Todos estamos familiarizados con el uso de indicadores clave de rendimiento (KPI) para supervisar nuestro progreso con respecto a las metas a lo largo del tiempo. Es posible que su gerente supervise sus KPI o que usted sea el encargado de establecerlos para su equipo.
Pero, ¿de qué sirven todos estos datos si no los utiliza?
Ahí es donde entran en juego los informes de KPI. En esta guía, explicaremos en detalle qué son los informes de KPI, por qué son importantes, qué métricas debe seguir y mucho más. Vamos a profundizar y explorar todo lo que hay que saber sobre la elaboración de informes de KPI y su gestión. 🙌
¿Qué es un informe de KPI?
Un informe de KPI es un archivo físico o digital que recopila datos de rendimiento de todos los KPI que está realizando el seguimiento actualmente. Básicamente, es el lugar donde se consolidan todos sus datos de KPI, normalmente en un panel de control de KPI, para que le resulte más fácil interpretar sus datos y evaluar sus indicadores clave de rendimiento.
Los informes de KPI suelen ser muy visuales, por lo que usted y los miembros de su equipo pueden interpretar rápidamente los datos para identificar tendencias o retos en los objetivos de la empresa.
Muchos equipos utilizan un panel de KPI como interfaz visual para supervisar los KPI, con los propios informes detrás ofreciendo datos e información adicionales.
¿Por qué es importante la supervisión y la elaboración de informes de KPI?
La elaboración de informes de KPI le permite comprender su rendimiento en relación con todos sus KPI más valiosos en un solo lugar. Eso por sí solo ya lo hace valioso, pero invertir en la forma en que supervisa los indicadores clave de rendimiento le aporta beneficios adicionales.
Los mejores informes de KPI le permiten:
- Realice un seguimiento visual de sus métricas más importantes (de nuevo, normalmente desde paneles de control visuales de KPI).
- Realice un seguimiento de los datos históricos y establezca puntos de referencia y objetivos para el futuro.
- Personalice y identifique métricas, tendencias y patrones en la elaboración de informes de KPI.
- Identifique los cuellos de botella, los problemas y las limitaciones de los proyectos.
- Demuestre su valor o progreso a las partes interesadas.
- Acceda a información detallada y datos de rendimiento para tomar decisiones en la empresa.
Los informes de KPI no solo son una mejor opción para la visualización de datos, sino que también le guían hacia sus metas, supervisan su progreso y demuestran su éxito hasta el momento. 🏆
Métricas frente a KPI: ¿en qué se diferencian?
Aunque los KPI y las métricas empresariales parecen similares, hay una diferencia clave. A continuación te explicamos cómo distinguir entre KPI y métricas empresariales:
- Si una métrica realiza el seguimiento de su rendimiento en relación con una meta empresarial clave, se trata de un indicador clave de rendimiento.
- Si una métrica realiza el seguimiento de su rendimiento con respecto a cualquier meta empresarial (básica o no básica), se trata de una métrica empresarial.
Piense en los KPI como un subconjunto de métricas empresariales que se centran únicamente en lo que más importa para su empresa.
Por ejemplo, un indicador clave de rendimiento dentro del equipo de ventas podría ser el total de ventas. Se trata de datos que todo el equipo puede medir y supervisar a lo largo del tiempo. Además, estos datos influyen en otras áreas de sus operaciones, como los KPI de marketing.
Una métrica empresarial relacionada sería la tasa de rotación, que es un factor que se ve influido por el número o el volumen de ventas, pero que tiene un alcance mucho más amplio. ✅
Métricas que probablemente querrá incluir en los informes de KPI
Aunque los KPI y las métricas son diferentes, ambos tienen su lugar dentro de un panel de KPI. A medida que elabora informes sobre su progreso en relación con los KPI individuales, es útil visualizarlos en comparación con las métricas generales de su empresa, es decir, las cifras que definen su éxito en relación con sus metas.
Algunas empresas consideran que las métricas son solo los aspectos más destacados, mientras que otras utilizan las métricas y los KPI de forma mucho más intercambiable. Las métricas de KPI que le interesan dependen de su sector y su rol, pero entre las métricas más comunes que se incluyen en los informes de KPI se encuentran:
- Ventas totales
- Retencion de clientes
- Satisfacción del cliente personalizada
- Cuota de mercado
- Felicidad de los empleados
- Coste de adquisición de clientes
- Valor del ciclo de vida del cliente
- Rentabilidad de la inversión
- Tasa de abandono
- Margen de beneficio neto
- Crecimiento de los ingresos
- Tasa de conversión
- Flujo de caja
Considere qué métricas empresariales y ejemplos de KPI se ajustan mejor a su rol y responsabilidades, e inclúyalos en su proceso de elaboración de informes de KPI. De este modo, obtendrá una vista más clara de cómo sus KPI individuales están enlazados con el éxito a mayor escala.
Los tres tipos comunes de informes de KPI que debe conocer
La mayoría de los informes de KPI empresariales son increíblemente completos y pueden gestionar todo tipo de datos de rendimiento.
Sin embargo, sigue habiendo tres tipos distintos de informes que se utilizan para diferentes fines:
1. Informes operativos
Los informes operativos se centran en su rendimiento real en las operaciones diarias de su empresa. Los puntos de datos de los informes operativos se supervisan periódicamente para evaluar su rendimiento real en las actividades diarias y repetitivas, así como en los objetivos empresariales. 💰
Algunos ejemplos de informes operativos son:
- Equipo de ventas (mensuales, trimestrales o anuales)
- Flujo de caja
- Deudores o acreedores
El seguimiento regular de estas métricas y KPI le permite conocer el rendimiento y le brinda la oportunidad de realizar ajustes en función de los posibles obstáculos, retos u oportunidades. Los equipos que supervisan regularmente sus ventas o su flujo de caja tienen la oportunidad de actuar con mayor rapidez, lo que se traduce en menos problemas y un mayor crecimiento.
2. Informes analíticos
Estos informes se centran en proporcionarle información analítica detallada sobre el rendimiento de sus métricas clave. Por lo general, destacan las tendencias de los indicadores de rendimiento que muestran si va por el buen camino. 🌻
Algunos ejemplos de informes analíticos son:
- Crecimiento interanual o trimestral de las ventas
- Índices de retención de clientes
- Puntuaciones de satisfacción del cliente
Los informes analíticos sirven como referencia útil para saber dónde se encuentra ahora, dónde ha estado y cómo podría ser su futuro. Utilice estos informes para reflexionar sobre lo que ha funcionado bien e identificar las áreas que requieren cambios o mejoras antes de que se conviertan en un problema en el futuro.
3. Informes estratégicos
Los informes estratégicos se centran en ofrecerte información detallada sobre el estado actual de tu estrategia empresarial, la salud de tu empresa y hacia dónde se dirigen las cosas. Los responsables de la toma de decisiones utilizan estos informes para obtener información útil sobre su crecimiento futuro. 📈
Algunos ejemplos de informes estratégicos son:
- Porcentaje de ventas de un producto, campaña de marketing o región específicos.
- Cuota de mercado a lo largo del tiempo
- Próximos proyectos
Estos informes estratégicos proporcionan a los responsables de la toma de decisiones y a las partes interesadas datos valiosos para que puedan tomar las decisiones más informadas. Identificar un pico en las tendencias de una campaña de marketing significa que puede priorizar el gasto y ajustar otras campañas para lograr el mayor impacto.
Supervisar su lista de proyectos entrantes le ofrece la confianza de que su flujo de trabajo es estable o la motivación para cerrar nuevos acuerdos.
Cómo crear un informe de KPI fiable y revelador
Usted comprende las métricas generales de su empresa y sus KPI generales. Esperamos que pueda apreciar el valor de un panel o informe de KPI para descubrir datos realmente reveladores.
Ahora, le mostraremos cómo crear su propio informe de KPI para planificar, crear y realizar el uso compartido mejor de sus métricas con la ayuda del software de KPI.
1. Defina sus metas
Decida qué quiere conseguir con sus informes de KPI. Confirme el objetivo del informe, cómo se utilizará, el público principal y el uso compartido del informe.
Estos criterios no solo le permiten comprender mejor sus propias metas estratégicas, sino que también le orientan sobre cómo abordar el diseño y la funcionalidad del propio informe. 🎯
2. Decida qué KPI específicos desea realizar el seguimiento
Hay cientos de ejemplos de la elaboración de informes de KPI que podría supervisar, pero no es necesario que los cubra todos. Decida qué KPI son los más valiosos según sus objetivos y prepare los datos para que estén listos para mostrarse.
Analice sus registros internos para ver si ya realiza un seguimiento de este KPI o si necesita configurar un nuevo sistema. Reflexione sobre si la fuente de datos es precisa, quién es responsable de mantenerla actualizada y los pasos que debe seguir antes de poder utilizarla en su informe.
Los KPI no siempre tienen que estar relacionados con valores monetarios o números de producción. Algunos KPI que quizá le interese tener en cuenta giran en torno a la gestión del tiempo.
Por eso, la función de tiempo continuo de ClickUp dentro de los paneles es una excelente opción para realizar el seguimiento de las tareas en varios espacios y dentro de un plazo específico.
3. Elija cómo visualizar sus KPI
Los KPI sin procesar suelen presentarse en forma de números o declaraciones y no son fáciles de entender a primera vista. Para que sus informes de KPI sean útiles, debe utilizar la visualización de datos para comunicar el rendimiento de su empresa de una manera más significativa.
Decida la mejor forma de presentar sus datos y, a continuación, diseñe tablas, gráficos y diagramas con una herramienta de visualización de datos. Mantenga la sencillez en su presentación.
La meta es comunicar rápidamente información y tendencias. Las partes interesadas y los gerentes siempre pueden profundizar en sus ejemplos de la elaboración de informes de KPI si desean obtener más detalles. 📊
4. Utilice software para crear un informe de KPI
Crear manualmente sus propios informes de KPI lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores. Hay una forma mucho mejor de crear y supervisar sus informes de KPI: con ClickUp Metas.
ClickUp Metas presenta una nueva forma para que su equipo realice el seguimiento de los objetivos y resultados clave (OKR) y las metas. Nuestra plataforma altamente visual permite a los miembros de su equipo mantenerse al día, gracias a objetivos claros, cronogramas fáciles de usar y seguimiento automático del progreso.
Añada sus propios objetivos, metas o KPI y personalícelos de forma totalmente personalizada. Realice un seguimiento del progreso con objetivos numéricos, monetarios, verdaderos/falsos o de tareas. Visualice estos datos en un panel de elaboración de informes de KPI muy visual que le permite ver su progreso en relación con múltiples KPI a la vez.
Crear su propio informe de KPI es fácil con ClickUp Goals, pero si busca una forma aún más sencilla, tenemos lo que necesita. La plantilla de KPI de ClickUp viene configurada y lista con todo lo que necesita para supervisar sus métricas y KPI; lo único que tiene que hacer es añadirlos a la plantilla.
5. Comparta su informe de KPI
Una vez que su informe de KPI esté creado y listo para usar, podrá empezar a compartirlo con las partes interesadas, los responsables de la toma de decisiones, los miembros del equipo y cualquier otra persona que tenga interés en su progreso.
Si utiliza ClickUp para la elaboración de informes de KPI, es fácil compartir sus informes con cualquier persona en cualquier momento. La colaboración y la comunicación siempre mejorarán su proceso para que tenga la estrategia de elaboración de informes de KPI más exitosa.
Utiliza las preferencias de privacidad y uso compartido para personalizar quién tiene acceso a qué metas, y etiqueta a los miembros del equipo para que puedan supervisar su influencia individual en relación con metas y objetivos específicos. 💬
9 ejemplos y plantillas de informes de KPI para simplificar el proceso
Puede crear un informe de KPI en torno a cualquier métrica o KPI de cualquier equipo, ya sea de ventas, operaciones, recursos humanos o marketing. Inspírese en estos ejemplos de informes de KPI para descubrir una nueva forma de supervisar y presentar sus datos utilizando nuestro software de elaboración de informes de KPI y nuestra aplicación de seguimiento de metas favoritos, ClickUp.
1. Plantilla de pizarra de ClickUp Balanced Scorecard
La plantilla de cuadro de mando integral de ClickUp es una de las formas más visuales de realizar el seguimiento de los datos y ver el progreso en un número de KPI, incluidos los KPI operativos, los KPI de marketing y los KPI financieros.
Invite a los miembros del equipo a analizar datos, comprender las necesidades de sus clientes, establecer metas y realizar el seguimiento del progreso de diferentes KPI con esta plantilla colaborativa de cuadro de mando integral.
2. Plantilla de metas y resultados clave (OKR) de ClickUp Company
Todas las empresas tienen OKR, objetivos y metas que desean seguir. La plantilla de OKR y metas de la empresa de ClickUp le ofrece una forma sencilla de hacerlo dentro del mejor software de OKR disponible en la actualidad.
Esta plantilla para establecer metas le permite priorizar metas específicas y alinear a los miembros del equipo en torno a las mismas metas.
3. Plantilla de proyecto de aprendizaje y desarrollo de ClickUp
Para muchas organizaciones, el seguimiento del aprendizaje y el desarrollo de sus empleados se ha convertido en un KPI muy valioso. Utilice la plantilla de proyecto de aprendizaje y desarrollo de ClickUp para establecer una meta para su próximo proyecto de aprendizaje y, a continuación, realice un seguimiento del progreso de los KPI a lo largo del mismo para poder elaborar informes sobre su impacto de forma más eficaz.
4. Plantilla de informe mensual sobre el estado de la empresa de ClickUp
Si tiene que presentar un informe mensual o un informe sobre el estado de los proyectos para su equipo o departamento, la plantilla de informe mensual sobre el estado de la empresa de ClickUp es un ejemplo eficaz de informe de KPI para usted.
Este informe tipo memorándum le permite realizar el seguimiento y visualizar las métricas de rendimiento, así como añadir resúmenes y contexto junto a ellas en forma de informe.
5. Plantilla de marco OKR de ClickUp
Supervisar los OKR de toda la empresa puede resultar abrumador si no se dispone de un sistema que funcione. Utilice la plantilla OKR Framework de ClickUp para introducir un proceso más sólido que le permita establecer metas SMART y realizar el seguimiento de su progreso en tiempo real.
6. Plantilla de revisión trimestral de la empresa de ClickUp
Comprobar el progreso cada trimestre se ha convertido en un hábito útil para la mayoría de las organizaciones. Utilice la plantilla de revisión trimestral de la empresa de ClickUp para optimizar el proceso y presentar el progreso de los KPI de una forma más visual.
7. Plantilla de panel de control de KPI de ventas de ClickUp
Los KPI de ventas son imprescindibles para cualquier equipo de ventas eficaz. Utilice la plantilla de KPI de ventas de ClickUp para motivar a su equipo a alcanzar las metas comunes, con un diseño que permite a todos ver cuáles son los KPI más valiosos y cuál es el progreso hasta el momento.
8. Plantilla de panel de control de KPI de ClickUp Warehouse
Al igual que los equipos de ventas, los equipos de almacén se rigen en gran medida por sus KPI. La plantilla de KPI para almacenes de ClickUp se ha diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de los equipos de almacén, con seguimiento de KPI, visualización de datos en tiempo real e información operativa clave.
9. Plantilla de informe semanal de estado de ClickUp
Si estás elaborando informes sobre métricas que cambian a diario, un informe semanal para tu equipo es una excelente manera de mantener a todos informados y motivados para alcanzar tus metas comunes. Utiliza la plantilla de informe de estado semanal de ClickUp para comunicar tu progreso semana a semana, de modo que puedas supervisar el progreso y tomar medidas rápidamente.
Facilite la elaboración de informes de KPI con ClickUp.
El uso de KPI es una de las formas más sencillas de mantenerse al día con sus metas y objetivos empresariales clave. Pero recuerde que la selección de KPI es solo una parte del proceso: también necesita una forma de realizar el seguimiento.
No hay forma más fácil de hacerlo que con una herramienta avanzada de elaboración de informes empresariales como ClickUp. Nuestra plataforma todo en uno tiene todo lo que necesitas para estar al tanto del progreso de tus KPI y medir el rendimiento.
Pruebe ClickUp gratis hoy mismo y descubra una forma mejor de abordar la elaboración de informes de KPI. ✨