Despejar tu espacio de trabajo digital puede ser una experiencia revolucionaria... si cuentas con las herramientas y los hábitos adecuados para organizarte con determinación. Si has estado posponiendo la organización de cientos o incluso miles de archivos, ¡no eres el único!
La tarea de crear un sistema de archivo sostenible digno de Pinterest me parecía una tarea pesada. Eso cambió después de llevar a cabo algunos proyectos sencillos de ordenación. Ahora me siento inspirada en mi entorno de trabajo, ¡y eso es lo que quiero para ti!
vía GIPHY Es posible que te preguntes por dónde empezar y que te preguntes: "¿Hasta qué punto limpio es limpio?" Te guiaré a través de ocho proyectos de desorden digital manejables y cómo ClickUp puede ayudarte a crear hábitos de organización instantáneos. 🌱
El camino hacia una mentalidad de desorden digital
Es nuestra responsabilidad alejarnos regularmente de la tecnología para auditar nuestro bienestar. La verdad es que esta mentalidad de "guárdalo o arrepiéntete" es lo que fomenta nuestras tendencias de acaparamiento digital, que es el villano en nuestro camino hacia la productividad en el lugar de trabajo.
Para controlar el desorden de nuestros dispositivos, primero tenemos que saber qué es lo que contribuye a que se amontonen.
Escritorio del ordenador
- Carpetas del escritorio
- Archivos y documentos
- Almacenamiento en la nube
- Carpeta de descargas
- Contraseñas e inicios de sesión
- Fotos y capturas de pantalla
- Aplicaciones
- Navegador
_Aplicaciones de trabajo_
- Bandeja de entrada
- Notas
- Recordatorios
- Canales y mensajes de Slack
- Google Drive
- Documentos varios
- Contraseñas e inicios de sesión
- Herramienta de gestión de proyectos
_Móvil/Tableta_
- Pantallas de Inicio
- Contactos telefónicos
- Aplicaciones
- Fotos y capturas de pantalla
- Música
- Mensajes de voz y texto
- App de notas
- Notificaciones
La buena noticia es que, una vez que empiezas a crear hábitos organizativos , ¡la cantidad de desorden que harás disminuirá con el tiempo! ✨
Ahora bien, ¿qué debes esperar sentir cuando inicies el proceso para desordenar tus dispositivos? Al principio, abrumado:
Paramount Pictures vía GIPHY Seguido de unas risitas por el camino de los recuerdos:
NBCUniversal Syndication Studios vía GIPHY Por último, te quitas un gran peso de encima cuando el proyecto está terminado.
vía GIPHY Antes de empezar, es importante tener en cuenta que no tienes que seguir esta guía al pie de la letra para conseguir el flujo de trabajo perfecto. Siéntete libre de organizarte como lo harías normalmente, ¡pero te animo a experimentar un poco! 🧠💡
Aquí tienes ocho proyectos de decluttering digital que puedes hacer para empezar tu viaje de decluttering digital.
8 Proyectos de Decluttering Digital
1️⃣ Borradas de la carpeta de descargas
Descargas aleatorias de PDF y capturas de pantalla duplicadas: ¡hay que eliminarlas! Empieza por organizar esta carpeta en una lista y ordénalos por tipo de archivo para eliminarlos fácilmente en grupos. Esto me ayuda a encontrar y eliminar rápidamente todos los archivos PNG, archivos Zip, GIF y carpetas HTML de mis proyectos anteriores que sé que ya no necesito. Una vez completada esta barrida inicial, muévete por el resto que requiera atención extra. 🔎
Consejo: Si utilizas un Mac, selecciona un archivo (o grupo de archivos) y pulsa la barra espaciadora para previsualizarlo. A continuación, vuelve a pulsar la barra espaciadora para cerrar el archivo. ¡Así te moverás más rápido entre el desorden en lugar de abrir y cerrar archivos individuales!
vía GIPHY
2️⃣ Organiza tu Google Drive
Google Drive es similar a la carpeta de descargas porque puede llenarse rápidamente de copias de documentos a medias. Organiza tus archivos en la cuadrícula o en la vista Lista y elimina todo lo que no sirva para nada. 🗑
Consejo nº1: Lleva tu organización de Google Drive un paso más allá cambiando tu página de Inicio predeterminada de Mi Drive a Prioridad. Esto te ayudará a sentirte menos abrumado al ver lo que es importante en lugar de toda tu biblioteca cuando abras Google Drive.
En la parte superior de la página Prioridad hay un carrusel de acceso rápido a los archivos que se han abierto con más frecuencia. En la parte inferior de la página es donde ocurre la verdadera magia Puedes crear Entornos de trabajo para acceder a los archivos más esenciales o activos sin moverlos de su ubicación original. 📍
Consejo nº 2: Si apenas utilizas el panel Sugerencias de la parte superior de Google Drive, puedes desactivar esta función haciendo clic en el icono de engranaje > Ajustes > desmarcar Sugerencias.
3️⃣ Consolidar marcadores y extensiones del navegador
Los marcadores y las extensiones deberían ayudarnos a sacar el máximo partido de nuestra experiencia en línea. Si esta zona de tu espacio digital está abarrotada, aquí tienes algunas sugerencias para simplificarla:
- **Crea carpetas para las colecciones (inspiración, cuentas) y enlaces individuales para los sitios que visitas a diario
- **Utiliza una o dos palabras para nombrar las carpetas y los enlaces individuales de la barra de herramientas de tu navegador
- Consulta nuestra guía sobreLas mejores extensiones de Chrome para aumentar la productividadHemos investigado por ti y hemos encontrado extensiones que realmente utilizarás.
- Elimina cualquier extensión que no hayas utilizado desde que la descargaste. No las usarás. Confía en mí 🤝
Consejo: Sin exagerar, la extensión de Chrome ClickUp cambia las reglas del juego. Cuando investigo para mi próximo proyecto, marco entre 8 y 12 sitios web en cada sesión. Es una recopilación de fuentes de texto, vídeos de YouTube e inspiración. En lugar de ajustarlos y olvidarlos en una carpeta de Chrome, los marco a través de la extensión de Chrome ClickUp Se sincroniza con mi cuenta de ClickUp con el resto de mi trabajo junto con una nota rápida que le di a Future Me de su propósito. Si sólo te llevas una cosa de esta guía, que sea esto: descargar la extensión de ClickUp para Chrome ¡! 🆓
El botón flotante de ClickUp le permite acceder rápidamente al Bloc de notas, marcadores, capturas de pantalla, control de tiempo y crear una tarea desde cualquier página web
4️⃣ Bandejas de entrada de correo electrónico vacías
Cabe suponer que todo el mundo tiene entre tres y cinco cuentas de correo electrónico:
1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com, o Yahoo! Mail de la juventud 2. Gmail (porque no era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com, o Yahoo! Mail de la juventud) 3. Una cuenta de trabajo 4 & 5. Cuentas con diferentes versiones de nuestro nombre
Universal Television LLC vía GIPHY Ocúpate primero de una cuenta de correo electrónico, la personal o la del trabajo, archivando o eliminando mensajes. Si no sabes por dónde empezar, aquí tienes algunas opciones:
- Archivos grandes
- Correos electrónicos con más de 90 días de antigüedad
- Promociones y correos electrónicos sociales
- Por nombre
Consejo: Si utilizas Gmail, ve a la barraBúsqueda y haz clic en el icono Mostrar búsqueda opciones. Busca todos los correos electrónicos de más de 5 MB o 10 MB y elimínalos o archívalos.
Después de eliminar el desorden, ¡es hora de organizar! Con unas pocas técnicas, puedes empezar a desarrollar habilidades de gestión del correo electrónico y del tiempo y dedicarle más tiempo a tu día. He aquí cómo:
1. **Con el tiempo, empezarás a añadir más subcarpetas que crearán más desorden. Perderás tiempo ajustando tu sistema cada dos meses para acomodar las nuevas tareas, proyectos y correspondencia que vayan llegando. En su lugar, utiliza categorías y rótulos para los correos electrónicos y sácalos de tu bandeja de entrada. Cuando necesites buscar un correo electrónico concreto, sólo tienes que hacerlo por la etiqueta o el nombre de la categoría.
2. **Antes de ClickUp, un día de trabajo "normal" para mí era llegar a la bandeja de entrada cero. Cada dos horas iba a reuniones, pero luego volvía a mi bandeja de entrada. Al final de la jornada, sobre las 15.00 horas, empezaba a realizar mis tareas, pero para entonces ya tenía el cerebro frito de tanto revisar correos electrónicos durante todo el día. Esto no es posible para todo el mundo, pero si te entrenas para revisar el correo electrónico un par de veces al día, puedes construir bloques de tiempo en tu día para tener las cosas terminadas.
- Utiliza las funciones de tu proveedor de correo electrónico para optimizar tu productividad. Atajos, categorías, etiquetas, reglas, rótulos, ¡todo! Estas funciones merecen el esfuerzo de aprenderlas y ponerlas en práctica porque te ahorran tiempo y capacidad intelectual, dos recursos importantes que necesitas cada día.
Si te interesa Outlook o Gmail consejos de productividad háganoslo saber en los comentarios
5️⃣ Subir fotos y capturas de pantalla a la nube
Ahorra espacio en tu dispositivo moviendo las fotos a un almacenamiento en la nube como iCloud o Google Fotos. Para las fotos que desea mantener en su teléfono, vaya a través de su biblioteca y borrar cualquier duplicados, imágenes de memes divertidos, y las capturas de pantalla de alarma accidentales.
Consejo: Google Fotos tiene una función que categoriza las fotos y vídeos grandes, las fotos borrosas, las capturas de pantalla y otras aplicaciones para revisar y eliminar rápidamente esos archivos. Si tienes un dispositivo Apple, puedes filtrar por tipo de medio.
6️⃣ Limpiar Feeds Sociales
¿Añaden valor a tu vida tus redes sociales? ¿Te educan, inspiran o te hacen sentir conectado con gente positiva? Este podría ser el proyecto de limpieza más importante de esta lista porque todo el mundo puede hacerlo. Hay todo un mundo libre de redes sociales esperando a que dediques tiempo a hacer cosas por ti mismo o con otras personas.
Warner Bros. Pictures vía GIPHY Si para ti limpiar significa desactivar tus cuentas durante unas semanas o unos meses, ¡eso es cosa tuya! Pero si eso te parece extremo, una simple limpieza cada mes más o menos empezará a beneficiar a tu salud mental:
- Deja de seguir a personas, cuentas y marcas que no te aportan ningún valor
- Dale a "Me gusta" y sigue a las personas y marcas que más te gustan para que el algoritmo te ofrezca contenido similar
- Elimina cuentas y grupos irrelevantes de fases anteriores de tu vida (antiguas comunidades de vecinos, campus universitarios)
Si gestiona cuentas de redes sociales para su empresa, considere la posibilidad de utilizar una cuenta unificada de bandeja de entrada social . Con esta herramienta, podrá ahorrar tiempo que sueles dedicar a cambiar entre pestañas, cuentas y dispositivos, y evita ceder a numerosas distracciones.
7️⃣ Organizar Pantallas de Inicio
Elimine todas las notas y aplicaciones inútiles y, a continuación, organice lo que queda. Dependiendo de cómo prefieras organizar tus aplicaciones, aquí tienes sugerencias de estructura:
1. Organizar por tipo de carpeta. Agrupa las aplicaciones en función de su finalidad (productividad, redes sociales, trabajo, fotografía, viajes)
2. Considera cómo sujetas tu teléfono o tableta. Mantén las apps a las que necesitas acceder rápidamente colocándolas en los bordes de la pantalla
3. Destaca las apps más utilizadas o esenciales. Limita lo que se ve en las páginas de tu pantalla de Inicio sin necesidad de buscar
8️⃣ Optimice su herramienta de gestión de proyectos
Si utilizas una herramienta de gestión de proyectos para la escuela o el trabajo, lo más probable es que tengas un tesoro de información y notas esparcidas por todos los rincones del software. Y no pasa nada Todos experimentamos esta desorganización porque nos movemos constantemente hacia lo nuevo y lo siguiente. Nos decimos a nosotros mismos, "Meh, lo haré más tarde." 🤷♀️
Empieza el proceso de desorganización despejando el panel de Inicio y archivando el trabajo anterior:
1. Cierra las tareas pendientes
2. Archivar correspondencia
3. Archivar documentos importantes (facturas, informes de proyecto) 4. Eliminar informes obsoletos
Consejo: La clave para tener éxito (y no estresarse) en los proyectos es seguir un sistema escalable que sea fiable. Si tienes un sistema bien herramienta de gestión de proyectos u organización aproveche las funciones disponibles y organice su trabajo.
Aquí tienes ocho proyectos para liberarte del desorden
vía GIPHY ¿Listo para un nuevo nivel de organización y orden? Conoce ClickUp, un entorno de trabajo todo en uno personalizable para simplificar el trabajo y hacer más cosas. 👋
Cómo usar una cuenta gratuita de ClickUp para crear hábitos de organización al instante
Nunca es demasiado pronto para empezar a organizar tus archivos y mejorar tu productividad En lugar de esperar a que se acumule el desorden, dedique un tiempo cada mes a ordenar sus dispositivos. Aquí es donde ClickUp lo reúne todo:
Establezca una fecha mensual tarea periódica en ClickUp para limpiar tus entornos de trabajo digitales. Comprométete a realizar una limpieza digital una vez al mes con listas de control para que, cuando llegue el momento, sepas exactamente lo que tienes que hacer
Ahorra espacio en tus dispositivos utilizando Recordatorios de ClickUp **Traslada las capturas de pantalla, notas y archivos relacionados con el proyecto a tu entorno de trabajo de ClickUp para que nada se pierda
Acceda a las funciones clave de ClickUp desde fuera de la plataforma en cualquier dispositivo. Elimine la carga de tener que cambiar entre varios sistemas de aplicaciones para mantenerse organizado y tener el trabajo terminado
Utiliza la extensión de Chrome de ClickUp mientras navegas por Internet. En serio, ¡cambia las reglas del juego!
Si usted es nuevo en ClickUp, echa un vistazo a esta lección curso fácil de Universidad ClickUp ¡para crear con confianza tu tarea de desorden digital! ⬇️
Un pensamiento de despedida
¿Qué podrías hacer con tiempo extra en tu día? ¿Aprender algo nuevo? ¿Estar con tus seres queridos? ¿Dormir la siesta?
Sea cual sea tu respuesta, todos podemos estar de acuerdo en una certeza: crear hábitos positivos y sostenibles nos permite estar inspirados, ser productivos y tener confianza en nosotros mismos. No necesitamos los sistemas más avanzados ni la configuración estética perfecta que nos motiven temporalmente para hacer las cosas.
Puedes llevar a cabo todos los proyectos de desorden de este artículo sin ellos. Tómatelo con calma y recuerda que haciendo este trabajo ahora, te sentirás menos abrumado con el tiempo. 😌 🖥 📱 Suscríbete a nuestro boletín de noticias mensual para recibir más consejos y tendencias sobre cómo crear los mejores flujos de trabajo directamente en su bandeja de entrada