Las herramientas que te ayudan a organizarte son como las malas hierbas: cada día aparecen nuevas.
Si quieres organizarte, puedes probar una herramienta diferente de domingo a sábado y no acercarte a tu meta.
Parte del uso de herramientas y técnicas depende de tu mentalidad. Tienes que trabajar la herramienta para que la herramienta trabaje para ti.
¿Qué quiero decir con esto?
Significa intentarlo de verdad, añadiendo tus tareas, notas, planes y recordatorios para ver si funciona.
Algunas personas prefieren organizarse con apps sólo digitales otros prefieren herramientas analógicas combinadas con opciones digitales.
Pero la meta de cualquier herramienta -digital o analógica- es ayudarte a hacer un seguimiento de todo.
A veces cada uno tenemos nuestras preferencias al respecto.
La clave es no dejar que nada se nos escape.
Personalmente, utilizo una combinación de herramientas digitales y analógicas, y a continuación destacaré algunas de ellas.
Herramientas de organización digitales imprescindibles
1) Software de gestión de proyectos como ClickUp¿Cómo consigue ClickUp
¿Qué lo diferencia de todos los demás? herramientas de productividad y sistemas de gestión de proyectos?
- Flexibilidad y personalización
- Diseñado para trabajar en toda la organización
- Pruebe cascada, ágil y todo lo que haya entre medias
A otros les gusta como herramienta de gestión de tareas personales o para el Terminada la tarea metodología.
bonificación:**_
el sistema de gestión de la información https://clickup.com/es-ES/blog/70076/aplicaciones-gtd/ software GTD software GTD
!
La implantación de un sistema de gestión de proyectos de primera categoría también le ayudará con su planificación estratégica, ya que podrá correlacionar metas, comprender recursos e interpretar estimaciones de tiempo de un solo vistazo.
¿Otra razón por la que tantos usuarios adoran ClickUp?
ClickUp cuenta con un calendario de lanzamiento de funciones que no tiene parangón en el sector. En un corto periodo de tiempo, ClickUp ha construido múltiples vistas en su producto, incluidas una vista Lista, una vista Tablero y una vista Tiempo, que permiten añadir tareas en un abrir y cerrar de ojos.
ClickUp añade continuamente funciones especiales que encantan a los usuarios, como:
- Modo oscuro
- Múltiples personas asignadas
- Comentarios asignados
- Bloc de notas
- Control de tiempo, gestión de tareas por correo electrónico, capturas de pantalla y mucho más.
ClickUp sigue mejorando mientras mantiene grandes ofertas para sus planes gratuitos/a y premium para siempre.
**Otras opciones
2) Almacenamiento en la nube de documentos como Dropbox
Dropbox te permite almacenar informes, informes de equipo de ventas o nuevos materiales. Lo que me gusta de Dropbox es que es fácil cambiar entre tus archivos personales y profesionales con solo unos clics.
Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal a veces significa eliminar los puntos de fricción entre ambos, y Dropbox definitivamente lo hace.
¿Otra ventaja? Los usuarios pueden revisar los documentos, añadiendo sus propios comentarios y comentando entre ellos si tienen alguna duda. Es parte de tener un intento correcto gestión del flujo de trabajo .
Dropbox también
justo dentro de ClickUp, lo que le permite enlazar sus documentos directamente a la tarea a la que se aplica.
**Otras opciones
3) Apps para tomar notas como Google Keep
La mayoría de los mensajes se deslizan Evernote en esta ranura, pero recientemente he cambiado a Google Keep y no he mirado atrás.
Por supuesto, tiene la facilidad de uso por la que Google es conocido, junto con una conexión (a internet) con el resto de herramientas de G-suite.
Es mucho más fácil organizar las notas en carpetas, y el Web Clipper puede ayudarte a coger URLs o notas de tu navegador. Son mejores herramientas que Google Keep, pero la facilidad de uso diario ha hecho que merezca la pena el cambio.
Evernote también ha aumentado sus precios en los últimos años y ha empujado a los usuarios hacia Evernote Business. Antes de dar el salto a Evernote Business, asegúrate de echar un vistazo a
y otras
.
Otras opciones:
- ClickUp : ¡Sí, ClickUp tiene su propio Bloc de notas! Consíguelo con tu cuenta gratuita/a
- Evernote
- Simplenote
4) Software de gestión de procesos de empresa como
He aquí algo que parece aburrido pero que es superútil: la gestión de procesos de empresa.
El software que se encarga de esto le ayuda a automatizar tareas como
y elaboración de informes, eliminando el trabajo manual. Es un trabajo que hay que hacer, pero a la gente no le gusta mucho terminarlo.
Si puedes sistematizarlo, tienes más posibilidades de que sea preciso, puntual y recurrente. Además, el software de gestión de procesos empresariales ayuda en cualquier transición, ya sea que un empleado deje la empresa o que todo un grupo sea reasignado.
Si todos los procesos se capturan y automatizan, es mucho más fácil retomar ese trabajo. También permite calcular indicadores vitales de la empresa como
Calculadora de margen y margen de beneficio.
es una buena opción para esto porque es gratuito/a y se conecta a muchas de las apps que ya utilizas. Establecen plantillas para ti, y luego Process Street puede repetir esas plantillas tantas veces como necesites.
También proporcionan listas de control para que pueda seguir el progreso y el seguimiento. Process Street también tiene formularios que puedes utilizar si necesitas registrar muchos contactos de forma repetida.
Process Street tiene una interfaz muy familiar que parece un documento en blanco. Puedes añadir vídeos o imágenes a lo largo del proceso para mostrar a alguien los pasos exactos que necesita para terminar una tarea.
Otras opciones:
5) Gestión del conocimiento como Notion
Si hace una búsqueda de "gestión del conocimiento", se encontrará rápidamente en dos bandos diferentes.
Uno de ellos será para el servicio de atención al cliente y la información del servicio de asistencia, el otro será para un repositorio interno de documentos, historial y procesos de la empresa.
A
sistema de gestión del conocimiento
es donde los equipos pueden almacenar sus
archivos anteriores o documentos de la empresa. Se trata de un sistema más jerárquico que el almacenamiento en la nube de documentos.
Cuando he utilizado la gestión del conocimiento en el pasado, a menudo la utilizábamos junto con Dropbox o Google Drive. Dropbox y Google Drive eran para documentos activos en revisión y, una vez completados, los trasladábamos a nuestro sistema de gestión del conocimiento.
Al igual que los sistemas de gestión empresarial, estas herramientas se pueden utilizar para mantener los registros de tu empresa de cara al futuro.
es una gran herramienta para esto debido a su simplicidad. Es fácil de
empezar a escribir o añadir una tabla sin pensar demasiado en los molestos menús. Puedes capturar y almacenar la información, y organizarla más tarde si es necesario. Además de las notas de reunión, Notion también proporciona algunas herramientas útiles, como calendarios y listas de tareas pendientes.
Otras opciones:
6) Aplicaciones de Automatización del Trabajo como Zapier
Zapier es como una larga cadena que conecta todo internet.
Tal vez no todo Internet, pero sin duda todas las herramientas de colaboración en el lugar de trabajo que más utilizas. Convierte todas esas pequeñas tareas digitales (como copiar de las Hojas de cálculo de Google) en tareas de automatización.
Han pensado en todas las pequeñas tareas que hay que hacer entre herramientas y han creado formas de que funcionen juntas. Dado que cuentan con miles de herramientas en su ecosistema, es posible realizar una polinización cruzada de herramientas que nunca habrías imaginado.
Tomemos ClickUp como ejemplo. Sí, ClickUp es parte del sistema Zapier e incluso fue nombrado uno de sus
apps de más rápido crecimiento en 2018
¡!
Por ejemplo, si está utilizando una
para marketing, puedes ajustar un Zap para convertir automáticamente cualquier
envío de formulario en una tarea
en ClickUp.
Puede haber diferentes
casos de uso
para eso, ¡pero es genial saber que lo tienes! Eso es un cambio de juego para todo su departamento de marketing.
Otras opciones:
7) Herramientas de mapas mentales como
Las herramientas de mapas mentales son estupendas para plasmar tus ideas sobre el papel (o la pantalla, por así decirlo). Una de las mejores es Bubbl.us. Puedes crear figuras, escribir tus ideas y luego encadenarlas, rellenando cada círculo a medida que avanzas.
Mindmapping es uno de los mejores
y Bubbl.us es una forma rápida de hacerlo.
Otras opciones:
bonificación:**_
el programa de bonificación de LucidChart https://clickup.com/es-ES/blog/34660/consejos-para-la-limpieza-digital/**_ consulta nuestra guía sobre la limpieza digital /%href/
!
Herramientas de organización analógicas imprescindibles
En mi opinión, una de las cosas que se ha perdido en nuestra cultura actual es la recomendación de productos analógicos o físicos junto con esas recomendaciones digitales.
Es mucho más fácil hacer que las herramientas digitales se vuelvan "virales" o algo así, pero ambas se han enfrentado injustamente. Mucha gente utiliza agendas, cuadernos y diarios junto con sus herramientas digitales para hacer su trabajo.
La gente colabora con una mezcla de diferentes herramientas y opciones, incluidas las que puedes tocar. En esta sección, veremos algunas herramientas de productividad analógicas que te ayudarán a mantenerte organizado.
8) Planificador del día como
La agenda Ink + Volt es una de mis favoritas. Es resistente, bonita (pero no corporativa) y se centra claramente en las metas, incluidas las mensuales, semanales y diarias.
Me ofrece una amplia vista de mi vida -desde reuniones de trabajo hasta citas personales- y me ayuda a ajustar mis metas personales y de trabajo. Es una gran combinación para lograr el intento correcto en ambas áreas.
La agenda Ink + Volt también presenta retos mensuales para ayudarte a mejorar tu calidad de vida.
**Otras opciones recomendadas
9) Diario como
¿Qué, no hay Moleskine? No, se acabaron las páginas en blanco y llegaron los puntos. Los que toman notas a conciencia se decantan por esta libreta porque, literalmente, es mucho más fácil conectar los puntos.
Los puntos proporcionan a los escritores una separación natural entre líneas e ideas. También es mucho más fácil crear columnas.
Los puntos también son ideales para
manía.
Otras opciones:
10) Tarjetas índice y notas adhesivas
Si quieres ir a por todas en el sistema de organización analógica, entonces usted necesitará tarjetas de índice y
notas adhesivas
. Te serán útiles para escribir notas rápidas y recordatorios, e incluso para ajustar metas.
Las tarjetas índice no son muy gruesas, así que podrías guardarlas en el dobladillo de tu diario y llevarlas contigo. Las notas adhesivas podrían permanecer junto a tu ordenador y te ayudarán a dejar recordatorios a los demás.
Algunas personas incluso
para crear sus propias
Sistema GTD
que... de nuevo... no recomendaríamos necesariamente.
Las tarjetas índice y las notas adhesivas son geniales para la lluvia de ideas, pero yo no confiaría en ellas para gestionar todos los detalles de un proyecto. En última instancia, no es seguro para tus ideas.
Podrían saltar por los aires, caer en la papelera y ser vaciadas por el personal de limpieza por la noche. Simplemente no tiene sentido.
Pero si voy a comprar tarjetas de índice y notas adhesivas, prefiero las grandes, para poder escribir mucho en ellas.
Opciones:
Conclusión: ¿Qué herramientas organizativas son adecuadas para ti?
Cuando busques herramientas de organización, tendrás que sopesar lo que es adecuado para ti personalmente en comparación con lo que puedes utilizar para tu empresa o lugar de trabajo.
Estas herramientas organizativas pueden ayudarte en ambas circunstancias, sólo depende de si son escalables o no. Un diario te ayudará a organizarte personalmente, pero será difícil compartirlo con tus compañeros de equipo (¡a menos que hagas fotos!).
Las herramientas más colaborativas, como ClickUp, pueden ayudarte a mantener tus propias tareas personales, notas y listas de tareas pendientes, a la vez que compartes tareas e ideas con otros miembros del equipo.
Esto no es tan fácil con notas adhesivas y tarjetas de índice.
**Más recursos de colaboración
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