Las expectativas de los clientes, la naturaleza impredecible de los entornos de trabajo modernos y los recursos limitados hacen que la gestión de los clientes, su equipo y los proyectos sea todo un reto.
Por lo tanto, los gestores de proyectos se han convertido en una parte esencial de casi todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, con el fin de gestionar proyectos y facilitar la comunicación entre el cliente y el equipo.
En este artículo, le explicaremos qué es el triángulo de la gestión de proyectos, cómo funciona, por qué funciona y cómo puede utilizar las herramientas de gestión de proyectos para ayudar a implementar este triángulo en su rol como gestor de proyectos.
¿Qué es el triángulo de gestión de proyectos y cómo funciona?
Tras décadas de investigación dedicada a las buenas prácticas de gestión de proyectos, uno de los pilares fundamentales de esta labor se conoce como el triángulo de gestión de proyectos (PMT, por sus siglas en inglés).
El PMT, también conocido como triángulo dorado, triángulo de hierro y triángulo de las tres restricciones, es el arma secreta del arsenal del gestor de proyectos, ya que proporciona una ayuda visual y un marco conceptual y práctico para una gestión exitosa.
El triángulo de gestión de proyectos existe desde la década de 1950 y sigue evolucionando. Hoy en día, existe una versión británica, así como una versión estadounidense (esta última es la que nos interesa), y también algo llamado triángulo ágil, reconstruido específicamente para equipos ágiles. Sin embargo, 70 años después, los principios básicos del triángulo de hierro siguen siendo tan eficaces hoy como lo eran en sus inicios.
Ahora, veamos cómo funciona.
El triángulo dorado de la gestión de proyectos es una ayuda visual con un triángulo cuyos tres lados representan las tres restricciones fundamentales que afectan a la calidad general del producto final de un proyecto (representado por el espacio plano en el centro del triángulo).
Estos son los tres elementos del triángulo de proyectos:
- Coste
- Tiempo
- Alcance
La labor del gestor de proyectos consiste en gestionar estos tres factores, ya que afectan al equipo del proyecto, a la calidad del producto final y, en última instancia, al éxito del proyecto.
El PMT funciona porque muestra cómo estos tres factores están enlazados con sencillez, lo que lo hace ideal para la comunicación con el cliente. Cada proyecto se establece con un presupuesto (coste), un plazo (coste) y una meta final de diferente tamaño, magnitud y complejidad ( alcance del proyecto ).
Este triángulo también representa el equilibrio que debe mantenerse entre las tres restricciones. En otras palabras, si una variable cambia, deben realizarse ajustes en las otras dos para restablecer el equilibrio.
Por ejemplo, si se amplía un plazo y se reduce el tiempo disponible, habrá que aumentar los costes o reducir el alcance para garantizar que se cumpla el nuevo plazo y se mantenga la calidad del producto.
Las tres restricciones del triángulo de la gestión de proyectos
El PMT también se conoce como el triángulo de hierro porque se puede considerar que los tres lados diferentes (tiempo, coste del proyecto y alcance) ejercen fuerzas opuestas entre sí.
En otras palabras, los vértices del PMT tenderán naturalmente a alejarse unos de otros. Por ejemplo, si se produce un desvío del alcance o los costes comienzan a dispararse, el triángulo se desequilibrará y se romperá, y se perderá la calidad que contiene.
Para ejecutar un proyecto con éxito, el gestor del proyecto debe negociar cuidadosamente la relación entre las tres restricciones para mantener un triángulo sólido y rígido. Sin embargo, existen tipos específicos de relaciones entre ciertas restricciones que no se pueden cambiar:
- Relación directamente proporcional
- Relación inversamente proporcional
Es importante conocer la diferencia entre ambos.
La relación entre el alcance y el coste y el tiempo es directamente proporcional. Si aumenta el alcance de un proyecto, el coste y/o el tiempo también tendrán que aumentar. Del mismo modo, si decide reducir el alcance de un proyecto, habrá margen para una reducción paralela del coste y/o el tiempo.
Sin embargo, la relación entre el coste y el tiempo es inversamente proporcional. Estas dos limitaciones deben equilibrarse moviéndolas en direcciones opuestas.
Por ejemplo, si reduce el presupuesto de un proyecto, tendrá que retrasar (aumentar) su fecha límite. Del mismo modo, si se enfrentara a una crisis de tiempo repentina, tendría que aumentar los costes para satisfacer las nuevas demandas.
Analicemos cada restricción con más detalle.
1. Tiempo
Las limitaciones de tiempo impuestas a un proyecto suelen ser algunas de las más difíciles de controlar e incluso pueden estar fuera de su alcance desde el principio. El tiempo, en el triángulo del proyecto, casi siempre se refiere principalmente a la fecha límite establecida por el cliente. Es la fecha en la que quieren tener en sus manos los resultados finales del proyecto.
Sin embargo, hay muchos otros elementos que también influyen en la limitación de tiempo y que el gestor de proyectos debe tener en cuenta.
Time también incluye lo siguiente:
- El número de horas que su equipo necesitará dedicar al trabajo.
- El plazo entre cada hito individual del proyecto.
- El tiempo base necesario para completar determinados procesos.
- El tiempo adicional necesario como margen de seguridad.
Factores como el tiempo de entrega de los recursos y materiales influyen en la gestión de la primera restricción del triángulo de hierro.
Incluso si el plazo establecido permanece fijo, los retrasos o contratiempos en otros elementos dentro de la restricción de tiempo requerirán ajustes en el coste o el alcance para reequilibrar el proyecto y garantizar su éxito.
A continuación, se ofrece un breve resumen de algunas de las situaciones más comunes que pueden afectar a las restricciones de tiempo de un proyecto:
- Retrasos en la entrega de recursos y materiales de proveedores externos.
- La incorporación de nuevos entregables al alcance de un proyecto por parte del cliente.
- Estimación deficiente del tiempo necesario para determinadas tareas o hitos del proyecto.
- Enfermedad o ausencia de miembros clave del equipo
Si bien el PMT exige a los gestores de proyectos que equilibren las tres restricciones para funcionar con éxito, también es importante recordar que hay cosas que se pueden hacer de forma proactiva para minimizar las interrupciones y gestionar mejor el tiempo. Entre ellas se incluyen:
- Canalizar recursos y talento adicionales hacia una tarea para completarla más rápidamente.
- Reevaluar la necesidad de su calendario de tareas y eliminar aquellas que ya no sean necesarias.
- Formar un equipo capaz de realizar múltiples tareas de forma competente
- Clasificar las tareas según el talento del equipo (es decir, asignar las tareas más complejas a los trabajadores más cualificados).
- Gestionar las expectativas de los clientes en cuanto a plazos desde el principio
2. Coste
Casi todos los proyectos cuentan con un presupuesto fijado al inicio del trabajo. Como gestor de proyectos, a menudo serás responsable de establecer este presupuesto basándote en los costes estimados y previstos en relación con un número de factores diferentes, entre los que se incluyen las materias primas, las instalaciones, el inventario, los equipos, las herramientas y el talento (personal).
Un buen presupuesto es realista y tiene en cuenta el bolsillo del cliente, mientras que un mal presupuesto no realiza un seguimiento de sus KPI financieros y se supera con los primeros cambios en el tiempo o el alcance.
Sin embargo, no siempre depende de usted, como gestor de proyectos, sugerir un presupuesto. A menudo, es el cliente quien establece el presupuesto.
Por ejemplo, un cliente que acude a un taller de automóviles personalizados para renovar el viejo coche de su padre puede que solo esté dispuesto a gastar 20 000 dólares. Esto deja en manos del gestor de proyectos del taller la tarea de manipular el alcance y el plazo del proyecto para satisfacer las exigencias presupuestarias del cliente.
Si en este escenario, el cliente también establece la fecha límite (y supongamos que esa fecha límite es ajustada), entonces el gestor de proyectos tiene que imponer restricciones severas al alcance general de la renovación para fomentar un equilibrio entre el tiempo y el coste.
Desafortunadamente, hay otros factores que pueden influir en el coste y el éxito del proyecto. A continuación se incluye una lista de factores comunes que afectan negativamente a la restricción de costes de un proyecto:
- Cambios repentinos en el precio de las materias primas
- Costes adicionales de contratación tras los cambios en la plantilla
- Requisitos de formación adicionales del personal para tareas especializadas del proyecto.
- Nuevos entregables añadidos al alcance del proyecto por un cliente.
A continuación, se indican algunas medidas que usted, como gestor de proyectos, puede tomar para gestionar mejor los costes:
- Aprenda a asignar (y reasignar) recursos de manera eficaz entre cada tarea y cada hito del proyecto.
- Negocie los costes con los contratistas y proveedores para reducirlos al mínimo posible.
- Considere alternativas de menor costo a los recursos costosos.
- Reduzca el alcance del proyecto eliminando tareas innecesarias.
¡Utilice estas plantillas de propuestas presupuestarias!
3. Alcance
El alcance se refiere al tamaño total del proyecto. Es la restricción más difícil de definir, pero tal vez pueda considerarse simplemente como la visión final del cliente.
Hay muchos factores diferentes que influyen en el alcance o el tamaño de un proyecto. Entre ellos se incluyen los siguientes:
- La calidad general del proyecto
- Su complejidad, el número o el tamaño de sus entregables.
- El nivel de detalle requerido
- El número de funciones que tendrá el producto final.
- La capacidad de ese producto final (por ejemplo, el número de asistentes al festival que puede albergar un recinto temporal).
Básicamente, cuanto más complejo y complicado sea un proyecto (por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo satélite al espacio), mayor será su alcance y más tiempo y recursos habrá que dedicarle para mantener el equilibrio del triángulo del proyecto.
Por el contrario, cuanto más sencillo, directo y probado sea un proyecto (por ejemplo, construir un modelo de satélite para un rodaje en el espacio), menor será su alcance y menos tiempo y recursos necesitará para alcanzar el éxito.
A menudo, el alcance es la variable que se puede ajustar con mayor flexibilidad para tener en cuenta los cambios imprevistos e inevitables realizados por el cliente o un tercero.
El alcance de la restricción del triángulo de la gestión de proyectos puede verse afectado por muchos factores, entre ellos:
- Adición de entregables por parte del cliente
- Desviación del alcance
- Reducción del presupuesto del cliente
- Un cambio en la fecha límite del proyecto
- Mala planificación de los requisitos del proyecto desde el principio
Algunos de los métodos que puede utilizar como gestor de proyectos para mantener el alcance de un proyecto son:
- Implementación de un plan de gestión del cambio o un plan de sucesión
- Ampliar su plazo
- Reasignación de recursos al proyecto o fuera de él
- Reevaluar la necesidad de cada nueva tarea a medida que se aborda.
Las ventajas de utilizar un triángulo de gestión de proyectos
El triángulo de gestión de proyectos no es solo una forma de pensar sobre la planificación y la gestión de proyectos, sino que es una herramienta de utilidad comprobada con la que puede convertirse en un gestor de proyectos más exitoso.
La ventaja del triángulo de proyectos es que ofrece flexibilidad, entre otros beneficios, como:
1. Comunicación con el cliente
Es posible que los clientes acudan a usted con una visión bastante clara en mente, pero eso no significa que sean necesariamente conscientes de las innumerables complejidades, como su cadena de suministro o los requisitos de formación especializada. Puede utilizar el triángulo de gestión de proyectos como una ayuda visual clara y concisa para facilitar la incorporación de los clientes y apreciar mejor la interacción entre el presupuesto, el alcance y el plazo.
2. Gestión del cambio
Un triángulo de proyectos le permite ver y actuar de manera eficiente ante cualquier cambio en una de las tres restricciones de su proyecto. El uso del PMT en la gestión de proyectos le permite crear planes integrales de gestión del cambio, lo que garantiza que su equipo esté preparado y sea resistente a los cambios.
3. Aclaración de prioridades
Ser consciente de la tensión entre las tres limitaciones de coste, tiempo y alcance le permite establecer rápidamente las prioridades clave de cualquier proyecto. Al hacerlo, podrá reconocer inmediatamente sus KPI o hitos, lo que le ayudará a comprender claramente lo que usted y cada miembro del equipo deben alcanzar para mantener la calidad del producto final y garantizar el éxito del proyecto.
4. Reducción de riesgos
El triángulo de gestión de proyectos reduce el riesgo general de fracaso del proyecto. Al gestionar las expectativas de los clientes, garantizar que los cambios inesperados en las restricciones fundamentales se puedan absorber fácilmente y establecer prioridades claras para el alcance del proyecto con un PMT, los gestores de proyectos pueden controlar mejor el proyecto y ajustarlo en consecuencia.
¿Qué es un triángulo ágil?
Con un diseño y una función similares al triángulo de gestión de proyectos, los equipos y profesionales ágiles han desarrollado su propia versión, que denominan triángulo ágil.
La motivación detrás de la creación del triángulo ágil fue generar más flexibilidad. El triángulo tradicional de gestión de proyectos era demasiado rígido y podía ser sensible a los cambios dentro de las tres restricciones.
En el triángulo ágil, los tres lados (o vértices) se denominan: valor, calidad y restricciones. Observe que, en este caso, todo el triángulo de gestión de proyectos se ha reducido a un solo lado o vértice del triángulo ágil.
La ventaja del triángulo ágil es que concede mayor importancia a la calidad del proyecto y al valor del producto final del proyecto para el cliente. Las restricciones, aunque siguen siendo tres, se convierten en un factor singular en la gestión global de un proyecto.
Por ejemplo, si un equipo está desarrollando una app utilizando el triángulo ágil para la gestión de proyectos y el cliente desea aumentar el número de funciones que el usuario final puede completar con la app (es decir, aumentar el valor), el gestor del proyecto tendrá que reducir la calidad general de la app o aumentar algunas o todas las restricciones (más dinero, más tiempo, mayor alcance).
Implementación del triángulo de la gestión de proyectos
Así que ha llegado hasta aquí. Pero conocer la teoría que hay detrás del triángulo de la gestión de proyectos y ser capaz de ponerla en práctica son dos cosas diferentes.
Dominar el PMT y todas sus ventajas puede llevar años y es algo que muchas personas estudian en la universidad o en la escuela superior para obtener sus títulos en empresa, gestión, emprendimiento y finanzas.
En esta sección analizaremos cómo puede aplicar los conocimientos teóricos recién adquiridos al mundo real de las empresas y la gestión de proyectos. Sin embargo, antes de nada, cabe hacer una mención a que no tiene por qué hacerlo solo. Hoy en día, tanto los gestores de proyectos como los clientes tienen acceso a herramientas digitales online realmente impresionantes y muy útiles.
Uno de los programas de gestión de proyectos digitales más populares es ClickUp, que ofrece a los usuarios diversas funciones esenciales para equilibrar eficazmente las restricciones, gestionar los cambios y organizar el equipo.
Los gestores de proyectos pueden confiar en ClickUp para planificar, gestionar y realizar un seguimiento de sus proyectos. Y, dado que toda la plataforma es personalizable, los equipos pueden configurarla para garantizar la compatibilidad con sus preferencias de flujo de trabajo, ya sea un enfoque de gestión de proyectos tradicional o ágil, o cualquier otro.
Estas son algunas de las funciones más destacadas que ofrece ClickUp:
- Visualización clara de los recursos mediante vistas personalizadas, como la vista Carga de trabajo.
- Un cronómetro global que funciona en cualquier lugar.
- Una gran variedad de plantillas para gestionar los flujos de trabajo del equipo.
- Herramientas de colaboración como Pizarras, vista de chat, comentarios asignados y mucho más.
- Función de correo electrónico integrada en la aplicación que le permite enviar y recibir correos electrónicos dentro de ClickUp.
- Realice un seguimiento del progreso de su proyecto a través de una vista Tablero intuitiva.
- Gestión del tiempo y los recursos con gráficos de Gantt.
Veamos cómo ClickUp puede ayudarte a aplicar los principios del triángulo de gestión de proyectos en un intervalo amplio de situaciones.
1. Gestión de costes
En cualquier proyecto, una gran parte del presupuesto inicial se agota rápidamente debido a la ineficiencia. Ya sea por dedicar demasiado tiempo a tareas de baja prioridad o por asignar recursos de forma eficaz y reducir costes mediante la optimización de la actividad del equipo, la gestión de costes es clave para mantener un triángulo de proyectos equilibrado.
Las funciones de gestión de recursos de ClickUp están diseñadas específicamente para aumentar la eficiencia de equipos de cualquier tamaño, especialmente aquellos que trabajan de forma remota. Ofrece funciones que le ayudan a visualizar los recursos de un vistazo, mejorar la comunicación y la colaboración del equipo y realizar el seguimiento del progreso.
2. Gestión del tiempo
No siempre es posible cambiar una fecha límite fijada ni acelerar los procesos de terceros, como la entrega de materiales, por ejemplo. Hay cosas que simplemente escapan a su control. Por eso, como gestor de proyectos, es fundamental gestionar cuidadosamente su tiempo, el cronograma general del proyecto y el tiempo de su equipo.
ClickUp ofrece dos funciones únicas que permiten a los gestores de proyectos destacar en la gestión del tiempo. Tú y tu equipo podéis utilizar el cronómetro global de ClickUp, que funciona tanto de forma activa como retroactiva. Su cronómetro está disponible en todos los dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes, lo que significa que tu equipo puede controlar su trabajo sin importar dónde se encuentre, maximizando su eficiencia y minimizando las interrupciones en el cronograma de tu proyecto.
Además, puede utilizar sus plantillas de carga de trabajo de los empleados para ayudarle a gestionar el tiempo de su equipo, asignar recursos y reevaluar la capacidad de los miembros individuales del equipo para asumir nuevas tareas de forma semanal. Supervisar la carga de trabajo de su equipo puede ayudarle a asignar tareas nuevas o más complejas a los miembros del equipo o a evaluar quiénes se están quedando atrás o están sobrecargados de tareas.
Bonificación: Plantillas de planificación de capacidad
3. Gestión del alcance
Por último, para ser un gestor de proyectos exitoso, debe ser capaz de negociar el equilibrio entre el coste y el tiempo, manipulando y gestionando también el alcance general de su proyecto. Eso puede significar ampliar su alcance si dispone de más tiempo y dinero de lo que pensaba inicialmente, o reducirlo en determinadas áreas clave si se ve presionado por la falta de recursos o si la fecha límite se acerca rápidamente.
ClickUp es de gran ayuda en la gestión del alcance con la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp. Puede utilizar este recurso como guía para recopilar y documentar el alcance del proyecto, los entregables, los hitos y mucho más.
Además, puede utilizar la plantilla de desglose del alcance del trabajo de ClickUp para desglosar de forma clara la versión macro de los entregables de su proyecto en microtareas e hitos, y realizar el seguimiento del progreso de su equipo en cada uno de ellos a medida que avanza.
Bonificación: Software de estructura de desglose del trabajo ( WBS )
Empiece a utilizar el triángulo de proyectos y ClickUp para gestionar sus proyectos.
Sin una gestión de proyectos eficaz, incluso los proyectos más sencillos fracasarán; el fracaso se mide por el grado en que un proyecto ha cumplido o no su presupuesto, plazos y alcance. Curiosamente, aunque las grandes empresas y corporaciones cuentan con gestores de proyectos dedicados con ese título, en realidad todas las empresas tienen uno.
Incluso si la pequeña cafetería independiente de la esquina de su calle solo tiene tres empleados, uno de ellos estará desempeñando la función de gestor de proyectos, probablemente sin siquiera darse cuenta.
Y dado que todas las empresas necesitan un gestor de proyectos (y uno bueno, además), es fundamental que todos los gestores de proyectos tengan acceso a las herramientas adecuadas para realizar su trabajo. El triángulo de gestión de proyectos, junto con un software de gestión como ClickUp, es una combinación ganadora. 🤝
Escritor invitado:
Veselin Mladenov es el director de contenido de ThriveMyWay.
Cuenta con más de 10 años de experiencia en marketing y ventas corporativas y decidió dedicarse a su pasión por el marketing digital y la creación de contenidos.