Todos y cada uno de los proyectos tienen partes interesadas: personas que tienen un interés o influencia en el trabajo. Saber a quién afecta un proyecto es clave para conseguir su aceptación y apoyo para el éxito del proyecto. Una forma en que los gestores de proyectos pueden llevar a cabo este paso fundamental de la gestión es mediante el análisis de las partes interesadas.
Este análisis, que forma parte de un plan más amplio de implicación de las partes interesadas, permite saber quiénes son esas personas. También muestra cómo les afecta el proyecto y qué papel desempeñan para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
En este artículo, le mostraremos qué es el análisis de las partes interesadas y por qué es importante. También aprenderás a realizar un análisis de las partes interesadas y encontrarás un ejemplo real que te servirá de referencia para crear el tuyo propio. 🛠️
¿Qué es el análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas es el proceso de identificar a las personas afectadas por un proyecto y sus necesidades. Este análisis incluye pasos para organizar y priorizar los distintos tipos de grupos de interesados.
El proceso se centra en agrupar interesados en el proyecto en función de su grado de participación, interés e influencia. También se hace hincapié en cómo comunicarse con cada uno de los distintos tipos de partes interesadas.
El objetivo del análisis de las partes interesadas es identificar a los grupos internos y externos que pueden influir en las iniciativas del proyecto en términos de poder o interés. Es el primer paso para gestión de las partes interesadas y un componente crítico a la hora de conseguir apoyo para un proyecto. ✨
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¿Por qué es importante el análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas es vital para garantizar el éxito del proyecto. Proporciona una alineación temprana, le ayuda a evitar posibles obstáculos y crea una hoja de ruta de comunicación para alcanzar sus objetivos. He aquí un vistazo más de cerca a lo que hace que el análisis de las partes interesadas sea tan importante. 👀
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Crea un propósito y una estrategia claros
Las primeras fases de un proyecto suelen ser caóticas. Llevar a cabo un análisis de las partes interesadas proporciona un objetivo claro y establece una estrategia para conseguir la participación de las personas clave desde el principio. De este modo, las reuniones iniciales son más fáciles de organizar y más eficaces.
Además, seguimiento de proyectos es fluido desde que se tiene una visión clara.
Todas las partes interesadas sabrán lo que se espera de ellas y cómo se beneficiarán del proyecto objetivos del proyecto . También tendrá una hoja de ruta del proceso para guiarle por el camino cuando tenga que proporcionar actualizaciones a diferentes grupos de posibles interesados.
Le ayuda a ganarse el apoyo
Cuando se está planificando un proyecto, es fundamental saber a quién afectará el trabajo y obtener apoyo en las primeras fases. El análisis de las partes interesadas le permite saber quién le echará una mano y quién necesitará un empujoncito para apoyar su visión y sus objetivos.
Al trabajar con personas que influyen en tu proyecto, puedes aprovechar sus conocimientos y experiencia para crear resultados. Estas personas constituyen una forma de apoyo para respaldar el proyecto e influir en otras partes interesadas.
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Evita conflictos
No hay nada peor que empezar un proyecto a las pocas semanas y descubrir que una parte interesada clave no apoya su enfoque y quiere asignar recursos a otro lugar. Si identificas a las partes interesadas internas y externas desde el principio, evitarás estos contratiempos.
Un buen análisis de las partes interesadas le permitirá detectar posibles detractores y sus preocupaciones. A continuación, es hora de formular un plan que aborde sus objeciones y demuestre cómo les beneficia el proyecto. Si aun así deciden no embarcarse, no habrás hecho perder el tiempo al equipo del proyecto y podrás buscar un nuevo enfoque.
¿Cómo hacer un análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas tiene un aspecto muy diferente según el sector en el que trabajes o el tipo de proyecto. En general, los pasos básicos siguen siendo los mismos, aunque el proceso global varíe. A continuación te mostramos cómo la mayoría de las organizaciones llevan a cabo un análisis de las partes interesadas. ✍️
1. Identificar a las partes interesadas
El primer paso consiste en identificar a las partes interesadas que tienen un interés financiero o emocional en el proyecto. Conviene hacer una lista lo más exhaustiva posible. Siempre puedes reducirla más adelante si es necesario, pero no te conviene dejar fuera a ningún actor importante.
Para identificar a las partes interesadas, empieza por sesión de lluvia de ideas con los miembros del equipo. Quiere exponer rápidamente los alcance del proyecto y trabajar juntos para identificar a las principales partes interesadas.
Entre ellas pueden figurar partes interesadas en el proyecto como:
- Ejecutivos
- Equipos de desarrollo
- Consultores
- Equipos financieros
- Empleados de marketing
- Reguladores
- Patrocinadores de proyectos
Sea minucioso en la identificación de las partes interesadas y asegúrese de documentar el proceso de gestión del proyecto con software de gestión de proyectos . Utilice herramientas de análisis de las partes interesadas como software de mapas mentales para agilizar el proceso de lluvia de ideas y hacer un seguimiento del debate en equipo.
Identifique las principales partes interesadas de su proyecto en ClickUp
Asegúrese de tener en cuenta los distintos tipos de partes interesadas, incluidas las internas y las externas. A continuación se ofrece un desglose rápido de los tres tipos principales de partes interesadas:
- Partícipes clave : Personas que tienen un impacto directo en su proyecto
- Partes interesadas primarias: Personas a las que afecta el proyecto de algún modo, positivo o negativo
- Partícipes secundarios : Personas a las que el proyecto afecta indirectamente
2. Categorice a las partes interesadas
Una vez determinados los actores clave y elaborada la lista de interesados, es hora de clasificarlos. El objetivo es dividir a las partes interesadas en grupos basados en intereses o incentivos comunes.
Hay varias metodologías para hacerlo, pero nos centraremos en las dos más comunes: la cuadrícula de poder/intereses y el modelo de relevancia. También puedes utilizar herramientas como plantillas de mapeo de las partes interesadas para facilitar el proceso. 🙌
Red de energía/interés
Esta metodología, también conocida como matriz de intereses, desglosa a las partes interesadas en función de su nivel de interés y poder. El análisis los divide en cuatro cuadrantes y proporciona un enfoque visual claro del nivel de influencia y el grado de implicación de cada persona.
A medida que vayas desgranando la lista de partes interesadas identificadas, divídelas en las cuatro categorías siguientes:
- Alto poder , Alto interés : Estas son las partes interesadas más poderosas y, por tanto, las más importantes. Deberá dedicar gran parte de su tiempo a asegurarse de que están satisfechos con el progreso del proyecto
- Poder alto, interés bajo: Estas personas tienen gran influencia en la empresa, pero es posible que no quieran participar en la comunicación diaria del proyecto
- Poder bajo , Interés alto : Estas personas no tienen mucha autoridad, pero están implicadas en tu proyecto. Esfuérzate por mantener informadas a las partes interesadas de alto interés para asegurarte de que no tengan problemas en el camino
- Poco poder, poco interés: Estos son los miembros del equipo que no tienen un alto nivel de interés o poder sobre tu trabajo. Debes mantenerlos informados, pero serán tu prioridad más baja
Clasifique la importancia de las partes interesadas externas e internas en una pizarra de ClickUp
El modelo de relevancia
La segunda metodología se denomina Modelo de Saliencia que utiliza tres parámetros y ocho clasificaciones de las partes interesadas. Es ideal si tu empresa es más grande o trabajas con grupos de partes interesadas más complejos.
El Modelo de Saliencia desglosa las partes interesadas utilizando tres atributos:
- Poder: Personas con autoridad e influencia en el propio proyecto y en la empresa en general
- Legitimidad: Personas que deben formar parte del proyecto (por ejemplo, personas con obligaciones morales o legales)
- Urgencia: Miembros del equipo cuyas funciones implican sensibilidad al tiempo
Estos tres atributos crean la base de un diagrama de Venn con tres grandes círculos. A continuación, hay ocho áreas en las que se clasifica a las partes interesadas en función de sus atributos.
3. Priorizar a las partes interesadas
El último paso en el proceso de análisis de las partes interesadas es la priorización. Ya sabes a quién afecta el proyecto, los has dividido en categorías y ahora es el momento de asignar mayor prioridad a los que tienen más influencia e interés. ✅
Esta priorización puede cambiar a lo largo del proyecto. Al principio, puede que tengas que satisfacer primero las necesidades de las partes interesadas en las finanzas.
Más adelante, puede que tenga que dar prioridad a las partes interesadas del sector del desarrollo. Saber quiénes son las partes interesadas y qué necesitan será la base del proceso de priorización.
Una vez que haya establecido las prioridades, trabaje con otros miembros del equipo para crear estrategias de comunicación para las distintas partes interesadas. Algunos necesitarán actualizaciones periódicas de alto nivel, mientras que otros sólo necesitarán breves sesiones informativas para ponerse al día.
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Ejemplo de análisis de las partes interesadas
¿Busca un ejemplo de análisis de las partes interesadas que le sirva de referencia para elaborar el suyo propio? No se preocupe. A continuación, le guiaremos a través del proceso de creación de un análisis de las partes interesadas utilizando la herramienta Plantilla de matriz de análisis de las partes interesadas de ClickUp .
Supongamos que trabajas en una empresa de marketing y estás realizando un análisis de las partes interesadas para un próximo proyecto de publicación de anuncios en una importante plataforma. Se trata de un proyecto totalmente nuevo. Para garantizar el éxito del proyecto, necesitas el apoyo de los ejecutivos de la empresa y de otros miembros del equipo del departamento de marketing.
Empezarás por averiguar quiénes son las partes interesadas. Reúna a su equipo para hacer una lluvia de ideas y destaque a todos los que puedan tener interés o influencia en su proyecto. Utiliza mapas mentales para documentar el proceso, o simplemente anota nombres y funciones en una lista.
Algunas de las partes interesadas que puedes tener en cuenta son
- El director financiero o controlador
- El director de marketing
- Los responsables de marketing de su equipo que redactarán y publicarán los anuncios
- Los jefes de proyecto que supervisarán el trabajo diario
Una vez que tenga la lista, regístrela toda en un lugar fácil. Utilice la matriz para añadir información sobre cada persona. La plantilla presenta una colorida cuadrícula en la que se destacan los distintos intereses y niveles de poder. A la derecha, rellena la lista de partes interesadas y colócalas directamente en la cuadrícula plantilla de matriz .
La Matriz de Análisis de las Partes Interesadas de ClickUp facilita la identificación de las personas implicadas en función de su nivel de poder e interés
Sitúe a las distintas partes interesadas en el gráfico en función de su nivel de interés y poder. Cada cuadro de la cuadrícula está codificado por colores para ver fácilmente qué miembros del equipo a los que hay que dar prioridad y cuáles deben ser supervisados o informados a lo largo del proceso.
Para este ejemplo de empresa de marketing, situaría al director de marketing y al controlador en niveles de poder elevados. Sin embargo, el nivel de interés del controlador sería inferior al del director de marketing.
Lo mismo ocurre con el resto de actores de la lista. Los jefes de proyecto tendrían probablemente un alto interés, pero menos poder. Los redactores que crean tus anuncios siguen siendo partes interesadas, aunque tendrán tanto menos poder como menos interés.
También puede utilizar Plantilla de análisis de las partes interesadas de ClickUp para hacer una lista de las partes interesadas. Para empezar, descarga la plantilla y haz clic en "Añadir tarea" Rellene el nombre, la función, el correo electrónico, el nivel de apoyo, la influencia y la acción de la parte interesada.
La plantilla de análisis de las partes interesadas de ClickUp le permite crear una lista codificada por colores de todas las personas implicadas en un proyecto
Acceda a la vista Interesados por acción para ver qué personas contribuyen a cada aspecto del proyecto. Utilice los filtros para ver sólo las personas que afectan a las acciones financieras, como el controlador, o las que desempeñan un papel en la gestión de los proyectos controles del proyecto y planificación, como los gestores de proyectos.
La vista Interesados por apoyo le permite ver quién respalda su proyecto y quién tiene una opinión negativa del trabajo. Utilizando esta información, prioriza la comunicación con las personas que necesitan más orientación. Asegúrate de abordar las preocupaciones para que apoyen el proyecto.
La vista de grupos de interés por acción facilita ver qué grupos de interés desempeñan un papel en términos de acción, inversión y apalancamiento
Además, aproveche el apoyo de las principales partes interesadas para proporcionar respaldo y ayudar a que otras personas se suban al carro. Estos individuos tienen más influencia sobre sus colegas, proporcionando un valioso apoyo cuando más lo necesita.
Por ejemplo, supongamos que el director de marketing cree que el proyecto publicitario es una forma estupenda de aumentar los ingresos y consolidar la marca. Sin embargo, el controlador piensa que estás tirando el dinero al viento. Conseguir que el director de marketing ayude a explicar las implicaciones financieras del proyecto al controlador puede ayudar a generar apoyo.
Utilice la vista Interesados por influencia para ver quién tiene más poder sobre el éxito de su proyecto
La vista Interesados por influencia te permite ver quiénes son los interesados más poderosos. De este modo, puedes centrar tus esfuerzos de comunicación en estas personas. Esto incluye tanto las primeras fases del proyecto como las actualizaciones periódicas a lo largo del mismo.
Utilice la vista de grupos de interés por apoyo para conocer a sus principales partidarios e identificar a los detractores que debe ganarse
Ahora que sabe a qué atenerse, es el momento de elaborar un plan de comunicación para cada uno de ellos. Añada tareas en ClickUp para el seguimiento y las comunicaciones periódicas, especialmente para los grupos de interés más importantes.
Querrá dedicar tiempo a asegurarse de que su controlador está al día, sobre todo porque son escépticos respecto al proyecto. Para las personas con menor interés, puedes planificar actualizaciones menos frecuentes. Las personas con gran interés y poder deben ser actualizadas con mayor frecuencia.
Automatiza las reuniones y los informes de progreso para estar al tanto del éxito del proyecto y de los resultados. Puedes planificar reuniones semanales o bimensuales para mantener informadas a las partes interesadas. Ten en cuenta que los distintos grupos de interesados necesitarán una cadencia diferente a la hora de informar.
Realizar un análisis eficaz de las partes interesadas
Para ser un gestor de proyectos eficaz, debe saber cómo afectan sus proyectos a las personas de su equipo y de la empresa. Con un análisis eficaz de las partes interesadas, podrá crear una estrategia clara, evitar conflictos y obtener el apoyo de los actores clave de su organización. Pruebe ClickUp hoy mismo y empiece a elaborar análisis informativos de las partes interesadas para todos sus proyectos clave. Con las herramientas de ClickUp ahorrar tiempo elaborar listas de partes interesadas y desarrollar los mejores enfoques para cada una de ellas