Como gestor de proyectos, usted sabe cuánto tiempo, esfuerzo y sudor se necesitan para gestionar un proyecto desde su concepción hasta su finalización. Un enfoque intuitivo de la gestión de proyectos no tiene nada de malo cuando se trata de un puñado de proyectos sencillos.
Pero si tiene que hacer malabarismos con varios proyectos complejos, le vendrá muy bien un enfoque organizado que describa sus fase del proyecto s. 🤹
En Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) creó un proceso de gestión de proyectos en cinco fases para ofrecer a los gestores de proyectos una base preparada para una mejor gestión de proyectos. Si tiene problemas con la ampliación del alcance, la repetición de tareas o el caos general del proyecto, seguir las cinco fases de la gestión de proyectos mantendrá a su equipo en el buen camino.
En esta guía explicaremos qué son las cinco fases y por qué son tan beneficiosas. También compartiremos consejos prácticos y recursos que le ayudarán a dominar cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos.
¿Cuáles son las 5 fases de la gestión de proyectos?
El PMI creó el enfoque de cinco pasos para dar a los gestores de proyectos un proceso sistemático para llevar los proyectos de la A a la Z. Estas son las cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos:
1. Fase de iniciación
En esta fase se pone en marcha el proyecto y se consigue la participación de las partes interesadas definiendo el propósito del proyecto y fijando objetivos.
Registre los elementos clave y las partes interesadas de su proyecto con la Plantilla de Carta de Proyecto ClickUp La fase de iniciación suele culminar en una carta de proyecto, que es un documento en el que se describen el alcance, los objetivos y la gestión de riesgos del proyecto, entregables y las partes interesadas. El objetivo es llegar a un entendimiento común del proyecto para que todo el mundo esté de acuerdo.
2. Fase de planificación
En la fase de plan del proyecto fase de planificación. En ella se crean planes detallados para ejecutar, supervisar y controlar el proyecto. Y es una de las fases más esenciales de la gestión de proyectos para asegurarse de que dispone de un marco de trabajo de principio a fin.
Aumente la productividad racionalizando las tareas y utilizando las adaptables vistas de ClickUp para organizar y supervisar todos los tipos de trabajo
Se reunirá con su equipo para decidir los plazos, los recursos y el presupuesto del proyecto. También es un buen momento para decidir un herramienta de gestión de proyectos para ayudarte a planificar y gestionar tus Tareas, Chats, Documentos, Plantillas y mucho más.
3. Fase de ejecución
Durante la ejecución, tu equipo de proyecto se ocupa de hacer el trabajo, y tú empiezas a gestionarlo todo.
Pero no es una oportunidad para dormirse en los laureles buen gestor de proyectos comprueba con regularidad que su equipo va por el buen camino plazos del proyecto y el cumplimiento de las normas de calidad. Cuanto más estrechamente gestiones durante la fase de ejecución, menos tendrás que cambiar durante la siguiente fase.
4. Fase de seguimiento y control
No todos los proyectos tienen una fecha clara de inicio y finalización. En la cuarta fase, se hace un seguimiento del progreso del proyecto y se compara con los parámetros del plan original.
Desglose los objetivos, las tareas, los puntos ágiles y el estado de los proyectos en el panel de control personalizable de ClickUp 3.0
Si el proyecto no va por buen camino, ahora tiene la oportunidad de corregir el rumbo para poder alcanzar sus objetivos.
5. Fase de cierre
Una vez que el equipo haya completado todas las tareas, se cierra formalmente el proyecto en la fase de cierre software de gestión de proyectos . Pero no se limite a dejarlo morir: programe una reunión post mortem para hablar de cómo ha ido el proyecto y extraer enseñanzas para proyectos futuros.
Estas fases del ciclo de vida del proyecto son útiles porque te proporcionan la estructura necesaria para construir un proyecto sólido.
Son lo suficientemente flexibles como para adaptarse a casi cualquier proyecto, empresa o equipo, por lo que puedes añadir tu toque y hacer tuya esta metodología de gestión de proyectos. ✨
Ventajas de seguir las fases del proyecto
Los proyectos sin una base firme corren un mayor riesgo de obtener malos resultados. En lugar de abordar los proyectos con una actitud de laissez-faire, adopte un enfoque por fases para ver diferencias cuantificables en el rendimiento de su proyecto.
De hecho, seguir estas fases del ciclo de vida del proyecto viene con un montón de ventajas. 🤩
Claridad y dirección
Dividir un proyecto en etapas claras lo hace mucho menos intimidante y más accesible. Así te aseguras de definir todos los aspectos del proyecto antes de empezar a trabajar y ofreces a tu equipo una hoja de ruta clara que seguir para no pasar por alto ningún detalle importante.
Compromiso de las partes interesadas
La gente se desentiende si cree que un proyecto no se aplica a su caso o si es demasiado enrevesado. Las fases del ciclo de vida del proyecto permiten explicar por qué es importante el proyecto antes de que el equipo empiece a trabajar. No garantiza el compromiso, pero este proceso de gestión de proyectos hace mucho más probable que las personas comprendan sus funciones y por qué su trabajo es importante. 🧑🏽💼
Utilice Pizarras ClickUp para asignar tareas, etiquetar a los asignados y todo lo necesario para iniciar su próxima colaboración
Abordar un proyecto en fases claras también reduce el exceso de ideas y el perfeccionismo. Si a tu equipo le cuesta volver a trabajar en fases anteriores o se desplaza en el tiempo, un enfoque paso a paso es perfecto para conseguir que las partes interesadas tomen una decisión y se atengan a ella.
Eficiencia de recursos
Dispones de recursos limitados para este proyecto, así que aprovéchalos al máximo. Las fases de gestión de proyectos exprimen más valor de los recursos existentes, ya sea el presupuesto, las herramientas o el personal.
ClickUp 3.0 proporciona una vista simplificada para ver la carga de trabajo de todo su equipo o de un individuo para mantener el trabajo en movimiento
Fomenta la planificación proactiva, lo que permite hacer mejor el trabajo en menos tiempo con los recursos que ya tienes. ⚒️
Gestión de riesgos
Los riesgos potenciales del proyecto se identifican durante la inicio del proyecto fase. De este modo, su equipo -incluida la buena gente de los departamentos jurídico y de RRHH- tendrá la oportunidad de abordar las posibles responsabilidades antes incluso de que se produzcan.
Es mucho menos probable que los proyectos por fases sufran contratiempos evitables, lo que te ayudará a evitar futuros quebraderos de cabeza y a disfrutar de proyectos más fluidos. 🧘
Mejora del rendimiento laboral
Dividir un proyecto en fases te proporciona puntos de control regulares para evaluar el trabajo del equipo. Puede detectar cualquier discrepancia entre el resultados del proyecto y su plan de proyecto, lo que da tiempo a su equipo para solucionar los problemas desde el principio.
Mejor moral y responsabilidad
Unas fases claras del ciclo de vida del proyecto proporcionan a todos los miembros del equipo elementos de acción claros. No tienen que preguntarse qué tienen que hacer o si han tenido éxito o no: todo está detallado en el plan del proyecto.
A medida que vas completando hitos, el equipo del proyecto tiene una mayor sensación de logro, lo que eleva la moral. 🙌
Comunicación eficaz
El enfoque por fases requiere crear un plan de comunicación que defina cómo interactúas con las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto. De este modo, todo el mundo está al corriente y se reducen la confusión y los malentendidos.
Mejor rendimiento a lo largo del tiempo
Un proyecto de éxito conduce a más proyectos de éxito en el futuro. Aunque este proyecto no haya salido como usted o el gestor del proyecto esperaban, el enfoque por fases le obliga a reflexionar sobre lo que ha ido bien y lo que cambiará la próxima vez.
Con este plan, evitas repetir los mismos errores y diseñas mejores proyectos en el futuro. 🎉
5 Fases de la gestión de proyectos a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Estás listo para implementar fases en tus propios proyectos? Echa un vistazo a las Plantilla de proyecto por fases de ClickUp para dividir rápidamente su proyecto en etapas manejables.
Esta plantilla es un buen comienzo, pero saber cómo ejecutarla le ayudará a obtener aún más valor de cada fase del ciclo de vida del proyecto. Siga estos consejos para agilizar los proyectos desde el inicio hasta el cierre.
1. Inicio del proyecto
Ha decidido poner en marcha un proyecto. Genial Durante la fase de iniciación del proyecto:
- Identificar el caso de negocio para el proyecto
- Realizará un estudio de viabilidad para asegurarse de que el proyecto es viable
- Elaborar una lista del equipo del proyecto, las partes interesadas y los miembros del equipo que deben ser informados
Programar una reunión inicial para poner las cosas en marcha. En esta reunión deben participar todos los miembros del equipo del proyecto, además de las partes interesadas pertinentes, como tu jefe o el director general.
Durante la reunión, crearás la carta del proyecto, que resume la visión y la dirección de tu proyecto. Tampoco hace falta pasarse horas planificando esta reunión.
Organice su proyecto, defina métricas de éxito e identifique posibles problemas con la plantilla de carta de proyecto hiperorganizada de ClickUp
En Plantilla de Carta de Proyecto ClickUp tiene todo lo que necesita para empezar. Define los objetivos del proyecto, delega tareas y clarifica la comunicación en este documento antes de planificar el proyecto en serio: te ahorrará mucho trabajo en el futuro. ⏲️
**Consejos rápidos
- Realiza un análisis de las partes interesadas para contar con ellas desde el principio en el equipo del proyecto
- Elija objetivos claros y alcanzablesobjetivos del proyecto que estén en consonancia con sus objetivos organizativos
- Tener una idea vaga del calendario y el presupuesto del proyecto para agilizar la siguiente fase
2. Planificación del proyecto
La planificación del proyecto puede sonar similar a la iniciación, pero no son lo mismo. En la fase de iniciación, se justifica el proyecto y se reúne a un equipo de expertos. En la fase de planificación del proyecto, se crea un plan de proyecto que incluye:
- Decidir el calendario del proyecto
- Priorizar los entregables
- Determinar el alcance del proyecto
- EstablecerObjetivos SMART* Crear una estructura de desglose del trabajo, que divide las tareas en componentes más pequeños y manejables
Esta parte del proceso de gestión de proyectos puede resultar un poco abrumadora, así que lo mejor es introducirlo todo en un software de gestión de proyectos como ClickUp. Haz una lluvia de ideas en un formato Pizarra de ClickUp y convertirlos en Proyectos y tareas con un solo clic.
Ponga en práctica sus planes convirtiendo sus notas adhesivas directamente en tareas mediante la Plantilla de Plan de Acción para Pizarras ClickUp
Visualice las hojas de ruta de sus proyectos en Vista del tablero (Kanban) o Vista del diagrama de Gantt para ver el plan del proyecto en un nivel alto y ajustar todo en consecuencia.
Como gestor de proyectos, estás basando todo el proyecto en este plan (¡sin presiones!), así que tómate tu tiempo para elaborar un plan de proyecto bien pensado que facilite la ejecución. 💃
Consejos rápidos:
- Establece hitos claros con fechas y resultados cuantificables
- Asigne miembros del equipo, herramientas y un presupuesto para cada tarea
- Desarrolle un plan de comunicación para compartir quién necesita saber qué, cuándo y cómo obtendrá esa información
3. Ejecución del proyecto
Con el plan del proyecto en la mano, el director del proyecto tiene que ponerse manos a la obra para crear los entregables en el fase de ejecución . Si tienes más de dos partes interesadas (y probablemente las tengas), lo mejor es que supervises todo el trabajo en tu software de gestión de proyectos.
Obtenga una visión global del estado de los proyectos y de las tareas pendientes de su equipo o departamento con los cuadros de mando de ClickUp 3.0
Siga el progreso de su equipo en tiempo real Tableros de ClickUp . Cree cuadros de mando para cada proyecto o visualice todos sus proyectos a alto nivel. Plantilla de entregables del proyecto ClickUp también le ahorrará mucho tiempo. Consiga esta plantilla, añada las tareas de su proyecto y controle automáticamente todos los estados desde el mismo lugar en tan sólo unos minutos.
Y lo mejor de todo es que este software de gestión del ciclo de vida de los proyectos le avisará a usted o a un gestor de proyectos especializado si alguna tarea o proyecto se sale de lo previsto. Eso permite una intervención temprana, que marca la diferencia entre el fracaso y el éxito. 🏅
Consejos rápidos:
- Fomente un entorno en el que los miembros del equipo colaboren entre sí y compartan libremente sus ideas
- Programe reuniones periódicas para ponerse al día
- Compruebe dos veces la calidad de los entregables para evitar revisiones importantes más adelante
4. Seguimiento y control del proyecto
Una vez en marcha la ejecución inicial, es hora de supervisar el progreso del proyecto. En esta fase supervisar los controles del proyecto como:
- Costes
- Riesgos
- Tiempo
- Alcance
- Recursos
- Calidad
Cree cuadros de mando detallados de KPI en ClickUp para analizar, visualizar y priorizar su trabajo
Configure un clickUp Dashboard personalizable para reunir los datos del proyecto en tiempo real en un solo elemento visual. Podrá ver todas las métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) en un solo lugar y tomar decisiones en un tiempo récord.
Pero el rendimiento del proyecto es solo una pieza del rompecabezas. 🧩
También estás gestionando personas, y eso requiere vigilar la carga de trabajo de tu equipo. Software de seguimiento de empleados de ClickUp le ofrece una visión instantánea de la carga de trabajo de su equipo para que pueda repartir el trabajo en consecuencia. Si dirige a muchas personas, eche un vistazo a Vista de la actividad para ver la actividad agregada por empleado, actividad o departamento.
Consejos rápidos:
- Compare sus KPI actuales con los objetivos fijados en su plan de proyecto
- No tenga miedo de ajustar su plan de proyecto en función del rendimiento y los cambios externos
- Cree un bucle de retroalimentación en el que recopile, analice y actúe en función de los comentarios para crear un producto aún mejor
5. Cierre del proyecto
Todo lo bueno se acaba, así que es hora de que el director del proyecto cierre los cabos sueltos del proyecto cierre del proyecto fase. Por supuesto, es obligatorio cerrar los proyectos en el software de gestión de proyectos, pero antes de hacerlo, programa una autopsia con tu equipo.
En las reuniones post-mortem se analiza lo que ha ido bien y lo que podría haber ido mejor. Si has fracasado o algo no ha salido como habías planeado, anótalo para el próximo proyecto. Si el proyecto ha tenido éxito, detalla por qué lo ha tenido en tus notas post-mortem para poder repetirlo en futuros proyectos.
Abra una vista de Tablero para visualizar las tareas con la Plantilla Post-Mortem de Proyecto de ClickUp Plantilla ClickUp Post-Mortem le ofrece un documento post-mortem listo para usar para detectar las tendencias del proyecto. Reúna los datos de su proyecto en el documento, revíselo con su equipo y compártalo después con todo el mundo. Asegúrate de revisar los documentos post-mortem anteriores antes de tu próximo proyecto para crear un trabajo aún más sólido en el futuro. 💪
Consejos rápidos:
- Organiza todos los documentos post mortem en un espacio compartido dondepartes interesadas del proyecto puedan acceder a ellos. Acelere el proceso con la información adecuadaplantillas post-mortem* Libera del proyecto a todos los recursos, incluidos el gestor del proyecto, los miembros del equipo y el software, para que puedan trabajar en otros proyectos
- Reconoce a tu equipo su duro trabajo
Construya mejores flujos de trabajo de proyectos en ClickUp
Las fases del proyecto agilizan su jornada laboral, mejoran la calidad del trabajo de su equipo y conducen a un mejor rendimiento general. 🏆
El software de gestión de proyectos es imprescindible para la gestión de proyectos por fases. ClickUp no sólo reúne todos sus proyectos, tareas, pizarras, chats y documentos bajo el mismo techo, sino que también es compatible con un enfoque más estructurado para la gestión de proyectos.
Convénzase usted mismo de las ventajas de ClickUp: Cree ahora su espacio de trabajo ClickUp gratuito.