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La gestión de proyectos implica muchas cosas.
Elaborar presupuestos, obtener la aprobación de las partes interesadas en el proyecto, crear tu equipo, supervisar el progreso, redactar informes...
¡Y eso es solo la punta del iceberg!
Si estás gritando por dentro, ¡no te preocupes!
Aquí tienes algo que te puede ayudar:
Los principios de gestión de proyectos actúan como una brújula fiable mientras navegas por todo el proceso de gestión de proyectos.
En este artículo, explicaremos cuáles son estos principios básicos de gestión de proyectos, sus ventajas y cómo puedes utilizarlos para gestionar proyectos con éxito.
Empecemos.
¿Cuáles son los principios de la gestión de proyectos?
Los principios de gestión de proyectos son conceptos fundamentales que puedes utilizar para gestionar proyectos con éxito.
Bastante sencillo, ¿verdad?
Entonces, ¿cuáles son los principios básicos de la gestión de proyectos que todos los gestores de proyectos deberían seguir al pie de la letra?
Hemos agrupado estos 12 principios en 3 categorías.
Echemos un vistazo:
Definición de un proyecto
Principio 1: Debe ser un proyecto
El principio más básico es que debe haber un proyecto.
Tomemos la definición de proyecto de la gestión de proyectos: para que se considere un proyecto, el trabajo debe ser una tarea temporal y su meta debe ser crear valor.
Dado que la gestión de proyectos es una herramienta utilizada para gestionar eficazmente un proyecto, los principios de la gestión de proyectos deben aplicarse a esta definición.
Por lo tanto, actividades como responder a tickets o realizar la edición del contenido no se consideran un proyecto.
Principio 2: Una estructura de proyecto clara
Un principio clave en un plan de gestión de proyectos durante la fase de definición es la estructura del proyecto.
Sin ellos, ¡tu proyecto se desmoronará más rápido que una torre de Jenga!
Hay tres componentes que deben definirse:
A. Metas del proyecto
¿Cómo empezar algo si no sabes lo que quieres hacer en primer lugar?
Determinar una meta pondrá las cosas en marcha y te ayudará a crear la estructura del proyecto. Empieza por preguntarte cuáles son los requisitos del proyecto, qué hay que hacer y por qué.
Como gestor de proyectos, debes aclarar la meta del proyecto y hacer que todos los implicados la comprendan.
Pero, ¿ cómo se establecen las metas de un proyecto? ¿Y cuál es la diferencia entre metas y objetivos?
Las herramientas gratuitas de gestión de proyectos, como ClickUp, hacen que establecer metas y objetivos sea pan comido.
B. Cronograma del proyecto
Nadie dispone de un plazo ilimitado para terminar un proyecto.
(a menos que puedas revertir el tiempo como el Dr. Strange)
Para completar rápidamente un proyecto, es necesario tener un cronograma claro.
Contiene las tareas pendientes y sus fechas de inicio y finalización.
También indica el orden en que deben abordarse las tareas.
C. Hitos
Primero debes definir los hitos y luego dividir tu cronograma en estos hitos importantes.
¿Qué es eso?
Los hitos son indicadores que te ayudan a comprender cuándo el proyecto ha entrado en una nueva fase.
Por ejemplo, si tu equipo está pasando de un hito a otro en solo unos días, ¡sabrás que están trabajando más rápido que Flash con cafeína!
Y si hay un largo intervalo entre dos hitos, tendrás que asegurarte de que se aceleren.
Con este enfoque, podrás cumplir con el calendario del proyecto. Siempre.
¡Uf!
Aquí hay otra cosa: los hitos aumentan la moral del equipo.
Porque recuerda, a todo el mundo le gusta ver el progreso.
Principio 3: Identificar los resultados del proyecto
El siguiente principio de gestión de proyectos es definir los resultados del proyecto.
Los entregables se refieren a cualquier resultado o producto único relacionado con un proceso o fase concreta del proyecto.
¿Cómo se definen los entregables de un proyecto?
Empieza por hacerte las preguntas correctas, como por ejemplo:
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
- ¿Qué necesitas para alcanzar ese objetivo?
- ¿Cuánto tiempo llevará y cuánto costará?
Este tipo de preguntas te ayudarán a determinar los resultados y los requisitos del proyecto.
A continuación, se incluyen algunos ejemplos de entregables en los que podría tener que realizar el trabajo tu equipo:
- En un proyecto de diseño web, los resultados pueden incluir el desarrollo de una maqueta.
- En un proyecto de marketing, un resultado podría ser un anuncio publicitario extravagante.
¡Parece que las cosas por fin están mejorando para Jim, de «Stranger Things»!
Hay otra ventaja de tener unos resultados bien definidos de antemano.
No tendrás que apresurarte para añadir nuevos entregables a mitad del proyecto.
Esto no solo te evitará dedicar demasiado tiempo a ello, sino que tampoco tendrás que hacer horas extras para cumplir con los plazos.
De esta manera, no tendrás que reducir el tiempo que pasas viendo series sobre crímenes reales en Netflix.
Principio 4: Asignación de presupuestos para proyectos
¿No sería maravilloso tener un presupuesto ilimitado?
Por desgracia, a menos que tengas un genio que te conceda estos deseos, tendrás que trabajar con un presupuesto de proyecto estricto.
Con recursos con límite, debes ser muy consciente de tus gastos.
Recuerda, ¡no querrás llevarte una sorpresa cuando descubras que tus gastos están en un gráfico!
Esto es lo que puedes hacer:
- Considera las posibles áreas en las que puedes ahorrar o eliminar gastos.
- Asegúrate de que se tenga en cuenta cada fase de tu proyecto.
- Reserva una parte del presupuesto para gastos de emergencia.
La elaboración de presupuestos y la contabilidad pueden suponer mucho trabajo y requerir diferentes herramientas.
Pero, ¿por qué adquirir varias herramientas cuando un software de gestión de proyectos como ClickUp puede ayudarte a equilibrar las cuentas?
Con la plantilla de contabilidad prediseñada de ClickUp, puedes gestionar tus registros de ventas, gastos de proyectos, facturas y mucho más, todo dentro de tu entorno de trabajo.
Principio 5: Estrategia clara para la ejecución
Antes de la fase de ejecución, necesitas contar con un acta de constitución del proyecto y un plan de proyecto. Estos desempeñan un rol fundamental en el éxito de los proyectos de gran envergadura.
¿Qué se debe incluir?
La fase de planificación debe incluir una definición clara de los indicadores clave de rendimiento (KPI), el software de gestión de proyectos utilizado y los factores de riesgo que pueden afectar al resultado.
También debes identificar los posibles problemas que podrían provocar desviaciones del alcance o entorpecer tu progreso.
Identificar los roles y responsabilidades del equipo
Principio 6: Propiedad del gestor o patrocinador del proyecto
El siguiente principio fundamental es que una persona, el gestor del proyecto, debe asumir la responsabilidad del éxito del proyecto. Esta persona debe actuar como portavoz y ponerse de acuerdo con el equipo ejecutivo.
Como tal, los gestores de proyectos guían a las partes interesadas del proyecto a través de su proceso de toma de decisiones, definen las responsabilidades del equipo, ponen en marcha el plan del proyecto y miden el éxito.
Debido a la naturaleza multifuncional del rol de gestión de proyectos, los gestores de proyectos deben tener grandes habilidades interpersonales, conocimientos de empresa y tecnología, y experiencia en la estructura de desglose del trabajo.
Principio 7: Roles y responsabilidades asignadas al equipo
No basta con conocer el objetivo del proyecto y establecer metas.
También debe determinar qué debe hacer cada miembro.
Si no lo haces, puedes empezar a prepararte para el funeral: ¡tu proyecto estará muerto incluso antes de que hayas empezado a trabajar en él!
Cuando defines los roles y responsabilidades, cada miembro del equipo se hace responsable de sus tareas.
Y como los miembros de tu equipo saben exactamente qué hacer, no perderán tiempo tratando de aclarar el proyecto.
Establecimiento de valores
Principio 8: Comunicación clara entre los miembros del equipo
Mala comunicación en el equipo = malos resultados.
Al gestionar proyectos, tu objetivo principal debe ser una comunicación sólida desde el primer día.
No querrás que la comunicación de tu proyecto se convierta en un juego de «él dijo, ella dijo».
Porque eso sería un desastre.
¿Pero por qué?
Una comunicación clara con tu equipo es clave para evitar contratiempos. Cada miembro sabe en qué está trabajando y en qué están trabajando los demás, lo que crea un flujo de trabajo optimizado.
Además, una comunicación clara te permite identificar y celebrar los logros de los miembros del equipo.
Principio 9: Alineación en toda la organización
Este es un principio importante para evitar problemas más adelante, cuando el proyecto avance.
Las partes interesadas y el gestor de proyectos trabajan juntos para que todos los componentes de la organización se apoyen mutuamente. Esto incluye la misión, la estructura y los sistemas de la empresa.
Establecer una base de referencia para la gestión del rendimiento con tres componentes básicos (coste, calendario y alcance del proyecto ) es importante a la hora de alinearse con los valores de la empresa y definir el alcance de un proyecto más amplio.
Una vez que se han establecido expectativas claras con la dirección y se ha designado a un gestor de proyectos para que se encargue de las actividades del proyecto, se debe dar a esa persona libertad para tomar decisiones sobre el proyecto.
Principio 10: Transparencia y responsabilidad
Pasemos al siguiente principio de gestión de proyectos.
A menos que seas un espía fugitivo, esconderte es una mala idea.
Si ocultas datos o estados de los proyectos a las partes interesadas y a los patrocinadores, esto te perseguirá en el futuro.
Y esto podría disminuir la confianza entre tu equipo y las partes interesadas.
Sin embargo, esto no sucedería si tú y tu equipo mantuvierais siempre la transparencia.
Si todo el mundo puede acceder a la información relevante sobre el proyecto, incluyendo el estado, los hitos y el cronograma, todo irá mucho mejor.
¿El resultado?
El nivel de compromiso de tu equipo se disparará y tus empleados estarán mucho más contentos y satisfechos con su trabajo.
Con la función Invitados de ClickUp, puedes colaborar con personas ajenas a tu equipo, como partes interesadas o clientes.
Principio 11: Gestión y detección de riesgos
Todos los proyectos conllevan ciertos riesgos. Esto es especialmente cierto cuando se gestionan múltiples elementos complejos en la gestión de proyectos de corporación.
¡Prueba estas herramientas de software para la gestión de proyectos de corporación!
Si evalúa estos riesgos antes de que comience el proyecto, estará preparado para afrontar cualquier problema potencial que pueda surgir.
Y esa no es la única ventaja:
- Podrás evitar cualquier retraso en la ejecución de los proyectos.
- Los miembros de tu equipo de proyecto tendrán un plan que les ayudará a hacer frente a cualquier riesgo.
- Podrás eliminar o limitar el impacto que cualquier problema pueda tener en tu proyecto.
Con este enfoque, también podrías designar a todo un equipo para que se centre en los riesgos que surgen durante el ciclo de vida del proyecto.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de gestión de riesgos!
(Creemos que «Riskbusters» sería un nombre adecuado para este equipo. 😉 )
Principio 12: Medición del progreso del proyecto
Supervisar y medir el progreso es un principio básico que resulta crucial para todo el proceso de gestión de proyectos.
Imagina que no existiera la supervisión.
Trabajar desde casa sería algo así...
Con los diagramas de Gantt de ClickUp, puedes ver todas las tareas pendientes, sus plazos y los miembros del equipo que están asignados a ellas.
Y ahí lo tienes.
Todos los principios para gestionar proyectos con éxito agrupados en tres categorías.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los principios básicos de la gestión de proyectos?
Aunque hay opiniones divergentes sobre los detalles, los principios básicos de la gestión de proyectos incluyen lo siguiente: un proyecto claramente definido a través de la estructura, los resultados y la estrategia; roles del equipo claramente identificados, incluido el gestor del proyecto, y el establecimiento de valores como la alineación organizativa, la comunicación, la transparencia, la responsabilidad, la gestión de riesgos y la medición del rendimiento.
¿Cuántos principios de gestión de proyectos hay?
Hay 12 principios, que se pueden agrupar en tres categorías: definir el proyecto, definir los roles y responsabilidades, y establecer valores.
Conclusión
Los principios de gestión de proyectos son los pilares fundamentales de todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Úsalos con inteligencia y todos tus proyectos serán un éxito rotundo.
Sin embargo, estos principios no te ayudarán a gestionar un proyecto completo por tu cuenta.
Afortunadamente, herramientas como ClickUp se diseñaron específicamente para hacer todo el trabajo pesado, ayudándote con todas tus tareas, cronogramas y miembros del equipo.
Tanto si sigues metodologías como Waterfall, Agile o Lean, ClickUp tiene todas las funciones que necesitas para organizar tu trabajo.
¡Descarga ClickUp gratis hoy mismo y gestionar tus proyectos será pan comido!
