La gestión de proyectos es mucho más que asignar y revisar tareas. Hay que equilibrar la carga de trabajo de los miembros del equipo, crear flujos de trabajo que anticipen y eviten los obstáculos y redactar POE para los procedimientos.
Con tantos elementos en movimiento, la supervisión y el control de los proyectos son componentes críticos del éxito de cualquier actividad empresarial.
Con un sistema eficaz y las herramientas adecuadas, el seguimiento de sus proyectos no tiene por qué ser una tarea pesada para su empresa o gestor de proyectos. ¿No sabe por dónde empezar?
Aquí profundizaremos en qué es realmente la supervisión de proyectos y por qué es importante para su equipo. Además, le daremos consejos sobre buenas prácticas y le mostraremos cómo crear un plan de seguimiento y control de proyectos en unos pocos pasos. ✨
¿Qué es el seguimiento y control de proyectos en la gestión de proyectos?
El seguimiento y control de proyectos consiste en hacer un seguimiento del progreso del proyecto. Es uno de los cinco pasos clave en la ciclo de vida del proyecto que tiene lugar paralelamente a la fase de ejecución.
He aquí un rápido desglose de las fases del ciclo de vida del proyecto:
- Inicio del proyecto: Definir el alcance del proyecto, los hitos del proyecto, las partes interesadas y los entregables
- Planificación del proyecto: Crear una hoja de ruta para alcanzar las metas del proyecto, que incluya la redacción de un plan de proyecto, la descripción del calendario del proyecto y la identificación de los riesgos del proyecto
- Ejecución del proyecto : Puesta en marcha del proyecto: incorporación de los miembros del equipo, asignación de tareas y gestión de la comunicación
- Seguimiento y control del proyecto: Recopilar datos del proyecto, analizar los resultados y actuar con rapidez para resolver cualquier problema
- Cierre del proyecto: Concluya el proyecto reuniéndose una última vez para revisar las métricas, lo que ha ido bien y lo que cambiaría en el futuro
El seguimiento del proyecto consiste en recopilar y evaluar los datos del proyecto de principio a fin. Esto incluye visualizar y evaluar el intento correcto de las tareas individuales del proyecto y los pasos que conforman el proyecto más amplio alcance del proyecto .
Utilice la vista Cronograma para mostrar la información más importante para usted y ver las tareas en orden cronológico o alfabético o por fecha límite o de inicio
El proceso de control consiste en tomar esa información y convertirla en
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y hacer cambios para garantizar que funcione sin problemas. En un mundo de ensueño, todos los proyectos saldrían según lo planeado. La realidad es que la mayoría de los proyectos tienen contratiempos:
- Un miembro del equipo puede tener una emergencia familiar que le aparte del trabajo
- Los costes pueden superar las expectativas por problemas en la cadena de suministro
- Desviación del alcance puede aumentar las entregas de su proyecto y ralentizar elcronograma del proyecto para sus gestores de proyectos
Combata el desvío del alcance desde el principio con Acuerdo de alcance del trabajo de ClickUp Sea cual sea el problema, el seguimiento de su proyecto le da tiempo para reaccionar ante cualquier riesgo potencial. Si las cosas se tuercen, los datos recopilados en esta fase son muy valiosos para racionalizar los esfuerzos futuros y mejorar los procesos. 💪
Importancia de la supervisión de proyectos para su equipo
La supervisión de proyectos es fundamental para el intento correcto de cualquier proyecto. Uno de los principales razones del fracaso de los proyectos es la falta de evaluación o supervisión.
Si no puede anticiparse a los posibles problemas o verlos cuando surgen, no podrá tomar medidas correctivas con la rapidez suficiente para mantener el proyecto en marcha. Los gestores de proyectos tienen que estar al tanto de todo o corremos el riesgo de que el proyecto fracase, se retrase o se exceda de su presupuesto.
Visualice cuánto trabajo se asigna a los colaboradores individuales, así como a cada uno de sus equipos con la vista Carga de trabajo en ClickUp
El seguimiento de su equipo le ayuda a mantenerse dentro del presupuesto, el calendario y el rumbo. También ofrece a los gestores de proyectos información sobre la carga de trabajo de los distintos miembros del equipo y puede contribuir al intento correcto de futuros proyectos y a la fase de planificación inicial.
Con un seguimiento eficaz, puede ver lo que funciona bien y lo que debe mejorarse. Así se tiene el control para hacer cambios y ajustes, de modo que el proyecto continúe lo mejor posible. 🛠️
Cómo crear un plan de seguimiento y control de proyectos
Desde la planificación fase del proyecto hasta la ejecución, es importante contar con un plan de seguimiento y control para mantener el rumbo. Si lo hace desde el principio, se ahorrará quebraderos de cabeza y tendrá más posibilidades de llevar a buen puerto el proyecto.
Una forma fácil de empezar es utilizar una plantilla como la siguiente Plan de seguimiento y control de proyectos de ClickUp . Cuenta con campos personalizados y enlaces rápidos a los elementos esenciales del proyecto, incluidas las estructuras de desglose del trabajo, el plan del proyecto y la información sobre el equipo.
El Plan de Control y Seguimiento de Proyectos de ClickUp facilita la creación de estructuras de desglose del trabajo, enlazadas al plan del proyecto, y el seguimiento de la colaboración en equipo
Tanto si decide utilizar una plantilla como si no, hay varios pasos que son clave para crear un plan de seguimiento y control correcto. Sigue leyendo para obtener una guía paso a paso para redactar tus propios planes en cuestión de minutos. 👀
1. Crear un plan
Para que el proceso de seguimiento de un proyecto tenga éxito, es necesario contar con una hoja de ruta o un plan sobre cómo alcanzar los objetivos fijados resultados del proyecto . El plan de gestión de proyectos debe incluir pasos para supervisar, evaluar y controlar el proyecto. Esto significa tener una visión global del proyecto, así como de las tareas individuales, y una forma de identificar posibles problemas.
Ajuste de tareas a repetir por tiempo o evento en ClickUp
Utilice control de proyectos para crear un plan específico para sus metas. En esta fase del proceso de seguimiento y control se deben tener en cuenta algunos aspectos.
Crear un marco para gestionar, organizar y supervisar todas las tareas relacionadas
Necesitas un hub en el que puedas hacer un seguimiento de todas las tareas individuales y los datos relacionados con el proyecto. Con herramientas de gestión de proyectos como ClickUp, puedes ver fácilmente quién está trabajando en qué, cuándo vencen las tareas y acceder a los POE, todo en un mismo lugar.
Durante esta fase, debe ocuparse de la gestión de recursos, el alcance del proyecto, los entregables y los costes del proyecto. Básicamente, debe planificar el proyecto de principio a fin, prestando especial atención a las áreas en las que puedan surgir problemas.
De ClickUp Plan del proyecto La plantilla le ayuda a empezar su próximo proyecto con buen pie
Utilice la plantilla ClickUp Ejemplo de plantilla de plan de proyecto para eliminar las conjeturas en la planificación de su proyecto con una plantilla fácil de usar que lo incluye todo. Gane confianza y asegúrese de que su proyecto se mantiene en el buen camino desde su inicio hasta su finalización.
Asignar responsabilidades para que todo el mundo las conozca
Tanto si gestionas un gran proyecto en varios departamentos como si trabajas con un equipo más pequeño, deberás asignar responsabilidades. Identifique quién está a cargo de qué y cómo se espera que informen sobre la elaboración de informes el estado del proyecto .
La asignación de proyectos puede ser un delicado equilibrio entre la notificación excesiva a los miembros del equipo y la falta de comunicación sobre sus responsabilidades. Los gestores de proyectos pueden aprovechar las funciones que les permiten asignar comentarios a las tareas para que los miembros del equipo sepan cuándo tienen algo pendiente.
Convierta comentarios en tareas de ClickUp o asígnelos al equipo para convertir instantáneamente sus pensamientos en elementos de acción
Cree criterios de evaluación para comprender el éxito de su equipo
Establezca un plan de evaluación para el proyecto. Este paso es fundamental para identificar los obstáculos y disponer de tiempo suficiente para realizar ajustes.
Responde a preguntas como
- ¿Con qué frecuencia evaluará? ¿Una vez a la semana o al mes?
- ¿Cómo se recopilará la información?
- ¿Cuál es el proceso para las solicitudes de cambio?
- ¿Qué tipo de (elaboración de) informes necesitará para evaluar el progreso del proyecto?
2. Reparte el trabajo
Una vez que tenga un plan para el proyecto, es hora de empezar a asignar tareas y subtareas a los miembros del equipo del proyecto. Deberás ajustar las fechas límite y las expectativas para cada paso del proyecto.
Organízate agrupando las tareas por fases o departamentos, en función de cómo estés ejecutando el proyecto. Aquí tienes cómo utilizan los equipos los paneles de ClickUp para organizarse y asignar las tareas del proyecto:
Siga y supervise las tareas, los recursos y el progreso del proyecto en la vista del panel de ClickUp Paneles de ClickUp ofrecen una forma sencilla de crear un centro de control con todas las tareas de su proyecto. Cree gráficos personalizados para obtener una visión general de las tareas semanales o de las distintas fases del proyecto.
La función de seguimiento del progreso identifica los cuellos de botella, y la vista Carga de trabajo permite el seguimiento de los empleados -incluyendo información sobre el ancho de banda de los empleados para que pueda evaluar y ajustar según sea necesario.
Dentro de los paneles de ClickUp, hay (diagramas de) Gantt para ver fácilmente el cronograma del proyecto, lo que va por buen camino y lo que se está quedando en el tintero. Utilízalos para controlar el tiempo que se tarda en completar las tareas y echar un vistazo rápido a las dependencias de las tareas.
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3. Seguimiento de los KPI y supervisión del rendimiento del proyecto
El seguimiento en tiempo real es clave para el intento correcto del proyecto. Utilice herramientas de (elaboración de) informes como los indicadores clave de rendimiento (KPI), los informes de estado y los informes de rendimiento para controlar el progreso del proyecto. Estos informes no sólo ponen de relieve los intentos correctos, sino que a menudo son el primer lugar en el que aparecen problemas en el trabajo del proyecto.
Al supervisar el proyecto, puede identificar variaciones y desviaciones de la línea de base y llevar a cabo un control de calidad. Si algo no cuadra, puede examinarlo más de cerca y elaborar una lista de elementos de acción para enderezar el rumbo.
Realice un seguimiento de las métricas de rendimiento con la plantilla de KPI de ClickUp, que destaca las metas que van por buen camino, las que están en riesgo y las que no alcanzan la meta Plantilla de KPI de ClickUp facilita la identificación y el seguimiento de las métricas clave de su proyecto. Con cuatro vistas diferentes, puede obtener una rápida panorámica del rendimiento o profundizar en los detalles de lo que funciona y lo que necesita más ajustes.
Utilice la vista Lista de resumen para agrupar las tareas por estados. Así sabrá lo que está fuera de curso, lo que corre peligro, lo que está completado y lo que está en curso. Cambie a la vista Departamental para desglosar las tareas por departamentos.
Acceda al Tablero de Progreso para obtener una vista general de los posibles problemas y tareas en riesgo. A partir de aquí, puedes hacer una lista de las cosas que hay que comprobar y hacer ajustes para que las cosas vuelvan a ir por buen camino.
Por último, la vista Cronograma muestra todas las tareas en un calendario en función de sus fechas de inicio y vencimiento, por lo que es una gran opción para el seguimiento del calendario del proyecto. 🗓️
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4. Mejorar los flujos de trabajo
Durante la fase de seguimiento, es probable que encuentres problemas. Así es la gestión de proyectos. En la fase de control es donde puede aprovechar la información obtenida de las evaluaciones y hacer cambios para que el resto del proyecto continúe sin problemas o los proyectos futuros tengan más éxito.
¿Se ha retrasado su proyecto? Utilice los datos analíticos recopilados para averiguar por qué. Quizá podría haber cargas de trabajo gestionadas mejor. Tal vez hubiera una forma mejor de resolver un problema de recursos en tareas repetitivas o que requieren mucho tiempo.
Utilice recetas de automatización prediseñadas en ClickUp o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
Por eso Automatizaciones ClickUp en su herramienta de gestión de proyectos es crucial para mejorar los flujos de trabajo: reduce el trabajo manual innecesario para dedicar tiempo a lo más importante. Los gestores de proyectos suelen hacer malabarismos con un montón de flujos de trabajo y automatizaciones que les permiten centrarse en el proceso de seguimiento y control para trabajar con éxito en cada fase del ciclo de vida del proyecto.
Sea cual sea el problema, dedique algún tiempo a averiguar qué salió mal, cómo se abordó y qué otras acciones podría haber implementado. Este proceso le convertirá en un mejor gestor de proyectos y le ayudará a tener más éxito crear mejores flujos de trabajo para el trabajo futuro. 🌻
Buenas prácticas en la supervisión de proyectos
Ahora que ya conoce los pasos para implementar planes de seguimiento y control de proyectos, es hora de centrarse en las buenas prácticas. A fin de cuentas, no es lo mismo hacer algo que hacerlo bien. 🤩
Aquí tienes algunas buenas prácticas de seguimiento de proyectos para que tú o tu gestor de proyectos las tengáis en cuenta:
- Establecer expectativas: Establecer metas y expectativas claras al principio facilita el seguimiento del progreso. Decida lo que espera de cada miembro del equipo, director de proyecto o departamento, y comuníquelo con claridad
- Haz los deberes: Investiga y reúnete con las partes interesadas y los miembros del equipo para conocer mejor el proyecto. A través de este proceso, usted debe aprender acerca de las limitaciones del proyecto, incluyendo presupuestos, cargas de trabajo y riesgos de recursos
- Sea claro y coherente en las comunicaciones: No hay nada más confuso que dar información contradictoria o instrucciones inoportunas. Establezca un calendario para proporcionar actualizaciones y comentarios sobre el proyecto. Diga a los miembros del equipo cómo planea informarse y con qué frecuencia. Después, tanto tú como tu gestor de proyectos tendréis que ateneros al calendario
- **Los grandes gestores de proyectos obtienen información de los miembros de su equipo. Al fin y al cabo, están sobre el terreno y pueden proporcionar la información más actualizada. Además, es probable que sean los primeros en detectar posibles problemas. Establezca un sistema para que los miembros del equipo puedan registrarse, dar su opinión y hacerle saber lo que está pasando
- Identifique un contacto principal: Si surgen problemas, los empleados deben saber a quién plantear el problema. Comience el proyecto asignando a una persona la responsabilidad del seguimiento, documentación y (elaboración de) informes de los problemas
- Determine la frecuencia de los informes: Establezca con qué frecuencia deben presentarse los informes de progreso. Dependiendo del proyecto, es posible que desee realizar comprobaciones semanales, mensuales o bimensuales. En algunas fases del proyecto, puede ser necesario un control diario. Determine el calendario y comuníquelo claramente a todos los miembros del equipo y a los gestores del proyecto
- Crea una página web de**marco del proceso de toma de decisiones: Desde el principio, establece un proceso sobre quién tomará las decisiones. Puedes ser tú u otro miembro del equipo, y puede haber más de un responsable para distintos aspectos del proyecto (por ejemplo, presupuesto, recursos, etc.)
Técnicas de seguimiento y control del proyecto
Además de las buenas prácticas para la fase de seguimiento y control, también existen algunas técnicas útiles que facilitan el seguimiento del proyecto. Se trata de métodos de probada eficacia que le ayudarán en su proceso de toma de decisiones a la hora de crear un plan de seguimiento. ✍️
He aquí un par de métodos de seguimiento y evaluación que puede tener en cuenta:
El método del camino crítico (CPM)
¡Vea su carga de trabajo según las tareas que quedan en su ruta crítica con un solo interruptor en ClickUp!
Este método consiste en dividir el proyecto en diferentes fases de progreso mediante gráficos. La ruta crítica es la secuencia más larga de tareas que deben completarse antes de que concluya el proyecto.
Básicamente, se trata de la hoja de ruta más larga para completar un proyecto y consiste en identificar las actividades, las dependencias de las tareas y la duración de éstas para, a continuación, introducirlas en un diagrama.
Gestión del valor ganado
Esta técnica de seguimiento compara el trabajo completado hasta la fecha y el coste con las previsiones de referencia. En la fase de plan, se asigna un valor en dólares, también denominado coste presupuestado del trabajo programado (BCWS).
Durante la ejecución, se comparan los costes reales con la cantidad de trabajo completada para controlar el progreso financiero y material.
Supervise y controle sus proyectos como un profesional
El seguimiento de la gestión de proyectos es complejo. Además de planificar, mitigar y gestionar, hay que supervisar y controlar los proyectos de principio a fin. No sólo eso, sino que el seguimiento de la gestión de proyectos requiere que tome decisiones informadas sobre la objetivos del proyecto al tiempo que mantiene a su equipo en la misma página (y al liderazgo en el rendimiento general del proyecto y los indicadores clave de rendimiento).
Con esta práctica guía, dominará la supervisión de proyectos en un abrir y cerrar de ojos. Desde la elaboración de un plan hasta el seguimiento del rendimiento y la introducción de cambios, podrá controlar el intento correcto de sus proyectos en unos pocos pasos. Pruebe ClickUp hoy mismo para empezar a optimizar su intento correcto de gestión de proyectos. Desde paneles fáciles de usar hasta vistas detalladas de gráficos, existe una herramienta que le ayudará a gestionar un proyecto de principio a fin. 🙌