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¿Busca la forma más rápida de completar proyectos y tareas de forma sistemática?
¿Y tal vez esperas hacerlo creando flujos de trabajo personalizados específicamente para tu equipo?
Estamos aquí para decirle que no solo es posible, sino que es mucho más fácil de lo que cabría esperar con el proceso adecuado de automatización de flujos de trabajo. La producción de su equipo es fundamental para el éxito del proyecto en general, y los flujos de trabajo automatizados le ayudan a solucionar las ineficiencias y los cuellos de botella que suelen frenarle.
Pero hay un inconveniente: se necesita un software de automatización de flujos de trabajo flexible que pueda ayudarle rápidamente y adaptarse a sus procesos. Entonces, ¿qué es la automatización de flujos de trabajo y cómo puede resolver sus problemas?
Lea nuestra guía detallada para conocer nuestras buenas prácticas, ver ejemplos útiles y aprender a crear un camino claro hacia la eficiencia.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo simplifica la ejecución de tareas repetitivas, normalmente mediante software, estableciendo ajustes específicos para completar automáticamente los procesos manuales. Se utiliza con frecuencia en la gestión de proyectos para reducir la introducción manual de datos y automatizar tareas con el fin de delegar el trabajo más rápidamente.
Puede automatizar tareas o flujos de trabajo completos para mejorar el flujo de trabajo general de su empresa. Tanto si automatiza parcialmente como totalmente los flujos de trabajo para ejecutar tareas seleccionadas o manuales, este proceso agiliza la forma en que realiza su trabajo.
Por otro lado, el software de automatización de tareas le permite añadir, gestionar y visualizar información. Por ejemplo, puede almacenar el estado de una tarea o el tiempo dedicado a ella y actualizar esa información a medida que realiza el trabajo.
Así es como los gestores de proyectos, los jefes de equipo y otras partes interesadas realizan el seguimiento de lo que ocurre con su proyecto, ¡incluido su cliente! Además, la automatización del flujo de trabajo libera su tiempo y recursos (piense en horas de trabajo y costes para los presupuestos de los proyectos ).
Después de todo, ¿qué sentido tiene hacer el trabajo uno mismo cuando el software puede hacerlo por ti? Lo único que tienes que hacer es definir el conjunto de reglas y procedimientos que automatizan los flujos de trabajo.
Ejemplos de automatización de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo automatizados se utilizan en múltiples sectores. A continuación, le ofrecemos algunos ejemplos de automatización que le servirán de inspiración:
- TI: restablecimiento de contraseñas, creación de nuevas cuentas de usuario, implementación de software, gestión de copias de seguridad, instalación de software y gestión del servicio de asistencia técnica de TI.
- Asistencia sanitaria : creación de turnos y horarios de guardia, admisión de pacientes, alta de pacientes y transferencia de historiales médicos.
- Contabilidad y finanzas: facturación, nóminas, aprobación de gastos, reembolso de gastos y aprobación de presupuestos.
- Ámbito jurídico: gestión de la revisión y aprobación de contratos.
- Banca: creación de cuentas y aprobación de préstamos.
- Marketing: gestión de campañas de marketing por correo electrónico y programación de publicaciones en redes sociales.
- Equipo de ventas: aprobación de presupuestos, gestión del proceso de ventas y programación de reuniones comerciales.
- Recursos humanos: selección de solicitudes de empleo, comunicaciones de contratación, creación de registros de nuevos empleados, incorporación de empleados, salida de empleados, actualización de registros de empleados, aprobación de hojas de horas, gestión de encuestas de compromiso de los empleados, aprobación de solicitudes de vacaciones pagadas, aprobación de solicitudes de viajes y envío de formularios fiscales anuales.
- Servicio de atención al cliente: incorporación de clientes, gestión del servicio de atención al cliente y gestión de encuestas de satisfacción del cliente.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de presupuestos!
Pasos para automatizar los flujos de trabajo
Tanto si desea mejorar su proceso de gestión de proyectos como su sistema de gestión de flujos de trabajo, puede crear fácilmente su propia solución de automatización de flujos de trabajo.
Siga estos pasos para empezar ahora mismo.
Paso 1: Comprender el flujo de trabajo
La automatización de los flujos de trabajo comienza con la recopilación de información sobre cómo funciona actualmente el proceso de gestión de flujos de trabajo. Es necesario comprender cómo los equipos ejecutan las tareas, cómo fluyen entre departamentos y qué influye en la eficiencia y los resultados de los proyectos.
Además, determine qué inicia cada tarea en el flujo de trabajo y qué provoca que cambien. Averigüe cuáles son esos cambios y los criterios para considerar cada tarea completada.
En otras palabras, formule todos los eventos y condiciones que mueven las tareas a lo largo de su flujo de trabajo. Tenga en cuenta que la meta es diseñar un sistema de automatización del flujo de trabajo que dirija las tareas a las personas adecuadas.
Paso 2: Redactar el flujo de trabajo
Antes de utilizar un software de flujo de trabajo para automatizar tareas, probablemente debería esbozar todo el proceso. Escribir su flujo de trabajo en un documento funcionaría, pero crear una representación visual en un software de gestión de flujos de trabajo es más útil para identificar ineficiencias.
El mejor software de automatización de flujos de trabajo no solo le ayuda a visualizar todo el proceso, sino que también permite a los equipos colaborar en el flujo de trabajo al mismo tiempo.
Paso 3: Identificar oportunidades de integración
La información que alimenta un flujo de trabajo puede provenir de múltiples fuentes. Estas pueden ser:
- Un formulario en línea en su sitio web
- Un correo electrónico
- Un chatbot
- Un mensaje instantáneo
- Un documento compartido o firmado
- Una base de datos
- Una aplicación de terceros
Anote las tareas de su borrador de flujo de trabajo que requieren datos de aplicaciones o sistemas externos. Ahora, compruebe qué integraciones tiene su software de flujo de trabajo.
Basándose en ello, investigue cómo debe ajustar el flujo de trabajo para cumplir los requisitos de integración. Por ejemplo, es posible que tenga que dividir las tareas en unidades de trabajo más pequeñas.
Paso 4: Abordar las ineficiencias
Además de las tareas que se pueden automatizar con integraciones, tu flujo de trabajo puede tener otros puntos de automatización. Por ejemplo, nos referimos a ineficiencias como:
- Cuellos de botella
- Seguimientos que normalmente no se realizan
- Tareas que suelen retrasarse
- Datos que se pierden
- Comunicación fallida
Destaque estas ineficiencias y reconfigure el flujo de trabajo para eliminarlas. Por ejemplo, es posible que tenga que aclarar quién es el responsable de una tarea o determinar en qué aplicación debe estar la única fuente de información veraz.
Bonificación: ¡Análisis del flujo de trabajo!
Paso 5: Crear el flujo de trabajo
Ahora que su flujo de trabajo ha sido correctamente definido y aborda la mayoría de sus ineficiencias, es el momento de ponerlo en práctica. La mayoría de los programas de automatización de flujos de trabajo le permiten crear flujos de trabajo en múltiples vistas.
Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo en las vistas Mind Maps, Process Maps, Gantt o Calendario para proporcionar a su equipo la mayor visibilidad posible. Una vez más, el mejor software de automatización de flujos de trabajo le evita tener que cambiar de herramienta para redactar, esbozar, crear y, finalmente, automatizar sus tareas.
Utilice la información recopilada en el paso anterior para describir cada tarea. Y, dependiendo del software de automatización de flujos de trabajo que utilice y de la complejidad de la tarea, adjunte un documento de texto con el procedimiento operativo estándar.
Por último, añade subtareas a las tareas para poder realizar un seguimiento de unidades de trabajo más pequeñas que una tarea. ¡Y no olvides asignar roles de usuario (y niveles de permiso) a los participantes en tu flujo de trabajo!
Paso 6: Crear las automatizaciones
¡Aún no has terminado de crear tu flujo de trabajo automatizado! En esta fase, debes crear automatizaciones de flujo de trabajo para tus tareas. Así es como se automatizan las acciones recurrentes dentro de tus tareas.
Si eliges ClickUp como tu software de automatización de flujos de trabajo, puedes crear automatizaciones ClickUp integradas o personalizadas. Empecemos por las primeras.
Estos son algunos ejemplos de automatizaciones integradas en ClickUp:
- Cuando el estado de la tarea cambia a un valor específico, se crea una nueva tarea.
- Cuando cambia la persona asignada a la tarea, el estado de la tarea cambia a un valor determinado.
- Cuando cambia la prioridad de la tarea, la persona asignada a la misma pasa a ser otra persona concreta.
- Cuando llega la fecha límite de la tarea, la prioridad de la misma cambia en consecuencia.
- Cuando se crea la tarea, se le aplica una plantilla específica.
- Cuando la tarea se traslada a una ubicación específica, se archiva.
Ahora bien, si las automatizaciones integradas de ClickUp no satisfacen tus necesidades, necesitarás automatizaciones personalizadas. Y debes definirlas para que se ajusten a la estructura utilizada por el software de automatización de flujos de trabajo que hayas elegido.
En ClickUp, una automatización personalizada del flujo de trabajo se compone de:
- El «cuando esto ocurre», o el desencadenante que inicia la automatización.
- Las condiciones o criterios que deben cumplirse para que el software ejecute la automatización.
- Y la «acción siguiente», o las acciones automatizadas (una o más) que siguen al desencadenante.
Paso 7: Pruebe, supervise y optimice constantemente su flujo de trabajo.
Implemente las integraciones y defina las personas asignadas, la fecha de inicio y la fecha límite de cada tarea. Ejecute el flujo de trabajo con unos cuantos probadores y compruebe si todo funciona según lo previsto. Si no es así, ajuste el flujo de trabajo y repita el procedimiento de prueba.
Cuando la prueba tiene un intento correcto, es el momento de poner en marcha el flujo de trabajo para todo el equipo y comenzar a supervisarlo. Si encuentra indicios de ineficiencias, debe optimizar el flujo de trabajo.
Por ejemplo, es posible que notes una disminución de la productividad, que el flujo de trabajo tarde demasiado en completarse o que un producto final no cumpla con los requisitos. Detectar estos problemas ahora te ayudará a largo plazo.
Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para su flujo de trabajo automatizado es una práctica excelente. Le ayudan a optimizar el flujo de trabajo. Pero también demuestran a los altos directivos que la automatización de su flujo de trabajo ha generado los resultados que esperaba.
Utiliza paneles de control (y paneles personalizados) junto con campos personalizados para informar sobre tus KPI. Por ejemplo, en ClickUp, puedes utilizar los paneles de control de elaboración de informes para realizar el seguimiento del progreso de las tareas e identificar los obstáculos.
Paso 8: Forme a su equipo
Este paso es especialmente relevante si su empresa o equipo ha adoptado recientemente un software de automatización de flujos de trabajo. Enséñeles a utilizar el software para que puedan ponerse en marcha rápidamente cuando empiecen a seguir sus flujos de trabajo automatizados.
Además, cuando se mejora un flujo de trabajo, es necesario preparar al equipo para los cambios. Es posible que incluso se necesite un programa de gestión del cambio si los cambios son demasiado extensos y el equipo no está familiarizado con la automatización de flujos de trabajo.
Mantener la comunicación en un espacio centralizado ayuda a los equipos a asimilar (y reubicar si es necesario) la información más fácilmente. La asignación de tareas es fundamental, ya que ayuda a garantizar que las responsabilidades estén claramente definidas.
A continuación, se responsabiliza a las personas de completar tareas específicas dentro de un proyecto u organización.
5 ventajas de la automatización de flujos de trabajo
Las tareas manuales repetitivas no tienen por qué ser complejas para hacerte perder tiempo y recursos de tu equipo. En cambio, deberías aprovechar la automatización de los flujos de trabajo para abordar el trabajo rutinario, predecible y programable que realizas cada día.
El problema es que muchas de estas tareas son de naturaleza simplista y, sin duda, requieren mucho tiempo, pero también son propensas a errores y tienen un gran impacto en todo el proceso empresarial. Las herramientas de automatización de flujos de trabajo limitan los riesgos que conlleva la introducción manual de datos, al tiempo que proporcionan una gran cantidad de otras ventajas.
Veamos las ventajas más significativas que se obtienen al utilizar la automatización de flujos de trabajo.
1. Mayor productividad con menos recursos.
Las tareas y los flujos de trabajo automatizados se completan en menos tiempo. Además, no es necesario mover las tareas manualmente a lo largo del flujo de trabajo. Por ejemplo, las correcciones de errores cambian el estado, la persona asignada o la fecha límite en función de reglas predefinidas.
Por ejemplo, con la automatización de flujos de trabajo, ya no se olvidará de facturar a un cliente, lo que ahorra tiempo a todo el mundo, desde el departamento de recursos humanos hasta los equipos de compras y gestión de proyectos. En su lugar, la factura se envía automáticamente mientras todos se centran en otras tareas.
Nunca es divertido ser el cuello de botella.
La automatización de flujos de trabajo también le permite hacer más con menos recursos, para que siga siendo productivo. Es fácil automatizar tareas como asignar trabajo a autónomos, incorporar a nuevos empleados y proporcionar documentos de formación a los empleados.
¿Desea optimizar y estandarizar los procesos dentro de su empresa? Nuestra plantilla de procesos y procedimientos está diseñada para guiarle a través de los pasos necesarios para crear un documento de procesos completo y dinámico.
Además, la función ClickUp Whiteboards te permite visualizar cómo se conectan y fluyen juntos los diferentes procesos, lo que te permite crear un flujo de trabajo optimizado y eficiente.
2. Mejora de la colaboración, la visibilidad y la comunicación
Con la automatización del flujo de trabajo, los miembros del equipo ven el trabajo de los demás y toman conciencia de las contribuciones individuales al proyecto. Esta visibilidad reduce las posibilidades de que se pisoteen unos a otros.
Además, crea la oportunidad de comentar las tareas para ofrecer o pedir ayuda. Por eso, el software de automatización de flujos de trabajo evita los problemas de comunicación. Solicita la opinión de la persona adecuada en el momento oportuno y registra los mensajes para que puedas hacer un seguimiento más adelante.
Identifique más rápidamente los cuellos de botella en las comunicaciones evitando el uso del correo electrónico para tareas sencillas. Asigne comentarios a los usuarios para asegurarse de que ven su comentario y lo marquen como completado después de responder.
Además, el software de automatización de flujos de trabajo tiene compatibilidad con las comunicaciones internas y externas. Por ejemplo, puede coordinar a su equipo, ponerse en contacto con los clientes, solicitar pagos y dar instrucciones a los autónomos mediante comunicaciones automatizadas de gestión de proyectos.
¡Echa un vistazo a nuestro blog para descubrir cómo el software de automatización de flujos de trabajo potencia la gestión de tareas por correo electrónico!
3. Mayor responsabilidad
Al asignar automáticamente las tareas a los miembros del equipo, queda clara su responsabilidad en cada parte del flujo de trabajo. La gestión del flujo de trabajo le permite realizar el seguimiento del progreso de las tareas y tomar medidas oportunas para evitar incumplir los plazos.
Además, con los paneles y los KPI, se mejora continuamente el rendimiento de los flujos de trabajo, creando sistemas de gestión de proyectos más eficientes. Y por si fuera poco, el software de automatización de flujos de trabajo ayuda a identificar y solucionar los cuellos de botella en los procesos de la empresa.
En términos generales, las tareas repetitivas agotan a los empleados. Y eso puede llevarles al agotamiento a largo plazo. Además, esas tareas alejan al personal de un trabajo significativo y con sentido.
Pero la automatización del flujo de trabajo combate eficazmente el impacto del trabajo repetitivo en la salud mental y la experiencia de los empleados, ya que permite saber qué es lo siguiente y quién es el responsable de la tarea en cuestión. Cree diagramas de flujo en Pizarras para proporcionar una ruta clara a su proceso de gestión del flujo de trabajo.
En consecuencia, su personal permanecerá más tiempo en su empresa cuando confíe en herramientas visuales de automatización de flujos de trabajo.
4. Servicio de atención al cliente personalizado
La automatización de las respuestas a las consultas de los clientes contribuye en gran medida a ofrecer un servicio de atención al cliente impecable. Además, la automatización de los flujos de trabajo es excelente para proporcionar un servicio de atención al cliente rápido y personalizado. Como resultado, sus clientes se sentirán satisfechos y disfrutarán de su marca.
¿Desea optimizar las operaciones de soporte al cliente de su empresa con la automatización de flujos de trabajo? La plantilla de soporte al cliente de ClickUp le permite configurar un sistema de dos niveles que incluye un equipo de soporte de primera línea y un equipo especializado para gestionar las escaladas.
Este enfoque garantiza que las solicitudes de soporte se gestionen de forma eficiente y eficaz, y que los problemas más complejos reciban la atención que requieren. Además, nuestra plantilla incluye una vista de formulario que se puede personalizar para recopilar toda la información que necesita su equipo.
Esto le permite ofrecer un soporte de primera clase a sus clientes.
5. Reducción de costes y gastos inesperados
El ahorro de costes es un efecto secundario de la gestión eficiente de los flujos de trabajo. Cuando se aumenta la productividad reduciendo las tareas manuales, se obtienen productos de mayor calidad.
Los flujos de trabajo optimizados también reducen los costes de las organizaciones al disminuir la tasa de rotación de empleados y, como acabamos de mencionar, proporcionar un servicio al cliente preciso. Y sabemos que su proceso empresarial es complejo.
Por eso, adoptar el mejor software de automatización de flujos de trabajo es esencial para limitar también los errores presupuestarios.
Supervise y controle de forma eficiente el avance de su proyecto con la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp. Esta plantilla de gestión de proyectos fácil de usar le permite realizar un seguimiento sencillo del cronograma del proyecto.
También puede ver el estado de sus diversas actividades, lo que le permite controlar su presupuesto.
¡Empiece a realizar la automatización de los flujos de trabajo con ClickUp!
Además de las integraciones, los paneles, los recordatorios y las notificaciones que satisfacen sus necesidades, debe buscar otras funciones en el software de automatización de flujos de trabajo. Por ejemplo, una biblioteca de plantillas de flujos de trabajo personalizables es absolutamente imprescindible.
Pero también es importante que el software de automatización de flujos de trabajo le permita crear sus propias plantillas. El bajo código es otra función importante.
Podría automatizar los flujos de trabajo desarrollando usted mismo el software. Pero eso sería una pérdida de tiempo cuando herramientas como ClickUp ofrecen una interfaz visual e intuitiva para que el personal de la empresa cree y mantenga flujos de trabajo automatizados.
Además, el software de automatización de flujos de trabajo proporciona herramientas de colaboración. Estas permiten la creación y optimización conjunta de flujos de trabajo por parte de los equipos empresariales.
Herramientas como ClickUp permiten capturar y consolidar datos a través de formularios personalizados. Estándizan y unifican el proceso de solicitud, acceso y mantenimiento de la información de sus usuarios o clientes.
Los formularios personalizables son muy eficaces para evitar la duplicación de entradas. Pero también permiten convertir las entradas capturadas en tareas asignadas a las personas adecuadas para su seguimiento.
¿Tienes curiosidad por obtener más información sobre las automatizaciones de ClickUp? ¡Empieza con un entorno de trabajo gratuito para ver cómo puedes mejorar la eficiencia de tu equipo!