"Más vale prevenir que curar" es un tópico, ¿verdad?
Aun así, algunos gestores de proyectos se olvidan de obtener los datos que podrían ayudarles a evitar que los proyectos descarrilen. Pero aquí está la cosa: Incluso el más cuidadosamente elaborado planes de proyecto no están libres de problemas.
Y es casi inevitable que surjan problemas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Pueden ser desviaciones del metas del proyecto o completar el fracaso del proyecto.
En cualquier caso, evitar esos problemas a tiempo es el trabajo del gestor de proyectos y el propósito de los KPI para la gestión de proyectos.
Siga leyendo y conozca nuestra selección de KPI para la gestión de proyectos (con ejemplos). Queremos que aprenda lo que significa cada indicador e identifique los que tienen más sentido para el rendimiento de su proyecto.
¿Qué son los KPI de gestión de proyectos?
Los KPI de gestión de proyectos -o indicadores clave de rendimiento- son las variables relevantes para medir el rendimiento de un proyecto o el camino hacia el intento correcto de completarlo. Las indicaciones que se obtienen al calibrar y a veces combinar esas variables tienen dos propósitos:
- Los KPI en la gestión de proyectos determinan el progreso de su proyecto (o el calendario del proyecto)
- Los KPI de gestión de proyectos desvelan los puntos débiles de su proyecto y las variables potenciales que conducirían al fracaso
Por ejemplo, sus indicadores clave de rendimiento pueden revelar los puntos débiles de un proceso, una persona asignada o una tarea. Pero depende de usted, como gestor de proyectos o jefe de equipo, hacer las correcciones o mejoras necesarias para eliminar o reforzar esos puntos antes de que sea demasiado tarde.
Cómo se utilizan los KPI para determinar el intento correcto de un proyecto
Los KPI en la gestión de proyectos no dependen de la subjetividad. En su lugar, se basan en datos cuantitativos, a menudo un valor medible que se puede comparar con las metas del proyecto.
Sin embargo, no debe utilizar los KPI en la gestión de proyectos y las métricas de rendimiento indistintamente. Porque los KPI son métricas: ambos miden el intento correcto del proyecto. Pero no todas las métricas son lo suficientemente importantes como para convertirse en KPI.
lea nuestro artículo sobre Métricas KPI **Más información
Otra distinción que debe conocer es la diferencia entre objetivo y resultados clave e indicadores clave de rendimiento. La mayoría de Ejemplos de OKR se encontrará con el trabajo como marco para el ajuste de metas, mientras que los KPI miden los factores que contribuyen al alcanzar esas metas y resultados deseados.
La vista Carga de trabajo de ClickUp ofrece información sobre las métricas de su proyecto para ir un paso por delante
Todo el equipo del proyecto tiene que llegar a un acuerdo sobre los indicadores clave de rendimiento para evaluar la salud del proyecto y saber qué aspecto tiene el intento correcto. Pero sus objetivos no son sólo respuestas a sus retos de la gestión de proyectos son los que determinarán la dirección y el razonamiento de un proyecto concreto.
Si necesitas más información para separar mejor los dos, echa un vistazo a nuestro guía de OKRs vs. KPIs !
15 KPIs necesarios para la gestión de proyectos
Muchos ejemplos de KPI de gestión de proyectos están ahí fuera esperando a que los encuentre. Pero queremos que se centre sólo en algunos de ellos hasta que comprenda el vínculo entre los KPI del proyecto y las metas.
Además, aprender un número limitado de KPI para empezar le ayuda a ser selectivo. Porque la tentación de utilizar todos los KPIs para la gestión de proyectos sobre la faz de la Tierra es simplemente contraproducente.
Debes descartar los KPI que en realidad no indican el intento correcto de tu proyecto. Y sólo desarrollarás la capacidad de precisar esos indicadores con la experiencia.
Tampoco puede abrumar a sus equipos y gestores de proyectos con demasiados datos. Cada indicador clave de rendimiento debe ser significativo y en cantidades digeribles para que su equipo pueda actuar en consecuencia. Debe basarse en los KPI en la gestión de proyectos para realinear al equipo con sus metas generales.
Hemos organizado una lista curada de KPI por cuatro áreas comunes de intento correcto del proyecto:
KPI del presupuesto del proyecto
Gestionar el dinero y los recursos pagados de un proyecto sin un presupuesto sería un desastre a punto de ocurrir. Y, francamente, sería una irresponsabilidad financiera. Por eso los gestores de proyectos ajustan un presupuesto real justo cuando se inicia un proyecto. Y controlan continuamente la variación de los costes frente a la del presupuesto hasta completar el proyecto.
Es sencillo añadir valores monetarios a las tareas para mantener el seguimiento de los presupuestos de los proyectos
Es posible que necesite aumentar o reducir el presupuesto de su proyecto debido a gastos o proyectos cancelados. Además, es posible que desee reasignar todo el presupuesto del proyecto o sólo una parte a otras actividades, paquetes de trabajo o incluso a varios proyectos.
Veamos algunos KPI de proyecto para gestionar su presupuesto más eficazmente:
1. Índice de rentabilidad (IPC)
Fórmula: IPC = EV / AC, donde
- EV (o valor ganado, que significa el coste planificado del trabajo real completado) = % del trabajo realizado * presupuesto para hacer el 100% del trabajo
- AC (o coste real) = dinero gastado en el trabajo realizado
Resultado: Si IPC < 1, entonces el coste del proyecto está actualmente por encima de lo previsto.
Crear un presupuesto utilizando **Plantillas de propuestas de presupuesto !
2. Desviación de costes (CV)
Fórmula: CV = EV - AC
Resultado: Si CV < 0, entonces el coste real del proyecto es actualmente superior al previsto.
3. Valor planificado (VP)
Fórmula: PV = BAC * trabajo programado, donde
- BAC (presupuesto completado) = presupuesto aprobado
- Trabajo programado = trabajo que se espera completar en un momento dado
Ejemplo: El PV es de 23.000 $ si se espera que el 100% del trabajo cueste 100.000 $, y se ha programado el 77% del trabajo.
MARCANDO EL PRESUPUESTO PLANIFICADO Consejo profesional: Compara el PV con el AC y ajusta el presupuesto de tu proyecto en consecuencia para obtener el mejor rendimiento de la inversión ROI . Utilice esta información en futuros proyectos y siga evaluando para obtener información más precisa.
4. Duración del ciclo de creación del presupuesto
Es el tiempo dedicado a presupuestar el proyecto. Incluye todas las actividades -especialmente la planificación- necesarias para elaborar y acordar el presupuesto más realista.
¿CUÁL ES EL VALOR PLANIFICADO? Consejo profesional: Correlacione este KPI con otros KPI para comprender si el tiempo dedicado a un presupuesto planificado fue suficiente para cumplir con el el intento correcto o las metas del proyecto .
5. Número de elementos del presupuesto
En un presupuesto por partidas, los gastos se agrupan por categorías, como fases o paquetes de trabajo. Un número bajo de elementos en este tipo de presupuesto indicará que el seguimiento del gasto presupuestario será más difícil.
6. Número de iteraciones del presupuesto
Es el número de versiones que ha tenido el presupuesto del proyecto antes de su aprobación final. Demasiadas iteraciones indican que sus gestores de proyecto probablemente dedicaron suficiente tiempo a planificar el presupuesto, como era de esperar.
¿ES EL COSTE PRESUPUESTADO CONDUCENTE AL INTENTO CORRECTO? Consejo profesional: Compare este KPI con otros indicadores para desplegar la relación entre el tiempo de planificación del presupuesto y el intento correcto del proyecto. Esto le ayudará a medir el progreso hacia
Puntualidad
En pocas palabras, la gestión de proyectos tiene que ver con dos cosas: dinero y tiempo. Y la meta es alcanzar todos los hitos dentro del presupuesto y los plazos previstos.
Pero si tu proyecto tiene muchas fases, paquetes de trabajo y actividades, eso es todo un reto. Estimar cuántas tareas tendrá, la duración para completarlas, los recursos disponibles y la desviación de su calendario se convierte en algo complejo.
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Y como resultado ejecución del proyecto puede retrasarse y las empresas pierden dinero. He aquí algunos de ellos kPI del cronograma del proyecto que le ayudarán a evitar el incumplimiento de sus hitos para que todo su equipo cumpla el calendario.
7. Índice de rendimiento del cronograma (SPI)
Fórmula: SPI = EV / PV
Ejemplo: Si se ha completado el 53% del trabajo planificado y el presupuesto para hacer el 100% del trabajo es de 100.000 $, entonces el SPI es 0,53 (o 53%). El cálculo es (53% * 100.000 $) / 100.000 $.
Resultado: Si el SPI es < 1, el proyecto está retrasado.
¿TIENE SENTIDO EL VALOR PENDIENTE PARA SU SPI? Consejo profesional: Considere aumentar la eficiencia de sus recursos si el SPI de su proyecto < 1.
8. Desviación del programa (SV)
Fórmula: SV = EV - PV
Resultado: Si SV < 0, entonces el proyecto está retrasado.
Advertencia: SV se expresa en unidades monetarias, como dólares, no en unidades de tiempo, como días o meses.
¿EL VALOR PENDIENTE TIENE SENTIDO PARA SU SPI? Consejo profesional: Considere la posibilidad de aumentar la eficiencia de sus recursos si el índice de rendimiento del cronograma de su proyecto < 1.
9. Capacidad de recursos (CR)
Fórmula: capacidad de recursos = horas de trabajo disponibles por día * número de días de trabajo asignados al proyecto
BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE CR Consejo profesional: Ajuste el calendario del proyecto a la capacidad de sus recursos o incorpore más miembros al equipo para aumentar su CR. La cantidad de tiempo diario disponible debe excluir las pausas. Dado que estás calculando el CR para un proyecto específico, debes excluir el tiempo dedicado a otros proyectos.
10. Porcentaje de finalización a tiempo
Fórmula: (número de proyectos completados a tiempo / número total de proyectos) * 100%
Defina niveles de rendimiento, especialmente un nivel de bajo rendimiento de, digamos, el 90%. A continuación, considere que cualquier gestor de proyectos con un porcentaje de finalización a tiempo inferior a ese nivel tiene un rendimiento por debajo de lo esperado y señálelo para que se le aplique una valoración negativa plan de mejora del rendimiento .
11. Horas planificadas frente a horas reales
Fórmula: duración planificada - duración real, donde la duración planificada es el tiempo previsto para ejecutar el trabajo, y es una estimación
Resultado: Si < 0, entonces ha subestimado el tiempo de planificación del proyecto.
Calidad
Los siguientes KPI evalúan lo bien que ha ido la ejecución de sus proyectos. Pero también determinan si los resultados entregados cumplieron las expectativas de las partes interesadas más allá de las tareas completadas.
Algunos KPI de calidad le indican si la calidad del trabajo realizado en sus proyectos fue positiva. Y otros KPI de calidad le dicen si el entorno en el que sus equipos ejecutaron sus proyectos fue positivo. En otras palabras, los KPI de calidad miden la felicidad de los clientes o de los empleados.
12. Tasa de rotación de empleados
Fórmula: (número de empleados que dejaron su empresa / número medio de empleados) * 100%
Resultado: Una alta tasa de rotación de empleados probablemente originará ineficacia en el proyecto, como hitos incumplidos, gastos imprevistos y, en última instancia, baja satisfacción del cliente.
13. Puntuación neta del promotor (NPS)
Este KPI evalúa la satisfacción del cliente y la fidelidad a la marca mediante una encuesta de una pregunta. El NPS es un número comprendido entre -100 y 100, por lo que hay que apuntar al extremo más alto.
Si posee o gestionar proyectos para un solo producto empresa o marca, la pregunta de la encuesta sería: "¿Qué probabilidades hay de que recomiende nuestro producto a sus amigos y compañeros?" Y si tiene o gestiona proyectos para una marca de varios productos, modificaría la pregunta y mencionaría "marca" en lugar de "producto"
Los encuestados de NPS valoran la probabilidad de recomendar su producto o marca en una escala de 0 a 10, siendo cero muy improbable y diez extremadamente probable. A continuación, en función de sus respuestas, los encuestados se clasifican en tres categorías.
- Promotores. Con una puntuación de nueve o diez, los promotores son clientes fieles entusiasmados con su producto o marca y lo más probable es que recomienden su oferta a otras personas.
- **Con una puntuación de siete u ocho, los pasivos están satisfechos con su producto o marca. Sin embargo, no están lo suficientemente satisfechos como para difundirlo, lo que les hace vulnerables a las ofertas de la competencia.
- **Con una puntuación de 0 a 6, los detractores no están satisfechos con su producto o marca y es probable que no vuelvan a comprarle. De hecho, puede que incluso convenzan a otros para que no le compren.
Fórmula: % de promotores - % de detractores
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Transforme a los detractores en promotores para aumentar los niveles de fidelidad de sus clientes. Puede crear formularios personalizados formularios para obtener comentarios críticos de sus clientes para ayudarle a aumentar su NPS.
Eficacia
Los siguientes KPI miden la rentabilidad de su proyecto. Y eso está íntimamente relacionado con cómo utiliza sus recursos.
¿Están dedicando tiempo al trabajo del proyecto de forma eficaz? ¿Y están gastando el dinero de sus recursos de forma eficaz?
En otras palabras, ¿está invirtiendo más tiempo y dinero en su proyecto que el que facturará a sus clientes? Los KPI de eficacia son indicadores que le ayudarán a sacar conclusiones sobre la variación de costes entre proyectos.
14. Utilización facturable
Este es su KPI para evaluar el rendimiento de los miembros de su equipo durante la ejecución del trabajo del proyecto. Le da una idea del tiempo que su equipo dedicó a generar ingresos y de los ingresos que realmente obtendrá de sus clientes.
Fórmula: (número de horas facturables/número de horas dedicadas al trabajo del proyecto) * 100%
EVITE QUEMAR A SU EQUIPO Consejo profesional: No intente alcanzar la máxima utilización. Eso maximizaría sus ingresos, pero su plantilla correría el riesgo de agotarse, lo que tendría un precio para usted.
15. Coste medio por hora
Suma todos los costes de dar a tus empleados las condiciones para ejecutar tu proyecto con éxito. Pueden ir desde los salarios y las prestaciones a los equipos de oficina, por nombrar algunos.
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Compare el coste medio por hora con los resultados de su proyecto. Si estos últimos superan a los primeros, entonces su personal utilizó el tiempo del proyecto o las horas planificadas de forma eficaz. Como resultado, ¡usted también gastó su dinero eficazmente!
¿Quién se beneficia de los ajustes de los KPI?
Businesses: Cualquier empresa que busque mejorar continuamente las operaciones, controlar el rendimiento y garantizar el intento correcto del proyecto se beneficiará del ajuste de los KPI. Añaden una medida cuantificable a los objetivos, por lo que es más fácil para las empresas hacer un seguimiento del progreso y tomar decisiones basadas en datos. Los KPI ofrecen a las empresas la posibilidad de tener una visión en tiempo real de sus operaciones y corregir el rumbo si es necesario.
- KPIs para empresas minoristas
- KPIs de empresas manufactureras
- KPIs de empresas de comercio electrónico
- KPIs de empresas de servicios
Gestores de proyectos: Para los gestores de proyectos, el ajuste de los KPI es crucial para el perfecto funcionamiento de las tareas y la consecución de los objetivos del proyecto. Los KPI ofrecen una hoja de ruta clara de los resultados esperados, diluyendo los proyectos complejos en trozos manejables. Proporcionan a los gestores de proyectos una forma de medir si el equipo va por el buen camino o si es necesario realizar ajustes, minimizando así los riesgos.
- KPI de gestión de proyectos de construcción
- KPI de operaciones de TI
- Indicadores clave de rendimiento de marketing digital
- KPI de planificación de eventos
Cómo realizar el seguimiento de los KPI de gestión de proyectos
Después de elegir sus KPI para la gestión de proyectos, usted o sus gestores de proyectos deben supervisarlos.
Puede empezar por crear un Panel de KPI de Excel . Pero si su proyecto es complejo, con grandes presupuestos, necesita varias partes interesadas y recursos, e implica numerosas restricciones de calendario y dependencias de tareas, entonces necesita un enfoque de gestión de proyectos más sólido
Es entonces cuando entra en juego ClickUp. Nuestro software de KPI le proporciona la (elaboración de) informes KPI que necesite, sea lo que sea. Y la colección de ClickUp de plantillas de gestión de proyectos le da una ventaja. Agiliza el ajuste de proyectos con la configuración de la que se nutren sus informes de KPI.
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Además, ClickUp le permite asociar tareas de diferentes equipos a un único objetivo medible. Junto con unos cronogramas claramente establecidos, nuestro software le permite realizar un seguimiento automático de las metas. Pero esto no es todo Utilice ClickUp para realizar el seguimiento de las fases completadas e incluso de los OKR.
Vincule las tareas a las metas. A continuación, organice las metas relacionadas en carpetas para realizar un seguimiento automático del progreso general en una única ubicación. Pruébelo para Metas de ClickUp y descubra cómo es un seguimiento adecuado de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para la gestión de proyectos