Hay mucho en juego.. gestión de proyectos .
Presupuestar, obtener la aprobación de su partes interesadas del proyecto creación del equipo, seguimiento del progreso, elaboración de informes....
y eso es sólo la punta del iceberg
Si estás gritando internamente, ¡no te preocupes!
aquí hay algo que te ayudará:
Los principios de gestión de proyectos actúan como una brújula fiable mientras navegas por todo el proceso de gestión de proyectos.
En este artículo, te explicaremos cuáles son estos principios básicos de gestión de proyectos, sus ventajas y cómo puedes utilizarlos para gestionar proyectos con éxito.
Empecemos por el principio.
¿Cuáles son los principios de la gestión de proyectos?
Los principios de la gestión de proyectos son conceptos fundamentales que puede utilizar para lograr una gestión de proyectos correcta.
Bastante sencillo, ¿verdad?
¿Cuáles son los principios básicos de la gestión de proyectos? todo gestor de proyectos debería jurar..
Hemos agrupado estos 12 consejos en tres categorías.
Echemos un vistazo:
Definir un proyecto
Principio 1: Debe ser un proyecto
El principio más básico es que debe haber un proyecto.
Tomemos el definición de un proyecto por el Instituto de Gestión de Proyectos: para ser considerado un proyecto, el trabajo debe ser temporal y su meta debe ser crear valor.
Dado que la gestión de proyectos es una herramienta utilizada para gestionar eficazmente un proyecto, los principios de la gestión de proyectos deben aplicarse a esta definición.
Por tanto, actividades como responder a tickets o editar contenidos no cuentan como proyecto.
Principio 2: Una estructura clara del proyecto
Un principio clave en un plan de gestión de proyectos durante la fase de definición es la estructura del proyecto.
Sin ella, su proyecto se desmoronará más rápido que una torre de Jenga
Aquí hay tres componentes que necesitan ser definidos:
A. Metas del proyecto
¿Cómo empiezas algo si no sabes lo que quieres hacer?
Determinar una meta pondrá las cosas en movimiento y le ayudará a crear la estructura del proyecto. Empieza preguntándote cuál es el requisitos del proyecto son, lo que hay que hacer y por qué.
Como gestor de proyectos, tiene que aclarar la meta del proyecto y hacer que todos los implicados en él la entiendan universalmente.
pero, ¿cómo se establecen los objetivos? metas del proyecto? ¿Y cuál es la diferencia entre metas y objetivos ? Herramientas gratuitas, gratuitas/a de gestión de proyectos como ClickUp hacen que el ajuste de metas y objetivos sea pan comido.
B. Cronograma del proyecto
nadie dispone de un plazo ilimitado para terminar un proyecto
(a menos que puedas invertir el tiempo como el Dr. Extraño)
Para completar un proyecto rápidamente, necesita tener un cronograma claro del proyecto .
Contiene las tareas pendientes y sus fechas de inicio y terminación.
También indica el orden en que deben abordarse las tareas.
C. Hitos
Primero debe definir los hitos y luego dividir su cronograma en estos hitos importantes.
¿Qué es eso? Los hitos son indicadores que ayudan a comprender cuándo el proyecto ha entrado en una nueva fase.
Por ejemplo, si su equipo pasa de un hito a otro en pocos días, ¡sabrá que están trabajando más rápido que The Flash con cafeína!
Y si hay un largo intervalo entre dos hitos, tendrá que asegurarse de que avanzan a toda velocidad.
Con este planteamiento, podrás ceñirte al calendario del proyecto. Siempre.
¡Felicidades!
Otra cosa: los hitos suben la moral del equipo.
Porque recuerda, a todo el mundo le gustan los progresos visibles.
Principio 3: Identificar los entregables del proyecto
El siguiente principio de gestión de proyectos consiste en definir los resultados del proyecto .
Los entregables se refieren a cualquier resultado o producto único relacionado con un proceso o fase concretos del proyecto.
¿Cómo se definen los entregables de un proyecto?
Empiece por plantearse las preguntas correctas, como por ejemplo
- ¿Cuál es elobjetivo del proyecto?
- ¿Qué necesita para alcanzar ese objetivo?
- ¿Cuánto tiempo llevará ycuánto costará?
Este tipo de preguntas le ayudarán a determinar los entregables del proyecto y los requisitos del mismo.
He aquí algunos ejemplos de entregables en los que podría tener que trabajar su equipo:
- Para un proyecto dediseño web proyecto, los resultados pueden incluir el desarrollo de una maqueta
- Para un proyecto de marketing, un resultado podría ser un anuncio alocado
parece que las cosas finalmente mejoran para Jim de "Stranger Things"
Otra ventaja de tener bien definidos los entregables de antemano.
No tendrás que añadir nuevos entregables a mitad del proyecto.
Esto no solo evitará que le dediques demasiado tiempo, sino que tampoco tendrás que hacer horas extra para cumplir los plazos.
de este modo, no tendrás que dejar de ver series de crímenes reales en Netflix
Principio 4: Asignación de los presupuestos de los proyectos
¿No sería maravilloso disponer de un presupuesto ilimitado?
Por desgracia, a menos que tenga un genio que le conceda esos deseos, tendrá que trabajar con un estricto presupuesto del proyecto .
Con recursos limitados, hay que ser muy consciente de los gastos.
Recuerda que no querrás llevarte una sorpresa cuando descubras que tus gastos se salen de los gráficos
Esto es lo que puedes hacer:
- considerar las posibles áreas en las que puede ahorrar o eliminar gastos
- asegúrate de que cada fase de tu proyecto está contabilizada
- reserve una parte del presupuesto para gastos de emergencia
La elaboración de presupuestos y la contabilidad pueden dar mucho trabajo y requerir distintas herramientas.
pero, ¿por qué adquirir varias herramientas si un software de gestión de proyectos como ClickUp puede ayudarle a cuadrar las cuentas?
Con las herramientas preconfiguradas de ClickUp Plantilla de contabilidad con esta plantilla de contabilidad, puede gestionar sus registros de ventas, gastos de proyectos, facturas y mucho más, todo dentro de su entorno de trabajo.
Principio 5: Estrategia clara para la ejecución
Antes de fase de ejecución se necesita una carta de proyecto y plan del proyecto en marcha. Éstos desempeñan un rol fundamental en el intento correcto de grandes proyectos.
¿Qué debe incluirse?
La fase de planificación debe tener una definición clara de los indicadores clave de rendimiento (KPI), el software de gestión de proyectos utilizado, y factores de riesgo que puedan afectar al resultado .
También debe identificar los problemas potenciales que podrían causar una ampliación del alcance o hacer descarrilar su progreso.
Identificación de los roles y responsabilidades del equipo
Principio 6: Propiedad por parte de un gestor o patrocinador del proyecto
El siguiente principio fundamental es que una persona, el gestor del proyecto, debe asumir la responsabilidad del intento correcto del proyecto. Esta persona debe actuar como portavoz y estar en sintonía con el equipo ejecutivo.
Como tales, los gestores de proyectos guían a las partes interesadas del proyecto a través de sus proceso de toma de decisiones definir las responsabilidades del equipo, iniciar el plan del proyecto y medir el intento correcto.
Dada la naturaleza interfuncional de este rol, los gestores de proyectos deben tener grandes dotes interpersonales, conocimientos de la empresa y la tecnología, y experiencia en la estructura de desglose del trabajo.
Principio 7: Asignación de roles y responsabilidades al equipo
No basta con conocer el objetivo del proyecto y ajustar las metas.
También hay que determinar qué debe hacer cada miembro.
Si no lo haces, puedes empezar a prepararte para un funeral: porque tu proyecto está muerto, ¡incluso antes de empezar a trabajar en él!
Cuando defines roles y responsabilidades, cada miembro del equipo se hace responsable de sus tareas.
Y como los miembros de tu equipo saben exactamente lo que tienen que hacer, no perderán el tiempo intentando aclararse sobre el proyecto.
Establecer valores
Principio 8: Comunicación clara entre los miembros del equipo
Mala comunicación en equipo = malos resultados.
A la hora de gestionar proyectos, el principal objetivo debe ser una comunicación sólida desde el primer día.
No querrás que la comunicación de tu proyecto se convierta en un juego de "él dijo, ella dijo".
Porque eso sería un desastre.
pero, ¿por qué?
Una comunicación clara con el equipo es clave para evitar contratiempos. Cada miembro sabe en qué está trabajando y en qué están trabajando los demás, lo que agiliza el flujo de trabajo.
Además, una comunicación clara permite identificar y celebrar los logros de los miembros del equipo.
Principio 9: Alineación en toda la organización
Se trata de un principio importante para evitar problemas posteriores cuando un proyecto progresa.
Las partes interesadas y el director del proyecto colaboran para que todos los componentes de la organización se apoyen mutuamente. Esto incluye la misión, la estructura y los sistemas de la empresa.
Establecer una base de referencia para la gestión del rendimiento con tres componentes básicos -coste, calendario, y alcance del proyecto
- es importante a la hora de alinearse con los valores de la empresa y ajustar el alcance de un proyecto de mayor envergadura.
Una vez que se hayan ajustado claramente las expectativas con la dirección y se haya designado a un gestor de proyectos para que se haga cargo de las actividades del proyecto, esa persona debe tener libertad para tomar decisiones sobre el proyecto.
Principio 10: Transparencia y responsabilidad
Pasamos al siguiente principio de gestión de proyectos. Transparencia del proyecto .
A menos que seas un espía a la fuga, esconderse es una mala idea.
Si ocultas datos o estados de un proyecto a las partes interesadas y a los patrocinadores, te perseguirá en el futuro.
Y esto puede disminuir la confianza entre su equipo y las partes interesadas.
Sin embargo, esto no ocurriría si usted y su equipo mantuvieran siempre la transparencia.
Si todo el mundo puede acceder a la información pertinente sobre el proyecto, incluidos los estados, los hitos y el cronograma, las cosas irán mucho mejor.
¿El resultado?
Los niveles de compromiso de tu equipo estarán por las nubes, y ellos también estarán mucho más contentos y satisfechos con su trabajo.
Con ClickUp Función de invitados con la que puedes colaborar con personas ajenas a tu equipo, como partes interesadas o clientes.
Principio 11: Gestión y detección de riesgos
Todos los proyectos llevan adjuntos ciertos riesgos. Esto es especialmente cierto cuando se hacen malabarismos con múltiples piezas complejas en gestión de proyectos de corporación .
Prueba estos herramientas de software de gestión de proyectos empresariales !
Cuando evalúe estos riesgos antes de que comience el proyecto, estará preparado para afrontar cualquier problema potencial que pueda surgir.
Y esa no es la única ventaja:
- Podrás evitar cualquier retraso en la ejecución del proyecto
- Los miembros de tu equipo de proyecto tendrán un plan para ayudarles a afrontar cualquier riesgo
- Podrá eliminar o limitar el impacto que cualquier problema pueda tener en su proyecto
Con este planteamiento, también podrías designar a todo un equipo para que se centre en los riesgos que surjan durante el ciclo de vida del proyecto.
Echa un vistazo a estos consejos ***plantillas de gestión de riesgos* !
(Creemos que "Cazadores de riesgos" sería un nombre adecuado para este equipo 😉 )
Principio 12: Medición del progreso del proyecto
El seguimiento y la medición del progreso es un principio básico que resulta crucial para todo el proceso de gestión de proyectos.
Imagínese que no hubiera seguimiento. Trabajar desde casa sería algo así..
Con ClickUp's Gráficos de Gantt puede ver todas las tareas pendientes, sus fechas límite y los miembros del equipo que están asignados a la misma.
Y ahí lo tienes.
Todos los principios para gestionar proyectos con éxito agrupados en 3 cubos.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los principios básicos de la gestión de proyectos?
Aunque hay opiniones divergentes sobre los detalles, los principios básicos de la gestión de proyectos son los siguientes: un proyecto claramente definido a través de estructura, resultados y estrategia ; roles claramente identificados del equipo, incluido el director del proyecto, y el establecimiento de valores como la alineación organizativa, la comunicación, la transparencia y la responsabilidad, gestión de riesgos y la medición del rendimiento.
¿Cuántos principios de gestión de proyectos existen?
Hay 12 principios, que pueden agruparse en tres categorías: definición del proyecto, definición de roles y responsabilidades, y establecimiento de valores.
Conclusión
Los principios de gestión de proyectos son los bloques de construcción de todas las empresas, por grandes o pequeñas que sean.
Utilícelos sabiamente y todos sus proyectos serán un éxito rotundo
Sin embargo, estos principios no le ayudarán a gestionar un proyecto entero por sí solo.
Afortunadamente, herramientas como ClickUp fueron diseñadas específicamente para hacer todo el trabajo pesado, ayudándole con todas sus tareas, cronogramas y miembros del equipo.
Tanto si sigue metodologías tales como Cascada , Ágil o Lean clickUp tiene todas las funciones que necesitas para organizar tu trabajo.
Así que obtenga ClickUp gratis/a hoy mismo y la gestión de sus proyectos será pan comido
