«Bien comenzado es medio terminado».
Aristóteles, un gran filósofo, sabía lo importante que es empezar con buen pie. Este dicho atemporal se aplica a la filosofía y a todas las tareas, especialmente a nuestros proyectos.
¿Hemos asignado los recursos necesarios de forma adecuada para el proyecto? ¿Cómo podemos gestionar las restricciones presupuestarias? ¿Cómo establecemos los estándares de calidad?
Si no inicia bien su proyecto, a menudo surgirán preguntas como estas. El inicio del proyecto es la fase más crucial de cualquier proyecto.
Sin embargo, tanto si es un gestor de proyectos experimentado como si es un novato, la cuestión de cómo iniciar un proyecto puede resultarle complicada. En este artículo, le guiaremos a través de los fundamentos de la fase de inicio del proyecto, junto con los pasos para un inicio eficaz.
¿Qué es la puesta en marcha de un proyecto?
El Project Management Institute divide el ciclo de vida de un proyecto en cinco fases:
- Inicio: Definición del proyecto y obtención de las partes interesadas.
- Planificación: Creación de metas y una hoja de ruta.
- Ejecución: Lanzamiento del proyecto
- Rendimiento: medición del rendimiento mediante indicadores clave de rendimiento (KPI).
- Cierre: Comparta los detalles con las partes interesadas.
Este artículo se centra en el inicio de proyectos. Como su nombre indica, el inicio de un proyecto es el primer paso del mismo. Implica definir el proyecto a gran escala, obtener la aprobación de las partes interesadas clave y establecer una base sólida para el proyecto.
Esta fase define el futuro de su proyecto: ¿seguirá adelante o no? Solo con la aprobación de las partes interesadas podrá comenzar el proyecto. Debe presentar sus ideas, su viabilidad y su valor para obtener esa aprobación.
Por lo tanto, las actividades que componen esta fase incluyen:
- Definición del proyecto: definir el propósito, los objetivos y los resultados esperados.
- Estatuto del proyecto: Desarrollo de un estatuto del proyecto (más información al respecto más adelante).
- Definición del alcance: Definición del alcance del proyecto, las limitaciones y las hipótesis.
- Evaluación de riesgos: Identificación de riesgos potenciales e incertidumbres.
- Estudio de viabilidad: comprender la viabilidad de su proyecto.
- Análisis de coste-beneficio: Identificar si el proyecto tiene valor comercial.
- Planificación de recursos: estimación de los recursos necesarios y elaboración de un calendario preliminar del proyecto.
- Participación de las partes interesadas: Identificar y colaborar con las partes interesadas.
- Aprobación del proyecto: obtener la aprobación de las partes interesadas.
- Formación del equipo: formar el equipo ideal que realizará el trabajo en el proyecto.
Gestionar todos los aspectos en un límite de tiempo hace que la gestión de proyectos sea un reto. Por lo tanto, a lo largo del ciclo de vida del proyecto, necesita herramientas que le ayuden a gestionar los riesgos, las tareas, los recursos y el rendimiento.
La herramienta de gestión de proyectos de ClickUp acelera la planificación y ejecución de proyectos, garantiza la transparencia, realiza el seguimiento de sus prioridades y le permite entregar los proyectos de forma más rápida y eficaz.
Inicio del proyecto frente a planificación del proyecto
Es fácil confundir la fase de inicio del proyecto con la planificación del proyecto. Muchas personas utilizan los términos «inicio» y «planificación» indistintamente cuando hablan de gestión de proyectos. Sin embargo, se trata de dos conceptos distintos.
Ya sabe en qué consiste la iniciación de un proyecto, así que hablemos de la planificación del proyecto. La planificación del proyecto es la segunda fase de la gestión de proyectos. Implica definir objetivos y resultados específicos y trabajar en los detalles más minuciosos del plan. Las herramientas de planificación de proyectos que se utilizan en esta fase también difieren.
Para una mejor comprensión, aquí está la diferencia general entre los dos:
| Base | Inicio del proyecto | Planificación del proyecto |
| Fase | Primera fase | Segunda fase |
| Objetivo | Definir el proyecto en un sentido amplio y obtener la aprobación | Creación de un plan detallado del proyecto para describir cómo se ejecutará, supervisará y controlará el proyecto. |
| Documentos clave | Estatuto del proyecto | Plan de gestión de proyectos, calendario, presupuesto y plan de gestión de riesgos. |
| Ámbito | Se centra en el amplio alcance. | Se centra en los detalles. |
¿Por qué es importante una fase de inicio del proyecto sólida?
La fase de inicio del proyecto puede determinar el éxito o el fracaso de este. Esta fase es increíblemente crítica, desde obtener la aprobación del proyecto hasta reunir un equipo para hacer realidad su visión. Repasemos la importancia de esta fase.
Claridad de objetivos
Establece una comprensión clara de los objetivos, las metas y el propósito del proyecto. Esto garantiza que todo esté alineado con el alcance del proyecto, con pocas posibilidades de que se produzcan desviaciones.
Implicar a las partes interesadas
Implica involucrar a las partes interesadas y obtener su aprobación. Cuanto antes se involucre, mayores serán sus posibilidades de obtener soporte y mitigar los posibles retos. Cuanto antes consiga la participación de su patrocinador ejecutivo, mayores serán las posibilidades de que el proyecto despegue.
Identificar los riesgos
Esta fase implica el proceso de identificar y comprender los riesgos. Es fundamental para la planificación del proyecto y para minimizar el impacto de las incertidumbres en el mismo.
Alineación de los recursos
Ayuda a alinear los recursos, incluidos los activos humanos, financieros y tecnológicos. La asignación adecuada de los recursos reduce las posibilidades de enfrentarse a cuellos de botella en fases futuras. La asignación óptima de los recursos garantizará que su proyecto tenga un flujo sin problemas y con un mínimo de contratiempos.
Definición del alcance y las limitaciones del proyecto
Esta fase también incluye definir claramente el alcance del proyecto. Esto, junto con la identificación de las limitaciones y los supuestos, sienta las bases para un plan realista y unas expectativas realistas.
Autorización del acta constitutiva del proyecto
El acta de constitución del proyecto equivale a la existencia del proyecto. Autoriza formalmente la existencia del proyecto. Con este documento, usted obtiene el poder de iniciar las actividades del proyecto.
Establecer la comunicación
La comunicación eficaz es clave para el éxito de cualquier proyecto. En esta fase se establecen los canales de comunicación más eficaces entre el equipo del proyecto y las partes interesadas externas.
Aunque esto se comprueba a lo largo de la duración del proyecto (y después de la ejecución del proyecto ) para evitar malentendidos, ayuda a evitar la pérdida de tiempo y recursos.
Fundamentos para la planificación
Un comienzo sólido sienta unas bases sólidas para la fase de planificación del proyecto. Con una fase de inicio bien ejecutada, puede asegurarse de que el resto de la planificación se base en información precisa y en un conocimiento profundo de los requisitos del proyecto.
Por lo tanto, la fase de inicio establece la dirección y los requisitos de recursos de su proyecto. Garantiza que todas las partes interesadas y los miembros del equipo estén de acuerdo en cuanto a las metas, el alcance, los objetivos y la forma de proceder.
5 pasos para una fase de inicio de proyecto eficaz
Ahora que ya conoce el porqué y el cuándo del inicio de un proyecto, pasemos al cómo. ¿Cómo podemos garantizar una fase de inicio de proyecto eficaz? La respuesta es sencilla: con un poco de delicadeza, la herramienta de gestión de proyectos perfecta y estos pasos. Y no olvide seguir los principios de gestión de proyectos.
1. Cree un documento constitutivo del proyecto
El acta constitutiva del proyecto es un documento crucial en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Formaliza su proyecto y proporciona orientación a todos los participantes. Su uso básico es:
- Autorizar el proyecto
- Demuestre por qué su proyecto es necesario.
- Haga que todos se responsabilicen de sus roles y responsabilidades.
- Actúe como referencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Un acta de constitución de proyecto es muy diferente de un caso de negocio. Un caso de negocio se utiliza para proyectos más grandes con más elementos, mientras que un acta de constitución de proyecto se utiliza para proyectos más pequeños con menos elementos.
Contenido de su carta del proyecto
Esto es lo que debe incluir al crear un acta de constitución del proyecto:
- Nombre de su proyecto: Añada el nombre de su proyecto y sea lo más específico posible. Debe ser pegadizo y comunicar eficazmente las metas de su proyecto.
- Propósito y meta: Incluya lo que el proyecto pretende lograr y por qué se propone.
- Presupuesto: añada los costes estimados y los recursos necesarios.
- Entregables: Añada los entregables, los KPI y las métricas.
- Riesgo: Incluya las metas identificadas y las estrategias de mitigación.
- Alcance: Indique el alcance de su proyecto.
- Duración: Indique los plazos de inicio y finalización de su proyecto.
- Partes interesadas: ¿A quién realizará la elaboración de informes? Añada los datos de las partes interesadas clave.
- Roles y responsabilidades: Defina el rol y la responsabilidad de cada miembro del equipo en el proyecto.
En resumen, aborde el porqué, el qué y el quién: ¿por qué existe este proyecto? ¿Cuál es el alcance del proyecto? ¿Y quién trabajará en el proyecto? La mejor manera de crear un acta de constitución de proyecto completa es utilizar una plantilla de acta de constitución de proyecto.
Métodos para crear un documento de inicio de proyecto
La carta del proyecto será fundamental para informar y persuadir a las partes interesadas. Por lo tanto, debe ser atractiva. Utilice elementos visuales como un gráfico de Gantt o una vista de cronograma para que resulte visualmente atractiva. De esta manera, las partes interesadas podrán asimilar fácilmente la información.
Otra cosa que hay que recordar es involucrar a los miembros clave de su equipo en el proceso. La Oficina de Gestión de Proyectos o PMO funciona como un equipo y un grupo. El proceso de inicio del proyecto es un paso importante del ciclo de vida del proyecto para involucrar a múltiples partes interesadas clave desde el principio.
Lo bueno es que la mayoría de los programas de gestión de proyectos tienen funciones que ofrecen colaboración y elementos visuales. Así que no tienes que hacerlo todo a mano.
Los gestores de proyectos utilizan la plantilla de carta del proyecto de ClickUp para obtener una panorámica completa de sus metas y objetivos. Ofrece una lista de control fácil de usar para realizar el seguimiento del progreso y opciones de uso compartido flexibles de documentos con las partes interesadas. Todo lo que tienes que hacer es registrarte en ClickUp, añadir la plantilla e invitar a los miembros a tu entorno de trabajo para comenzar la colaboración.
2. Identifique las partes interesadas clave
El siguiente paso en la iniciación del proyecto es encontrar a las partes interesadas clave que aprobarán el acta constitutiva del proyecto. El Project Management Institute define a las partes interesadas como personas que influyen en el proyecto o que se ven influenciadas por él, como los líderes ejecutivos, los patrocinadores, etc.
Ellos proporcionan los recursos y la aprobación para el proyecto. Y su satisfacción es un factor importante para el éxito del proyecto.
Hay dos tipos de partes interesadas:
- Partes interesadas internas: suelen ser personas de la organización que participan en el proyecto. Esto incluye al equipo del proyecto, el director, el patrocinador y los equipos internos.
- Partes interesadas externas: Son aquellas personas que se ven afectadas por el resultado del proyecto, aunque no participen directamente en él. Por ejemplo, clientes externos, subcontratistas, proveedores y usuarios finales.
Otra forma de identificar a las partes interesadas es realizar un análisis de las partes interesadas en el proyecto. Según este, divida a las partes interesadas en cuatro grupos:
- Personas con gran influencia y gran interés.
- Personas con gran influencia y poco interés
- Personas con poca influencia y mucho interés.
- Personas con poca influencia y poco interés
Las personas del primer grupo son sus principales partes interesadas. Con estas personas a su lado, su proyecto tiene más posibilidades de éxito, ya que le ayudan a identificar los riesgos y aportan su experiencia. Y recuerde crear un registro de partes interesadas. Esto le ayudará a coordinar la frecuencia y los medios de comunicación con ellas.
Otra parte crucial de este paso es determinar los métodos de comunicación con las partes interesadas. Esto también resultará útil durante la comunicación del equipo. Elija las herramientas de comunicación y colaboración adecuadas. Esto incluye herramientas sencillas como el correo electrónico, Skype o algo más intuitivo como un software de gestión de proyectos.
3. Presente su proyecto
Ahora que ha encontrado a las partes interesadas clave, el siguiente paso en la iniciación del proyecto es presentarles su proyecto. La presentación implica exponer y defender su proyecto. Si lo termina con éxito, obtendrá el apoyo, los recursos y la alineación de las personas que pueden influir en su proyecto.
Estos son algunos elementos que debe tener en cuenta al presentar su proyecto:
- Cree una narrativa convincente sobre el proyecto. Comunique su propósito, metas y resultados de una manera que resuene con las prioridades y intereses de las partes interesadas.
- Identifique las preocupaciones, expectativas y prioridades de las partes interesadas, y adapte su presentación para abordar esos puntos.
- Explique claramente la propuesta de valor del proyecto. Asegúrese de enfatizar sus beneficios y el impacto positivo en la organización y la comunidad.
- Asegúrese de abordar los riesgos y desafíos. Reconozca claramente cuáles son y comparta estrategias para mitigarlos. Realice un uso compartido de ellas.
- Haga que la presentación sea visualmente atractiva. Utilice gráficos, tablas y diapositivas para ofrecer una panorámica concisa del proyecto.
- Hágalo interactivo y atractivo. Fomente las preguntas y los debates para que las partes interesadas puedan expresar sus inquietudes y aportar sus comentarios.
- El momento es muy importante. Por lo tanto, elija el momento oportuno para presentar su proyecto. Tenga en cuenta otras iniciativas y prioridades en curso antes de dar el paso.
- Pida siempre opiniones. Aborde las preocupaciones de las partes interesadas y comparta información adicional si es necesario.
- Y, por último, adopte la estandarización de proyectos. Con metodologías estandarizadas, sus propuestas serán más claras, más coherentes y estarán mejor alineadas con los objetivos de la organización.
4. Realice un estudio de viabilidad
El siguiente paso en la iniciación del proyecto es realizar un estudio de viabilidad. Este estudio evalúa la viabilidad de su proyecto con los recursos disponibles. Confirma las oportunidades de mercado y obtiene más información antes de tomar la decisión final.
Básicamente, responde a las siguientes preguntas:
- ¿Dispone el equipo del proyecto de los recursos necesarios para completarlo?
- ¿Generará el proyecto un retorno de la inversión suficiente como para que merezca la pena llevarlo a cabo?
El estudio de viabilidad está terminado después de la presentación del proyecto. Puede realizarlo junto con el análisis DAFO y la evaluación de riesgos del proyecto. Estos son los pasos para llevar a cabo el estudio:
- Realice un análisis preliminar.
- Evalúe la viabilidad financiera del proyecto.
- Realice una evaluación del mercado.
- Revise los datos recopilados por todo tipo de estudios de viabilidad.
- Y, por último, tome una decisión.
Una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp le ayuda a realizar un seguimiento de toda la información necesaria relacionada con el estudio de viabilidad. Compruebe el progreso en tiempo real, colabore de forma instantánea y sencilla, habilite la vista Equipo y optimice todo el proceso.
Antes de realizar un estudio de viabilidad, considere si su proyecto lo necesita. Dado que requiere bastante tiempo y recursos, es esencial determinarlo. Por lo general, no es necesario hacerlo para proyectos más pequeños que no tienen un impacto importante a largo plazo en su organización. No es necesario volver a hacerlo si ha terminado un proyecto o estudio similar en los últimos tres años.
5. Encuentre a su gente
Con la aprobación de las partes interesadas, por un lado, y la viabilidad del proyecto, por otro, ya está todo listo para comenzar su proyecto. Solo le queda encontrar al equipo ideal. Un equipo de proyecto está formado por personas de diferentes departamentos, dependiendo de sus necesidades.
Algunos de los miembros habituales de un equipo son:
- Patrocinador del proyecto: La persona responsable de la visión y la gobernanza del proyecto. Por lo general, es un superior del gestor del proyecto.
- Gerente de proyectos: La persona que lidera y guía al equipo, toma decisiones, crea un plan de proyecto, supervisa el progreso del proyecto e interactúa con las partes interesadas.
- Jefe de equipo: en equipos más grandes, el jefe de equipo es diferente del director de proyectos. Es responsable de las tareas de gestión del equipo.
- Miembros del equipo: personas con las habilidades necesarias que se encargan de completar diferentes tareas.
Un equipo de proyecto también puede tener otros miembros, dependiendo de las necesidades. En última instancia, su objetivo debe ser establecer un equipo funcional con la experiencia y las habilidades adecuadas. Puede contratar a nuevas personas o reasignar a los empleados existentes.
Con un equipo grande, puede resultar difícil supervisar el progreso de los miembros del equipo. Sin embargo, puede supervisar el progreso de cada empleado utilizando la vista Equipo disponible en su herramienta de gestión de proyectos.
Conclusión
Como primer paso en el desarrollo del proyecto, la fase de inicio tiene un gran poder sobre el resto del proyecto.
Las decisiones tomadas durante esta fase afectan a todo el ciclo de vida del proyecto, ya que determinan su trayectoria y su éxito final. Cada uno de los pasos que se describen en este artículo le acercará a la mejor fase de inicio del proyecto.
Seguir estos pasos hará que la puesta en marcha de su proyecto sea más inteligente y sólida. Y recuerde, no deje que esta energía se desvanezca a lo largo del proyecto. Asegúrese de que cada aspecto, incluidos los calendarios del proyecto, el desarrollo de capacidades, la gestión de la calidad y mucho más, comience y termine con la misma energía (¡o incluso más!).