¿Alguna vez ha sentido que está corriendo una maratón, pero no está seguro de si va a ritmo para terminarla?
En la gestión de proyectos, realizar un seguimiento de su progreso y asegurarse de que se encamina hacia una finalización satisfactoria puede resultar igual de complicado.
Ahí es donde entra en juego el valor ganado (EV), una potente métrica que ayuda a los gestores de proyectos a evaluar el rendimiento financiero de sus proyectos en relación con el cronograma y el presupuesto.
En este blog, hablaremos sobre cómo calcular el valor ganado, proporcionándole una hoja de ruta clara para comprender en qué punto se encuentra su proyecto y cómo conducirlo hacia el éxito.
¿Qué es el valor ganado en la gestión de proyectos?
El valor ganado (EV) en la gestión de proyectos es una métrica que mide el trabajo real completado en comparación con el coste planificado, lo que proporciona una instantánea del rendimiento financiero del proyecto.
Ayuda a los gestores de proyectos a determinar cuánto del presupuesto se debería haber gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo terminado en cualquier momento del cronograma del proyecto.
Al comparar esta cifra con los costes reales, los gestores pueden evaluar si un proyecto está por debajo o por encima del presupuesto. Esta información crítica permite realizar un seguimiento eficaz del progreso financiero y facilita la toma de decisiones proactivas para mantener los proyectos alineados con sus objetivos presupuestarios y de cronograma.
Importancia de la gestión del valor ganado en la gestión de proyectos
La gestión del valor ganado (EVM) es un método probado que proporciona información real y cuantificable sobre el estado de su proyecto. Al combinar mediciones del calendario del proyecto, el presupuesto y el trabajo real completado, la EVM le ofrece una visión general completa del rendimiento y el progreso del proyecto.
Gestión del valor ganado en la gestión de proyectos:
- Ofrece una visión clara del estado del proyecto, combinando métricas de alcance, calendario y costes.
- Permite la detección temprana de desviaciones en los proyectos, lo que permite tomar medidas correctivas a tiempo.
- Mejora la toma de decisiones con datos cuantificables sobre el rendimiento del proyecto.
- Mejora la asignación de recursos y la eficiencia, optimizando los resultados de los proyectos.
- Fomenta una mejor comunicación con las partes interesadas a través de métricas de proyecto transparentes y objetivas.
La EVM ofrece una vista tridimensional del rendimiento del proyecto, lo que permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas, anticipar problemas y ajustar los planes de forma proactiva.
Trasciende las medidas tradicionales, como el índice de rendimiento de costes (CPI) y el índice de rendimiento de plazos (SPI), y proporciona un marco integral para:
- Evalúa el progreso del proyecto y la eficiencia.
- Asegúrese de que los objetivos del proyecto se cumplan dentro de los parámetros establecidos de alcance, tiempo y coste.
Tanto si supervisa un equipo pequeño como si gestiona un proyecto complejo y de gran envergadura, la integración de EVM con herramientas de gestión de proyectos como ClickUp puede transformar su enfoque para realizar el seguimiento del progreso y garantizar el éxito del proyecto.
Conceptos básicos de la gestión del valor ganado
Vamos al grano con los conceptos básicos de la gestión del valor ganado (EVM), un marco que puede parecer abrumador al principio, pero que en realidad se trata de mantener su proyecto en marcha y dentro del presupuesto.
A continuación, le ofrecemos un breve resumen de los términos clave que debe conocer:
- Coste real (AC): Es el gasto real en el que ha incurrido su proyecto hasta la fecha. Piense en ello como su huella financiera, que le muestra cuánto ha gastado realmente.
- Valor planificado (PV): lo que tenía previsto lograr hasta ahora en términos monetarios. El PV es su hoja de ruta, que indica el coste presupuestado para el trabajo programado hasta un determinado punto de su proyecto.
- Valor ganado (EV): aquí es donde se evalúa el resultado del proyecto. El EV mide el trabajo realizado en términos del presupuesto. Es una comprobación de la realidad, que muestra si se está por delante o por detrás del plan.
Ahora, conectemos los puntos con algunos otros términos cruciales:
- Presupuesto completado (BAC): Su destino financiero, el presupuesto total del proyecto. Es donde pretende llegar una vez que todo esté dicho y terminado.
- Variaciones: Considérelas como los signos vitales de su proyecto. La variación de costes (CV) le indica si se está excediendo o quedando por debajo del presupuesto, mientras que la variación de calendario (SV) revela si va adelantado o retrasado con respecto al calendario previsto.
- Índices: Son tus multiplicadores de rendimiento. El índice de rendimiento de costes (CPI) te ayuda a predecir la rentabilidad del proyecto, y el índice de rendimiento del calendario (SPI) indica la eficiencia con la que estás utilizando el tiempo.
El rol del valor ganado (EV) en la gestión del valor ganado
El valor ganado (EV) es el eje central de la gestión del valor ganado, ya que proporciona una instantánea de la salud financiera y el progreso del proyecto.
Imagina que estás gestionando un proyecto para actualizar la infraestructura informática de una empresa.
Su valor planificado (PV) para el tercer mes es de 150 000 dólares, lo que indica lo que pretendía gastar en el trabajo programado.
En este momento, su coste real (AC) es de 120 000 $.
Pero aquí es donde entra en juego el EV: si el trabajo que realmente ha completado tiene un valor de 130 000 dólares, el EV revela que está por debajo del presupuesto y que está haciendo más con su dinero.
Esto muestra el rol de EV en la evaluación de la rentabilidad y el progreso del trabajo, ofreciendo una medida clara y cuantificable del rendimiento del proyecto en comparación con su plan.
Cálculo del valor ganado en la gestión de proyectos
El cálculo del valor ganado (EV) le permite medir, en tiempo real, el rendimiento de su proyecto en comparación con su plan.
Analicémoslo paso a paso.
Paso 1: Defina la línea base del proyecto
El primer paso es establecer la línea base de su proyecto, que es una versión detallada de su plan de proyecto que incluye el alcance, el calendario y el presupuesto total (presupuesto al finalizar, BAC). Esta línea base sirve como referencia financiera y de programación de su proyecto.
Supongamos que va a lanzar un nuevo módulo de software. Su presupuesto total (presupuesto al finalizar, BAC) es de 200 000 dólares, planificado para cinco meses.
Paso 2: Calcular el valor planificado (PV)
El valor planificado (PV) es una instantánea del progreso esperado, que le permite medir lo que el proyecto debería haber logrado financieramente hasta cualquier punto de su cronograma.
A los tres meses del inicio del proyecto, tenía planificado completar el 60 % del trabajo. Para nuestro proyecto de software, eso supone el 60 % de 200 000 dólares, lo que equivale a un valor actual (PV) de 120 000 dólares.
Paso 3: Determinar el coste real (AC)
A continuación, debe calcular el coste real (AC), que es el coste total incurrido por el trabajo realizado en el proyecto hasta un momento específico. Esto incluye todos los gastos relacionados con el proyecto, lo que le ofrece una vista clara de los recursos financieros que realmente ha gastado.
Por lo tanto, si al tercer mes ha gastado 100 000 dólares, entonces AC = 100 000 dólares.
Paso 4: Calcular el valor ganado (EV)
El valor ganado (EV) es donde se evalúa el valor del trabajo realmente completado hasta la fecha, en comparación con el presupuesto original. El EV le ayuda a comprender si va adelantado, al día o retrasado con respecto al calendario y al presupuesto, al asignar un valor monetario a la cantidad de trabajo terminado.
Si solo ha completado el 50 % del módulo de software, entonces EV = 50 % de 200 000 $ = 100 000 $.
Análisis de variaciones
Después de calcular el EV, se realiza un análisis de variaciones para identificar las diferencias entre el rendimiento planificado y el real. Esto implica calcular la variación de costes (CV) y la variación de calendario (SV), que indican en qué medida se ha desviado del presupuesto y del calendario, respectivamente.
- Variación de costes (CV): EV – AC. Si su CV es positivo, está por debajo del presupuesto. En nuestro ejemplo, CV = 100 000 $ – 100 000 $ = 0 $, lo que indica que está dentro del presupuesto.
- Variación del calendario (SV): EV – PV. Una SV positiva significa que se está adelantado al calendario. Aquí, SV = 100 000 $ – 120 000 $ = -20 000 $, lo que indica que se está retrasado con respecto al calendario.
Índices de rendimiento
Por último, para comprender la eficiencia y la productividad de su proyecto, calcule el índice de rendimiento de costes (CPI) y el índice de rendimiento del calendario (SPI). Estos índices le ayudan a predecir el coste y el tiempo necesario para completar el proyecto, lo que le permite tomar decisiones estratégicas.
- Índice de rendimiento de costes (CPI): EV / AC. CPI > 1 significa rentabilidad. En este escenario, CPI = 100 000 $ / 100 000 $ = 1, lo que indica que está gastando exactamente lo planificado.
- Índice de rendimiento del calendario (SPI): EV / PV. SPI > 1 significa que se está adelantando al calendario. Para nosotros, SPI = 100 000 $ / 120 000 $ = 0,83, lo que significa un retraso.
Utilización de software de gestión de proyectos para EVM
El software de gestión de proyectos desempeña un rol fundamental en la implementación de la gestión del valor ganado (EVM), especialmente cuando se manejan múltiples proyectos complejos. La integración de herramientas EVM le permite realizar un seguimiento sin esfuerzo del rendimiento de su proyecto en relación con su presupuesto y calendario.
Imagine tener un panel que realice todo el análisis del valor ganado y muestre el progreso real de su proyecto, el valor planificado y los costes reales, todo ello sin tener que ahogarse en hojas de cálculo.
El software de gestión de proyectos calcula las variaciones en el calendario y los costes en tiempo real, lo que permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas con rapidez. Ya sea para ajustar el presupuesto del proyecto o reevaluar la estructura de desglose del trabajo, contar con una herramienta de gestión de proyectos equipada con capacidades EVM significa que estás preparado para abordar cualquier discrepancia de frente.
Optimización de EVM con ClickUp
ClickUp es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos para implementar eficazmente la gestión del valor ganado (EVM) en sus proyectos. A través de un conjunto de funciones diseñadas para el seguimiento y el análisis detallados, ClickUp permite a los gestores de proyectos integrar los principios de EVM en su flujo de trabajo de forma fluida.
Tanto si su objetivo es controlar de cerca el alcance, los costes, las horas o el presupuesto de su proyecto, ClickUp le ofrece una plataforma sólida para todas sus necesidades de EVM. Veamos sus funciones específicas:
- Gestión de proyectos: Organice su equipo de gestión de proyectos dentro de ClickUp para facilitar la colaboración y la comunicación fluidas. Asigne tareas y subtareas a los miembros del equipo, asegurando responsabilidades claras y rendición de cuentas para todos los aspectos del alcance del proyecto. Incorpore las buenas prácticas de carga de recursos para asignar estratégicamente a los miembros del equipo y los materiales, lo cual es fundamental para la elaboración de informes EVM (gestión del valor ganado) precisos.
- Control de tiempo de los proyectos en ClickUp: esta función va más allá del simple control del tiempo, ya que permite registrar de forma detallada el tiempo dedicado a tareas y proyectos específicos. Utilice esta función para registrar con precisión los costes reales (AC) y trabajar para alcanzar su valor planificado (PV), proporcionando datos en tiempo real para el análisis del valor ganado.
- Gestión de recursos: gestiona y asigna de forma eficiente los activos más valiosos de tu proyecto: los miembros de tu equipo. Con la gestión de recursos de ClickUp, puedes visualizar las cargas de trabajo, redistribuir las tareas según sea necesario y garantizar que el nivel de recursos de tu proyecto esté optimizado. Esta asignación estratégica favorece el logro del valor planificado (PV) al garantizar que los recursos adecuados trabajen en las tareas adecuadas en el momento adecuado.
- Campos personalizados de ClickUp: registre el valor planificado (PV) y el coste real (AC) directamente en sus tareas. Esto le permite realizar un seguimiento de su presupuesto y sus gastos en tiempo real, lo que facilita los cálculos del valor ganado.
- Duraciones estimadas de ClickUp: establezca duraciones estimadas para las tareas con el fin de determinar el valor planificado (PV) de su proyecto en términos de tiempo. Esto le ayudará a evaluar si su proyecto va adelantado o retrasado con respecto al calendario previsto.
- Paneles de control de ClickUp: personalice los paneles para mostrar métricas clave de EVM, como la variación de costes (CV) y la variación de plazos (SV). Esto le permite visualizar de un vistazo el estado financiero y de planificación de su proyecto.
- Diagramas de Gantt de ClickUp: visualice el cronograma de su proyecto con diagramas de Gantt. Ajuste la duración y las dependencias de las tareas para gestionar activamente el cronograma de su proyecto, asegurando la alineación con su análisis EVM.
- Metas y hitos de ClickUp: alinee las metas del proyecto con los objetivos de EVM y establezca hitos que reflejen los logros significativos de su proyecto. Esto facilita el seguimiento del progreso para completar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Cómo realizar EVM con ClickUp: una guía paso a paso
1. Configure la estructura de su proyecto
- Cree un espacio para su proyecto: Organice su proyecto en un espacio dedicado para una ejecución exitosa del mismo. Clasifique el trabajo en carpetas y listas para las diferentes fases o componentes.
- Utilice tareas de ClickUp para la estructura de desglose del trabajo (WBS): desglose su proyecto en tareas y subtareas, que representan los elementos de la WBS. Utilice técnicas de estimación de proyectos para determinar los esfuerzos y costes específicos.
2. Personalizar para el seguimiento de EVM
- Implemente los campos personalizados de ClickUp: para cada tarea, añada campos personalizados para registrar el valor planificado (PV), el coste real (AC) y el valor ganado (EV). Esta configuración permite realizar un seguimiento preciso del rendimiento financiero y laboral de su proyecto.
- Configure las duraciones estimadas y el control de tiempo: Asigne duraciones estimadas a las tareas y utilice la función de control de tiempo para registrar las horas reales trabajadas. Estas medidas sirven como indicadores del calendario y los costes laborales de su proyecto.
3. Supervisar el rendimiento del proyecto
- Utilice los paneles de ClickUp para obtener información en tiempo real: cree paneles personalizados en ClickUp para visualizar sus métricas EVM, como la variación de costes (CV), la variación de plazos (SV), el índice de rendimiento de costes (CPI) y el índice de rendimiento de plazos (SPI). Esta panorámica le ayuda a evaluar rápidamente el estado del proyecto.
- Revise los diagramas de Gantt para la gestión de calendarios: utilice la vista Gantt de ClickUp para realizar el seguimiento de los cronogramas, las dependencias y el progreso de los proyectos con respecto al plan. Ajuste las tareas y los cronogramas según sea necesario para alinearlos con los resultados de su EVM.
4. Analizar y ajustar
- Evalúa las variaciones y los índices de rendimiento: Revisa periódicamente tu CV, SV, CPI y SPI para identificar tendencias y áreas que requieren atención. Este análisis te indica si tu proyecto va por buen camino, se ha excedido el presupuesto o se ha retrasado.
- Tome decisiones basadas en datos: utilice la información obtenida del análisis EVM para tomar decisiones informadas sobre la reasignación de recursos, los ajustes de calendario y los cambios de alcance. También puede emplear una plantilla de alcance del proyecto para estandarizar y optimizar estos ajustes. La meta es corregir el rumbo según sea necesario para cumplir los objetivos del proyecto.
5. Comuníquese con las partes interesadas
- Aproveche la plantilla de informe diario de ClickUp : permita a los equipos realizar un seguimiento del progreso diario, gestionar tareas y coordinarse de manera eficiente entre varios equipos. Con funciones personalizables como estados de tareas, campos y vistas, esta plantilla de informe diario ofrece una visión general completa que facilita una mejor planificación y rendición de cuentas. Genere informes y comparta paneles con las partes interesadas para comunicar la evaluación, el progreso y las previsiones del proyecto.
- Vistas de ClickUp: utilice múltiples vistas, como Lista, Tablero, Carga de trabajo, Calendario, etc., para proporcionar a las partes interesadas información clara y personalizada sobre el progreso del proyecto. Por ejemplo, la vista Lista facilita la agrupación, clasificación y filtrado de tareas.
Limitaciones de la gestión del valor ganado
Incluso los marcos más sólidos tienen su talón de Aquiles, y la gestión del valor ganado (EVM) no es una excepción. Analicemos sus limitaciones, profundicemos en la gestión de riesgos dentro de la EVM y exploremos estrategias para sortear los obstáculos más comunes:
- Complejidad para los equipos nuevos: la EVM introduce un marco integral que puede resultar complejo y abrumador para los equipos que no están familiarizados con su metodología, lo que puede dar lugar a dificultades de implementación.
- Dependencia de un ajuste preciso de la línea de base: El éxito con EVM depende de una planificación inicial precisa y del ajuste exacto de la línea de base. Cualquier error u omisión en estas primeras fases puede sesgar significativamente la medición del rendimiento y el seguimiento del proyecto.
- Enfoque limitado en la calidad: Aunque la EVM destaca en el seguimiento de los costes y los plazos, a menudo carece de mecanismos para evaluar directamente la calidad de los resultados del proyecto. Esto significa que es posible que no se supervisen adecuadamente aspectos críticos para el éxito del proyecto.
- Retos con alcances de proyectos fluidos: La EVM es más adecuada para proyectos con alcances bien definidos. Los proyectos que implican cambios frecuentes en el alcance pueden encontrar difícil gestionar su rigidez, lo que la hace menos eficaz como herramienta de seguimiento y previsión.
- Posible énfasis excesivo en las métricas: existe el riesgo de centrarse demasiado en las cifras, como los índices de rendimiento de costes (CPI) y los índices de rendimiento de plazos (SPI), en detrimento de otros factores vitales como la moral del equipo, la satisfacción del cliente y la comunicación con las partes interesadas. Este énfasis excesivo en los datos cuantitativos puede conducir a una vista limitada del estado del proyecto.
Previsión y gestión de riesgos en el contexto de la EVM
Aunque la EVM destaca en el seguimiento del rendimiento de los costes y los plazos, no aborda directamente la gestión de riesgos. Sin embargo, puede integrar el análisis de riesgos mediante la supervisión de las variaciones y los índices de rendimiento, que pueden indicar riesgos potenciales. Por ejemplo, los sobrecostes constantes pueden indicar que se ha subestimado la complejidad del proyecto, lo que requiere una reevaluación de los riesgos.
Metodologías sugeridas para mitigar problemas comunes
Para superar las limitaciones de la EVM, considere los siguientes enfoques:
- Planificación inicial mejorada: Dedique más tiempo a la planificación del proyecto y al ajuste de la línea de base. Utilice datos históricos y cuente con la participación de miembros del equipo con experiencia para mejorar la precisión.
- Integre métricas de calidad: Incorpore indicadores de calidad en el panel de control de la gestión de proyectos de su corporación, junto con las métricas EVM tradicionales, para garantizar que los resultados cumplan con los estándares esperados.
- Adapte la EVM a la metodología ágil: Modifique la EVM para adaptarla a las metodologías ágiles mediante el seguimiento del valor en incrementos más pequeños y el ajuste de la línea de base según sea necesario. Esto puede ayudar a gestionar proyectos con alcances fluidos.
- Revisiones periódicas de riesgos: incorpore reuniones periódicas de revisión de riesgos en el calendario de su proyecto. Utilice la información obtenida de las métricas de EVM para identificar posibles riesgos y desarrollar estrategias de mitigación.
- Formación y educación: invierta en formación para que su equipo comprenda y aplique eficazmente la EVM. Los miembros del equipo con conocimientos son más propensos a aprovechar todo el potencial de la EVM.
Aprovecha la gestión del valor ganado con ClickUp
La gestión del valor ganado es su hoja de ruta y su comprobación de la realidad, todo en uno, lo que garantiza que no solo está gastando tiempo y dinero, sino que los está invirtiendo de forma inteligente.
Sin embargo, la magia no está solo en saber que la EVM existe, sino en utilizarla de forma eficaz. Ahí es donde entran en juego tus habilidades y experiencia. Los gestores de proyectos expertos comprenden la necesidad de profundizar en los números, entender lo que indican y actuar en consecuencia.
La EVM puede ser más fluida e intuitiva con herramientas como ClickUp.
Al salvar la brecha entre la complejidad y la usabilidad, ClickUp transforma la implementación de EVM de una tarea en una ventaja. Con ClickUp, la aplicación de los principios clave de la gestión de proyectos se convierte en una parte integral y sin esfuerzo de la gestión de sus proyectos.
¿A qué esperas? ¡Toma todas tus decisiones con conocimiento de causa! ¡Empieza a usar ClickUp hoy mismo!
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es el valor ganado de un proyecto?
El valor ganado de un proyecto es como tomar una instantánea de lo que ha logrado su equipo, pero en dólares y centavos. Mide el valor del trabajo completado en comparación con el presupuesto original. Supongamos que planeaste gastar 50 000 dólares en una parte de tu proyecto y que la parte está completada. Si según tu plan debía costar 50 000 dólares, entonces tu valor ganado es de 50 000 dólares. Es una forma de ver si el gasto y el progreso de tu proyecto van por buen camino, combinando el alcance, el calendario y el coste en un número claro.
2. ¿Qué es el valor ganado en las técnicas de gestión de proyectos?
En las técnicas de gestión de proyectos, el valor ganado le ofrece una visión real del estado de su proyecto, más allá de los plazos y los signos de dólar. El valor ganado relaciona la cantidad de trabajo que ha completado, la cantidad que tenía planificada y la cantidad que ha gastado en hacerlo. Forma parte de una estrategia más amplia denominada gestión del valor ganado (EVM), que ayuda a los gestores de proyectos a predecir los resultados de los proyectos, controlar los costes y garantizar el cumplimiento de los plazos. Convierte los complejos datos del proyecto en información útil para que puedas dirigir tu proyecto hacia el éxito con confianza.
3. ¿Cuál es la fórmula del valor ganado?
La fórmula del valor ganado es la siguiente:
EV = (porcentaje de trabajo completado) x (presupuesto total del proyecto).
Si estás a mitad de un proyecto con un presupuesto de 100 000 dólares, tu valor ganado (EV) es el 50 % de 100 000 dólares, lo que equivale a 50 000 dólares.
Esta sencilla fórmula le ayuda a determinar si su proyecto va por buen camino en cuanto a finanzas y progreso. Es una piedra angular para evaluar la situación actual de su proyecto y predecir cuál será su resultado final, lo que le permitirá tomar decisiones más inteligentes a lo largo del proceso.