Todo gestor de proyectos sueña con trabajar con un cliente o una parte interesada que diga cosas como «Tómate todo el tiempo que necesites» y «El dinero no es un problema».
Al mismo tiempo, todos los gestores de proyectos saben que estas situaciones son meras quimeras. Por desgracia, la mayoría se encontrará con limitaciones que pueden afectar al ciclo de vida del proyecto.
Estas molestas limitaciones afectan a la forma en que aborda sus proyectos, lo que puede entregar, cuándo puede entregarlo y cuál será la calidad de los resultados. Gestionar las limitaciones del proyecto es esencial para planificar un proyecto exitoso.
La buena noticia es que las limitaciones de la gestión de proyectos se pueden abordar, solucionar o prevenir por completo. Necesita las herramientas y los procesos adecuados para garantizar que todo se mantenga dentro del plazo y del presupuesto, y que los resultados del proyecto satisfagan las expectativas de su cliente.
Le guiaremos a través de las restricciones más comunes de los proyectos y le proporcionaremos consejos y herramientas para gestionarlas, de modo que pueda preparar a su equipo para el éxito.
¿Qué son las limitaciones de un proyecto?
Las limitaciones del proyecto son cualquier factor que impida a los jefes de equipo o a los gestores de proyectos completar con éxito el proyecto. Los tipos más comunes de limitaciones del proyecto giran en torno a:
- Cronogramas del proyecto: ¿Se puede completar el trabajo dentro del plazo planificado inicialmente?
- Presupuestos o costes del proyecto : ¿Existe la posibilidad de que el proyecto supere su presupuesto?
- Calidad del trabajo: ¿Variará la calidad del trabajo entre los miembros del equipo?
- Alcance del proyecto : ¿Se puede completar el proyecto tal y como se ha detallado?
- Metas del proyecto: ¿Son las mismas que cuando comenzó?
Estas limitaciones están interrelacionadas, lo que significa que si se modifica una, normalmente afecta a las demás. Por ejemplo, ampliar el alcance de un proyecto puede suponer una mayor inversión de tiempo y dinero para completarlo.
Si comprende estas limitaciones, usted y sus gestores de proyectos podrán tomar decisiones acertadas para mantener el rumbo.
Por qué es importante equilibrar las limitaciones del proyecto
El éxito del proyecto depende de su capacidad para gestionar las limitaciones del proyecto y evitar que estas afecten a su funcionamiento. Los gestores de proyectos deben lidiar con múltiples variables, pero no hace falta mucho para que su proyecto se vea afectado.
Por ejemplo, su equipo podría crear los mejores resultados de proyecto de todos los tiempos. Pero si los entrega tarde y se excede del presupuesto, es probable que las partes interesadas no vuelvan a contratar sus servicios, y con razón.
Por lo tanto, durante el proceso de planificación del proyecto, debe determinar las compensaciones. Esto le ayudará a garantizar que complete el proyecto dentro del plazo y el presupuesto predeterminados y con los recursos de los que dispone.
En algún momento, es posible que tenga que motivar a su equipo para encontrar una forma de completar el proyecto sin encontrarse con limitaciones costosas o que requieran mucho tiempo. Una vez más, si se elimina una limitación del proyecto, esto puede afectar a otras limitaciones.
No quiero parecer un empresario despiadado de una película de los años 80, pero el tiempo es oro. Un retraso de dos días supone dos días adicionales de salarios y recursos laborales.
Equilibrar las limitaciones garantiza el éxito del proyecto a nivel financiero, lo que significa que su empresa podrá volver a aceptar trabajos como este. Básicamente, le ofrece la mejor vía para superar todos los KPI de gestión de proyectos.
Desglose de los ejemplos más comunes de limitaciones de proyectos
Como hemos mencionado, hay varios tipos de limitaciones en los proyectos, pero el personal del Project Management Institute las ha dividido en las tres limitaciones de la gestión de proyectos. Estas incluyen el alcance, el cronograma y el presupuesto.
A veces se les denomina «triángulo de la gestión de proyectos » o «triángulo de hierro», lo que, como sabemos, suena como el nombre de la isla privada de un villano de Bond. 🦹
Además de las tres restricciones principales, hay otras tres restricciones comunes en los proyectos: recursos, riesgos y estándares de calidad. A continuación, le mostramos las seis restricciones comunes y cómo afectarán a su proyecto:
1. Alcance del proyecto
El alcance de un proyecto describe lo que se supone que debe lograr el proyecto y cuánto trabajo está pendiente. Es necesario comprender claramente la restricción del alcance para determinar si las demás restricciones del proyecto, como el cronograma y el presupuesto, son razonables.
Comprender el alcance del proyecto puede ayudarle a evitar el temido «scope creep», es decir, cuando se siguen añadiendo más y más tareas a su proyecto.
Por ejemplo, supongamos que su proyecto consiste en crear un sitio web de 10 páginas y, de repente, su cliente quiere añadir dos páginas más. Dado que eso queda fuera del alcance original del proyecto, sabe que tiene que volver a hablar con el cliente para discutir cómo la adición de esas dos páginas afectará a los controles del proyecto (o al cronograma y al presupuesto del mismo).
Por eso, documentos como la plantilla de alcance del trabajo de ClickUp son esenciales para registrar todo lo relacionado con el proyecto. Usted y su cliente deben ponerse de acuerdo sobre un documento de alcance del proyecto, entendiendo que cualquier cambio alterará otras restricciones principales del proyecto.
2. Cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto es el tiempo que tienes para completarlo. Tu cronograma debe tener en cuenta el tiempo que llevará completar todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta la planificación, la finalización y el cierre del proyecto. ⏰
A veces, las partes interesadas acudirán a usted con un cronograma específico en mente. Sin embargo, es posible que algunas le expliquen el alcance del proyecto y le pidan que vuelva a calcular la duración que necesitará su equipo para completarlo.
Cuando diseñe el calendario de su proyecto, tenga en cuenta las dependencias. Aunque algunas tareas pueden completarse simultáneamente, otras pueden tener que completarse antes de poder pasar al siguiente paso del flujo de trabajo.
3. Presupuesto del proyecto
Los presupuestos de los proyectos son la cantidad de dinero que puedes gastar para llevar a cabo el proyecto. Cuando trabajes en la asignación del presupuesto, ten en cuenta que los salarios de los miembros del equipo forman parte de los costes del proyecto (y, a menudo, son la parte más importante). 💸
Del mismo modo, si tienes suscripciones y herramientas SaaS que tu equipo utiliza para realizar su trabajo, es posible que también debas tener en cuenta esos costes en tu presupuesto. Los gestores de proyectos que trabajan en un entorno con todas las partes interesadas internas pueden necesitar confirmar si los salarios de los empleados se incluyen en el presupuesto o no.
Si se le asigna una cantidad específica para completar un proyecto y no tiene que tener en cuenta los salarios del equipo, puede destinar el presupuesto a equipos esenciales. Pero si tiene que tener en cuenta los salarios, debe considerar los costes de funcionamiento en ese cronograma concreto.
El uso de la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp puede ayudarte a realizar el seguimiento de tus gastos y posibles desembolsos para evitar encontrarte con esta costosa limitación.
4. Recursos del proyecto
Los recursos incluyen todo lo que necesita para completar el proyecto, excepto el tiempo y el dinero. Esto podría ser los miembros del equipo necesarios para crear ese sitio web de 10 páginas, es decir, de 12 páginas.
Es posible que necesite un desarrollador, un diseñador y un redactor, pero es posible que algunos recursos estén trabajando en otros proyectos actualmente o justo después de su nuevo proyecto de sitio web. Esto hace que sea muy importante evitar las limitaciones de recursos dentro del cronograma del proyecto.
Lo que realmente necesita es una vista general de la carga de trabajo de sus equipos para poder planificar o realizar ajustes sobre la marcha. Afortunadamente, los gestores de proyectos pueden utilizar herramientas de asignación de recursos para gestionar la carga de trabajo y el tiempo dedicado a cada tarea, lo que garantiza que no se asignará trabajo en exceso ni en defecto.
5. Riesgo del proyecto
Algunos proyectos son más arriesgados que otros, pero casi todos los proyectos conllevan riesgos. En la gestión de proyectos de construcción, los riesgos pueden incluir lesiones en la obra o pérdida de equipos. Sin embargo, en la gestión de proyectos de sitios web, existen riesgos de caídas del sitio, enlaces rotos, cambios de última hora en el contenido o pérdida de ingresos mientras el sitio web está inactivo.
Para garantizar el éxito de su proyecto, elabore una estrategia de gestión de riesgos antes de comenzar.
Puede mitigar los riesgos en una obra de construcción asegurándose de que todos los miembros de su equipo estén formados en protocolos de seguridad y de que la obra esté asegurada. Y puede mitigar los riesgos de la migración de un sitio web realizando los cambios a altas horas de la noche, cuando el tráfico del sitio es mínimo.
Incluso si cree que un proyecto tiene pocos riesgos, tómese el tiempo necesario para preguntar a los miembros del equipo qué creen que podría salir mal y elabore un plan de contingencia. Con la plantilla de pizarra de análisis de riesgos de ClickUp, puede adelantarse a la hora de encontrar cualquier problema potencial o restricción del proyecto en este formato visual de pizarra.
Esta plantilla de restricciones de proyectos también le ahorrará tiempo y esfuerzo en todos sus proyectos, ya que garantiza que todos los riesgos potenciales se evalúen utilizando los mismos criterios. Esto significa que obtendrá estrategias de gestión de riesgos más eficaces y más rápidas.
6. Calidad del proyecto
La última restricción es la calidad del proyecto, es decir, el nivel de ejecución del mismo. Los miembros de su equipo y las partes interesadas querrán crear y ver los mejores resultados en cuanto a la calidad del proyecto.
Sin embargo, todas las demás limitaciones del proyecto afectarán a la calidad que puede alcanzar. Como gestor de proyectos, es posible que tenga que decidir qué concesiones está dispuesto a hacer en cuanto a la calidad del proyecto para completarlo más rápido o por menos dinero.
Cómo gestionar las limitaciones de un proyecto
Gestionar las limitaciones de un proyecto es como hacer malabares constantemente. (No sabemos por qué se nos ocurren estas analogías circenses, quizá sea porque la gestión de proyectos es como ser el director de un circo en la oficina). 🎪
Pero con las herramientas adecuadas, puede realizar el trabajo dentro de las limitaciones de su proyecto y entregar un producto final de primera calidad. Aquí tiene 10 herramientas de gestión de proyectos que le ayudarán a gestionar las limitaciones.
1. Comprenda el alcance completo del proyecto
El documento sobre el alcance del trabajo debe describir las metas, el alcance y los resultados exactos que esperan las partes interesadas en el proyecto. Esto le servirá de referencia a lo largo del proyecto y le ayudará a evitar desviaciones del alcance.
2. Cree un acta constitutiva del proyecto
El acta constitutiva del proyecto sirve como referencia rápida que describe las partes interesadas, los miembros del equipo, los recursos, las metas, el alcance, los entregables, los hitos, los riesgos y el proceso de aprobación del proyecto. Proporcionará a todos los miembros de su equipo una vista general y le ayudará a mantener el rumbo.
Además, con la plantilla ClickUp Project Charter, tendrás acceso a un documento gratuito y fundamental para autorizar formalmente la existencia de un proyecto. Trabajar con esta plantilla proporcionará a los gestores de proyectos la capacidad de crear y asignar recursos organizativos a las actividades del proyecto. 🛠️
🎯Más información: Cómo redactar un acta de constitución de proyecto (con ejemplos)
3. Organice una reunión inicial
Una vez que tenga una vista general del proyecto, es el momento de reunir a su equipo. Una reunión inicial le permite explicar el proyecto y sus limitaciones a todos los involucrados. Puede optimizar su lista de control con la ayuda de la plantilla de reunión inicial de proyecto de ClickUp.
Los miembros esenciales del equipo podrán señalar los posibles riesgos del proyecto o los problemas relacionados con el cronograma o el presupuesto, para que puedas abordarlos con las partes interesadas lo antes posible.
Bonificación: echa un vistazo a nuestras 10 mejores plantillas para reuniones de inicio de proyectos en documentos y PPT
4. Organice una estructura de desglose del trabajo
En la estructura de desglose del trabajo, organizará su proyecto en todas las tareas que su equipo de proyecto debe realizar para completar los entregables. Esto le ayudará a empezar a programar actividades y a crear su cronograma.
Las estructuras de desglose del trabajo le permiten ver sus actividades en una lista, un tablero de estado o un diagrama de Gantt para visualizar realmente cómo alcanzará el éxito del proyecto. Esto evitará que cualquier restricción del proyecto se apodere de todo el proceso.
5. Cree su plan de gestión de proyectos
Su plan de proyecto pondrá oficialmente en marcha su proyecto. Comience a programar actividades, añada dependencias y supervise el progreso como parte de su estrategia de gestión del tiempo.
Puede utilizar la plantilla de ejemplo de plan de proyecto de ClickUp para empezar o explorar más plantillas que se adapten a sus metodologías de gestión de proyectos preferidas, desde Agile hasta Waterfall o Kanban.
6. Elabore un desglose del presupuesto
Con un desglose del presupuesto, puede asignar una parte de su presupuesto a cada actividad de su plan de proyecto. A continuación, realice el seguimiento del gasto a medida que avanza el proyecto para saber si su equipo se ajusta al presupuesto o si se está excediendo.
7. Realice un análisis de riesgos
Comience a gestionar los riesgos desde el inicio del proyecto. Esto le permitirá analizar los riesgos potenciales y organizarlos en función de su gravedad. De este modo, podrá crear un plan de contingencia y abordar rápidamente los riesgos más graves.
8. Obtenga una panorámica de la carga de trabajo
La gestión del trabajo es un componente esencial de la gestión de recursos. Con la vista «Carga de trabajo» de ClickUp, puede ver al instante la capacidad de sus miembros del equipo para evitar que se sobrecarguen, lo que puede ayudar a prevenir el incumplimiento de plazos o la disminución de la calidad del trabajo.
9. Realiza la automatización de las tareas repetitivas
Una de las mejores herramientas de gestión del tiempo que tienen a su disposición usted y su equipo es la automatización del flujo de trabajo. Al automatizar las tareas repetitivas, puede completar los proyectos más rápidamente y liberar a su equipo para que se dedique a tareas más importantes.
10. Añada controles de calidad
La plantilla de lista de control de calidad de ClickUp puede ayudarte a entregar resultados de mayor calidad. Cada uno de los miembros de tu equipo puede utilizarla para supervisar su propio trabajo, y tus revisores pueden asegurarse de que todo cumpla con los estándares. Así, cuando tu proyecto llegue al proceso de aprobación, todo irá sobre ruedas. ⛵️
¿Se siente limitado? Pruebe ClickUp.
El software de gestión de proyectos adecuado puede ayudarte a controlar todas las limitaciones de tu proyecto, desde el cronograma y el presupuesto hasta los riesgos y los controles de calidad. Así podrás gestionar un proyecto ganador. 🏆
ClickUp es la herramienta definitiva para los equipos de gestión de proyectos. Te ayuda a organizarte con paneles de control de proyectos, automatización e integraciones con las herramientas que ya utilizas. Además, con miles de plantillas entre las que elegir, puedes planificar y supervisar todas las limitaciones de tu proyecto.
Así que, aunque su parte interesada no sea un excéntrico multimillonario, ClickUp puede hacerle sentir que el presupuesto y las limitaciones de tiempo de su proyecto no son ningún problema.
Y hablando de presupuesto, puede empezar a utilizar ClickUp de forma gratuita. Sin duda, eso se ajusta a las limitaciones del proyecto.