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Todos y cada uno de los proyectos tienen partes interesadas, es decir, personas que tienen interés o influencia en el trabajo. Saber quiénes se ven afectados por un proyecto es clave para conseguir la aceptación y el apoyo necesarios para que el proyecto tenga éxito. Una forma en que los gestores de proyectos pueden llevar a cabo este paso crítico de la gestión de proyectos es realizando un análisis de las partes interesadas.
Como parte de un plan más amplio de participación de las partes interesadas, este análisis le permite saber quiénes son estas personas. También le muestra cómo les afecta el proyecto y qué rol desempeñan para garantizar que se cumplan las metas.
En este artículo, le mostraremos qué es el análisis de las partes interesadas y por qué es importante. También aprenderá a realizar un análisis de las partes interesadas y encontrará un ejemplo real al que recurrir como referencia a la hora de crear el suyo propio. 🛠️
¿Qué es el análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas es el proceso de identificar a las personas que se ven afectadas por un proyecto y sus necesidades. Este análisis incluye pasos para organizar y priorizar los diferentes tipos de grupos de partes interesadas.
El proceso se centra en agrupar a las partes interesadas similares en función de su grado de participación, su nivel de interés y su nivel de influencia. También se presta especial atención a cómo comunicarse con cada uno de los diferentes tipos de partes interesadas.
La meta del análisis de las partes interesadas es identificar los grupos internos y externos que pueden tener un impacto en las iniciativas del proyecto en términos de poder o interés. Es el primer paso en la gestión de las partes interesadas y un componente crítico a la hora de obtener apoyo para un proyecto. ✨
¿Por qué es importante el análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas es fundamental para garantizar el éxito de los resultados del proyecto. Proporciona una alineación temprana, le ayuda a evitar posibles obstáculos y crea una hoja de ruta de comunicación para alcanzar sus metas. A continuación, analizamos más detenidamente por qué es tan importante el análisis de las partes interesadas. 👀
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Crea un propósito y una estrategia claros.
Las primeras fases de los proyectos suelen ser caóticas. Realizar un análisis de las partes interesadas proporciona un objetivo claro y establece una estrategia para involucrar a las personas clave desde el principio. Esto hace que las reuniones iniciales y de las primeras fases sean más fáciles de organizar y más eficaces.
Además, la supervisión del proyecto es fluida, ya que tiene una visión clara.
Todas las partes interesadas sabrán qué se espera de ellas y cómo se beneficiarán de los objetivos del proyecto. También dispondrá de una hoja de ruta del proceso que le guiará cuando necesite proporcionar información actualizada a los diferentes grupos de posibles partes interesadas.
Le ayudará a conseguir apoyo.
Cuando se encuentra en la fase de planificación de un proyecto, es fundamental saber a quién afectará su trabajo y obtener soporte durante las primeras etapas. El análisis de las partes interesadas le permite saber quién le ayudará y a quién puede que haya que animar para que respalde su visión y sus metas.
Al trabajar con personas que influyen en su proyecto, puede aprovechar sus conocimientos y experiencia para crear resultados. Estas personas le proporcionan un respaldo para respaldar su proyecto e influir en otras partes interesadas para que se sumen a él.
Evita conflictos.
No hay nada peor que llevar varias semanas trabajando en un proyecto y descubrir que una parte interesada clave no apoya su enfoque y quiere asignar los recursos a otra cosa. Identificar a las partes interesadas internas y externas desde el principio le permitirá evitar estos contratiempos.
Con un análisis exitoso de las partes interesadas, podrá identificar a los posibles detractores y sus preocupaciones. A continuación, es el momento de formular un plan que aborde sus objeciones y muestre cómo este proyecto les beneficia. Si aún así deciden no participar, no habrá malgastado el tiempo del equipo del proyecto y podrá buscar un nuevo enfoque.
¿Cómo realizar un análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas varía mucho en función del sector en el que se trabaje o del tipo de proyecto en el que se esté trabajando. En general, los pasos básicos siguen siendo los mismos, aunque el proceso global varíe. A continuación, se muestra cómo la mayoría de las organizaciones llevan a cabo un análisis de las partes interesadas. ✍️
1. Identifique a las partes interesadas
El primer paso es identificar a las partes interesadas que tienen un interés financiero o emocional en el proyecto. Es recomendable que esta lista sea lo más completa posible. Siempre se puede reducir más adelante si es necesario, pero es importante no dejar fuera a ningún actor importante.
Para identificar a las partes interesadas, comience con una sesión de lluvia de ideas con los miembros del equipo. Es conveniente definir rápidamente el alcance del proyecto y trabajar juntos para identificar a las partes interesadas clave.
Entre ellos pueden figurar partes interesadas del proyecto como:
- Ejecutivos
- Equipos de desarrollo
- Consultores
- Equipos financieros
- Empleados de marketing
- Organismos reguladores
- Patrocinadores del proyecto
Sea minucioso en la identificación de las partes interesadas y asegúrese de documentar su proceso de gestión de proyectos con un software de gestión de proyectos. Utilice herramientas de análisis de las partes interesadas, como el software de mapas mentales, para agilizar su proceso de lluvia de ideas y realizar el seguimiento de los debates del equipo.
Asegúrese de tener en cuenta los diferentes tipos de partes interesadas, incluidas las internas y las externas. A continuación, se ofrece un breve resumen de los tres tipos principales de partes interesadas:
- Partes interesadas clave: personas que tienen un impacto directo en su proyecto.
- Partes interesadas principales: personas que se ven afectadas por el proyecto de alguna manera, ya sea positiva o negativamente.
- Partes interesadas secundarias: personas que se ven afectadas indirectamente por el proyecto.
2. Clasifique a las partes interesadas
Una vez que haya determinado quiénes son los actores clave y haya creado una lista de partes interesadas, es el momento de clasificarlas. La meta es dividir a las partes interesadas en grupos basados en intereses o incentivos comunes.
Existen varias metodologías para hacerlo, pero nos centraremos en las dos más comunes: la matriz de poder/interés y el modelo de relevancia. También puede utilizar herramientas como plantillas para correlacionar las partes interesadas para facilitar el proceso. 🙌
Cuadro de poder/interés
Esta metodología, también conocida como matriz de intereses, clasifica a las partes interesadas en función de su nivel de interés y poder. El análisis las divide en cuatro cuadrantes y ofrece una visión clara del nivel de influencia y participación de cada persona.
A medida que vaya trabajando en su lista de partes interesadas identificadas, divídalas en las cuatro categorías siguientes:
- Gran poder, gran interés: estas son las partes interesadas más poderosas y, por lo tanto, las más importantes. Debe dedicar gran parte de su tiempo a asegurarse de que estén satisfechas con el progreso del proyecto.
- Alto poder, bajo interés: estas personas tienen una gran influencia en la empresa, pero es posible que no quieran participar en la comunicación diaria de su proyecto.
- Poco poder, gran interés: estas personas no tienen mucha autoridad, pero están comprometidas con su proyecto. Esfuércese por mantener informadas a las partes interesadas con gran interés para asegurarse de que no tengan problemas durante el proceso.
- Poco poder, poco interés: son miembros del equipo que no tienen un gran interés ni poder sobre su trabajo. Es conveniente mantenerlos informados, pero serán su prioridad más baja.
El modelo de relevancia
La segunda metodología se denomina «modelo de relevancia» y utiliza tres parámetros y ocho clasificaciones de partes interesadas. Es ideal si su empresa es grande o si trabaja con grupos de partes interesadas más complejos.
El modelo Salience clasifica a las partes interesadas utilizando tres atributos:
- Poder: personas con autoridad e influencia en el proyecto en sí, así como en la empresa en general.
- Legitimidad: personas que deben formar parte del proyecto (por ejemplo, personas con obligaciones morales o legales).
- Urgencia: Miembros del equipo cuyos roles implican sensibilidad al tiempo.
Estos tres atributos crean la base de un diagrama de Venn con tres grandes círculos. A continuación, hay ocho áreas en las que se clasifican las partes interesadas en función de sus atributos.
3. Priorice a las partes interesadas
El último paso del proceso de análisis de las partes interesadas es la priorización. Ya sabe quiénes se ven afectados por el proyecto, los ha clasificado en categorías y ahora es el momento de asignar una mayor prioridad a aquellos que tienen más influencia e interés. ✅
Esta priorización puede cambiar a lo largo del proyecto. Al principio, es posible que tenga que satisfacer primero las necesidades de las partes interesadas del ámbito financiero.
Más adelante, es posible que tenga que priorizar a las partes interesadas en el sector del desarrollo. Saber quiénes son sus partes interesadas y qué necesitan constituirá la base de su proceso de priorización.
Una vez que haya priorizado a sus partes interesadas, trabaje con otros miembros del equipo para crear estrategias de comunicación para las diferentes partes interesadas. Algunas requerirán actualizaciones periódicas de alto nivel, mientras que otras solo necesitarán breves resúmenes para ponerse al día.
Ejemplo de análisis de las partes interesadas
¿Busca un ejemplo de análisis de partes interesadas que le sirva de referencia para elaborar el suyo propio? Nosotros se lo proporcionamos. A continuación, le guiaremos a través del proceso de creación de un análisis de partes interesadas utilizando la plantilla de matriz de análisis de partes interesadas de ClickUp.
Supongamos que trabaja en una empresa de marketing y está realizando un análisis de las partes interesadas para un próximo proyecto de publicidad en una plataforma importante. Se trata de un proyecto totalmente nuevo. Para garantizar el éxito del proyecto, necesita el apoyo de los ejecutivos de la empresa, así como de otros miembros del equipo del departamento de marketing.
Empezará por averiguar quiénes son sus partes interesadas. Reúna a su equipo para hacer una lluvia de ideas y destacar a cualquier persona que pueda tener interés o influencia en su proyecto declarado. Utilice mapas mentales para documentar el proceso, o simplemente anote los nombres y roles en una lista.
Algunas de las partes interesadas que puede considerar son:
- El director financiero o el controlador
- El director de marketing
- Los especialistas en marketing de su equipo que redactarán y publicarán los anuncios.
- Los gestores de la gestión de proyectos que supervisarán el trabajo diario.
Una vez que tenga una lista, guárdela en un lugar fácil de encontrar. Utilice la matriz para añadir información sobre cada persona. La plantilla presenta una cuadrícula colorida que destaca los distintos intereses y niveles de poder. A la derecha, rellene la lista de partes interesadas y colóquelas directamente en la plantilla de la matriz.
Traza los diferentes grupos de interés en el gráfico en función de su nivel de interés y poder. Cada casilla de la cuadrícula está codificada por colores para ver fácilmente qué miembros del equipo deben tener prioridad y cuáles deben ser supervisados o informados a lo largo del proceso.
En el ejemplo de esta empresa de marketing, el director de marketing y el controlador ocuparían los niveles más altos de poder. Sin embargo, el nivel de interés del controlador sería inferior al del director de marketing.
Lo mismo ocurre con todos los demás actores de su lista. Es probable que los gestores de proyectos tengan un gran interés, pero menos poder. Los redactores que crean sus anuncios siguen siendo partes interesadas, aunque tendrán menos poder y menos interés.
También puede utilizar la plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp para hacer una lista de sus partes interesadas. Para empezar, descargue la plantilla y haga clic en «Añadir tarea». Rellene el nombre, el rol, el correo electrónico, el nivel de apoyo, la influencia y la acción de la parte interesada.
Acceda a la vista «Partes interesadas por acción» para ver qué personas contribuyen a qué aspecto del proyecto. Utilice los filtros para ver solo aquellas personas que influyen en las acciones financieras, como el controlador, o aquellas que desempeñan un rol en la gestión de los controles y la planificación del proyecto, como los gestores de proyectos.
La vista «Partes interesadas por apoyo» le permite ver quién respalda su proyecto y quién tiene una opinión negativa del trabajo. Utilice esta información para dar prioridad a la comunicación con las personas que necesitan más orientación. Asegúrese de abordar sus inquietudes para que apoyen el proyecto.
Además, aproveche el apoyo de las partes interesadas clave para obtener una copia de seguridad y ayudar a que otras personas se sumen al proyecto. Estas personas tienen más influencia sobre sus colegas, lo que les permite brindar un apoyo valioso cuando más lo necesita.
Por ejemplo, supongamos que su director de marketing cree que el proyecto publicitario es una forma estupenda de impulsar los ingresos y consolidar su marca. Sin embargo, el controlador cree que está tirando el dinero. Conseguir que el director de marketing ayude a explicar las implicaciones financieras del proyecto al controlador puede ayudar a generar apoyo.
La vista «Partes interesadas por influencia» le permite ver quiénes son las partes interesadas más poderosas. De esta manera, puede centrar sus esfuerzos de comunicación en estas personas. Esto incluye las reuniones iniciales en las primeras fases, así como las actualizaciones periódicas a lo largo del proyecto.
Ahora que ya sabe cuál es la postura de cada uno, es el momento de elaborar un plan de comunicación para cada uno de ellos. Añada tareas en ClickUp para realizar un seguimiento y comunicarse de forma regular, especialmente con las partes interesadas más importantes.
Es importante que se tome el tiempo necesario para asegurarse de que su controlador esté actualizado, sobre todo porque se muestran escépticos con respecto al proyecto. Para las personas con menor interés, puede planear actualizaciones menos frecuentes. Aquellos con mayor interés y poder deben recibir actualizaciones con mayor frecuencia.
Automatice las reuniones y los informes de progreso para estar al tanto del éxito y los resultados del proyecto. Puede planificar con antelación reuniones semanales o bimensuales para mantener informadas a las partes interesadas. Tenga en cuenta que los diferentes grupos de partes interesadas necesitarán una cadencia diferente en lo que respecta a la elaboración de informes.
Realice un análisis eficaz de las partes interesadas
Para ser un gestor de proyectos eficaz, debe saber cómo afectan sus proyectos a las personas de su equipo y de la empresa. Con un análisis eficaz de las partes interesadas, podrá crear una estrategia clara, evitar conflictos y obtener el apoyo de los actores clave de su organización.
Pruebe ClickUp hoy mismo y comience a elaborar análisis informativos de las partes interesadas para todos sus proyectos clave. Con las herramientas de ClickUp, ahorrará tiempo al elaborar listas de partes interesadas y desarrollar los mejores enfoques para cada una de ellas.