¿Busca la forma más rápida de completar proyectos y tareas de forma sistemática?
¿Y tal vez espera hacerlo creando flujos de trabajo personalizados específicamente para su equipo?
Estamos aquí para decirle que no sólo es posible, sino que es mucho más fácil de lo que cabría esperar con un proceso de automatización del flujo de trabajo adecuado. La producción de su equipo es fundamental para el intento correcto del proyecto en su conjunto y los flujos de trabajo automatizados le ayudan a solucionar las ineficiencias y los cuellos de botella que normalmente le frenan.
El truco está en que necesita automatización flexible del flujo de trabajo que puede ayudarle rápidamente y adaptarse a sus procesos. Entonces, ¿qué es la automatización del flujo de trabajo y cómo puede resolver sus problemas?
Lea nuestra guía en profundidad para conocer nuestras mejores prácticas, ver ejemplos útiles y aprender a crear un camino claro hacia la eficiencia.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo simplifica la ejecución de tareas repetitivas -típicamente a través de software- mediante el ajuste de directrices específicas para completar automáticamente los procesos manuales. Se utiliza con frecuencia en la gestión de proyectos para reducir las tareas manuales entrada de datos y automatización de tareas para delegar el trabajo más rápidamente. Puede automatizar tareas o flujos de trabajo completos para mejorar el flujo de trabajo general de su empresa . Tanto si está semiautomatizando como automatizando por completo los flujos de trabajo para ejecutar tareas manuales o de selección, este proceso acelera la forma de terminar el trabajo.
Crear automatizaciones personalizadas en su flujo de trabajo a través de un proceso de "cuando esto sucede, entonces haga esta acción"
Por otro lado software de automatización de tareas le permite añadir, gestionar y visualizar información. Por ejemplo, puede almacenar el estado de una tarea o el tiempo empleado en ella y actualizar esa información a medida que realiza el trabajo.
Así es como los gestores de proyectos, los jefes de equipo y otras partes interesadas hacen un seguimiento de lo que ocurre con tu proyecto, ¡incluido tu cliente! Además, la automatización del flujo de trabajo le ahorra tiempo y recursos (piense en horas de trabajo y costes de personal) presupuestos de proyectos ).
Después de todo, ¿qué sentido tendría hacer el trabajo uno mismo cuando en su lugar puede hacerlo un software? Lo único que hay que hacer es definir los conjuntos de reglas y los procedimientos que automatizan los flujos de trabajo.
Ejemplos de automatización de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo automatizados sirven a múltiples sectores. Estos son algunos ejemplos de automatización para inspirarte:
- IT: restablecimiento de contraseñas, creación de nuevas cuentas de usuario, implantación de software, gestión de copias de seguridad, instalación de software, yGestión de servicios informáticos
- [Atención sanitaria](/blog?p=72937) y programación de publicaciones en redes sociales
- Equipo de ventas: aprobación de presupuestosgestión de la cartera de ventas y programación de reuniones de ventas
- /ref/
/blog?p=44200
Recursos humanos:
/%href/ selección de solicitudes de empleo, comunicaciones de contratación, creación de nuevos registros de empleados, incorporación de empleados, baja de empleados, actualización de registros de empleados, aprobación de hojas de horas, gestión de encuestas de compromiso de los empleados, aprobación de solicitudes de tiempo libre remunerado, aprobación de solicitudes de viaje y envío del formulario fiscal anual - Servicio de atención al cliente: incorporación de clientes, gestión del servicio de atención al cliente y gestión de encuestas de satisfacción del cliente
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Pasos para automatizar los flujos de trabajo
Tanto si desea mejorar su proceso de gestión de proyectos o sistema de gestión del flujo de trabajo puede crear fácilmente su propia solución de automatización de flujos de trabajo.
Siga estos pasos para empezar ahora mismo.
Paso 1: Comprender el flujo de trabajo
La automatización de los flujos de trabajo comienza con la recopilación de información sobre la forma en que el proceso de gestión del flujo de trabajo funciona actualmente. Hay que entender cómo ejecutan las tareas los equipos, cómo fluyen entre departamentos y qué influye en la eficacia y los resultados del proyecto.
Además, determine qué inicia cada tarea en el flujo de trabajo y qué hace que cambien. Averigüe cuáles son esos cambios y los criterios para considerar completada cada tarea.
En otras palabras, formule todos los eventos y condiciones que mueven las tareas a lo largo de su flujo de trabajo. Tenga en cuenta que la meta es diseñar un sistema de automatización del flujo de trabajo es enrutar las tareas a las personas adecuadas.
Paso 2: Redactar el flujo de trabajo
Antes de utilizar un software de flujo de trabajo para automatizar tareas, probablemente debería esbozar todo el proceso. Escribir el flujo de trabajo en un documento podría funcionar, pero crear una representación visual en un software de gestión de flujos de trabajo es más útil para detectar ineficiencias.
Arrastre y suelte figuras en su lienzo, conecte su flujo de trabajo y trabaje simultáneamente con su equipo en ClickUp Pizarra Blanca
El mejor software de automatización de flujos de trabajo no sólo le ayuda a visualizar todo el proceso, sino que permite a los equipos colaborar en el flujo de trabajo al mismo tiempo.
Paso 3: Identificar oportunidades de integración
Las entradas que alimentan un flujo de trabajo pueden proceder de múltiples fuentes. Y éstas pueden ser:
- Un formulario en línea en su sitio web
- Un correo electrónico
- Un chatbot
- Un mensaje instantáneo
- Un documento compartido o firmado
- Una base de datos
- Una app de terceros
Anote las tareas de su borrador de flujo de trabajo que requieren datos de apps o sistemas externos. A continuación, compruebe qué integraciones admite su software de flujo de trabajo.
A partir de ahí, investigue cómo debe ajustar el flujo de trabajo para cumplir los requisitos de integración. Por ejemplo, puede que necesite dividir las tareas en unidades de trabajo más pequeñas.
Paso 4: Solucionar las ineficiencias
Además de las tareas a automatizar con integraciones, su flujo de trabajo puede tener otros puntos de automatización. Por ejemplo, estamos hablando de ineficiencias como:
- Cuellos de botella
- Seguimientos que no suelen producirse
- Tareas que se retrasan con frecuencia
- Datos que se pierden
- Comunicación que falla
Destaque estas ineficiencias y reconfigure el flujo de trabajo para eliminarlas. Por ejemplo, puede que necesite aclarar el actor de una tarea o determinar en qué app debe estar la única fuente de verdad.
Bonus: **Análisis del flujo de trabajo !
Paso 5: Crear el flujo de trabajo
Ahora que su flujo de trabajo se ha esbozado correctamente y aborda la mayoría de sus ineficiencias, es el momento de darle vida. La mayoría de los programas de automatización de flujos de trabajo permiten crearlos en varias vistas.
Dibuja conexiones y enlaza objetos para crear hojas de ruta o flujos de trabajo a partir de tus ideas junto a tu equipo en las Pizarras ClickUp
Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo en Mapas mentales , Mapas de procesos (diagrama de) Gantt o Calendario para proporcionar a su equipo la mayor visibilidad. Una vez más, el mejor software de automatización del flujo de trabajo le evita tener que cambiar de herramienta para redactar, esbozar, construir y, finalmente, automatizar sus tareas.
Utilice la información recopilada en el paso anterior para describir cada tarea. Y dependiendo del software de automatización del flujo de trabajo que utilice y de la complejidad de la tarea, adjunte un texto con el procedimiento operativo estándar .
Por último, añada subtareas a las tareas para hacer un seguimiento de las unidades de trabajo más pequeñas que una tarea. Y no olvide asignar roles de usuario (y niveles de permiso) a los participantes en su flujo de trabajo
Paso 6: Crear las automatizaciones
Aún no ha terminado de crear su flujo de trabajo de automatización En esta fase, debe crear automatizaciones del flujo de trabajo para sus tareas. Así es como se automatizan las acciones periódicas dentro de sus tareas.
Si elige ClickUp como software de automatización del flujo de trabajo, puede crear automatizaciones integradas o personalizadas Automatizaciones de ClickUp . Empecemos por la primera.
Cree recetas de automatización personalizadas o predefinidas para automatizar el trabajo rutinario y simplificar su complejo flujo de trabajo
Estos son algunos ejemplos de automatizaciones incorporadas en ClickUp:
- Cuando el estado de la tarea cambia a un valor específico, se crea una nueva tarea
- Cuando la persona asignada a la tarea cambia, el estado de la tarea cambia a un valor determinado
- Cuando la prioridad de la tarea cambia, la persona asignada a la tarea cambia a una persona en particular
- Cuando llega la fecha límite de la tarea, la prioridad de la tarea cambia en consecuencia
- Cuando se crea una tarea, se le aplica una plantilla específica
- Cuando la tarea se mueve a una ubicación específica, la tarea se archiva
Ahora bien, si las automatizaciones integradas en ClickUp no satisfacen sus necesidades, necesitará automatizaciones personalizadas. Y deberá definirlas para que se ajusten a la estructura utilizada por el software de automatización de flujos de trabajo que haya elegido.
Utilice recetas de automatización predefinidas o personalícelas en función de sus necesidades, para que su equipo pueda centrarse en lo que más importa
En ClickUp, una automatización personalizada del flujo de trabajo se compone de:
- El "cuando esto suceda", o el desencadenante que inicia la automatización
- Las condiciones o criterios que deben cumplirse para que el software ejecute la automatización
- Y el "entonces realiza esta acción", o las acciones automatizadas (una o más) que siguen al desencadenante
Paso 7: Pruebe, supervise y optimice constantemente su flujo de trabajo
Establezca las integraciones y defina las personas asignadas, una fecha de inicio y una fecha límite para cada tarea. Ejecute el flujo de trabajo con algunos probadores y compruebe si todo funciona como se espera. Si no es así, ajuste el flujo de trabajo y repita el procedimiento de prueba.
Cuando la prueba sea correcta, es el momento de poner en marcha el flujo de trabajo para todo el equipo y empezar a supervisarlo. Si encuentra indicios de ineficacia, debe optimizar el flujo de trabajo.
Por ejemplo, puede que observe un descenso de la productividad, que el flujo de trabajo tarde demasiado en completarse o que un producto no cumpla los requisitos. Detectar estos problemas ahora le ayudará a largo plazo.
Establecer indicadores clave de rendimiento para su flujo de trabajo automatizado es una práctica excelente. Le ayudan a optimizar el flujo de trabajo. Pero también demuestran a los altos directivos que la automatización del flujo de trabajo ha generado los resultados previstos.
Reúna todo su trabajo en una visión general de alto nivel con los cuadros de mando
Utilice paneles (y paneles personalizados) y campos personalizados para elaborar informes sobre sus KPI. Por ejemplo, en ClickUp, puede confiar en los paneles de informes para realizar un seguimiento del progreso de las tareas e identificar los bloqueos.
Paso 8: Forme a su equipo
Este paso es especialmente relevante si su empresa o equipo ha adoptado recientemente un software de automatización de flujos de trabajo. Enséñeles a utilizar el software para que puedan ponerse manos a la obra cuando empiecen a seguir sus flujos de trabajo automatizados.
Además, cuando mejore un flujo de trabajo, deberá preparar al equipo para los cambios . Puede que incluso necesite un programa de gestión del cambio si los cambios son demasiado extensos y su equipo es nuevo en la automatización del flujo de trabajo.
Mantenga todas sus conversaciones juntas dentro de la tarea directamente y asigne comentarios para convertir fácilmente sus pensamientos en elementos de acción
Mantener la comunicación en un espacio centralizado ayuda a los equipos a digerir (y reubicar si es necesario) la información más fácilmente. La asignación de tareas es crucial, ya que ayuda a garantizar que las responsabilidades estén claramente definidas.
A continuación, las personas deben rendir cuentas por haber completado tareas específicas dentro de un proyecto u organización.
5 Ventajas de la Automatización del flujo de trabajo
Las tareas manuales repetitivas no tienen por qué ser complejas para hacerle perder el tiempo y los recursos de su equipo. En su lugar, debería beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo para abordar el trabajo rutinario, predecible y programable que realiza cada día.
El problema es que muchas de estas tareas son de naturaleza simplista y sin duda consumen mucho tiempo, pero también son propensas a errores y tienen un impacto en todo el proceso de la empresa. Herramientas de automatización del flujo de trabajo limitan los riesgos que conlleva la entrada manual de datos, a la vez que proporcionan una plétora de otras ventajas.
Echemos un vistazo a los beneficios más impactantes cuando se utiliza realmente la automatización del flujo de trabajo.
1. Mayor productividad con menos recursos
Las tareas y los flujos de trabajo automatizados tardan menos tiempo en completarse. Y no es necesario mover manualmente las tareas a lo largo del flujo de trabajo. Por ejemplo, las correcciones de errores cambian de estado, persona asignada o fecha límite en función de reglas predefinidas.
Por ejemplo, con la automatización del flujo de trabajo, ya no se olvidará de facturar a un cliente, lo que ahorra tiempo a todos los miembros de su equipo recursos humanos a contratación y equipos de gestión de proyectos. En su lugar, usted presenta la factura automáticamente mientras todos se centran en otros trabajos.
Nunca es divertido ser el cuello de botella.
La automatización del flujo de trabajo también te permite hacer más con menos recursos, para que sigas siendo productivo. Es fácil automatizar tareas como la asignación de trabajo a autónomos, la incorporación de nuevos empleados y la entrega de documentos de formación a los empleados.
¿Está listo para establecer procesos en su empresa? Esta plantilla de procesos y procedimientos destaca las tareas que debe realizar para crear un documento de procesos vivo También puede utilizar la Pizarra para averiguar cómo van a fluir los procesos entre sí
¿Quiere optimizar y estandarizar los procesos de su empresa? Nuestro plantilla de procesos y procedimientos está diseñada para guiarle a través de los pasos necesarios para crear un documento de proceso exhaustivo y dinámico .
Además, el Pizarras ClickUp le permite visualizar cómo se conectarán y fluirán los distintos procesos, lo que le permitirá crear un flujo de trabajo ágil y eficaz.
2. Mejora de la colaboración, la visibilidad y la comunicación
Con la automatización del flujo de trabajo, los miembros del equipo ven el trabajo de los demás y son conscientes de las contribuciones individuales al proyecto. Esta visibilidad reduce las posibilidades de pisarse los unos a los otros.
Además, crea la oportunidad de comentar las tareas para ofrecer o pedir ayuda. Por eso el software de automatización del flujo de trabajo evita las lagunas de comunicación. Solicita la opinión de la persona adecuada en el momento oportuno y registra los mensajes para que pueda hacer un seguimiento posterior.
Convierta comentarios en tareas de ClickUp o asígnelos al equipo para convertir instantáneamente sus pensamientos en elementos de acción
Detecte más rápidamente los cuellos de botella en las comunicaciones evitando el correo electrónico para tareas sencillas. Asigne comentarios a usuarios para asegurarse de que ven su comentario y lo marcan como completado después de responder.
Además, el software de automatización del flujo de trabajo es compatible con las comunicaciones internas y externas. Por ejemplo, puede coordinar a su equipo y ponerse en contacto con los clientes, solicitar pagos y brief work to freelancers con automatización de la gestión de proyectos comunicaciones.
consulte nuestro blog para saber cómo el software de automatización del flujo de trabajo impulsa las comunicaciones automatizadas
para más información blog?p=14211es gestión de tareas de correo electrónico /%href/_
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3. Más responsabilidad
Al asignar automáticamente tareas a los miembros del equipo, queda clara su responsabilidad en una parte del flujo de trabajo. La gestión del flujo de trabajo permite hacer un seguimiento del progreso de las tareas y tomar las medidas oportunas para evitar el incumplimiento de los plazos.
Además, con paneles y KPI el software de automatización de flujos de trabajo le ayuda a mejorar continuamente el rendimiento de sus flujos de trabajo y a crear sistemas de gestión de proyectos más eficaces. Y, por si fuera poco, el software de automatización de flujos de trabajo le ayuda a identificar y solucionar los cuellos de botella en los procesos de su empresa.
En general, las tareas repetitivas hacen que los empleados se sientan agotados. Y eso puede llevarles al agotamiento a largo plazo. Esas tareas también alejan al personal de un trabajo útil y significativo.
Saque el máximo partido a sus flujos de trabajo utilizando Pizarras con la plantilla de Diagrama de Flujo de ClickUp
Pero la automatización del flujo de trabajo combate eficazmente el impacto del trabajo repetitivo en la salud mental y la experiencia de los empleados al saber qué viene a continuación y quién está a cargo de la tarea en cuestión. Construya diagramas de flujo en Pizarras para proporcionar un camino claro a su proceso de gestión del flujo de trabajo.
En consecuencia, su personal permanecerá más tiempo en su empresa cuando confíe en las herramientas visuales de automatización del flujo de trabajo.
4. Atención al cliente eficaz
La automatización de las respuestas a las consultas de los clientes contribuye en gran medida a un servicio de atención al cliente impecable. Y la automatización del flujo de trabajo es excelente para ofrecer un servicio de atención al cliente rápido y personalizado. Como resultado, sus clientes se sentirán felices y experimentarán su marca con agrado.
Capture información importante de sus clientes con una plantilla de formulario de seguimiento de comentarios ¿Desea optimizar las operaciones de soporte de su empresa con la automatización del flujo de trabajo? En Plantilla de soporte al cliente de ClickUp le permite configurar un sistema de dos niveles que incluye un equipo de soporte de primera línea y un equipo especializado para gestionar las escaladas.
Este enfoque garantiza que las solicitudes de compatibilidad se gestionen de forma eficiente y eficaz, y que los problemas más complejos reciban la atención que requieren. Además, nuestra plantilla incluye una vista Formulario que puede personalizarse para capturar toda la información que su equipo necesita.
Esto le permitirá ofrecer una compatibilidad de primera clase a sus clientes.
5. Reducción de costes y gastos imprevistos
El ahorro de costes es un efecto secundario de la gestión eficaz del flujo de trabajo. Cuando se aumenta la productividad reduciendo las tareas manuales, se obtienen productos de mayor calidad.
Los flujos de trabajo optimizados también reducen los costes de las organizaciones, ya que disminuyen las tasas de rotación de personal y, como acabamos de mencionar, proporcionan un servicio de atención al cliente óptimo. Y sabemos que los procesos de su empresa son complejos.
Por eso, adoptar el mejor software de automatización de flujos de trabajo es esencial para limitar también los errores de presupuesto
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Supervise y controle eficazmente el avance de su proyecto con la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp. Esta plantilla de gestión de proyectos fácil de usar le permite realizar fácilmente un seguimiento del cronograma del proyecto .
También puede ver el estado de sus distintas actividades, lo que le permite estar al tanto de su presupuesto.
¡Comience a automatizar flujos de trabajo con ClickUp!
Aparte de las integraciones, paneles, recordatorios y notificaciones que satisfacen sus necesidades, debe buscar otras funciones en el software de automatización de flujos de trabajo. Por ejemplo, una biblioteca personalizable de plantillas de flujo de trabajo es imprescindible.
Pero también es importante que el software de automatización del flujo de trabajo le permita crear sus propias plantillas. El código bajo es otra función importante.
Podría automatizar los flujos de trabajo desarrollando el software usted mismo. Pero eso sería una pérdida de tiempo cuando herramientas como ClickUp ofrecen una interfaz visual e intuitiva para que el personal de la empresa cree y mantenga flujos de trabajo automatizados.
Además, el software de automatización de flujos de trabajo ofrece herramientas de colaboración. Éstas permiten la creación y optimización conjunta de flujos de trabajo por parte de los equipos de la empresa.
Herramientas como ClickUp permiten capturar y consolidar datos a través de formularios personalizables. Estandarizan y unifican el proceso de solicitud, acceso y mantenimiento de la información de sus usuarios o clientes.
Los formularios personalizables son bastante eficaces para evitar la entrada de datos por duplicado. Pero también permiten convertir los datos capturados en tareas asignadas a las personas adecuadas para su seguimiento.
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