¿Qué hace falta para completar un proyecto con éxito? ¿Personas, tiempo y dinero? Sí, pero hay más.
Para completar con éxito un proyecto hay que asignar los recursos óptimos a las tareas adecuadas, en el momento oportuno y en un orden lógico.
Así que no es de extrañar que las empresas pierdan millones de dólares en costes reales y de oportunidad por retrasos o sobrecostes presupuestarios.
Como gestor de proyectos, la programación eficaz de los recursos es clave para garantizar el intento correcto.
¿Qué es la programación de recursos?
La programación de recursos es una parte fundamental de la gestión de proyectos, en la que a los miembros del equipo disponibles se les asignan tareas específicas que deben completar en un tiempo predeterminado. Existen principalmente dos métodos de programación de recursos: Tiempo limitado o recursos limitados.
Programación de recursos con restricciones temporales
Si hay un plazo fijo para el proyecto, asignará recursos para completar el trabajo dentro de ese plazo. En este caso, el plazo es fijo, pero los recursos son flexibles. Las organizaciones de servicios profesionales o las agencias con recursos adicionales a la espera de proyectos suelen utilizar la programación de recursos con límite de tiempo.
También es aplicable a proyectos que tienen una fecha de lanzamiento fija. Por ejemplo, si se trata de un lanzamiento en Navidad, la fecha límite es el 25 de diciembre (o antes).
Programación con recursos limitados
Por otro lado, si dispone de un número limitado de recursos, planificará el proyecto en función de la disponibilidad y capacidad de los mismos.
Este método de gestión de recursos exige flexibilidad en los cronogramas. La programación con recursos limitados suele utilizarse en empresas de productos o equipos internos, donde se contratan miembros adicionales del equipo o contratistas. Por ejemplo, cuando ClickUp añade funciones de IA a nuestra plataforma, programamos el proyecto con nuestros limitaciones de recursos en mente.
En cualquier caso, una programación de recursos se rige fundamentalmente por los recursos y el tiempo. Tomemos el ejemplo de un equipo de producción de contenidos . Cuenta con analistas SEO, redactores, editores, diseñadores y editores. Aquí, cada persona realiza su tarea después de completar la anterior. Por lo tanto, es necesario programar los recursos de forma secuencial como un sprint quincenal.
- Investigación SEO y briefing del día 1-3
- Redacción del día 4 al 9
- Edición del día 10 al 12
- Diseño del día 13 al 15
Incluso este sencillo calendario de recursos presenta desafíos. Como puede verse en el gráfico anterior, un analista SEO o un editor necesitan tres días para completar su tarea, mientras que el redactor necesita seis para la suya.
Por lo tanto, si este equipo tuviera un recurso con cada habilidad, todos, excepto el redactor, estarían infrautilizados. Es precisamente este problema el que pretende resolver una programación eficaz de los recursos.
¿Por qué es importante la programación de recursos en la gestión de proyectos?
La mano de obra supone "el 70% de los gastos totales de funcionamiento de una organización" sugiere el Instituto de Gestión del Capital Humano (HCMI). Esto significa que, aunque los empleados son su mayor activo, también son su mayor gasto. Por tanto, debe utilizarlos de forma óptima y eficaz.
Optimizar los recursos
Comprenda de un vistazo quién de su equipo tiene menos o más trabajo del necesario para poder reasignar fácilmente sus recursos
Observará que no hemos dicho "maximizar los recursos humanos" porque la mejor utilización de las habilidades de una persona no tiene por qué equivaler siempre al 100% de su tiempo. De hecho, " Investigación de Gartner muestra que los equipos con menor utilización pueden reducir el tiempo que se tarda en aportar valor a la empresa en un 30% o más"
Programar los recursos permite a los gestores de proyectos utilizar eficazmente el tiempo de los miembros de su equipo. Les permite hacer el mejor uso de las personas y habilidades disponibles para maximizar los resultados.
Entregar a tiempo y dentro del presupuesto
Aproveche la programación de recursos para asegurarse de que completa el proyecto dentro del plazo y el presupuesto asignados.
Le permite visualizar el curso futuro del proyecto y tomar las decisiones necesarias planes de contingencia con suficiente antelación. Cuando se produzca un evento inesperado, ajústelo o pivote según sea necesario.
Prestar servicios de calidad
La programación de proyectos es algo más que un calendario de recursos . Es una visualización transparente de cómo sería la entrega del proyecto. Contiene tareas del proyecto, responsabilidades, dependencias, transferencias, colaboración, ciclos de retroalimentación, etc.
Con una vista tan completa, cada miembro del equipo comprende su rol en el ciclo de vida del proyecto. De este modo, colaborarán con sus compañeros de forma más eficaz, recibiendo transferencias holísticas y transmitiendo instrucciones claras. Juntos, prestarán servicios que cumplirán las normas previstas.
Ahorro de costes
Identificar las lagunas del plan es fácil cuando se programan los recursos con antelación. Esto da a los gestores de proyectos el tiempo y la oportunidad de contratar con antelación o reorganizar sus equipos para cubrir las carencias.
Sin un calendario de recursos, las lagunas aparecerán con frecuencia durante el proyecto, dejando a todo el mundo buscando soluciones y provocando gastos innecesarios. Las lagunas en el calendario de proyectos también causan problemas de gestión de recursos relacionados con el compromiso, el rendimiento y la retención de los empleados.
Revisiones y retrospectivas sólidas
Una buena revisión es aquella en la que se miden los resultados con respecto a un plan, y el calendario de recursos actúa como plan. Las revisiones ayudan a comprender si se han producido retrasos, superaciones del presupuesto, problemas de colaboración u otros problemas interpersonales. Estructure sus planes de mejora continua para futuros proyectos basándose en esto.
Ventajas de la programación de recursos
La meta de cualquier proyecto es generar o aumentar los ingresos. La programación de recursos le garantiza la obtención de los resultados deseados.
Para los miembros del equipo
Con un calendario de recursos claro, visible y transparente, cada miembro del equipo sabe exactamente lo que tiene que hacer, según qué normas y para cuándo. Por lo tanto, tienen:
- Claridad sobre su rol para hacer su mejor trabajo, asumiendo la responsabilidad de sus resultados
- Un camino hacia la finalización para planificar vacaciones, descansos, años sabáticos y otros grandes eventos de la vida
- Un sentido de propósito para conectar sus tareas con las metas de la empresa, fomentando la confirmación
- Compromiso en el lugar de trabajo para mejorar la colaboración
- Visibilidad del rendimiento para lograr sus objetivosmetas a lo largo del proyecto y comprender cómo se evaluará su intento correcto
Establezca metas cuantificables para tareas y proyectos con progresión automática para alcanzar objetivos de forma más eficaz con cronogramas definidos y objetivos cuantificables
Para gestores de proyectos
Los líderes gestionarán proyectos, tareas, equipos y resultados de forma eficaz con sólidos asignación de recursos para proporcionar lo siguiente.:
- Una visión clara de quién está haciendo qué, optimizando la utilización y el compromiso de los empleados
- Panorámica de las lagunas o sobrecargas para abordarlas y mantener el proyecto en marcha
- Capacidad de prever retrasos o excesos presupuestariospara evitar problemas y prepararse para los inevitables
- Adaptabilidad a los cambios a medida que evolucionan las demandas del mercado, las necesidades de los clientes o las estructuras organizativas
- Libertad para comunicar con precisión y regularidad el estado de los proyectos a la dirección
Para la organización
Una programación eficaz de los recursos ayuda a la organización a aprovechar el equipo de forma óptima.
- Contratar al personal adecuado en el momento adecuado
- Cobrar al cliente el precio adecuado basándose en una estimación casi exacta del esfuerzo y el tiempo
- Identificar las carencias en habilidades o capacidades para planificar la estrategia de aprendizaje y desarrollo
- Prever con precisión la demanda de recursos
- Evitar que se amplíe el alcance
¿Cómo crear un calendario de recursos?
1. Determinar el alcance del proyecto y los recursos necesarios
Antes de iniciar el proceso de programación de recursos, empiece por determinar el alcance del proyecto y qué recursos necesita para completarlo. Pendiente de ello, tenga en cuenta lo siguiente.
Tiempo del que dispone: Piense más allá del número de días laborables. Tenga en cuenta también si hay otros días libres en los que la gente pueda hacer club por un fin de semana largo o un gran evento interno en el que pueda participar su equipo.
Habilidades necesarias: Identifique todas las competencias que necesita para completar el proyecto, incluidas las técnicas, operativas y de gestión.
Recursos necesarios: Una persona puede tener más de una cualificación. Varias personas pueden tener la misma competencia. Crea la combinación óptima de miembros del equipo para constituir las habilidades que necesitas.
Estructura de desglose del trabajo (EDT): Desglose el proyecto en componentes pequeños, jerárquicos y manejables, es decir, tareas.
Dependencias: Describa el orden en que sus equipos deben completar las tareas y cómo una influye en las actividades anteriores o posteriores.
Restricciones: ¿Se trata de un plazo ajustado? calendario del proyecto ? ¿Hay menos personas de las que crees que necesitas? ¿El presupuesto es limitado? ¿Su equipo trabaja en distintas zonas horarias que no coinciden?
Identifique todos los obstáculos que pueda encontrar. Además, evalúe la demanda de recursos dentro de su organización para mejorar el uso compartido de competencias.
Resultados del proyecto y medidas del intento correcto: Anote lo que espera de cada miembro del equipo y cómo medirá su rendimiento. Así se asegurará de que todo el mundo está en la misma página y trabaja en equipo.
2. Elija una herramienta de gestión de recursos
Las organizaciones llevan mucho tiempo utilizando tablas y hojas de cálculo para programar los recursos. Funciona para tareas sencillas y secuenciales como la que se muestra más arriba. Sin embargo, cuando los equipos son más grandes, las tareas se hacen más complejas y aumentan las dependencias, se necesita un software de programación de recursos diseñado para satisfacer sus necesidades.
Todas las funciones que necesita para programar recursos forman parte de la app, aplicación de gestión de proyectos de ClickUp.
- Tareas del proyecto
- Los usuarios pueden asignar tareas específicas a
- Capacidad para ver las cargas de trabajo y adaptarlas a las necesidades actuales
- Dependencias entre tareas y proyectos
- Cronómetro y hojas de horas para una gestión más sencilla
- Lista, Kanban, Calendario yVistas del (diagrama de) Gantt* Paneles para revisar rápidamente el rendimiento
- Documentación, comentarios y pizarras para la colaboración
Transforme sus tareas más importantes en hitos para crear una representación visual del progreso de sus proyectos
ClickUp también cuenta con funciones de arrastrar y soltar, una interfaz fácil de usar, notificaciones y flujos de trabajo personalizables para que la programación de sus proyectos sea sencilla y eficaz.
3. Crear tareas
Gestione tareas y proyectos, y colabore eficazmente con su equipo utilizando ClickUp
Una vez que haya elegido su herramienta de gestión de recursos, ajuste el proyecto como una colección de subproyectos, tareas, subtareas y listas de control. Con ClickUp, dispondrá de total flexibilidad con su gestión de tareas .
Personalización: Cree la estructura requerida con Automatización sprints, puntos de sprint, datos de campos personalizados y mucho más.
Jerarquía: Crea subtareas anidadas y reorganízalas o edítalas en bloque fácilmente. Además, ajuste las dependencias mientras está en ello.
Agrupación: Ordene las tareas por categorías, cree estados personalizados, asigne prioridades y añada etiquetas. Enlaza tareas, documentos e integraciones para permitir el acceso al conocimiento a todos los miembros del equipo.
Tareas periódicas: Establezca reuniones semanales o recordatorios diarios como tareas periódicas para añadirlas a su lista automáticamente.
Plantillas: Utilice plantillas de tareas para crear un flujo de trabajo para tareas repetitivas. Por ejemplo, puede configurar una plantilla de relaciones con candidatos para reutilizarla cada vez que alguien plantee una nueva solicitud de contratación.
Hitos: Establece metas que signifiquen que se han completado fases esenciales de tu proyecto. Tómate tiempo también para celebrarlos.
4. Asigne recursos al proyecto
Asegúrese de que sus comentarios se ven asignando comentarios a los usuarios directamente en las tareas, y obtenga una vista rápida de los comentarios asignados en una lista de control
Asigne personas a cada tarea/subtarea. Con la herramienta de gestión de recursos de ClickUp, puede asignar varias personas a una tarea. También puede añadir observadores, que recibirán notificaciones cuando haya una actualización o un cambio de estado.
Utilice la vista Box de ClickUp para ver lo ocupados o disponibles que están los miembros de su equipo. Utilice la vista Carga de trabajo para saber si cada miembro del equipo está por encima o por debajo de su capacidad. Active el control de tiempo y las estimaciones para mantenerse al tanto del progreso.
5. Evaluar la viabilidad
Una vez configurado, es hora de comprobar y asegurarse de que todo está bien. Utiliza el 15+ vistas ClickUp ofrece hacerlo.
Vista de Calendario: Utilice la vista de Calendario (días, semanas o meses) para
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/60637/plantillas-de-gestion-del-tiempo/ gestión del tiempo /%href/
y ver si los hitos coinciden con los plazos del proyecto.
Vista Gantt: Utilice la vista Gantt para asegurarse de que las tareas que se ejecutan en paralelo no dependen unas de otras. Muévalas para garantizar un traspaso fluido de tareas de una fase a otra, reforzando la gestión de recursos. En ClickUp, también puede identificar la ruta crítica y el margen de demora para reprogramar parte del trabajo sin afectar a plazos mayores.
Organice proyectos, planifique cronogramas y visualice el trabajo de su equipo en un calendario flexible que mantiene a todos en la misma página
Vista Cronograma: Visualice la hoja de ruta, las tareas completadas y los eventos futuros en una vista lineal cronograma del proyecto para buscar anomalías.
6. Ajuste su equipo para el intento correcto
Utilice ClickUp's Docs para crear y conectar documentos, wikis y mucho más para la ejecución de ideas con su equipo
Reúna todos los recursos necesarios del proyecto en un solo lugar. Puede utilizar Documentos de ClickUp para documentar proyectos. Si dispones de recursos en otras herramientas como Figma o Google Hojas de cálculo de Google, incrústalos también en tu entorno de trabajo de ClickUp. Utiliza Pizarra de ClickUp para una lluvia de ideas. Habilite los comentarios para que el equipo hable entre sí o convierta rápidamente los comentarios en tareas
7. Supervisar y mejorar
Seguimiento y monitorización de tareas, recursos y progreso del proyecto en la vista del panel de ClickUp
La programación de recursos no termina cuando comienza el proyecto. A medida que los equipos completan sus tareas cada día, los gestores de proyectos deben supervisar el progreso y realizar los ajustes necesarios. Utilice Paneles de ClickUp para esto.
Construya su panel personalizado con indicadores de proyecto vitales para usted. Añade widgets para los miembros del equipo, rutas críticas, sprints, estados y otros aspectos en un solo lugar.
Si buscas un entorno de trabajo en blanco, utiliza la herramienta de ClickUp Plantilla de planificación de recursos . Personalícela a sus necesidades sin esfuerzo. Aquí tiene más plantillas de planificación de recursos en Excel y Hojas de cálculo de Google para ayudarle a tomar su decisión.
6 Estrategias para una programación eficaz de los recursos
Después de ver los detalles necesarios para la programación eficaz de los recursos, he aquí algunas estrategias eficaces para la gestión de proyectos.
Definir claramente las normas
Se considera que un proyecto está completado cuando se llevan a cabo todas las tareas y se cumplen todas las especificaciones del cliente. Por lo tanto, utilice su sistema de programación de recursos para:
- Definir los requisitos, las expectativas, las medidas del intento correcto y las normas de calidad
- Reúna a todo el equipo del proyecto y discuta las normas con ellos
- Publicarlas en un lenguaje sencillo y ponerlas a disposición de todos para su uso posterior
Planifica tiempo y recursos adicionales
Visualice las tareas y los recursos en un solo lugar utilizando Plantilla de planificación de recursos ClickUp Planifique sus recursos con cierto margen para cambios o desarrollos repentinos. No utilice sus recursos humanos al 100%. una utilización del 75-80% da un respiro a todos.
El tiempo extra preserva la energía cognitiva, especialmente en trabajos creativos como la escritura, el diseño y el desarrollo de software, lo que conduce a mejores resultados en general.
Además, no programe hasta el último minuto. Deje 1-2 días al final para cubrir cualquier retraso inesperado. Si el sitio web que acabas de crear se bloquea o tu anuncio tiene una errata, este tiempo extra te salvará el día.
Planifica las dependencias
Todos los proyectos, por sencillos que parezcan, tienen dependencias inherentes. Planifícalas para no sobrecargar a nadie. Asegúrese de no sobrecargar a los miembros del equipo con retrasos hacia el final del flujo de trabajo.
Por ejemplo, si su pequeño equipo de DevOps tiene que pasar cientos de funciones a producción el último día, es probable que se enfrente a colapsos técnicos y emocionales. En lugar de eso, escalona estas actividades con cuidado.
Supervisar en todo momento
Vigile de cerca el progreso, capacidad del equipo, y utilización cada semana, si no diariamente. Evite sobrecargar o infrautilizar sus recursos. Reasigne recursos a tareas críticas u obstáculos inesperados, como emergencias personales o enfermedad.
Comuníquese de forma proactiva
Mantenga abiertos los canales de comunicación para fomentar la colaboración entre equipos. Mantenga a todas las partes interesadas informadas de los progresos en función de sus necesidades. Por ejemplo, el Director de Tecnología (CTO) necesitará actualizaciones semanales sobre el progreso de todo el proyecto a alto nivel.
Los miembros del equipo por debajo del directivo de nivel C necesitan actualizaciones de nivel micro sobre sus tareas ascendentes. Pendiente de hacerlo manualmente o automatizando informes a intervalos regulares.
Llevar un proyecto a buen puerto
- Compruebe con el cliente si está satisfecho con todos los aspectos del proyecto
- Busque opiniones sobre lo que ha terminado bien y lo que necesita mejorar
- Celebra la victoria con el equipo
- Lleve a cabo retrospectivas o revisiones del rendimiento para debatir el intento correcto de la tarea o el proyecto en equipo
- Cerrada todas las tareas del proyectoherramienta de gestión de proyectos y archivar según proceda
Maximice el potencial de su equipo con una programación eficaz de los recursos
Para completar con éxito un proyecto, todos los miembros del equipo deben conocer sus responsabilidades y cubrirse mutuamente cuando sea necesario. Es fundamental señalar las dependencias y la necesidad de completar una tarea en un momento determinado. La programación eficaz de los recursos desempeña un rol fundamental para conseguirlo.
Aproveche las funciones de programación de recursos de ClickUp para dotar a cada gestor de proyectos de las herramientas necesarias para dirigir al equipo en la dirección correcta desde el principio hasta el final. Ya sea asignando la persona adecuada a la tarea correcta o seleccionando una tarea para impulsarla, ClickUp le permite hacerlo todo. Descubra cómo maximizar el potencial de su equipo mediante registrarse gratis, gratuito/a hoy.