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«Más vale prevenir que curar» es una frase muy manida, ¿verdad?
Sin embargo, algunos gestores de proyectos descuidan la obtención de datos que podrían ayudarles a evitar que los proyectos se descarrilen. Pero aquí está la cuestión: incluso los planes de proyecto más cuidadosamente elaborados no están libres de problemas.
Y es casi inevitable que surjan problemas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Pueden ser desviaciones de las metas del proyecto o el fracaso total del mismo.
En cualquier caso, evitar esos problemas de manera oportuna es tarea del gestor del proyecto y el objetivo de los KPI para la gestión de proyectos.
Siga leyendo y conozca nuestra selección de KPI de gestión de proyectos (con ejemplos). Queremos que aprenda qué significa cada indicador e identifique los que más sentido tienen para el rendimiento de su proyecto.
⏰ Resumen de 60 segundos
Realice un seguimiento de los KPI adecuados para ajustarse al presupuesto, cumplir los plazos y gestionar los recursos de manera eficiente.
- Índice de rendimiento de costes (CPI): ¿Está sacando el máximo partido a su presupuesto?
- Variación de costes (CV): ¿En qué medida se ha superado o no se ha alcanzado el presupuesto?
- Valor planificado (PV): ¿Qué trabajo debería estar pendiente hasta ahora?
- Duración del ciclo de creación del presupuesto: ¿Cuánto tiempo se tarda en crear un presupuesto?
- Número de iteraciones presupuestarias: ¿Cuántas veces es necesario revisar el presupuesto?
- Índice de rendimiento del calendario (SPI): ¿Va adelantado o retrasado con respecto al calendario?
- Variación del cronograma (SV): ¿Cuánto se ha desviado de su cronograma planificado?
- Capacidad de recursos (RC): ¿Dispone de suficiente personal para terminar el trabajo?
- Porcentaje de finalización a tiempo: ¿Cuántas tareas se completan según lo previsto?
- Horas planificadas frente a horas reales: ¿Las tareas están llevando más o menos tiempo del previsto?
- Tasa de rotación de empleados: ¿Con qué frecuencia abandonan los miembros del equipo el proyecto a mitad de camino?
- Net Promoter Score (NPS): ¿Qué grado de satisfacción tienen sus clientes o partes interesadas?
- Utilización facturable: ¿Qué porcentaje del trabajo es realmente facturable?
- Coste medio por hora: ¿Cuánto le cuesta cada hora de trabajo a su proyecto?
El seguimiento de estos KPI puede ayudarle a detectar problemas de forma temprana, tomar decisiones más inteligentes y mantener los proyectos en marcha sin contratiempos.
ClickUp te lo pone más fácil con herramientas como:
- Paneles para el seguimiento de los KPI en tiempo real.
- Metas para establecer y supervisar los hitos del proyecto.
- Control de tiempo para comparar las horas planificadas con las reales.
¿Qué son los KPI de gestión de proyectos?
Los KPI de gestión de proyectos, o indicadores clave de rendimiento, son las variables relevantes para medir el rendimiento del proyecto o el camino hacia la finalización satisfactoria del mismo. Las indicaciones que se obtienen al medir y, en ocasiones, combinar esas variables tienen dos finalidades:
- Los KPI en la gestión de proyectos determinan el progreso de su proyecto (o el calendario del proyecto).
- Los KPI de gestión de proyectos revelan las debilidades de su proyecto y las posibles variables que podrían conducir al fracaso.
Por ejemplo, sus indicadores clave de rendimiento pueden revelar puntos débiles en un proceso, una persona asignada o una tarea. Pero depende de usted, como gestor de proyectos o jefe de equipo, realizar las correcciones o mejoras necesarias para eliminar o reforzar esos puntos antes de que sea demasiado tarde.
Cómo se utilizan los KPI para determinar el éxito de un proyecto
Los KPI en la gestión de proyectos no dependen de la subjetividad. En cambio, se basan en datos cuantitativos, a menudo un valor medible que puede comparar con las metas de su proyecto.
Sin embargo, no debe utilizar los KPI en la gestión de proyectos y las métricas de rendimiento de forma intercambiable. Los KPI son métricas, ya que ambos miden el éxito del proyecto. Pero no todas las métricas son lo suficientemente importantes como para convertirse en KPI.
¡Lea nuestro artículo sobre métricas de KPI para obtener más información!
Otra distinción que debe tener en cuenta es la diferencia entre los resultados objetivos y clave y los indicadores clave de rendimiento. La mayoría de los ejemplos de OKR que encontrará funcionan como un marco para el establecimiento de metas, mientras que los KPI miden los factores que contribuyen a alcanzar esas metas y los resultados deseados.
Todo el equipo del proyecto debe ponerse de acuerdo sobre los indicadores clave de rendimiento para evaluar el estado del proyecto y saber qué se considera un éxito. Pero sus objetivos no son solo respuestas a los retos de la gestión de proyectos, sino que son los que determinarán la dirección y el razonamiento de un proyecto concreto.
Si necesita más información para diferenciar mejor ambos conceptos, consulte nuestra guía sobre OKR frente a KPI.
15 KPI de gestión de proyectos que debe conocer
Hay muchos ejemplos de KPI de gestión de proyectos esperando a que los descubras. Pero queremos que te centres solo en algunos de ellos hasta que comprendas la relación entre los KPI del proyecto y las metas.
Además, aprender un número limitado de KPI para empezar le ayudará a ser selectivo. Porque la tentación de utilizar todos los KPI para la gestión de proyectos que existen es contraproducente.
Debe descartar los KPI que no indiquen realmente el éxito de su proyecto. Y solo con la experiencia desarrollará la capacidad de identificar esos indicadores.
Tampoco puede abrumar a sus gestores de proyectos y equipos con demasiados datos. Cada indicador clave de rendimiento debe ser significativo y estar en cantidades digeribles para que su equipo pueda actuar en consecuencia. Debe confiar en los KPI en la gestión de proyectos para realinear al equipo con sus metas generales.
Hemos organizado una lista seleccionada de KPI según cuatro áreas comunes para el éxito de los proyectos:
KPI del presupuesto del proyecto
Gestionar el dinero y los recursos pagados de un proyecto sin un presupuesto sería un desastre anunciado. Y, francamente, sería una irresponsabilidad financiera. Por eso los gestores de proyectos establecen un presupuesto real justo cuando se inicia un proyecto. Y supervisan continuamente la variación de los costes frente a la variación del presupuesto hasta la completación del proyecto.
Es posible que tenga que aumentar o reducir el presupuesto de su proyecto debido a gastos o proyectos cancelados. Además, es posible que desee reasignar todo el presupuesto del proyecto o solo partes del mismo a otras actividades, paquetes de trabajo o incluso a varios proyectos.
Veamos algunos KPI de proyectos para gestionar su presupuesto de forma más eficaz:
1. Índice de rendimiento de costes (CPI)
Fórmula: CPI = EV / AC, donde
- EV (o valor ganado, que significa el coste previsto del trabajo completado) = % del trabajo realizado * presupuesto pendiente para realizar el 100 % del trabajo
- AC (o coste real) = dinero gastado en el trabajo realizado.
Resultado: Si el CPI es inferior a 1, el coste del proyecto es actualmente superior al previsto.
¡Cree un presupuesto utilizando plantillas de propuestas presupuestarias!
2. Variación de costes (CV)
Fórmula: CV = EV – AC
Resultado: Si CV < 0, entonces el coste real del proyecto es actualmente superior al esperado.
3. Valor planificado (PV)
Fórmula: PV = BAC * trabajo programado, donde
- BAC (presupuesto al completarse) = presupuesto aprobado
- Trabajo programado = trabajo que se espera completar en un momento dado.
Ejemplo: El valor actual neto (PV) es de 23 000 $ si se espera que el 100 % del trabajo cueste 100 000 $ y se ha programado el 77 % del trabajo.
AJUSTE SU PRESUPUESTO PLANIFICADOConsejo profesional: Compare el PV con el AC y ajuste el presupuesto de su proyecto en consecuencia para obtener el mejor retorno de la inversión (ROI). Utilice esta información en proyectos futuros y continúe evaluando para obtener información más precisa.
4. Duración del ciclo de creación del presupuesto
Este es el tiempo dedicado a elaborar el presupuesto del proyecto. Incluye todas las actividades, especialmente la planificación, necesarias para elaborar y acordar el presupuesto más realista.
¿QUÉ ES EL VALOR PLANIFICADO?Consejo profesional: Correlacione este KPI con otros KPI para comprender si el tiempo dedicado a un presupuesto planificado fue suficiente para alcanzar el éxito o las metas del proyecto.
5. Número de elementos en el presupuesto
En un presupuesto por partidas, los gastos se agrupan por categorías, como fases o paquetes de trabajo. Un número reducido de elementos en este tipo de presupuesto indicará que será más difícil realizar el seguimiento del gasto presupuestario.
6. Número de iteraciones presupuestarias
Este es el número de versiones que tuvo el presupuesto de su proyecto antes de su aprobación final. Demasiadas iteraciones indican que es probable que sus gestores de proyectos hayan dedicado el tiempo suficiente a planificar el presupuesto, tal y como se esperaba.
¿EL COSTE PRESUPUESTADO CONDUCE AL ÉXITO?Consejo profesional: Compare este KPI con otros indicadores para descubrir la relación entre el tiempo de planificación del presupuesto y el éxito del proyecto. Esto le ayudará a medir el progreso hacia
Puntualidad
En pocas palabras, la gestión de proyectos se basa en dos cosas: dinero y tiempo. Y la meta es alcanzar todos los hitos dentro del presupuesto y a tiempo.
Pero si su proyecto tiene muchas fases, paquetes de trabajo y actividades, eso supone un reto. Estimar cuántas tareas tendrá, la duración para completarlas, los recursos disponibles y la variación de su calendario se convierte en algo complejo.
Como resultado, la ejecución del proyecto podría retrasarse y las empresas perderían dinero. A continuación, le presentamos algunos KPI relacionados con el cronograma del proyecto que le ayudarán a evitar incumplir sus hitos, de modo que todo su equipo pueda cumplir con los plazos previstos.
7. Índice de rendimiento del calendario (SPI)
Fórmula: SPI = EV / PV
Ejemplo: Si el 53 % del trabajo planificado ha sido completado y el presupuesto para realizar el 100 % del trabajo es de 100 000 dólares, entonces el SPI es 0,53 (o 53 %). El cálculo es (53 % * 100 000 dólares) / 100 000 dólares.
Resultado: Si el SPI es inferior a 1, el proyecto va retrasado.
¿TIENE SENTIDO EL VALOR PLANIFICADO PARA SU SPI?Consejo profesional: Considere aumentar la eficiencia de sus recursos si el SPI de su proyecto es inferior a 1.
8. Variación del calendario (SV)
Fórmula: SV = EV – PV
Resultado: Si SV < 0, el proyecto va retrasado.
Advertencia: El SV se expresa en unidades monetarias, como dólares, y no en unidades de tiempo, como días o meses.
¿TIENE SENTIDO EL VALOR PLANIFICADO PARA SU SPI?Consejo profesional: Considere aumentar la eficiencia de sus recursos si el índice de rendimiento del calendario de su proyecto es inferior a 1.
9. Capacidad de recursos (RC)
Fórmula: capacidad de recursos = horas de trabajo disponibles al día * número de días laborables asignados al proyecto
BUENAS PRÁCTICAS DE RCConsejo profesional: Ajuste el calendario del proyecto para que se adapte a la capacidad de sus recursos o incorpore más miembros al equipo para aumentar su RC. El tiempo diario disponible debe excluir los descansos. Dado que está calculando el RC para un proyecto específico, debe excluir el tiempo dedicado a otros proyectos.
10. Porcentaje de finalización a tiempo
Fórmula: (número de proyectos completados a tiempo / número total de proyectos) * 100 %
Defina los niveles de rendimiento, especialmente un nivel de rendimiento insuficiente, por ejemplo, del 90 %. A continuación, considere a cualquier gestor de proyectos con una tasa de finalización puntual inferior a ese nivel como un empleado con un rendimiento insuficiente y señálelo para que se le aplique un plan de mejora del rendimiento.
11. Horas planificadas frente a horas reales
Fórmula: duración prevista – duración real, donde la duración prevista es el tiempo programado para ejecutar el trabajo, y es una estimación.
Resultado: Si es < 0, entonces ha subestimado el tiempo del calendario del proyecto.
Calidad
Los siguientes KPI evalúan el grado de éxito de la ejecución de sus proyectos. Pero también determinan si los resultados obtenidos han cumplido las expectativas de las partes interesadas, más allá de las tareas completadas.
Ciertos KPI de calidad le indican si la calidad del trabajo realizado en sus proyectos fue positiva. Otros KPI de calidad le indican si el entorno en el que sus equipos ejecutaron sus proyectos fue positivo. En otras palabras, los KPI de calidad son medidas de la satisfacción de los clientes o de los empleados.
12. Tasa de rotación de empleados
Fórmula: (número de empleados que abandonaron su empresa / número medio de empleados) * 100 %
Resultado: Una alta tasa de rotación de empleados probablemente provocará ineficiencias en el proyecto, como el incumplimiento de hitos, gastos imprevistos y, a la larga, una baja satisfacción del cliente.
13. Net Promoter Score (NPS)
Este KPI evalúa la satisfacción del cliente y la lealtad a la marca a través de una encuesta de una sola pregunta. El NPS es un número entre -100 y 100, y el objetivo es alcanzar el valor más alto posible.
Si es propietario o gestiona proyectos para una empresa o marca de un solo producto, la pregunta de la encuesta sería: «¿Qué probabilidad hay de que recomiende nuestro producto a sus amigos y compañeros de trabajo?». Y si es propietario o gestiona proyectos para una marca con múltiples productos, modificaría la pregunta y haría una mención a «marca» en lugar de «producto».
Los participantes en la encuesta NPS realizan una valoración de la probabilidad de recomendar su producto o marca en una escala del 0 al 10, siendo 0 muy improbable y 10 muy probable. A continuación, en función de sus respuestas, los participantes se clasifican en tres categorías.
- Promotores. Con una puntuación de nueve o diez, los promotores son clientes fieles entusiasmados con su producto o marca y muy probablemente recomendarán su oferta a otras personas.
- Pasivos. Con una puntuación de siete u ocho, los pasivos están contentos con su producto o marca. Sin embargo, no están lo suficientemente satisfechos como para correr la voz, lo que los hace vulnerables a las ofertas de la competencia.
- Detractores. Con una puntuación de 0 a 6, los detractores no están satisfechos con su producto o marca y es probable que no vuelvan a comprarle nunca más. De hecho, es posible que incluso convenzan a otras personas para que no le compren.
Fórmula: % de promotores – % de detractores
Convierta a los detractores en promotores para aumentar los niveles de fidelidad de sus clientes. Puede crear formularios personalizados para obtener comentarios críticos de sus clientes que le ayudarán a aumentar su NPS.
Eficacia
Los KPI que se indican a continuación miden la rentabilidad de su proyecto. Y eso está íntimamente relacionado con la forma en que utiliza sus recursos.
¿Están dedicando tiempo al trabajo del proyecto de forma eficaz? ¿Y está invirtiendo dinero en sus recursos de forma eficaz?
En otras palabras, ¿está dedicando más tiempo y dinero a su proyecto que el dinero que facturará a sus clientes? Los KPI de eficacia son indicadores que le ayudan a sacar conclusiones sobre la variación de costes entre proyectos.
14. Utilización facturable
Este es el KPI de referencia para evaluar el rendimiento de los miembros de su equipo durante la ejecución del proyecto. Le proporciona información sobre el tiempo que su equipo ha dedicado a generar ingresos y los ingresos que realmente obtendrá de sus clientes.
Fórmula: (número de horas facturables/número de horas dedicadas al trabajo del proyecto) * 100 %
EVITE EL AGOTAMIENTO DE SU EQUIPOConsejo profesional: Evite aspirar a la máxima utilización. Eso maximizaría sus ingresos, pero su plantilla correría el riesgo de agotarse, lo que le supondría un coste.
15. Coste medio por hora
Sume todos los costes que supone proporcionar a sus empleados las condiciones necesarias para ejecutar su proyecto con éxito. Estos pueden ir desde los salarios y las prestaciones de los empleados hasta el equipo de oficina, por nombrar algunos.
Compare el coste medio por hora con los resultados de su proyecto. Si estos últimos superan a los primeros, significa que su personal ha utilizado el tiempo del proyecto o las horas planificadas de forma eficaz. Como resultado, ¡también ha gastado su dinero de forma eficaz!
¿Quién se beneficia de los ajustes de los KPI?
Empresas: cualquier empresa que desee mejorar continuamente sus operaciones, supervisar el rendimiento y garantizar el éxito general de los proyectos se beneficiará del establecimiento de KPI. Estos añaden una medida cuantificable a los objetivos, lo que facilita a las empresas el seguimiento del progreso y la toma de decisiones basadas en datos. Los KPI ofrecen a las empresas la posibilidad de obtener información en tiempo real sobre sus operaciones y corregir el rumbo si es necesario.
Gestores de proyectos: Para los gestores de proyectos, establecer KPI es fundamental para el buen funcionamiento de las tareas y la consecución de los objetivos del proyecto. Los KPI ofrecen una hoja de ruta clara de los resultados esperados, dividiendo los proyectos complejos en partes más manejables. Proporcionan a los gestores de proyectos una forma de medir si el equipo va por buen camino o si es necesario realizar ajustes, minimizando así los riesgos que conlleva.
Cómo realizar el seguimiento de los KPI de gestión de proyectos
Después de elegir los KPI para la gestión de proyectos, usted o sus gestores de proyectos deben supervisarlos.
Podría empezar creando un panel de control de KPI en Excel. Pero si su proyecto es complejo, con grandes presupuestos, requiere la participación de varias partes interesadas y recursos, e implica numerosas restricciones de calendario y dependencias entre tareas, entonces necesita un enfoque de gestión de proyectos más sólido.
Ahí es donde entramos en juego con ClickUp. Nuestro software de KPI le proporciona los informes de KPI que necesita, sean cuales sean. Y la colección de plantillas de gestión de proyectos de ClickUp le da una ventaja inicial. Agiliza la configuración de proyectos con la configuración que alimenta sus informes de KPI.
Además, ClickUp le permite asociar tareas de diferentes equipos con un único objetivo cuantificable. Junto con cronogramas claramente establecidos, nuestro software le permite realizar un seguimiento automático de las metas. ¡Pero eso no es todo! Utilice ClickUp para realizar un seguimiento de la finalización de las fases e incluso de los OKR.
Vincule las tareas a las metas. A continuación, organice las metas relacionadas en carpetas para realizar un seguimiento automático y global del progreso en una única ubicación. Pruebe ClickUp Metas y descubra cómo es un seguimiento adecuado de los KPI para la gestión de proyectos.