La gestión de proyectos no es para los débiles de corazón. Como PM, estás a cargo de la gestión de todo: personas, recursos, cronogramas y (por supuesto) presupuestos. La gestión de costes de proyectos es una habilidad imprescindible para gestionar tanto los costes directos como los indirectos de los nuevos proyectos. Al fin y al cabo, la rentabilidad mantiene las puertas abiertas.
Sin embargo, el control de costes no está exento de dificultades. Una gestión de costes eficaz requiere nivelación de recursos y no salirse del ámbito del proyecto, y generar presupuestos precisos desde el principio.
Si le asusta la idea de sobreestimar o subestimar el coste de un proyecto, nosotros le ayudaremos. En esta guía, desglosaremos los entresijos de la gestión de proyectos, compartiremos metodologías de control de costes y le mostraremos cómo controlar los presupuestos de los proyectos.
¿Qué es la gestión de costes de proyectos?
La gestión de proyectos es el proceso de planificar, estimar, presupuestar y controlar los costes. La meta de la gestión de costes es sencilla: terminar un proyecto dentro de su presupuesto aprobado. Para ello hay que mantener los gastos bajos y lograr un equilibrio entre alcance, tiempo y coste . 💰
Sin embargo, ajustarse al presupuesto es más fácil de decir que de terminar. La gestión de proyectos exige seguir meticulosos procesos de estimación de costes para predecir con exactitud el coste total del proyecto. No solo eso, sino que hay que calcular los costes directos, como la mano de obra y los materiales, y los costes indirectos más complicados, como los gastos generales, para hacer una previsión lo más precisa posible.
Afortunadamente, una gestión eficaz de los costes conlleva una serie de ventajas para su empresa, entre las que se incluyen:
- Cumplimiento del presupuesto: Uno de los mayores retos de la gestión de proyectos es mantener los costes bajo control. La gestión de proyectos le ayuda a evitar sobrecostes que, de otro modo, pondrían en peligro su rentabilidad
- *Mejor asignación de recursos* : ¿Necesita ayuda para asignar recursos? La gestión de costes de proyectos garantiza que cada dólar gastado contribuya al intento correcto del proyecto. Deje de pagar por suscripciones no utilizadas o hardware ineficiente con un plan de proyecto adecuado
- Toma de decisiones más inteligente: Una estimación precisa de los costes en la gestión de proyectos y un seguimiento periódico le ayudarán a tomar decisiones con conocimiento de causa. Preveariesgos financieros con datos históricos y tome medidas proactivas para evitar los quebraderos de cabeza que supone pasarse del presupuesto
- Proyectos de éxito: Los altos cargos de tu empresa probablemente se darán cuenta si la mayoría de tus proyectos se salen del presupuesto. La rentabilidad es el signo del éxito de un proyecto (al menos para un director financiero), y la clave está en una correcta gestión de los costes del proyecto. Costes y estimaciones precisos de los proyectos y una cuidadosa gestión de los costes son la clavepresupuesto del proyecto le convertirán en un PM de más éxito y le harán famoso como líder consciente de los costes que obtiene resultados
Comprender el proceso de gestión de proyectos
El seguimiento de los gastos es importante, pero la gestión de proyectos es mucho más que contar dólares. Piense en ello como un enfoque estratégico que tiene en cuenta todos los costes potenciales para garantizar el intento correcto de un proyecto financiero. 📈
Cada responsable lleva a cabo la gestión de costes de una forma un poco diferente, pero las funciones principales de la gestión de costes de proyectos suelen incluir:
- Estimación de costes: Con la estimación, se predicen los costes del proyecto asociados a tareas individuales, personal y otros recursos. Es habitual que los gestores de proyectos utilicen técnicas como la estimación análoga, la estimación paramétrica y la estimación ascendente para llegar a estos números
- Presupuestación de costes: Con la presupuestación, se asignan dólares a las distintas actividades del proyecto, lo que se traduce enestimaciones de costes en un presupuesto de proyecto viable
- Control de costes : Los presupuestos están muy bien, pero no significan nada si no se tienen en cuenta. Con el control de costes, los gastos reales se ajustan a los presupuestados. Requiere un seguimiento de los gastos, la gestión de las desviaciones de costes y la adopción de medidas correctoras para mantener el rumbo, pero es posible
- Elaboración de informes: El gestor de proyectos presenta informes financieros a las distintas partes interesadas, incluidos el equipo del proyecto y la alta dirección. Estos informes son imprescindibles para tomar decisiones informadas sobre el proyecto actual y detectar oportunidades para ser más eficientes en el futuro
La presupuestación es sin duda la parte más importante de la gestión de proyectos. Influye enormemente en la viabilidad de un proyecto y en el rendimiento previsto de la inversión (ROI).
La gestión de costes de los proyectos tiene algunos puntos en común con la gestión de proyectos, ya que exige que los gestores de proyectos preserven el alcance del trabajo, el tiempo y la calidad del trabajo. También tiene un rol importante en la gestión de riesgos, ya que sobrepasar el presupuesto es un gran riesgo para las organizaciones.
Compruebe sus asignaciones presupuestarias, haga un seguimiento del gasto real y vea sus beneficios con ClickUp
En última instancia, una gestión eficaz de los costes hace posible la gestión de los recursos, garantizando que los utilice de forma inteligente a lo largo de todo el ciclo de vida de la empresa ciclo de vida del proyecto .
Metas de Gestión de costes de proyectos
Cualquier gestor de proyectos que se precie debe comprender las metas subyacentes de la gestión de proyectos, entre las que se incluyen:
- Controlar los presupuestos: La primera meta de la gestión de proyectos es asegurarse de que el proyecto termina dentro del presupuesto. En la práctica, esto significa que usted está a cargo de la supervisión constante para evitar excesos de costes
- Optimizar los recursos: Obtener el máximo valor por su dinero mediante el uso eficiente de mano de obra, materiales y equipos
- Minimización del riesgo: Los proyectos que pierden dinero suponen un gran riesgo. La gestión de costes minimiza el riesgo identificando los riesgos financieros en una fase temprana del ciclo de vida del proyecto y ayudándole a desarrollar estrategias para mitigarlos
Diferentes metodologías de gestión de costes
Los gestores de proyectos tienen mucho que hacer, pero el control presupuestario es una de las tareas más importantes de su lista de pendientes. Sin embargo, no tiene por qué gestionarlo usted solo. Basta con elegir un método de estimación como marco para el control presupuestario.
Las finanzas variarán en función del proyecto, así que elija entre estas populares metodologías de gestión de costes para encontrar el enfoque adecuado a su tipo de proyectos.
Gestión del valor ganado (EVM)
La gestión del valor ganado es una técnica que evalúa el alcance, el calendario y el coste de su proyecto para mostrar el valor objetivo que un proyecto devolvió a su empresa. 🙌
Por ejemplo, supongamos que tiene un presupuesto de 100.000 dólares para 10 meses. Después de cinco meses, el proyecto debería estar completado en un 50%, con $50,000 gastados. Si el coste real es de 60.000 $ y el proyecto sólo se ha completado en un 30%, EVM resaltará esa desviación para mostrar que está por encima del presupuesto y retrasado en el progreso del proyecto.
Estimación análoga
Esta metodología de gestión de costes consiste en estimar los costes de un proyecto basándose en datos históricos de proyectos similares. Es la forma más rápida de estimar costes, pero es menos precisa porque se basa en gran medida en datos del pasado, que no tienen en cuenta las condiciones actuales.
Estimación paramétrica
Las estimaciones paramétricas buscan relaciones estadísticas entre los datos históricos y otros factores financieros. La estimación paramétrica es más precisa que la análoga porque puede identificar relaciones, aunque se necesitan muchos datos para que funcione correctamente.
Estimación ascendente
Con la estimación ascendente, se crea una estimación de costes más precisa basada en los componentes individuales de la estructura de desglose del trabajo (EDT). Una vez que se tiene el total de cada componente, se suman para obtener el coste total del proyecto.
Estimación de tres puntos
Con las estimaciones en tres puntos, se crean tres estimaciones para cada proyecto. Las estimaciones se basan en el mejor, el peor y el más probable de los escenarios. Esto es ideal si hay mucha incertidumbre en tu empresa. En caso de duda, presupuesta el peor escenario posible para asegurarte de que tus proyectos son viables, incluso si todo se sale de madre.
4 pasos para una gestión eficaz de los costes de los proyectos
La gestión eficaz de costes de proyectos es un proceso de varios pasos que garantiza que un proyecto se ajuste al presupuesto desde su inicio hasta su finalización. Aunque pueda parecer complicado, sigue un sencillo proceso de cuatro pasos para ofrecerle una claridad financiera total.
Paso 1: Planificar los recursos
En la fase de plan, determine los tipos y cantidades de recursos necesarios para este proyecto. Esto incluye
- Mano de obra
- Equipos o hardware
- Materiales
- Suscripciones a software
A continuación, elabore un plan para asignar estos recursos. La forma más sencilla de hacerlo es crear una estructura de desglose del trabajo para dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables. A partir de ahí, asigna recursos a cada parte del proyecto. 🛠️
Paso 2: Estimar el coste de los recursos
Una vez que tengas una idea de los recursos que necesitas, es hora de estimar sus costes. Aquí cada uno tiene su propio enfoque; lo importante es que utilices una técnica eficaz de estimación de costes, como la estimación analógica o la estimación paramétrica, para guiar tu razonamiento.
Es difícil prever el futuro, pero intente anticipar todos los tipos de costes. Los costes directos, como la mano de obra y las suscripciones a programas informáticos, son bastante sencillos, pero los indirectos, como el alquiler mensual, son un poco más difíciles de calcular. Aun así, ambos tipos de costes afectan a tus beneficios, así que no pases por alto la sigilosa influencia de los costes indirectos.
Paso 3: Determinar el presupuesto de costes
Con los costes en la mano, es hora de determinar su presupuesto real presupuesto del proyecto . Si has hecho varias estimaciones, promedialas para obtener un presupuesto de proyecto más completo. En este paso también es conveniente establecer líneas de base para los gastos, que se pueden utilizar como puntos de referencia a lo largo del proyecto. Por ejemplo, si dispone de un presupuesto total de 20.000 $ para un proyecto de dos meses, es de esperar que los costes se sitúen en 10.000 $ después del primer mes.
Por supuesto, siempre surgirán imprevistos. Como gestor de proyectos, le corresponde a usted planificar los imprevistos. Incluya siempre una reserva para imprevistos del 10% para tener en cuenta los gastos inesperados.
Paso 4: Control de los costes y estimación de los costes del proyecto
Planifique, organice y ejecute proyectos con la herramienta de gestión de proyectos todo en uno de ClickUp para alcanzar metas compartidas
Una vez que tenga un presupuesto y controles establecidos, es hora de ejecutar las técnicas de gestión de proyectos . En lugar de hacer un seguimiento de todo en una hoja de cálculo de Excel que consume mucho tiempo, introduzca las cifras de su presupuesto y rendimiento en software de gestión de proyectos como ClickUp . Es la forma más sencilla de realizar un seguimiento de los costes reales frente a los presupuestados y de corregir el rumbo antes de que sea demasiado tarde.
Puede parecer que el trabajo duro ha terminado, pero hay que perfeccionar continuamente el presupuesto a medida que el proyecto progresa. Utilice datos en tiempo real, comentarios y la evolución del proyecto para mantener los costes del proyecto lo más actualizados posible. Incluso si se le escapa algo, siempre puede utilizar estos datos para mejorar las estimaciones de costes de futuros proyectos.
Gestión de costes de proyectos Herramientas y técnicas
La gestión de costes de proyectos no tiene por qué llevarle horas. Con las herramientas de gestión de proyectos y técnicas, podrá crear, gestionar y optimizar los presupuestos de los proyectos en unos pocos clics. Pruebe estos trucos para simplificar la gestión de costes de proyectos.
Conéctelo todo a ClickUp
Organice, ordene y filtre tareas en la vista Tabla de ClickUp 3.0 para obtener información más rápidamente sobre todo su trabajo
¿Quién tiene tiempo para gestionar costes en lentas hojas de cálculo o notas adhesivas? Usted no. ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos todo en uno favorita del universo. Deja que nosotros nos encarguemos de la visualización de datos, la colaboración y, por supuesto, la elaboración de presupuestos. ✨
Confíe en las sólidas funciones de ClickUp para mantener el seguimiento de los proyectos:
- Paneles de control: Tanto si necesita ver los KPI financieros como los de rendimiento, hay unPanel de ClickUp para ello. Cree cuadros de mando personalizados para cada fase del proyecto, miembro del equipo o departamento. Con los cuadros de mando de ClickUp, sólo verá los datos que más le interesan en una interfaz limpia y sencilla
- Vista Tabla: Adiós a Excel. Cambie aVista Tabla de ClickUp para mostrar tareas, hitos, gastos y mucho más en la misma plataforma que su equipo Chats, documentos y mucho más
- Plantillas: Normalmente, la gestión de costes de proyectos requiere revisar un montón de hojas de cálculo. Ahorre horas a la semana dejando que ClickUp se encargue del formato de las hojas de cálculo por usted. Disponemos de docenas de plantillas útiles para la gestión de proyectos, pero la más destacada es la dePlantilla de ClickUp para la gestión de proyectos es perfecta para el control de tiempo, la creación de dependencias de tareas y mucho más
Analizar costes Puntos de referencia
La evaluación comparativa le permite comprender mejor lo bien que lo está haciendo, al menos comparativamente, y le da una advertencia temprana si el proyecto está por encima del presupuesto. Puede extraer los costes de referencia de proyectos anteriores, de las medias del sector o de las metas iniciales del proyecto. Independientemente de cómo los ajuste, programe revisiones periódicas del presupuesto de sus proyectos.
Comuníquese con su equipo
Supervise las actualizaciones del proyecto, gestione los flujos de trabajo y colabore con el equipo, todo desde su entorno de trabajo de ClickUp
Si algo se está descarrilando, no es el momento de quedarse callado. Manténgase en contacto con todas las partes interesadas en el proyecto, especialmente con los superiores, si los costes del proyecto están fuera de control. Es más fácil corregir el rumbo y evitar los quebraderos de cabeza que suponen los excesos evitables si se detectan los problemas con suficiente antelación y se alerta al equipo.
Invierte en la mejora continua
Si te pasaste del presupuesto en un proyecto anterior, aprovéchalo para mejorar en proyectos futuros. Las autoevaluaciones de proyectos aportan información valiosa para la gestión de costes. Es posible que no pueda hacer nada con el dinero que ya se ha gastado, pero aprender de los errores del pasado es la mejor manera de evitar repetir errores caros.
Genere presupuestos más precisos con ClickUp*
La gestión de costes de proyectos es lo que mantiene a las organizaciones productivas y rentables. Sin ella, corre el riesgo de gastar en un proyecto más recursos de los que debería, lo que podría poner a su empresa en números rojos.
La gestión de costes de proyectos requiere muchos datos y una gestión cuidadosa y práctica. En lugar de realizar un seguimiento pasivo de los costes en hojas de cálculo, conecte sus datos a una plataforma integral como ClickUp. Es la mejor forma de controlar los costes, supervisar el progreso de los proyectos y colaborar con su equipo, todo en la misma plataforma.
Pruébelo usted mismo: Crea ahora tu entorno de trabajo de ClickUp gratis/a .
Preguntas frecuentes
**1. ¿Qué se entiende por gestión de costes en un proyecto?
La gestión de costes es el proceso de planificar, estimar, presupuestar y controlar los costes de un proyecto. La meta final de la gestión de costes es garantizar que un proyecto se ajuste al presupuesto.
**2. ¿Cuáles son los cuatro componentes de la gestión de costes de proyectos?
La gestión de costes de proyectos requiere:
- Estimación de costes
- Presupuestación de costes
- Control de costes
- /ref/ https://clickup.com/features/reporting Elaboración de informes /%href/
3. ¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es importante porque determina la viabilidad de los proyectos y la rentabilidad global de una organización. Una gestión de costes eficaz garantiza que los proyectos se completen dentro del presupuesto, pero también es crucial para la gestión de riesgos.