Las 30 mejores herramientas organizativas para ayudarle de inmediato

Las herramientas que te ayudan a mantenerte organizado son como la mala hierba: cada día aparecen otras nuevas.

Si quieres mantenerte organizado, podrías probar una herramienta diferente cada día de la semana y aún así no acercarte a tu meta.

Parte del uso de herramientas y técnicas es tu mentalidad. Tienes que trabajar con la herramienta para que la herramienta trabaje para ti.

¿Qué quiero decir con eso?

Significa probarlo de verdad, añadir tus tareas, notas, planes y recordatorios para ver si funciona.

Algunas personas prefieren organizarse con aplicaciones exclusivamente digitales; otras prefieren herramientas analógicas combinadas con opciones digitales.

Pero la meta de cualquier herramienta, ya sea digital o analógica, es ayudarte a llevar a cabo el seguimiento de todo.

A veces, cada uno tiene sus propias preferencias al respecto.

La clave es no dejar que nada se te escape.

En mi caso personal, utilizo una combinación de herramientas digitales y analógicas, y a continuación destacaré algunas de ellas.

Herramientas digitales de organización imprescindibles

1) Software de gestión de proyectos como ClickUp

¿Por qué ClickUp recibe críticas tan favorables?

¿Qué lo diferencia de todas las demás herramientas de productividad y sistemas de gestión de proyectos que hay en el mercado?

A otros les gusta como herramienta de gestión de tareas personales o para la metodología Get Things Done.

Bonus: ¡software GTD!

La implementación de un sistema de gestión de proyectos de primera categoría también te ayudará con tu planificación estratégica, ya que podrás correlacionar metas, comprender los recursos e interpretar la duración estimada de un solo vistazo.

¿Otra razón por la que tantos usuarios adoran ClickUp?

ClickUp tiene un calendario de lanzamiento de funciones sin igual en el sector. En poco tiempo, ClickUp ha incorporado múltiples vistas a su producto, incluyendo una vista Lista, una vista Tablero y una vista de tiempo que facilitan la adición de tareas.

ClickUp añade continuamente funciones especiales que encantan a los usuarios, como:

ClickUp sigue mejorando y mantiene sus excelentes ofertas para sus planes premium y gratuitos para siempre.

Otras opciones:

2) Almacenamiento en la nube de documentos, como Dropbox

Informes, presentaciones de ventas o nuevo material promocional: todo se puede almacenar con Dropbox. Lo que me gusta de Dropbox es que es fácil cambiar entre tus archivos personales y profesionales con solo unos pocos clics.

Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal a veces significa eliminar los puntos de fricción entre ambos, y Dropbox sin duda lo consigue.

¿Otra ventaja? Los usuarios pueden revisar documentos, añadir sus propios comentarios y luego intercambiar comentarios si hay alguna pregunta. Es parte de una gestión exitosa del flujo de trabajo.

Dropbox también se integra cómodamente en ClickUp, lo que te permite enlazar tus documentos directamente a la tarea a la que se aplican.

Otras opciones:

3) Aplicaciones para tomar notas como Google Keep

La mayoría de las publicaciones colocarán a Evernote en este puesto, pero recientemente me cambié a Google Keep y no me arrepiento.

Por supuesto, cuenta con la facilidad de uso por la que Google es conocido, además de una conexión con el resto de herramientas de G-suite.

Es mucho más fácil organizar las notas en carpetas, y el recortador web puede ayudarte a capturar URL o notas desde tu navegador. Son herramientas mejores que las que ofrece Google Keep, pero su facilidad de uso diario hizo que, para mí, mereciera la pena el cambio.

Evernote también ha aumentado sus precios en los últimos años y ha empujado a los usuarios hacia Evernote Business. Antes de dar el salto a Evernote Business, asegúrate de consultar las numerosas alternativas y otras aplicaciones para tomar notas.

Otras opciones:

4) Software de gestión de procesos empresariales como Process Street

Aquí hay algo que suena aburrido, pero que es muy útil: la gestión de procesos empresariales.

El software que hace esto te ayuda a automatizar tareas como la introducción de datos y la elaboración de informes, eliminando el trabajo manual. Es un trabajo pendiente, pero a la gente no le gusta hacerlo.

Si puedes sistematizarlo, tendrás más posibilidades de que sea preciso, puntual y recurrente. Además, el software de gestión de procesos empresariales ayuda con cualquier transición, ya sea la salida de un empleado de la empresa o la reasignación de todo un grupo.

Si todos los procesos se registran y automatizan, es mucho más fácil retomar ese trabajo. También te permite calcular indicadores empresariales fundamentales, como el margen y el recargo.

Process Street es una buena opción para esto porque es gratuito y se conecta con muchas de las aplicaciones que ya utilizas. Ellos crean plantillas para ti y, luego, Process Street puede repetir esas plantillas tantas veces como lo necesites.

También proporcionan listas de control para que puedas realizar el seguimiento del progreso y seguir adelante. Process Street también tiene formularios que puedes utilizar si necesitas registrar muchos contactos de forma repetida.

Process Street tiene una interfaz muy familiar que se parece a un documento en blanco. Puedes añadir vídeos o imágenes para mostrar a alguien los pasos exactos que debe seguir para completar una tarea.

Otras opciones:

5) Gestión del conocimiento como Notion

Si buscas «gestión del conocimiento», rápidamente te encontrarás con dos bandos diferentes.

Una de ellas será para el servicio de atención al cliente y la información del servicio de asistencia técnica, y la otra será para un repositorio interno de documentos, historial y procesos de la empresa.

Un sistema de gestión del conocimiento es aquel en el que los equipos pueden almacenar sus notas importantes de reuniones, archivos antiguos o documentos de la empresa. Estos tienen un sistema más jerárquico que el almacenamiento en la nube.

Cuando he utilizado la gestión del conocimiento en el pasado, a menudo la hemos utilizado junto con Dropbox o Google Drive. Dropbox y Google Drive se utilizaban para los documentos activos en revisión y, una vez completados, los trasladábamos a nuestro sistema de gestión del conocimiento.

Al igual que los sistemas de gestión empresarial, estas herramientas pueden utilizarse para llevar un registro de los avances de su empresa.

Notion.so es una herramienta ideal para ello debido a su simplicidad. Es fácil organizar, empezar a escribir o añadir una tabla sin tener que pensar demasiado en menús complicados. Puedes capturar y almacenar la información, y organizarla más tarde si es necesario. Además de las notas de reuniones, Notion también ofrece algunas herramientas útiles, como calendarios y listas de tareas pendientes.

Otras opciones:

6) Aplicaciones de automatización del trabajo como Zapier

Zapier es como una larga cadena que establece la conexión entre todo Internet.

Quizás no todo Internet, pero sí todas las herramientas de colaboración en el trabajo que más utilizas. Convierte todas esas pequeñas tareas digitales (como copiar desde Hojas de cálculo de Google) en tareas automatizadas.

Han pensado en todas las pequeñas tareas que hay que realizar entre herramientas y han creado formas para que funcionen juntas. Como tienen miles de herramientas en su ecosistema, puedes combinar herramientas que nunca habías imaginado.

Tomemos como ejemplo ClickUp. Sí, ClickUp forma parte del sistema Zapier e incluso fue nombrada una de sus aplicaciones de más rápido crecimiento en 2018.

Por ejemplo, si utilizas una página de destino de HubSpot para marketing, puedes configurar un Zap para convertir automáticamente cualquier envío de formulario en una tarea en ClickUp.

Puede haber diferentes casos de uso para ello, pero es genial saber que lo tienes. Es un cambio revolucionario para todo tu departamento de marketing.

Otras opciones:

7) Herramientas de mapas mentales como Bubbl.us

Las herramientas de mapas mentales son ideales para plasmar tus ideas en papel (o en la pantalla, por así decirlo). Una de las mejores es Bubbl.us. Puedes crear figuras, escribir tus ideas y luego unirlas, rellenando cada círculo a medida que avanzas.

El mapa mental es una de las mejores técnicas de lluvia de ideas y Bubbl.us es una forma rápida de hacerlo.

Otras opciones:

Bonus: ¡Echa un vistazo a nuestra guía sobre cómo ordenar tus archivos digitales!

Herramientas analógicas de organización imprescindibles

En mi opinión, una de las cosas que se ha perdido en nuestra cultura actual es la recomendación de productos analógicos o físicos junto con las recomendaciones digitales.

Es mucho más fácil que las herramientas digitales se vuelvan «virales» o algo así, pero ambas han sido injustamente enfrentadas entre sí. Muchas personas utilizan agendas, cuadernos y diarios junto con sus herramientas digitales para realizar su trabajo.

Las personas colaboran utilizando una combinación de diferentes herramientas y opciones, incluidas aquellas que se pueden tocar. En esta sección, veremos algunas herramientas de productividad analógicas que te ayudarán a mantenerte organizado.

8) Agenda diaria como Ink + Volt

La agenda Ink + Volt es una de mis favoritas. Es resistente, tiene un diseño atractivo (pero no corporativo) y está claramente enfocada en las metas, incluidas las mensuales, semanales y diarias.

Me ofrece una vista general de mi vida, desde reuniones de trabajo hasta citas personales, y me ayuda a establecer metas personales y laborales. Es una combinación ideal para alcanzar el éxito en ambos ámbitos.

La agenda Ink + Volt también presenta retos mensuales para ayudarte a mejorar tu calidad de vida.

Otras opciones recomendadas:

9) Diario como Leuchtturm1917

¿Qué, no hay Moleskine? No, las páginas en blanco están pasadas de moda y ahora se llevan los puntos. Los amantes de tomar notas se están pasando a este porque, literalmente, es mucho más fácil conectar los puntos.

Los puntos proporcionan a los escritores una separación natural entre líneas e ideas. También es mucho más fácil crear columnas.

Esos puntos también son ideales para la moda del bullet journaling.

Otras opciones:

10) Tarjetas y notas adhesivas

Si quieres apostar por un sistema de organización analógico, necesitarás tarjetas y notas adhesivas. Te resultarán muy útiles para escribir notas rápidas y recordatorios, e incluso para fijar metas.

Las tarjetas no son muy gruesas, por lo que puedes guardarlas en el dobladillo de tu diario y llevarlas contigo. Las notas adhesivas pueden quedarse junto a tu ordenador y te ayudan a dejar recordatorios para otras personas.

Algunas personas incluso utilizan tarjetas para crear su propio sistema GTD, lo cual... de nuevo... no es algo que recomendemos necesariamente.

Las tarjetas y las notas adhesivas son ideales para generar ideas y hacer lluvias de ideas, pero yo no confiaría en ellas para gestionar realmente todos los detalles de tu proyecto. Al fin y al cabo, no es seguro para tus ideas.

Podrían volar, caer en la papelera y luego ser vaciadas por el personal de limpieza por la noche. Simplemente no tiene sentido.

Pero si voy a comprar tarjetas y notas adhesivas, prefiero las grandes, para poder escribir mucho en ellas.

Opciones:

Conclusión: ¿Qué herramientas de organización son las adecuadas para ti?

Cuando busques herramientas de organización, tendrás que encontrar el equilibrio entre lo que es adecuado para ti personalmente y lo que puedes utilizar para tu empresa o lugar de trabajo.

Estas herramientas de organización pueden ayudarte en ambas circunstancias, solo depende de si se pueden adaptar o no. Un diario te ayudará a mantenerte organizado personalmente, pero será difícil que se realice un uso compartido de él con tus compañeros de equipo (¡a menos que hagas fotos!).

Las herramientas más colaborativas, como ClickUp, pueden ayudarte a mantener tus propias tareas personales, notas y listas de tareas pendientes, al tiempo que realizas un uso compartido de tareas e ideas con otros miembros del equipo.

No es tan fácil hacerlo con notas adhesivas y tarjetas.

Más recursos de colaboración: