¿Quiere aprender los siete principios lean? ¿Y cómo utilizarlos de forma práctica?
Ha venido al lugar adecuado.
En este artículo, explicaremos cada principio en términos sencillos y le mostraremos cómo aplicarlo a su proceso de desarrollo de software.
Empecemos.
Breve introducción al Lean y la fabricación Lean
La fabricación ajustada fue iniciada por Toyota en la década de 1970. El objetivo principal de la fabricación ajustada era reducir el desperdicio. En lugar de utilizar a los trabajadores como engranajes en la línea de fabricación, el sistema de producción ajustada de Toyota se centró especialmente en eliminar cualquier tipo de desperdicio en el proceso de fabricación de automóviles.
Una vez que estudiaron y evaluaron sus procesos, encontraron estos tres tipos de desperdicio:
Muda: Son todos aquellos elementos adicionales que son inútiles y no aportan ningún valor. Algunas cosas no aportan ningún valor, pero son esenciales, como las pruebas de productos. Otros procedimientos pueden ser interesantes, pero no aportan ningún valor final a los clientes.
Mura: Los métodos y técnicas lean deben equilibrar el trabajo entre todas las partes, de modo que nadie tenga que esperar ni se vea sobrecargado. El inventario de piezas, recursos y productos debe ser la cantidad adecuada , creada por el número adecuado de empleados en el momento adecuado. *
Muri: Se refiere a un empleado sobrecargado de trabajo. Todos los miembros de un equipo deben tener una carga de trabajo del mismo tamaño y disponer de tiempo para recargar energías. Los flujos de trabajo deben gestionarse teniendo esto en cuenta.
Decir que este concepto de metodología de desarrollo funcionó y mejoró sus resultados es quedarse corto. Su empresa experimentó un auge y todos los competidores de Toyota adoptaron una metodología lean similar.
Estos principios y métodos se desarrollaron posteriormente para el mundo del desarrollo de software. Tom y Mary Poppendieck escribieron una guía completa sobre cómo adaptar estos métodos y principios lean a la metodología de desarrollo de software.
Entendieron que la meta final de Lean era perseguir sin descanso el valor por encima de todo lo demás. El resultado era valor para su empresa y valor para su cliente. Creían que este enfoque en el desarrollo de software maximizaba el valor para ambas partes.
Bonificación: Herramientas de desarrollo de software
Los siete principios lean
Aunque estos siete conceptos lean suelen asociarse con el desarrollo ágil y Scrum, también son relevantes para la gestión de proyectos lean.
Aprenda la diferencia entre ágil y lean.
De hecho, estos conceptos lean tienen valor independientemente de la metodología de proyecto que utilices. Ya sea Waterfall, PRINCE2, GTD... cualquier organización puede empezar a aprender de estos siete conceptos lean orientativos.
Veamos cada uno de ellos más detenidamente:
1. Eliminar el desperdicio
La producción lean hace hincapié en descartar todo aquello que no aporta valor al producto final. Eliminar estas actividades y procesos innecesarios debe ser una de tus prioridades en la gestión lean.
El sistema original de producción ajustada de Toyota identificó estos tipos de desperdicios comunes:
- Sobreproducción: fabricar en exceso o antes de que sea necesario.
- Transporte innecesario: transporte innecesario de un lugar a otro que conlleva el riesgo de sufrir daños sin motivo alguno.
- Inventario: almacenar inventario añade costes, el exceso de inventario ocupa espacio y retrasa la innovación.
- Movimiento: Movimiento iterativo e improductivo de los trabajadores en la planta de producción.
- Defectos: problemas de calidad que provocan una pérdida de tiempo y una deuda técnica al tener que volver a realizar el proceso de fabricación.
- Procesamiento excesivo: utilizar integraciones e iteraciones continuas innecesarias para realizar el trabajo que solo requiere herramientas sencillas.
- Espera: el periodo de tiempo durante el cual el inventario permanece inactivo entre pasos que añaden valor, como los bucles de retroalimentación.
Bonus: ¡Software de programación de la producción!
Aplicación al desarrollo de software Lean
Para los equipos de producción, software y marketing, eliminar el desperdicio a menudo parece demasiado fácil a simple vista. Podría significar tener menos bucles de retroalimentación y menos tareas pequeñas para completar un proyecto. Mejorar la gestión de su flujo de trabajo de esta manera podría ahorrarle a su empresa millones cada año.
Una buena forma de hacerlo es tener tus flujos de trabajo preaprobados. En su libro 10x Marketing Formula, Garrett Moon afirma que los flujos de trabajo preaprobados son la clave para acelerar tus métodos de desarrollo de software y tu ciclo de vida 10 veces más rápido.
«Cuando la aprobación forma parte del proceso, se convierte en el enemigo de la rapidez en la entrega del trabajo. Una vez que se pasa el trabajo a los superiores, la aprobación tarda una eternidad. Y te verás abrumado por pequeños ajustes del 10 %, porque todos los que participan en el proceso de elaboración del pastel quieren asegurarse de que sus huellas tengan visibilidad», afirma Moon.
Si estos bucles de retroalimentación añaden más desperdicio que mejoras a tu ciclo de vida de desarrollo de software, entonces considera eliminarlos. Lo mismo ocurre con cualquier función del producto que desees añadir. Si tus clientes no se benefician realmente de esta producción, deja de intentar desarrollarla más.
Cómo ClickUp ayuda a eliminar el desperdicio: gestión de la ruta crítica y de los recursos
ClickUp es el mejor software gratuito de gestión de proyectos del mundo. Utilizado por grandes empresas y equipos de startups de todo el mundo , tiene todo lo que necesitas para gestionar tus proyectos de forma eficaz. Estas son algunas de sus potentes funciones que te ayudarán a aplicar los principios lean:
Así es como ClickUp puede ayudarte a eliminar el desperdicio:
La ruta crítica de un proyecto es una función que le ayuda a identificar las tareas más importantes para completar el proyecto. Le permite centrarse únicamente en estas tareas esenciales y omitir las que no son importantes.
Por eso es un componente clave de cualquier estrategia de eliminación de residuos. Esta función de gestión visual le ayuda a reducir su proyecto a lo esencial, eliminando cualquier exceso y tareas irrelevantes por el camino.
ClickUp incluye diagramas de Gantt integrados que pueden calcular automáticamente la ruta crítica de su proyecto. Con los diagramas de Gantt de ClickUp, tendrá acceso a funciones de gestión visual de primera línea. Esto le ayudará a mantenerse al día con su calendario de fabricación y a realizar cambios rápidos para eliminar cualquier actividad innecesaria.
ClickUp también incluye mapas mentales integrados para ayudar a tu equipo a generar ideas de forma eficaz. Con estos mapas mentales, puedes planificar minuciosamente el alcance de un proyecto, eliminando cualquier actividad innecesaria durante el proceso.
La gestión eficiente de los recursos es la base de todos los procesos lean. Debes asegurarte de que tus recursos se utilicen al máximo de su capacidad en todo momento. Con la vista Equipo de ClickUp , puedes hacerlo directamente desde tu panel de control.
Los gestores de proyectos pueden utilizar la vista Equipo para ver lo que tiene cada miembro del equipo:
- Completada
- Actualmente está trabajando en
- Trabajaremos en
Es una forma sencilla de evaluar la carga de trabajo de su equipo y asegurarse de que está aprovechando su talento de manera eficaz.
2. Incorporar calidad
La metodología Lean se esfuerza por desarrollar la calidad de una manera controlada y disciplinada.
¿Por qué?
Cuando intentas añadir calidad a un producto sin ninguna estructura, puedes generar una gran cantidad de residuos. Por ejemplo, las pruebas excesivas y los registros excesivos son subproductos comunes de un ciclo de vida de desarrollo de software riguroso que no aporta ningún valor al producto final.
Aplicación al desarrollo de software Lean
Aplicar esta metodología de desarrollo al ciclo de vida de su desarrollo de software no es difícil. Algunas alternativas comunes de desarrollo de software lean para crear calidad son:
- Programación en pareja: consiste en que dos desarrolladores combinen sus habilidades y realicen el trabajo juntos en los requisitos del proyecto.
- Desarrollo basado en pruebas: consiste en establecer directrices y métricas para los desarrolladores antes de comenzar cualquier trabajo. Por ejemplo, establecer criterios para el código antes de escribirlo para su software.
- Pruebas automatizadas: las pruebas automatizadas pueden desempeñar un rol muy importante a la hora de eliminar cualquier proceso manual complejo que resulte difícil de realizar para los seres humanos. Las pruebas y los procesos automatizados también pueden agilizar fácilmente las tediosas tareas administrativas.
Cómo ClickUp ayuda a desarrollar la calidad: automatización administrativa
Un tema general para «Build Quality In» es la automatización de los procesos desde el principio. Una vez que sus procesos o flujos de trabajo hayan sido probados y verificados, intente automatizarlos inmediatamente.
En ClickUp, puedes automatizar tus tareas más rápidamente utilizando plantillas, listas de control y duraciones estimadas para que tus procesos se ejecuten aún más rápido.
3. Crear conocimiento
La metodología lean hace hincapié en la creación de documentación para cada fase del proceso. Este conocimiento será de gran ayuda para formar a futuros equipos para que realicen estas tareas de forma eficaz. También es una buena forma de que un equipo reflexione sobre lo que está haciendo y mejore cualquier actividad que no esté dando los resultados esperados.
Aplicación al proceso de desarrollo de software
La creación de conocimiento puede incluir el almacenamiento de información en una herramienta wiki o en repositorios de código como GitHub o GitLab. Con estos recursos, su equipo puede almacenar rápidamente sus hallazgos y ponerlos a disposición de otros desarrolladores que puedan estar trabajando en proyectos similares.
Cómo ClickUp ayuda a crear conocimiento: Documentos
ClickUp Docs es una potente herramienta wiki para los documentos de su empresa. Puede almacenar documentos importantes del proyecto junto con sus espacios de proyecto para garantizar que sean fácilmente accesibles. Incluso puede anidar páginas dentro de estos documentos para simplificar la categorización de su información.
Aquí tienes otras funciones útiles de ClickUp Docs:
- Utilice los formatos de texto enriquecido para crear documentos detallados.
- Realiza la edición de los derechos de acceso a cada documento para mayor seguridad.
- Puede compartir documentos públicamente. Esto se puede utilizar para crear una hoja de ruta en línea de fácil acceso para sus clientes, de modo que pueda seguir recibiendo comentarios continuamente.
- También puede permitir que Google indexe sus documentos para asegurarse de que aparezcan en los resultados de búsqueda.
4. Aplazar la confirmación
Aplazar el compromiso hace hincapié en mantener los planes y requisitos de tu proyecto lo suficientemente flexibles como para adaptarse a cualquier cambio imprevisto que pueda surgir. Deja todas las decisiones irreversibles para el final, una vez que todo lo demás esté ya decidido. Esto te permitirá barajar múltiples escenarios antes de seleccionar el que mejor se adapte a tu empresa.
Aplicación al proceso de desarrollo de software
Utilizar un enfoque Sprint inspirado en Agile para el desarrollo de productos es una buena forma de abordar esto. Son excelentes para ello porque permiten a los equipos:
- Elimine solo una parte determinada de la función.
- Analice su importancia.
- Decida si debe desarrollarse o no para ese sprint.
Cómo ayuda ClickUp: configuración de Sprints
Para configurar sprints en ClickUp, cree listas individuales en Proyectos. Cada lista debe representar un sprint individual con una lista adicional con el título «Backlog». Aquí es donde se pueden enumerar las nuevas funciones y requisitos. Las listas también incluyen fechas de inicio y finalización para registrar todas las tareas de su equipo dentro de esa lista. Vaya aquí para obtener más información sobre cómo utilizar sprints en ClickUp.
5. Entrega rápida
La entrega rápida y eficiente del trabajo es la prioridad de todas las actividades lean. Sin embargo, esta rapidez en la entrega del software debe ser sostenible a largo plazo para que sea realmente eficaz.
La mayoría de las empresas de software caen víctimas de uno de estos escenarios que consumen tiempo y merman la productividad en el desarrollo de productos:
- Perder demasiado tiempo pensando en planes futuros y prácticas de desarrollo de software que tal vez ni siquiera sean necesarias.
- Los desarrolladores de software no responden inmediatamente a los comentarios, los bloqueos y los contratiempos del proyecto.
- Intentar optimizar y desarrollar en exceso un plan o una solución.
Aplicación al proceso de desarrollo de software
Para que sus actividades de desarrollo de productos avancen sin problemas, sus desarrolladores de software deben seguir estos tres pasos de programación extrema:
Paso 1: Crea una solución sencilla y directa.
Paso 2: Ofrézcalo a sus clientes.
Paso 3: Utilice la información sobre los clientes para realizar cambios y mejoras de forma gradual.
Si sus desarrolladores de software siguen todos estos pasos, no tendrán ningún problema para priorizar las actividades adecuadas y terminar el trabajo rápidamente.
Cómo ClickUp ayuda a entregar rápidamente: prioridades
Las actividades de tu equipo pueden mantenerse al día con las prioridades de ClickUp. Puedes añadir fácilmente prioridades a cada tarea para que tu equipo sepa cuáles son importantes. Todas las prioridades de ClickUp vienen con un código de colores estándar:
- Rojo: Urgente
- Amarillo: Alta prioridad
- Azul: Prioridad normal
- Gris: Baja prioridad
Dado que este código de colores es estándar en todos los espacios de tu proyecto, tu equipo siempre podrá identificar fácilmente las tareas más importantes. Incluso pueden filtrar sus tareas por prioridad para abordar primero las más importantes.
6. Respetar a las personas
Desgraciadamente, este principio suele ignorarse para dar cabida a la mentalidad de «ganar a toda costa» que puede generar el mandato de «entregar rápido».
El desarrollo Lean hace hincapié en tratar a cada miembro del equipo con respeto y compasión. Este principio debe extenderse a todos los aspectos de las interacciones de su organización.
- Contratación
- Incorporación
- Resolución de conflictos
- Planificación de proyectos
- Mejora de procesos
Cada uno de estos procesos de desarrollo lean debe guiarse por una conversación respetuosa y proactiva que fomente el soporte y la competencia sana.
Aplicación a la metodología de desarrollo de software
Los Poppendieck creen que un proceso de desarrollo lean para la gobernanza de TI es el estilo de gestión lean más adecuado y eficaz. Debe motivar y apoyar a sus equipos de desarrollo, no intentar controlarlos.
La gestión lean les anima a expresar sus preocupaciones y resolver problemas en un ambiente de trabajo abierto y solidario que tú has creado.
Cómo ClickUp ayuda a mantener el respeto: comentarios y perfiles asignados
La forma más eficaz de garantizar el respeto entre los ingenieros de software es disponer de canales de comunicación eficaces. Estos reducen los conflictos y proporcionan a los miembros de su equipo una vía para expresarse cómodamente entre ellos.
Todos los proyectos de ClickUp incluyen potentes secciones de comentarios para ayudar a tu equipo a resolver diferencias y colaborar de forma eficaz. Pueden compartir comentarios textuales, imágenes, archivos y vídeos para expresar fácilmente sus opiniones. Es la plataforma perfecta para que tu equipo empiece a respetarse mutuamente mientras se expresa.
Para ayudar a fomentar una comunicación rápida y eficiente entre sus ingenieros de software, ClickUp también incluye comentarios asignados:
Siempre que necesites asignar una tarea a un miembro del equipo, simplemente etiquétalo en un comentario y asígnasela. Recibirá inmediatamente una notificación al respecto para que no se pase por alto. Ahora que está en su lista de tareas, puede empezar a trabajar en ella y marcarla como resuelta cuando haya terminado.
Esto elimina la necesidad de un exceso de retroalimentación, ya que el gestor de proyectos puede comprobar fácilmente si la tarea se ha resuelto o no. Esto también puede ayudarle a adherirse al concepto de «eliminar el desperdicio» de la metodología de desarrollo lean.
Los perfiles de ClickUp ofrecen a los gestores de proyectos una panorámica de:
- En qué están trabajando las personas.
- En qué van a realizar el trabajo.
- Lo que han hecho recientemente.
- ¿Cuáles de sus tareas aún no están programadas?
Es la forma perfecta para que los gestores de proyectos hagan un seguimiento del trabajo de cada empleado. En combinación con la vista Equipo (como se ha explicado anteriormente), puede mantener una distribución equitativa del trabajo.
Esto garantiza que no sobrecargue a sus empleados y provoque agotamiento o descontento. Esto es extremadamente importante en el contexto del respeto.
7. Optimizar el conjunto
Libros como The Lean Startup hacen hincapié en pensar a gran escala cuando se trabaja con la metodología Lean. Los propietarios de productos y los accionistas deben evaluar su startup y sus procesos en su conjunto antes de realizar cambios drásticos.
Las cosas que pueden parecer poco prácticas desde una perspectiva limitada pueden ser la base de procesos más amplios y de mayor productividad. Depende de usted identificar estas conexiones e intentar optimizar su proceso en su conjunto, en lugar de hacerlo por componentes individuales.
Aplicación a la metodología de desarrollo de software
Los equipos multifuncionales son una buena solución para optimizar el conjunto. Como todos los miembros del equipo pueden gestionar las solicitudes de principio a fin, se obtienen múltiples opiniones sobre los problemas que se plantean. Esto le ayuda a pensar en las necesidades de sus clientes desde diferentes perspectivas, lo que dificulta que se desvíen las metas del equipo.
Cómo ayuda ClickUp: múltiples vistas
Las innovaciones más exitosas surgen cuando se recaban las opiniones de personas de diferentes departamentos, como el equipo de ventas y el departamento de soporte.
Para ayudar a su empresa a gestionar con éxito estos equipos multifuncionales, ClickUp ofrece múltiples vistas. Cada uno de sus equipos, ya sea de desarrollo de software, marketing o soporte, encontrará una vista que se adapte a sus necesidades y preferencias.
Como ClickUp se adapta a las necesidades de cada departamento, no tendrás que utilizar múltiples herramientas para satisfacer a tu plantilla. Esto facilita la consolidación del trabajo y hace que tu equipo trabaje en conjunto hacia una meta común general.
A continuación, se ofrece una breve descripción de cada una de estas vistas que facilitan la gestión visual:
vista Tablero
Esta vista es perfecta para equipos SCRUM acostumbrados a un tablero Kanban. Les permite mover tareas fácilmente y realizar cambios sobre la marcha.
Vista Lista
La vista Lista ayuda a tu equipo a ver sus tareas y asignaciones en una lista al estilo GTD (getting-things-done). Les resultará fácil marcar las tareas y subtareas del proyecto a medida que avancen.
Vista Equipo
La vista Equipo es especialmente útil para optimizar el conjunto, ya que ofrece a la alta dirección una panorámica de todo lo que ocurre en su organización. Dado que las tareas se clasifican por la persona asignada, es fácil gestionar el trabajo de todos sus ingenieros de software y garantizar una distribución equitativa de las tareas y funciones.
Modo «yo»
El modo «Yo» solo muestra los proyectos que te han sido asignados. Esto te ayuda a centrarte únicamente en tus tareas y asignaciones.
La diferencia entre Agile y la metodología de desarrollo Lean
La metodología de desarrollo Lean y Agile son muy similares. De hecho, muchos procesos de trabajo Agile incluyen algunos principios Lean. Por ejemplo, ofrecer resultados rápidos es un principio básico de la mayoría de los equipos Agile.
Sin embargo, existen algunas diferencias claras entre estos dos métodos de desarrollo. Por un lado, Agile da prioridad a las relaciones entre los miembros individuales del equipo. La metodología de desarrollo Lean, por otro lado, hace hincapié en considerar al equipo y a la organización como un todo.
El manifiesto ágil afirma que la meta de un equipo de desarrollo es superar los problemas y crear un producto final viable. Si bien esa también es una meta del desarrollo lean, la filosofía lean hace hincapié en la importancia del proceso por encima del producto final.
Aunque estas dos metodologías difieren en ciertos aspectos, cada uno de estos principios puede añadir valor a sus procesos de trabajo. La eliminación del desperdicio (método Lean Six Sigma ) y la cohesión del grupo (método Agile) son atributos positivos de los que cualquier proyecto puede beneficiarse. Para sacarles el máximo partido, utilice los principios de cada metodología para dar forma al proceso de trabajo único de su empresa y conseguir que las cosas se hagan con eficiencia.
Conclusión
Los siete principios lean son un excelente modelo para optimizar sus procesos de trabajo. Si los sigue con diligencia, obtendrá procesos optimizados que garantizan la eficiencia y la productividad.
Mientras tanto, ¿por qué no te registras en ClickUp y utilizas sus útiles funciones para adaptarte a la metodología lean hoy mismo?