Las mejores alternativas y competidores de Confluence en 2025

A lo largo de mi jornada laboral, hablo con nuestros clientes nuevos y existentes sobre sus necesidades y retos en materia de gestión de proyectos.

Una cosa que se menciona con frecuencia es lo mucho que ha evolucionado la colaboración en equipo en los últimos años. Las empresas están adoptando la cultura del teletrabajo, en la que los equipos deben estar en sintonía, incluso cuando no se encuentran necesariamente en la misma ubicación.

Herramientas como Confluence eran excelentes en 2014, pero hoy en día las empresas ya no confían tanto en el software heredado/a.

Por eso he recopilado una lista de alternativas a Confluence para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. Mi equipo y yo hemos probado exhaustivamente estas herramientas para ver cómo se comportan frente a Confluence en diferentes casos de uso.

¡Empecemos!

Limitaciones de Confluence

He encontrado bastantes problemas al usar Confluence para mi trabajo. Algunos de los más importantes son:

Teniendo en cuenta estos problemas recurrentes, he seleccionado las alternativas a Confluence que permiten una colaboración fluida, ofrecen un acceso rápido al conocimiento y mantienen la productividad de los equipos.

Alternativas a Confluence de un vistazo

Las 10 mejores alternativas a Confluence que puedes utilizar

1. ClickUp – El mejor para la edición y la colaboración en tiempo real.

Empecemos por el favorito de la empresa: ClickUp. Las funciones de colaboración de esta herramienta de gestión de proyectos reúnen a equipos multifuncionales bajo un mismo techo, lo que ofrece una única fuente de información veraz para mantener la coherencia a gran escala.

Utilizo ClickUp Docs para crear wikis, POE, documentación técnica, hojas de ruta de productos o cualquier otro tipo de contenido. Para los documentos que requieren explicaciones detalladas, utilizo páginas anidadas para enlazar contenido relevante, añado tablas para obtener una visión general rápida o incorporo marcadores para referencia, todo ello en un espacio centralizado.

Gracias a la función de edición en tiempo real, puedo colaborar con mi equipo remoto y trabajar en equipo para hacer realidad ideas ambiciosas. Si tengo que añadir alguna aportación o aclarar algo, etiqueto a los miembros de mi equipo en los comentarios y reciben una notificación al instante.

La creación de tareas solo lleva unos segundos en Docs: simplemente puedo realizar una selección de una parte del texto y convertirla en un elemento, con detalles relevantes como la persona asignada y la fecha límite.

A menudo tengo que realizar el trabajo en wikis detalladas de la empresa y actualizarlas de vez en cuando. La amplia biblioteca de plantillas personalizables de ClickUp para wikis y requisitos de documentación resulta muy útil para estas tareas. Mi marco de trabajo preferido es la plantilla Wiki de ClickUp, una forma rápida de recopilar, organizar y compartir información.

Descargar esta plantilla

Utilizo esta plantilla para:

Con numerosas opciones para personalizar el diseño, los estados, los campos y las vistas, la plantilla me ayuda a mantener una estructura uniforme para toda la documentación oficial. También aumenta la eficiencia y la velocidad, ya que ya no tengo que desarrollar estructuras wiki desde cero.

Hablando de velocidad, ClickUp tiene una herramienta superpoderosa en su arsenal: ¡ClickUp Brain! Este AI Knowledge Manager agiliza mi proceso de redacción, ya sea para crear un documento de requisitos de producto, un módulo de formación interna, un correo electrónico o una entrada de blog.

Brain me proporciona actualizaciones sobre tareas, documentos y miembros del equipo, genera plantillas para casos de uso específicos y analiza wikis (y el entorno de trabajo) para encontrar rápidamente respuestas a mis preguntas. ¡Sin duda, el mejor copiloto que podría pedir!

Las mejores funciones de ClickUp

Limitaciones de ClickUp

Precios de ClickUp

Valoraciones y reseñas de ClickUp

¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?

Lo que más nos gusta de ClickUp es la posibilidad de disponer de una solución integral para nuestras necesidades. Ya no tenemos que buscar páginas wiki en Confluence, tickets de ingeniería en Jira o tablas/listas en Notion. Todo ello mientras gestionamos a los usuarios en un solo lugar y reducimos nuestros costes.

2. Notion – El mejor para crear una base de conocimientos para pymes.

Notion es una herramienta de gestión del conocimiento y un entorno de trabajo colaborativo para equipos remotos de todos los tamaños.

Probé Notion Docs para tomar notas de reuniones y hacer lluvias de ideas sobre los requisitos de los proyectos junto con mi equipo. Resulta que se pueden añadir varios tipos de contenido dentro de Docs, como fragmentos de código, ecuaciones matemáticas, marcadores, recordatorios y mucho más. ¡Una forma estupenda de organizar listas de tareas pendientes y documentos de proyectos en un centro neurálgico!

Sin embargo, me gustaría que personalizar las plantillas y configurar las automatizaciones fuera más fácil, ya que me llevó mucho tiempo y esfuerzo manual adaptarlas, lo que puede no ser viable para los profesionales que buscan escalar rápidamente.

Notion Wikis es otra potente herramienta que probé. Funciona como una base de conocimientos en la que las organizaciones pueden compartir información vital y actualizarla según sea necesario, y los empleados pueden acceder a la información cuando lo deseen. Me gustó especialmente la función de bloques sincronizados: si la misma información está presente en varios lugares, puedes realizar la edición una vez y los cambios se reflejarán en todos los lugares.

Por ejemplo, suelo incluir los objetivos del proyecto en cada resumen de proyecto que creo. Hice una pequeña modificación en el documento de objetivos y, gracias a Synced Blocks, los cambios se actualizaron al instante en todas partes.

Las mejores funciones de Notion

Limitaciones de Notion

Precios de Notion

Valoraciones y reseñas de Notion

3. Google Drive – Ideal para usuarios del ecosistema de Google

Google Drive (parte de Google Workspace) es otra alternativa atractiva a Confluence, adecuada para emprendedores individuales o pequeñas y medianas empresas con un presupuesto tecnológico limitado.

Hay muchas cosas que me han encantado de Google Drive a lo largo de los años. Si tuviera que destacar una, sería la fácil integración con otras herramientas del entorno de trabajo de Google Workspace, como Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Slides y Google Drive.

Los equipos que prefieren el ecosistema de Google pueden utilizar Drive para crear, compartir y colaborar en contenidos en tiempo real, y guardar recursos en un repositorio de fácil acceso.

El ajuste para el uso compartido es otra función muy útil: puedo controlar manualmente quién tiene acceso a un documento concreto y proteger los datos confidenciales. Sin embargo, no hay ninguna opción para la automatización del ajuste, por lo que lleva mucho tiempo configurarlo manualmente. Es buena para uso individual, pero no es muy escalable.

Las mejores funciones de Google Drive

Limitaciones de Google Drive

Precios de Google Drive

Valoraciones y reseñas de Google Drive

4. Nuclino – El mejor para una interfaz minimalista

Este software wiki es ideal para usuarios que buscan una alternativa a la interfaz de Confluence, con gran cantidad de elementos gráficos.

He probado su función de colaboración y debo decir que supone una dura competencia para muchas herramientas heredadas populares.

Cada elemento que creé en Nuclino se convirtió en un documento colaborativo: podía crear wikis detallados con diagramas de flujo y archivos incrustados, escribir notas, asignar tareas a los miembros del equipo y trabajar con ellos en tiempo real. ¡Se acabaron los conflictos de versiones!

Las mejores funciones de Nuclino

Limitaciones de Nuclino

Precios de Nuclino

Valoraciones y reseñas de Nuclino

5. SharePoint – El mejor para la gestión avanzada de documentos

La profunda integración de SharePoint con Office 365 permite a los usuarios colaborar utilizando herramientas familiares como Word, Excel y Teams.

Al probar esta herramienta de colaboración documental, me gustó lo fácil que era coescribir documentos en tiempo real y gestionar múltiples versiones de forma eficaz. También probé a configurar automatizaciones de correo electrónico y a desencadenar respuestas automatizadas de atención al cliente con Power Automate; solo tardé unos minutos en ponerlo en marcha.

Si bien Confluence es conocido por sus potentes capacidades de creación y gestión de wikis, SharePoint ofrece un conjunto más amplio de funciones para la gestión de documentos, que incluye gestión avanzada de metadatos, bibliotecas de documentos y potentes capacidades de búsqueda.

SharePoint funciona en Mac, PC y dispositivos móviles, por lo que pude mantener mi flujo de trabajo incluso después de cambiar de dispositivo.

Las mejores funciones de SharePoint

Limitaciones de SharePoint

Precios de SharePoint

Valoraciones y reseñas de SharePoint

6. Quip – El mejor para el uso compartido fluido y seguro de documentos

Quip, propiedad de Salesforce, es una de las pocas herramientas de esta lista que se centra exclusivamente en la creación de contenido y la gestión de documentos. Me resultó muy fácil empezar a crear documentos en Quip y organizarlos en subcarpetas.

Sin embargo, lo mejor de Quip son sus capacidades para el uso compartido. Puedo definir un público limitado para mis documentos, bloquear los archivos y realizar el seguimiento de ellos en todo el sistema. Tengo que gestionar grandes volúmenes de documentación, tanto confidencial como compartida públicamente, por lo que esta función se adapta especialmente bien a mi flujo de trabajo.

Las mejores funciones de Quip

Limitaciones de Quip

Precios de Quip

Valoraciones y reseñas de Quip

7. Asana – La mejor para la organización de documentos y tareas

Asana es una popular herramienta de gestión de proyectos y documentos que puede hacerle competencia a Confluence. Lo primero que llama la atención de Asana es su interfaz de usuario. A pesar de ser una pila tecnológica compleja en sí misma, cuenta con elementos de interfaz de usuario inteligentes que guían a los usuarios hacia nuevas acciones.

Las páginas de Asana están bien organizadas y son fáciles de navegar. Me encantaron sus funciones de gestión de tareas: podía delegar trabajo a los miembros de mi equipo rápidamente y realizar el seguimiento del progreso en todos los departamentos.

Las reglas personalizadas de Asana me permitieron adaptarme a nuestros flujos de trabajo creativos sin preocuparme por añadir otra herramienta. Por ejemplo, establecí reglas para asignar automáticamente un proyecto de redacción a un editor designado una vez que la fase de la tarea pasa de redacción a edición.

Las mejores funciones de Asana

Limitaciones de Asana

Precios de Asana

Valoraciones y reseñas de Asana

8. Dropbox Paper – El mejor para la integración de medios

Dropbox es famoso por sus productos de almacenamiento en la nube, pero Dropbox Paper es una herramienta de gestión de documentos técnicos infravalorada que pasa desapercibida. La probé y descubrí que es una alternativa a Confluence muy bien diseñada, especialmente para los usuarios de Dropbox.

Lo que más me gustó fue la función de incrustación de medios. Podía importar vídeos de YouTube, GIF e incluso diseños de Figma y reproducirlos directamente en el documento. Mejoró la forma en que realizo el uso compartido de ideas y comentarios con mis equipos.

Para el wiki, dejé que las plantillas predefinidas tomaran la iniciativa y resultaron ser adecuadas, especialmente para los nuevos usuarios. Mi equipo pudo intercambiar ideas, diseñar resúmenes e invitar a colaboradores.

¿Y lo más conveniente? Se sincroniza entre dispositivos en tiempo real.

Las mejores funciones de Dropbox Paper

Limitaciones de Dropbox Paper

Precios de Dropbox Paper

Valoraciones y reseñas de Dropbox Paper

9. Zoho Learn (antes Zoho Wiki): ideal para crear wikis personalizados.

Zoho Learn es una herramienta rentable para crear una base de conocimientos interna totalmente personalizable y acorde con la marca para los empleados.

Mientras probaba la herramienta, me llamó la atención la función de control de permisos. Me permitió establecer un acceso granular para páginas individuales o un acceso más amplio para todo el entorno de trabajo.

Otra función que me encantó fue la gran cantidad de opciones de personalización. Desde el logotipo, el diseño de la página y la tira hasta el color, pude cambiar múltiples elementos de las wikis para que se adaptaran perfectamente a la imagen de marca de mi organización.

Las mejores funciones de Zoho Learn

Limitaciones de Zoho Learn

Precios de Zoho Learn

(Precios tomados de fuentes externas)

Valoraciones y reseñas de Zoho Learn

10. Document360 – El mejor para la base de conocimientos de la corporación

Document360 es un software para el uso compartido de conocimientos que permite a las organizaciones crear una biblioteca de recursos completa para almacenar POE, documentación de productos, wikis de la empresa y manuales de usuario. Los empleados, clientes o partes interesadas externas pueden acceder a los documentos directamente desde la plataforma.

Probé Site, que es la base de conocimientos de la herramienta para empleados y clientes. Lo que más me llamó la atención fue la posibilidad de crear una experiencia de marca personalizada: podía añadir un dominio personalizado, con colores, enlaces incrustados y llamadas a la acción personalizadas.

También me impresionó su función de búsqueda basada en IA. Entendió rápidamente el contexto y recuperó la página que buscaba en solo unos segundos, a pesar de que tenía cientos de documentos guardados.

Aunque es una herramienta excelente para la documentación, su elevado precio la hace asequible solo para las corporaciones.

Las mejores funciones de Document360

Limitaciones de Document360

Precios de Document360

Valoraciones y reseñas de Document360

Lidera la gestión del conocimiento y colabora de forma inteligente con ClickUp.

Confluence es una potente herramienta para la documentación y la colaboración, pero sus soluciones estandarizadas ya no son suficientes. Las alternativas que he explorado en este artículo ofrecen soluciones personalizadas para las necesidades únicas de tu equipo, exactamente lo que necesitas para impulsar tu empresa en 2024.

ClickUp se perfila como una excelente opción en este ámbito, ya que ofrece una plataforma versátil que combina la gestión de tareas, el seguimiento de proyectos, la documentación y la gestión del conocimiento en un solo paquete.

Su interfaz intuitiva, sus infinitas opciones de personalización e integraciones, y sus avanzadas capacidades de IA hacen de ClickUp una opción atractiva para los equipos que buscan mantenerse a la vanguardia.

¡Empieza a usar ClickUp hoy mismo!