El cierre de un proyecto forma parte de la gestión de proyectos. Es la fase final en la que se comprueban los entregables con KPI y el alcance se atan los cabos sueltos, se aprenden las lecciones, se completa el traspaso y se da por finalizado el proyecto.
En muchos sentidos, el cierre de un proyecto es tan importante como la reunión inicial y la reunión de cierre alcance del trabajo (SOW). Es algo para lo que los directivos deben reservar tiempo, para asegurarse de que entregables del proyecto se han completado según lo previsto y que el proyecto se ha ejecutado correctamente .
En este post, le guiaremos paso a paso por el proceso de cierre de un proyecto y le ofreceremos cinco prácticas plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de cierre de proyectos para su equipo.
¿Qué es el cierre de un proyecto?
Tanto si un proyecto es interno como si lo realiza un tercero en colaboración, como una empresa de desarrollo de software o una agencia de marketing, siempre debe terminar con una fase de cierre del proyecto.
El cierre del proyecto es la fase final de misión crítica en el proceso gestión de proyectos ciclo de vida. Marca el final de un proyecto, el último indicador clave de rendimiento antes de que los resultados puedan empezar a repercutir en la organización.
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Por ejemplo, si el objetivo es implantar un nuevo software de gestión de las relaciones con los clientes en una corporación, esto puede llevar tiempo, sobre todo si se utilizan soluciones de terceros proveedores o consultores están implicados.
Sin embargo, merece la pena tomarse el tiempo necesario: La mayoría de los proyectos (de cualquier tamaño) funcionan mucho mejor cuando hay software de gestión de proyectos para mantener a todo el mundo centrado en la tarea y en la misma página.
¿Por qué es importante cerrar un proyecto?
Un cierre de proyecto eficaz puede ayudar a definir la cultura de un equipo. Todo lo que un miembro del equipo o un jefe de proyecto aprende de la ejecución y entrega de un proyecto⏤los intentos correctos y los fracasos⏤puede trasladarse a futuros proyectos.
Es igualmente importante asegurarse de que la documentación, los activos y otros entregables se transmiten al cliente y se aprueban. De lo contrario, el cliente podría decir que el proyecto no se ha completado como se esperaba, sobre todo si esos activos estaban incluidos en el contrato.
El cierre del proyecto implica responder a un puñado de preguntas para asegurarse de que todo está concluido:
- ¿Se han cumplido las metas y objetivos?
- ¿Está satisfecho el cliente con la documentación y los resultados del proyecto?
- ¿Se ha completado el proyecto perfectamente, a tiempo y dentro del presupuesto?
- ¿Se han extraído lecciones de los cuellos de botella o problemas a mitad del proceso que puedan ser útiles para futuros equipos de proyecto?
- ¿Están satisfechos con los resultados del proyecto los directivos y gestores u otras partes interesadas?
- ¿Qué retorno de la inversión cabe esperar, o qué retorno de la inversión experimentará el cliente tras cerrar el proyecto?
- Para futuras referencias: ¿ha merecido la pena el tiempo, el esfuerzo y el dinero invertidos?
- Una vez entregado el producto, ¿lo conocen y han recibido formación las partes interesadas y el personal que lo utilizará (por ejemplo, una nueva aplicación informática)?
La respuesta a estas preguntas dependerá de si se trata de un proyecto interno o para un cliente. Cada parte abordará este proceso de gestión de proyectos de forma diferente.
En Plantilla retrospectiva del proyecto ClickUp evalúa el intento correcto o el fracaso del proyecto e identifica las mejoras necesarias para evitar futuros errores
El cierre del proyecto es importante porque determina si ha sido un intento correcto o un fracaso y qué se puede aprender. Con demasiada frecuencia, los proyectos se miden únicamente en función del presupuesto y los plazos.
El intento correcto es algo más que números. ¿Estamos a la altura de los objetivos de calidad? ¿Estamos a la altura de las metas de la empresa? Estos factores son muy importantes si queremos que el proyecto sea un éxito.
Tipos de cierre de proyectos
Existen varios tipos de cierre de proyecto que pueden aplicarse en función de las circunstancias y los objetivos específicos del proyecto. He aquí algunos tipos comunes:
- Cierre normal: Es el tipo estándar y más común de cierre de proyectos, en el que el proyecto se completa según lo previsto, se producen todos los entregables y se alcanzan todos los objetivos y metas. El equipo del proyecto concluye todas las tareas pendientes, lleva a cabo las revisiones y aprobaciones finales y cierra formalmente el proyecto.
- Cierre prematuro: Si utiliza un software de gestión de proyectos, esto significa que podrá marcar cada elemento de acción como completado. Por desgracia, no todas las fases de cierre de un proyecto terminan así. Algunos proyectos se cierran antes de que puedan ponerse en marcha. Cuando un proyecto se cancela cuando está a punto de empezar, se habla de cierre prematuro.
- Cierre parcial: A veces, un proyecto puede cerrarse parcialmente cuando ciertos componentes o fases se han completado con éxito, pero otros siguen en curso. Este tipo de cierre permite un enfoque por fases, en el que las partes completadas se cierran mientras continúa el trabajo restante. Ayuda a gestionar las dependencias y a priorizar los recursos de forma eficaz.
- Cierre de consolidación: En los casos en que se ejecutan simultáneamente varios proyectos relacionados, puede realizarse un cierre de consolidación. Esto implica consolidar los resultados, aprendizajes y recursos de múltiples proyectos en un único proceso de cierre. Ayuda a garantizar la coherencia, la transferencia de conocimientos y la utilización eficaz de los recursos en todos los proyectos.
- Cierre por suspensión: Si es necesario suspender temporalmente un proyecto debido a factores externos o limitaciones operativas, se realiza un cierre por suspensión. El proyecto queda en suspenso hasta que las circunstancias permitan reanudarlo. Durante el cierre, el equipo documenta el estado del proyecto, los recursos y las medidas necesarias para su reanudación.
- Cierre fallido: Desgraciadamente, no todos los proyectos tienen éxito. Un cierre fallido se produce cuando un proyecto es incapaz de alcanzar sus objetivos o de producir los resultados deseados. En tales casos, el proyecto se cierra sin alcanzar las metas previstas. Es crucial realizar un análisis exhaustivo de las razones del fracaso, documentar las lecciones aprendidas y determinar los componentes salvables o los posibles ajustes para futuros proyectos.
Veamos ahora los pasos que hay que dar para cerrar un proyecto.
5 pasos para completar el proceso de cierre de un proyecto
He aquí cinco pasos para la gestión de proyectos que deben seguir los equipos al cerrar un proyecto y obtener el visto bueno de clientes y partes interesadas.
1. Ejecutar las tareas completadas
En las fases finales de cualquier proyecto siempre hay que cerrar los cabos sueltos.
Se habrán completado las entregas más importantes del proyecto, así que asegúrese de que no se han pasado por alto los elementos de acción y las metas más pequeñas. Esto podría incluir lo siguiente:
- Activos y productos auxiliares
- Documentación del proyecto y, en el caso de productos de software, guías de productos
- Cualquier formación que deba impartirse
- Se han transferido los archivos y la propiedad intelectual que el cliente posee al completar el proyecto
- Facturas enviadas y pagadas
- Cualquier otra tarea de administrador que sea necesario realizar antes de empezar el proceso de cierre del proyecto
2. Consulte el alcance o el resumen del proyecto para asegurarse de que se cumplen las metas
Ahora que ya se han atado todos los cabos sueltos, es el momento de volver a consultar el alcance o el resumen original para evaluar si se han cumplido las metas.
El intento correcto de un proyecto se mide en función de numerosos criterios e indicadores clave de rendimiento. En general, la mayoría de los proyectos se evalúan en función de un puñado de métricas básicas:
- ¿Hemos cumplido las expectativas del cliente?
- ¿Se ha cerrado el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?
- ¿Está satisfecho el cliente con la calidad y con la aprobación de los resultados?
- ¿Se han alcanzado las metas y objetivos empresariales y operativos?
Siempre que el equipo de gestión y el equipo de gestión de proyectos implicados puedan responder afirmativamente a la mayoría⏤ idealmente, a todas⏤ de estas preguntas, entonces ha sido un éxito. Alcanzar los objetivos en un proyecto podría ser útil si desea volver a trabajar con la misma organización en un nuevo proyecto. 🛠️
Aproveche la vista Tablero en la plantilla Plantilla de lecciones aprendidas para la gestión de proyectos de ClickUp para revisar, documentar, seguir y organizar las lecciones aprendidas en proyectos anteriores
Por eso un rendimiento post mortem y proceso de cierre del proyecto es muy valioso. Puede utilizar este tiempo para revisar los resultados y las lecciones aprendidas con el cliente, así como internamente.
Un gestor de proyectos también puede utilizar esta información para una reunión interna de aprendizaje de 360 grados, de modo que las lecciones prácticas puedan aplicarse a futuros documentos, flujos de trabajo y procesos del proyecto.
Los miembros del equipo agradecerán los comentarios y la orientación sobre el rendimiento del proyecto para hacerlo aún mejor la próxima vez.
3. Completar un informe al cliente y una reunión interna de aprendizaje de 360 grados
Los informes son una de las partes más útiles del proceso de cierre. Un gestor de proyectos debe dedicar tiempo a dos de ellas: una reunión interna de información, también conocida como reunión de aprendizaje de 360 grados, y una reunión de información y entrega al cliente.
Procure celebrar la reunión interna por teléfono o en persona antes de hablar con el cliente. De este modo, todos los participantes en los procesos de gestión de proyectos estarán en la misma página.
Si algo salió mal durante la fase de cierre del proyecto, es útil saber quién asume la propiedad de los errores y cómo se resolvieron los problemas.
Los gestores de proyectos deben aprovechar este tiempo para revisar todo el proceso con el equipo del proyecto, de principio a fin, incluidos los hitos clave.
Durante la reunión de 360 grados, sea sincero consigo mismo y con el equipo del proyecto. Pregúntese a sí mismo:
- ¿Qué salió mal?
- ¿Qué ha ido bien?
- ¿Se han utilizado eficazmente los recursos del proyecto?
- ¿Hasta qué punto ha conseguido el equipo cumplir el plan del proyecto?
- ¿Qué hemos aprendido?
- ¿Qué podemos hacer mejor la próxima vez?
ClickUp Docs permite formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar con más eficacia
Documente los resultados de la reunión interna para estar mejor preparado para la fase de cierre del proyecto con el cliente.
La mayoría de los clientes harán preguntas similares a las de la lista anterior. Además, querrán evaluar los resultados y entregables en relación con el alcance, las instrucciones iniciales, las metas y los objetivos.
Las partes interesadas y los directivos que miden el intento correcto del proyecto quieren asegurarse de que han recibido lo que han pagado. Si quieres ser minucioso, redacta todo esto en un informe de cierre del proyecto para que puedan compararlo con el plan del proyecto.
**CONSEJO PROFESIONAL ¿Qué pasa si un proyecto no ha salido exactamente como estaba planeado? Documentar lo ocurrido y por qué es crucial. Durante un proyecto, registra siempre todo lo que ocurra en tu software de gestión de proyectos, anota las reuniones y llamadas, y guarda también copias de los correos electrónicos en tu plataforma. Así los clientes no podrán impugnar las facturas durante el proceso de cierre del proyecto.
4. Asegúrate de que la documentación está completada y los traspasos terminados
¿Tiene un plan para la entrega de un proyecto? Si es así, ahora es el momento de poner en marcha este plan como parte del proceso de cierre. Si no es así, el gestor de proyectos debería elaborar un plan.
En esta fase del cierre del proyecto, a menudo se trata simplemente de asegurarse de que los documentos, archivos y otros activos se entregan al cliente como se esperaba. En el caso de proyectos más complejos, como software y aplicaciones, el ciclo de vida final del proyecto puede incluir pruebas, formación y depuración.
Cuando se entrega cualquier cosa, desde un sitio web hasta un software, el cliente necesita saber cómo funciona. De lo contrario, es como pagar por un coche que no sabes conducir. Para ello, asegúrese de haber dado al cliente todo lo que necesita:
- Acceso a nivel de administrador a los entregables del proyecto
- Documentación y manuales
- Formación o materiales de formación
- Propiedad intelectual y otros activos
- Acceso a compatibilidad continua según sea necesario
Los traspasos son útiles para establecer una confianza a largo plazo. Será más fácil conseguir futuros proyectos sabiendo que se ha cerrado uno con éxito. Un informe de cierre del proyecto puede ser útil para ayudar a conseguir el siguiente proyecto de la misma empresa.
Y un traspaso sin contratiempos da como resultado clientes más satisfechos, menos preguntas tras el cierre y la posibilidad de conseguir trabajo. Marque la lista de control de cierre del proyecto en su herramienta de documentación de proyectos para saber que está terminado.
5. Da las gracias a todos los participantes y disuelve el equipo del proyecto
Con el cliente contento, el proyecto completado, la entrega terminada y los documentos del proyecto entregados, solo queda dar las gracias a todos y disolver el equipo del proyecto. 🙌
Como gestor del proyecto, asegúrate de que todos los miembros del equipo sepan lo bien que lo han hecho. Internalice las lecciones. Acuérdate de documentar los cambios en el proceso y el flujo de trabajo que quieras aplicar en futuros proyectos.
Lo mismo ocurre con los logros, atajos o nuevas herramientas que se prueben. Si has encontrado algo que te ayudará a entregar el trabajo futuro de forma más eficiente, entonces puedes incorporar todo lo que has aprendido a los flujos de trabajo y procesos en el futuro.
Ahora puede reasignar a los miembros del equipo a otros proyectos, tareas y clientes.
Para facilitar la gestión de proyectos, hemos elaborado esta lista de cinco plantillas de cierre de proyectos que merece la pena guardar.
5 útiles plantillas de cierre de proyectos
Las plantillas son útiles para numerosos escenarios, flujos de trabajo y procesos de gestión de proyectos. Son especialmente valiosas cuando se pueden integrar con software de gestión de proyectos, como por ejemplo ClickUp .
1. Plantilla de vista Lista de cierre de proyecto ClickUp
Una versión vista lista de la plantilla de cierre de proyecto ClickUp
Utilice esta sencilla Plantilla de vista Lista de cierre de proyecto de ClickUp para llevar un seguimiento de todo.
Con una serie de campos personalizados y estados, puede añadir esta plantilla a ClickUp y convertirla en su método de referencia para cierres de proyectos sencillos.
Viene equipada con distintos tipos de vista, como Gantt, Tablero y Cronograma. De modo que, sea cual sea la forma en que su equipo prefiera ver y trabajar con los cronogramas de los proyectos, puede configurarla fácilmente según sus preferencias.
2. Plantilla de vista de tarea de cierre de proyecto ClickUp
Una vista de tareas del proceso de cierre de proyectos con ClickUp
En Plantilla de vista de la tarea de ClickUp de cierre del proyecto es como una simple lista de tareas pendientes del proyecto que puede utilizar en ClickUp. Utilícela como lista de control del cierre de su proyecto para asegurarse de que captura todos los cabos sueltos.
Añada la plantilla y vea todo el proyecto (o una serie de subtareas) de uno en uno los elementos de la lista de tareas pendientes. Márcalos a medida que avanzas, así de sencillo: ¡además de hacer el trabajo, claro! 👀
3. Plantilla ClickUp 4Ls Retro
Adopte un enfoque retro de las retrospectivas con esta plantilla 4L
Para aquellos que quieran ser un poco más expresivos con las tareas de cierre del proyecto, aquí está la plantilla Plantilla ClickUp 4Ls Retro .
Tu equipo puede decir lo que amó, anheló, aborreció y aprendió de un proyecto. Esta plantilla viene completada con espacio para profundizar en las lecciones aprendidas por el equipo.
Merece la pena rellenar las cuatro "L", sobre todo cuando los proyectos son más complicados, para que el equipo se sienta comprendido, el gestor del proyecto tenga en cuenta los comentarios y se puedan aprovechar las valiosas lecciones para el trabajo futuro.
4. Plantilla de Formulario ClickUp Feedback
Recopile y mejore los comentarios de sus clientes con nuestra plantilla de formulario de comentarios personalizada para organizar los comentarios en un solo lugar y obtener mejores perspectivas
En Plantilla de Formulario de Comentarios de ClickUp es útil para recoger las vistas de los clientes cuando un proyecto está completado y firmado. Puede utilizarla para recoger opiniones internas e incluso testimonios de clientes.
Los clientes suelen dar su opinión en las reuniones informativas. Aunque sean negativas, merece la pena dejar constancia de ellas para integrarlas en el aprendizaje futuro.
Las opiniones y los testimonios positivos son aún más valiosos. Publíquelos en Internet con el permiso de su cliente. Recopile estos comentarios con la plantilla de comentarios digitales de ClickUp e integre estas lecciones en su herramienta de gestión de proyectos de confianza.
5. Plantilla de traspaso de proyectos ClickUp
Una plantilla de traspaso es esencial para el cierre de cualquier proyecto
¿Necesita poner en práctica una traspaso de proyectos ¿pero no sabe por dónde empezar?
No se preocupe si no tiene uno en sus procedimientos operativos estándar. Le ayudamos con el
/ref/ https://clickup.com/templates/project-handover-kkmvq-6148184 Plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp /%href/
.
Incluya en este documento todos los detalles importantes para que el traspaso se realice con éxito. Incluya datos esenciales como nombres de usuario y enlaces a carpetas, documentación, manuales de formación y cualquier otra cosa que el cliente vaya a necesitar después del traspaso.
Mantenga todos sus proyectos en marcha y evite costosos retrasos o errores de comunicación. Con la plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp, dispondrá de una solución todo en uno para que todos los miembros del equipo implicados lleven a cabo los procesos sin problemas.
Agilice el cierre de proyectos con el software de gestión de proyectos
Las plantillas y los procesos son un valioso ahorro de tiempo herramientas organizativas al repasar la lista de control de cierre de un proyecto y los elementos de acción, tales como:
- ¿Se han completado todas las tareas?
- ¿Se han aprobado todos los productos y entregables internamente y por parte del cliente?
- ¿Se ha terminado la entrega y se ha impartido formación al cliente?
- ¿Se ha cerrado el proyecto?
- ¿Se han terminado todas las tareas de cierre del proyecto y han sido aprobadas por la dirección?
Pero para que este proceso sea más fluido para todos, se necesita un software de productividad que gestione todo el ciclo de vida del proyecto. Con el software de productividad, todo el equipo del proyecto está al día en sus tareas y es responsable de ellas.
Si se les da acceso, los clientes también pueden aportar sus ideas, comentarios y recursos para garantizar que el proyecto se entregue y cierre con éxito. Regístrese hoy mismo para obtener una cuenta ClickUp gratuita para ocuparse de todo el ciclo de vida del proyecto con una potente suite de software, haciendo que el cierre de los proyectos sea un proceso más sencillo para todos.