"Bien comenzado está medio terminado"
Aristóteles, un gran filósofo, conocía la importancia de empezar con fuerza. Este dicho intemporal se aplica a la filosofía y a cualquier tarea, especialmente a nuestros proyectos.
¿Hemos asignado adecuadamente los recursos necesarios para el proyecto? ¿Cómo gestionamos las posibles limitaciones presupuestarias? ¿Cómo establecemos normas de calidad?
Preguntas como éstas surgen a menudo si no se inicia bien el proyecto. La iniciación del proyecto es la fase más crucial de cualquier proyecto.
Sin embargo, tanto si es un gestor de proyectos experimentado como si es un novato, la cuestión de cómo iniciar un proyecto puede causarle errores. En este artículo le explicaremos el ABC de la fase de iniciación de un proyecto, junto con los pasos para una iniciación eficaz.
¿Qué es la iniciación de un proyecto?
El Instituto de Gestión de Proyectos divide un ciclo de vida de un proyecto en cinco fases:
- Inicio: Definir el proyecto y conseguir interesados
- Planificación: Creación de metas y de una hoja de ruta
- **Ejecución:Lanzamiento del proyecto
- Desempeño: Medición del rendimiento mediante indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Cierre: Compartir los detalles con las partes interesadas
Este artículo se centra en el inicio de un proyecto. Como su nombre indica, el inicio del proyecto es el primer paso de un proyecto. Implica definir el proyecto a grandes rasgos, obtener la aprobación de las partes interesadas clave y establecer una base sólida para el proyecto.
Esta fase define el futuro del proyecto: ¿saldrá adelante o no? Sólo con la aprobación de las partes interesadas podrá empezar el proyecto. Para obtener esa aprobación, debes mostrar tus ideas, su viabilidad y su valor para la empresa.
Por lo tanto, las actividades de esta fase son las siguientes:
- Definición del proyecto: Definir la finalidad, los objetivos y los entregables
- Carta del proyecto: Desarrollar una carta del proyecto (más información sobre esto más adelante)
- Definición del alcance: Definir el alcance del proyecto, las limitaciones y los supuestos
- Evaluación de riesgos: Identificar los riesgos potenciales y las incertidumbres
- Estudio de viabilidad: Comprender la viabilidad del proyecto
- Análisis coste-beneficio : Determinar si el proyecto tiene valor para la empresa
- Planificación de recursos: Estimación de los recursos necesarios y elaboración de un plan preliminar del proyecto
- Compromiso de las partes interesadas: Identificar a las partes interesadas y comprometerse con ellas
- Aprobación del proyecto: Obtener la aprobación de las partes interesadas
- Formación del equipo: Formar el dream team que trabajará en el proyecto
Gestionar todos los aspectos en un plazo limitado hace que la gestión de proyectos sea todo un reto. Por eso, a lo largo del ciclo de vida del proyecto, necesita herramientas que le ayuden a gestionar los riesgos, las tareas, los recursos y el rendimiento.
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Inicio del proyecto frente a planificación del proyecto
Es fácil confundir la fase de iniciación del proyecto con la planificación del proyecto. Mucha gente utiliza indistintamente iniciación y planificación cuando habla de gestión de proyectos. Sin embargo, se trata de dos términos distintos.
Ya sabe lo que implica la iniciación del proyecto, así que hablemos de la planificación del proyecto. La planificación de proyectos es la segunda fase de la gestión de proyectos. Consiste en definir objetivos específicos y entregables y trabajando en los pequeños detalles del plan. En herramientas de planificación de proyectos utilizadas en esta fase también difieren.
Para una mejor comprensión, he aquí la diferencia general entre ambas:
Diferencia entre la iniciación del proyecto y la planificación del proyecto
¿Por qué es importante una fase de iniciación del proyecto sólida?##
La fase de iniciación del proyecto puede ser decisiva. Esta fase es increíblemente crítica, desde conseguir la aprobación del proyecto hasta reunir un equipo para hacer realidad su visión. Repasemos la importancia de esta fase.
Claridad de objetivos
Establece una comprensión clara del objetivos del proyecto metas y propósito. Todo queda alineado con el alcance del proyecto, con escasas posibilidades de que se desplace.
Involucrar a las partes interesadas
Implica implicar a las partes interesadas y obtener su aprobación. Cuanto antes se consiga, mayores serán las posibilidades de obtener compatibilidad y mitigar los posibles problemas. Cuanto antes cuentes con el apoyo de tu patrocinador ejecutivo, mayores serán las posibilidades de que el proyecto despegue.
Identificar los riesgos
Esta fase consiste en identificar y comprender los riesgos. Es crucial para planificar el proyecto y minimizar el impacto de las incertidumbres en el proyecto.
Alinear los recursos
Ayuda a alinear los recursos, incluidos los activos humanos, financieros y tecnológicos. Adecuadamente asignación de recursos reduce las posibilidades de que se produzcan cuellos de botella en fases futuras. Óptimo asignación de recursos garantizará que su proyecto fluya sin problemas y con un mínimo de contratiempos.
Definir el alcance y las limitaciones del proyecto
Esta fase también incluye la definición clara del alcance del proyecto. Esto, junto con la identificación de limitaciones y supuestos, sienta las bases para una planificación y unas expectativas realistas.
Autorizar la carta del proyecto
La carta del proyecto equivale a la existencia del proyecto. Autoriza formalmente la existencia del proyecto. Con este documento, se obtiene el poder para iniciar las actividades del proyecto.
Establecimiento de la comunicación
La comunicación correcta es clave para el intento correcto de cualquier proyecto. En esta fase se establecen los canales de comunicación más eficaces entre el equipo del proyecto y las partes interesadas externas.
Si bien esto se comprueba a lo largo de toda la duración del proyecto (y después de ejecución del proyecto ) para evitar la falta de comunicación, ayuda a prevenir la pérdida de tiempo y recursos.
Fundamento de la planificación
Un comienzo sólido sienta unas bases sólidas para la fase de planificación del proyecto. Con una fase de iniciación bien ejecutada, puede asegurarse de que el resto de la planificación se base en información precisa y en un conocimiento profundo de los requisitos del proyecto.
Por tanto, la fase de iniciación establece la dirección del proyecto y los recursos necesarios. Garantiza que todas las partes interesadas y los miembros del equipo estén de acuerdo con las metas, el alcance, los objetivos y la forma de proceder.
5 pasos para una fase de iniciación del proyecto eficaz
Ahora que ya conoce el por qué y el cuándo del inicio de un proyecto, pasemos al cómo. ¿Cómo garantizar una fase de iniciación del proyecto eficaz? La respuesta es sencilla: con un poco de delicadeza, la herramienta perfecta de gestión de proyectos y estos pasos Y no se olvide de seguir los principios de gestión de proyectos .
1. Crear una carta de proyecto
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Una carta de proyecto es un documento crucial en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Formaliza el proyecto y orienta a todo el mundo. Su uso básico es:
- Autorizar el proyecto
- Demostrar por qué es necesario el proyecto
- Hacer que todos rindan cuentas de sus roles y responsabilidades
- Servir de referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto
Una carta de proyecto es muy diferente de un caso de negocio. Un caso de negocio se utiliza para proyectos más grandes con más elementos, mientras que una carta de proyecto se utiliza para proyectos más pequeños con menos elementos.
Contenido de la carta del proyecto
Esto es lo que debe incluir al crear una carta de proyecto:
- Nombre del proyecto: Añada el nombre del proyecto y sea lo más específico posible. Debe ser pegadizo y comunicar eficazmente las metas de su proyecto
- Propósito y meta: Incluye lo que el proyecto pretende conseguir y por qué se propone
- Presupuesto: Añade los costes estimados y los recursos necesarios
- Entregables: Añada los entregables, los indicadores clave de rendimiento y las métricas
- Riesgo: Incluir metas identificadas y estrategias de mitigación
- Alcance: Indique el alcance de su proyecto
- Duración: Indique los plazos de inicio y finalización de su proyecto
- Partes interesadas: ¿A quién va a informar? Añada los detalles de sus partes interesadas clave
- Funciones y responsabilidades: Defina el rol y la responsabilidad de cada miembro del equipo en el proyecto
En resumen, cubra el por qué, el qué y el quién: ¿Por qué existe este proyecto? ¿Cuál es el alcance del proyecto? ¿Y quién trabajará en el proyecto? La mejor forma de crear una carta de proyecto exhaustiva es utilizar un plantilla de carta del proyecto .
Métodos para crear una carta de proyecto
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Su carta de proyecto será crucial para informar y persuadir a las partes interesadas. Por lo tanto, debe ser atractiva. Utilice elementos visuales como un (diagrama de) Gantt o una vista cronograma para hacerlo visualmente atractivo. De este modo, las partes interesadas asimilarán fácilmente la información.
Otra cosa que hay que recordar es conseguir que los miembros críticos de su equipo participen en el proceso. La Oficina de Gestión de Proyectos o PMO funciona como un equipo y un grupo. El proceso de iniciación del proyecto es un paso importante del ciclo de vida del proyecto para implicar desde el principio a múltiples partes interesadas clave.
Lo bueno es que la mayoría de los programas de gestión de proyectos tienen funciones de colaboración y visuales. Así no tendrá que hacerlo todo manualmente.
Los gestores de proyectos utilizan Plantilla de Carta de Proyecto de ClickUp para obtener una visión general de sus metas y objetivos de forma exhaustiva. Ofrece una lista de control fácil de usar para el seguimiento del progreso y opciones flexibles de uso compartido de documentos con las partes interesadas. Todo lo que tiene que hacer es registrarse en ClickUp, añadir la plantilla e invitar a los miembros a su entorno de trabajo para iniciar la colaboración.
2. Identifique a las partes interesadas clave
El siguiente paso en el inicio de un proyecto consiste en encontrar a las partes interesadas clave que aprobarán los estatutos del proyecto. El Instituto de Gestión de Proyectos define a las partes interesadas como personas que influyen en el proyecto o se ven influidas por él, como líderes ejecutivos, patrocinadores, etc.
Proporcionan recursos y aprobación para el proyecto. Y su satisfacción es un factor importante para el intento correcto del proyecto.
Hay dos tipos de partes interesadas:
- Interlocutores internos: Suelen ser personas de la organización que participan en el proyecto. Se trata del equipo del proyecto, el director, el patrocinador y los equipos internos
- Partícipes externos: Estas personas se ven afectadas por el resultado del proyecto, aunque no participen directamente en él. Por ejemplo, clientes externos, subcontratistas, proveedores y usuarios finales
Otra forma de identificar a las partes interesadas es realizar un partes interesadas del proyecto análisis. De acuerdo con éste, divide a tus partes interesadas en cuatro grupos:
- Personas con gran influencia y alto interés
- Personas con gran influencia y escaso interés
- Personas con poca influencia y mucho interés
- Personas con baja influencia y escaso interés
Las personas del primer grupo son las partes interesadas clave. Con estas personas a tu lado, tu proyecto tendrá más posibilidades de intento correcto, ya que te ayudarán a identificar los riesgos y aportarán su experiencia a la tabla. Y recuerda crear un registro de partes interesadas. Esto te ayudará a alinear la frecuencia y los medios de comunicación con ellos.
Reúna la comunicación de su equipo en un solo espacio con ClickUp Chat y comparta actualizaciones, vincule recursos y colabore sin esfuerzo
Otra parte crucial de este paso es determinar los métodos de comunicación con las partes interesadas. Esto también resultará útil durante la comunicación en equipo. Elija las herramientas de comunicación y colaboración adecuadas. Esto incluye herramientas sencillas como el correo electrónico, Skype o algo más intuitivo como un software de gestión de proyectos.
3. Presenta tu proyecto
Ahora que has encontrado a las partes interesadas clave, el siguiente paso en el inicio del proyecto es presentarles el proyecto. La presentación consiste en exponer y defender el proyecto. Cuando se ha terminado con éxito, se obtiene compatibilidad, recursos y alineación de las personas que pueden influir en el proyecto.
Estos son algunos de los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de presentar un proyecto:
- Cree una descripción convincente del proyecto. Comunique su propósito, sus metas y sus resultados de un modo que resuene con las prioridades y los intereses de las partes interesadas
- Identifique las preocupaciones, expectativas y prioridades de las partes interesadas y adapte su presentación para abordar esos puntos
- Explique claramente el valor del proyecto. Destaque sus ventajas y su impacto positivo en la organización y la comunidad
- Asegúrese de abordar los riesgos y retos. Reconózcalos claramente y comparta estrategias para mitigarlos
- Haz que la presentación sea visualmente atractiva. Utilice gráficos y diapositivas para ofrecer una visión concisa del proyecto
- Que sea interactiva y atractiva. Fomente las preguntas y los debates para que las partes interesadas puedan expresar sus preocupaciones y dar su opinión
- El momento es muy importante. Por tanto, elija un momento oportuno para presentar su proyecto. Considere otras iniciativas y prioridades en curso antes de dar el paso
- Pida siempre su opinión. Responda a las preocupaciones de los interesados y comparta información adicional si es necesario
- Y por últimonormalización de proyectos. Con metodologías estandarizadas, sus lanzamientos son más claros, más coherentes y están mejor alineados con los objetivos de la organización
4. Realice un estudio de viabilidad
El siguiente paso en el inicio de un proyecto es realizar un estudio de viabilidad. Este estudio evalúa la viabilidad del proyecto con los recursos disponibles. Confirma las oportunidades de mercado y obtiene más información antes de tomar la decisión final.
En esencia, responde a las siguientes preguntas:
- ¿Dispone el equipo del proyecto de los recursos necesarios para completarlo?
- ¿Generará el proyecto un retorno de la inversión suficiente para que merezca la pena?
Un estudio de viabilidad se hace una vez terminado el proyecto. Puede hacerse junto con el análisis DAFO y la evaluación de riesgos del proyecto. Estos son los pasos para realizar el estudio:
- Realizar un análisis preliminar
- Evaluar la viabilidad financiera del proyecto
- Realizar una evaluación del mercado
- Revisar los datos recopilados por todos los tipos de estudios de viabilidad
- Y por último, tomar una decisión
A herramienta de gestión de proyectos como ClickUp le ayuda a realizar el seguimiento de toda la información necesaria relacionada con el estudio de viabilidad. Compruebe el progreso en tiempo real, colabore de forma instantánea y sencilla, active la vista Equipo y agilice todo el proceso.
Antes de realizar un estudio de viabilidad, considere si su proyecto lo necesita. Dado que cuesta bastante tiempo y recursos, es esencial determinarlo. Por lo general, no es necesario hacerlo para proyectos más pequeños que no tengan un gran impacto a largo plazo en su organización. No tiene que volver a hacerlo si ya ha terminado un proyecto o estudio similar en los últimos tres años.
5. Encuentre a su gente
Con la aprobación de las partes interesadas por un lado y la viabilidad del proyecto por otro, ya tienes todo listo para empezar tu proyecto. Lo único que te queda es encontrar al equipo de tus sueños. En un equipo de proyecto participan personas de distintos departamentos, en función de tus necesidades.
Algunos de los miembros habituales de un equipo son:
- Patrocinador del proyecto: La persona responsable de la visión y la gestión del proyecto. Suele ser superior al director del proyecto
- Director del proyecto: La persona que dirige y orienta al equipo, toma decisiones, elabora el plan del proyecto, supervisa su progreso e interactúa con las partes interesadas
- Líder de equipo: En equipos más grandes, un líder de equipo difiere de un director de proyecto. Se encarga de las responsabilidades de gestión del equipo
- Miembros del equipo: Personas con las aptitudes necesarias que se encargan de completar distintas tareas
Un equipo de proyecto también puede tener otros miembros, en función de las necesidades. En última instancia, su objetivo debe ser crear un equipo funcional con la experiencia y las competencias adecuadas. Puede contratar a nuevas personas o reasignar a los empleados existentes.
ClickUp 3.0 proporciona una vista simplificada para ver la carga de trabajo de todo su equipo o de un individuo para mantener el trabajo en movimiento
Con un equipo grande, puede resultar difícil controlar el progreso de los miembros de su equipo. Sin embargo, puede supervisar el progreso de cada empleado utilizando el estado de la vista del equipo disponible en su herramienta de gestión de proyectos.
Conclusión
Como primer paso en desarrollo de proyectos la fase de iniciación tiene un gran poder sobre el resto del proyecto.
Las decisiones que se tomen durante esta fase afectan a todo el ciclo de vida del proyecto, ya que configuran su trayectoria y determinan su intento correcto. Cada uno de los pasos tratados en este artículo le acercará a la mejor fase de iniciación del proyecto.
Seguir estos pasos hará que la iniciación de su proyecto sea más inteligente y sólida. Y recuerde, no deje que esta energía se esfume a lo largo del proyecto. Asegúrese de que todos los aspectos, incluidos los calendarios del proyecto, desarrollo de capacidades la creación de capacidad, la gestión de la calidad, etc., empieza y termina con la misma energía (¡o mejor!).