¿Busca la forma más rápida de completar proyectos y tareas de forma sistemática?
¿Y tal vez espera hacerlo creando flujos de trabajo personalizados específicamente para su equipo?
Estamos aquí para decirle que no sólo es posible, sino que es mucho más fácil de lo que cabría esperar con un proceso de automatización del flujo de trabajo adecuado. La producción de su equipo es fundamental para el intento correcto del proyecto en general y los flujos de trabajo automatizados le ayudan a solucionar las ineficiencias y los cuellos de botella que normalmente le frenan.
El truco está en que necesita automatización flexible del flujo de trabajo que puede ayudarle rápidamente y adaptarse a sus procesos. Entonces, ¿qué es la automatización del flujo de trabajo y cómo puede resolver sus problemas?
Lea nuestra guía en profundidad para conocer nuestras mejores prácticas, ver ejemplos útiles y aprender a crear un camino claro hacia la eficiencia.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo simplifica la ejecución de tareas repetitivas -típicamente a través de software- mediante el ajuste de directrices específicas para completar automáticamente los procesos manuales. Se utiliza con frecuencia en la gestión de proyectos para reducir las tareas manuales entrada de datos y automatización de tareas a delegar el trabajo con mayor rapidez. Puede automatizar tareas o flujos de trabajo completos para mejorar el flujo de trabajo general de su empresa . Tanto si está semiautomatizando como automatizando por completo los flujos de trabajo para ejecutar tareas seleccionadas o manuales, este proceso acelera la forma de terminar el trabajo.
Crear automatizaciones personalizadas en su flujo de trabajo a través de un proceso de "cuando esto sucede, entonces haga esta acción"
Por otro lado software de automatización de tareas te permite añadir, gestionar y visualizar información. Por ejemplo, puede almacenar el estado de una tarea o el tiempo empleado en ella y actualizar esa información a medida que realiza el trabajo.
Así es como los gestores de proyectos, los jefes de equipo y otras partes interesadas hacen un seguimiento de lo que ocurre con tu proyecto, ¡incluido tu cliente! Además, la automatización del flujo de trabajo le ahorra tiempo y recursos (piense en las horas de trabajo y en los costes de presupuestos de proyectos ).
Después de todo, ¿qué sentido tendría hacer el trabajo uno mismo cuando en su lugar puede hacerlo un software? Lo único que hay que hacer es definir los conjuntos de reglas y los procedimientos que automatizan los flujos de trabajo.
Ejemplos de automatización de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo automatizados sirven a múltiples sectores. Estos son algunos ejemplos de automatización para inspirarte:
- IT: restablecimiento de contraseñas, creación de nuevas cuentas de usuario, despliegue de software, gestión de copias de seguridad, instalación de software, yGestión de servicios informáticos Atención sanitaria contabilidad y finanzas*: creación de turnos y horarios de guardia, admisión de pacientes, alta de pacientes y transferencia de historiales de pacientes
- **Contabilidad y finanzas: facturación, nóminas, aprobación de gastos, reembolso de gastos y aprobación de presupuestos
- Jurídico: gestión de la revisión de contratos y aprobación de contratos
- Banca: creación de cuentas y aprobación de préstamos
- Marketing: correo electrónicogestión de campañas de marketing y programación de publicaciones en redes sociales
- Equipo de ventas: aprobación de presupuestosgestión de la cartera de ventas y programación de reuniones de ventasRecursos humanos: !
3. Más responsabilidad
Al asignar automáticamente tareas a los miembros del equipo, queda clara su responsabilidad en una parte del flujo de trabajo. La gestión del flujo de trabajo permite hacer un seguimiento del progreso de las tareas y tomar las medidas oportunas para evitar el incumplimiento de los plazos.
Además, con paneles y KPI el software de automatización de flujos de trabajo le ayuda a mejorar continuamente el rendimiento de sus flujos de trabajo y a crear sistemas de gestión de proyectos más eficaces. Y, por si fuera poco, el software de automatización de flujos de trabajo le ayuda a identificar y solucionar los cuellos de botella en los procesos de su empresa.
En general, las tareas repetitivas hacen que los empleados se sientan agotados. Y eso puede llevarles al agotamiento a largo plazo. Esas tareas también alejan al personal de un trabajo útil y significativo.
Saque el máximo partido a sus flujos de trabajo utilizando Pizarras con la plantilla de Diagrama de Flujo de ClickUp
Pero la automatización del flujo de trabajo combate eficazmente el impacto del trabajo repetitivo en la salud mental y la experiencia de los empleados al saber qué viene a continuación y quién está a cargo de la tarea en cuestión. Construya diagramas de flujo en Pizarras para proporcionar un camino claro a su proceso de gestión del flujo de trabajo.
En consecuencia, su personal permanecerá más tiempo en su empresa cuando confíe en las herramientas visuales de automatización del flujo de trabajo.
4. Atención al cliente eficaz
La automatización de las respuestas a las consultas de los clientes contribuye en gran medida a un servicio de atención al cliente impecable. Y la automatización del flujo de trabajo es excelente para ofrecer un servicio de atención al cliente rápido y personalizado. Como resultado, sus clientes se sentirán felices y experimentarán su marca con agrado.
Capture información importante de sus clientes con una plantilla incorporada formulario de seguimiento de comentarios ¿Desea optimizar las operaciones de soporte de su empresa con la automatización del flujo de trabajo? El Plantilla de soporte al cliente de ClickUp le permite configurar un sistema de dos niveles que incluye un equipo de soporte de primera línea y un equipo especializado para gestionar las escaladas.
Este enfoque garantiza que las solicitudes de compatibilidad se gestionen de forma eficiente y eficaz, y que los problemas más complejos reciban la atención que requieren. Además, nuestra plantilla incluye una vista Formulario que puede personalizarse para capturar toda la información que su equipo necesita.
Esto le permitirá ofrecer una compatibilidad de primera clase a sus clientes.
5. Reducción de costes y gastos imprevistos
El ahorro de costes es un efecto secundario de la gestión eficaz del flujo de trabajo. Cuando se aumenta la productividad reduciendo las tareas manuales, se obtienen productos de mayor calidad.
Los flujos de trabajo optimizados también reducen los costes de las organizaciones, ya que disminuyen las tasas de rotación de personal y, como acabamos de mencionar, proporcionan un servicio de atención al cliente óptimo. Y sabemos que los procesos de su empresa son complejos.
Por eso, adoptar el mejor software de automatización de flujos de trabajo es esencial para limitar también los errores presupuestarios
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Supervise y controle eficazmente el avance de su proyecto con la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp. Esta plantilla de gestión de proyectos fácil de usar le permite realizar fácilmente un seguimiento del cronograma del proyecto .
También puede ver el estado de sus distintas actividades, lo que le permite estar al tanto de su presupuesto.
¡Comience a automatizar flujos de trabajo con ClickUp!
Aparte de las integraciones, paneles, recordatorios y notificaciones que satisfacen sus necesidades, debe buscar otras funciones en el software de automatización de flujos de trabajo. Por ejemplo, una biblioteca personalizable de plantillas de flujo de trabajo es imprescindible.
Pero también es importante que el software de automatización del flujo de trabajo le permita crear sus propias plantillas. El código bajo es otra función importante.
Podría automatizar los flujos de trabajo desarrollando el software usted mismo. Pero eso sería una pérdida de tiempo cuando herramientas como ClickUp ofrecen una interfaz visual e intuitiva para que el personal de la empresa cree y mantenga flujos de trabajo automatizados.
Además, el software de automatización de flujos de trabajo ofrece herramientas de colaboración. Éstas permiten la creación y optimización conjunta de flujos de trabajo por parte de los equipos de la empresa.
Herramientas como ClickUp permiten capturar y consolidar datos a través de formularios personalizables. Estandarizan y unifican el proceso de solicitud, acceso y mantenimiento de la información de sus usuarios o clientes.
Los formularios personalizables son bastante eficaces para evitar la entrada de datos duplicados. Pero también permiten convertir los datos capturados en tareas asignadas a las personas adecuadas para su seguimiento.
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