Todo gestor de proyectos sueña con trabajar con un cliente o una parte interesada que le diga cosas como "Tómate todo el tiempo que necesites" y "El dinero no es un problema"
Al mismo tiempo, todo gestor de proyectos sabe que estos escenarios son auténticas quimeras. Desgraciadamente, la mayoría se topará con limitaciones del proyecto que tienen la capacidad de causar una onda expansiva en el ciclo de vida del proyecto.
Estas molestas limitaciones afectan a la forma de enfocar los proyectos, a lo que se puede entregar, al plazo de entrega y a la calidad de los resultados. Gestionar las limitaciones de un proyecto es esencial para planificarlo con éxito.
La buena noticia es que las limitaciones en la gestión de proyectos pueden abordarse, solucionarse o evitarse por completo. Necesita las herramientas y los procesos adecuados para asegurarse de que todo se ajuste a los plazos y al presupuesto, y de que los resultados del proyecto satisfagan las expectativas del cliente.
Le guiaremos a través de las limitaciones más comunes de los proyectos y compartiremos consejos y herramientas para gestionarlas, de modo que pueda preparar a su equipo para el intento correcto.
¿Qué son las limitaciones de un proyecto?
Las limitaciones de un proyecto son todos los factores que limitan a los jefes de equipo o gestores de proyectos a la hora de completar con éxito un proyecto. Los tipos más comunes de limitaciones del proyecto giran en torno a: Cronogramas del proyecto o el triángulo de hierro, que ya sabemos que suena como el nombre de la isla privada de un villano de Bond. 🦹
Además de las restricciones triples, hay otras tres restricciones comunes de los proyectos: recursos, riesgo y normas de calidad. A continuación te presentamos las seis restricciones más comunes y cómo afectarán a tu proyecto:
1. Alcance del proyecto
El alcance de un proyecto describe lo que se supone que el proyecto debe lograr y cuánto trabajo hay que terminar. Para determinar si las demás limitaciones del proyecto, como el cronograma y el presupuesto, son razonables, hay que conocer bien el alcance del proyecto.
Comprender el alcance del proyecto puede ayudarle a evitar la temida ampliación del alcance -cuando se añaden cada vez más tareas al proyecto.
Un documento de alcance del trabajo mantiene a todo el mundo alineado sobre el requisitos del proyecto Por ejemplo, supongamos que tu proyecto consiste en construir un sitio web de 10 páginas y, de repente, tu cliente quiere añadir dos páginas más. Como eso está fuera del alcance original del proyecto, sabes que tienes que volver a hablar con el cliente para ver cómo afectará al sitio web la adición de esas dos páginas control del proyecto (o el cronograma y el presupuesto del proyecto).
Por ello, documentos como el Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp son esenciales para registrar todo lo relacionado con el proyecto. Usted y su cliente deben acordar un documento de alcance del proyecto en el entendimiento de que cualquier cambio alterará otras limitaciones principales del proyecto.
2. Cronograma del proyecto
El cronograma de un proyecto es el tiempo de que se dispone para completarlo. El cronograma debe tener en cuenta el tiempo necesario para completar todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio y la planificación hasta completarlo y cerrarlo. ⏰
A veces, los interesados acudirán a ti con un cronograma concreto en mente. Pero otras pueden explicarte el alcance del proyecto y pedirte que vuelvas a calcular el tiempo que necesitará tu equipo para completarlo.
Utilice la vista Diagrama de Gantt en ClickUp para programar tareas, mantenerse al día con el progreso del proyecto, gestionar los plazos y manejar los cuellos de botella.
Al diseñar el calendario del proyecto, tenga en cuenta las dependencias. Mientras que algunas tareas pueden completarse simultáneamente, es posible que otras deban completarse antes de poder pasar al siguiente paso del flujo de trabajo.
3. Presupuesto del proyecto
El presupuesto de un proyecto es la cantidad de dinero que puedes gastar para tenerlo terminado. Cuando trabajes en la asignación de tu presupuesto, ten en cuenta que los salarios de los miembros del equipo son parte de los costes de tu proyecto (y a menudo la mayor parte). 💸
Del mismo modo, si tienes suscripciones a SaaS y herramientas que tu equipo utiliza para hacer su trabajo, es posible que también tengas que incluir esos costes en tu presupuesto. En el caso de los gestores de proyectos que trabajan en un entorno con todas las partes interesadas internas, es posible que tengas que confirmar si los salarios de los empleados entran o no en el presupuesto.
Obtenga una Panorámica de alto nivel del presupuesto de su proyecto mientras gestiona tareas y estados con la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp
Si dispone de una cantidad específica para completar un proyecto y no tiene que tener en cuenta los salarios del equipo, puede destinar el presupuesto al equipo esencial. Pero si tiene que tener en cuenta los salarios, tendrá que considerar los costes de ejecución de un tiempo en ese cronograma exacto.
Utilizando el Plantilla ClickUp de gestión de proyectos presupuestados puede ayudarle a realizar un seguimiento de sus gastos y su potencial de gasto para evitar encontrarse con esta costosa limitación.
4. Recursos del proyecto
Los recursos incluyen cualquier cosa que necesite para completar el proyecto, aparte de tiempo y dinero. Puede tratarse de los miembros del equipo necesarios para construir ese sitio web de 10 páginas, es decir, de 12 páginas.
Es posible que necesite un desarrollador, un diseñador y un redactor publicitario, pero algunos recursos podrían estar trabajando en otros proyectos en ese momento o justo después de su nuevo proyecto de sitio web. Esto pone mucho énfasis en evitar limitaciones de recursos dentro del cronograma de un proyecto.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Lo que realmente necesita es una vista general de las cargas de trabajo de sus equipos para poder planificar o realizar ajustes sobre la marcha. Por suerte, los gestores de proyectos pueden utilizar asignación de recursos herramientas para gestionar las cargas de trabajo y el tiempo entre tareas para asegurarse de que no asigna trabajo de más o de menos.
5. Riesgo del proyecto
Algunos proyectos son más arriesgados que otros, pero casi todos tienen riesgos. En gestión de proyectos de construcción los riesgos pueden incluir lesiones en la obra o pérdidas de equipos. Pero para gestión de proyectos de sitios web si el sitio web no funciona, se corre el riesgo de que se caiga, de que se rompan enlaces, de que se produzcan cambios de última hora o de que se pierdan ingresos.
Para garantizar el intento correcto de su proyecto, elabore un plan de acción estrategia de gestión de riesgos antes de empezar.
Puede mitigar los riesgos en una obra asegurándose de que todos los miembros de su equipo han recibido formación sobre protocolos de seguridad y de que la obra está asegurada. Y puede mitigar los riesgos de la migración de un sitio web realizando los cambios a última hora de la noche, cuando el tráfico del sitio es mínimo.
Obtenga una representación visual de los riesgos potenciales de su proyecto con la plantilla de pizarra de análisis de riesgos de ClickUp para que su equipo pueda colaborar en la mitigación de los mismos
Incluso si cree que un proyecto tiene pocos riesgos, dedique tiempo a preguntar a los miembros del equipo qué creen que podría salir mal y elabore un plan de contingencia. Con la Plantilla de pizarra para el análisis de riesgos de ClickUp con este formato visual de Pizarra podrá adelantarse a cualquier posible problema o limitación del proyecto.
Esta plantilla de limitaciones del proyecto también ahorra tiempo y esfuerzo en todos sus proyectos al garantizar que todos los riesgos potenciales del proyecto se evalúan utilizando los mismos criterios. Esto significa que obtendrá estrategias de gestión de riesgos más eficaces y con mayor rapidez.
6. Calidad del proyecto
La última limitación es la calidad de su proyecto, es decir, el calibre de su proyecto ejecución del proyecto . Los miembros de su equipo y las partes interesadas querrán crear y ver los entregables de mejor calidad del proyecto.
Pero todas las demás limitaciones del proyecto afectarán a la calidad que pueda conseguir. Y como gestor del proyecto, es posible que tenga que decidir qué compensaciones está dispuesto a hacer en la calidad del proyecto con el fin de completar el proyecto más rápido o por menos dinero.
Cómo gestionar las limitaciones de un proyecto
Gestionar las limitaciones de un proyecto es un ejercicio constante de malabarismo. (No sabemos por qué se nos siguen cayendo estas analogías circenses; quizá sea porque ser gestor de proyectos se siente como ser el cabecilla del circo de la oficina) 🎪
Pero con las herramientas adecuadas, puedes trabajar dentro de las limitaciones de tu proyecto y entregar un producto final de primera categoría. Aquí tienes 10 herramientas de gestión de proyectos para ayudarle a gestionar las restricciones.
1. Comprender el alcance total del proyecto
Su ámbito de trabajo debe describir con exactitud las metas del proyecto, el alcance y los resultados que se espera obtener partes interesadas del proyecto esperar. Esto le servirá de referencia a lo largo del proyecto y le ayudará a evitar que se desplace el alcance.
2. Cree una carta del proyecto
Una carta de proyecto es una referencia de alto nivel, que muestra la información más importante del proyecto
Una carta de proyecto es una referencia rápida que describe las partes interesadas, los miembros del equipo, los recursos, los objetivos, el alcance, los entregables, los hitos, los riesgos y el proceso de aprobación de un proyecto. Ofrecerá a todos los miembros de su equipo una vista general y le ayudará a mantener el rumbo.
Y con la Plantilla de Carta de Proyecto ClickUp con ClickUp, tendrá acceso a un documento gratuito, fundamental para autorizar formalmente la existencia de un proyecto. Trabajar a partir de esta plantilla proporcionará a los gestores de proyectos la capacidad de crear y asignar recursos organizativos a las actividades del proyecto. 🛠️
3. Organice una reunión inicial
Organice y planifique una reunión de lanzamiento para conseguir el apoyo del equipo del proyecto
Una vez que tenga una vista general del proyecto, es hora de reunir a su equipo. Una reunión inicial le permitirá explicar el proyecto y sus limitaciones a todos los participantes. Puede agilizar su lista de control con la ayuda de Plantilla de reunión de lanzamiento de proyectos de ClickUp .
Los miembros esenciales del equipo podrán señalar posibles riesgos del proyecto o problemas con el cronograma o el presupuesto para que usted pueda abordarlos con las partes interesadas lo antes posible.
Bonus: Echa un vistazo a nuestro top 10 plantillas para reuniones de lanzamiento de proyectos en documentos y PPT
4. Organizar una estructura de desglose del trabajo
En su estructura de desglose del trabajo, organizará su proyecto en todas las tareas que su equipo de proyecto necesita hacer para completar sus entregables. Esto le ayudará a empezar a programar las actividades y a construir su cronograma.
Las estructuras de desglose del trabajo le permiten ver sus actividades en una lista, un tablero de estado o un (diagrama de) Gantt para visualizar realmente cómo alcanzará el intento correcto del proyecto. Esto evitará que cualquier limitación del proyecto se apodere de todo el proceso.
5. Cree su plan de gestión de proyectos
Un plan de proyecto permite empezar a asignar tareas y supervisar el progreso
Su plan de proyecto pondrá oficialmente en marcha su proyecto. Empiece a programar actividades, añada dependencias y controle el progreso como parte de su tiempo estrategia de gestión .
Puede utilizar la ClickUp Ejemplo de plantilla de plan de proyecto para empezar o explore más plantillas que se adapten a sus metodologías preferidas de gestión de proyectos, desde Ágil a Cascada a Kanban .
6. Crear un desglose presupuestario
Con un desglose presupuestario, puede asignar una parte del presupuesto a cada actividad del plan del proyecto. A continuación, haz un seguimiento del gasto a medida que avanza el proyecto para saber si tu equipo se ajusta al presupuesto o gasta más de la cuenta.
7. Realice un análisis de riesgos
Empiece a gestionar los riesgos desde el principio del proyecto. Esto le permitirá analizar los riesgos potenciales y organizarlos en función de su gravedad. Así podrá crear un plan de contingencia y abordar rápidamente los riesgos más graves.
8. Obtenga una Panorámica de la carga de trabajo
La gestión del trabajo es un componente esencial de la gestión de recursos. Con Vista Carga de trabajo de ClickUp de ClickUp, puede ver al instante el ancho de banda de los miembros de su equipo para evitar que se sobrecarguen, lo que puede ayudar a evitar el incumplimiento de plazos o un trabajo de menor calidad.
9. Automatización de tareas repetitivas
Utilice recetas de automatización predefinidas o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
Una de las mejores herramientas de gestión del tiempo disponibles para usted y su equipo es automatización del flujo de trabajo . Mediante la automatización de tareas repetitivas, puede completar proyectos más rápidamente y liberar a su equipo para tareas más importantes.
10. Añadir controles de calidad
Una lista de control de calidad y un proceso de aprobación le garantizan el cumplimiento de sus requisitos de calidad Plantilla de lista de control de calidad de ClickUp puede ayudarle a obtener resultados de mayor calidad. Cada uno de los miembros de su equipo puede utilizarla para supervisar su propio trabajo, y sus revisores pueden asegurarse de que todo cumple las normas. Así, cuando su proyecto llegue al proceso de aprobación, todo irá sobre ruedas. ⛵️
¿Se siente limitado? Pruebe ClickUp
El software de gestión de proyectos adecuado puede ayudarle a controlar todas las limitaciones de su proyecto, desde el cronograma y el presupuesto hasta los riesgos y los controles de calidad. Así podrá gestionar un proyecto ganador. 🏆
ClickUp es la herramienta definitiva para equipos de gestión de proyectos . Le ayuda a organizarse con paneles de proyecto, automatización e integraciones con las herramientas que ya utiliza. Además, con miles de plantillas para elegir, puede planificar y supervisar todas las limitaciones de su proyecto.
De modo que, incluso si la parte interesada no es un multimillonario excéntrico, ClickUp puede hacerle sentir que el presupuesto de su proyecto y limitaciones de tiempo no son un problema.
Y hablando de presupuesto, puede empezar a utilizar ClickUp gratis, gratuito/a. Eso sí que se ajusta a las limitaciones del proyecto.