda de la delegación . Por ejemplo, si no eres el destinatario principal de un correo electrónico, probablemente puedas ignorarlo. Por supuesto, compruébalo con los miembros de tu equipo para asegurarte de que el correo electrónico no se pierde.
La mayoría de los equipos tienen acuerdos sobre cómo delegar. Si el tuyo no lo tiene, establecer unas normas básicas sobre la gestión del correo electrónico puede ser una buena idea, ya que beneficiaría a todos.
Otra consideración es determinar si eres la persona más adecuada para gestionar un correo electrónico. Pongamos por caso atención al cliente como ejemplo. Muchas empresas dividen su servicio de atención al cliente en equipos: uno se ocupa de los problemas básicos y las preguntas más frecuentes, mientras que el otro se ocupa de los problemas más complejos o los clientes VIP.
Si tu equipo se encarga de lo básico y recibes un correo electrónico que está fuera de tu alcance, lo delegarás en un compañero que pueda atenderlo fácilmente.
6. Utiliza filtros
Algunas plataformas de correo electrónico como Gmail te permiten utilizar filtros para "automatizar" la gestión del correo electrónico y clasificar sin esfuerzo los mensajes no leídos.
Digamos que recibes boletines semanales de una plataforma de gestión de proyectos . Quieres leerlos en algún momento, pero no quieres que saturen tu bandeja de entrada ahora. Puedes ajustar filtros para ordenar todos los boletines futuros.
Así es como se ve en Gmail:
- Abre el boletín que has recibido en tu bandeja de entrada
- Pulsa los tres puntos sobre el asunto del correo electrónico
- Seleccione Filtrar mensajes como éstos
- Rellene los campos obligatorios para proporcionar más información sobre los correos electrónicos que desea filtrar automáticamente
- Personalice lo que ocurre cuando un correo electrónico cumple los criterios descritos en el paso anterior. Por ejemplo, puede archivar el correo electrónico, marcarlo como leído o importante, reenviarlo o aplicarle un rótulo 🏷️
Volvamos al ejemplo del boletín. Si has creado un rótulo Boletín, puedes utilizar filtros para asegurarte de que todos los boletines que recibas se categoricen al instante para facilitar la navegación y la organización. De este modo, Gmail se hace cargo de parte de tu trabajo y te ayuda a ordenar tu bandeja de entrada.
7. Utiliza la regla _tocarlo una vez
La regla touch-it-once puede poner en marcha tus esfuerzos de Bandeja de entrada cero. El principio es sencillo: si abres un correo electrónico, debes actuar en consecuencia. Puedes eliminarlo, delegarlo, archivarlo o responderlo, pero tienes que hacer algo.
Este planteamiento puede mejorar tu eficacia y es especialmente beneficioso para los procrastinadores. Evita posponer el trabajo y la acumulación de tareas.
Vale la pena anotar que aplicar esta regla no siempre es la mejor decisión. Puede que no funcione con los correos electrónicos que requieren más atención y tardan algún tiempo en atenderse. Además, como la regla destaca la eficacia y la rapidez, a algunas personas puede resultarles estresante.
8. Crear plantillas
Tendrás problemas para mantener ligera tu bandeja de entrada si diariamente recibes cientos de correos electrónicos que no puedes dejar para más tarde o delegar. En ese caso, te vendrán bien las plantillas.
Las plantillas son estructuras con secciones prefabricadas para diversos fines, incluida la gestión del correo electrónico. Además de ahorrarte tiempo, las plantillas minimizan el riesgo de cometer errores 😊
Digamos que trabajas en equipo de ventas y gestionas las consultas de la gente. Podrías responder manualmente a cada uno de los correos electrónicos que recibes, pero eso es una enorme pérdida de tiempo. En lugar de eso, puedes crear una plantilla de oferta o propuesta y simplemente copiarla y pegarla en cada consulta (con algunas modificaciones).
9. Aproveche la opción Archivar
Tienes un montón de correos electrónicos que ya no son relevantes y no requieren ninguna acción por tu parte. Pero no estás 100% seguro de que no necesitarás volver a ellos en algún momento. Puede mantener estos correos electrónicos en su bandeja de entrada, pero si se acumulan podrían perturbar su concentración.
Una buena alternativa es utilizar la opción Archivar de Gmail. Una vez que archivas un correo electrónico, se elimina de tu bandeja de entrada pero permanece guardado en tu cuenta, para que puedas volver a él si es necesario.
Archivar un correo electrónico es rápido y sencillo. Todo lo que tienes que hacer es abrir un correo electrónico y pulsar el icono de archivo que aparece sobre la línea de asunto, ¡y estarás un paso más cerca de tener la bandeja de entrada vacía!
Si quieres acceder a tus correos electrónicos archivados, pulsa Todos los correos en el menú de la parte izquierda de la pantalla y encuentra el correo electrónico concreto que buscas. También puedes utilizar la búsqueda avanzada y personalizar los criterios para capturar el correo electrónico más rápidamente.
10. Utiliza una plataforma de productividad
Muchas plataformas de productividad ofrecen fantásticas opciones de gestión del correo electrónico que pueden ayudarte a dejar en el pasado las bandejas de entrada desbordadas. Una de estas plataformas es ClickUp -un todo en uno herramienta de productividad con funciones que pueden revolucionar su forma de gestionar el correo electrónico y aumentar su eficacia. Veamos cómo ClickUp puede agilizar tu trabajo y ayudarte a tener una bandeja de entrada vacía. 👇
ClickUp Gestión de proyectos de correo electrónico
ClickUp ofrece un conjunto completo de funciones dedicadas a hacer que gestión del correo electrónico lo más fácil posible-el ClickUp Gestión de proyectos por correo electrónico ¡suite!
Envíe y reciba correos electrónicos en ClickUp, cree tareas a partir de correos electrónicos, configure automatizaciones, adjunte correos electrónicos a cualquier tarea, etc
Le encantará especialmente ClickApp Correo electrónico -le permite enviar y recibir correos electrónicos directamente desde una tarea de ClickUp. Se acabaron los saltos entre apps y plataformas para gestionar tus correos electrónicos: puedes hacerlo todo dentro de la plataforma, ahorrar toneladas de tiempo y decir adiós al cambio de contexto. La plataforma nativa se integra con Gmail , Outlook, IMAP y Microsoft 365, para que puedas enlazar sin problemas tu cuenta de correo electrónico con ClickUp y empezar a trabajar de inmediato. 😎
ClickUp tiende un puente entre el correo electrónico y la gestión de tareas . Te permite enlazar correos electrónicos a elementos de trabajo relacionados. Por ejemplo, si está intercambiando correos electrónicos con un cliente, puede adjuntarlos a las tareas existentes asociadas a ese cliente. También puedes notificar a tu equipo un correo electrónico concreto o incluso asignarles la tarea resultante para facilitar la delegación y el seguimiento. De este modo, todos colaboran para conseguir la Bandeja de entrada cero.
Conecte su correo electrónico a ClickUp para ordenar fácilmente los mensajes en una Lista de tareas y asignar mensajes a los miembros de su equipo
Otra opción valiosa en el repositorio de ClickUp es Automatizaciones de ClickUp . Utilícelas para agilizar la gestión del correo electrónico -crear elementos de acción basado en correos electrónicos de clientes y establecer desencadenantes para enviar correos electrónicos automáticamente. Esto le ahorrará tiempo y mantendrá su bandeja de entrada despejada
ClickUp AI
Utilice ClickUp AI para escribir más rápido y perfeccionar sus textos, respuestas de correo electrónico y mucho más
ClickUp cuenta con una función única Asistente de escritura basado en IA que puede asumir muchos roles para aumentar tu productividad y eficacia. Además de ayudarte a aportar ideas, resumir, dar formato y editar contenidos, ClickUp AI es un valioso aliado para agilizar la gestión del correo electrónico.
Utilícelo para redactar correos electrónicos en un abrir y cerrar de ojos: sólo tiene que proporcionar los temas de conversación y algunos otros detalles, y ClickUp AI personalizará el correo electrónico perfecto con el tono y la estructura que se ajusten a su intención y a su(s) destinatario(s).
Apreciará la opción de seleccionar el contenido de un correo electrónico y generar elementos de acción basados en él. De este modo, podrá ocuparse de sus responsabilidades con mayor rapidez y, al mismo tiempo, despejar su Bandeja de entrada.
ClickUp Extensión de Chrome
ClickUp funciona en teléfonos móviles y dispositivos Windows, Mac y Linux. También tiene su propia Extensión para Chrome que puede ayudarte a mantener tu bandeja de entrada de correo electrónico bien organizada.
A continuación te explicamos cómo utilizar la extensión de Chrome ClickUp para conseguir Bandeja de entrada cero:
- Instala la extensión y conecta tu entorno de trabajo a ella
- Ve a Gmail, abre cualquier correo electrónico y comprueba si ves el icono de ClickUp en su interior para verificar si la conexión (a internet) se ha realizado correctamente
- Abre un correo electrónico que quieras añadir a ClickUp y pulsa el icono de ClickUp. Elija si desea añadir el correo electrónico a una tarea existente (Agregar a tarea) o crear una nueva (Nueva tarea)
- Elija un destino (compruebe que ha seleccionado el entorno de trabajo y la lista correctos)
- Añadir un título de tarea, descripción y personas asignadas, ajustar una fecha límite y crear la tarea
- Repita el proceso para otros correos electrónicos de su bandeja de entrada
Consejo extra: Cree una lista de tareas de correo electrónico en ClickUp para mantener todos sus correos electrónicos centralizados de modo que su comunicación sea fácil de gestionar y priorizar.
Plantillas de ClickUp
Cree plantillas en ClickUp para una automatización eficaz del correo electrónico que reduzca las tareas manuales y ahorre tiempo
ClickUp le permite a usted y a su equipo personalizar plantillas de correo electrónico en un abrir y cerrar de ojos para estandarizar la comunicación ahorrar tiempo y minimizar el riesgo de errores.
A continuación se explica cómo crear un plantilla de correo electrónico en ClickUp :
- Active la función ClickApp Correo electrónico y conecte su cuenta de correo electrónico a ClickUp (si aún no lo ha hecho)
- Abrir una tarea en ClickUp
- Haga clic en el Box Nuevo Comentario (en la parte inferior derecha de la pantalla)
- Pulse el icono Enviar correo electrónico
- Seleccione el icono Plantillas de correo electrónico (la varita mágica)
- Seleccione Añadir plantilla de correo electrónico
- Introduzca el nombre de la plantilla y el contenido deseado
- Elija las personas que pueden utilizar la plantilla y haga clic en Crear
¡Si desea utilizar la plantilla, simplemente haga clic en el icono Plantillas de correo electrónico, seleccione la plantilla deseada, añada el destinatario y envíe su correo electrónico directamente desde ClickUp!
La creación de estas plantillas puede requerir algo de tiempo, pero a la larga merece la pena: usted y su equipo podrán trabajar más rápido gestionar el correo electrónico a la velocidad del rayo y aumentar la satisfacción del cliente. 🤩
ClickUp: Tu atajo a Bandeja de entrada cero
Conseguir la Bandeja de entrada cero requiere tiempo, organización y esfuerzo, pero puede hacer maravillas en cuanto a concentración, productividad y colaboración. Si desea acelerar el proceso y hacerlo lo más eficiente posible, utilice ClickUp sus opciones de gestión del correo electrónico te ayudan a despejar tu bandeja de entrada y a estar al día de tus tareas con el mínimo riesgo de cometer errores. 📨 Regístrate en ClickUp y reinvente sus flujos de trabajo para aumentar la productividad