Con la llegada del nuevo año, comienza la temporada de planificación anual: hay reuniones que fijar, metas que establecer y tareas que asignar.
Todo planificacion de proyectos comienza con las aportaciones de la investigación, los proyectos anteriores y los expertos en la materia. Y, sin embargo, a pesar de correlacionar todos los recursos y cronogramas, a menudo nos encontramos con retos inesperados que provocan contratiempos y hacen descarrilar el progreso. Previsiones de proyectos requieren algo más que simples cálculos. Implica una combinación de análisis, estimación e intuición.
¿Cómo hacemos las cosas de forma diferente este año? La aplicación de las buenas prácticas empresariales en torno a las técnicas de estimación de proyectos le ayudará a usted y a su equipo a establecer unos cronogramas más precisos y a alcanzar las metas con mayor eficacia.
¿Qué son las técnicas de estimación de proyectos?
Las técnicas de estimación de proyectos son métodos de previsión de variables como el cronograma de finalización, los costes, los recursos y los riesgos de un proyecto durante la fase de planificación.
Los gestores de proyectos evalúan y determinan el alcance, el tiempo, el coste, los recursos, la calidad y los riesgos de un proyecto. Están especializados en proporcionar estimaciones precisas de los riesgos del proyecto y predecir los posibles resultados de estos seis factores clave.
Los gestores de proyectos utilizan técnicas y herramientas de estimación de proyectos para la programación, estimación de costes, análisis de datos y previsión de presupuestos para proyectos ágiles.
Esto ayuda a garantizar que las partes interesadas clave, como la dirección, el Tablero, la gestión y los clientes, se mantengan actualizados y alineados con las expectativas del proyecto.
Importancia de contar con estimaciones de proyectos
Los gestores de proyectos tienen en cuenta meticulosamente todas las variables a la hora de planificar un proyecto. Y sin embargo, como muchos de nosotros hemos experimentado año tras año, realizar estimaciones precisas es complicado.
Prepárese para una guía completa sobre técnicas de estimación de proyectos. Esta guía le dotará de las herramientas y tácticas necesarias para hacer predicciones más inteligentes y precisas en relación con sus proyectos.
Sumerjámonos de lleno y eliminemos la incertidumbre que rodea a los proyectos cruciales metas de la empresa .
Diferentes tipos de estimaciones durante un proyecto
Para gestionar proyectos con eficacia, los equipos de proyecto se centran en seis áreas clave. Éstas determinan los resultados de un ciclo de vida de la gestión de proyectos . Antes de sumergirnos en las técnicas de estimación, entendamos los factores clave de la gestión de ciclos de vida de proyectos.
1. Alcance
El alcance del proyecto es una de las "restricciones triples" esenciales en la gestión de proyectos. Establece unos límites y unas metas claras, evitando que los proyectos se desvíen o se vuelvan demasiado ambiciosos. El alcance se refiere simplemente a lo que hay que hacer para que el proyecto en curso alcance el estado de "terminado".
A veces, los gestores de proyectos dividen un mismo proyecto en distintas fases o sprints para abordar el ángulo del alcance, empezando por una fase de planificación o una fase mínima viable seguida de las fases de alcance más avanzadas.
De este modo, los equipos se centran en entregar lo que se ha preestablecido como intento correcto del proyecto.
2. Tiempo
Es fundamental asignar una fecha de finalización a todos los proyectos de duración limitada. Dado que varios miembros del equipo realizarán las tareas asociadas a cualquier proyecto, es necesario conocer bien su carga de trabajo y su capacidad para llegar a estimaciones precisas del cronograma. Técnicas de programación de proyectos son esenciales para establecer cronogramas del proyecto y la consecución de las metas del proyecto. Comunicar y alinear estos cronogramas con el patrocinador o patrocinadores del proyecto es crucial.
3. Coste
El coste, el alcance y el plazo son los tres factores que determinan el éxito o fracaso de un proyecto.
De estos tres factores, el "coste" es casi siempre el más importante para todos los interesados en un proyecto. Es crucial formular métodos precisos de estimación de costes.
Los gestores de proyectos emplean técnicas de presupuestación de proyectos para llegar a estimaciones monetarias de los resultados previstos. Una vez aprobado el presupuesto por la dirección, es esencial hacer un seguimiento de los gastos y respetar los límites de costes.
4. Recursos
Para impulsar un proyecto se necesitan recursos, cuya planificación es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de proyectos. Entre ellos están el equipo del proyecto, los proveedores externos, los materiales, la infraestructura necesaria, las herramientas, etc.
La eficiencia es fundamental en asignación de recursos y uso. Programar la llegada y disponibilidad de recursos también es crucial para ahorrar tiempo y dinero.
5. Calidad
Desde el principio, un proyecto con éxito comunica los posibles parámetros de calidad alcanzables dentro de las limitaciones del proyecto, el plazo aprobado y las previsiones presupuestarias.
Una vez que los gestores de proyecto alinean los requisitos de calidad con las partes interesadas del proyecto, se aseguran de que todos los propietarios del proyecto los cumplan.
Completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto sólo tiene valor si el proyecto cumple los parámetros de calidad especificados por los clientes.
6. Riesgo
Todo nuevo proyecto conlleva una serie de riesgos previsibles e imprevisibles. El rol de un gestor de proyectos consiste en identificar y señalar estos riesgos a la dirección y la gerencia al comienzo de una iniciativa crucial.
Ser consciente de los riesgos potenciales ayuda a elaborar planes de contingencia. Es mejor estar preparado con prácticas de mitigación de riesgos que permanecer en la oscuridad y que nos cojan desprevenidos. No se puede insistir en la importancia de planificar meticulosamente los riesgos en la gestión de proyectos.
Técnicas habituales de estimación de proyectos
En la gestión de proyectos, los profesionales se basan en prácticas empresariales probadas para estimaciones de proyectos .
He aquí algunas prácticas fundamentales que deben tenerse en cuenta:
1. Estimación ascendente
Cuando se trabaja en un proyecto, la opción de estimación ascendente consiste en enumerarlo todo en una lista de tareas pendientes. La estimación ascendente es una técnica de programación muy popular.
En este enfoque, puede correlacionar cronogramas realistas con una lista exhaustiva de elementos de trabajo para llegar a la fecha final de entrega del proyecto.
El enfoque ascendente implica alinear las estimaciones de tiempo con los propietarios de las tareas para crear un calendario preciso y alcanzable hoja de ruta del proyecto .
2. Estimación de tres puntos
La técnica de estimación en tres puntos es útil cuando se sigue el enfoque ascendente. Permite a los gestores de proyectos imputar con precisión las duraciones estimadas a cada tarea.
En lugar de asignar un duración estimada por adelantado, la técnica de los tres puntos requiere que los directores de proyecto soliciten a los propietarios de las tareas tres estimaciones de tiempo diferentes-la estimación más optimista, la perspectiva pesimista y la estimación realista.
La media ponderada de estas tres estimaciones permite llegar a una fecha prevista de finalización bien informada para cada tarea, lo que conduce al resultado final del proyecto.
3. Estimación descendente
La técnica de estimación descendente es la inversa del método de estimación ascendente. Se aplica mejor cuando el plazo de entrega es muy ajustado. El proceso consiste en trabajar hacia atrás a partir de la fecha objetivo de finalización del proyecto, desglosándolo en fases, tareas y subtareas.
Quizá conozca la táctica clásica de gestión de proyectos de simplificar los elementos de trabajo más grandes y complejos en tareas factibles. Se denomina Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) . La estimación descendente va de la mano de la EDT.
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4. Estimación paramétrica
Puede combinar estimación paramétrica con la estimación descendente para garantizar una mayor precisión. Ambos utilizan datos anteriores de proyectos similares.
Las estadísticas forman la base del enfoque paramétrico. Ajusta los datos basándose en las diferencias entre proyectos pasados y presentes para hacer estimaciones mejor informadas.
5. Estimación basada en la experiencia
La estimación de los elementos del proyecto basada en la experiencia se apoya en la experiencia práctica y el juicio experto de personas que han trabajado anteriormente en proyectos similares. Hablar con especialistas que hayan identificado con éxito el alcance del proyecto el seguimiento de los cronogramas y la gestión de los costes pueden aportar información valiosa para planificar nuevos proyectos.
Este enfoque ahorra tiempo y esfuerzo, ya que se beneficiará de las enseñanzas de los expertos en lugar de empezar de cero.
Cada proyecto es único debido a diversos factores que influyen en los resultados finales. Por lo tanto, lo mejor es adaptar lo aprendido de los expertos al contexto actual de su organización y su equipo.
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Ejecución de tareas y colaboración con ClickUp Tasks
Utilice las Estimaciones de la duración de ClickUp para cada tarea con el fin de comparar el tiempo real con sus estimaciones para futuras consultas. Esto le ayudará a prever los bloqueos y a despejar el retraso general del proyecto.
Siga, priorice y planifique la carga de trabajo de su equipo con las estimaciones de tiempo de ClickUp Vistas de ClickUp le permiten agilizar todo el proceso de estimación de proyectos con varias vistas. Utilice las vistas para visualizar mejor los planes de sus proyectos y evaluarlos desde múltiples perspectivas.
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¿Cuándo y quién debe realizar estimaciones de proyecto?
Las técnicas de estimación en la gestión de proyectos son valiosas para todas las organizaciones, independientemente de su rol. Todos gestionamos miniproyectos en alguna capacidad, ya sea individualmente o con nuestros equipos.
Mientras que el equipo del proyecto y los expertos en la materia suelen encargarse de la estimación del proyecto, el gestor de proyectos mantiene la base de datos o los documentos donde se registran las estimaciones.
Sin embargo, hay que identificar a la persona más eficaz para ejecutar las técnicas de estimación de proyectos para grandes proyectos de empresa que abarcan múltiples funciones y niveles.
Lleve a sus equipos al intento correcto con técnicas de estimación de proyectos precisas
Incorpore las técnicas esenciales de estimación de proyectos a sus procesos de gestión de proyectos y aporte claridad y confianza a sus equipos de empresa. Con técnicas de estimación fiables, asegúrese de completar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, maximizando la eficiencia y la productividad.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Cuáles son las técnicas habituales de estimación de proyectos?
Hay cinco métodos habituales para estimar proyectos: 1) Estimación ascendente, 2) Estimación en tres puntos, 3) Estimación descendente, 4) Estimación paramétrica y 5) Estimación basada en la experiencia.
Los gestores de proyectos utilizan estos métodos para predecir el alcance, el plazo y el coste de un nuevo proyecto de empresa, lo que también se conoce como "triple restricción"
2. ¿Por qué son cruciales las estimaciones de proyectos?
La estimación de un proyecto es un primer paso crucial en la planificación eficaz de un proyecto. Ayuda a los gestores de proyectos a determinar un alcance, un cronograma y un coste realistas.
Los costes y estimaciones precisos de un proyecto son esenciales para alinear a las partes interesadas de la empresa y a los patrocinadores que invierten en el proyecto con la expectativa de generar beneficios.
3. ¿Cómo ayuda ClickUp en el proceso de estimación de proyectos?
ClickUp es una plataforma integral de gestión de proyectos que agiliza la estimación de los mismos. Ofrece funciones de estimación de la duración estimada, previsión de los costes del proyecto y visualización del progreso. Con las tareas de ClickUp, equipos interfuncionales pueden planificar y colaborar fácilmente en los resultados del proyecto.
Las vistas Duración estimada y Carga de trabajo de ClickUp permiten a los gestores de proyectos anticipar el rendimiento del equipo en cada entregable. Los paneles en tiempo real les permitirán comparar el progreso real con los objetivos estimados. ClickUp simplifica y mejora la estimación de proyectos, haciéndola más precisa y eficaz.