Supongamos que sólo le quedan dos días para la implantación y se da cuenta de que el software que tenía que entregar sigue incompleto y necesita más tiempo y esfuerzo.
Parece que tus equipos de frontend y backend no estaban sincronizados y no estimaron con precisión la duración del proyecto.
Ahora te encuentras con un producto inacabado, un equipo sobrecargado de trabajo y un cliente potencialmente insatisfecho. ¿No suena inquietante?
La gestión de proyectos Enterprise (EPM) ofrece un enfoque sistemático para alinear los proyectos con los objetivos estratégicos, optimizar la asignación de recursos y garantizar la entrega coherente de los proyectos en toda la corporación.
Pero, ¿qué es exactamente EPM y cómo puede contribuir al intento correcto de un proyecto?
¿Qué es la gestión de proyectos Enterprise?
La gestión de proyectos de empresa (EPM) es un enfoque de la gestión de múltiples proyectos y programas en toda una empresa. Va más allá de la gestión de proyectos individuales de forma aislada y se centra en alinear todas las actividades de los proyectos con las metas y objetivos estratégicos generales de la organización.
Metodologías habituales en la gestión de proyectos de Enterprise
Existen diferentes metodologías que los equipos suelen utilizar para implantar la gestión de proyectos de empresa. Algunas de las metodologías EPM más populares son:
- Ágil
- Cascada
- Seis Sigma
- Lean
- Kanban
- Scrum
Ahora se preguntará en qué se diferencia la gestión de proyectos de corporación de la gestión de proyectos tradicional.
Mientras que la gestión de proyectos tradicional se centra en proyectos individuales, EPM adopta una vista holística de todos los proyectos dentro de una organización Enterprise. Se centra en una metodología que podría utilizarse en toda la organización para cada proyecto, ajustando el tono para la resolución de problemas.
Puede haber excepciones en las que los estilos de EPM y de gestión de proyectos individuales difieran, pero en general todos los proyectos deben seguir la misma metodología.
Diferencias clave: Gestión de proyectos tradicional frente a gestión de proyectos Enterprise
- Alcance: La gestión de proyectos empresariales gestiona varios proyectos simultáneamente, mientras que la gestión de proyectos tradicional suele gestionar un proyecto cada vez
- Meta: EPM garantiza que todos los proyectos se ajusten a las metas de la organización, mientras que en la gestión de proyectos tradicional cada proyecto es un nuevo problema que debe resolverse de forma diferente
- Estandarización: EPM implementa procesos estandarizados en toda la organización, mientras que el PM tradicional tiene como objetivo completar el proyecto como sea que se pueda terminar
Entender el rol de un gestor de proyectos Enterprise
Los gestores de proyectos de empresa forman parte de la oficina de gestión de proyectos de empresa y desempeñan un rol esencial en la orquestación de proyectos complejos dentro de una organización.
Si bien las responsabilidades de un gestor de proyectos de Enterprise pueden variar en función del tamaño y las necesidades de su organización, hay tareas específicas que deben completar dentro de su rol.
Las responsabilidades de un gestor de proyectos de empresa incluyen:
- Gestión de carteras: Supervisar y ser responsable de múltiples proyectos y programas en todos los equipos
- Optimización de recursos: Asignar recursos de forma eficaz a distintos proyectos para optimizar al máximo el trabajo de todos
- Estandarización: Aplicación de normas coherentes yflujos de trabajo de gestión de proyectos y prácticas en toda la organización
- Seguimiento del rendimiento: Seguimiento de las métricas del proyecto, trabajo sobre los contratiempos y elaboración de informes sobre el progreso, el presupuesto y el cronograma
- Gestión de las partes interesadas: Relación con directivos, miembros del equipo, altos cargos y socios externos
- Mejora continua: Identificar áreas para la mejora de procesos y asegurar que los equipos lo siguen
- Tutoría: Guiar y educar a los gestores de proyectos, al personal y a la dirección sobre los métodos de EPM
- Implantación de tecnología: Selección e implantación de la tecnología adecuadasoftware de gestión de proyectos Enterprise *Gobernanza: Garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización
- Planificación estratégica: Contribuir a la planificación de proyectos a largo plazo de conformidad con EPM
**Lea también los 10 mejores software de automatización de marketing para empresas en 2024
Componentes de la gestión de proyectos Enterprise
El sistema de gestión de proyectos de corporación comprende siete componentes definidos por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) . Intentemos comprender cada componente imaginando la gestión de proyectos de Enterprise como una máquina de precisión.
Dentro de ella, tenemos:
- Análisis de riesgos: El escáner vigilante, que detecta posibles escollos y oportunidades antes de que se produzcanejecución del proyecto. Esto ayuda a los gestores de proyectos a dar pasos con conocimiento de causa y a estar preparados para cualquier posible contratiempo
- Estimación del proyecto: El pronosticador utiliza los datos sobre riesgos y el historial para ajustar cronogramas y necesidades de recursos realistas. Esto ayuda a los gestores de proyectos a saber si los recursos y el tiempo para completar el proyecto son suficientes
- Revisiones del proyecto: El control de calidad, comparando el rendimiento con las estimaciones y desencadenando ajustes. En caso de que el proyecto se desborde o se produzcan otros contratiempos, este paso ayuda a los gestores de proyectos a intervenir, revisar y volver a encarrilar el proyecto
- Coaching de gestión de proyectos: El cerebro en evolución, que aprende de las experiencias para mejorar el rendimiento futuro. El asesoramiento en gestión de proyectos por parte de la oficina de gestión de proyectos de la corporación ayuda a formar a todos los miembros del equipo para que sigan en la misma línea
- **El solucionador de problemas aborda retos complejos mediante la creación de procesos que resuelven cada problema u obstáculo. La oficina de gestión de proyectos de la corporación se convierte en el responsable de la toma de decisiones o en el mediador durante estos retos
- Control de tiempo: El cronómetro mide el tiempo que se tarda en completar tareas y proyectos para estimaciones y revisiones actuales y futuras. La oficina de gestión de proyectos de la corporación suele encargarse de analizar las hojas de tiempos
- Software de gestión de proyectos de empresa: El sistema nervioso central, que conecta todos los componentes y garantiza un flujo de información fluido para el intento correcto del proyecto. El software de gestión de proyectos Enterprise sirve como única fuente de información, con un registro de todos los documentos, proyectos, tareas, procesos y cualquier otra parte de los proyectos
**El análisis de riesgos alimenta la estimación, ajustando las líneas de base para las revisiones. El análisis de riesgos alimenta la estimación, estableciendo líneas de base para las revisiones. Los problemas escalados extraen información de todos los componentes, mientras que el control de tiempo mantiene todo sincronizado.
En esencia, las herramientas de software de gestión de proyectos Enterprise facilitan una comunicación fluida y proporcionan un lugar para toda la información, documentos y registros del proyecto.
**Lea también las 10 mejores herramientas de software ERP para la planificación de recursos en 2024
Ventajas de la gestión de proyectos Enterprise
A medida que una organización crece y desarrolla diferentes equipos, a menudo estos equipos acaban trabajando en silos. Como organización en crecimiento, debe mantener el impulso anticipándose a cualquier contratiempo y resolviendo los problemas sobre la marcha.
Por eso es tan importante la gestión de proyectos de corporación. Le ayuda a establecer todos sus procesos, hace un seguimiento de cómo se va a realizar el trabajo y cómo se van a abordar los retos, y cuenta con una oficina de gestión de proyectos de empresa dedicada a garantizar que todo esto se termine.
Veamos otras ventajas de la gestión de proyectos empresariales:
- Garantiza que todos los proyectos estén alineados y contribuyan al éxito de la organización y no sólo al éxito individual o del equipo
- Optimiza la asignación de recursos en toda la organización para que haya menos margen para procesos inútiles
- Conduce a un importante ahorro de costes gracias a una mejor gestión de los recursos
- Proporciona información basada en datos para una mejor toma de decisiones en los proyectos
- Estandariza los procesos y reduce la duplicación de esfuerzos para que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer
- Mejora la visibilidad de los proyectos y la comunicación entre las partes interesadas y los equipos
- Capacita a las organizaciones para responder mejor a los cambios del mercado y a la competencia
- Promueve una cultura de uso compartido del conocimiento en toda la organización
**Lea también los 10 mejores software de gestión de flujo de trabajo para corporaciones en 2024
Desafíos en la implantación de EPM
Dado que la gestión de proyectos de Enterprise se implementa a nivel organizativo, es inevitable que surjan algunos retos.
Algunos de estos retos incluyen:
- Resistencia organizativa: Los empleados pueden resistirse a los cambios en las formas de trabajo establecidas
- Complejidad: Los sistemas de gestión de proyectos de la corporación pueden ser complejos o difíciles de implantar
- Problemas de integración: Integrar EPM con los sistemas y herramientas existentes puede suponer un reto
- Cambio cultural: EPM a menudo requiere un cambio hacia una mayor transparencia y colaboración
- Coste: La implementación de EPM puede requerir una inversión inicial sustancial, algo que las pequeñas empresas pueden no tener
- **Calidad de los datos: Garantizar datos coherentes y de alta calidad en todos los proyectos puede ser un reto
- **Las organizaciones pueden carecer de la experiencia necesaria para implementar EPM con eficacia y pueden tener que invertir más en formación o contratación
- **Medir el retorno de la inversión: Demostrar el retorno de la inversión puede ser un reto a corto plazo
**Lea también 15 Free Branding Templates for Marketing & Creative Teams (en inglés)
Cómo implantar la gestión de proyectos Enterprise
El software de gestión de proyectos es la espina dorsal digital que soporta y mejora todo el proceso de gestión de proyectos corporativos. Este sofisticado conjunto de herramientas va más allá del simple seguimiento de tareas y ofrece un completo conjunto de funciones para simplificar entornos complejos de varios proyectos.
En esencia, el software EPM proporciona una plataforma centralizada para almacenar y gestionar los datos del proyecto, garantizando que todas las partes interesadas tengan acceso a información actualizada.
Se trata de un proyecto en tiempo real herramienta de colaboración empresarial romper los silos entre equipos interfuncionales y departamentos, lo que es crucial en ajustes de corporaciones a gran escala.
las funciones avanzadas de gestión de recursos del software EPM permiten una asignación óptima del personal y los activos entre varios proyectos, lo que evita los cuellos de botella y la sobreasignación.
Sus fuertes funciones de elaboración de informes y análisis ayudan a transformar los datos brutos en información procesable, lo que permite tomar decisiones basadas en datos a nivel de proyecto y cartera. Si está pensando en utilizar una herramienta de gestión de proyectos, ¿cómo elegir la adecuada?
Tenga en cuenta factores como:
- Escalabilidad y flexibilidad
- Facilidad de uso
- Capacidad de integración
- Funciones de (elaboración de) informes y análisis
- Accesibilidad móvil
- Soporte y reputación de los proveedores
Uno tal software gratuito/a de gestión de proyectos que ofrece todo esto y más es ClickUp .
gestione y realice múltiples proyectos a tiempo con ClickUp for Project Management_ Gestión de proyectos de ClickUp va más allá de la gestión tradicional de tareas. Ofrece una plataforma flexible para organizar, colaborar y realizar el seguimiento de proyectos de cualquier tamaño y complejidad.
Ofrece las siguientes funciones para la gestión de proyectos de corporación:
1. Paneles de ClickUp
personalice los paneles de su proyecto para su intento correcto con ClickUp Dashboards_ Paneles de ClickUp permiten a los miembros del equipo añadir tareas, ver objetivos, comunicarse con los miembros del equipo y seguir el progreso de un vistazo. De este modo, los responsables de EPM pueden realizar un seguimiento muy eficaz y sencillo de cada proyecto en curso.
2. Documentos de ClickUp
registre toda la información importante de cada proyecto en ClickUp Docs
Utilice Documentos de ClickUp para registrar todos sus procesos oficiales, contratos, POE y otros documentos importantes, de modo que los tenga a mano en un solo lugar.
Los documentos pueden ser de gran ayuda en el coaching de gestión de proyectos -un componente esencial de la estrategia de EPM- para almacenar datos históricos de sus procesos de EPM y consultarlos en caso de que se produzcan cuellos de botella.
3. Control de tiempo de proyectos de ClickUp
calcule correctamente los plazos de sus proyectos con ClickUp Project Time Tracking_ Control de tiempo de proyectos de ClickUp hace que sea fácil saber cuánto tiempo se tarda en terminar un proyecto. Realice un seguimiento del tiempo que tarda en completar una tarea o un proyecto para que sea más fácil calcular los plazos de proyectos similares en el futuro.
4. Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp
Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp
ClickUp también ofrece plantillas prediseñadas para sus proyectos. Por ejemplo, utilice Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp para optimizar su flujo de trabajo desde la ideación hasta la ejecución y la entrega final.
Esta plantilla le permite:
- Planificar y visualizar cada fase, desde la lluvia de ideas hasta el ciclo de vida del proyecto
- Alinear el equipo y los recursos para una colaboración fluida y una finalización eficaz del proyecto
- Seguir el progreso y las metas para garantizar una entrega puntual y ajustada al presupuesto
5. La corporación de ClickUp
aproveche la escalabilidad, seguridad y fiabilidad de ClickUp Enterprise_ Enterprise de ClickUp es la solución a todas sus necesidades de gestión de proyectos de corporación
Con esta función, podrá:
- Asegurarse de que sus operaciones nunca se saltan un latido con la garantía de tiempo de actividad del 99,9% de ClickUp's Enterprise, manteniendo su flujo de trabajo fluido y sin interrupciones
- Aprovechar la exclusiva tecnología RapidViews DB™ para obtener una escalabilidad y un rendimiento definitivos que ninguna otra solución puede igualar
- Proteja sus datos, gestione el acceso, configure permisos y mantenga un registro de actividad exhaustivo con nuestras herramientas integradas
- Soporte a cualquier equipo, independientemente de su tamaño o complejidad, con una flexibilidad, estándares y escalabilidad inigualables
- Obtenga una visibilidad clara desde los planes estratégicos hasta la ejecución diaria, proporcionando una única fuente de actualizaciones, riesgos y progreso
- Encriptar, salvaguardar y cumplir con HIPAA, GDPR, Privacy Shield, y más para garantizar la seguridad de sus datos
Consejos para mejorar su estrategia EPM
- Comience con una implementación a pequeña escala de EPM: Identifique una preocupación central e intente abordarla/resolverla con un EPM a pequeña escala. Documente lo que aprenda del experimento, repítalo y determine las mejores prácticas para ampliarlo a todos los equipos. Puede utilizarMetas de ClickUp para establecer y realizar un seguimiento del progreso hacia metas específicas durante este tiempo
- Invierta en una formación exhaustiva para todos los miembros del equipo: Desde el glosario de términos de EPM hasta los tipos de reuniones específicas y las cadencias de comunicación, asegúrese de que su equipo sabe lo que se espera de ellos en cada fase. Aproveche ClickUp Docs como repositorio centralizado para almacenar esta información
- Establezca una gobernanza clara mediante la definición de roles y procesos de toma de decisiones: Cuando ponga a prueba el marco de EPM, evite cualquier posibilidad de confusión. Documente claramente los roles, las responsabilidades y las vías de escalado en un documento compartido. Puede utilizarPlantilla de matriz RACI de funciones y responsabilidades de ClickUp para este propósito
Asigne responsabilidades a las personas adecuadas utilizando la plantilla de matriz RACI de funciones y responsabilidades de ClickUp
- Elabore un plan para abordar y gestionar la resistencia al cambio:Crear un plan de comunicación para explicar por qué está implantando EPM y cómo se espera que ayude a acercar al equipo a las metas más amplias. Dedique las reuniones a sesiones de preguntas y respuestas y ofrezca toda la claridad posible. Este enfoque colaborativo ayudará a reducir cualquier resistencia
- Utilice funciones de (elaboración de) informes y análisis de datos para obtener información: Utilice herramientas como el panel de ClickUp para realizar un seguimiento de sus métricas clave en todos los proyectos. Vincule cada meta del proyecto a una métrica específica para saber exactamente qué tipo de impacto está teniendo
- Promueva el trabajo en equipo y la colaboración entre funciones: Organice reuniones entre departamentos o hackathons para intercambiar ideas o resolver problemas con otros equipos de su organización. Esto ayudará a promover la colaboración y facilitará la ampliación de las estrategias de EPM en toda la empresa
- **Por último, pero no por ello menos importante, asegúrese de que su estrategia de GPE se ajusta a los objetivos de la empresa. Cualquier cambio en esta dirección debe reflejarse inmediatamente en su plan de proyecto para que pueda impulsar resultados que realmente puedan marcar la diferencia
**Lea también las 10 mejores soluciones de software empresarial B2B SaaS para 2024
Implante la gestión de proyectos Enterprise con ClickUp
La implantación de la gestión de proyectos empresariales es un proceso de transformación de la empresa que puede mejorar en gran medida la capacidad de una organización para ejecutar proyectos con éxito y alcanzar sus objetivos. Aunque el proceso puede suponer un reto, la mejora de la eficacia, la mejor utilización de los recursos y la alineación estratégica hacen que la inversión merezca la pena.
Herramientas como ClickUp han facilitado considerablemente la implantación de EPM en todas las organizaciones. Al aprovechar las funciones personalizables de ClickUp, las organizaciones pueden crear flujos de trabajo a medida, ajustar indicadores clave de rendimiento y generar informes completos para compatibilizar la toma de decisiones eficaz y la alineación estratégica. Registrarse en ClickUp y transforme su proceso de gestión de proyectos