Las expectativas de los clientes, la naturaleza impredecible de los entornos de trabajo modernos y los recursos limitados hacen que la gestión de los clientes, el equipo y los proyectos sea todo un reto.
Por eso, los gestores de proyectos se han convertido en una parte esencial de casi todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, con el fin de gestión de proyectos y facilitar la comunicación entre el cliente y el equipo.
En este artículo le explicaremos qué es el triángulo de gestión de proyectos, cómo funciona, por qué funciona y cómo puede usted utilizar las herramientas de gestión de proyectos para ayudarle a aplicar este triángulo en su rol de gestión de proyectos.
¿Qué es el triángulo de gestión de proyectos y cómo funciona?
Tras décadas de investigación dedicada a las buenas prácticas de gestión de proyectos, uno de los pilares fundamentales del trabajo ha llegado a conocerse como el Triángulo de Gestión de Proyectos (TGP).
El PMT, también conocido como Triángulo de Oro, Triángulo de Hierro y Triángulo de las Tres Restricciones, es el arma secreta en el arsenal del gestor de proyectos, ya que proporciona una ayuda visual y un marco conceptual y práctico para una gestión correcta.
El Triángulo de gestión de proyectos existe desde los años 50 y sigue evolucionando. En la actualidad, existe una versión británica y otra estadounidense (en la que nos centraremos), así como un Triángulo Ágil reconstruido específicamente para la gestión de proyectos Equipos ágiles . Sin embargo, 70 años después, los principios básicos del Triángulo de Hierro siguen siendo tan eficaces hoy como lo fueron en sus inicios.
Veamos ahora cómo funciona.
El Triángulo de Oro de la gestión de proyectos es una ayuda visual que consiste en un triángulo cuyos tres lados representan los tres principios básicos de la gestión de proyectos que afectan a la calidad general del producto final de un proyecto (representado por el espacio plano en el centro del triángulo).
He aquí los tres elementos de un triángulo de proyecto:
- Coste
- **Tiempo
- Ámbito de aplicación
vía kindpng.com El trabajo del gestor de proyectos consiste en gestionar estos tres factores, ya que afectan al equipo del proyecto, a la calidad del producto final y, en última instancia, al éxito del proyecto.
El PMT funciona porque demuestra cómo están enlazados estos tres factores con sencillez, lo que lo hace ideal para comunicación con el cliente . Cada proyecto se establece con un presupuesto del proyecto (coste), un plazo (coste) y una meta final de tamaño, magnitud y complejidad variables ( alcance del proyecto ).
Este triángulo también representa el equilibrio que debe mantenerse entre las tres restricciones. En otras palabras, si cambia una variable, deben hacerse ajustes en las otras dos para restablecer el equilibrio.
Por ejemplo, si se amplía un plazo y disminuye el tiempo disponible, habrá que aumentar los costes o reducir el alcance para garantizar el cumplimiento del nuevo plazo y que el producto siga siendo de calidad.
Las tres limitaciones del triángulo de la gestión de proyectos
El PMT también se conoce como el Triángulo de Hierro porque se puede pensar que los tres lados (tiempo, coste del proyecto y alcance) ejercen fuerzas opuestas entre sí.
En otras palabras, los puntos del PMT gravitarán naturalmente alejándose unos de otros. Por ejemplo, si ámbito de aplicación o los costes empiezan a dispararse, el triángulo se desproporcionará y se romperá, y la calidad que contiene se perderá.
Para ejecución correcta del proyecto el triángulo rígido es un triángulo en el que el gestor del proyecto debe negociar cuidadosamente la relación entre las restricciones triples para mantener un triángulo sólido y rígido. Sin embargo, hay tipos específicos de relaciones entre determinadas restricciones que no pueden modificarse:
- Relación directamente proporcional
- Relación inversamente proporcional
Es importante conocer la diferencia entre ambas.
La relación entre el alcance y tanto el coste como el tiempo es directamente proporcional. Si aumenta el alcance de un proyecto el coste y/o el tiempo también tendrán que aumentar. Del mismo modo, si decide reducir el alcance de un proyecto, habrá lugar para una disminución paralela del coste y/o el tiempo.
Sin embargo, la relación entre coste y tiempo es inversamente proporcional. Estas dos limitaciones deben equilibrarse moviéndolas en direcciones opuestas.
Por ejemplo, si reduce el presupuesto de un proyecto, tendrá que retrasar (aumentar) su plazo. Del mismo modo, si se enfrentara repentinamente a una escasez de tiempo, habría que aumentar los costes para hacer frente a las nuevas exigencias.
Desglosemos un poco más cada restricción.
vía onlyoutreach.com
1. Hora
Las limitaciones de tiempo impuestas a un proyecto suelen ser algunas de las más difíciles de controlar e incluso pueden escapársele de las manos desde el principio. El tiempo, en el triángulo del proyecto, casi siempre se refiere principalmente al plazo establecido por el cliente. Es la fecha en la que quieren tener el proyecto terminado entregables del proyecto en sus manos.
Sin embargo, hay muchos otros elementos que también influyen en la limitación de tiempo y que el gestor de proyectos debe conocer.
El tiempo también incluye lo siguiente:
- El número de horas que el equipo tendrá que dedicar al trabajo
- El intervalo de tiempo entre cadahito del proyecto* El tiempo básico necesario para completar determinados procesos
- El tiempo adicional necesario como margen de seguridad
Factores como el plazo de entrega de recursos y materiales influyen en la gestión de la primera restricción del Triángulo de Hierro.
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Incluso si el plazo establecido permanece fijo, los retrasos o alteraciones de otros elementos dentro de la limitación temporal requerirán ajustes en el coste o el alcance para reequilibrar el proyecto y garantizar su intento correcto.
He aquí algunas de las repeticiones más comunes que pueden afectar a la limitación temporal de un proyecto:
- Retrasos en la entrega de recursos y materiales de terceros
- Adición de nuevos entregables al proyecto por parte del cliente
- Mala estimación del tiempo necesario para determinadas tareas o hitos del proyecto
- Enfermedad o ausencia de miembros clave del equipo
Aunque el PMT exige que los directores de proyecto equilibren las tres limitaciones para funcionar con éxito, también es importante recordar que hay cosas que se pueden hacer de forma proactiva para minimizar las interrupciones de tiempo y gestionar mejor el tiempo . Entre ellas se incluyen:
- Canalizar recursos y talento adicionales hacia una tarea para completarla más rápidamente
- Reevaluar la necesidad de su programa de tareas y eliminar las que ya no son necesarias
- Formar un equipo capaz de realizar varias tareas a la vez
- Clasificar las tareas en función del talento del equipo (es decir, asignar las tareas más complejas a los trabajadores más cualificados)
- Gestionar las expectativas de plazos de los clientes desde el principio
2. Coste
Casi todos los proyectos tienen un presupuesto fijado al principio del trabajo. Como gestor de proyectos, a menudo será responsable de establecer este presupuesto basándose en sus costes percibidos y estimados en relación con un número de factores diferentes, como materias primas, instalaciones, inventario, equipos, herramientas y talento (personal).
Un buen presupuesto es a la vez realista y tiene en cuenta el bolsillo del cliente, mientras que un mal presupuesto no hace un seguimiento de su kPI financieros y se supera a las primeras de cambio en tiempo y/o alcance.
Aunque, como gestor de proyectos, no siempre depende de ti proponer un presupuesto. A menudo, es el cliente quien establece el presupuesto.
Por ejemplo, un cliente que acude a un taller de coches personalizados para renovar el viejo coche de su padre puede que solo esté dispuesto a gastarse 20.000 $. Esto deja en manos del gestor de proyectos del taller la tarea de manipular el alcance del proyecto y los plazos para cumplir los pedidos del cliente.
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Si, en este caso, el cliente también fija el plazo (y digamos que éste es ajustado), entonces el gestor del proyecto tiene que imponer severas restricciones al alcance global de la renovación para fomentar un equilibrio entre tiempo y coste.
Por desgracia, hay otros factores que pueden influir en el coste y el intento correcto del proyecto. He aquí una lista de factores comunes que afectan negativamente a la limitación de costes de un proyecto:
- Cambios repentinos en el precio de las materias primas
- Costes adicionales de contratación por cambios en la plantilla
- Formación adicionalrequisitos por parte del personal para tareas especializadas del proyecto
- Nuevos entregables añadidos al alcance del proyecto por un cliente
He aquí algunas cosas que usted, como gestor de proyectos, puede hacer para gestionar mejor los costes:
- Aprenda a asignar (y reasignar) recursos de forma eficaz entre cada tarea y cada hito del proyecto
- Negociar los costes con contratistas y proveedores para reducirlos al máximo
- Considere alternativas de menor coste a los recursos costosos
- Reduzca el alcance del proyecto eliminando tareas innecesarias
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3. Alcance
El alcance se refiere al tamaño global del proyecto. Es la restricción más difícil de definir, pero puede considerarse simplemente como la visión final del cliente.
El alcance o tamaño de un proyecto depende de muchos factores. Entre ellos figuran los siguientes:
- La calidad general del proyecto
- Su complejidad, el número o tamaño de sus entregables
- El nivel de detalle necesario
- El número de funciones que tendrá el producto final
- La capacidad de ese producto final (por ejemplo, el número de asistentes a un festival que puede albergar una tienda pop-up)
Esencialmente, cuanto más complejo y complejo sea un proyecto (por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo satélite al espacio), mayor será su alcance y más tiempo y recursos habrá que dedicarle para mantener el equilibrio del triángulo del proyecto.
Por el contrario, cuanto más sencillo y probado sea un proyecto (por ejemplo, construir una maqueta de satélite para una película rodada en el espacio), menor será su alcance y menos tiempo y recursos necesitará para lograr el intento correcto.
A menudo, el alcance es la variable que puede ajustarse con mayor flexibilidad para tener en cuenta los cambios imprevistos e inevitables del cliente o de terceros.
La restricción del alcance del triángulo de gestión de proyectos puede verse afectada por muchos factores, entre ellos:
- Adición de entregables por parte del cliente
- Desviación del alcance
- Reducción del presupuesto del cliente
- Modificación del plazo del proyecto
- Mala planificación inicial de los requisitos del proyecto
Algunos de los métodos que puede utilizar como gestor de proyectos para mantener el alcance de un proyecto son:
- Implementar unplan de gestión de cambios oplan de sucesión* Ampliación del plazo
- Reasignación de recursos al proyecto o fuera de él
- Reevaluar la necesidad de cada nueva tarea a medida que se aborda
Ventajas de utilizar un triángulo de gestión de proyectos
El Triángulo de Gestión de Proyectos no es sólo una forma de pensar sobre la planificación y gestión de proyectos; es una herramienta de utilidad comprobable con la que puede ser un gestor de proyectos más exitoso.
La belleza del triángulo del proyecto es que ofrece flexibilidad, entre otros beneficios, incluyendo:
1. Comunicación con el cliente
Puede que los clientes acudan a usted con una visión bastante clara en la cabeza, pero eso no significa que necesariamente vayan a ser conscientes de las innumerables complejidades, como su línea de suministro a los requisitos de formación especializada. Puede utilizar el Triángulo de gestión de proyectos como ayuda visual clara y concisa para ayudar a incorporación de clientes y apreciar mejor la interacción entre presupuesto, alcance y plazo.
2. Gestión del cambioUn triángulo de proyecto le permite ver y actuar eficazmente ante cualquier cambio en uno de sus tres
limitaciones del proyecto . El uso del PMT en la gestión de proyectos permite crear exhaustivos planes de gestión del cambio para garantizar que su equipo está preparado y es resistente a los cambios.
3. Aclaración de prioridades
Ser consciente del tira y afloja entre las tres limitaciones de coste, tiempo y alcance le permite establecer rápidamente las prioridades clave de cualquier proyecto. Si lo hace, podrá reconocer de inmediato sus indicadores clave de rendimiento (KPI) o hitos, que le ayudarán a entender claramente lo que usted y cada miembro del equipo deben alcanzar para mantener la calidad del producto final y garantizar el intento correcto del proyecto.
4. Reducción de riesgos
El Triángulo de gestión de proyectos reduce el riesgo general de fracaso del proyecto. Gestionando las expectativas del cliente, garantizando que los cambios imprevistos en las limitaciones básicas puedan absorberse fácilmente y ajustando claramente las prioridades del alcance del proyecto con un PMT, los gestores de proyectos pueden controlar mejor el proyecto y ajustarlo en consecuencia.
¿Qué es un Triángulo Ágil?
Similar en diseño y función al Triángulo de gestión de proyectos, los equipos y profesionales ágiles han desarrollado su propia versión, que denominan Triángulo ágil.
La motivación detrás de la creación del Triángulo Ágil fue crear más flexibilidad. El Triángulo de gestión de proyectos tradicional era demasiado rígido y podía ser sensible a los cambios dentro de las restricciones triples.
En cambio, en el Triángulo Ágil, los tres lados (o puntos) están rótulos: Valor, Calidad y Restricciones. Observe que aquí, todo el Triángulo de gestión de proyectos se ha confinado a un solo lado o esquina del Triángulo Ágil.
vía Gestión de proyectos.com El beneficio del Agile Es que da más importancia a la calidad del proyecto y al valor del producto final del proyecto para el cliente. Las limitaciones, aunque siguen siendo tres, pasan a ser un factor singular en la gestión global de un proyecto.
Por ejemplo, si un equipo está desarrollando una aplicación utilizando el Triángulo Ágil para la gestión de proyectos y el cliente quiere aumentar el número de funciones que el usuario final puede completar con la app (es decir, aumentar el valor), entonces el director del proyecto tendrá que reducir la calidad general de la app o aumentar algunas o todas las restricciones (más dinero, más tiempo, mayor alcance).
Aplicación del triángulo de gestión de proyectos
Hasta aquí hemos llegado. Pero conocer la teoría del Triángulo de gestión de proyectos y ser capaz de ponerla en práctica son dos cosas distintas.
Dominar el PMT y todos sus beneficios adjuntos puede llevar años y es algo que muchas personas estudian en la universidad o en la escuela superior para obtener sus títulos en Business, gestión, espíritu empresarial y finanzas.
En esta sección hablaremos de cómo aplicar los conocimientos teóricos recién adquiridos al mundo real de la empresa y la gestión de proyectos. En primer lugar, sin embargo, vale la pena mencionar que no tiene por qué hacerlo solo. Hoy en día, tanto los gestores de proyectos como los clientes tienen acceso a algunas herramientas digitales de empresa en línea impresionantes y muy útiles.
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Una de las soluciones digitales software de gestión de proyectos es ClickUp, que ofrece a los usuarios varias funciones integrales para el equilibrio eficaz de las restricciones, la gestión de cambios y la organización de equipos.
Los gestores de proyectos pueden apoyarse en ClickUp para planificar, gestionar y realizar el seguimiento de sus proyectos. Y como toda la plataforma es personalizable, los Teams pueden configurarla para que sea compatible con sus preferencias de flujo de trabajo, ya sea tradicional o gestión ágil de proyectos o cualquier otro.
Estas son algunas de las funciones más destacadas que ofrece ClickUp:
- Borradas de visualización de los recursos a través devistas personalizadascomo la vista Carga de trabajo
- Un cronómetro global que funciona en cualquier lugar
- Una gran cantidad de plantillas para gestionar los flujos de trabajo en equipo
- Herramientas de colaboración como Pizarras, vista de chat, comentarios asignados, etc
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- Seguimiento del progreso del proyecto a través de una interfaz intuitivaVista Tablero* Gestione el tiempo y los recursos con(diagramas de) Gantt
Visualice flujos de trabajo ágiles con la vista Tablero de ClickUp y ajuste los tableros por estado, fecha límite, prioridad y mucho más para alinear mejor a su equipo
Echemos un vistazo a cómo ClickUp puede ayudarle a poner en práctica las enseñanzas del Triángulo de gestión de proyectos en diversos intervalos.
1. Gestión de costes
En cualquier proyecto, gran parte del presupuesto inicial se consume rápidamente debido a la ineficacia. Tanto si se trata de dedicar demasiado tiempo a tareas de baja prioridad como de asignar eficazmente los recursos y reducir los costes racionalizando la actividad de los equipos, la gestión de costes es clave para mantener un triángulo de proyectos equilibrado.
Es sencillo añadir valores monetarios a las tareas para mantener el seguimiento de los presupuestos de los proyectos Funciones de gestión de recursos de ClickUp están diseñadas específicamente para aumentar la eficacia de los equipos de cualquier tamaño, especialmente los que trabajan a distancia. Ofrece funciones para ayudarle a visualizar los recursos de un vistazo, mejorar la comunicación y la colaboración en equipo y realizar un seguimiento del progreso.
2. Gestión del tiempo
No siempre puedes cambiar un plazo establecido ni acelerar procesos de terceros, como la entrega de material, por ejemplo. Algunas cosas están fuera de tu alcance. Por eso, como gestor de proyectos, es crucial que gestiones cuidadosamente tu tiempo el cronograma general del proyecto y el tiempo de tu equipo.
ClickUp ofrece dos funciones exclusivas que permiten a los gestores de proyectos sobresalir en la gestión del tiempo. Usted y su equipo pueden utilizar El cronómetro global de ClickUp que funciona de forma activa y retroactiva. Su cronómetro está disponible en todos los dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes, lo que significa que su equipo puede mantener pestañas en su trabajo sin importar dónde se encuentren, maximizando su eficiencia y minimizando las interrupciones en el cronograma de su proyecto.
Además, puedes utilizar su Plantillas de carga de trabajo de los empleados para ayudarle a gestionar el tiempo de su equipo, asignar recursos y reevaluar la capacidad de cada miembro del equipo para asumir nuevas tareas con una periodicidad semanal. Seguimiento de la carga de trabajo de su equipo puede ayudarle a asignar tareas nuevas o más complejas a los miembros del equipo o a evaluar quién se está quedando rezagado o sobrecargado de tareas.
Visualice cuánto trabajo se asigna a los colaboradores individuales, así como a cada uno de sus equipos con la vista Carga de trabajo en ClickUp Descargar esta plantilla Bonus: **Plantillas de planificación de la capacidad
3. Gestión del alcance
Por último, para ser un intento correcto de gestión de proyectos, debe ser capaz de negociar el equilibrio entre coste y tiempo manipulando y gestionando también el alcance global de su proyecto. Esto puede significar ampliar su alcance si dispone de más tiempo y dinero de lo que pensaba, o reducirlo en determinadas áreas clave si tiene pocos recursos o se acerca la fecha límite.
ClickUp le ayuda enormemente en la gestión del alcance con la función Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp . Puede utilizar este recurso como guía a la hora de recopilar y documentar el alcance del proyecto, los entregables, los hitos, etc.
Además, puede Plantilla de desglose del alcance del trabajo de ClickUp para que pueda desglosar claramente la versión macro de los entregables de su proyecto en microtareas e hitos y hacer un seguimiento del progreso de su equipo con cada uno de ellos a medida que avanza.
Desglose el alcance de un proyecto en pequeños entregables y realice un seguimiento sencillo de los entregables de cada fase y del equipo implicado en Pizarras ClickUp Descargar esta plantilla Bonus: **Estructura de desglose del trabajo de software ( EDT )
Empiece a utilizar el triángulo de proyectos y ClickUp para gestionar sus proyectos
Sin un gestor de proyectos eficaz, hasta el más sencillo de los proyectos fracasará; el fracaso se mide por el grado en que un proyecto ha cumplido o no su presupuesto, calendario y alcance. Curiosamente, aunque las empresas y corporaciones más grandes tienen gestores de proyectos dedicados en roles con el título, en realidad, todas las empresas tienen uno.
Aunque la pequeña cafetería independiente de la esquina de su calle sólo tenga tres miembros en plantilla, uno de ellos ejercerá de gestor de proyectos, probablemente sin darse cuenta.
Y puesto que toda empresa necesita un gestor de proyectos (y de los buenos), es primordial que cada gestor de proyectos tenga acceso a las herramientas adecuadas para su trabajo. El Triángulo de Gestión de Proyectos, combinado con un software de gestión como ClickUp, es una combinación ganadora. 🤝 ¡Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo! escritor invitado:**_
Veselin Mladenov
es el Director de Contenidos de ThriveMyWay.
Cuenta con más de 10 años de experiencia en marketing corporativo y equipo de ventas y decidió dedicarse a su pasión por el marketing digital y la creación de contenidos.