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El cierre de un proyecto es una parte integral de la gestión de proyectos. Es la fase final en la que se comprueban los resultados con respecto a los KPI y el alcance, se atan los cabos sueltos, se aprenden las lecciones, se completa el traspaso y se da por terminado el proyecto.
En muchos sentidos, el cierre de un proyecto es tan importante como la reunión inicial y el alcance del trabajo (SOW). Es algo para lo que los gestores deben reservar tiempo, a fin de garantizar que los resultados del proyecto se hayan completado según lo previsto y que el proyecto se haya ejecutado con éxito.
En esta publicación, le guiaremos paso a paso por el proceso de cierre de un proyecto y le proporcionaremos cinco prácticas plantillas que puede utilizar para optimizar el proceso de cierre de proyectos de su equipo.
¿Qué es el cierre de un proyecto?
Tanto si se trata de un proyecto interno como si se lleva a cabo en colaboración con un tercero, como una empresa de desarrollo de software o una agencia de marketing, siempre debe concluir con una fase de cierre del proyecto.
El cierre del proyecto es la fase final y crítica del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Marca el final de un proyecto, el último indicador clave de rendimiento antes de que los resultados puedan empezar a tener un impacto en la organización.
Por ejemplo, si el objetivo es implementar un nuevo software de gestión de relaciones con los clientes en una corporación, esto puede llevar tiempo, especialmente si participan proveedores o consultores externos.
Sin embargo, vale la pena dedicarle el tiempo necesario: la mayoría de los proyectos (de cualquier tamaño) se desarrollan con mucha más fluidez cuando se cuenta con un software de gestión de proyectos que mantiene a todos concentrados en sus tareas y en sintonía.
¿Por qué es importante el cierre del proyecto?
Un cierre eficaz de los proyectos puede ayudar a definir la cultura de un equipo. Todo lo que un miembro del equipo o el responsable del proyecto aprende al implementar y entregar un proyecto, tanto los éxitos como los fracasos, puede aplicarse a proyectos futuros.
Es igualmente importante asegurarse de que la documentación, los activos y otros entregables se transfieran al cliente y se aprueben. De lo contrario, el cliente podría decir que el proyecto no se completó según lo esperado, especialmente si esos activos se incluyeron en el contrato.
El cierre de un proyecto implica responder a una serie de preguntas para garantizar que todo quede resuelto, entre ellas:
- ¿Se han cumplido las metas y los objetivos?
- ¿Está el cliente satisfecho con la documentación y los resultados del proyecto?
- ¿El proyecto fue completado correctamente, a tiempo y dentro del presupuesto?
- ¿Hay alguna lección que aprender de los cuellos de botella o los problemas surgidos durante el proceso que pueda ser útil para futuros equipos de proyecto?
- ¿Están satisfechos los altos directivos, gerentes y otras partes interesadas con los resultados del proyecto?
- ¿Qué retorno de la inversión se puede esperar o qué retorno de la inversión experimentará el cliente tras el cierre de un proyecto?
- Para futuras referencias: ¿mereció la pena el tiempo, el esfuerzo y el dinero invertidos?
- Ahora que se ha entregado, ¿los interesados y el personal que utilizará el producto (por ejemplo, una nueva aplicación de software) lo conocen y han recibido la formación necesaria?
La forma de responder a estas preguntas depende de si se trata de un proyecto interno o para un cliente. Cada parte abordará este proceso de gestión de proyectos de forma diferente.
El cierre de un proyecto es importante porque determina si el proyecto ha sido un éxito o un fracaso y qué se puede aprender de él. Con demasiada frecuencia, los proyectos solo se evalúan en función de los estándares de presupuesto y plazos.
El éxito no se mide solo con números. ¿Cumplimos con los estándares de calidad? ¿Superamos nuestras metas de empresa? Estos factores son muy importantes si quieres que el proyecto sea un éxito rotundo.
Tipos de cierre de proyectos
Existen varios tipos de cierre de proyectos que se pueden implementar en función de las circunstancias y los objetivos específicos del proyecto. Estos son algunos de los tipos más comunes:
- Cierre normal: Este es el tipo de cierre de proyecto estándar y más común, en el que el proyecto se completa según lo planificado, se producen todos los entregables y se alcanzan todos los objetivos y metas. El equipo del proyecto concluye todas las tareas pendientes, lleva a cabo las revisiones y aprobaciones finales y cierra formalmente el proyecto.
- Cierre prematuro: si utiliza un software de gestión de proyectos, esto significa que podrá marcar todos los elementos como completados. Desgraciadamente, no todas las fases de cierre de proyectos terminan así. Algunos proyectos se cierran antes de que puedan ponerse en marcha. Cuando un proyecto se cancela justo antes de comenzar, se conoce como cierre prematuro.
- Cierre parcial: A veces, un proyecto puede cerrarse parcialmente cuando se han completado con éxito ciertos componentes o fases, pero otros aún están en curso. Este tipo de cierre permite un enfoque por fases, en el que se cierran las partes completadas mientras continúa el trabajo restante. Ayuda a gestionar las dependencias y a priorizar los recursos de forma eficaz.
- Cierre de consolidación: en los casos en los que se ejecutan simultáneamente varios proyectos relacionados, se puede realizar un cierre de consolidación. Esto implica consolidar los resultados, los aprendizajes y los recursos de varios proyectos en un único proceso de cierre. Ayuda a garantizar la coherencia, la transferencia de conocimientos y la utilización eficiente de los recursos en todos los proyectos.
- Cierre por suspensión: si un proyecto debe suspenderse temporalmente debido a factores externos o limitaciones operativas, se lleva a cabo un cierre por suspensión. El proyecto se pone en espera hasta que las circunstancias permitan reanudarlo. Durante el cierre, el equipo documenta el estado del proyecto, los recursos y cualquier acción necesaria que se requiera al reanudarlo.
- Cierre fallido: Por desgracia, no todos los proyectos tienen éxito. Se produce un cierre fallido cuando un proyecto no logra alcanzar sus metas o producir los resultados deseados. En tales casos, el proyecto se cierra sin haber cumplido las metas previstas. Es fundamental realizar un análisis exhaustivo de las razones del fracaso, documentar las lecciones aprendidas y determinar los componentes que se pueden recuperar o los posibles ajustes para proyectos futuros.
Ahora veamos los pasos que hay que seguir al cerrar un proyecto.
5 pasos para completar el proceso de cierre del proyecto
A continuación se indican cinco pasos que deben seguir los equipos de gestión de proyectos al cerrar un proyecto y obtener la aprobación de los clientes y las partes interesadas.
1. Implemente tareas de finalización
Siempre hay cabos sueltos que atar durante las fases finales de cualquier proyecto.
Los principales resultados del proyecto ya se habrán completado, así que asegúrese de que no se hayan pasado por alto los elementos y las metas más pequeños. Esto podría incluir lo siguiente:
- Activos auxiliares y entregables
- Documentación del proyecto y, en el caso de entregables de software, guías de producto.
- Cualquier formación que sea necesario impartir
- Los archivos y la propiedad intelectual que pertenecen al cliente al completar el proyecto se han transferido.
- Facturas enviadas y pagadas
- Cualquier otra tarea administrativa pendiente que sea necesario realizar antes de poder iniciar el proceso de cierre del proyecto.
2. Consulte el alcance o el resumen del proyecto para asegurarse de que se cumplen las metas.
Ahora que se han resuelto todos los cabos sueltos, es el momento de volver a revisar el alcance o el resumen original para evaluar si se han cumplido las metas.
El éxito de un proyecto se mide en función de numerosos criterios e indicadores clave de rendimiento. A alto nivel, la mayoría de los proyectos se evalúan en función de una serie de métricas básicas:
- ¿Hemos cumplido con las expectativas del cliente?
- ¿El proceso de cierre del proyecto se realizó a tiempo y dentro del presupuesto?
- ¿Está el cliente satisfecho con la calidad y dispuesto a aprobar los resultados?
- ¿Se han alcanzado las metas y objetivos empresariales y operativos?
Si el equipo directivo y el equipo de gestión de proyectos pueden responder afirmativamente a la mayoría de estas preguntas (lo ideal sería a todas), entonces el proyecto habrá sido un éxito. Alcanzar los objetivos de un proyecto puede ser útil si desea volver a trabajar con la misma organización en un nuevo proyecto. 🛠️
Por eso es tan valioso el proceso de análisis posterior al cierre del proyecto. Puede aprovechar este momento para revisar los resultados y las lecciones aprendidas con el cliente, así como a nivel interno.
Un gestor de proyectos también puede utilizar esta información para una reunión interna de aprendizaje de 360 grados, de modo que las lecciones prácticas se puedan aplicar a futuros documentos, flujos de trabajo y procesos del proyecto.
Los miembros del equipo agradecerán los comentarios y las indicaciones sobre el rendimiento del proyecto para hacerlo aún mejor la próxima vez.
3. Complete un informe para el cliente y una reunión interna de aprendizaje de 360 grados.
Las reuniones informativas son una de las partes más útiles del proceso de cierre. El gestor del proyecto debe dedicar tiempo a dos de ellas: una reunión informativa interna, también conocida como reunión de aprendizaje de 360 grados, y una reunión informativa con el cliente y de traspaso.
Intente celebrar la sesión interna, ya sea por teléfono o en persona, antes de hablar con el cliente. De esta forma, todos los participantes en los procesos de gestión de proyectos estarán en sintonía.
Si algo salió mal durante la fase de cierre del proyecto, es útil saber quién se hace responsable de los errores y cómo se resolvieron los problemas.
Los gestores de proyectos deben aprovechar este momento para revisar todo el proceso con el equipo del proyecto, de principio a fin, incluyendo los hitos clave.
Durante la reunión de 360 grados, sea sincero consigo mismo y con el equipo del proyecto. Pregúntese:
- ¿Qué salió mal?
- ¿Qué ha salido bien?
- ¿Se han utilizado eficazmente los recursos del proyecto?
- ¿En qué medida ha tenido éxito el equipo en el cumplimiento del plan del proyecto?
- ¿Qué hemos aprendido?
- ¿Qué podemos mejorar la próxima vez?
Documente los resultados de la reunión interna para estar mejor preparado para la reunión informativa con el cliente sobre la fase de cierre del proyecto.
La mayoría de los clientes harán preguntas similares a las enumeradas anteriormente en la lista. Además, querrán evaluar los resultados y los entregables en función del alcance, el briefing inicial, las metas y los objetivos.
Las partes interesadas y los altos directivos que evalúan el éxito de un proyecto quieren, en última instancia, asegurarse de que han obtenido lo que pagaron. Si quieres ser minucioso, redacta todo esto en un informe de cierre del proyecto para que puedan compararlo con el plan del proyecto.
CONSEJO PROFESIONAL ¿Qué pasa si un proyecto no ha salido exactamente como estaba previsto? Es fundamental documentar lo que ha ocurrido y por qué. Durante un proyecto, registre siempre todo lo que ocurre en su software de gestión de proyectos, grabe las reuniones y las llamadas, y guarde también copias de los correos electrónicos en su plataforma. De este modo, los clientes no podrán disputar las facturas durante el proceso de cierre del proyecto.
4. Asegúrese de que la documentación esté completada y de que los traspasos estén terminados.
¿Tiene un plan para el traspaso de un proyecto? Si es así, ahora es el momento de ponerlo en marcha como parte del proceso de cierre. Si no es así, el director del proyecto debe elaborar un plan.
En esta fase del cierre del proyecto, a menudo solo hay que asegurarse de que los documentos, archivos y otros activos se entreguen al cliente según lo previsto. En el caso de proyectos más complejos, como software y aplicaciones, el ciclo de vida final del proyecto puede incluir pruebas, formación y depuración.
Al entregar cualquier producto, desde un sitio web hasta un software, el cliente necesita saber cómo funciona. De lo contrario, es como pagar por un coche que no se puede conducir. Como parte de esto, asegúrese de haberle dado al cliente todo lo que necesita:
- Acceso de nivel de administrador a los resultados del proyecto.
- Documentación y manuales
- Formación o materiales de formación
- Propiedad intelectual y otros activos
- Acceso a soporte continuo según sea necesario.
Las entregas son útiles para establecer una confianza a largo plazo. Será más fácil conseguir proyectos futuros sabiendo que ha cerrado uno con éxito. Un informe de cierre de proyecto puede ser útil para ayudar a asegurar el próximo proyecto de la misma empresa.
Un traspaso fluido se traduce en clientes más satisfechos, menos preguntas tras el cierre y la posibilidad de garantizar la continuidad del trabajo. Marque la lista de control de cierre del proyecto en su herramienta de documentación de proyectos para saber que está todo terminado.
5. Agradezca a todos los participantes y disuelva el equipo del proyecto
Con el cliente satisfecho, el proyecto completado, el traspaso terminado y los documentos del proyecto entregados, solo queda dar las gracias a todos y disolver el equipo del proyecto. 🙌
Como gestor del proyecto, asegúrese de que todos los miembros del equipo sepan cuál ha sido su rendimiento. Interiorice las lecciones aprendidas. Recuerde documentar los cambios en el proceso y el flujo de trabajo que desee implementar en futuros proyectos.
Lo mismo ocurre con cualquier logro, atajo o nueva herramienta que se pruebe. Si ha encontrado algo que le ayudará a realizar el trabajo futuro de forma más eficiente, puede incorporar todo lo que ha aprendido en los flujos de trabajo y procesos futuros.
Ahora puede reasignar a los miembros del equipo a otros proyectos, tareas y clientes.
Para facilitar la gestión de proyectos, hemos recopilado esta lista de cinco plantillas para el cierre de proyectos que vale la pena guardar.
5 plantillas útiles para el cierre de proyectos
Las plantillas son útiles para numerosos escenarios, flujos de trabajo y procesos de gestión de proyectos. Son especialmente valiosas cuando se pueden integrar con software de gestión de proyectos, como ClickUp.
1. Plantilla de vista Lista de cierre de proyectos de ClickUp
Utilice esta sencilla plantilla de vista Lista de cierre de proyectos de ClickUp para llevar un control de todo.
Con una variedad de campos personalizados y estados, puede añadir esta plantilla a ClickUp y convertirla en su método preferido para cerrar proyectos de forma sencilla.
Incluye diferentes tipos de vista, como diagrama de Gantt, vista Tablero y cronograma. Así, independientemente de la forma en que su equipo prefiera ver y trabajar con los cronogramas del proyecto, se puede configurar fácilmente según sus preferencias.
2. Plantilla de vista de tareas de cierre de proyectos de ClickUp
La plantilla de vista de tareas de cierre de proyectos de ClickUp es como una sencilla lista de tareas pendientes que puede utilizar en ClickUp. Utilícela como lista de control para el cierre de proyectos y asegúrese de que no se le escapa ningún detalle.
Añada la plantilla y vea todo el proyecto (o una serie de subtareas) elemento por elemento en la lista de tareas pendientes. Márquelos a medida que los vaya completando, así de sencillo, ¡aparte de hacer el trabajo, claro! 👀
3. Plantilla retro 4Ls de ClickUp
Para aquellos que quieran ser un poco más expresivos con las tareas de cierre de proyectos, aquí tienen la plantilla ClickUp 4Ls Retro.
Tu equipo puede expresar lo que le ha gustado, lo que ha echado en falta, lo que ha detestado y lo que ha aprendido de un proyecto. Esta plantilla incluye espacio para profundizar en las lecciones que ha aprendido el equipo.
Vale la pena completar las cuatro «L», especialmente cuando los proyectos son más desafiantes, para que el equipo se sienta comprendido, el gestor del proyecto recopile comentarios y se puedan aplicar lecciones valiosas para trabajos futuros.
4. Plantilla de formulario de comentarios de ClickUp
La plantilla de formulario de comentarios de ClickUp es útil para recopilar las opiniones de los clientes cuando un proyecto se ha completado y aprobado. Puede utilizarla para comentarios internos e incluso para testimonios de clientes.
Los clientes suelen dar su opinión en las llamadas de informe. Aunque sea negativa, vale la pena dejar constancia de ella para poder integrarla en los aprendizajes para el futuro.
Los comentarios positivos y los testimonios son aún más valiosos. Publíquelos en línea con el permiso de su cliente. Recopile estos comentarios con la plantilla digital de comentarios de ClickUp e incorpore estas lecciones a su herramienta de gestión de proyectos de confianza.
5. Plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp
¿Necesita implementar un traspaso de proyectos, pero no sabe por dónde empezar?
No se preocupe si no tiene una en sus procedimientos operativos estándar. Le ofrecemos la plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp.
Incluya todos los detalles importantes en este documento para que la entrega sea un éxito. Incluya elementos esenciales como datos de inicio de sesión y enlaces a carpetas, documentación, manuales de formación y cualquier otra cosa que el cliente pueda necesitar después de la entrega.
Mantenga todos sus proyectos en marcha y evite costosos retrasos o malentendidos. Con la plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp, dispondrá de una solución integral para que todos los miembros del equipo involucrados disfruten de procesos fluidos.
Optimice los cierres de proyectos con el software de gestión de proyectos.
Las plantillas y los procesos son herramientas organizativas muy útiles que permiten ahorrar tiempo al revisar la lista de control y los elementos a tomar para cerrar un proyecto, tales como:
- ¿Las tareas se han completado?
- ¿Se han aprobado todos los resultados y entregables internamente y por parte del cliente?
- ¿Hemos terminado el traspaso y la formación correspondiente para el cliente?
- ¿El proyecto ha sido cerrado?
- ¿Todas las tareas de cierre del proyecto han sido terminadas y aprobadas por la dirección?
Pero para que este proceso sea más fluido para todos, necesita un software de productividad que le permita gestionar todo el ciclo de vida del proyecto de principio a fin. Con un software de productividad, todo el equipo del proyecto se mantiene centrado en sus tareas y responsable de ellas.
Si les da acceso, los clientes también pueden aportar sus opiniones, ideas, comentarios y recursos para garantizar que el proyecto se entregue y cierre con éxito.
Regístrese hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp y gestione todo el ciclo de vida del proyecto con un potente paquete de software, lo que facilitará el proceso de cierre de proyectos para todos.