La comunicación es clave para establecer una relación de negocios con una empresa nuevo cliente o trabajar con un cliente que vuelve. Una buena comunicación sienta las bases de proyectos y servicios eficaces, así como de un sano intercambio que lleva a la empresa a nuevas cotas.
Pero comunicar bien es más fácil de decir que de terminar, sobre todo si usted y el cliente no tienen el mismo estilo o proceso de comunicación. 👀
Un cliente pide que se reconfigure un servicio pero no dice qué quiere que se cambie. Tal vez no responden a las solicitudes de retroalimentación en absoluto. Tal vez ofrezcan peticiones vagas sin aclarar sus expectativas.
Por suerte, hay formas sencillas de mejorar la comunicación con los clientes. 🙌
En esta guía, te explicaremos por qué es importante tener una buena estrategia de comunicación con el cliente y compartiremos buenas prácticas para tus procesos. Además, repasaremos un caso práctico que demuestra cómo estas técnicas hacen que tu empresa sea más eficaz.
¿Qué es la comunicación con el cliente?
La comunicación con el cliente es toda interacción entre una empresa y un cliente. Abarca la comunicación verbal y escrita, desde correos electrónicos hasta llamadas telefónicas.
Elaboración de informes, facturas y contratos legales son algunos ejemplos de comunicación crítica con el cliente. Pero los intercambios interpersonales, como las comidas de negocios y las reuniones trimestrales, también son ejemplos clave. La comunicación con el cliente empieza en el momento en que nos acercamos a un cliente potencial.
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Una buena comunicación con el cliente depende de unas excelentes habilidades interpersonales, capacidad de organización, autoconocimiento y adaptabilidad. Estas habilidades son esenciales para potenciar las buenas relaciones y sortear las situaciones complicadas a medida que surgen. ✨
¿Por qué es importante la comunicación eficaz con el cliente en las relaciones de empresa?
Como profesional de cara al cliente, es esencial comunicarse bien. Tanto si trabajas en ventas y te encargas de cerrar el trato como si eres un gestor de cuentas que atiende a un cliente respetado, saber cómo comunicarte puede marcar o romper tus metas. 🏆
He aquí algunas razones por las que la comunicación con el cliente es tan importante:
- Limita los malentendidos: Reduce el riesgo de una mala comunicación con el cliente y la confusión que puede descarrilar un proyecto
- Fomenta la confianza: La comunicación eficaz crea compenetración y asegura al cliente que usted vela por sus intereses
- Establece expectativas: Una de lasprincipales razones del fracaso de los proyectos es porque no hay expectativas claras. Una buena comunicación garantiza que todos conozcan la meta y lo que se necesita para alcanzarla
- Mantiene los proyectos en el buen camino: La desorganización y los obstáculos también desvían el calendario de un proyecto. Mantén a todo el mundo en la misma página con una buena comunicación, que también permita la adaptabilidad cuando surja algún imprevisto en los planes
- **Mejoraretención de clientes: Los clientes que se sienten escuchados suelen ser más felices. Comunicarse bien con los clientes les hace saber que usted escucha sus frustraciones, comprende sus metas y está aplicando procesos para hacerlas realidad
- Conduce a una mayor adaptabilidad: Al comunicarse mejor con los clientes, también se adapta a entornos cambiantes con mayor rapidez que la competencia. Los clientes le informan de las funciones que desean y le indican las áreas de mejora, para que usted no pierda tiempo y recursos en esfuerzos no deseados
9 sencillos consejos de comunicación con el cliente a tener en cuenta
Aquí compartimos algunas de las mejores formas de mejorar la comunicación con los clientes. Desde reuniones en persona hasta actualizaciones digitales periódicas, utilízalas para construir mejores relaciones con los clientes e impulsar tu empresa. 🎯
1. Refuerza el compromiso con el cliente con un plan de comunicación a medida
Con herramientas de comunicación con el cliente, hay menos posibilidades de errores de comunicación y una mejor alineación de principio a fin. Un cliente plan de comunicación le permite identificar a las partes interesadas clave decide qué comunicarás a cada uno de ellos y con qué frecuencia compartirás las actualizaciones con ellos.
Delegar roles personalizados a otros roles de administrador o clientes externos en ClickUp para mantener privado un trabajo específico
Comience por establecer su metas de comunicación e identificar a los clientes. A continuación, decide qué canales y métodos utilizarás: actualizaciones en redes sociales, mensajes de texto, llamadas telefónicas o reuniones en persona, en función de las preferencias del cliente.
Por último, supervisa tu plan de comunicación e introduzca los cambios necesarios. Escuche las opiniones de los clientes y modifíquelas si desean que las comunicaciones se realicen de otra manera.
Un buen software de comunicación con el cliente te permite segmentar a los distintos clientes en función de cómo prefieran recibir las actualizaciones y de la frecuencia con la que debas mantenerlos informados.
Utilice las numerosas herramientas de formato de ClickUp para organizar los objetivos de comunicación, las metas, los cronogramas y las partes interesadas
Con la Plantilla del plan de comunicación ClickUp , puede crear una jerarquía de partes interesadas e identificar cómo compartirá la información con prontitud. Construya la estrategia de comunicación de su proyecto con los clientes y determine los roles personalizados, el acceso y los permisos, y cualquier otra cosa que deba ser pública o privada.
2. Defina metas cuantificables que se ajusten a las necesidades de sus clientes y a los objetivos de su empresa
Las comunicaciones deben tener objetivos claros . Tanto si se trata de mantener informado al cliente sobre los cambios que se produzcan como de obtener información para desarrollar mejores productos, hay que establecer metas claras desde el principio. ✍️
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos y a sus clientes con cronogramas claros, metas cuantificables y un seguimiento automático del progreso
Utilice Metas de ClickUp para establecer objetivos medibles, realizar un seguimiento de los hitos y ceñirse a cronogramas claros. Cree Campos personalizados para las diferentes estrategias de comunicación con el cliente y asigne estados para el seguimiento del progreso de cada una de ellas.
Establezca prioridades para destacar las comunicaciones más urgentes y configure notificaciones para que nunca se pierda una actualización importante.
3. Comuníquese con frecuencia y transparencia para mantener a su cliente informado y comprometido
Una de las claves de la satisfacción del cliente es la transparencia y unas expectativas claras. Desde el inicio hasta el final del proyecto, sea sincero en cuestiones como precios y ofertas.
Esto le permite generar confianza y ajustar las expectativas del cliente desde el principio. Explique claramente sus flujos de trabajo y cómo sus productos o servicios servirán al cliente.
Responda a las preguntas de los clientes con claridad y sinceridad. No es el momento de hacer predicciones o promesas exageradas.
Utilice ClickUp Docs para mantener informados a clientes y miembros del equipo mediante notificaciones instantáneas
Utilice software de gestión de proyectos como ClickUp para comunicarse con los clientes y ponerles al día sobre el proceso.
Los comentarios y menciones de ClickUp envían notificaciones instantáneas cuando se comparten nuevos debates o cuando se etiquetan en una tarea.
4. Practique la escucha activa para guiar conversaciones significativas
Una de las mejores habilidades de comunicación es la escucha activa, es decir, no limitarse a escuchar lo que dice el cliente. En lugar de eso, presta atención al lenguaje corporal y a las señales sociales, y céntrate en la meta de encontrar soluciones y mejorar la relación con el cliente recorrido del cliente .
Eso significa escuchar la perspectiva del cliente y sintonizar con sus necesidades. Pendiente de ello, hay que hacer preguntas abiertas para que el cliente pueda dar todos los detalles posibles.
Concéntrese en llegar a la raíz del problema y en cómo se siente el cliente. Durante la conversación, mantente presente -apaga todas las posibles distracciones-, presta atención a las señales no verbales y repite lo que el cliente ha compartido para asegurarte de que entiendes lo que dice. 💡
5. Impartir formación al equipo para ofrecer una experiencia de cliente coherente
La comunicación con los clientes solo es eficaz si se practica en todos los ámbitos. Desde el desarrollo de software y el soporte al cliente hasta la gestión de cuentas, ponga en práctica una clara estrategias de comunicación en sus procedimientos de formación e incorporación. 🛠️
Imparta formación a todos los miembros del equipo y cree planes de comunicación claros para cada proveedor de servicios de su empresa. Asegúrate de comprobar los procesos y recaba la opinión de tus empleados y clientes para mejorar los procedimientos.
He aquí algunas ideas para la formación en comunicación con los clientes:
- Practique el rol: Pida a los miembros del equipo que se turnen en el papel del cliente y trabajen en una situación de la vida real. Trate problemas comunes, como clientes que hacen montones de preguntas o una situación en la que el cliente está disgustado con los resultados
- Utiliza el método LAST: Este acrónimo significa Escuchar, Reconocer, Resolver y Agradecer, un método que enseña a los empleados a seguir un proceso paso a paso cuando tratan con un cliente insatisfecho
- Crear programas de tutoría: Para los recién contratados, manejar una situación delicada puede ser intimidante. Empareje al empleado con un mentor o compañero que le ayude en el proceso
Construya árboles de decisión en las Pizarras ClickUp para guiar a los miembros del equipo a través de los pasos de la comunicación con el cliente
6. Gestionar las expectativas y crear conexiones para fomentar relaciones duraderas
En los negocios, tendemos a ser profesionales, pero puede que se pierda una mejor comunicación si no conecta emocionalmente con los clientes. En su lugar, utilice métodos de comunicación clave para conectar con sus clientes más profundamente.
Establece conexiones con tus clientes poniéndote en su lugar. Imagina lo que esperan de ti y ofrece resultados que satisfagan sus necesidades específicas. Entabla una buena relación con ellos y ten momentos alegres cuando sea oportuno. 🤝
Un componente clave de las conexiones emocionales es ser consciente de uno mismo y comprender tus reacciones. Si el cliente emite un comentario duro, ten en cuenta tu tono de voz y ajusta las expresiones faciales que puedan intensificar la conversación.
La inteligencia emocional también te ayuda a reaccionar ante un cliente descontento. Desarrolle habilidades de comunicación con el cliente que calmen las situaciones tensas y agilicen la comunicación gestión de clientes .
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7. Sea considerado con el tiempo del cliente siendo eficiente y receptivo
Todo es cuestión de tiempo cuando se trata de comunicarse con el cliente. Al principio, puede que los clientes quieran recibir actualizaciones frecuentes para asegurarse de que todo va según lo planeado. Otros clientes a largo plazo o profesionales muy ocupados pueden querer actualizaciones menos frecuentes.
Hable con el cliente para determinar la frecuencia con la que le gustaría comunicarse y decida cuáles son los mejores canales de comunicación. La comunicación verbal, como las llamadas telefónicas, puede resultar más intrusiva para algunos clientes que las comunicaciones automatizadas por correo electrónico. 📧
Ajuste tareas periódicas para las comunicaciones con los clientes para mantener su alcance organizado y eficiente
Otra forma práctica de agilizar las comunicaciones con los clientes es utilizar Tareas de ClickUp . Ajuste tareas periódicas para que le avisen cuando llegue el momento de enviar comunicaciones a los clientes
ClickUp también permite desencadenar notificaciones una vez completada una tarea. De este modo, un cliente recibirá un correo electrónico cuando se alcance un hito importante.
8. Recopilar y organizar los datos de los clientes en un CRM
La comunicación con los clientes suele fallar porque la información de contacto no está actualizada o almacenada en un lugar fácil. Optimice sus flujos de trabajo utilizando hojas de cálculo en ClickUp para almacenar toda la información de contacto importante de cada cliente.
Añada una hoja de cálculo con la información de su cliente a cualquier documento de ClickUp mediante la vista Tabla para no perderse ni un detalle
Asegúrese de incluir números de teléfono, direcciones de correo electrónico y el método de contacto preferido del cliente. Comparte la hoja con los nuevos empleados y guárdala en los espacios de tu proyecto para que los miembros del equipo que la necesiten puedan acceder a ella.
9. Automatiza los elementos de acción para hacer un seguimiento de los comentarios y las solicitudes de los clientes
No basta con sentar las bases de una comunicación eficaz con el cliente. También es necesario crear un proceso para los siguientes pasos a seguir con el fin de poner en práctica los comentarios recibidos.
Planifica el futuro creando automáticamente tareas para hacer un seguimiento de las opiniones de los clientes y aplicar nuevas soluciones.
Mejore las prácticas de comunicación con los clientes y los flujos de trabajo de su equipo con las automatizaciones de ClickUp
Puede que no haya un camino claro, por eso es importante contar con procesos de intercambio de ideas. Mapas mentales de ClickUp ayuda a los empleados a organizar sus ideas y desarrollar soluciones para los problemas de los clientes.
Utilice los Mapas mentales para realizar lluvias de ideas y crear flujos de trabajo basados en sus ideas. Asigna automáticamente tareas a los miembros del equipo pertinentes y asegúrate de incluir un paso para poner al día al cliente. 👨🏽💻
Un ejemplo útil de comunicación con el cliente para mejorar tus procesos
Estas técnicas parecen fáciles, pero ¿cómo funcionan cuando se ponen en práctica?
He aquí un ejemplo de comunicación con el cliente que muestra estos elementos en acción. Veremos cómo la agencia de marketing Empresa V4 utilizado herramientas de gestión de clientes en ClickUp para mejorar sus relaciones con los clientes. 🌱
El problema
V4 es una empresa de marketing que trabaja con clientes para ayudarles a vender productos online. Con más de 5.000 clientes en 200 oficinas, la comunicación es fundamental para el intento correcto.
Sin embargo, las comunicaciones empezaron a fallar a medida que aumentaba el éxito de su empresa con clientes como Spotify y XP Inc.
Cree automatizaciones personalizadas basadas en desencadenantes y condiciones de su elección en ClickUp
El problema no era sólo que las comunicaciones se perdían. La empresa también tenía que enviar la misma información repetidamente, lo que suponía una pérdida de tiempo y recursos en trabajo ajetreado.
Las soluciones
Fue entonces cuando el equipo de V4 recurrió a ClickUp. Aprovecharon Automatizaciones de ClickUp para agilizar la correspondencia con los clientes y reducir la carga de trabajo desencadenando actualizaciones semanales para diferentes clientes en función del estado del proyecto.
También decidieron compartir (diagramas de) Gantt vía WhatsApp semanalmente para que el equipo del cliente pudiera ver si algún entregables y hacer un seguimiento de los progresos. Esto se tradujo en una mejor experiencia para el cliente y una mayor rendición de cuentas por adelantado.
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Transforme sus tareas más importantes en hitos para crear un gráfico de Gantt que muestre el progreso de sus proyectos
A V4 también le gustó poder conceder acceso a planes de proyecto podían decidir lo que los clientes podían ver y en lo que podían colaborar, haciendo que la supervisión fuera más sencilla transparente para su clientela.
V4 también utilizó Plantillas de ClickUp para racionalizar las comunicaciones y hacerlas más eficientes. V4 utilizó matrices de comunicación para identificar a las principales partes interesadas. De ese modo, podían priorizar a quién actualizar y con qué frecuencia.
También utilizaron plantillas de planes de comunicación para hacer un seguimiento de docenas de comunicaciones con clientes. Así era más fácil ver qué clientes necesitaban actualizaciones más frecuentes y se aseguraban de no perderse nunca una comunicación crítica.💡
Comunicación eficaz con los clientes con ClickUp
La comunicación con el cliente es clave para el intento correcto, tanto si se trata de dar malas noticias como de compartir actualizaciones interesantes sobre un proyecto. Con estas buenas prácticas, puede agilizar los flujos de trabajo y ayudar a sus empleados a comunicarse con eficacia. Inscríbase hoy mismo en ClickUp y empieza a construir mejores relaciones con tus clientes. Empieza por crear un plan de comunicación con metas claras y luego decide cómo quieres mantener actualizado a cada cliente. 🤩
Utiliza plantillas para redactar actualizaciones recurrentes y configura automatizaciones para que tu flujo de trabajo sea más fluido. Ajusta tareas para poner al día a los clientes sobre las últimas novedades y añade campos personalizados para que vean la información que necesitan.
Con ClickUp, las comunicaciones con los clientes son más fáciles y eficaces que nunca.